Explicación breve sobre qué es Preservación y conservación de los documentos digitales.

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Preservación y Conservación
de los documentos digitales
L A U R A V A L E N T I N A M O N S A L V E V A R G A S
U N I V E R S I D A D D E L Q U I N D Í O
F A C U L T A D D E C I E N C I A S H U M A N A S Y B E L L A S A R T E S
C I E N C I A S D E L A I N F O R M A C I Ó N ,
D O C U M E N T A C I Ó N , B I B L I O T E C O L O G Í A Y A R C H I V Í S T I C A
D o c u m e n t o s D i g i t a l e s
2 0 1 9
LAURA VALENTINA MONSALVE VARGAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN,
DOCUMENTACIÓN,BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
Documentos Digitales
2019
Preservación y Conservación
de los documentos digitales

2. Introducción
C o n e l p a s o d e l t i e m p o , y m á s a ú n e n l a
p r e s e n t e d é c a d a e l u s o d e l a t e c n o l o g í a y l o s
d o c u m e n t o s s e h a n h e c h o m u c h o m á s v i s i b l e y
n e c e s a r i a , n o s o l o p o r q u e l o s m e d o s d i g i t a l e s
a u t o m a t i z a n l o s p r o c e s o s d e d o c u m e n t a c i ó n , s i
n o t a m b i é n , p o r q u e g r a c i a s a e l l o s , p o d e m o s
c o n s e r v a r l a i n f o r m a c i ó n d e m e j o r m a n e r a ,
e s t a n d o s e g u r a d e m u c h o s d e l a s f a c t o r e s d e
r i e s g o s a l o s q u e n o r m a l m e n t e e s t á e x p u e s t a ,
e n m e d i o s f í s i c o s .
A t r a v é s d e e s t o s f o r m a t o s d i g i t a l e s , p o d e m o s
a b a r c a r m u c h a m á s i n f o r m a c i ó n , s i n e m b a r g o ,
t a m b i é n e s t á n e x p u e s t o s a o t r o t i p o d e
a m e n a z a s , a l a s c u a l e s t a n t o e l d o c u m e n t a l i s t a
c o m o l a e n t i d a d a l a q u e p e r t e n e c e n l o s
f o r m a t o s , d e b e n e s t a r p r e p a r a d a s y c o n l a s
s u f i c i e n t e s t é c n i c a s d e c o n t i n g e n c i a p a r a
r e c u p e r a r y u t i l i z a r s u s d a t o s d e l a m e j o r
m a n e r a p o s i b l e .

3. Conservación
Digital
Ti e n e c o m o o b j e t i v o c o n s e r v a r l a s d o c u m e n t o s ,
e n f o r m a t o d i g i t a l p o r m e d i o d e l a t r a n s f o r m a c i ó n
d e s u f o r m a t o a t r a v é s d e l t i e m p o , p a r a q u e l o s
d a t o s c o n t e n i d o s s i g a n s i e n d o l e g i b l e s .

4. Incluye archivos
como:
 I m p r e s o s d i g i t a l e s
 Te x t o s d i g i t a l e s
 I m á g e n e s
 G r a b a c i o n e s d e s o n i d o
 B a s e s d e d a t o s
 M a t e r i a l g r á f i c o
 I m á g e n e s f i j a s o c o n m o v i m i e n t o , e t c .

5. ¿Por qué
conservamos la
información?
P o r s u s c o n d i c i o n e s y d a t o s o r i g i n a l e s . P o r s u v a l o r
y f a c i l i d a d d e d i f u s i ó n , d e e s t a f o r m a l a i n f o r m a c i ó n
y d o c u m e n t o s g u a r d a d o s e s t a r á n d i s p o n i b l e s n o s o l o
a h o r a , s i n o q u e s e p o d r á n v e r e n u n f u t u r o ,
p r e s e n t a n d o

6. Y utilizamos soportes cómo…
 Microforma: Esta técnica nos ayuda a
ahorrar espacio. Ahorra elementos en el
archivo. Contiene mecanismos de
seguridad contra la pérdida de información.
Es resistente al paso del tiempo en buenas
condiciones. Su acceso y consulta para el
usuario es rápida y ágil.
 Microfilm: Se presenta en forma de película.
Lo utilizan generalmente para conservar
daros de gran tamaño u originales. Se suele
utilizar en los archivos y hemerotecas.
 Cinta de Vídeo: Medio electrónico y no es
revelable al ojo humano.

7. También se utilizan…
 Discos duros externos: Discos portátiles,
capaz de almacenar grandes cantidades
de información.
 Regresables: Similares a los discos
magnéticos y el usuario puede grabar,
borrar y leerlos todas las veces que
quiera.
 Discos Compactos: Permiten presentar
formatos de texto, imagen y sonido. Son
utilizados por las bibliotecas para
guardas sus bases de datos.

8. Al conservarla la protegemos de:
• El medio ambiente: hongos,
insectos, bacterias, roedores,
etc.
• La temperatura: Si es muy alta
los compuestos químicos
inestables, empezaran a
dañarse más rápido. Si es
muy baja los materiales se
tornaran demasiado frágiles y
si fluctúa demasiado puede
que el material se deslaminen
• La humedad, para controlarlo,
se pueden utilizar algunos
elementos como el termo-
Higrógrafo.
• La manipulación descuidada.
• Los agentes bilógicos.
• Los desastre naturales, ya que
incendios e inundaciones y
demás fenómenos naturales,
pueden bien sea, dañar los
documentos o los sistemas de
información encargados de
almacenar y leer la
información.
• El hombre.
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9. Estrategias de conservación:
A corto plazo:
• Mantener intacto el entorno
tecnológico.
• Utilizar los antes mencionados
elementos de preservación.
• Refreshing.
A mediano plazo:
• Migración: Paso de los datos a una
nueva plataforma.
• Conversión: A materiales donde su
almacenamiento y resguardo sea
seguro.
• Emulación: Se asegura de que el
documento sea legible,
independientemente del cambio de
tecnología que sufra.
No digitales.
• Uso de papel.
• Conservación en la red.
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10. Algunos problemas a los que nos
enfrentamos son:
• La dependencia de la
tecnología para consultar la
información guardada.
• Muchos de los documentos
son fácilmente modificables.
• Virtualidad, ya no dependen
de una presentación física

11. Políticas de Seguridad:
• Autenticidad.
• Posibilidad de Autoría.
• Protección a la duplicación.
• No repudio.
• Confiablidad de la información.
. Se debe tener en cuenta que ante cualquier catástrofe o fenómeno
natural, los archivos, museos, bibliotecas y demás instituciones que
generen documentación, deben tener un plan de contingencia para
bien sea, recuperar los documentos perdidos o para salvaguardar la
información que aun preserven.
Por tanto, debe tenerse en cuenta la preservación, conservación y
reparación de dichos documentos
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12. Autenticidad:
• Los documentos son
custodiados, creados y
editados por usuarios
reconocidos que se encargan
de validar su contenido.

13. Posibilidad de autoría:
• Se conservar todas las
evidencias de actividades y
acciones que puedan llegar a
afectar la información.

14. No repudio:
Aquellos quienes protegen la
información son fácilmente
reconocibles.
• Autores.
• Propietarios.
• Custodios.

15. Legalidad:
Cumplen con parámetros:
• Legales
• Normativos.
• Estatutarios de la institución a
la que pertenecen.

16. Confiablidad de la información:
El contenido guardado dentro de
los documentos es confidencial,
integro, está disponible, es
autentico y legal.

17. Patrimonio digital:
E s t a c o n f o r m a d o p o r t o d o s a q u e l l o s
d o c u m e n t o s d i g i t a l e s q u e s e p r e s e r v a r a n
p a r a f u t u r o , c o n e l o b j e t i v o d e s e r
p r e s e r v a d o p a r a l a s g e n e r a c i o n e s
v e n i d e r a s .
L a U N E S C O l o d e f i n e c o m o d o c u m e n t o s
q u e c o n f o r m a n n u e s t r o p a s a d o , p a r t e d e
n u e s t r o p r e s e n t e y l a h e r e n c i a p a r a e l
f u t u r o .
D e a q u í s e a b r e p a s o a h a b l a r d e l
p a t r i m o n i o d i g i t a l .

18. ¿Qué es patrimonio digital?
Son aquellos documentos y objetos
tangibles e intangibles con valor cultural,
histórico, estético, arqueológico, científico,
etnológico o antropológico, para ciertos
grupos e individuos.
Mucho de este material digital, adquiere un
valor e importancia duradero, con el paso
del tiempo, a demás de que aumenta
constantemente y procede de cualquier
lengua, lugar y campo o saber humano..

19. Conclusiones
 La preservación de los documentos digitales y la
transformación a este formato, son actividades de suma
importancia, puesto que son los nos ayudan a cuidar y
mantener en su mayoría el formato e información original.
 Para la manipulación y conservación de los documentos,
se debe tener cuidado, ya que del documentalista depende
el estado en que se pasen los documentos a formatos
digitales.
 La estrategias de preservación son métodos que se deben
aplicar en todas y cada una de las empresas y entidades
donde se manipulen documentación.
 Debido a que se debe estar siempre preparado para
cualquier imprevisto y/o daño que puedan sufrir, se deben
implementar no solo métodos de cuidado si no políticas de
seguridad, esto con el fin de proteger la información que los
documentos contienen.
 Como futuros profesionales, debemos tomar como propio
el concepto de patrimonio digital que maneja la UNESCO,
siendo así, tomado no solo como un deber, si no como una
tarea parte de nosotros.
 El patrimonio digital y todo lo que lo rodea, debe ser
enseñado a las futuras generaciones como elementos de
preservación e información a cerca de eventos pasados y
presentes.

20. Bibliografía
 Conservación de documentos. (2019). Recuperado 30 septiembre,
2019, de
https://www.ecured.cu/Conservaci%C3%B3n_de_documentos
 MUÑOZ GALEANO, J. .. (2017, 18 septiembre). Estrategias de
Conservación de los Documentos Electrónicos. Recuperado 30
septiembre, 2019, de • https://prezi.com/438mpith34bk/estrategias-
de-conservacion-de-los-documentos-electronicos/
 UNIDAD 2 – PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DIGITALES. (2019). Recuperado 30 septiembre,
2019, de
https://cidba.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/109322/mod_resource/
content/5/20192_Gui%CC%81adeUnidad2_DocumentosDigitales.pd
f
 https://es.slideshare.net/LVMV99/preservacion-y-conservacion-de-
los-documentos-digitales-178370511

21. ¡GRACIAS!
Laura Monsalve.
Grupo 04.
Documentos Digitales