FSM :: Los congresos y su sistema. Argentina: pais sudamericano de congresos del 2000

M. FLORENCIA SAN MARTIN
I
......................................................................................................................INDICE
INTRODUCCION 1
PREFACIO 2
CAPITULO PRIMERO 3
LOS ORGANISMOS GENERADORES DE CONGRESOS
1.1 ¿Qué es un Congreso? 3
1.2 Tipología de los Organismos 6
1.3 Tipología de Congresos y Reuniones 8
CAPITULO SEGUNDO 14
LAS FIGURAS PROFESIONALES
2.1 Los Organizadores Profesionales de Congresos 14
2.2 Los Meeting Planners 16
2.3 Las Hostess de Congresos 16
2.4 Los Intérpretes de Congresos 16
2.5 Empresas de Servicio Varios 16
CAPITULO TERCERO 20
LAS SEDES DE CONGRESOS
3.1 Criterio de la Elección de un País 20
3.2 Criterio de Elección de la Sede y la Localidad 23
3.3 Etapas de la Elección 29
3.4 Edificios, Sedes y Centros de Congresos 32
3.5 Las Sedes Hoteleras de Congresos 34
CAPITULO CUARTO 38
EL MERCADO DE LOS CONGRESOS
CAPITULO QUINTO 49

M. FLORENCIA SAN MARTIN
II
LAS TECNICAS DE MARKETING EN EL SISTEMA DE LOS
CONGRESOS
5.1 La Promoción 49
5.2 La Comercialización 54
5.3 La Publicidad 55
5.4 Las Relaciones Públicas 56
CAPITULO SEXTO 58
LOS CONVENTION BUREAU
6.1 ¿Qué son los Convention Bureau? 58
6.2 Plan de Trabajo para la Creación del BUCOA 59
6.3 Proyecto de Estatuto - Municipalidad de la Ciudad de Bs. As 62
6.4 Documento de Investigación sobre los CVB. 65
CONCLUSIONES 67
BIBLIOGRAFÍA 71
ANEXO 1
Congresos Internacionales S.A.
ANEXO 2
Anteproyecto - VII Congreso Mundial Brahman
ANEXO 3
Baltimor Convention Center
ANEXO 4
Aproximación a La Situación Hotelero - Gastronómica
ANEXO 5
Proyecto Turístico Estados Unidos y Argentina - 1er. Seminario Internacional
ANEXO 6
Guía para Congresos, Convenciones y Exposiciones Internacionales.

M.FLORENCIA SAN MARTIN
1
TITULO: “LOS CONGRESOS Y SU SISTEMA”
ARGENTINA: PAIS SUDAMERICANO DE CONGRESOS DEL 2000.
INTRODUCCION:
Hasta fines del siglo pasado, aquello que caracterizaba cualquier pensamiento que se
pudiera hacer en Europa o América del Norte con respecto a la Argentina, podía ser
resumido en una sola palabra “lejana”.
Con ese término se entendía no solo una efectiva distancia en kilómetros, sino también con
respecto al desarrollo del país, a las estructuras sociales, a la estabilidad económica,
política, etc.
Pero está realmente lejana la Argentina en 1994 ?.
Estamos totalmente convencidos de que no es así y por el contrario creemos que está
mucho más cerca de lo que el mundo entero pueda imaginar.
El objetivo principal de esta tesis, basado en la veracidad de esta afirmación y congruente
con una “Argentina: País Sudamericano de Congresos del 2000”, es desarrollar el concepto
del sistema en el cual los Congresos se llevan a cabo.

M.FLORENCIA SAN MARTIN
2
PREFACIO
La actividad turística en conjunto con la actividad de congresos ha alcanzado ingresos
económicos por 2.336 millones de U$S en 1991, el 4% del PBI (1)
Esto ha llamado la atención de los docentes de la Disciplina Turística, Hoteleros,
Administradores públicos, etc.. Los docentes, enfrentan el fenómeno en términos
didácticos, proporcionan esa poca información recolectada de las revistas especializadas y
de medios de comunicación de la más alta y distintiva difusión. El objetivo que estos
puedan alcanzar dependerá de las fuentes de las cuales disponen y de la sensibilidad de los
estudiantes, los cuales, terminados los estudios, podrán sólo decir que en Argentina el
turismo de congresos está en vías de desarrollo, que los congresos son organizados en
períodos de baja temporada, que desempeñan una función importante en el equilibrio entre
temporada alta y temporada baja y que el organizador viene denominado P.C.O.
(Professional Congress Organizer).
Muchos hoteleros, fuertemente interesados por el fenómeno, han realizado inversiones en
sus alojamientos, y se proponen continuar haciéndolo. Pero invierten en estructuras e
infraestructuras de congresos sin tener en cuenta la calidad de los servicios y las
características de la demanda, auto definiendo el propio hotel “sede de congresos”, sin
relación alguna. Los Entes públicos sólo hace poco tiempo han comenzado a interesarse en
el tema. Cierto es que no se puede decir que se hallan interesado lo suficiente, por el
contrario, desde el punto de vista normativo, casi nada; de hecho han solo aceptado
patrocinar algunas manifestaciones esporádicas.
Desde estas pocas consideraciones emerge a nuestro aviso la necesidad de una mayor y más
integrada información que nosotros nos proponemos proveer con los siguientes objetivos:
1) Discutir sobre el producto “Congresos” en términos correctos y precisos.
2) Contribuir a formar un cuadro de los roles y de las actividades en el sistema de
Congresos.
(1)
Fuente: AOCA 1993

CAPITULO 1: LOS ORGANISMOS GENERADORES DE CONGRESOS M. FLORENCIA SAN MARTIN
3
CAPITULO PRIMERO
LOS ORGANISMOS GENERADORES DE CONGRESOS
1.1 ¿QUE ES UN CONGRESO ?
El significado etimológico:
La palabra congreso proviene del latín “Congressus”, del verbo “Congredior”, que significa
caminar juntos, encontrarse.
Para poder encontrarse, “caminar juntos” (juntos obviamente metafóricamente, interpretado
como “camino cultural”) es necesario referirse a un determinado lugar, equipado para el
encuentro: esto presupone el uso de medios de transporte, de estructuras receptivas y de la
existencia de un ámbito apto para el encuentro. Nace por lo tanto de esta necesidad una
serie de interconexiones entre el congreso entendido como evento congregativo y todo el
macrosistema socioeconómico, cultural y turístico del territorio que alberga al congreso.
El objetivo específico es por lo tanto el reunir a personas para que se comuniquen o
intercambien información, conocimientos, tomen decisiones, establezcan principios y tipos
de comportamiento, adopten estrategias, etc.
El nacimiento de los Congresos modernos, según la mayor parte de los estudiosos,
comienza con el Congreso de Viena en 1814/15 1, en el cual participaron emperadores,
reyes, príncipes, ministros y el cual definió el receso de Europa en la época napoleónica.
También existen algunos rumores que nos dicen que el primer Congreso se realizó en
Florencia (Italia), en 1640, con el objetivo de intercambiar conocimientos que hacen a la
medicina.
El significado técnico:
El congreso es un microsistema ficticio de vida asociada organizada, que se relaciona de
manera dinámica y dialéctica con el macrosistema sociológico, ambiental, cultural y
turístico del territorio que lo aloja, con la finalidad de informar, formar y comunicar.
1 E.Nicolardi - “Meeting & Congressi” - Milano - Octubre 1986

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Por microsistema ficticio se entiende toda la serie de servicios, prestaciones, consultoras y
organizaciones utilizadas para un determinado evento y absolutamente intransferibles a
otro, aunque sea del mismo tipo y para el mismo target.
Un congreso de hecho no será nunca igual a otro aunque se desarrolle en la misma
localidad por que las personas no serán las mismas, distinta será por lo tanto la psicología
de los congresistas, sus culturas, la manera de comunicarse y sus costumbres.
El significado sociológico:
En el encuentro de muchas personas contemporáneamente en la misma localidad y con el
mismo objetivo (aunque si el motivo por el cual participan no es el mismo), nace casi
automáticamente un verdadero y propio "microsistema de vida social" que refleja los
modelos de una sociedad civil estable muy evolucionada, pero privada de una verdadera
“identidad cultural”.
El tema del congreso de hecho le otorga el carácter “cultural” (cualquiera que sea el tema a
debatir) a la manifestación, pero no puede absolutamente darle el “sistema de relaciones
sociales” que se crea al interno.
Muchas son las diferencias y la diversidad de los protagonistas del evento, ya sean
congresistas, relatores, promotores, organizadores o simples prestadores de servicios.
No es por lo tanto suficiente con hablar el mismo idioma, desarrollar o discutir el mismo
tema del congreso o participar de los mismos acontecimientos durante el congreso, por que
el “microsistema” social que se ha ido constituyendo en el interno adquiere una verdadera y
propia identidad cultural.
Esta “identidad cultura” puede ser solo el fruto de pertenecer al mismo nivel antropológico-
cultural por parte de todos los protagonistas del momento.
De hecho: “La cultura (según el antropólogo E.B. Tylor) es aquel conjunto, aquella
totalidad, que comprende el conocimiento, las creencias, el arte, la moral, el derecho, las
costumbres y cualquier otra capacidad o hábito adquirido por el hombre como miembro de
una determinada sociedad”. 2
2 Edward Burnett Tylor - “Culturas Primitivas” - Londres 1817

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El microsistema de los Congresos puede tener un solo “modelo psicosociológico” como
resultado de los aportes individuales por parte de los congresistas de culturas, tradiciones,
hábitos, psicologías y experiencias distintas, las cuales en conjunto, están sujetas al logro
del objetivo común constituido por la finalidad del congreso.
Nace desde aquí y casi espontáneamente una típica forma de conducta social por parte de
los congresistas, favorecida más allá del tema, por el ambiente del congreso y la
colaboración de todos para el alcance de los objetivos del congreso, independientemente de
la motivación que ha empujado a cada uno a participar.
“La conducta social tiene orígenes por que un organismo es importante para otro como
parte constituyente de su ambiente” afirma B.F. Skinner. 3
El significado antropológico-cultural:
A qué modelos antropológicos-culturales nos podemos referir para llegar a los orígenes y
por consiguiente comprender el verdadero significado de aquella particular forma
congregativa que es un congreso?
Muchos recurren al modelo de el “ágora” griega entendida como asamblea popular y como
lugar público de reunión.
En épocas antiguas se reunía en el ágora de Atenas solo la asamblea plenaria, mientras que
en la edad clásica la palabra indicaba la plaza central de la ciudad, rodeada por los edificios
públicos más importantes como los senados, los templos, los tribunales: constituía un
verdadero centro político, moral y religioso pero también comercial.
Por cuanto se ha dicho resulta insuficiente la matriz del ágora como modelo del congreso
moderno.
Es necesario como mínimo “integrar” el modelo con otra institución de la Grecia antigua
como es el “Liceo” de Aristóteles, entendido como escuela y como ámbito en donde se
enseñaba y se aprendía paseando (de aquí la denominación de “escuela peripatética”).
3 Burrhus F. Skinner - “Ciencia y Comportamiento” - F. Angeli - Milano 1992

6
Pero el congreso no es solamente un lugar o medio para comunicar o aprender o “caminar
(pasear) juntos”; es en si mismo modelo de comunicación, de socialización y por lo tanto
también modelo cultural que se realiza solo con la participación activa colectiva.
Si nos referimos a la definición de cultura de E.B. Tylor, encontramos que todos los
aspectos que constituyen la esencia del mismo están sintetizados en el modelo de
Congresos y al interno de este pueden ser todos representados y realizados.
Por consiguiente las únicas formas antiguas de vida colectiva participativa de carácter
cultural/comunicacional que más se acercan a los modelos de Congresos son los antiguos
ritos religiosos.
Con esto no se quiere afirmar que el modelo “Congresos” sea un rito religioso, sobretodo
por que nuestra época está suficientemente sectorizada y materializada y como
consecuencia el concepto y el sentido del sobrenatural se encuentra cada vez menos
presente, ya sea en las manifestaciones sociales, en el pensamiento filosófico, sociológico,
científico y cultural de los grandes problemas de la vida cotidiana.
1.2 TIPOLOGÍA DE LOS ORGANISMOS
Al contrario de cualquier segmento o tipología de demanda turística, la demanda de
Congresos está preorganizada y vinculada a través de organismos asociados de distinta
naturaleza: esta no es una demanda individual, es colectiva, porque el congreso presupone
la intervención de más personas.
Cuando se habla de demanda de los Congresos nos debemos referir a los promotores o
generadores de Congresos y no a los congresistas por si solos.
Los principales organismos generadores de los Congresos son:
1) Las Organizaciones Internacionales de los gobiernos (O.I.G):
Se trata de organismos creados por los Estados con el objetivo de favorecer la comprensión
y la cooperación internacional y son negociados y reafirmados por los varios parlamentos
nacionales; ellos son Organismos de Derecho Público Internacional.
La O.N.U. es la más importante O.I.G. y de ella hacen parte directamente alrededor de 30
O.I.G. (FAO, OMS, UNESCO, FMI, GATT, etc.) y otras 300 lo hacen indirectamente.

7
Además del sistema O.N.U. existen en el mundo más de 300 O.I.G. de distinta naturaleza
(Organismos económicos, financieros, comerciales, políticos, técnicos, etc.) entre los cuales
se pueden nombrar la CEE, la OAS (Organización de los Estados Americanos), la OMT, la
NATO, entre otras.
2) Las Organizaciones Internacionales que No forman parte del gobierno (OING):
Según la definición de la ONU de 1968, es considerada OING “cualquier organización no
creada por un acuerdo entre gobiernos”; en el 1985 el consejo de Europa promovió la
“Convención Europea sobre el reconocimiento de la personalidad jurídica de las
organizaciones internacionales que no forman parte de un gobierno”, en la cual están
escritos los requisitos que ellos deben poseer para acceder a las disposiciones de las
convenciones:
- tienen que haber sido creadas en virtud de un acto jurídico válido según el derecho interno
de los estados;
- tienen que ejercer actividad por lo menos en dos estados.
La U.I.A (Union of International Associations) por lo contrario considera “Internacionales”
solo las OING que desarrollan su actividad en por lo menos 3 estados: esto naturalmente
repercute sobre las estadísticas de los Congresos Internacionales, para los cuales la U.I.A.
es considerada la fuente más acertada.
Según las fuentes más importantes el número de las OING es aproximadamente de 20.000
y produjeron en 1990, 8.504 Congresos Internacionales y el campo de actividad de los
mismos abarcó prácticamente todos los sectores: economía, finanzas, cultura, ciencia,
religión, derecho, política, sindicatos, servicios sociales, profesionales, comercio, medicina,
etc.
3) Las Empresas Multinacionales:
Estos organismos crean reuniones de tipo empresarial, educativo, conventions, etc. y el
número de estos eventos es seguramente mucho menor que el de las OING.
4) Las Asociaciones, Entes y Empresas Nacionales:

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Dadas las diferentes finalidades sociales y las tipologías, es válido el discurso realizado ya
sea para las OING que para las empresas multinacionales: sintetizando, cualquier sector o
estructura económica-productiva de una determinada dimensión, cualquier ente o
asociación nacional que encierre un cierto número de personas es un potencial promotor de
eventos congregativos.
5) Las Universidades:
Gran importancia tienen las universidades en la promoción de congresos, simposios, mesas
redondas de carácter científico o cultural, ya sea a nivel nacional como internacional, dadas
las múltiples conexiones que existen al interno del mundo académico y entre el mundo
académico y las diferentes realidades productivas, sociales, culturales y científicas.
1.3 TIPOLOGIAS DE CONGRESOS Y REUNIONES
Los compañeros del idioma anglosajón usan el termino “Meeting” como sinónimo de
evento congregativo. Cual es el termino argentino que deberíamos usar para evitar de ser
mal interpretados cuando queramos indicar genéricamente una congregación de personas?
Este requisito puede parecer académico, pero es importante desde el momento en que cada
tipo de convención tiene su propia especialidad. Un congreso es muy distinto a un simposio
y una convención empresarial posee características de exigencia diversas a las del
seminario.
Una contribución de claridad vino de un pequeño manual de “Terminología de Congresos”,
editado en el año 1987 por la Comisión de la Comunidad Europea y por la International
Association of Professional Congress Organizers (IAPCO), el cual será desarrollado mas
adelante.
En efecto las tipología son más numerosas si se consideran las especializaciones
emergentes. Tomemos como ejemplo el “work-shop”: en español se traduce como "grupo
de trabajo", término que probablemente no rinde a lleno la idea.
También las convenciones necesitan ser aclaradas: de hecho las “corporate convention”
tienen exigencias distintas a las “association convention”, siendo las segundas asimilables a
los Congresos mucho más que a los meeting empresariales.

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Existen, en fin, neologismos que caracterizan a los eventos que se hicieron importantes,
como el Briefing o también las reuniones convocadas para lanzar un producto o una
novedad, persiguiendo generalmente finalidades de motivación.
Se trata nada más que de diferencias terminológicas? Ciertamente no. Detrás de cada tipo
de evento existen exigencias específicas, problemas operativos, tiempos y lógicas a veces
muy distintas.
Limitémonos por lo tanto a trazar algunas tipología congregativas, a partir de algunos
parámetros de evaluación.
Las manifestaciones de Congresos se encuentran en una determinada tipología según tres
características distintas: el país de origen, la temática y el sector.
• El origen de los participantes determina el carácter local, regional, nacional e
internacional de las manifestaciones.
• Por temática se entiende el conjunto de los temas y de las problemáticas tratadas. Existe
una temática de formación o instrucción (por ejemplo de tipo cultural) y una de
información (por ejemplo de tipo economico-comercial).
• El sector determina la naturaleza del Ente Promotor: publico, privado, económico,
científico.
Los eventos pueden ser de distinto tipo:
a) de organismos gubernamentales (Naciones Unidas, OEA, Comunidad Económica
Europea, BID, Banco Mundial, etc.)
b) de organismos no gubernamentales (Asociaciones profesionales, Cámaras de comercio,
etc.)
c) corporativas (reuniones netamente de empresas como ser IBM, Esso, etc.)
Las reuniones pueden ser abiertas o cerradas. Las abiertas son aquellas en las cuales puede
participar cualquier persona interesada mediante el pago de una inscripción. Las cerradas
son por invitación y casi siempre se financian con aportes.
Manual de “Terminología de Congresos”:

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(Comisión de la Comunidad Europea - International Association of Professional Congress
Organizaer)
• Conferencia Internacional: Se trata de una reunión en la cual participan miembros de
gobiernos y de las organizaciones internacionales gubernamentales, para estudiar, aclarar y
resolver problemas de relaciones entre estados, cuestiones de interés social, político,
económico, cultural, ambiental, etc. que tocan a la comunidad internacional o a una
realidad nacional.
Se puede recordar la Conferencia de Manila sobre el turismo mundial (1980), la
Conferencia de Río de Janeiro sobre el ambiente (1992), la Conferencia de Helsinki (1975)
por la paz y la seguridad en Europa, que han finalizado con acuerdos, la codificación de
principios y normas sobre los argumentos tratados.
• Congresos: Reunión periódica donde participan representantes de distintas actividades,
pertenecientes a una específica esfera profesional, cultural, religiosa o política,
generalmente asociados a grupos u organizaciones. El congreso es generalmente realizado
para discutir un argumento en particular y/o para elegir organismos directivos. Por norma,
el intervalo de tiempo entre un congreso y el otro se fija anticipadamente; la cadencia
puede ser anual o bienal. Estos tienen generalmente una duración de 3 o 4 días y casi
siempre tienen sesiones plenarias.
Según el objetivo que tengan podremos distinguirlos en Congresos científicos, económicos-
comerciales y culturales.
Los Congresos científicos hacen referencia al campo de la medicina, de la tecnología, de la
economía, de lo jurídico y son promovidas por asociaciones nacionales e internacionales de
científicos. Estos tienen como finalidad agrupar a diferentes expertos a nivel internacional y
nacional de las distintas disciplinas científicas. Estos encuentros desde el punto de vista
organizativo exigen un particular control que debe ser de una segura y fácil comunicación,
seguridad en las traducciones y una perfecta grabación de los discursos y debates.
Los Congresos con carácter ideológico están reunidos en temas políticos, religiosos y
sociales en donde prevalece como temática el enfrentamiento sobre programas, ideas,
nuevos ajustes organizativos y líneas políticas del partido o de la asociación promotora.

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Desde el punto de vista de la imagen estos Congresos son los más promocionados, en
cuanto tienen como objetivo hacer una propaganda en el exterior y por consiguiente
divulgar programas e ideas para envolver a la opinión pública.
Los Congresos empresariales son encuentros promocionados por industrias, organizaciones
de venta y de distribución. Estos encuentros requieren de una adecuada coreografía, una
óptima hospitalidad para todos los participantes y otros factores de atracción tales que
justifiquen la participación independientemente en el interés de los trabajos.
• Seminario: Encuentro de especialistas (de 10 a 50 personas) con especializaciones
diferentes entre ellos, pero con intereses particulares en común, que se reúnen para
actualizarse. El programa de trabajo de un seminario tiene el propósito de enriquecer los
conocimientos profesionales.
• Simposio: Reuniones en las cuales participa un número reducido y únicamente con
invitación, organizadas para el tratado de argumentos de investigación.
El objetivo de esta manifestación consiste en proporcionar directivas, soluciones y
conclusiones sobre los problemas en discusión.
• Mesa Redonda: Grupo de expertos que se reúne alrededor de una mesa, para confrontar y
discutir argumentos especializados y profesionales. El encuentro puede ser a puertas
cerradas o delante de una platea. Casi siempre se prefiere utilizar la primera forma y luego
un debate público que tiene como finalidad sensibilizar la conciencia de la colectividad.
• Workshop: Representa la reunión de un grupo pequeño y seleccionado de participantes
para aprender nuevas técnicas de trabajo. También puede tener el fin de reunir a los
productores y adquisidores de bienes y servicios, dándoles la oportunidad de proporcionar
ulteriores informaciones con respecto al producto. En este último caso existe una
combinación entre el aspecto de los congresos y el expositivo.
• Meeting: Término genérico indicando el reunirse de un cierto número de personas con
objetivos dirigidos y estrategias de comunicación empresarial. Se trata, en el uso corriente,

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de reuniones al interno de un área socialmente identificada y conocida, como por ejemplo
asociaciones, empresas, etc.
• Convención: Es una asamblea de los dependientes o de los agentes de venta de una
empresa. Está dirigida a la información de programas, fuerzas de venta, políticas
económicas y estrategias comerciales de la empresa organizadora de la convención. Tiene
como elemento primordial el mensaje que la empresa quiere transmitir a sus dependientes.
La empresa debe convenserlos de ser la mejor en el mercado. Los participantes se
encuentran al final estimulados a vender los productos. Las convenciones son una excelente
herramienta de RR.PP y en la mayor parte de los casos se desarrollan al interno de un viaje
de incentivos, estructurado y construido para el target de la convención.
• Incentive: Tienen como finalidad la transmisión de la imagen positiva de la empresa. Son
premios empresariales, generalmente organizado bajo la forma de viajes que contribuyen a
enriquecer el nivel cultural del utilitario.
• Briefing: Es una reunión de trabajo, de actualización o de instrucciones, que preceden a
una misión, un trabajo en equipo o también a un Congresos y que sirve para hacer de
punto de referencia sobre la situación, los problemas o sobre el estado de los proyectos o
trabajos.
• Poster session: Se trata de reuniones que presentan los resultados de investigaciones en
poster, paneles, tablas y estos resultados son ilustrados por los autores para los visitantes
interesados o con el autor presente para contestar cualquier pregunta de interés.
• Foro: Son reuniones públicas e informales sin un preciso orden de los días, abiertas a
todos (no es casual que suelan denominarse "open forum") con el objetivo de darle
oportunidad a los participantes de expresar su propia opinión sobre el argumento inherentes
a la actividad y "vida" del ente, asociación, organismo del cual se es parte. En los
Congresos de algunas asociaciones, el open forum es un medio muy útil para estudiar
opiniones, rumores y corrientes.

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• Coloquio: Son reuniones multidiciplinarias e informales, en las cuales participan expertos
de varias disciplinas con el objetivo de analizar un determinado problema de prospectiva y
supuestos diferentes.
• Panel: A diferencia del coloquio, el panel es una reunión formal que se desarrolla en el
ámbito de un congreso y que consiste en una discusión pública con respuestas (dadas por
cada panelista en el ámbito de su disciplina) a precisas preguntas del público.

CAPITULO 2: LAS FIGURAS PROFESIONALES M. FLORENCIA SAN MARTIN
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CAPITULO SEGUNDO
LAS FIGURAS PROFESIONALES
La organización de un Congreso es una operación compleja y no puede ser nunca delegada
a la improvisación; por el contrario, requiere de específicas características profesionales.
Esta tarea es delegada por el Comité Promotor a organizaciones especializadas que son el
P.C.O. (Professional Congress Organizer) o el M.P.I. (Meeting Planner International).
2.1 LOS ORGANIZADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS
Es P.C.O. aquel que como profesión se aboca a la organización de iniciativas como han de
ser los “Congresos”, ferias, exposiciones y afines. Por lo tanto, esta actividad es de carácter
profesional y empresarial.
Estos pueden desarrollar su actividad ya sea como “libre profesional” o como
“dependientes de empresas”.
Ellos se deben ocupar de todo. El trabajo es planificado a través de la formalización de un
check list (lista de las tareas), en donde figuran todos los puntos fundamentales para la
realización del Congreso, que a grandes rasgos, representan los principales gastos (sede del
Congreso, gastos imprenta, programa social, materiales, personal, etc.).
Un buen P.C.O debe saber elegir medios y vehículos publicitarios idóneos con respecto al
tema del Congreso para alcanzar al “target group”, cuidar las relaciones con la prensa y a
través de una intensa actividad de relaciones públicas, debe instalar canales privilegiados
con el público especializado para el logro del Congreso.
Desde el punto de vista técnico-profesional, el P.C.O. debe saber:
• organizar y dirigir a todo el staff de la empresa, coordinar el propio trabajo con el de
otras instituciones pertenecientes a la actividad de los Congresos;
• evaluar el nivel de funcionalidad de las instalaciones a contratar;

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• establecer la política de precios.
Los conocimientos indispensables para un P.C.O. son:
• las normas y leyes vigentes en Argentina y en el exterior para los servicios
complementarios (ej. intérpretes) y para la actividad de los Congresos en su totalidad;
• las instalaciones de los Congresos existentes en el mercado (equipos técnicos
audiovisuales, etc.);
• la política de mercado y las técnicas de marketing.
El P.C.O. debe ser, no solo un verdadero y propio organizador de eventos, sino que además
debe ser un planificador de Congresos.
CONTRATANTE
! " #
Organismos nacionales Aerolíneas Nacionales
y de turismo. Patrocinadores
# $ !
Sede % O.P.C. & Hoteles
ORGANIZADOR
Intérpretes % PROFESIONAL & Imprentas
DE
Agente de viajes % CONGRESOS & Transportador terrestre
' ( )
Contratación
Exposición
⎪ Fotógrafos/Floristas
⎪
PARTICIPANTES

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2.2 LOS MEETING PLANNERS
A diferencia de los P.C.O., los meeting planners trabajan dentro de las empresas de grandes
dimensiones, o como responsables de las Sedes y Centros de Congresos. Realizan la
planificación general de todas las manifestaciones organizadas y promovidas por la
empresa o el Centro de Congresos.
No son por lo tanto libres profesionales como los P.C.O.
2.3 LAS HOSTESS DE CONGRESOS
Esta figura profesional es muy similar a los acompañantes turísticos, pero al interno del
Congreso desarrolla distintas actividades, entre las cuales se pueden recordar: secretaria del
Congreso, asistente en sala y en la mesa de presidencia, reception desk, asistencia a los
tranfers y excursiones, entre otras.
2.4 LOS INTERPRETES DE CONGRESOS
Estos profesionales proporcionan tres tipos de servicios de traducción: simultánea (por
medio de auriculares), consecutiva (traducción en las pequeñas pausas del orador), susurros
(colocándose al lado de la persona y susurrando la traducción). Para efectuar la traducción
simultánea los intérpretes operan dentro de cabinas conectadas vía audio con la sala y sus
traducciones son escuchadas por medio de auriculares.
2.5 EMPRESAS DE SERVICIOS VARIOS
Para completar esta información nombraremos una serie de empresas que proporcionan
servicios de distinta naturaleza para la organización, el armado y la realización de los
Congresos.

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Empresas organizadoras de Congresos.
Estas empresas no están oficialmente clasificadas a nivel legislativo nacional como
empresas turísticas. Pero es necesario decir que la planificación, el estudio y la realización
de un Congreso requieren estructuras empresariales bien organizadas y conducidas por
profesionales. En Anexo Nª 1 damos un ejemplo de una empresa Argentina organizadora de
congresos: “Congresos Internacionales S. A.”
Agencias de viajes.
Son potenciales proveedoras de productos y servicios turísticos para los Congresos.
El así dicho “programa turístico” de un Congreso, no debe ser estructurado solamente como
la suma de diferentes servicios a coordinar, sino concebido de manera coherente con el
target, la imagen del promotor y el lugar que es visitado: desde aquí se desprende la
importancia de la selección de los negocios y calles para el shopping, las visitas a realizar,
los servicios de transporte, la asistencia turística, etc..
No basta por lo tanto ser agencia de viajes para organizar programas turísticos para los
Congresos: es necesario ser también un especialista de productos turísticos para Congresos.
Empresas de catering y gastronómicas.
Deben poseer los siguientes requisitos: “deben disponer de infraestructura de alta calidad
para prestar servicios en sedes no propias. El personal debe ser seleccionado y dirigido, por
lo menos, por un maitre d'hotel cada 50 invitados y un director de sala. Deben disponer de
un responsable (único interlocutor) con título en la rama de “Food & Beverage”.
En la confección de platos es necesario tener en cuenta muchos factores y exigencias de
naturaleza dietética (necesidades, regímenes, costumbres alimenticias) de naturaleza
“escenográfica” (decoración, presentación del menú, etc.) de protocolo (disposición de
mesas y lugares, etc.) de finanzas (costos coherentes al target y al servicio ofrecido).

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Agencia de R.R.P.P.
Su tarea principal es la búsqueda de sponsor, se encarga de la prensa, de coordinar la
campaña promocional y las relaciones públicas.
Empresas de producción audiovisual.
Vectores Ferroviarios
Los ferrocarriles pueden tener una doble función en favor de la actividad de los Congresos:
ya sea como transporte o como “sedes itinerantes”.
Este es un concepto nuevo para la Argentina, pero por ejemplo en Italia, muy
recientemente, las F.S. han transformado y equipado “L`Arlecchino” y el “Settebello”
(sustituidos en los servicios de línea por el “Pendolino”) en verdaderos centros de
convenciones itinerantes con: salas de conferencia, sala restaurante snack, salón discoteca y
naturalmente los vagones cama.
Rodados
No son necesarias las aclaraciones sobre este argumento, basta solo con nombrar la función
que estos desenvuelven en el contexto de un Congreso asegurando los transfers, las
excursiones y pre-post congress tours. Los pullman también pueden integrarse de manera
excelente a los “Congresos itinerantes” ofrecidos por los vectores ferroviarios durante las
paradas en las distintas estaciones.
Vectores marítimos
El rol que estos ocupan se explica de manera muy particular en cuanto a que los barcos se
transforman en sedes de los más clásicos “Congresos itinerantes”: los “Congresos-crucero”.
Estos están asumiendo cada vez más importancia, al punto que se destinan barcos,
especialmente equipados para este tipo de demanda, con itinerarios preparados
específicamente para esta actividad.

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El crucero en efecto agrupa en un único ambiente no solo a la estructura del Congreso, sino
que también cubre la del tiempo libre, el programa social, los servicios esenciales y toda la
organización para el desarrollo del programa turístico.
Existen dos tipos de tipologías para Congresos-crucero: aquel que se desarrolla a bordo del
barco, que efectúa un crucero regular abierto a todos y aquel que en cambio se adapta a las
exigencias, los tiempos y los programas de los trabajos del Congreso. Es evidente que en el
primer caso (crucero-regular) los problemas a enfrentar y resolver son muchos más
complejos, por que los trabajos del Congreso se deben estructurar de manera que no
interfieran con la vida normal a bordo, con las excursiones a la llegada de los distintos
lugares, con el uso de locales comunes, etc..
Es preferible por lo tanto el alquiler completo del crucero (siempre que el número de los
congresistas lo justifique) debido al altísimo costo del alquiler.
Hasta ahora hablamos solamente de barcos con estructuras clásicas, pero existen también
los aliscafos, a bordo de los cuales se pueden organizar meetings o convenciones de breve
duración,.
Resumiendo se puede decir que estos barcos son: “hoteles flotantes”, en los cuales además
de tener la comodidad de un hotel 5 estrellas, tenemos la posibilidad de seguir adelante con
los trabajos pero observando paisajes diferentes.
El mundo de los Congresos es efectivamente un “microsistema de vida asociada”.

CAPITULO 3: LAS SEDES DE CONGRESOS M. FLORENCIA SAN MARTIN
20
CAPITULO TERCERO
LAS SEDES DE CONGRESOS
3.1 CRITERIO DE LA ELECCION DE UN PAIS
Los factores que influyen favorablemente en la elección de un país son:
• El fácil acceso
• La estabilidad política y social
• El favorable cambio de la moneda
• La infraestructura turística y de Congresos
• Inteligencia local
• Gravitación internacional sobre el tema
• La política interna del ente promotor del evento
El requisito de que el país esté comunicado con el resto del mundo a través de medios de
transporte aéreos, ferroviarios, marítimo o terrestre frecuentes, discrimina inevitablemente
muchas áreas geográficas en desarrollo (por ejemplo, Africa).
Esta situación se empeora por el hecho de que los congresistas (por evidentes razones
socioeconómicas) provienen en su mayor parte de países industrializados.
En realidad, la geografía de los eventos internacionales refleja fielmente la geografía del
desarrollo del planeta: este tipo de eventos internacionales se concentra en un 80% de los
casos en los 20 países más ricos del mundo, mientras otros 150 países se dividen el 20% del
mercado restante (Ver cuadro Cuadros estadísticos de distribución geográfica de congresos
internacionales por país & continente).
Generalmente el factor cambio favorece a los países receptores del Tercer Mundo y de
Europa Oriental. Por el contrario la oferta de Congresos en Argentina está obstaculizada
por los costos excesivos de los servicios turísticos.
CUADROS ESTADISTICOS DE DISTRIBUCION GEOGRAFICA DE
CONGRESOS INTERNACIONALES POR PAIS & CONTINENTE

21
CUADRO N° 10
TOTALES POR
CONTINENTE
1991 1992 1993
AFRICA 368 399 446
AMERICA 1547 1762 1802
ASIA 955 1018 1108
AUSTRALASIA 187 149 182
EUROPE 5107 5299 5269
Not Determined 57 76 54
TOTAL: 8251 8703 8871
CUADRO N° 11
EUROPA 1991 1992 1993
AUSTRIA 294 244 263
BELGIUM 289 323 312
BULGARIA 19 19 25
CYPRUS 11 14 14
CZECHOSLOVAKIA 103 120 -
CZESCH REP - - 70
DENMARK 158 196 174
FINLAND 151 148 134
FRANCE 761 789 745
GERMANY 546 544 535
GREECE 57 88 84
HUNGARY 113 100 125
ICELAND 11 15 11

22
IRELAND 61 58 45
ITALY 304 359 380
LUXEMBOURG 30 30 24
MALTA 12 31 24
MONACO 21 25 18
NETHERLANDS 385 380 347
NORWAY 123 99 124
POLAND 52 62 101
PORTUGAL 58 89 91
ROMANIA - 19 21
RUSSIA - 57 89
SLOVAKIA - - 23
SLOVENIA - 20 23
SPAIN 264 417 300
SWEDEN 124 129 126
SWITZERLAND 313 271 272
TURKEY 32 35 54
UK 560 577 633
UKRAINE - - 19
OTHERS 50 15 63
TOTAL 5107 5299 5268

23
3.2 CRITERIO DE LA ELECCION DE LA SEDE Y LA LOCALIDAD
Como en cada sector de actividad económica, en el campo de los Congresos la oferta y la
demanda forman dos polos opuestos que se buscan, pero que no siempre se encuentran.
Para lograr su unión es necesario como primera medida conocer las características
distintivas de cada una de ellas y por consiguiente es necesario reflexionar sobre las
particularidades de la oferta y la demanda si se desea comprender el proceso que guía a los
promotores y organizadores de eventos a preferir determinadas ciudades a otras.
La demanda de los Organizadores de Congresos comprende determinados servicios
(amoldados según la naturaleza de cada evento) que parten desde la sede de los expositores
al hospedaje, del transporte a los soportes técnicos y de interpretación.
Por ejemplo, no está en duda que ya sea un gran Congreso Internacional o sea un pequeño
Seminario local necesitarán hospedaje, pero es otro tanto cierto que los necesitarán con
características cualitativas y cuantitativas bien diversas.
La naturaleza del evento constituye, por lo tanto, el factor condicional de la demanda, al
cual la oferta debe adecuarse.
Veamos ahora entre los múltiples posibles, algunos elementos útiles para identificar la
naturaleza del evento:
• Origen: evento armado por una organización internacional, una sociedad nacional,
un ente público o privado, una empresas, etc.
• Cadencia: bienales, anuales, irregulares.
• Dimensión: muy grande ( más de 5000 participantes), grande ( de 1000 a 5000
participantes) y chica ( menos de 50 participantes).
• Tipología: conferencia, congreso, simposio, mesa redonda, seminario, reunión
empresarial, convención, viaje de incentivo.
• Inscriptos: categoría socio-profesional, poder adquisitivo, edad media, motivación
de la participación, etc.

24
La oferta de servicios comienza con la propuesta de un “Contenedor” o “BID”, es decir,
con un país y una localidad en donde se puedan encontrar las prestaciones específicamente
requeridas para los eventos: las salas equipadas, el centro imprenta, los servicios de
recepción y lingüísticos, la secretaría, el alojamiento y la comida, los programas turísticos
de esparcimiento y así en adelante.
Las características del lugar constituyen otros tantos elementos de valor en el mecanismo
de la selección. Es indispensable que en ello se adopte una verdadera “Política de
Congresos”, no solo predisponiendo de estructuras idóneas para el recibimiento, sino
favoreciendo la mejora del sistema socioeconómico cultural y de las infraestructuras de la
localidad a insertar en el circuito de la oferta.
Lamentablemente nuestro país no posee toda la estructura deseada, ya sea en la imagen
internacional que damos, como en el sistema organizacional del sector privado. Podría tener
una buena estructura con el instrumento más idóneo para la promoción del producto
“Congresos”: el “Convention Bureau” (Ver Capítulo Octavo: “Los Convention Bureau”).
Tanto las entidades del sector Turístico, como las de Congresos y Exposiciones realizan
constantes investigaciones que demuestran la incidencia económica de estos sectores en el
PBI, el impacto en el total de exportaciones, el lugar en el ranking de industrias, etc.
Sin embargo, la realidad es que las cifras y su relevancia las conocemos únicamente los que
pertenecemos al sector.
Por lo tanto, debemos posicionarnos y dar a conocer la importancia de nuestra actividad en
todos los niveles del poder: económicos, políticos, culturales y de opinión pública.
Para ello es fundamental realizar acciones institucionales en forma conjunta con las
diversas entidades relacionadas al sector.
El primer paso debe ser: reunir en una publicación única, oficial y actualizada, todos los
datos, estadísticas y estudios que avalen el peso del sector.
La mayoría de estos datos ya existen, solo hay que juntarlos, ordenarlos y establecer pautas
metodológicas para la recopilación futura de los mismos.
A partir de esta inserción podemos iniciar una introducción permanente en los medios
masivos de comunicación a través de solicitadas, suplementos y participación en
actividades vinculadas al sector (como el Congreso Argentino de Turismo, entre otros).

25
Si bien los Congresos realizados por A.O.C.A. (Asociación de Organizadores de
Congresos, Ferias, Exposiciones y Afines de la República Argentina) o por la C.A.T.
(Cámara Argentina de Turismo), son y seguirán siendo de suma utilidad para quienes se
dedican a esta actividad, deberán ampliar la participación de los mismos a otros sectores
económicos y políticos.
El Estado también propone, con la privatización, una nueva apertura de la actividad de
Congresos y Ferial. Estamos ante un cambio esperado: la gestión municipal o estatal para
proponer y la decisión y el riesgo del capital privado para llevar adelante esas propuestas.
Debemos invitar a participar, escuchar y debatir a los dirigentes, empresarios de la
construcción, de la banca y las finanzas. Ellos son los potenciales inversores, prestadores de
créditos y líderes de opinión, a quienes debemos demostrar la fuerza del sector y su
contribución a la economía, el desarrollo del país, la cultura y el bienestar general.
No es casual la denominación de “Ciudad de Congresos” que es atribuida a aquellas
ciudades que poseen determinados requisitos. En algunos países las características son
verificadas por organismos oficiales o profesionales bien reconocidos.
La “Ciudad de Congresos” debe responder a los siguientes criterios:
• Disponer de un Centro de Congresos o un centro para reuniones o estar en grado
de poner a disposición de los organizadores, en todos los períodos del año, un
complejo de locales, instalaciones técnicas y servicios análogos a los que
generalmente se encuentran en un Centro de Congresos.
• Disponer en el mismo territorio o en los inmediatos entornos de una estructura
hotelera suficiente para asegurar, de la mejor manera posible, el hospedaje de los
congresistas.
• Encontrarse en una región turística que permita realizar entretenidas excursiones.
• Ofrecer a los congresistas distracciones de calidad.
Para la elección de un lugar será necesario evaluar la ubicación (marítima, alpina, de
llanura, etc.) la vocación (centro agrícola, sitio balneario, termal o climático, ciudad
industrial o financiera, centro universitario, político, religioso) las dimensiones
(metropolitana, ciudad de provincia, pueblo) y finalmente, las estructuras turísticas y de
Congresos.

26
Como es de saber, en cada Ciudad de Congresos las tipología de las cuales hablamos
anteriormente se entrelazan, se separan y se superponen en una red variada de ventajas y
desventajas.
Tomemos como ejemplo Buenos Aires: sus bellezas se vuelven inútiles si el participante
del evento busca el verde y la tranquilidad: en tal caso Buenos Aires será perdedor, en favor
de Bariloche o San Martín de los Andes u otras localidades similares.
FACTORES ESENCIALES
Pasemos ahora a examinar los factores que condicionan la selección del lugar para la
realización futura de un evento. Estos pueden ser clasificados de la siguiente manera:
Acceso: es válido aquí lo dicho anteriormente con respecto a los países.
El problema tiempo, que concierne al hombre de hoy, favorece la candidatura de los
destinos situados en posición tal que acorten las distancias y reduzcan el tiempo y el costo
del viaje.
Colateralmente a la accesibilidad están la intensidad y la funcionalidad de los transportes
aéreos, terrestres, marítimos, ferroviarios y las vinculaciones aeropuerto-ciudad o
aeropuerto-Centro de Congresos y Centro de Congresos-Hotel.
Estructuras logísticas: el Congreso exige a la localidad que posea una infraestructura
hotelera-gastronómica suficiente para cubrir las expectativas de los delegados.
Se debe tener en cuenta que los Congresos Internacionales recurren preferentemente a los
hoteles de clase superior (4 o 5 estrellas) mientras que los Congresos Nacionales utilizan
también la franja media inferior (preferentemente 3 estrellas).
Los eventos de dimensiones reducidas comparten una misma metáfora: “Todo bajo el
mismo techo”.
Un único hotel ofrece el alojamiento, la comida y los salones de trabajo, todo en un mismo
paquete.
El aspecto logístico, en combinación con el Centro de Congreso, es de por si un factor que
limita la elección de las destinaciones posibles.

27
En efecto, solo las grandes ciudades se encuentra en grado ,de hospedar a los Congresos
con más de 5.000 inscriptos y por otro lado, los eventos con menos de 500 inscriptos,
benefician, en una escala menor, a las sedes potenciales.
Infraestructura para Congresos: distintos, en una ciudad, son los edificios preparados para
la función de los Congresos (hoteles, teatros, sede municipal, anfiteatros universitarios,
etc.) destinados a otros fines. Estos edificios realizan reuniones en forma esporádica,
mientras que los llamados Centros de Congresos están concebidos principalmente para los
eventos.
Si los seminarios se conforman de una sala, los eventos más elaborados requieren un
complejo de salones: salas para los encuentros plenarios, salas más pequeñas para las
comisiones, los comité y los grupos de trabajo, oficinas para la secretaría, la imprenta y los
traductores; sin descartar las salas para la reproducción de los reportes, espacios para la
inscripción de los participantes y la distribución de la documentación y no nos olvidemos
de las instalaciones audiovisuales y de las cabinas para la traducción simultánea.
Invitación oficial: Nos referimos a la invitación para ofrecer la propia candidatura para un
Congreso Internacional de un cierto prestigio. Esto debe ser propuesto al promotor con
varios años de anticipación si es que estamos hablando de un encuentro a nivel mundial.
Suele suceder que en este caso existan muchas candidaturas en competencia y si se obtiene
la designación, la ciudad deberá hacer frente a precisas obligaciones dictadas por el Comité
Organizador, designado precisamente para desarrollar esa actividad y que debe tener una
íntegra credibilidad.
FACTORES COMPLEMENTARIOS
Nivel de precios: a la par de las otras condiciones, los organizadores de eventos prefieren
los lugares menos caros.
En este punto las localidades de la provincia son mejores con respecto a los grandes
conglomerados urbanos.

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Imagen de una ciudad, atractivo turístico y clima: estando la motivación turística asociada
a la convocación de un evento; la belleza natural, la herencia histórica, la creación artística
y la abundancia de entretenimiento en una ciudad contribuyen a atraer a los Congresos.
La connotación positiva de un lugar (aplicada a la literatura, operas musicales y
cinematografía) a veces se convierte en un estereotipo.
En otras circunstancias, el amor por el lugar, la tendencia hacia lo exótico, la búsqueda de
formas de vida desconocidas conllevan a los Congresos hacia destinos poco explorados.
A pesar de todo, los responsables de los eventos se muestran predispuestos por los lugares
que permitan la integración del trabajo con la actividad relajante, apreciada por el
acompañante: compras sin impuestos, productos artesanales, sport, espectáculos,
recepciones, vida nocturna, excursiones pre y pos Congreso.
Cerremos este punto con una observación general: el nombre de un lugar prestigioso puede
darle importancia a ciertos Congresos.
Presencia de recursos humanos competitivos: los aspectos funcionales junto a la
planificación y al desarrollo de la reunión exigen la disponibilidad de operadores locales y
de personal calificado.
Más importante aún es la presencia en el lugar de un importante organismo nacional o
internacional, dispuesto a asesorar la iniciativa con acciones voluntarias, secciones guiadas
por una personalidad de acreditado carisma, garantía de organizaciones eficaces, etc.
Afinidad entre el lugar y el evento: es natural que las reuniones especializadas elijan
lugares que cubran sus intereses. Una ciudad universitaria atraerá evidentemente eventos
universitarios, un Congreso mozartino se encuadrará naturalmente en Salzburgo, una
convención de automóviles se encontrará más cómoda en Torino.
3.3 ETAPAS DE LA ELECCION
El proceso de la elección se realiza en tiempos y escenarios conocidos.
LOS TIEMPOS

29
Se da por descontado que el proceso de selección del lugar será más largo en tanto y en
cuanto más grande sean las dimensiones del evento.
Para un pequeño Seminario local se trata de semanas o menos; para un Congreso
Internacional con participación numerosa, hablamos de años.
Esto viene de la exigencia de planificar con un tiempo bien considerado las manifestaciones
más importantes, exigencia que inevitablemente introduce elementos inciertos en la
organización, como por ejemplo el nivel de los precios.
Los tiempos necesarios para la elección varían según la tradición, disposiciones estatales y
vencimiento de los eventos repetitivos (anuales, bienales, trimestrales, etc.).
LOS PROTAGONISTAS
A esta altura surge la pregunta: Quién recomienda el lugar/localidad? y ¿Quién toma la
decisión final?. En el 50 % de los casos la recomendación es hecha por el Presidente y/o la
Secretaría General, mientras que la decisión final es tomada ya sea por el Consejo
Directivo/Junta como por la Asamblea general.
Aunque si en la casi totalidad de los casos se trata de organismos elegidos (presidencia,
consejo directivo, asamblea general, etc.) los funcionarios permanentes de la secretaría
actúan con determinante influencia a nivel consultivo. De esta manera, nos encontramos en
una situación ambigua, por que quien decide no es quien recomienda el éxito de la decisión.
Lo dicho anteriormente es cierto para los eventos realizados por sociedades: en las
convenciones empresariales, de lo contrario, la decisión es tomada preferentemente por
altos funcionarios de la empresa.
RECOMENDACION RESPONSABILIDAD DECISION
30% CONSEJO DIRECTIVO 49%
7% ASAMBLEA GENERAL 30%
50% PRESIDENTE/SEC. GRAL. 13%
8% COMITE(*) 5%
5% OTROS 3%
(*) COMITE: Se encuentran generalmente dentro de empresas que tienen un “COMITE DE
CONGRESOS”, responsables por los eventos.

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QUIENES ORGANIZAN LOS EVENTOS
El equipo de la Secretaría Nacional o miembros nacionales, tienen la mayor
responsabilidad en la organización de un evento.
El Programa Científico es generalmente responsabilidad de un Comité ad hoc, compuesto
por representantes de Asociaciones Internacionales y Nacionales.
RESPONSABLES DE LA ORGANIZACION
1.Asociaciones nacionales o miembros nacionales 40%
2.Asociaciones nacionales o miembros nacionales junto con 4 y 6 14%
3. Asociaciones Internacionales 28%
4. Asociaciones Internacionales junto con 2 y 6. 11%
5. PCO 2%
6. PCO junto con 2 y 4 5%
En el 70% de los casos solo una Asociación es responsable por la organización de un
evento.
En el 30% de los casos la responsabilidad y la organización son compartidas entre las
distintas Asociaciones que forman parte del evento.
EL CAMINO
La dinámica doble de la búsqueda del lugar o sede del Congreso (compradores) y de la
candidatura de la localidad (vendedor) sigue el curso delineado anteriormente en estas
páginas; todavía, la iniciativa está en manos del vendedor, operador de la oferta.
Este debe crear las condiciones para que la organización “elija” a la localidad
promocionada por el vendedor:
• Estructuras receptivas turísticas y de Congresos adecuadas a la naturaleza del
lugar.
• Promoción, a través de un organismo especializado (Convention Bureau).
• Invitación de grupos asociados locales y respaldados con acciones de marketing.

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El comprador u operador de la demanda, a su vez sigue el siguiente itinerario:
• Definición de las necesidades y de la política de elección.
• Búsqueda y estudio de las opciones.
• Inspecciones preliminares.
• Elección definitiva.
Recordemos lo expresado al comienzo de este escrito: el proceso de selección para el sitio
del Congreso y la convergencia entre demanda (organismos promotores de los eventos de
cualquier tipo) y oferta (país, región, ciudad).
Los factores de la elección son notos como:
• Variables funcionales (estructura, costos, recursos humanos, etc.).
• Variables de imagen (prestigio, atracción turística, entretenimientos, etc.).
• Variables de política interna (rotación geográfica, ambición, etc.).
Ninguna de estas variables es por si sola determinante, ni siquiera el nivel de los costos.
Del análisis emerge el hecho de que cada lugar grande o chico, tiene la posibilidad de
ocupar un espacio en el mercado de los Congresos, espacio determinado por las
características y la naturaleza de los mismos.
3.4 EDIFICIOS, SEDES, Y CENTROS DE CONGRESOS
Según la A.I.P.C. (Asociación Internacional des Palais de Congress) la definición Centro de
Congresos quiere decir: “Un edificio permanente y especialmente estructurado para el
desarrollo de reuniones internacionales, equipado con instalaciones técnicas
constantemente adaptadas a las exigencias de los Congresos, servicios indispensables para
el confort intelectual y material de los participantes, con personal capacitado y
organizadores con experiencia suficiente en el campo de las reuniones internacionales”.
Coincido plenamente con este reglamento y agregaría:

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• Distintas salas de diferentes tamaños, una de las cuales tenga la capacidad suficiente
para acoger en una sesión plenaria a todos los participantes de una reunión, mientras
que las otras salas deben permitir la reunión de comisiones, comités, grupos de
trabajo con un número proporcional de oficinas, para asegurar el servicio, teniendo
en cuenta las condiciones normales de confort, higiene y seguridad.
• Una adecuada instalación de interpretación simultánea y de grabación de los debates
que aseguren una buena recepción de las traducciones; condiciones de trabajo
confortantes para los intérpretes y los técnicos, servicios con cabinas fijas ya sea
para las traducciones como para las proyecciones.
• Locales y material que permitan asegurar rápidamente y correctamente la
traducción, la reproducción, la colecta y distribución de documentos, las
proyecciones cinematográficas, diapositivas, etc..
• Locales que permitan organizar medidas colaterales, ilustrando los temas de la
reunión o afines de la misma.
• Posibilidades para fotocopiar, oficina de correo, oficina de cambio, enfermería,
agencias de viajes, restaurante, bar, cabinas telefónicas, etc."
Para mayor información ver ANEXO 3: “Baltimore Convention Center”
LAS SEDES HISTORICAS PARA CONGRESOS
Desde hace algunos años se está procediendo en algunos países a adaptar edificios
históricos (casas, castillos, ex centros de culto, palacios históricos, etc.) en Centros de
Congresos, se hace ya sea para recuperar el uso de estructuras que en muchos casos
presentan problemas de evidente decadencia, como para ofrecer al mercado ambientes de
prestigio para eventos particulares.
Los problemas que se deben enfrentar y resolver en estos casos no son solamente de
naturaleza financiera, sino que son problemas creados por la necesidad de tutelarlos y no
transformar el valor histórico-artístico que estos poseen.
Existen por lo tanto barreras arquitectónicas que debemos tener en cuenta, factores de
acceso, de mantenimiento, de los límites de posibilidades de adaptarlos a modernas
infraestructuras tecnológicas, etc..

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En Argentina las sedes históricas están representadas por la Secretaría de Cultura de la
Nación y la Comisión Nacional de Museos, Monumentos y Lugares Históricos.
Se entiende por “Sede Histórica de Congresos”: Un inmueble que representa significativa
testimonianza de formas de vida, arte, historia y costumbres.
Las Sedes Históricas deben poseer los siguientes requisitos:
• Salas adecuadamente equipadas para las exigencias de las distintas tipologías de
reunión.
• Instalaciones técnicas adecuadas para la amplificación, la grabación magnética, la
proyección, etc.
• Espacios ad hoc para la inscripción de los participantes, la gastronomía, los
servicios de coffee break y el encuentro entre los congresistas.
• Oficinas para la imprenta, oficinas para la secretaría y servicios higiénicos en
relación al número de congresistas que pueden ser reunidos en las salas.
• Central telefónica y fichas de conexión para oficinas y salas.
3.5 LAS SEDES HOTELERAS DE CONGRESOS
En los párrafos siguientes está parcialmente reproducido un documento de la IAPCO, en el
cual son evidenciadas las características que las sedes hoteleras de Congresos deben poseer
y tanto las exigencias como las necesidades de los congresistas y organizadores.
(Ver ANEXO Nª 4: “Aproximación a la situación Hotelera - Gastronómica de la Ciudad de
Buenos Aires. 1993).
DIRECCION DEL HOTEL
a) Todo el personal directivo del hotel debe conocer a fondo las necesidades y
particularidades de los Congresos y las de los organizadores de los mismos. Estas
necesidades deberán ser procuradas rápidamente y con entusiasmo.
b) La dirección, desde las primeras fases de la programación, debe ser absolutamente
sincera en mérito a las estructuras y los servicios disponibles en el hotel. Las promesas
hechas a los organizadores deben ser confiables y por lo tanto mantenidas.

34
c) La dirección tendrá que estar dispuesta a colaborar para convocar una reunión en el
lugar, un mes antes del Congreso, en la cual participarán los P.C.O., los proveedores de
servicios externos y todos los sectores del hotel involucrados.
d) El tiempo previsto deberá ser más que suficiente para el armado y desarmado de las salas
de Congresos.
e) Durante el período preliminar y en toda la duración del Congreso, se deberá nombrar a
un encargado del hotel que se halla ocupado desde el inicio y que conozca a fondo todos
los compromisos que asumió la dirección. Tendrá que estar a disposición constante del
P.C.O. para coordinar todo el trabajo de los distintos sectores del hotel, eliminar los
pequeños problemas antes de que se compliquen, considerar y predisponer las
eventuales modificaciones estructurales que podrían ser necesarias.
f) La dirección debe tener bajo control a todo el personal, de manera que el organizador no
tenga que suplicar o pagarle a un dependiente del hotel para que realice aquello que
forma parte de sus obligaciones.
g) Los congresistas deberán ser atendidos por la dirección y el personal del hotel con la
cortesía y la atención que un buen hotel reserva a todos sus clientes. Al P.C.O. se
dedicará la atención y la solicitud debida al huésped más importante.
h) El P.C.O. deberá ser informado por la dirección del hotel con respecto a las medidas
adoptadas a efectos de seguridad y posibles accidentes.
En el momento de la selección deberemos tener en cuenta si la sede cuenta con los
siguientes elementos:
a) Es evidente e indispensable que exista por lo menos una sala para las reuniones con una
capacidad elevada de participantes, un cierto número de salas más chicas y un espacio
adecuado para el movimiento de los congresistas que se encontrará totalmente a su
disposición.
b) Todas las salas estarán equipadas con energía eléctrica suficiente para abastecer a las
conexiones para la traducción simultánea, interruptores de luz con sus respectivos
dimmer y extensiones de reserva.
c) Todas las salas deberán ser bien ventiladas y sin corrientes de aire, con calefacción
regulable desde el interno.

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d) La sala principal de las reuniones y si es posible, las otras salas también estarán dotadas
con un podio y un equipo de audio y video. El equipamiento comprenderá plataformas
adaptables, un proyector para diapositivas, un proyector cinematográfico y un sistema de
amplificación del sonido con comandos al interno de la sala. Habrá técnicos
especializados en el sector de los Congresos y deberá ser posible la comunicación
directa, por teléfono u otro, entre los técnicos y los oradores.
e) Una oficina para los organizadores y la secretaría estará disponible cerca de la sala
principal.
f) Los congresistas deberán poder hacer fotocopias a un precio razonable.
g) La altura de las salas para reuniones será tal que pueda permitir una buena visión de la
pantalla desde las últimas filas.
h) Deberá ser posible apagar todas las luces de la sala.
i) Si la sala debiera ser dividida con paneles, estos serán acústicos.
j) Es necesario que el P.C.O posea una planta en escala de las salas y en las cuales se
detallen: los interruptores de luz y puntos estratégicos de iluminación, radiadores,
teléfonos, las disposiciones posibles de los asientos, la posición de columnas u otras
trabas, la sistematización de las puertas, las ventanas, los armarios, etc..
k) Un local de depósito con llave deberá estar a disposición de los organizadores por lo
menos 24 horas antes del Congreso y durante todo el Congreso. Sería oportuno si se
pudiera acceder a una caja de seguridad.
Comidas
a) Si los congresistas comen en el restaurante del hotel, tendrán un sector reservado y se
organizará de manera tal (sobre todo en el desayuno y almuerzo) que sean atendidos y
servidos puntualmente y dentro de los tiempos establecidos.
b) El servicio ofrecido a los congresistas no deberá ser inferior al servicio reservado a los
clientes del hotel.
Acceso
a) En un hotel grande, sería conveniente tener un acceso distinto para la zona de Congresos
y un mostrador especialmente previsto para el registro de los congresistas.

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b) Tendrán disponible un estacionamiento para los autos y los pullman .
C) Se observarán carteles bien visibles en el interior del hotel y soportes de reserva para
agregar otros carteles que indiquen la dirección a seguir para llegar a todas las salas y a
la sede de los distintos servicios del Congreso.
d) Los inválidos deberán poder acceder fácilmente a las estructuras del Congreso.
Oficinas y teléfonos
a) Oficinas con teléfono deberán estar disponibles para el presidente y el P.C.O., con la
posibilidad de agregar otras líneas telefónicas si es necesario.
b) Es importante que exista una central telefónica funcional, con personal bien informado
con respecto al Congreso y que conozca los nombres y los números del presidente,
secretario general, P.C.O. y de otras personas claves.
c) Es importante que el número de teléfono del Congreso y los números internos estén
comunicados con cierta anticipación, de forma que puedan ser impresos en el programa
del Congreso.
d) Existirán un número suficiente de teléfonos públicos a disposición de los congresistas y
será previsto todo lo necesario para efectuar llamadas internacionales con pago
inmediato del costo relativo.
Otros servicios:
a) Las salas y otras zonas del Congreso deberán ser limpiadas todos los días antes del inicio
de los trabajos. Se vaciarán los ceniceros y el agua fresca será renovada varias veces al
día. Es necesario que se provean contenedores para los desechos y todo lo necesario para
su recambio.
b) Los guardarropas y servicios sanitarios tendrán personal en los horarios de trabajo del
Congreso, además de ser regularmente higienizados y provistos según la necesidad.
c) Estará a disposición (en todo momento) personal del hotel que prestará su colaboración
al personal del Congreso y a los congresistas.

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d) Los servicios médicos y de emergencia deberán ser especificados al P.C.O.. Como
asimismo asistentes legales, presencia de autoridad policial, etc.
e) Los circuitos cerrados de televisión y redes de computación para la transmisión
electrónica de datos son cada vez más usados.
Fuente: IAPCO - B - 1050 Bruxelles.

CAPITULO 4: EL MERCADO DE LOS CONGRESOS M. FLORENCIA SAN MARTIN
38
CAPITULO CUARTO
EL MERCADO DE LOS CONGRESOS
Es evidente que el turismo representa para la Argentina una fuente primaria de riqueza y
está destinado, más allá de las coyunturas económicas, a crecer con fuerte progresión y a
transformarse en la fuente más atractiva del balance nacional.
Entre las distintas formas de turismo, la de Congresos es la más deseada, buscada y capaz,
por dimensiones y calidad, de producir riqueza.
Este producto está representado por la enorme organización de los meeting, las
convenciones, los grandes congresos, los encuentros de expertos, etc., en donde vienen
intercambiadas informaciones y experiencias sobre temas de carácter económico, cultural,
político y científico.
La exigencia de encontrarse y comunicar, se hace sentir cada vez más y va a la par con la
complejidad del problema que el desarrollo socioeconómico pone en evidencia.
El turismo de Congresos se manifiesta preferentemente en las ciudades con gran
concentración urbana, caracterizadas por grandes infraestructuras (aeropuertos, trenes,
autopistas, etc.) con un mecanismo receptivo adecuado, como centros de Congresos u
hoteles, con estructuras que respondan adecuadamente a la tipología de la demanda.
El producto Congresos por lo tanto es un Mix de productos y servicios (centros Congresos,
infraestructuras, hoteles, patrimonio artístico y cultural de la ciudad sede, operadores
turísticos, organizaciones de Congresos, etc.).
El estudio y la combinación de los distintos componentes de tal producto son de
fundamental importancia para el logro de cada manifestación.
El de Congresos, a diferencia de otros productos turísticos, tiene su propia especialidad, en
cuanto no comporta solamente la organización y la predisposición de servicios turísticos
standard, como el transporte, los servicios de alojamiento, gastronómicos, etc., sino que
junto a éstos, requiere la utilización de una estructura con capacidad suficiente para alojar,
ya sea desde el punto de vista logístico como receptivo, a los participantes.
Se hace, por lo tanto, particularmente importante la elección de las estructuras base de las
manifestaciones, vale decir, los establecimientos de Congresos. Estos son modernísimos

39
centros polifuncionales, bien insertados en el tejido urbano de la ciudad, perfectamente
vinculados a las sedes hoteleras y a los centros históricos y culturales (museos, teatros,
lugares de encuentro, etc.).
El éxito de las manifestaciones de Congresos está asegurado por el “pool” de servicios, de
los cuales los establecimientos de Congresos están dotados para responder a cualquier
exigencia de organización y logística: desde las grandes salas para audiencias de mil o más
participantes, hasta las más pequeñas para reuniones reducidas, comisiones, grupos de
trabajo: las unas y las otras, arregladas con equipamiento tecnológicamente avanzados,
aptos para facilitar traducciones simultáneas, grabaciones, proyecciones de films y
diapositivas y para garantizar, en el conjunto, a todos los participantes, un servicio
integrado.
Organizar un Congreso, como veremos más adelante, comporta una actividad compleja que
prevé la intervención coordinada de operadores públicos y privados.
Dejando de lado los aspectos estructurales, centros de congresos, hoteles y servicios
complementarios, la calidad y la diversificación del producto dependen de los factores
técnico-organizativos de los Congresos. Es necesario tener en cuenta que una eficaz y
eficiente organización puede contribuir a la reducción de los costos del Congreso.
El P.C.O. (Professional Congress Organizer) es la figura más importante de toda la
organización y debe saber como contactar y contratar los proveedores de los servicios, con
los operadores públicos, mantener en todas las fases de toma de decisión una estrecha
colaboración con el comité promotor.
Quien decide la elección de la localidad y la sede de Congresos, es el promotor, pero su
decisión está subordinada a la disponibilidad de los Entes gestores de las sedes de
Congresos.
Así como la realización de un Congreso depende mucho de la capacidad profesional del
P.C.O., también depende del soporte promocional de los Entes públicos para convocar un
target competente con respecto al tema del Congreso.
Particular importancia asumen en la determinación del producto Congresos, los aspectos
que hacen al mercado. En el mercado del turismo de Congresos se verifica de hecho una
imposición distinta de la política de marketing. Mientras el organizador de viajes,
denominado tour operator, decide sobre la base de la búsqueda de mercado, la política de

40
precios y la concurrencia, ofreciendo el producto a un target que no conoce directamente y
que compra el producto en consideración de precisos procesos decisorios condicionados
por las modas, campañas publicitarias, etc., el P.C.O. tiene un target que está representado
por el comité promotor y que consiste en una demanda ya organizada de antemano.
Esta demanda, altamente exigente y calificada, está determinada no solo por la adquisición
de servicios receptivos y turísticos, sino también por el pedido de los servicios logísticos y
técnicos funcionales a las temáticas que deberán ser tratadas en la comunicación de los
Congresos. Por lo tanto se hace importante para el P.C.O. unificar e integrar los aspectos de
los Congresos con los aspectos turísticos.
Concluiremos entonces que en el mercado de los Congresos el factor “concurrencia” está
determinado particularmente por la organización y la calidad del producto, por la influencia
temática sobre el tema, la cultura y belleza del lugar sede, la distancia y no solo por los
precios.
Desde el punto de vista económico, la actividad de Congresos, encuadrada en el flujo
turístico interno y externo, contribuyen a alargar la demanda de servicios turísticos y
hoteleros en las localidades sede en las que los Congresos se lleven a cabo, rindiendo de
manera más eficaz y rápida aquella función de compensación económica, a través de la
distribución del crédito en las distintas regiones.
La actividad de Congresos provoca por lo tanto un efecto multiplicador, en cuanto concurre
a facilitar el desarrollo de otros sectores económicos. Esto atrajo el interés en muchas
localidades turísticas en las cuales empresarios hoteleros y operadores públicos están
empeñados en mejorar las estructuras ya existentes e incentivar la construcción de salas
para Congresos.

41
El Producto Congresos en Argentina:
Analizando el producto Congresos argentino, revela que la mayor parte de los centros de
Congresos presentes en las ciudad de Buenos Aires están controlados por Entes públicos y
sólo en algunos casos, por consorcios en donde están representados, en términos de
igualdad, ya sean los privados como los Entes públicos.
No es un caso que casi en ninguna parte de Europa existan privados que hayan realizado
algún centro de Congresos sin contar con la intervención publica. Por lo tanto para la
realización y gestión de estas instalaciones, en donde se prevén enormes financiaciones, la
mejor solución es aquella sociedad con capital mixto.
Para establecer la conveniencia de la inversión en estas estructuras, es necesario calcular el
número de días que se utilizarán las instalaciones; obviamente cuanto más una estructura
viene utilizada, tanto más logra cubrir los costos fijos.
A continuación, para que un Centro de Congresos pueda razonablemente entrar en gastos,
debe ser localizado en una zona que convoque un alto número de manifestaciones, que
posea un poder adquisitivo válido y si es posible, interés turístico.
Las estructuras hoteleras, vinculadas al producto Congresos, organizan alrededor del 40%
de las manifestaciones cada año.
Cada uno de estos hoteles apunta al prestigio y a la eficiencia pero, sobre todo, a la
diversificación de la oferta que debe ser adecuada a la nueva demanda emergente.
En el mercado de los Congresos, la demanda se orienta exclusivamente a hoteles de 4 o 5
estrellas y está integrada perferentemente por categorías profesionales que inciden
medianamente en un 35% del total de los presentes. Esta categoría (de una edad entre los
30 y los 50 años) le dan mucha importancia a la calidad de vida, practican deportes y están
muy atentos al bienestar psico-físico. Por esta razón, es que en la diversificación de la
oferta, los hoteles deben disponer en sus planes de reestructuración, nuevas estructuras
como piletas, gimnasios, canchas de tenis y de golf, que son indispensables para satisfacer
la demanda turística y de Congresos.
En los últimos años la mayoría de los hoteles argentinos han hecho grandes esfuerzos para
insertarse en el mercado de los Congresos, ofreciendo estructuras de una cierta importancia.

42
La inversión hotelera en el periodo 1991-1992 fue de 638 millones de dólares y comprende:
Total invertido: equipamiento + construcción $ 698.000.000
Establecimientos Inaugurados 177
Establecimientos con Ampliaciones 17
Establecimientos a Inaugurarse 26
Establecimientos en Construcción 99
Superficie total construida (en m2): 349.000
Costo equipamiento más construcción por m2: $ 2.000
Total de establecimientos: 319
Total de habitaciones: 1.943
Total de plazas: 18.004
Nuevos puestos de trabajo:
Directos: 3.971
Indirectos: 9.927
FUENTE: Secretaria de Turismo de la Nación - 1993
Todo esto debería demostrar que para un gran hotel la inversión en este sector es
conveniente.
No obstante este análisis, debemos destacar que el producto Congresos “Made in
Argentina” ocupa el lugar número 26° a nivel mundial, mientras que como país receptor de
turismo extranjero, ocupa el lugar número 33°. 1
Llegadas de turistas extranjeros:
1 Fuente: Anuario Estadístico de la OMT, Edición 1992

43
año 1991: 2.870.346 turistas
año 1992: 3.030.913 turistas
Var.: 5,6%
Ingresos económicos por turismo receptivo:
año 1991: 2.336,0 millones de dólares
año 1992: 3.089,5 millones de dólares
El ingreso por turismo representó en el año 1991 el 16,3% del total de los ingresos por
exportaciones más turismo.
Turismo interno: 14.000.000 de viajes de argentinos se realizaron en 1992.
El personal ocupado por el sector está estimado en 450.000 personas.
Para mayor información ver:
Anexo 4: “Aproximación de la situación Hotelera - Gastronómica de la Ciudad de Buenos
Aires.”
Anexo 5: “Proyecto Turístico EE.UU. y Argentina”
La actividad de Congresos se encuentra representada en distintas asociaciones
internacionales, nacionales y regionales, entre las cuales se destacan:

44
A nivel mundial:
• AIIC (Asociación Internacional de Intérpretes de Conferencias)
• UAI (Unión de Asociaciones Internacionales)
• IACB (International Association of Conventions & Visitors Bureau)
• IAPCO (International Association of Professional Congress Organizars)
• ICCA (Internacional Congress & Conventions Association)
• Asociación Internacional de Hoteles
• MPI (Meeting Planners International)
• AIPC (Asociation International des Palais de Congres)
A nivel regional:
• ACE (Association of Congress Executives)
• EFCT (European Federation of Congress & Tourism)
• PCMA (Professional Congress Managment Association)
• COCAL (Confederación de Organizadores de Congresos de América Latina)
• AACVB (Asiatic Association of Conventions & Visitors Bureau)
A nivel nacional:
• AOCA (Asociación de Organizadores de Congresos de la República Argentina)
En 1985 la UIA (Union International Associations) desarrolló una estadística en base a un
cuestionario enviado a 7.128 asociaciones internacionales, no gubernamentales, y de las
cuales contestaron 2.212, es decir un 31.0%. Algunas cifras fundamentales demuestran que
existe una predominancia de eventos anuales y con menos de 250 participantes. El
promedio de duración de los eventos es de 4 a 5 días, probablemente realizados en
Septiembre, o Mayo/Junio, preferentemente en un Centro de Congresos.
Aquellos que realizan exhibiciones, conforman un tercio de los eventos mencionados
anteriormente.
Otros datos nos dicen que una localidad es elegida con un promedio de 1 o 2 años de
anticipación.

45
Las encuestas con respecto a los idiomas utilizados, nos revelan que los programas y
procedimientos de un congreso son en un 57% de los casos, publicados en 2 idiomas.
Veamos ahora algunos de los resultados del cuestionario enviado:
De unas 1940 respuestas:
• 1350 indicaron una elección fija
• 492 son flexibles en sus elecciones
• 98 no respondieron
De estas cifras deducimos que:
• 70% de respuestas fijas
• 25% múltiples elecciones
• 5% ninguna elección en especial
ORGANIZACIONES QUE REALIZAN EVENTOS
Las respuestas recibidas indican que:
• 1940 Organizaciones Internacionales realizan eventos regularmente
• 272 solo ocasionalmente
De las 1940 que realizan eventos regularmente:
• 788 realizan eventos anualmente
• 465 cada 2 años
• 66 cada 5 años
• 229 no especificaron la frecuencia
ORGANIZACION DE CONGRESOS
Frecuencia en realización de eventos:

46
• 12.3 % se realizan OCASIONALMENTE.
• 87.7 % se realizan REGULARMENTE.
CONGRESOS Y CONVENCIONES
Frecuencia:
• 41 % realiza Congresos y Convenciones anualmente.
• 24 % realiza Congresos y Convenciones cada 2 años.
• 12 % no especificaron.
ASISTENCIA DE DELEGADOS
Eventos con:
• 100 delegados (35.9 % de los casos)
• 101 a 250 (29.1 %)
• 251 a 500 (16.8 %)
• 501 a 1000 (9.6 %)
• 1001 a 2500 (5.8 %)
• 2501 en adelante (2.8 %)
DURACION
1137 de los eventos internacionales reportados requieren por lo menos de Lunes a viernes
para asistencia y viajes. Reuniones de tres días pueden incluir Sábados: muy pocas
respuestas fueron entregadas acerca de las reuniones con una duración de dos días.
DURACIÓN DE LOS EVENTOS
• 3 días (28%)
• 4 a 5 días (39%)

47
• 6 a 8 días (20%)
• Sin responder (4%)
MESES DE PREFERENCIA
Septiembre es el mes más popular para los eventos, junto con Mayo y Junio. Agosto y
Octubre le siguen como preferidos.
De todas maneras es interesante destacar que la mayoría de las Asociaciones tienen
múltiples elecciones y son bastante flexibles al respecto.
En vez de ser meses fijos, es el verano o el período del año el cual está mas definido.
primavera y otoño son sin lugar a dudas los meses de los Congresos.
este patrón es el mismo en todo el mundo y sigue el curso de la estación local o sede.
LUGAR DE REALIZACION DE LOS CONGRESOS
• Centro de Congresos (38%)
• Hoteles (30%)
• Universidades (19%)
• Otros (9%)
• No respondieron (9%)
Cifras actualizadas de los tipos de facilidades más usadas en 1993:
Los hoteles urbanos han tenido una variación muy importante con respecto a las cifras
publicadas por la UIA en 1985, han pasado a estar en un lugar privilegiado, seguidos por
los Resort.
Los Centros de Congresos que en 1985 estaban en primer lugar están siendo menos
utilizados, quedando en 1993 en tercer lugar.
TIEMPO DE PREPARACION
La pregunta fue: ¿Con cuantos años de anticipación elige el destino?.
958 Asociaciones indicaron que la mayor parte de los eventos se deciden con 2 años de
anticipación o menos.

48
El 654 restante varía de entre 3 a 5 años o más.
TIEMPO DE PREPARACION
• 2 años (59%)
• 3 años (18%)
• 4 años (13%)
• 4½ años (6%)
• 5 años (5%)

CAPITULO 5: LAS TECNICAS DE MARKETING M.FLORENCIA SAN MARTIN
49
CAPITULO QUINTO
LAS TECNICAS DE MARKETING EN EL SISTEMA DE LOS CONGRESOS
5.1 LA PROMOCION
En un lugar de primera importancia en el marketing de Congresos se encuentra la
promoción. En efecto el desenvolvimiento de la actividad de Congresos es ya un factor de
promoción para la localidad turística que hospeda al congreso.
Esta característica entonces involucra a todos, en particular a los operadores públicos, que a
través de los Congresos, promueven el turismo en las diversas localidades y en los períodos
de baja estación.
Desde el punto de vista económico a través de la “promoción de congresos” se llega a los
siguientes objetivos:
• El aumento de los flujos de la demanda.
• La dilatación de la estacionalidad, con una mayor y mejor utilización de las
estructuras receptivas y su infraestructura.
• La utilización de los servicios turísticos.
• Un impulso económico de las actividades locales.
Referencias importantes para quien promueve el Turismo de los Congresos, son las
Muestras, Ferias y Work-Shop. En Argentina se organiza el Seminario Latino-Americano
de Organizadores de Congresos y Afines. El último realizado del 19 al 21 de Abril de 1993
en Argentina, ha tenido como principal característica recoger las propuestas de los mayores
operadores de Congresos a nivel internacional y de los expositores más representativos en
el panorama turístico, como son los Centros de Congresos, Hoteles, Cadenas hoteleras,
P.C.O., Agentes de Viajes, Operadores Públicos - Privados y Empresas de Transporte.
Además del momento expositivo, en el programa de las manifestaciones, se realizan
seminarios y mesas redondas, a cargo de los respectivos Comités Promotores, en el curso
del cual son confrontadas las distintas experiencias y se discuten las futuras tendencias.

50
El Seminario Latino-Americano está patrocinado por AOCA (Asociación de Organizadores
de Congresos de la República Argentina) y COCAL (Confederación de Entidades
Organizadoras de Congresos y afines de América Latina).
PROMOCION DE UN DESTINO O CIUDAD
“Promoción de Buenos Aires como destino de Congresos y Exposiciones”
Por la Subsecretaría de Turismo de la Nación de la Ciudad de Buenos Aires.
ALGUNOS DATOS INTERESANTES
(Año 1992)
Todo el País
TOTAL DE CONGRESOS: 528
TOTAL DE PARTICIPANTES: 180.000
GASTO TOTAL:
Más Gastos Acompañantes
Más Gastos de 142 exposiciones
$ 260.000.000
Porcentaje pauta publicitaria total: 7,1 %
Fuente: AOCA
Cámara Argentina de Anunciantes
Elaboración propia
BUENOS AIRES
CONGRESOS (67 % del total) 354
PARTICIPANTES PROMEDIO 341
TOTAL PARTICIPANTES/AÑO 121.000
Extranjeros 20 % 24.200
Provincianos 40 % 48.400
DURACION PROMEDIO 4 días
COSTO INSCRIPCION PROMEDIO $ 200

51
GASTO PROMEDIO TURISTA EXTRANJERO/DIA $ 280
GASTO PROMEDIO TURISTA NACIONAL/DIA $ 150
GASTO PROMEDIO TURISTA EXTRANJERO/4 DIAS $ 1.120
GASTO PROMEDIO TURISTA NACIONAL/4 DIAS $ 600
POR LO TANTO
24.200 x 1.120 x 2 $ 54.208.000
48.400 x 600 $ 29.040.000
121.000 x 200 $24.200.000
$ 107.448.000
PERO.................ADEMAS:
GASTOS DE ACOMPAÑANTE
GASTOS DE 142 EXPOSICIONES
Fuente: AOCA - Elaboración propia
Municipalidad de la Ciudad de Bs. As.
!
SUBSECRETARÍA DE TURISMO
!
Política
!
“DESARROLLAR BUENOS AIRES COMO DESTINO DE CONGRESOS Y
EXPOSICIONES”
Instrumento: S.S.Turismo - Bureau - Oficina
Participan:

52
M.C.B.A.
S.S.TURISMO SECTUR
COM. TURISMO
H.C.D.
A.O.C.A. AVIABUE
A.H.T. ASOC. HOTELES BS.AS.
AEROLINEAS ARGENTINAS
OBJETIVOS:
• Promocionar a Buenos Aires como sede de congresos, convenciones y exposiciones.
• Potenciar uso y desarrollo de infraestructuras y servicios, promover su mejoramiento.
• Producir material de promoción apropiado.
• Obtener aportes para financiación de sus actividades.
¿Y en la práctica?
• Facilitar información actualizada y objetiva sobre infraestructura y servicios.
• Apoyar institucionalmente presentación de candidaturas de Bs. As. como sede:
- cartas de apoyo
- Folletería
- Contactos
- Apoyo p/viajes de captación de eventos y Fam press
• Agencia de publicidad, marketing, ventas y R.R.P.P. de la ciudad.
PROGRAMA DE TRABAJO INICIAL

53
1. Investigación
• Listado y clasificación “Asociaciones clientes”.
• Identificación referente local e historia reciente.
• Análisis comparativo de Buenos Aires, ventajas y desventajas. Oferta existente.
• 3 / 4 personas
2. Promoción
2.1 Folletería
- Manual infraestructura y servicios
- Video
- Folleto Motivacional
2.2 Viajes
- De promoción al exterior
- Fam Trips para periodistas especializados y editores de publicaciones específicas.
2.3 Participación producto “Congresos” en ferias, bolsas y Workshops.
3. Acción Institucional
• C.A.T.
• SECTUR
• EMPRESAS AEREAS
En el Anexo Nº6, presentamos la guía para Congresos, Convenciones y Exposiciones
Internacionales que la Municipalidad de la Ciudad de Bs.As. y la Subsecretaría de Turismo
han realizado conjuntamente con el objetivo de promocionar el sector de los Congresos en
la Ciudad de Bs.As.
5.2 LA COMERCIALIZACION
Existen dos maneras de ver a la comercialización de un congreso:
1. A través de la venta del destino para captar Congresos a realizar.
2. La venta del congreso ya obtenido.

54
La comercialización del producto Congresos debe tratar con una demanda altamente
calificada y exigente, la cual puede ser segmentada en base a la tipología y temática del
congreso, por ejemplo, un congreso político asume aspectos organizativos distintos a los
Congresos de tipo científico porque cambia la colocación del target, desde el punto de vista
geográfico, demográfico y sociocultural.
Con respecto a la demanda externa, la comercialización depende mucho de la actividad
publicitaria y de promoción que los operadores públicos (secretaria de turismo) realizan en
el exterior para apoyar el producto turístico “Made in Argentina” en todos sus aspectos y no
solo el de Congresos.
Naturalmente para los Congresos internacionales, la comercialización se encuentra
relacionada con la competencia del producto, interpretado como dimensión, capacidad
receptiva y calidad de los centros de Congresos a nivel mundial.
Si se mira a la demanda interna, resulta evidente que está organizada en áreas geográficas
de gran concentración urbana, en las cuales se halla una fuerte presencia de toda la
actividad económica y operadores económicos (empresas, bancos, aseguradoras, etc.), que
representan la demanda más activa del turismo de Congresos.
En el mercado de los Congresos, los canales más importantes de la comercialización son el
P.C.O. y los proveedores de servicios turísticos (tour operator, empresas hoteleras, etc.)
ésta depende del tipo de contrato que viene estipulado, de la política de precios y de la
política empresarial de estos operadores.
Los emprendimientos hoteleros participan en la formación del producto y su relativa
distribución en modo indirecto, proveyendo servicios receptivos o directamente
proporcionando las estructuras para los Congresos.
Su política de precios depende del mercado y de las estrategias para el equilibrio estacional.
El Tour Operator (T.O.), en cambio, puede concurrir a la distribución directamente. Puede
organizar Congresos autónomamente, instituyendo oficinas para este fin o sino
atribuyéndole al P.C.O. los servicios en nombre propio y la propia dirección. La actividad
de Congresos consiente al T.O. de adquirir otros segmentos del mercado, especialmente en
periodos de baja estación.
La gestión de los centros de Congresos puede influenciar en la comercialización y todo
depende del management y de la intervención financiera publica.

55
Los vínculo que hacen a la distribución son como hemos visto las asociaciones
representativas de los operadores (AOCA, AAAVYT, AHT, etc.) que a través de la
publicación de revistas especializadas y boletines de categoría guían al producto Congresos
a los distintos puntos de ventas.
5.3 LA PUBLICIDAD
En el marketing de Congresos, la publicidad está dirigida a tres públicos distintos: A los
operadores que concurren a la formación del producto Congresos, a los congresistas y al
público externo.
• Aquella dirigida a los operadores se realiza a través de las revistas especializadas sobre
los Congresos (Ferias y Congresos, meeting and congress, etc.). Es un modelo de
publicidad altamente informativo, en el cual se le presta mucha atención a la gráfica, la
imagen fotográfica y a los colores. El todo debe por lo tanto representar al producto en
todos sus aspectos.
Desde el punto de vista del contenido del mensaje, el objetivo es el de proporcionar a los
operadores información sobre el mercado de los Congresos, la disponibilidad de los centros
de Congresos y de las estructuras receptivas, las tarifas y los precios de los servicios.
• La publicidad que se dirige directamente a los congresistas se efectúa a través de
impresiones como los deplians y las cartas de invitación. Se le presta importancia a los
códigos de la comunicación (colores, forma, imagen, etc.) es necesario recordar que el
nombre y el logotipo del congreso elegido, deben ser impresos en todo el material
publicitario, también aquel dirigido al mercado externo, desde los anuncios en la vía
publica, hasta la publicidad en los medios periodísticos.
El nombre en definitiva debe representar la idea, el significado del tema del congreso en
todas las faces ya sea durante la organización de la manifestación, como durante la
ejecución de la misma.
• El mensaje publicitario dirigido al sector externo se propone mantener activa la
comunicación de los Congresos fuera del centro de Congresos. Esto se lleva a cabo con

56
medios como son las revistas semanales del sector, con un mensaje que atraiga a un publico
más amplio.
Muy eficaz resulta la televisión, porque filma el desarrollo del congreso, provocando de
hecho, un impacto sobre el publico. Esta forma de publicidad es utilizada para seminarios
de gran importancia. no suelen ser muy comunes debido al alto costo del minuto en
televisión, por eso siempre se debe medir la relación costo-beneficio.
Una vez que el P.C.O. ha decidido los targets que se desean alcanzar, delega toda la gestión
de la campaña publicitaria a la agencias especializadas. Esta decisión permite la reducción
de los costos publicitarios, por una mayor garantía sobre el resultado de la manifestación
desde el punto de vista del prestigio, de la imagen y por lo tanto de la comunicación.
5.4 LAS RELACIONES PUBLICAS
Estas ocupan un rol fundamental en toda la actividad del marketing de los Congresos, de
hecho el congreso es una herramienta de comunicación.
La profesión P.C.O. es una actividad de RR.PP a partir de la fase ejecutiva, debe instaurar
contactos con todos los interlocutores interesados en alcanzar el objetivo principal que es el
logro del evento.
La actividad más intensa de las RR.PP es aquella con relación al público externo,
constituido por clientes potenciales o sea los congresistas y todos los líderes de opinión
interesados en el tema de los Congresos (relatores, expertos del sector, políticos,
periodistas, etc.).
En la actividad de RR.PP son usadas técnicas como: encuentros, cenas de gala,
conferencias de prensa, manifestaciones culturales, etc. Todas tendientes a instaurar los
primeros contactos. Un medio muy eficaz de las RR.PP es la prensa especializada en este
sector por que le prestan atención a los artículos publicados sobre temas de Congresos
específicamente y a las entrevistas realizadas a los líderes de opinión. Todo esto hace a la
comunicación de los Congresos para alcanzar a un público más seleccionado e interesado.

57
Por norma un congreso está siempre precedido por una conferencia de prensa, en la cual
participan los relatores, los organizadores y los promotores para ilustrar el tema y los
objetivos del Congresos. Con los congresistas y el P.C.O. mantiene también los contactos
finalizado el congreso. El congreso nacional es una manifestación que tiende a repetirse
periódicamente, por lo tanto, una intensa actividad de RR.PP puede transformar al
congresista, o mejor dicho, al target en cliente potencial.

CAPITULO 6: LOS CONVENTION BUREAU M. FLORENCIA SAN MARTIN
58
CAPITULO SEXTO
LOS CONVENTION BUREAU
6.1 ¿QUE SON LOS CONVENTION BUREAU?
Para dar una imagen más completa y organizada de la oferta de congresos, en muchos
países se instituyeron los “Convention–Bureau”, organismos constituidos con capitales
mixtos (público-privado) que tienen el fin o el objetivo de promover la imagen de la
localidad que fomenta a los Congresos, a través de:
• La promoción en el mercado nacional y externo del congreso como producto.
• La organización de la información con respecto a la disponibilidad de estructuras
receptivas, la presencia de infraestructura, de los transportes y los costos
relativos.
• La información sobre programas culturales, recreativos y de entretenimiento.
• La asistencia a los organizadores de Congresos para cada tipo de información
inherente a las distintas manifestaciones.
• La planificación de la demanda de los Congresos, racionalizando los tiempos de
utilización de la infraestructura, controlando la correspondencia de los servicios
otorgados con respecto a los empeños contractuales asumidos por los operadores.
Los Convention-Bureau se avalan de la información proporcionada por los operadores
privados y sus asociaciones, para facilitar la integración y coordinación de las empresas que
hacen uso de los servicios ofrecidos y por consecuencia la comercialización de la oferta.
La acción del Convention-Bureau debe mirar en particular modo al mercado internacional a
través de intervenciones programadas y con la colaboración de los operadores públicos
predispuestos a la propaganda en el exterior.
6.2 PLAN DE TRABAJO PARA LA CREACIÓN DEL BUCOA

CAPITULO 6: LOS CONVENTION BUREAU M. FLORENCIA SAN MARTIN
59
(Buro de Convenciones de Buenos Aires)
1. Análisis de Mercado.
2. Programa de promoción.
1. Análisis de Mercado
El mercado potencial es el conjunto de asociaciones que habitualmente se reúnen en
Congresos a intervalos regulares (anualmente, bianualmente, etc.) y que no se hayan
reunido en BUE recientemente (como el Congreso del Petróleo o de Astronomía).
Para un análisis de mercado habría un primer paso que es listar todas las asociaciones de
ese tipo clasificándolas en mundiales, americanas o latinoamericanas y también argentinas.
Para esto será necesario barrer todas las actividades económicas, científicas o culturales.
De cada asociación deberá verificarse el referente argentino que habitualmente participa en
esos Congresos y la historia reciente de esos Congresos en cuanto al lugar elegido.
Es sobre esos referentes nacionales que se tendrá que hacer la promoción de Congresos.
2. Programa de promoción
2.1. Preparación de un manual con información de los servicios que BUE ofrece para la
realización de Congresos.
2.2. Preparación de un folleto motivacional centrado en las atracciones de Buenos Aires
como lugar de Congresos, incluyendo referencias a las actividades turísticas pre y post-
Congresos.
2.3 Diseñar un programa de visitas (fam-trips) para periodistas especializados y editores de
publicaciones científicas, buscando que BUE vaya posicionándose en esos ámbitos como
destino de Congresos.
2.4 Aprovechar toda participación de BUE en ferias, bolsas y workshops organizados por la
CAT (capítulo latinoamericano), WELCOME y SECTUR para presentar el producto
"Congresos" entre los agentes de viajes de los países visitados.

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