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Microsoft Project
- 1. Republica bolivariana deVenezuela Ministerio del poder superior para la educación universitaria Instituto universitario politécnico “Santiago Mariño” Ampliación Maracaibo Microsoft Project Realizado por: Jhorgelis Villalobos C.I.: 29.714.371 María Vanessa Romero C.I.: 27.909.647 Agosto del 2020
- 2. INTRODUCCIÒN Microsoft Project esuna herramienta de apoyo a los proceso de Inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre, establecidos por la dirección de Proyectos durante las diferentes fases del ciclo de vida del mismo, con el fin de lograr un control efectivo y oportuno en cuanto las desviaciones en el alcance, el costo, el tiempo y la calidad de un proyecto, que permita y facilite la toma de decisiones asertivas para el éxito del proyecto. Microsoft Project funciona, en muchos sentidos, en forma similar a otras aplicaciones de Microsoft. Las barras de menús, los comandos, las barras de herramientas, los menús contextuales y los cuadros de diálogo tienen mucho en común con Microsoft Excel, Microsoft Word y Microsoft PowerPoint, lo cual facilitará los primeros pasos de su uso.
- 3. INDICE 1. Microsoft Project 2.Historia de Microsoft Project 3. Herramientas principales de Microsoft Project 4. Ultimas versiones de Microsoft Project 5. Cuadro comparativo de los avances en los últimas versiones de Microsoft Project 6. Aplicaciones de Microsoft Project 7. Ventajas y desventajas del uso de Microsoft Project 8. Como realizar un proyecto atreves de Microsoft Project
- 4. DESARROLLO 1. Microsoft Project. Esun software de planificación de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. Es una herramienta de trabajo para administradores y jefes de proyectos, utilizada para organizar y seguir las tareas de forma eficaz, para evitar así los retrasos y no salirse del presupuesto previsto. 2. Historia de Microsoft Project La aplicación Microsoft Project es un programa usado para administrar proyectos y contiene una multitud de características que le permiten a los usuarios seguir y analizar datos, crear y asignar tareas, organizar el presupuesto de un proyecto y mucho más. Microsoft Project fue creado por Microsoft en 1980 para ayudar a los administradores de proyectos a organizar su carga de trabajo y toda la información asociada con cualquier proyecto que estuvieran ejecutando. Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos desarrollado y vendido por Microsoft. La primera versión del programa fue lanzada para el sistema operativo DOS en 1984 por una compañía que trabajaba para Microsoft. Microsoft adquirió todos los derechos del software en 1985 y produjo la versión 2. La versión 3 para DOS fue lanzada en 1986. La versión 4 para DOS fue la última versión para este sistema operativo, comercializada en 1987. La primera versión para Windows fue lanzada en 1990, y fue llamada versión 1 para Windows. Un dato interesante es que la primera versión para DOS introdujo el concepto de Líneas de dependencia (link lines) entre tareas en la gráfica de Gantt. Aunque este software ha sido etiquetado como miembro de la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido incluido en ninguna de las ediciones de Office. Está disponible en dos versiones: Standard y Professional. 3. Herramientas principales de Microsoft Project. Existen muchos tipos de herramientas dentro de este software, de forma que el análisis de los datos es mucho más sencillo. Sin embargo, aquí nombraremos las principales: Ruta crítica: Se realiza una vez que todos los datos están ingresados. De esta forma de obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y término más cercanos y más lejano de cada actividad, o las holguras. Diagrama de Gantt: Se muestra por default. Esta gráfica ilustra la programación de actividades en forma de calendario, en el que el eje horizontal representa el tiempo, y el vertical las actividades. Se señalan con barras los tiempos de inicio y término de la actividad, su duración y su secuencia. La actividad crítica se muestra en rojo, las otras en azul. Las
- 5. actividades que tienenotras secundarias dentro se muestran en color negro. Sobrecarga de recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso humano más tareas de las que puede realizar. Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de información, como las fechas de inicio y término del proyecto en la parte superior, la duración, las horas totales de trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos. Cálculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que los recursos son asignados a cada tarea. Hay dos tipos de reportes: el flujo de efectivo – es un reporte del gasto semanal- y el requerimiento de materiales. Control de proyecto: Cuando ya se han introducido todos los datos necesarios para realizar la ruta crítica, y se ha establecido el programa de proyecto como se desea, se puede salvar como línea base. Esto permitirá compararla con las modificaciones que se le vayan haciendo al proyecto 4. Ultimas versiones de Microsoft Project Microsoft Project 2016 Microsoft Project 2016 hace que sea mucho más fácil ejecutar proyectos de forma adecuada y eficiente. Usando plantillas incorporadas y herramientas de programación familiares. Disponible en smartphones, tablets y PCs para trabajar en cualquier momento y lugar. Tanto Microsoft Project 2016 como la versión 2019 ofrecen capacidades de gestión de carteras. Evaluar y optimizar las carteras, por ejemplo, estableciendo prioridades para los diferentes componentes. La manera de lograr los resultados deseados, con análisis avanzados gracias a la integración perfecta con Power BI. Comparta los informes de Microsoft Project, de modo que todos los participantes estén al tanto inmediatamente de la situación y de las actualizaciones recientes. En tercer lugar, el proyecto de Microsoft Project es adecuado para la gestión de recursos. Realice un seguimiento de cómo se utilizan los recursos y vincule el software con numerosas utilidades integradas. Ideal para los equipos de proyecto que quieren dar actualizaciones sobre lo que trabajan, para que los gerentes no se pierdan información importante. La gestión simplificada de tiempo y tareas en MS Project 2016 contribuye a ello. Por supuesto, estas herramientas también estarán disponibles en la versión 2019. Microsoft Project 2019 Microsoft Project 2019 es el software para una mejor toma de decisiones, por ejemplo, gracias a la potente planificación y gestión de tareas optimizada que lo hace posible. Estos son sólo algunos de los elementos importantes para poder
- 6. trabajar con elsoftware en cualquier lugar. Una herramienta útil para mantener los proyectos, los recursos y los equipos en marcha, ya que proporciona una visión clara de quién está trabajando en qué y cuál es el progreso en un momento dado. Puede contar con la colaboración integrada y tener acceso a Office Store con las últimas versiones. De este modo, puede ampliar o complementar Microsoft Project como desee, para utilizarlo de la forma que desee para su empresa. El software es adecuado para una amplia gama de aplicaciones, siempre enfocado en proyectos eficientes para trabajar mejor juntos y lograr los resultados deseados juntos. 5. Cuadro comparativo de las ultimas versiones de Microsoft Project 6. Aplicaciones de Microsoft Project MS Project es una aplicación de software vendida por Microsoft que proporciona herramientas de administración de proyectos para administrar proyectos. El programa, que tiene muchas versiones diferentes, permite a los usuarios: Comprender y controlar los horarios y finanzas de los proyectos. Comunicar y presentar información del proyecto. Organice el trabajo y las personas para asegurarse de que los proyectos se completen a tiempo.
- 7. 7. Ventajas ydesventajas del uso de Microsoft Project ✔ Ventajas: ▪ Mejora la inteligencia Empresarial. ▪ Colabora y coordina con facilidad. ▪ Administrar los recursos eficazmente. ▪ Administrar el ciclo de vida del proyecto. ▪ Administrar lo simple y lo complejo. ▪ Mejora constantemente los procesos. ▪ Contrataciones estratégicas. ▪ Obtener más beneficios de la inversión tecnológicas existentes. ▪ Recuperación real de la inversión. ✔ Desventajas. ▪ No se puede medir la productividad. ▪ Muy caro en relación a las opciones que ofrece las otras empresas. ▪ No se trata de un programa multiplataforma. ▪ No cuenta tampoco con las herramientas básicas. 8. Como crear un proyecto atreves de Microsoft Project Crear un proyecto a partir de una plantilla Abra Project. O bien, si ya trabaja en un plan de proyecto, seleccione Archivo > Nuevo. Seleccione una plantilla o escriba en el cuadro Buscar plantillas en línea y, después, presione Entrar. También puede hacer clic en Proyecto en blanco para crear un proyecto desde cero. Al seleccionar una plantilla, seleccione las opciones que quiera y, después, seleccione Crear. Cambie los recursos, las tareas y las duraciones en la plantilla para que sean adecuadas para el proyecto.
- 8. Agregar tareas aun proyecto Seleccione Ver > Vistas de tareas > Diagrama de Gantt. Escriba un nombre de tarea en el primer campo vacío Nombre de la tarea. Presione Entrar. Repita los pasos 2 y 3 para especificar las tareas que quiera. Si agregar tareas de una en una requiere demasiado tiempo, también puede: Agregar varias tareas a la vez Cortar y pegar una lista de otro programa Importar una lista de tareas desde un sitio de SharePoint
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- 11. CONCLUSIÓN Es relevante conocerlas características de todas las herramientas que Microsoft tiene para ofrecer a todos sus usuarios, ya que ayudan, facilita y optimiza el desarrollo de tareas, la realización de presupuestos, seguimientos de procesos, trabajos y proyectos. Como todas las herramientas tiene sus ventajas y desventajas pero con el pasar del tiempo Microsoft actualiza sus versiones con el fin de ofrecer un mejor programa y servicio a los usuarios.