2. “Acaba de participar de una reunión importante
con tu superior. ¿Cómo te aseguras de que cada
parte de las instrucciones que recibiste llegará de
forma adecuada a cada subordinado, proveedor y
cliente, los cuales se encuentran en diferentes
partes del mundo?”
3. INDICE
1. OBJETIVOS
2. PRINCIPIOS BASICOS
3. DESARROLLO DEL PROCESO
3.1 Identificar la audiencia
3.2 Elección del mensaje
3.3 Elección de los medios
3.4 Plan de actividades
3.5 Seguimiento
4. CONCLUSIONES
4. 1. OBJETIVOS
Finalizada la reunión con nuestro superior, y dada la importancia del encuentro,
debemos tener los siguientes objetivos:
- Comunicar las instrucciones recibidas de nuestro superior
- Lograr que se ejecuten las instrucciones recibidas
- Verificar la correcta ejecución de lo instruido
- Comunicar los resultados a nuestro superior
5. 2. PRINCIPIOS BASICOS
Antes de instruir cualquier cosa, hay que tener presente, los siguientes
principios básicos para comunicar correctamente:
- saber muy bien lo que se quiere comunicar;
- comunicar lo justo y necesario, ni más ni menos;
- usar símbolos y elementos visuales cuando sea posible;
- destinar tiempo a elegir y seleccionar la información a comunicar, antes de
hacerlo.
Una vez definido y teniendo claro lo anterior, podemos continuar con el proceso
de comunicar las instrucciones recibidas por nuestro superior.
6. 3. DESARROLLO DEL PROCESO
Tendremos la siguiente ruta en el proceso de comunicar las instrucciones
impartidas por nuestro superior :
Identificar la Elección del Elección de Plan de
Seguimiento
audiencia mensaje los medios actividades
7. 3.1 IDENTIFICAR LA AUDIENCIA
Identificar la Elección del Elección de Plan de
Seguimiento
audiencia mensaje los medios actividades
- Subordinados directos
indirectos
- Proveedores nacionales
internacionales
- Clientes nacionales
internacionales
8. 3.2 ELECCIÓN DEL MENSAJE
Identificar la Elección del Elección de Plan de
Seguimiento
audiencia mensaje los medios actividades
- Contenido del mensaje : Que decir, esto dependerá del tipo de audiencia a la
cual nos estamos dirigiendo
- Estructura del mensaje: Como decirlo de manera lógica, para que sea
comprendido por nuestra audiencia
- Formato del mensaje : Como decirlo con símbolo, de manera que sea fácil
de comprender
9. 3.2 ELECCIÓN DEL MENSAJE
Para que el mensaje sea exitoso, es muy importante:
- lograr que las personas conozcan el contenido
- lograr que las personas lo entiendan, las instrucciones deben ser claras y
precisas
- lograr que las personas se reorienten hacia lo que se espera de ellos, para
eso hay que especificar bien lo que se anhela
10. 3.3 ELECCIÓN DE LOS MEDIOS DE DIFUSIÓN
Identificar la Elección del Elección de Plan de
Seguimiento
audiencia mensaje los medios actividades
- Canales de comunicación personal
- Canales de comunicación no personal
Lo anterior dependerá de la audiencia a la cual nos estamos dirigiendo,
como se muestra en la siguiente lamina.
11. 3.3 ELECCIÓN DE LOS MEDIOS DE DIFUSIÓN
TIPO DE AUDIENCIA MEDIOS DE COMUNICACIÓN
- Reuniones
- Llamadas teléfonicas (Móvil y teléfono fijo)
- Mail
- Intranet
SUBORDINADO - Videoconferencia
- Chat interno
- Google chat
- Brochures informativos
- Diario o revista interna
- Reuniones
- Llamadas teléfonicas (Móvil y teléfono fijo)
- Mail
PROVEEDORES - Portal internet
- Videoconferencia
- Chat interactivo virtual
- Google chat
- Eventos
- Mailing
CLIENTES - Campañas
- Página web
- Publicidad (diarios, revistas, televión, radio, BTL, etc.)
12. 3.4 PLAN DE ACTIVIDADES
Identificar la Elección del Elección de Plan de
Seguimiento
audiencia mensaje los medios actividades
Internas
- Difundir la información oral y escrita
- Generar reuniones grupales e individuales, de manera hacer la bajada de
información al personal
- Traspaso de información vía email, de manera dejar un respaldo por escrito
- Enviar información al área de comunicaciones, de manera difundirla a todos
nuestros subordinados
13. 3.4 PLAN DE ACTIVIDADES
Identificar la Elección del Elección de Plan de
Seguimiento
audiencia mensaje los medios actividades
Externas
- Difundir la información oral y escrita
- Generar reuniones grupales e individuales con el área comercial, de manera
poder hacer la bajada a los proveedores y clientes correctamente
- Enviar información a las áreas de sistema y marketing, con el propósito de
difundir el contenido en nuestro sitio web y/u otros medios
- Visitas presenciales o virtuales a nuestros principales proveedores y clientes
- Realizar presentaciones presenciales o virtuales, orientadas a los
proveedores y clientes
14. 3.5 SEGUIMIENTO
Finalmente, para que nuestras instrucciones tengan éxito, es muy importante realizar un
seguimiento, con el propósito de verificar si se cumple o no lo encomendado.
Identificar la Elección del Elección de Plan de
Seguimiento
audiencia mensaje los medios actividades
- Seguimiento directo, llevar un registro de las instrucciones
- Seguimiento indirecto, delegar en un tercero el seguimiento directo
- Generar indicadores, estos dependerán del tipo de instrucciones
- Realizar correcciones, cuando exista una desviación
15. 4. CONCLUSIONES
- Tener claro lo que se quiere comunicar y lograr
- Utilizar el lenguaje oportuno para nuestro público objetivo
- Elegir el medio idóneo para instruir a cada una de nuestra audiencia
- Definir las actividades adecuadas para cada receptor
- Realizar seguimientos, de manera poder lograr que lo instruido se ejecute
correctamente
- Informar a nuestro superior del grado de avance y sus resultados
