El documento describe cómo las empresas pueden aprovechar mejor sus sistemas ERP para mejorar la productividad y el negocio. Se discuten cuatro ejemplos reales de cómo optimizar los procesos de ventas, gestionar mejor los datos de clientes, integrar sistemas como una tienda en línea, y mejorar los procesos de documentación. El documento enfatiza la importancia de estructurar bien los datos, modelar los procesos clave, y estar abierto a cambiar ideas preconcebidas.

1. Cómo aprovechar
tu ERP

2. 1/Introducción

3. Entender que podemos utilizar las herramientas de gestión para mejorar
la productividad de la empresa pero también para mejorar el desarrollo
del modelo de negocio.
Y todo ello utilizando tecnologías que tenemos a nuestro alcance desde
hace muchos años.
1.1/Objectivos

4. Hablaremos de datos y procesos, entrelazados con cuatro ejemplos reales
que pueden servir de inspiración para vuestras necesidades.
Quizás saldréis con más dudas de las que habéis entrado.
1.2/Sobre la sesión

5. Datos únicos
Minimizar errores y recursos humanos
Mejorar los controles y la calidad
Facilitar la escalabilidad
Pero también puede ofrecernos:
Nuevas oportunidades de negocio
1.3/Objetivos de un ERP

6. Importar datos de la cámara de comercio en el ERP
1 asistente comercial por cada 3 comerciales
El asistente programa la agenda del comercial
Se analiza las horas del día más eficientes para hacer llamadas
Se mantiene y actualiza la base de datos comprada inicialmente
El comercial se concentra en lo que más sabe hacer: tratar con clientes
iPad para pre-presupuestos ante el cliente y mandarlos al ERP
El asistente revisa el pre-presupuesto y envía el presupuesto
Informe comercial formato audio y enviado al asistente
Indicadores sobre el cliente o cliente potencial (scorecard)
resultado:
Presupuesto en 24 horas vs 2/3 semanas de la competencia
Gestión comercial más eficiente
1.4/Ejemplo real: optimizar el proceso de venta

7. 2/Datos

8. ¿Qué estructura daríamos en una hoja de cálculo los datos de clientes,
proveedores y contactos?
¿Ponemos clientes y proveedores en hojas distintas o los ponemos en la
mismo?
Si están en hojas distintas, ¿qué ocurre si cambia el nombre de la
empresa? ¡La tendremos que modificar dos veces!
¿Y los contactos? Si los ponemos en otra hoja, ¿no puede ser también que
un contacto de un cliente sea al mismo tiempo cliente nuestro?
¿Y las direcciones? ¿Necesitamos otra hoja? ¿Como contemplaremos que
un cliente pueda tener varias direcciones?
2.1/Ejercicio sobre la estructura de terceros

9. Estructurar bien la información es difícil, incluso para conceptos
aparentemente sencillos como los del ejemplo.
Normalmente no será complicado para un ERP almacenar los datos, la
complejidad está en saber cómo estructurarla. Y a menudo, habrá que
modificar la estructura a lo largo del tiempo porque no acertaremos a la
primera.
2.2/Estructura de los datos

10. Además de tener los datos bien estructurados es imprescindible:
Saber quien introducirá la información y si será suficientemente fiable.
Mejor opción: ¿Se puede obtener la información mediante fichero o
webservice?
Establecer mecanismos de comprobación de datos: si tenemos
información redundante, proveniente de dos fuentes diferentes,
comprobamos que los datos sean correctos. Minimizaremos errores.
¿Puede introducir la información el cliente o proveedor? Perfecto, ¿pero
realmente lo hará? ¿Somos suficientemente relevantes para él?
¡¡¡Normalmente NO !!!
2.3/Validación de los datos

11. Es uno de los mecanismos más actuales para el intercambio de
información entre ordenadores.
En algunos casos se utilizan otros mecanismos como intercambio de
archivos (vía correo electrónico, FTP, etc.).
2.4/Webservices y APIs

12. ¿Qué hacemos si queremos una tienda online? Integramos con el ERP una
tienda estándar como Magento o Prestashop?
Acabaremos con tres programas: el ERP, la tienda y el conector.
También puede ser necesario hacer programación de tarifas, rutas,
productos relacionados por duplicado.
¿Podremos tener el stock en tiempo real en la tienda?
¿O creamos una tienda a medida integrada con el ERP?
¿Será lo suficientemente rápido el sistema?
¿Cuánto costará desarrollar las funcionalidades que nos llevaría una
tienda estándar?
2.5/Ejemplo real: ¿Integración de sistemas sí o no?

13. 3/Procesos

14. Para revolucionar un proceso de nuestra empresa hace falta
imaginación, conocer qué posibilidades ofrece la tecnología, e imaginar
cuáles pueden existir.
Para evolucionar podemos tratar de encontrar un método.
3.1/¿Evolución o revolución?

15. Enumerar los procesos de la empresa
Hacer una ficha para cada uno de ellos con información para
determinar la prioridad de mejorar. ejemplos:
¿Se utilizan Excels compartidos de forma sistemática? Mala señal.
¿Cuántas veces se hace el proceso y cuánto tiempo se dedica?
¿Es especialmente pesado por los usuarios?
¿Se puede utilizar para medir la calidad del servicio?
Modelar el más prioritario mediante BPMN, tratando de tener en cuenta
las excepciones
Pensar como mejorar el proceso
Si es necesario, simular durante un tiempo los cambios que se quieren
introducir en el proceso, si es necesario, recogiendo datos en una hoja
de cálculo para no invertir en el ERP todavía.
Divide y vencerás: realizar cambios pequeños y rápidamente
3.2/Método

16. BPMN es un estándar que nos permitirá representar gráficamente los
procesos de nuestra empresa.
Es fácil empezar a utilizarlo y cualquier persona que no la haya visto, lo
puede entender rápidamente.
Al ser un estándar, tanto el gráfico como el formato de archivo, podrás
crearlo y abrirlo con diferentes herramientas, varias de ellas totalmente
gratuitas.
Además, te servirá para modelar los procesos que probablemente te
piden en la ISO
3.3/BPMN

17. Empresa de transporte recoge paquetes en Barcelona. Introduce la
información en el ERP. Imprime etiquetas y escanea los documentos.
Si los documentos se pierden por el camino, se podrán recuperar en
Mallorca los documentos escaneados en Barcelona.
Con lectores de códigos de barras se comprueba que los paquetes
vayan por la ruta adecuada y permite saber que todos los paquetes se
han puesto a los contenedores.
En el destino, se comprobará de nuevo con códigos de barra y una vez
el albarán firmado llegue a la oficina de Mallorca se volverá a escanear.
El sistema almacenará la imagen como adjunta al documento de la ERP,
se dará el albarán como entregado y además, el cliente podrá ver en la
web la fecha de entrega y la imagen del documento firmado por el
destinatario
3.4/Ejemplo real: gestión de documentos

18. Puede ser importante realizar un glosario de términos que utilizarán las
personas implicadas en la implantación del ERP y posiblemente también
por los usuarios del sistema.
No se trata de un diccionario de sinónimos sino dejar claro qué significan
las cosas.
Ejemplo: es frecuente en el sector transporte hablar de "portes
pagados" cuando en realidad es un término que no tiene sentido. Sólo hay
un cliente, que puede ser quien reside en la dirección de donde sale la
mercancía, donde va a parar la mercancía o en cualquier otro lugar. Por
tanto, ni portes pagados ni portes debidos son términos que podamos
utilizar en nuestro ERP.
3.5/Glosario

19. Las empresas de producción que trabajan bajo pedido, cuando no están
informatizadas tienden a mandar los pedido del cliente a lo largo de todo
el proceso de producción hasta la entrega final.
Pero informatizar permite trabajar bajo stock en algunos puntos,
optimizando y reduciendo el número de producciones, aprovechando
excesos de stock pasados de productos intermedios o de compras
(producidos por cancelaciones de otros clientes, por ejemplo).
Esto obliga a cambiar la forma de trabajar, pero aún más, obliga a
cambiar los conceptos preconcebidos que tiene buena parte de las
personas de la empresa.
3.6/Ejemplo real: liberémonos de ideas preconcebidas

20. 4/Referencias

21. Datos
The Data Model Resource Book (I, II i III)
Procesos
Aplicación: http://bpmn.io
Manual: https://www.omg.org/spec/BPMN/20100601/10-06-02.pdf
Proceso de selección de software
http://www.nan-tic.com/es/publicaciones/libros
4.1/Bibliografía

22. http://www.NaN-tic.com
Albert Cervera i Areny
albert@nan-tic.com
@albertnan
linkedin.com/in/albertca