Texto de la presentación "Sistemas de información y acceso para congresos" de Lola Vicente de Congresos Navarra, paa la mesa redonda organizada por OPC España en Fitu 2011.

1. Mesa redonda: “Sistemas de información y acceso para congresos”
Fitur, Madrid, 20 de enero de 2011.
Organizada por OPC España.
Intervención de Lola Vicente. Socia directora de Congresos Navarra S.L.
1.- Pantalla con título.
2.- Voy a hablar de los sistemas que existen en el mercado y que permiten que los
opcs estén en contacto con clientes, congresistas, proveedores, instituciones sea
antes y después de la celebración del congreso o evento y durante éste; va a ser una
enumeración más cuantitativa que cualitativa, sin entrar el muchos detalles, por el
tiempo que tenemos y por que esos sistemas son conocidos en mayor o menor
medida conocidos si bien muchos de ellos aun están por explorar a fondo y explotar
todas sus posibilidades. Seguro que Carlos y Juanjo que me acompañan en la mesa
aportarán los aspectos cualitativos a lo que yo me voy a referir y ya sé que mi
presentación va a necesitar actualizarse en cuanto acabe esta mesa redonda.
Los opcs debemos asesorar a nuestros clientes, ir un paso por delante de ellos o
mejor más de un paso por delante para obtener el máximo rendimiento a los eventos
cuya organización nos encomiendan.
Como ya he adelantado, voy a estructurar mi presentación hablando de los sistemas
de información que se pueden usar antes y después de la celebración de un evento o
congreso y los que se emplean durante la celebración de éstos, principalmente los
referidos a los empleados en sede, sin perjucio de que también durante la celebración
de un evento se pueden utilizar los sistemas que se emplean durante su preparación.
3.- Para planificar, gestionar, difundir y organizar un evento una empresa opc necesita
ponerse en contacto con las personas que van a intervenir en él, y que básicamente
vamos a clasificar en clientes, congresistas y proveedores, y tradicionalmente la forma
de contactar con ellos usando la tecnología ha sido el teléfono –al que nos cuesta
referirnos a él como tecnología- , el fax –que ha tenido una vida bastante efímera pero
me atrevo a decir que muy útil para los opc- , el correo electrónico –que nos permiten
además adjuntar “los programas digitales de los congresos” y las páginas web
“estáticas”, esto es, web cuyo contenido era dificíl de modificar por una persona no
experta. Sistemas de videoconferencia con recorrido bastante sinuoso y breve.
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2. 4.- Ahora disponemos de los “formularios on line”, para gestión de inscripciones,
comunicaciones y trabajos, expositores etc. Pagos on line de inscripciones, que tanto
facilitan las secretarías técnicas y que han dado paso a las secretaría on line, donde
toda la gestión de inscripciones, alojamiento, comunicaciones, expositores puede
hacerse en internet, permitiendo el acceso al sistema a congresistas para ver el estado
de su inscripción y poder modificarla, a comunicantes y miembros de comités
ciéntificos para valorar éstas, a proveedores para obtener información de los servicios
que les van a ser requeridos. Actualmente en el mercado existen buenos proveedores
de estos sistemas con la ventaja además de que no haya que comprar licencias o
adquirir actualizaciones sino que se paga por el uso on line de los programas, es
“software as service”.
Envío de sms .
Estos sistemas permiten también editar las correspondientes webs de los congresos o
eventos y son webs “dinámicas” es decir, que permiten la actualización de datos por
parte de personas sin formación en programación. Lo que nos permite proporcionar
información “al minuto” a través de la web, incluso variar la información en función de
las preguntas o consideraciones que nos hagan clientes y congresistas.
Importante también nombrar el envío de sms –mensajes al teléfono móvil- con
información y que pueden integrar también la actualización de agendas electrónicas
del congresista.
5.- Existen además otros sistemas, que podemos utilizar en la difusión de un congreso
y que al menos por mi experiencia no los aprovechamos como debíeramos, como por
ejemplo los chat, tan utilizados para el ocio y en las ventas de on line pueden ser una
herramienta de información rápida y eficaz. Quizá en el turno de preguntas alguien
pueda decirnos si ha usado el chat como sistema de información.
El uso de mensajería instantánea, skype –el teléfono a través de internet-, que
también permite el chatear, empieza ahora a estar presente en las empresas y sin
duda puede ser un sistema económico y eficaz para proporcionar información con
nuestros congresistas y delegados.
Y también tenemos que hacer referencia a los blogs o bitácoras, y “wikipedia” que no
son sino páginas web de muy sencilla y añadiría que barata edición que permiten la
creación de documentos (en sentido muy amplio ya que permiten incluir fotografías,
videos, sonidos, de forma conjunta por varios o muchos participantes. El uso de blogs
y wikipáginas es un campo muy interesante para explorar por los opcs para poder
ofrecerlo a nuestros clientes y congresistas principalmente en congresos de carácter
científico.
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3. 6.- Las redes sociales, las reinas del lugar; el año pasado nuestra mesa redonda versó
sobre las redes sociales, este año Fitur se fija también en las redes sociales, son las
últimas – o las penúltimas- en llegar y están pegando muy fuerte. Yo creo que las
redes sociales son un fabuloso complemento para la difusión de nuestros congresos y
eventos y por tanto para la captación de congresistas y para la vinculación de éstos
una vez finalizado el congreso; creo que se pueden utilizar como una herramienta de
fidelización de congresistas, y desde luego permite la comunicación con ellos. Creo
que hay mucho que explorar en el tema de las redes sociales, debemos hacernos
muchas preguntas y probar. Qué será mejor, ¿crear una red propia del congreso o
utilizar las ya existentes?, sin duda que cualquier elección va a tener sus ventajas e
inconvenientes, ¿redes generalistas o redes temáticas? El año pasado, el congreso
de Efpaco creó su propia red social para el congreso, sin embargo, utilizó una red
social generalista para la transmisión “on line” de varias sesiones –que permitió
también que los delegados estuvieran intercomunicados entre ellos durante la
sesiones-.
Yo llamaría a las redes sociales las “hemanas digitales” de los congresos.
7.- Creo que me he referido a todos los sistemas “tecnológicos” de información y
difusión de un congreso y si alguien en la sala al final quiere completar la información,
será muy bien recibida, porque lo que pretendemos es generar conocimiento. Así que
bien difundido nuestro congreso, con todos los delegados ya llegados al destino, se
impone el hablar de los sistemas más específicos de información y accesos en sede, y
lo vinculamos con los sistemas de gestión de las secretarías, ya que en la medida en
que a través de esa gestión tengamos los datos de los delegados podremos
interactuar con ellos de una u otra manera.
8.- Voy a referirme a los sistemas que conozco, por ser más habituales, que no quiere
decir que sean los únicos. Yo quiero recordar que el primer control de acceso usando
tecnología en ferias y congresos fue el código de barras: los datos relativos a cada
congresista o visitante se codificaban a través de un código de barras que el visitante
portaba en una tarjeta credencial, al llegar al acceso el visitante mostraba la tarjeta y
una azafata de la feria o congreso le acercaba un decodificador, lo que conocemos
como “pistola” y en algún lugar se acreditaba que esa persona había accedido al
recinto.
Otro sistema bastante habitual es la radiofrecuencia, el RFID; en este caso no hace
falta mostrar directamente la tarjeta al decodificador, sino pasar a través de digamos,
un arco donde está instalado el decodificador. Este sistema lo conocemos bien, lo
venimos utilizado en los congresos nacionales de OPC España.
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4. Yo sé, porque recientemente he estado hablando con un proveedor de tecnología, que
ha desarrollado, basado en RFIC lo que llama “tracking on line” que permite el control,
verificación y seguimiento de personas en recintos más amplios, como puede ser un
stand, sin necesidad de que el visitante o congresista deba hacer nada en particular,
más allá de llevar encima, aunque no sea visible, su acreditación.
Otra posibilidad de control de acceso que nos permite la tecnología es la biometría, y
más en concreto identificación mediante la huella digital.
9.- Todos los organizadores de congresos sabemos de la importancia de una eficaz
transmisión de la información durante todas las etapas de un congreso y
especialmente durante la celebración de éste; todo sabemos, como organizadores
profesionales y como congresistas que la información escrita que diligentemente se
entrega en carpetas, maletines, credenciales, sobres etc. en la sede raramente la
leemos, así que yo creo que la tecnología viene aquí en nuestra ayuda, siempre y
cuando los congresistas estén dispuestos a dejarse ayudar.
Podemos hablar de una información general en sede a través de circuito cerrado de
televisión.
Para una comunicación rápida y cómoda tenemos los mensajes al teléfono móvil –ya
los hemos citado antes- que ofrecen la gran ventaja de que me atrevo a decir que todo
el mundo tiene un móvil y la mayoría saber leer los mensajes recibidos y responderlos.
La comunicación a través de correo electrónico que tan eficaz resulta en el periodo
anterior a la celebración del evento puede tener cabida aquí a través de los teléfonos
inteligentes, si bien tenemos que tener en cuenta que su uso es menor que el de los
teléfonos móviles.
Una tecnología novedosa al respecto es el “bluetooth”, que permite transmitir
información en forma de mensaje sms a un teléfono móvil que se encuentre en una
determinada distancia del emisor de la información. Esta tecnología requiere que los
congresistas tengan móviles que incorporen esta tecnología y que la tengan activada
para poder recibir los mensajes y puede tener el inconveniente de que personas
ajenas al evento puedan recibir la información que se está distribuyendo para los
congresistas. Esta tecnología se está utilizando ya en puntos de información turística
principalmente en ciudades.
10. En muchos casos los congresos y eventos exigen una interacción de los
congresistas, a través de opiniones, votaciones, etc. en el mercado existen aparatos,
que utilizando principalmente tecnología RFID permiten esa interacción, también son
muy útiles facilitando la toma de contacto con otras personas, el llamado “networking”.
En este caso, cada delegado recibe un aparato –que debe usar por su cuenta- y que
debe devolver al acabar el evento. Una muestra comercial es el Spotme, Power vote,
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5. más limitado a las votaciones, etc. En el caso de networking, pe. si en nuestro aparato,
en nuestra terminal indicamos con qué personas tenemos interés en contactar cuando
el sistema las detecta, a nuestro alrededor emite una señal, una vibración para
alertarnos y gracias a la fotografía que vemos podemos reconocerla.
Queda claro que el principal avance de la tecnología es que permite que toda la
información quede guardada, procesada y por tanto podamos disponer de esa
información para nuestros clientes.
11: Al hablar de sistemas de información y acceso usando tecnología tenemos
también la posibilidad de mejorar la posibilidad de comunicación con personas
discapacitadas, en concreto quiero hacer mención a sistemas especialmente
concebidos para personas con discapacidad auditiva pero que también pueden ser
útiles para todos los congresistas en supuestos determinados. Así tenemos el bucle
magnético –el ponente habla a un micrófono que transforma la voz en ondas
magnéticas que recibe a través de la prótesis la persona con discapacidad auditiva
que se encuentran en una zona determinada-. Otro sistema es la frecuencia
modulada, donde también emisor y receptor lo hacen a través de unos aparatos
determinados –este sistema permite una comunicación uno a uno- y por último el
subtitulado a través de estenotipia; en el caso de conferencias y congresos el
subtitulado se hace en tiempo real donde los estenotipistas reciben el sonido, lo
transcriben y aparece el subtitulo en la pantalla.
12. Quiero referirme ahora a dos posibilidades en el uso de la tecnología dentro de la
sala de conferencias, en un caso el videostreaming, nos permite emitir al momento, en
tiempo real imágenes de lo que está sucediendo –diríamos de la conferencia que está
teniendo lugar- a través internet para que otras personas, otros congresistas lejanos lo
puedan ver en sus ordenadores. Esta tecnología nos permite transmitir la información
del congreso y al momento a personas que no están físicamente en la sala.
La otra posibilidad es la telepresencia, un asunto que parece de película de ciencia
ficción pero que ya se está dando. Yo particularmente nunca he asistido a una
conferencia con un teleconferenciante, pero sé que al menos desde el fondo de la sala
y con la iluminación adecuada cuesta creer que esa persona no ocupa el atril desde
donde está hablando.
13. Y hablando de teleconferencia y ya para acabar quiero referirme a las tendencias,
a lo son las tendencias en nuestro sector.
Usar: Mayor uso de la tecnología, que nos permite una mejor gestión de nuestros
recursos, debemos delegar en ella tareas repetitivas y dedicar nuestros esfuerzos y
talento a tareas más creativas, para ofrecer más servicios a nuestros clientes o captar
otros.
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e-correo: congresos@congresosnavarra.co.
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6. Ver en otros sectores que se está haciendo y usarlo, pe. Pizarras digitales.
Los móviles inteligentes como apoyo para la información y la comunicación en todas
las fases de congreso.
Integrar: Mayor integración de la gestión de congresos, en las inscripciones on line en
la redes sociales, ya hay empresas americanas que lo están haciendo.
Potenciar la imagen, en la internet, en la comunicación que hacemos a través de ella
la imagen, sea foto, video, presentaciones etc.
Explorar: realidad aumentada, mundos virtuales, QR-Code
La digitalización de los congresos y eventos contribuye a potenciar la asistencia y la
experiencia en los congresos y evento reales.
14: Referencias.
15 Gracias.
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