project para empresas pymes - unidad 3 : INFORMES

Unidad 3
Recursos
INFORMES DEBERIA DECIR EL TITULO DE LA UNIDAD

· UNIDAD 3 · PROJECT PARA EMPRESAS PYMES
· 48 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·
Temario:
 Gráfico de recursos
 Uso de recursos
 Uso de tareas
 Vistas
 Informes por tipo
 Informes visuales
Introducción
Es indispensable el uso de los informes para obtener información sobre el proyecto,
tareas y recursos que ingresamos anteriormente, los gráficos de recursos, de usos de
tareas, las diferentes vistas que nos ofrece Project 2013 y los informes por tipo y visuales
nos ofrecen una variedad de informes ya diseñados que podemos personalizar para
aprovechar al máximo todas las novedades de la versión 2013 del software.
Relación con otras Unidades
En esta tercer Unidad nos enfocaremos en la creación y personalización de informes
mediante los diferentes tipos que nos ofrece Project 2013 podremos obtener información
significativa, útil y relevante; los informes mostrarán los datos del proyecto, tareas y
recursos que ingresamos en las unidades anteriores; en la próxima unidad realizaremos el
seguimiento del proyecto.
Objetivos específicos
 Crear y personalizar informes de gráficos de recursos, uso de recursos y
tareas.
 Emplear diferentes vistas.
 Analizar y explorar informes por tipo y visuales.

PROJECT PARA EMPRESAS PYMES · UNIDAD 3 ·
· Prof. Ing. Lorena Carballo · 49 ·
Esquema de contenidos
Informes
Gráfico de
recursos
Uso de
recursos
Uso de
tareas
Vistas
Informes
por tipo
Informes
visuales

Informes
Usted obtendrá información a partir de la integración de recursos y
tareas; visualizará calendarios, diagramas de Gantt, Diagramas de red y de
uso de tareas; luego generará sus informes automáticos.
Actividad de aprendizaje
Obtener información de la integración de recursos y tareas Ejercicio paso a paso
Es importantísimo que usted obtenga información de los datos que ha
ingresado hasta el momento.
A continuación obtendrá gráficos y grillas sobre la distribución y
asignación de tareas y recursos. Estos procedimientos son imprescindibles para que
usted pueda ofrecer documentación a toda la organización sobre su planificación,
las tareas definidas, los recursos y la integración de los mismos, este tipo de
informes permite a cada uno de los miembros identificar cómo afectarán o no sus
acciones sobre otras áreas.
Gráfico de Recursos
1. En las fichas Tarea o Recurso en Ver seleccione Gráfico de recursos, podrá
acceder a cada uno de los recursos, visualizando el porcentaje de asignación, si
se encuentra sobreasignado; todos estos datos sobre el calendario.
2. Recuerde que en Herramientas de gráfico de recursos/Formato en Gráfico
puede cambiar el tipo de gráfico a mostrar: Costo, costo acumulado, trabajo

acumulado, sobreasignaciones. Unidades de recursos asignadas, asignación
porcentual, disponibilidad restante, disponibilidad de unidades, trabajo,
disponibilidad de trabajo. Anteriormente en el tema de recursos analizamos
sobreasignado que le permite identificar los días en que los recursos no serán
suficientes o trabajarán con sobrecarga. En el caso que tenga recursos
sobreasignados es conveniente que cambie la asignación de dichos recursos.
Uso de Recursos
1. En las fichas Tarea o Recurso en Ver seleccione Uso de recursos; o en la ficha
Vista haga clic en Uso de recursos y obtendrá una pantalla como la siguiente:
2. En este ejemplo se muestra para cada recurso las tareas en las que interviene y
la asignación de horas en cada una.
3. En la ficha Herramientas de uso de recursos/Formato puede cambiar los estilos,
insertar columnas con otros campos, también tildar si quiere mostrar las
sobreasignaciones, el costo, la disponibilidad restante.

Uso de Tareas
1. En las fichas Tarea o Recurso en Ver seleccione Uso de tareas; o en la ficha
Vista haga clic en Uso de tareas, para poder obtener por tarea los recursos
asignados y la cantidad de horas involucradas.
2. Igual que en uso de recursos con la ficha Herramientas de uso de
tareas/Formato puede cambiar los estilos, insertar columnas con otros
campos, también tildar si quiere mostrar las sobreasignaciones, el costo, la
disponibilidad restante.
Ver datos en Diagrama Gantt Ejercicio paso a paso
Accederá a diferentes visualizaciones de los datos que ha ingresado
1. Mediante el menú Vista usted puede cambiar las visualizaciones
de los datos, seleccione Diagrama de Gantt.

2.Nuevamente en Vista seleccione Tabla podrá optar por mostrar costo, entrada,
resumen, seguimiento, trabajo, uso, variación entre las más importantes. Cambie
a costo.
3.Observe que la grilla de datos mostrará los costos del proyecto.
4.Puede optar por la entrada de datos, los hipervínculos utilizados, la programación
de las tareas, el resumen del proyecto, el trabajo asociado y el porcentaje de uso
de los recursos.
5. En la ficha Vista también puede emplear Datos/Resaltar para identificar
rápidamente los hitos, las tareas en un intervalo de fechas, entre otras
alternativas.
6.También puede emplear filtros para mostrar únicamente las tareas y subtareas
que sean hitos, estén en un rango de fechas, entre otras alternativas. Esta opción
es interesante para visualizar por tipo de tarea cuando tenemos un proyecto con
muchos datos.
7.Mediante escala temporal podemos cambiar la visualización para que sea por días,
semanas, meses, etcétera.
8.En Herramientas de diagrama de Gantt/Formato, podemos cambiar el estilo, la
cuadrícula, el diseño, agregar columnas para mostrar otros datos, cambiar el
formato, elegir si mostrarnos con un formato diferente las tareas críticas, con

demos, retrasadas. También podemos elegir el estilo de diagrama de Gantt. Le
sugerimos explorar todas las alternativas de esta ficha.
Vistas Ejercicio paso a paso
Accederá a diferentes vistas de los datos que ha ingresado hasta el
momento.
En la ficha Vista seleccione:
Objeto Uso
Calendario Le ofrece el calendario con las tareas, distribuidas por fechas y la duración de
las mismas.
Diagrama de Gantt Le muestra las tareas, relación entre las mismas, recursos asignados, duración,
comienzo, fin. Recuerde que puede personalizar las columnas visibles.
Diagrama de Red Resume las tareas y las etapas, mostrando la relación entre las tareas, las
subtareas y la secuencia de las mismas. Es una vista macro del proyecto.
Gantt de Seguimiento Permite realizar el seguimiento de cada tarea, ingresando el porcentaje
realizado de cada una. La ruta crítica se muestra como una secuencia de tareas de
color rojo en el calendario de la parte derecha del monitor. Esta ruta crítica está
compuesta por las tareas que no son flexibles en cuanto al tiempo, ya que otras
tareas dependen de su finalización.
Uso de Tareas Ofrece cada una de las tareas y los recursos asociados a cada una. Siempre
mostrando del lado derecho un calendario con la distribución de las asignaciones.
También puede acceder mediante las fichas Tarea y Recursos haciendo clic en las
opciones dentro de Ver.

Informes Ejercicio paso a paso
Project tiene disponibles una gran cantidad de informes para que usted
pueda identificar los recursos sobreasignados, el costo del proyecto
discriminado por tareas, flujo de caja, entre otros.
La creación y personalización de Informes es una de las grandes novedades de la
versión 2013 de Project, se mantienen los informes visuales de la versión 2010, y se
incorporan funcionalidades con informes existentes en versiones anteriores y
herramientas para la creación de informes personalizados.
Crear informe basado en modelos Ejercicio paso a paso
Los informes basados en modelos nos permiten obtener rápidamente
documentación sobre los principales temas y variables que necesitaremos
en la construcción de un proyecto, su seguimiento y los resultados
obtenidos.
Luego veremos la forma de personalizar informes, en el caso que necesitemos un
informe diferente.
1. En la ficha Crear un informe tenemos los siguientes grupo para elegir un informe
basado en modelo.
2. Por ejemplo en Panel contamos con los informes:
a. Evolución
b. Información general de costos
c. Información general del proyecto
d. Información general del trabajo
e. Próximas tareas

3. En Recursos disponemos de:
a. Recursos sobreasignados
b. Visión general de los recursos
4. En Costes podemos elegir:
a. Flujo de caja
b. Información general de costos de la tarea
c. Inform de valor acumulado
d. Sobre costos
e. Visión general de costo de recursos

5. Dentro de En curso podemos optar por:
a. Informe de hito
b. Tareas críticas
c. Tareas pospuestas
d. Tareas resaltadas
6. Introducción nos ofrece:
a. Best practice analyzer (resume las tareas que tienen trabajo sin asignar,
restante, recursos asignados) es muy interesante obtener este informe
durante la etapa de seguimiento que trabajaremos más adelante en este
curso.
b. Compartir con su equipo: lo emplearemos si la empresa tiene configurada
una zona Share Point, todos los participantes tienen que tener una cuenta
Microsoft en Share Point.
c. Crear informes, Introducción a Project y Organizar tareas son informes de
ayuda que ofrece el software como plantillas.

7. Personalizar (y todas las opciones anteriores también) disponen de Más informes
donde podremos acceder a todos los informes enumerados anteriormente en una
misma ventana.
8. Recientes nos mostrará los últimos informes que hemos creado.
Como usted ha observado estos informes son muy útiles para diferentes niveles de la
organización.
Tenga en cuenta que muchos informes tendrán datos durante la etapa de seguimiento,
por lo tanto en este momento estarán sin contenido.
Crear informe personalizado Ejercicio paso a paso
En esta secuencia de pasos crearemos un informe personalizando los datos,
estilos, forma de visualización (tabla, gráfico), entre otros factores.
Este mismo procedimiento se puede emplear sobre un informe basado en
modelos como los creados en el ejercicio anterior, luego que creemos un informe
basado en modelo hacemos clic en la ficha Herramientas de Informes y tendremos
disponibles las mismas funcionalidades que trataremos en los pasos siguientes.
1. En Crear un informe/Ver los informes hacemos clic en Nuevo informe y elegimos
entre:
a. En blanco: para introducir texto y luego agregar otros elementos como
gráficos, tablas, etc.
b. Gráfico: centra la atención del informe en un gráfico, pero igual que en el
caso anterior se
pueden agregar otros
tipos de objetos.
c. Tabla: focaliza en una
tabla de datos en
forma de grilla,
también permite luego
agregar otros
elementos.
d. Comparación: divide el
informe en dos partes
para comparar
situaciones (entre
recursos, tareas
proyectadas y reales, o
lo que usted desee
comparar).
2. Al hacer clic nos sugiere el nombre,
podremos cambiarlo por otro

nombre para que sea más significativo, el nombre será el título del informe.
3. Obtendremos un informe donde tenemos la zona de título, para cambiarlo
hacemos clic sobre la zona Informe1 y le cambiamos el título.
4. Debajo el contenido en este caso un gráfico, donde podremos agregar elementos,
presionando el signo +, cambiar el estilo del gráfico con el icono del pincel y filtrar
qué datos mostrar con el icono del embudo.

5. En la parte izquierda veremos la lista de campos donde podemos elegir otros
datos a graficar, agruparlos, ordenarlos, etcétera.
6. En la ficha Diseño podemos cambiar el Tema, la combinación de Colores, Fuentes,
Efectos. También podremos insertar Imágenes, Formas, Gráfico, Tabla, Cuadro de
texto.
7. También es posible crear una Copia del informe para usar como base para otro
informe. Y en Configurar página podemos personalizar las alternativas de saltos
de página, márgenes, orientación del papel y tamaño del mismo.

Agregar un gráfico en un informe personalizado Ejercicio paso a paso
1. Al tener un informe
creado con Nuevo Informe o
con un modelo, en la ficha
Herramientas de
informes/Diseño en Insertar
presionamos Gráfico.
2. Elegimos el tipo de gráfico deseado.
3. Por defecto se graficarán los datos
que estemos usando en el informe,
mediante la zona de Lista de campos
podemos cambiar los elementos a
graficar.
4. Al seleccionar el gráfico contamos
con Herramientas de gráficos con su
ficha Diseño, que nos permite
agregar elementos al gráfico,
cambiar el diseño, cambiar los
colores, el estilo de diseño de las
opciones ofrecidas.
5. También tenemos la ficha Formato que nos permite insertar formas, cambiar los
estilos de forma, relleno, contorno, estilos de textos, etcétera.
6. Le sugerimos interactuar y probar las diferentes herramientas ofrecidas.
Agregar una tabla en un informe personalizado Ejercicio paso a paso
1. Al tener un informe creado con Nuevo Informe o con un modelo,
en la ficha Herramientas de informes/Diseño en Insertar presionamos
Tabla.
2. Por defecto se incluirán los datos que estemos usando en el informe, mediante la
zona de Lista de campos podemos cambiar los elementos a mostrar en la tabla.

3. Al seleccionar el gráfico contamos con Herramientas de tabla con su ficha Diseño,
que nos permite tildar si queremos incluir una fila de encabezado, totales,
bandas, primera columna, etc; cambiar el estilo de tabla de las opciones ofrecidas,
aplicar sombreado, efectos, y elementos de WordArt decorativos.
4. También tenemos la ficha Presentación donde podremos eliminar la tabla,
cambiar el alto y ancho de la celda, la alineación y dirección del texto; cambiar el
tamaño de la tabla.
5. Le sugerimos interactuar y probar las diferentes herramientas ofrecidas.
Informes visuales Ejercicio paso a paso
Los informes visuales permiten crear informes en formato de Excel y Visio,
de forma que automáticamente el informe de Project se convertirá en un
archivo de Excel por ejemplo.
1. En el menú Informes seleccione Informes Visuales, Project le ofrecerá una
ventana como la siguiente, usted podrá optar por los siguientes informes:

2. Dependerán de las plantillas que tenga instaladas en su computadora los informes
visuales que le permitirá realizar. Elija uno, puede configurar si quiere mostrar los
datos en años, trimestres, meses, semanas o días; y haga clic en Ver.
3. Project generará el informe en Excel o Visio dependiendo del informe que usted
elija, en este ejemplo en Excel.

Resumen
En esta unidad exploramos todos los tipos de informes y vistas que nos ofrece Project
2013, desde los gráficos de recursos y tareas, pasando por las vistas: calendario, diagrama
de Gantt, diagrama de red, Gantt de seguimiento y uso de tareas; los informes por tipo y
visuales.
Al trabajar con las novedades gráficas que nos ofrece la versión 2013 explotamos al
máximo los recursos ofrecidos para que podamos elegir el informe que más se ajusta a
nuestras necesidades, y como la obtención de información con informes es muy sencilla
seguramente usaremos más informes que si tuviéramos que hacerlos en forma manual.
Si resolviste todos los ejercicios te invitamos a pasar a la unidad siguiente donde
realizaremos el seguimiento del proyecto.

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