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Tema 1
El Protocolo en la Organización de Actos
Tema 1. Protocolo en la
organización de actos
Índice
Esquema
Ideas clave
1.1. Introducción y objetivos
1.2. Protocolo: concepto y características
1.3. El proceso de comunicación
1.4. Tipos de eventos
1.5. Referencias bibliográficas
A fondo
El futuro de la profesión de protocolo
María Antonieta (Título original: Marie Antoinette)
Test
Esquema
El Protocolo en la Organización de Actos
Tema 1. Esquema
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1.1. Introducción y objetivos
¿Qué es el protocolo? ¿Cuáles son sus características? ¿Para qué sirve? ¿Cómo ha
evolucionado en el tiempo? ¿En qué circunstancias debemos aplicarlo y cómo
hacerlo en cada caso?
A partir de la definición que nos da la Real Academia Española del vocablo
protocolo, este tema pretende analizarlo a fondo poniendo en consideración sus
características según cada contexto, con el motivo de aportar una definición
ampliada y actualizada del término, que corresponda con lo que hoy en día un
experto en la materia debe conocer y aplicar.
Una vez aclarado el significado de protocolo, nos adentraremos en el proceso
comunicativo, conceptos básicos para entender la necesidad de desarrollar eventos
como parte de la estrategia de comunicación de cualquier entidad u organización.
Además, se le dará al estudiante una visión general sobre los tipos de eventos que
podemos organizar en función de quién los planifica, quiénes son los asistentes o
dónde se llevan a cabo, entre otras cuestiones.
Al finalizar la lectura de este tema, el estudiante deberá:
Saber definir el término ‘protocolo’ adaptado a los eventos del siglo XXI, cuáles son
sus características y en qué situaciones es de obligado o necesario cumplimiento.
Distinguir entre los distintos tipos de protocolo, según su ámbito de aplicación.
Conocer los diferentes elementos que intervienen en el proceso de comunicación
y su extrapolación a los eventos.
Saber clasificar, en términos generales, los diferentes actos que pueden celebrarse.
Conocer qué vías de comunicación tiene una corporación, cuál es la más efectiva
según los objetivos de cada caso y cuáles son sus públicos.
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Ideas clave
El Protocolo en la Organización de Actos
Tema 1. Ideas clave
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Tema 1. Ideas clave
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1.2. Protocolo: concepto y características
Según la definición que nos ofrece el diccionario de la Real Academia Española (s.
f.), el protocolo es ‘el conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre
para ceremonias y actos oficiales o solemnes’.
El protocolo es la disciplina que engloba todas las indicaciones o
recomendaciones que aplicarán los organizadores de un evento a la hora de
diseñarlo, así como el conjunto de sus asistentes.
El concepto ‘protocolo’ ha existido desde el inicio de la cultura humana con el
objetivo principal de enfatizar la representación del poder o de un evento de
relevancia dentro de la comunidad a través de una puesta en escena impactante que
transmita este mensaje con claridad y efectividad a cualesquiera que sean los
receptores.
El protocolo no es un elemento propio y exclusivo de una región, ni de una cultura o
momento histórico, sino que se ha sabido adaptar a las necesidades de cada
circunstancia a lo largo del tiempo. Podemos observarlo, pues, en infinidad de
situaciones: rituales tribales, ceremonias religiosas, coronaciones reales, mítines
políticos, nombramientos de cargos directivos empresariales, entre otros.
Veamos, a continuación, una breve ejemplificación de la práctica del protocolo en
algunas de las ceremonias realizadas alrededor del mundo y en diferentes momentos
de la historia de la humanidad.
Ideas clave
El Protocolo en la Organización de Actos
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Ceremonia de iniciación de la tribu Masái
Figura 1. Retrato de un niño masái participando en una ceremonia de iniciación: el paso de la
infancia a la edad adulta. Fuente: elconfidencial.com [2018]
Los masáis son una tribu autóctona de Kenia y Tanzania, que se estima
que cuenta con unos 880 mil miembros, aproximadamente. En la mayoría
de los poblados se conserva la religión tradicional, que está
estrechamente unida a su estilo de vida nómada.
Su día a día se encuentra cargado de ritos, ceremonias y
conmemoraciones que responden a diferentes objetivos y se inician con la
celebración de un nacimiento, el paso de niño a hombre, las discusiones
públicas de ancianos o las adoraciones y ofrendas a su Dios.
La ceremonia de iniciación de la tribu Masái de Kenia y Tanzania es un
ritual a través del que se entiende que el niño pasa a convertirse en un
hombre. Para ello, es bendecido con leche y se le practica la circuncisión,
entre otras acciones. A partir de este momento, los jóvenes devienen
adultos preparados para la caza, la guerra y el cuidado de la familia.
Este ritual es conducido por el laibon o profeta, figura intermediaria entre el
pueblo y la divinidad.
Ideas clave
El Protocolo en la Organización de Actos
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Ceremonia de coronación de la reina Isabel II de Inglaterra
Figura 2. Imagen de la reina Isabel II durante su ceremonia de coronación, celebrada el día 2 de
junio de 1953. Fuente: revistavanityfair.es [2020]
Ocho mil personalidades —principalmente miembros de la nobleza, jefes
de Estado y de Gobierno extranjeros y el clero— asistieron al acto de
coronación de la reina Isabel II de Inglaterra, el 2 de junio de 1953, en la
Abadía de Westminster. Fue el primer evento a nivel internacional emitido
por televisión.
El protocolo marca que la coronación debe tener lugar un año después de
la muerte del anterior monarca, tiempo dedicado a rendirle luto. El
programa marcó iniciar la celebración con una presentación de la nueva
soberana al pueblo, para que este la aclamara. Seguidamente, Isabel II
juró defender la ley y los valores de la Iglesia anglicana para, a
continuación, ser coronada e investida con las joyas reales. Antes de
finalizar el acto, la monarca recibió el homenaje de sus súbditos.
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El Protocolo en la Organización de Actos
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Reunión de los directivos del BBVA
Figura 3. Escena de la reunión de los directivos del BBVA en el año 2013. Fuente: McGuffin (2015).
La agencia madrileña de eventos y comunicación MacGuffin fue la
encargada de diseñar y ejecutar la reunión de directivos del banco BBVA
del año 2013, que tuvo lugar los días 16 y 17 de marzo en el auditorio
Museu Blau, centro de convenciones ubicado en el parque del Fórum de
Barcelona.
Con una asistencia de mil ochocientas personas, el evento fue mucho más
allá de una simple reunión de trabajo. Se creó una experiencia memorable,
innovadora y diferenciadora con una puesta en escena original y llena de
elementos audiovisuales y tecnológicos.
Se incluyeron espectáculos musicales, la participación de personas
relevantes de diferentes áreas de la sociedad, charlas motivacionales y
mesas redondas, además de los tradicionales discursos corporativos y la
presentación de informes de resultados.
Más allá de los ejemplos que acabamos de exponer, podemos determinar que la
definición de la RAE es demasiado limitada en algunos aspectos. Si bien el protocolo
rige la organización de las ceremonias y los actos oficiales y solemnes, también
Ideas clave
El Protocolo en la Organización de Actos
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marca el comportamiento de muchos otros ámbitos de la vida cotidiana, así como
en los eventos de carácter privado o social.
Los distintos tipos de protocolo pueden clasificarse según el área en el que se
aplican.
Tabla 1. Los distintos tipos de protocolo. Fuente: elaboración propia.
Llegados a este punto, podemos complementar la definición de la RAE y concluir que
el protocolo es el conjunto de normas y reglas legisladas, o establecidas, a partir del
Ideas clave
El Protocolo en la Organización de Actos
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uso, la costumbre y la tradición, cuyo objetivo principal es determinar el
comportamiento, las precedencias y los honores de las personas y símbolos en la
organización de actos públicos o privados de carácter formal, tanto oficiales como no
oficiales, con solemnidad o sin ella.
Tengamos en cuenta, sobre todo, que no solo de las normas escritas vive el
protocolo. En muchos ámbitos —empresarial y social, por ejemplo— no tenemos una
legislación como tal, pero el uso y la costumbre han convertido ciertos
comportamientos, aceptados por la mayoría, en necesarios y obligatorios.
Más allá de su definición, el protocolo es inevitablemente una disciplina viva y
flexible que necesita evolucionar para adaptarse a las exigencias de cada
momento histórico, cultural, político o social.
Entrados de lleno en el siglo XXI, el protocolo no puede ser, en ningún caso, rígido y
generador de problemas, sino que debe aportar soluciones a la hora de organizar
cualquier tipo de evento. Las principales características que podemos destacar del
protocolo actual son:
Figura 4. Principales características del protocolo del siglo XXI. Fuente: elaboración propia.
Horizontalidad y transparencia: el protocolo ya no se basa en jerarquías
marcadas, sino que, hoy en día, se busca suavizar e incluso romper las barreras
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Tema 1. Ideas clave
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entre personas de distinto rango social o profesional, entre «los de arriba y los de
abajo», entre el anfitrión y sus invitados, entre el presidente y los ciudadanos, etc.
Acercamiento: se hace uso de fórmulas ceremoniosas sencillas y sobrias,
buscando destacar más a las personas que a su entorno.
Equilibrio: con el objetivo de no marcar claras diferencias, el protocolo actual
mezcla las jerarquías, hace uso de la alternancia en las listas de invitados, renueva
las antiguas fórmulas ceremoniales, etc., siempre desde la flexibilidad en la
organización y el trato.
Hoy en día, el protocolo y su papel en la organización de eventos ha evolucionado
para adaptarse a las nuevas circunstancias y a los avances tecnológicos y de
producción.
Carlos Fuente Lafuente traza las líneas de un nuevo protocolo integral o
transversal que integre no solo la normativa tradicional, sino también las áreas de
comunicación, relaciones públicas, marketing, publicidad, creatividad, nuevas
tecnologías, aplicaciones multimedia, escenografía, diseño, interiorismo, imagen,
comercialización, realización y producción; todo ello bajo habilidades directivas y de
liderazgo de equipos. (Fuente, C., 2007).
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1.3. El proceso de comunicación
La comunicación, entendida como la acción consciente de intercambiar mensajes
entre uno o más interlocutores, es uno de los objetivos principales del organizador de
cualquier evento, quien no es más que el medio que enfatiza dicho mensaje y lo hace
memorable para el receptor a través de una serie de técnicas de marketing,
creatividad y ventas.
Este mensaje puede ser de muchos tipos en función de quién sea el emisor. Por
ejemplo, un partido político va a querer convencer a sus potenciales votantes de que
es la mejor opción para gobernar una región; una cadena hotelera buscará ser el
hospedaje de referencia en un destino vacacional y que los turistas se alojen en sus
habitaciones; una orden religiosa intentará captar y mantener la mayor cantidad de
adeptos posibles.
Figura 5. Esquema de los elementos que intervienen en el proceso comunicativo. Fuente: elaboración propia.
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El Protocolo en la Organización de Actos
Tema 1. Ideas clave
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En cualquier proceso de comunicación, independientemente de que sea más simple
o complejo, intervienen una serie de factores: el emisor envía un mensaje al
receptor a través de un canal usando un código o conjunto de signos que ambas
partes saben interpretar, todo ello englobado en un contexto determinado.
Trasladando este esquema al caso concreto de un evento, entenderíamos como
emisor a la institución, empresa, organismo o persona que promueve y organiza el
acto, y como receptor, a todos los asistentes (o el público que lo pueda seguir en
directo o en diferido a través de los medios de comunicación). A su vez, el mensaje
es el centro del evento, igual que lo es en el proceso comunicativo: la información
que el organizador quiere transmitir al asistente. En este caso, el canal será el
evento propiamente dicho y todas las acciones que se incluyan en él, usadas para
enfatizar dicho mensaje. Finalmente, entenderemos el contexto como el entorno o
circunstancias en las que se desarrollará el evento, ya sea el espacio físico, el marco
de referencia cultural o el contexto social.
El proceso de comunicación distingue diferentes funciones dependiendo de cuáles
sean las intenciones del emisor o, en este caso, del anfitrión del evento.
Figura 6. Esquema de las funciones de la comunicación. Fuente: elaboración propia.
La función informativa se basa en datos reales y verificables para transmitir una
información objetiva. Entraría dentro de esta categoría, por ejemplo, la redacción
periodística.
La función persuasiva busca convencer al receptor, inferir en su opinión o modificar
su conducta. La propaganda política tiene este objetivo, por ejemplo.
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En la función formativa, el mensaje aporta conocimiento al receptor con un fin
educativo. Cualquier proceso comunicativo en un entorno formativo cumple esta
función.
La función de entretenimiento busca, básicamente, entretener al receptor. Por
ejemplo, una obra de teatro.
Los eventos deben estar estrechamente ligados a la estrategia comunicativa
de cualquier entidad y diseñarse en base al cumplimiento de estos objetivos.
Así pues, antes de plantearnos cómo y cuál será la ejecución de cualquier acto,
debemos entender los tipos de comunicación que existen según a quién nos
dirigimos, el mensaje que le queremos transmitir y cómo llevamos a cabo este
proceso. Solo así seremos capaces de diseñar un evento en consonancia con dichos
objetivos.
Figura 7. Criterios de clasificación de la comunicación.
Según la verbalización del mensaje
Comunicación verbal: hace uso de las palabras y signos orales o
escritos para hacer llegar el mensaje desde el emisor hasta el receptor.
Comunicación no verbal: transmite mensajes sin el uso de las palabras,
e incluso en ocasiones de forma no consciente. Incluiríamos en esta
clasificación los movimientos corporales, las posturas o las miradas, entre
otros.
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Según el número de interlocutores y sus características
Individual: es el proceso de comunicación más básico, en el que solamente
intervienen un emisor y un receptor.
Colectiva: se genera entre dos o más personas intercambiando mensajes.
Intragrupal: comunicación entre individuos que pertenecen a un mismo grupo
o colectivo.
Intergrupal: se da cuando interactúan dos grupos distintos, por ejemplo, los
actores y actrices de una compañía de teatro y sus espectadores.
Comunicación de masas: un único emisor lanza un mensaje que va a ser
recibido e interpretado por un número masivo de receptores, también conocidos
como audiencia.
Según el canal sensorial
Comunicación visual: los mensajes se transmiten a través de acciones que
pueden ser percibidas por el sentido de la vista. Por ejemplo, anuncios en
vallas publicitarias.
Comunicación auditiva: la información se recibe y sintetiza a través del oído.
La música entraría dentro de este tipo de canal comunicativo.
Comunicación táctil: en este caso, el mensaje se recibe por el sentido del
tacto, como podría pasar en un libro escrito en braille.
Comunicación olfativa: nuestro sentido del olfato es el canal a través del cual
percibimos la información que, por ejemplo, nos puede transmitir un perfume.
Comunicación gustativa: la información se envía a través de las papilas
gustativas, responsable del sentido del gusto. Cuando un chef elabora el menú
de un evento está transmitiendo una gran cantidad de mensajes a sus
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comensales.
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1.4. Tipos de eventos
Definimos como evento cualquier acción o acontecimiento que haya sido
previamente diseñado, planificado y organizado en base a un objetivo, y en el cual se
invita a un número mayor o menor de personas para hacerles llegar un mensaje a
través de experiencias, actividades o estímulos.
Los eventos son una potente herramienta de comunicación que deben entenderse
siempre dentro de la cultura empresarial, la identidad corporativa y la imagen de
marca, además de trabajar a favor de los objetivos generales de la empresa,
institución o entidad organizadora.
Gracias al contacto directo con el público, se puede aprovechar para enviar
mensajes clave de manera impactante y memorable.
Hay que tener en cuenta que un evento exitoso debe planificarse milimétricamente,
puesto que, al desarrollarse en tiempo real, no permite una segunda oportunidad. La
gestión de incidencias se detallará a la perfección para reaccionar de manera rápida
y efectiva en el supuesto caso que se produzcan.
Cada evento es único e irrepetible, por lo tanto, debemos plantearlo y planificarlo
como una experiencia única y completa. La creatividad y la originalidad, pero también
una rigurosa planificación, son la base del trabajo del organizador de eventos y el
responsable de protocolo de cualquier institución.
Es importante conocer la diversidad de los eventos para entender sus características
y objetivos principales. Podemos clasificarlos distinguiéndolos en base a diferentes
criterios. De manera general, y basándonos en la naturaleza de la entidad
organizadora, encontramos dos tipos de eventos:
Ideas clave
El Protocolo en la Organización de Actos
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Figura 8. Esquema de clasificación de los eventos según la naturaleza de la entidad organizadora.Fuente:
elaboración propia.
Eventos oficiales: son aquellos actos promovidos y organizados por una o varias
instituciones oficiales del estado, con carácter solemne y normalmente con la
presencia de autoridades, su precedencia será regulada por el Real Decreto 2099/03
sobre Ordenación General de Precedencias en España.
Actos de carácter general: tienen lugar con motivo de celebraciones o
conmemoraciones a nivel nacional, autonómico, provincial o local. Por ejemplo:
Día de la Hispanidad.
Actos de carácter especial: se organizan como respuesta a acontecimientos
propios de un ámbito específico. Serían un ejemplo de este tipo de eventos las
juras de bandera militares y civiles organizadas por el Ministerio de Defensa del
Estado.
Eventos no oficiales: actos promovidos por el resto de las instituciones y personas
no oficiales del estado que, además, por su trascendencia, pueden ser públicos o
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privados.
Actos públicos: están abiertos a la participación de personas ajenas a la
institución convocante, sean de carácter libre o restringido, y cuyo objetivo
esencial es el de transmitir un mensaje a la sociedad.
Actos privados: suelen tener una concurrencia reducida y no buscan enviar
un mensaje de manera masiva, sino simplemente al pequeño grupo de
personas asistentes.
Debemos tener en cuenta que podríamos ahondar más en esta clasificación
desgranando uno por uno todos los actos que se pueden organizar desde cada
sector de la sociedad: actos militares, actos empresariales, actos sociales, actos
académicos, entre otros, pero esta tarea corresponde al temario de cada una de las
asignaturas específicamente dedicadas a tal fin.
Veamos, para finalizar, algunos ejemplos de eventos, tanto oficiales como privados, y
sus características.
Acto oficial de carácter especial: relevo solemne de la Guardia Real en el
Palacio Real de Madrid
Figura 9. Escena del relevo solemne de la Guardia Real. Fuente: defensa.gob.es [s. f.]
La Guardia Real celebra el primer miércoles de cada mes, a las 12 h, el
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relevo solemne en el Palacio Real de Madrid, con el fin de recuperar y
mantener las tradiciones de esta institución centenaria. Su entrada es libre
y gratuita para todo aquel que quiera verlo.
Tal y como se indica en la página web del Ministerio de Defensa, la
secuencia general de este acto es la siguiente:
Establecimiento de los puestos de guarda en la plaza de la Armería.
Revista de la guardia entrante en la plaza de Oriente.
Entrada de la guardia saliente en la plaza de la Armería.
Desfile de la guardia entrante y entrada en la plaza de la Armería.
Solicitud para iniciar el relevo de los comandantes jefes de las guardias al
coronel jefe.
Relevo de los puestos de artillería y caballería.
Relevos de los puestos de centinela a pie.
Retirada de las guardias.
Desfile de la guardia saliente.
Acto oficial de carácter especial: acto de entrega de las Medallas de
Andalucía
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Figura 10. Imagen del acto de entrega de las Medallas de Andalucía en el año 2021. Fuente:
sevilla.abc.es [2021]
El acto de entrega de las Medallas de Andalucía se celebra, desde 1985,
el 28 de febrero, coincidiendo con el día de esta comunidad, con el fin de
reconocer «las acciones, servicios y méritos excepcionales o
extraordinarios realizados en tiempos de paz por ciudadanos, grupos o
entidades andaluces, españoles o extranjeros» en el «ejercicio de virtudes
individuales o colectivas que tengan como referencia la solidaridad y el
trabajo en beneficio de los demás ciudadanos» (tal como estipula el
Decreto 11/85 de 5 de junio por el que se regula dicho evento).
Se conceden un máximo de diez medallas, entre las que se incluyen
disciplinas como el deporte, las ciencias sociales, la economía o la
investigación, entre otras. Además, desde el año 2020 se ha añadido una
nueva categoría honorífica de carácter extraordinaria: la Medalla de Honor.
Los galardonados obtienen, también, el tratamiento de Ilustrísimo/a
Señor/a. Se trata de un evento retransmitido por los medios de
comunicación, aunque solo pueden asistir de manera presencial las
personas que han sido previamente invitadas.
Ideas clave
El Protocolo en la Organización de Actos
Tema 1. Ideas clave
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En este vídeo (Clases de eventos según el tipo de comunicación: eventos internos y
eventos externos) se expondrá de forma teórica, junto con ejemplos prácticos, la
clasificación de los eventos según sus características y objetivos comunicativos.
Accede al vídeo:https://unir.cloud.panopto.eu/Panopto/Pages/Embed.aspx?
id=e0b55b4f-4fb6-4cb5-b8ce-ad3700b2d7b9
Ideas clave
El Protocolo en la Organización de Actos
Tema 1. Ideas clave
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1.5. Referencias bibliográficas
ABC de Sevilla. (2021). En imágenes, entrega de las Medallas de Andalucía con
motivo del 28-F. ABC de Sevilla. https://sevilla.abc.es/andalucia/sevi-imagenes-
entrega-medallas-andalucia-402041970531-20210228172351_galeria.html?
ref=https%3A%2F%2Fwww.google.com%2F
El Confidencial. (2018). Cómo se hacen hombres los niños masái. El Confidencial.
https://www.elconfidencial.com/multimedia/album/mundo/2018-08-29/como-se-
hacen-hombres-los-ninos-masai_1608832/
Fuente Lafuente, C. (2007). Protocolo para eventos. Técnicas de organización de
Actos I. Ediciones Protocolo.
MacGuffin. (2015). BBVA reunión directivos 2013 by MacGuffin [Vídeo]. YouTube.
https://www.youtube.com/watch?v=hUXSDcYmhcE
Ministerio de Defensa de España. (s. f.). El Relevo solemne de la guardia en el
Palacio Real de Madrid. Ministerio de defensa de España.
https://www.defensa.gob.es/guardiareal/Menu/Actividades/paradas/Relevo_solemne/
Real Academia Española. (s. f.). Protocolo. En Diccionario de la lengua española.
Recuperado el 25 de enero de 2022 de: https://dle.rae.es/protocolo
Vanity Fair. (2020). Las fotos y anécdotas de la coronación de la reina Isabel II.
Revista Vanity Fair. https://www.revistavanityfair.es/realeza/galerias/coronacion-
reina-isabel-ii/9240/image/603644
Ideas clave
El Protocolo en la Organización de Actos
Tema 1. Ideas clave
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El futuro de la profesión de protocolo
Fuente Lafuente, C. (2019). El futuro de la profesión de protocolo. CFBlog.
https://carlosfuente.es/2019/04/el-futuro-de-la-profesion-de-protocolo/
Carlos Fuente, experto en protocolo y organización de eventos, reflexiona sobre
cómo debe evolucionar la profesión de protocolo, con visión de futuro, y de qué
manera los profesionales han de formarse y adaptarse a los requerimientos de los
eventos del siglo XXI.
A fondo
El Protocolo en la Organización de Actos
Tema 1. A fondo
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María Antonieta (Título original: Marie Antoinette)
Histórico Digital. (2018). Protocolo y ceremonial de Versalles (María Antonieta 2006).
[Vídeo]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=_vSvXtzyf70
María Antonieta es el nombre de la película inspirada en la biografía histórica Marie-
Antoinette: The Journey, de Antonia Fraser, y nos muestra el ceremonial y protocolo
en la corte de Versalles del siglo XVIII a través del personaje, quien fuera reina de
Francia hasta la caída del régimen monárquico con la Revolución Francesa. Este
fragmento nos muestra a la perfección, a través de varias escenas de la película, el
rígido protocolo al que se debían someter los miembros de la corte con normas que,
lejos de facilitarles el día a día, complicaban las relaciones personales con el único
fin de perpetuar los roles de poder.
A fondo
El Protocolo en la Organización de Actos
Tema 1. A fondo
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1. ¿Qué significado tiene la palabra ‘protocolo’ según el diccionario y cómo
podemos adaptar la definición de la RAE al siglo XXI?
A. El protocolo es el conjunto de reglas establecidas por norma o por
costumbre para ceremonias y actos oficiales y solemnes. Esta definición
también es válida para el protocolo del siglo XXI.
B. El protocolo es el conjunto de reglas establecidas por norma o por
costumbre para ceremonias y actos oficiales y solemnes. Aun así, debemos
ampliar esta definición añadiendo que, además, también marca el
comportamiento en otros ámbitos de la esfera social, así como en eventos no
oficiales o de carácter privado.
C. El protocolo está siempre marcado por las costumbres y tradiciones de su
ámbito de aplicación, y por este motivo va evolucionando con el paso del
tiempo a la par que la sociedad.
D. El protocolo es la norma que rige la ordenación de las autoridades en los
eventos oficiales y se establece de nuevo con cada nueva legislatura.
2. ¿Qué áreas deben integrarse en el nuevo protocolo «integral o transversal»,
según Carlos Fuente Lafuente?
A. Comunicación, relaciones públicas, marketing, publicidad, creatividad,
nuevas tecnologías, aplicaciones multimedia, escenografía, diseño,
interiorismo, imagen, comercialización, realización y producción; todo ello bajo
habilidades directivas y de liderazgo de equipos.
B. Marketing, ventas y recursos humanos.
C. Solamente interviene el equipo directivo que toma las decisiones en base a
criterios estrictamente económicos.
D. Deben intervenir todas y cada una de las áreas de la empresa, para poner
en común los objetivos y definir una estrategia de protocolo que beneficie a
todos.
Test
El Protocolo en la Organización de Actos
Tema 1. Test
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3. ¿Cuál de los elementos del proceso de comunicación equivale al evento
propiamente dicho?
A. Emisor.
B. Receptor.
C. Canal.
D. Código.
4. Relaciona cada una de las funciones de la comunicación con su definición.
Función informativa 1 A Busca convencer al receptor
Función persuasiva 2 B El mensaje aporta conocimiento
Función formativa 3 C Busca entretener al receptor
Función de entretenimiento 4 D Transmite información de manera objetiva
5. ¿Cuál es la diferencia entre un acto oficial de carácter general y un acto oficial de
carácter especial?
A. Los actos oficiales de carácter general se organizan como respuesta a
acontecimientos propios de un ámbito específico. Los de carácter especial, en
cambio, tienen lugar con motivo de celebraciones o conmemoraciones a nivel
nacional, autonómico, provincial o local.
B. No existe tal distinción, ambos son exactamente iguales.
C. Los actos de carácter general son promovidos por una o varias
instituciones oficiales del estado, y los de carácter especial están organizados
por el resto de las instituciones y personas no oficiales.
D. Los actos oficiales de carácter general tienen lugar con motivo de
celebraciones o conmemoraciones a nivel nacional, autonómico, provincial o
local. Los de carácter especial, en cambio, se organizan como respuesta a
acontecimientos propios de un ámbito específico.
Test
El Protocolo en la Organización de Actos
Tema 1. Test
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6. Clasifica los siguientes eventos oficiales según si son de carácter general o de
carácter especial.
Entrega de Cartas Credenciales por parte de los nuevos
embajadores al Rey de España
1 A Acto oficial de
carácter general
Celebración del día de la Hispanidad 2 B Acto oficial de
carácter general
Entrega de despachos a los nuevos jueces 3 C Acto oficial de
carácter especial
Celebración del 2 de mayo, día de la Comunidad de Madrid 4 D Acto oficial de
carácter especial
7. ¿Cuál de los siguientes no es un criterio de clasificación de la comunicación?
A. Según la verbalización del mensaje.
B. Según el número de participantes y sus características.
C. Según la duración del mensaje.
D. Según el canal sensorial.
8. ¿En qué ámbitos se aplica el protocolo internacional?
A. Se aplica al personal diplomático de un país.
B. Ordena y jerarquiza los principales cargos de mando de una entidad
académica.
C. Regula las precedencias, tratamientos, símbolos e indumentarias de cada
religión y sus ceremonias.
D. Rige las relaciones de altos cargos estatales con sus homónimos en otros
países.
Test
El Protocolo en la Organización de Actos
Tema 1. Test
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9. ¿Cuál de estos elementos representa una característica del protocolo del siglo
XXI?
A. Horizontalidad y transparencia.
B. Acercamiento.
C. Equilibrio.
D. Todas las anteriores son correctas.
10. Relaciona cada uno de los siguientes elementos del proceso de comunicación
con su representación en un evento.
Emisor 1 A Asistente al evento
Mensaje 2 B Información que el organizador quiere transmitir a los asistentes
Canal 3 C Evento propiamente dicho
Receptor 4 D Institución o empresa que promueve y organiza el evento
Test
El Protocolo en la Organización de Actos
Tema 1. Test
31
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  • 1. Tema 1 El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Protocolo en la organización de actos
  • 2. Índice Esquema Ideas clave 1.1. Introducción y objetivos 1.2. Protocolo: concepto y características 1.3. El proceso de comunicación 1.4. Tipos de eventos 1.5. Referencias bibliográficas A fondo El futuro de la profesión de protocolo María Antonieta (Título original: Marie Antoinette) Test
  • 3. Esquema El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Esquema 3 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 4. 1.1. Introducción y objetivos ¿Qué es el protocolo? ¿Cuáles son sus características? ¿Para qué sirve? ¿Cómo ha evolucionado en el tiempo? ¿En qué circunstancias debemos aplicarlo y cómo hacerlo en cada caso? A partir de la definición que nos da la Real Academia Española del vocablo protocolo, este tema pretende analizarlo a fondo poniendo en consideración sus características según cada contexto, con el motivo de aportar una definición ampliada y actualizada del término, que corresponda con lo que hoy en día un experto en la materia debe conocer y aplicar. Una vez aclarado el significado de protocolo, nos adentraremos en el proceso comunicativo, conceptos básicos para entender la necesidad de desarrollar eventos como parte de la estrategia de comunicación de cualquier entidad u organización. Además, se le dará al estudiante una visión general sobre los tipos de eventos que podemos organizar en función de quién los planifica, quiénes son los asistentes o dónde se llevan a cabo, entre otras cuestiones. Al finalizar la lectura de este tema, el estudiante deberá: Saber definir el término ‘protocolo’ adaptado a los eventos del siglo XXI, cuáles son sus características y en qué situaciones es de obligado o necesario cumplimiento. Distinguir entre los distintos tipos de protocolo, según su ámbito de aplicación. Conocer los diferentes elementos que intervienen en el proceso de comunicación y su extrapolación a los eventos. Saber clasificar, en términos generales, los diferentes actos que pueden celebrarse. Conocer qué vías de comunicación tiene una corporación, cuál es la más efectiva según los objetivos de cada caso y cuáles son sus públicos. ▸ ▸ ▸ ▸ ▸ Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 4 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 5. Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 5 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 6. 1.2. Protocolo: concepto y características Según la definición que nos ofrece el diccionario de la Real Academia Española (s. f.), el protocolo es ‘el conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes’. El protocolo es la disciplina que engloba todas las indicaciones o recomendaciones que aplicarán los organizadores de un evento a la hora de diseñarlo, así como el conjunto de sus asistentes. El concepto ‘protocolo’ ha existido desde el inicio de la cultura humana con el objetivo principal de enfatizar la representación del poder o de un evento de relevancia dentro de la comunidad a través de una puesta en escena impactante que transmita este mensaje con claridad y efectividad a cualesquiera que sean los receptores. El protocolo no es un elemento propio y exclusivo de una región, ni de una cultura o momento histórico, sino que se ha sabido adaptar a las necesidades de cada circunstancia a lo largo del tiempo. Podemos observarlo, pues, en infinidad de situaciones: rituales tribales, ceremonias religiosas, coronaciones reales, mítines políticos, nombramientos de cargos directivos empresariales, entre otros. Veamos, a continuación, una breve ejemplificación de la práctica del protocolo en algunas de las ceremonias realizadas alrededor del mundo y en diferentes momentos de la historia de la humanidad. Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 6 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 7. Ceremonia de iniciación de la tribu Masái Figura 1. Retrato de un niño masái participando en una ceremonia de iniciación: el paso de la infancia a la edad adulta. Fuente: elconfidencial.com [2018] Los masáis son una tribu autóctona de Kenia y Tanzania, que se estima que cuenta con unos 880 mil miembros, aproximadamente. En la mayoría de los poblados se conserva la religión tradicional, que está estrechamente unida a su estilo de vida nómada. Su día a día se encuentra cargado de ritos, ceremonias y conmemoraciones que responden a diferentes objetivos y se inician con la celebración de un nacimiento, el paso de niño a hombre, las discusiones públicas de ancianos o las adoraciones y ofrendas a su Dios. La ceremonia de iniciación de la tribu Masái de Kenia y Tanzania es un ritual a través del que se entiende que el niño pasa a convertirse en un hombre. Para ello, es bendecido con leche y se le practica la circuncisión, entre otras acciones. A partir de este momento, los jóvenes devienen adultos preparados para la caza, la guerra y el cuidado de la familia. Este ritual es conducido por el laibon o profeta, figura intermediaria entre el pueblo y la divinidad. Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 7 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 8. Ceremonia de coronación de la reina Isabel II de Inglaterra Figura 2. Imagen de la reina Isabel II durante su ceremonia de coronación, celebrada el día 2 de junio de 1953. Fuente: revistavanityfair.es [2020] Ocho mil personalidades —principalmente miembros de la nobleza, jefes de Estado y de Gobierno extranjeros y el clero— asistieron al acto de coronación de la reina Isabel II de Inglaterra, el 2 de junio de 1953, en la Abadía de Westminster. Fue el primer evento a nivel internacional emitido por televisión. El protocolo marca que la coronación debe tener lugar un año después de la muerte del anterior monarca, tiempo dedicado a rendirle luto. El programa marcó iniciar la celebración con una presentación de la nueva soberana al pueblo, para que este la aclamara. Seguidamente, Isabel II juró defender la ley y los valores de la Iglesia anglicana para, a continuación, ser coronada e investida con las joyas reales. Antes de finalizar el acto, la monarca recibió el homenaje de sus súbditos. Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 8 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 9. Reunión de los directivos del BBVA Figura 3. Escena de la reunión de los directivos del BBVA en el año 2013. Fuente: McGuffin (2015). La agencia madrileña de eventos y comunicación MacGuffin fue la encargada de diseñar y ejecutar la reunión de directivos del banco BBVA del año 2013, que tuvo lugar los días 16 y 17 de marzo en el auditorio Museu Blau, centro de convenciones ubicado en el parque del Fórum de Barcelona. Con una asistencia de mil ochocientas personas, el evento fue mucho más allá de una simple reunión de trabajo. Se creó una experiencia memorable, innovadora y diferenciadora con una puesta en escena original y llena de elementos audiovisuales y tecnológicos. Se incluyeron espectáculos musicales, la participación de personas relevantes de diferentes áreas de la sociedad, charlas motivacionales y mesas redondas, además de los tradicionales discursos corporativos y la presentación de informes de resultados. Más allá de los ejemplos que acabamos de exponer, podemos determinar que la definición de la RAE es demasiado limitada en algunos aspectos. Si bien el protocolo rige la organización de las ceremonias y los actos oficiales y solemnes, también Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 9 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 10. marca el comportamiento de muchos otros ámbitos de la vida cotidiana, así como en los eventos de carácter privado o social. Los distintos tipos de protocolo pueden clasificarse según el área en el que se aplican. Tabla 1. Los distintos tipos de protocolo. Fuente: elaboración propia. Llegados a este punto, podemos complementar la definición de la RAE y concluir que el protocolo es el conjunto de normas y reglas legisladas, o establecidas, a partir del Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 10 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 11. uso, la costumbre y la tradición, cuyo objetivo principal es determinar el comportamiento, las precedencias y los honores de las personas y símbolos en la organización de actos públicos o privados de carácter formal, tanto oficiales como no oficiales, con solemnidad o sin ella. Tengamos en cuenta, sobre todo, que no solo de las normas escritas vive el protocolo. En muchos ámbitos —empresarial y social, por ejemplo— no tenemos una legislación como tal, pero el uso y la costumbre han convertido ciertos comportamientos, aceptados por la mayoría, en necesarios y obligatorios. Más allá de su definición, el protocolo es inevitablemente una disciplina viva y flexible que necesita evolucionar para adaptarse a las exigencias de cada momento histórico, cultural, político o social. Entrados de lleno en el siglo XXI, el protocolo no puede ser, en ningún caso, rígido y generador de problemas, sino que debe aportar soluciones a la hora de organizar cualquier tipo de evento. Las principales características que podemos destacar del protocolo actual son: Figura 4. Principales características del protocolo del siglo XXI. Fuente: elaboración propia. Horizontalidad y transparencia: el protocolo ya no se basa en jerarquías marcadas, sino que, hoy en día, se busca suavizar e incluso romper las barreras ▸ Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 11 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 12. entre personas de distinto rango social o profesional, entre «los de arriba y los de abajo», entre el anfitrión y sus invitados, entre el presidente y los ciudadanos, etc. Acercamiento: se hace uso de fórmulas ceremoniosas sencillas y sobrias, buscando destacar más a las personas que a su entorno. Equilibrio: con el objetivo de no marcar claras diferencias, el protocolo actual mezcla las jerarquías, hace uso de la alternancia en las listas de invitados, renueva las antiguas fórmulas ceremoniales, etc., siempre desde la flexibilidad en la organización y el trato. Hoy en día, el protocolo y su papel en la organización de eventos ha evolucionado para adaptarse a las nuevas circunstancias y a los avances tecnológicos y de producción. Carlos Fuente Lafuente traza las líneas de un nuevo protocolo integral o transversal que integre no solo la normativa tradicional, sino también las áreas de comunicación, relaciones públicas, marketing, publicidad, creatividad, nuevas tecnologías, aplicaciones multimedia, escenografía, diseño, interiorismo, imagen, comercialización, realización y producción; todo ello bajo habilidades directivas y de liderazgo de equipos. (Fuente, C., 2007). ▸ ▸ Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 12 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 13. 1.3. El proceso de comunicación La comunicación, entendida como la acción consciente de intercambiar mensajes entre uno o más interlocutores, es uno de los objetivos principales del organizador de cualquier evento, quien no es más que el medio que enfatiza dicho mensaje y lo hace memorable para el receptor a través de una serie de técnicas de marketing, creatividad y ventas. Este mensaje puede ser de muchos tipos en función de quién sea el emisor. Por ejemplo, un partido político va a querer convencer a sus potenciales votantes de que es la mejor opción para gobernar una región; una cadena hotelera buscará ser el hospedaje de referencia en un destino vacacional y que los turistas se alojen en sus habitaciones; una orden religiosa intentará captar y mantener la mayor cantidad de adeptos posibles. Figura 5. Esquema de los elementos que intervienen en el proceso comunicativo. Fuente: elaboración propia. Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 13 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 14. En cualquier proceso de comunicación, independientemente de que sea más simple o complejo, intervienen una serie de factores: el emisor envía un mensaje al receptor a través de un canal usando un código o conjunto de signos que ambas partes saben interpretar, todo ello englobado en un contexto determinado. Trasladando este esquema al caso concreto de un evento, entenderíamos como emisor a la institución, empresa, organismo o persona que promueve y organiza el acto, y como receptor, a todos los asistentes (o el público que lo pueda seguir en directo o en diferido a través de los medios de comunicación). A su vez, el mensaje es el centro del evento, igual que lo es en el proceso comunicativo: la información que el organizador quiere transmitir al asistente. En este caso, el canal será el evento propiamente dicho y todas las acciones que se incluyan en él, usadas para enfatizar dicho mensaje. Finalmente, entenderemos el contexto como el entorno o circunstancias en las que se desarrollará el evento, ya sea el espacio físico, el marco de referencia cultural o el contexto social. El proceso de comunicación distingue diferentes funciones dependiendo de cuáles sean las intenciones del emisor o, en este caso, del anfitrión del evento. Figura 6. Esquema de las funciones de la comunicación. Fuente: elaboración propia. La función informativa se basa en datos reales y verificables para transmitir una información objetiva. Entraría dentro de esta categoría, por ejemplo, la redacción periodística. La función persuasiva busca convencer al receptor, inferir en su opinión o modificar su conducta. La propaganda política tiene este objetivo, por ejemplo. ▸ ▸ Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 14 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 15. En la función formativa, el mensaje aporta conocimiento al receptor con un fin educativo. Cualquier proceso comunicativo en un entorno formativo cumple esta función. La función de entretenimiento busca, básicamente, entretener al receptor. Por ejemplo, una obra de teatro. Los eventos deben estar estrechamente ligados a la estrategia comunicativa de cualquier entidad y diseñarse en base al cumplimiento de estos objetivos. Así pues, antes de plantearnos cómo y cuál será la ejecución de cualquier acto, debemos entender los tipos de comunicación que existen según a quién nos dirigimos, el mensaje que le queremos transmitir y cómo llevamos a cabo este proceso. Solo así seremos capaces de diseñar un evento en consonancia con dichos objetivos. Figura 7. Criterios de clasificación de la comunicación. Según la verbalización del mensaje Comunicación verbal: hace uso de las palabras y signos orales o escritos para hacer llegar el mensaje desde el emisor hasta el receptor. Comunicación no verbal: transmite mensajes sin el uso de las palabras, e incluso en ocasiones de forma no consciente. Incluiríamos en esta clasificación los movimientos corporales, las posturas o las miradas, entre otros. ▸ ▸ ▸ • ☐ ☐ Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 15 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 16. Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 16 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 17. Según el número de interlocutores y sus características Individual: es el proceso de comunicación más básico, en el que solamente intervienen un emisor y un receptor. Colectiva: se genera entre dos o más personas intercambiando mensajes. Intragrupal: comunicación entre individuos que pertenecen a un mismo grupo o colectivo. Intergrupal: se da cuando interactúan dos grupos distintos, por ejemplo, los actores y actrices de una compañía de teatro y sus espectadores. Comunicación de masas: un único emisor lanza un mensaje que va a ser recibido e interpretado por un número masivo de receptores, también conocidos como audiencia. Según el canal sensorial Comunicación visual: los mensajes se transmiten a través de acciones que pueden ser percibidas por el sentido de la vista. Por ejemplo, anuncios en vallas publicitarias. Comunicación auditiva: la información se recibe y sintetiza a través del oído. La música entraría dentro de este tipo de canal comunicativo. Comunicación táctil: en este caso, el mensaje se recibe por el sentido del tacto, como podría pasar en un libro escrito en braille. Comunicación olfativa: nuestro sentido del olfato es el canal a través del cual percibimos la información que, por ejemplo, nos puede transmitir un perfume. Comunicación gustativa: la información se envía a través de las papilas gustativas, responsable del sentido del gusto. Cuando un chef elabora el menú de un evento está transmitiendo una gran cantidad de mensajes a sus ▸ • • • • • ▸ • • • • • Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 17 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 18. comensales. Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 18 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 19. 1.4. Tipos de eventos Definimos como evento cualquier acción o acontecimiento que haya sido previamente diseñado, planificado y organizado en base a un objetivo, y en el cual se invita a un número mayor o menor de personas para hacerles llegar un mensaje a través de experiencias, actividades o estímulos. Los eventos son una potente herramienta de comunicación que deben entenderse siempre dentro de la cultura empresarial, la identidad corporativa y la imagen de marca, además de trabajar a favor de los objetivos generales de la empresa, institución o entidad organizadora. Gracias al contacto directo con el público, se puede aprovechar para enviar mensajes clave de manera impactante y memorable. Hay que tener en cuenta que un evento exitoso debe planificarse milimétricamente, puesto que, al desarrollarse en tiempo real, no permite una segunda oportunidad. La gestión de incidencias se detallará a la perfección para reaccionar de manera rápida y efectiva en el supuesto caso que se produzcan. Cada evento es único e irrepetible, por lo tanto, debemos plantearlo y planificarlo como una experiencia única y completa. La creatividad y la originalidad, pero también una rigurosa planificación, son la base del trabajo del organizador de eventos y el responsable de protocolo de cualquier institución. Es importante conocer la diversidad de los eventos para entender sus características y objetivos principales. Podemos clasificarlos distinguiéndolos en base a diferentes criterios. De manera general, y basándonos en la naturaleza de la entidad organizadora, encontramos dos tipos de eventos: Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 19 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 20. Figura 8. Esquema de clasificación de los eventos según la naturaleza de la entidad organizadora.Fuente: elaboración propia. Eventos oficiales: son aquellos actos promovidos y organizados por una o varias instituciones oficiales del estado, con carácter solemne y normalmente con la presencia de autoridades, su precedencia será regulada por el Real Decreto 2099/03 sobre Ordenación General de Precedencias en España. Actos de carácter general: tienen lugar con motivo de celebraciones o conmemoraciones a nivel nacional, autonómico, provincial o local. Por ejemplo: Día de la Hispanidad. Actos de carácter especial: se organizan como respuesta a acontecimientos propios de un ámbito específico. Serían un ejemplo de este tipo de eventos las juras de bandera militares y civiles organizadas por el Ministerio de Defensa del Estado. Eventos no oficiales: actos promovidos por el resto de las instituciones y personas no oficiales del estado que, además, por su trascendencia, pueden ser públicos o ▸ • • ▸ Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 20 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 21. privados. Actos públicos: están abiertos a la participación de personas ajenas a la institución convocante, sean de carácter libre o restringido, y cuyo objetivo esencial es el de transmitir un mensaje a la sociedad. Actos privados: suelen tener una concurrencia reducida y no buscan enviar un mensaje de manera masiva, sino simplemente al pequeño grupo de personas asistentes. Debemos tener en cuenta que podríamos ahondar más en esta clasificación desgranando uno por uno todos los actos que se pueden organizar desde cada sector de la sociedad: actos militares, actos empresariales, actos sociales, actos académicos, entre otros, pero esta tarea corresponde al temario de cada una de las asignaturas específicamente dedicadas a tal fin. Veamos, para finalizar, algunos ejemplos de eventos, tanto oficiales como privados, y sus características. Acto oficial de carácter especial: relevo solemne de la Guardia Real en el Palacio Real de Madrid Figura 9. Escena del relevo solemne de la Guardia Real. Fuente: defensa.gob.es [s. f.] La Guardia Real celebra el primer miércoles de cada mes, a las 12 h, el • • Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 21 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 22. relevo solemne en el Palacio Real de Madrid, con el fin de recuperar y mantener las tradiciones de esta institución centenaria. Su entrada es libre y gratuita para todo aquel que quiera verlo. Tal y como se indica en la página web del Ministerio de Defensa, la secuencia general de este acto es la siguiente: Establecimiento de los puestos de guarda en la plaza de la Armería. Revista de la guardia entrante en la plaza de Oriente. Entrada de la guardia saliente en la plaza de la Armería. Desfile de la guardia entrante y entrada en la plaza de la Armería. Solicitud para iniciar el relevo de los comandantes jefes de las guardias al coronel jefe. Relevo de los puestos de artillería y caballería. Relevos de los puestos de centinela a pie. Retirada de las guardias. Desfile de la guardia saliente. Acto oficial de carácter especial: acto de entrega de las Medallas de Andalucía ▸ ▸ ▸ ▸ ▸ ▸ ▸ ▸ ▸ Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 22 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 23. Figura 10. Imagen del acto de entrega de las Medallas de Andalucía en el año 2021. Fuente: sevilla.abc.es [2021] El acto de entrega de las Medallas de Andalucía se celebra, desde 1985, el 28 de febrero, coincidiendo con el día de esta comunidad, con el fin de reconocer «las acciones, servicios y méritos excepcionales o extraordinarios realizados en tiempos de paz por ciudadanos, grupos o entidades andaluces, españoles o extranjeros» en el «ejercicio de virtudes individuales o colectivas que tengan como referencia la solidaridad y el trabajo en beneficio de los demás ciudadanos» (tal como estipula el Decreto 11/85 de 5 de junio por el que se regula dicho evento). Se conceden un máximo de diez medallas, entre las que se incluyen disciplinas como el deporte, las ciencias sociales, la economía o la investigación, entre otras. Además, desde el año 2020 se ha añadido una nueva categoría honorífica de carácter extraordinaria: la Medalla de Honor. Los galardonados obtienen, también, el tratamiento de Ilustrísimo/a Señor/a. Se trata de un evento retransmitido por los medios de comunicación, aunque solo pueden asistir de manera presencial las personas que han sido previamente invitadas. Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 23 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 24. En este vídeo (Clases de eventos según el tipo de comunicación: eventos internos y eventos externos) se expondrá de forma teórica, junto con ejemplos prácticos, la clasificación de los eventos según sus características y objetivos comunicativos. Accede al vídeo:https://unir.cloud.panopto.eu/Panopto/Pages/Embed.aspx? id=e0b55b4f-4fb6-4cb5-b8ce-ad3700b2d7b9 Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 24 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 25. 1.5. Referencias bibliográficas ABC de Sevilla. (2021). En imágenes, entrega de las Medallas de Andalucía con motivo del 28-F. ABC de Sevilla. https://sevilla.abc.es/andalucia/sevi-imagenes- entrega-medallas-andalucia-402041970531-20210228172351_galeria.html? ref=https%3A%2F%2Fwww.google.com%2F El Confidencial. (2018). Cómo se hacen hombres los niños masái. El Confidencial. https://www.elconfidencial.com/multimedia/album/mundo/2018-08-29/como-se- hacen-hombres-los-ninos-masai_1608832/ Fuente Lafuente, C. (2007). Protocolo para eventos. Técnicas de organización de Actos I. Ediciones Protocolo. MacGuffin. (2015). BBVA reunión directivos 2013 by MacGuffin [Vídeo]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=hUXSDcYmhcE Ministerio de Defensa de España. (s. f.). El Relevo solemne de la guardia en el Palacio Real de Madrid. Ministerio de defensa de España. https://www.defensa.gob.es/guardiareal/Menu/Actividades/paradas/Relevo_solemne/ Real Academia Española. (s. f.). Protocolo. En Diccionario de la lengua española. Recuperado el 25 de enero de 2022 de: https://dle.rae.es/protocolo Vanity Fair. (2020). Las fotos y anécdotas de la coronación de la reina Isabel II. Revista Vanity Fair. https://www.revistavanityfair.es/realeza/galerias/coronacion- reina-isabel-ii/9240/image/603644 Ideas clave El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Ideas clave 25 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 26. El futuro de la profesión de protocolo Fuente Lafuente, C. (2019). El futuro de la profesión de protocolo. CFBlog. https://carlosfuente.es/2019/04/el-futuro-de-la-profesion-de-protocolo/ Carlos Fuente, experto en protocolo y organización de eventos, reflexiona sobre cómo debe evolucionar la profesión de protocolo, con visión de futuro, y de qué manera los profesionales han de formarse y adaptarse a los requerimientos de los eventos del siglo XXI. A fondo El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. A fondo 26 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 27. María Antonieta (Título original: Marie Antoinette) Histórico Digital. (2018). Protocolo y ceremonial de Versalles (María Antonieta 2006). [Vídeo]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=_vSvXtzyf70 María Antonieta es el nombre de la película inspirada en la biografía histórica Marie- Antoinette: The Journey, de Antonia Fraser, y nos muestra el ceremonial y protocolo en la corte de Versalles del siglo XVIII a través del personaje, quien fuera reina de Francia hasta la caída del régimen monárquico con la Revolución Francesa. Este fragmento nos muestra a la perfección, a través de varias escenas de la película, el rígido protocolo al que se debían someter los miembros de la corte con normas que, lejos de facilitarles el día a día, complicaban las relaciones personales con el único fin de perpetuar los roles de poder. A fondo El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. A fondo 27 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 28. 1. ¿Qué significado tiene la palabra ‘protocolo’ según el diccionario y cómo podemos adaptar la definición de la RAE al siglo XXI? A. El protocolo es el conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales y solemnes. Esta definición también es válida para el protocolo del siglo XXI. B. El protocolo es el conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales y solemnes. Aun así, debemos ampliar esta definición añadiendo que, además, también marca el comportamiento en otros ámbitos de la esfera social, así como en eventos no oficiales o de carácter privado. C. El protocolo está siempre marcado por las costumbres y tradiciones de su ámbito de aplicación, y por este motivo va evolucionando con el paso del tiempo a la par que la sociedad. D. El protocolo es la norma que rige la ordenación de las autoridades en los eventos oficiales y se establece de nuevo con cada nueva legislatura. 2. ¿Qué áreas deben integrarse en el nuevo protocolo «integral o transversal», según Carlos Fuente Lafuente? A. Comunicación, relaciones públicas, marketing, publicidad, creatividad, nuevas tecnologías, aplicaciones multimedia, escenografía, diseño, interiorismo, imagen, comercialización, realización y producción; todo ello bajo habilidades directivas y de liderazgo de equipos. B. Marketing, ventas y recursos humanos. C. Solamente interviene el equipo directivo que toma las decisiones en base a criterios estrictamente económicos. D. Deben intervenir todas y cada una de las áreas de la empresa, para poner en común los objetivos y definir una estrategia de protocolo que beneficie a todos. Test El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Test 28 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 29. 3. ¿Cuál de los elementos del proceso de comunicación equivale al evento propiamente dicho? A. Emisor. B. Receptor. C. Canal. D. Código. 4. Relaciona cada una de las funciones de la comunicación con su definición. Función informativa 1 A Busca convencer al receptor Función persuasiva 2 B El mensaje aporta conocimiento Función formativa 3 C Busca entretener al receptor Función de entretenimiento 4 D Transmite información de manera objetiva 5. ¿Cuál es la diferencia entre un acto oficial de carácter general y un acto oficial de carácter especial? A. Los actos oficiales de carácter general se organizan como respuesta a acontecimientos propios de un ámbito específico. Los de carácter especial, en cambio, tienen lugar con motivo de celebraciones o conmemoraciones a nivel nacional, autonómico, provincial o local. B. No existe tal distinción, ambos son exactamente iguales. C. Los actos de carácter general son promovidos por una o varias instituciones oficiales del estado, y los de carácter especial están organizados por el resto de las instituciones y personas no oficiales. D. Los actos oficiales de carácter general tienen lugar con motivo de celebraciones o conmemoraciones a nivel nacional, autonómico, provincial o local. Los de carácter especial, en cambio, se organizan como respuesta a acontecimientos propios de un ámbito específico. Test El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Test 29 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 30. 6. Clasifica los siguientes eventos oficiales según si son de carácter general o de carácter especial. Entrega de Cartas Credenciales por parte de los nuevos embajadores al Rey de España 1 A Acto oficial de carácter general Celebración del día de la Hispanidad 2 B Acto oficial de carácter general Entrega de despachos a los nuevos jueces 3 C Acto oficial de carácter especial Celebración del 2 de mayo, día de la Comunidad de Madrid 4 D Acto oficial de carácter especial 7. ¿Cuál de los siguientes no es un criterio de clasificación de la comunicación? A. Según la verbalización del mensaje. B. Según el número de participantes y sus características. C. Según la duración del mensaje. D. Según el canal sensorial. 8. ¿En qué ámbitos se aplica el protocolo internacional? A. Se aplica al personal diplomático de un país. B. Ordena y jerarquiza los principales cargos de mando de una entidad académica. C. Regula las precedencias, tratamientos, símbolos e indumentarias de cada religión y sus ceremonias. D. Rige las relaciones de altos cargos estatales con sus homónimos en otros países. Test El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Test 30 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
  • 31. 9. ¿Cuál de estos elementos representa una característica del protocolo del siglo XXI? A. Horizontalidad y transparencia. B. Acercamiento. C. Equilibrio. D. Todas las anteriores son correctas. 10. Relaciona cada uno de los siguientes elementos del proceso de comunicación con su representación en un evento. Emisor 1 A Asistente al evento Mensaje 2 B Información que el organizador quiere transmitir a los asistentes Canal 3 C Evento propiamente dicho Receptor 4 D Institución o empresa que promueve y organiza el evento Test El Protocolo en la Organización de Actos Tema 1. Test 31 © Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)