Norma manejo historial_clinico

CÓDIGO Nº
4205 RESOLUCIÓN
COMPLEJO HOSPITALARIO SAN JOSÉ
Nº VERSIÓN
NORMA MANEJO HISTORIAL CLÍNICO FECHA REVISIÓN 3.0
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NORMA MANEJO DE HISTORIAL CLINICO

Responsable Elaboración Revisó versión Nº3 Aprobó
Versión Nº 3
Nombre MA. CRISTINA CÁRDENAS
LORENA POBLETE LABARCA JAIME ACUÑA D·AVINO
CÁRCAMO
Cargo
JEFE UNIDAD DE ARCHIVO JEFE CDR APOYO CLÍNICO DIRECTOR CHSJ

Firma

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INDICE

NORMA MANEJO DE HISTORIAL CLINICO..............................................................................................................................1
NORMA MANEJO DE HISTORIAL CLINICO..............................................................................................................................3
NORMATIVAS:........................................................................................................................................................................................4
Las Historias Clínicas se retirarán del Archivo toda vez que: ...................................................................................................5
Responsables de la devolución:..................................................................................................................................................7
4. a.- En la atención en el CDT:..................................................................................................................................................7
4. b. En la gestión de Hospitalizados y de los Egresos (Mejorado, No mejorado, Fallecido, Alta Vigilada):..........................8
5. a Para el caso de las Hospitalizaciones desde la Unidad de Emergencia, el orden de las hojas será:..................................10
Responsabilidades ...............................................................................................................................................................10
5. c Para el caso que se requiera del proceso de Hospitalización desde el CDT, el orden de las hojas será:...........................11
6. a Historia Clínica Provisoria.................................................................................................................................................12
7.- Del flujo de las Historias Clínicas para la consulta Ambulatoria:......................................................................................13
8.- Solicitud y devolución de Historias Clínicas........................................................................................................................14

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NORMA MANEJO DE HISTORIAL CLINICO

Estándares:
• Ley Nº 19628, Protección de la Vida Privada.1
• Ley Nº 173742, crea el Instituto Nacional de estadísticas, Arts.29 y 30 donde se señalan
los alcances del “ secreto estadístico”
• Código Penal, Arts 246 y 247, establecen el castigo por “infracción al secreto
estadístico”
• Ord.1049, 26.09.08, SSMN, Dep. De Auditoría, resultados de Auditoría.
• Circular 001, CHSJ, junio 2008
Objetivo:
Establecer las normas básicas y criterios comunes para el manejo y confidencialidad de las
historias clínicas de los pacientes atendidos en el Complejo Hospitalario San José.

Concepto de la Historia Clínica
Para efectos de la aplicación del presente protocolo, se entenderá por Historia Clínica, aquel
documento reservado, confidencial, sujeto al secreto profesional, con numeración única e
individual, que estará ligado al RUT de cada paciente, donde el equipo de salud registrará la
historia médica y el proceso de atención del paciente.

Legislación sobre usos autorizados y confidencialidad de la Historia Clínica
La Historia Clínica es el “Documento mas importante en la salud” dado que constituye una
herramienta de gran valor o utilidad para el paciente, el equipo de salud, Establecimiento, las
actividades de docencia, la investigación clínica-científica, efectuar auditorias, para efectos

1
“..sólo autoriza a ciertas personas o Instituciones a retirar la copia de la Ficha Clínica, éstos pueden ser, el representante legal,
Tribunales de Justicia o el Ministerio Público..”
2
Manejo de documentos de uso médicos con trascendencia legal Universidad de Chile, Facultad de Medicina

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legales, para investigaciones o sumarios administrativos, uso estadísticos y epidemiológico u
otras situaciones que deberán ser autorizadas por escrito por el Director del Establecimiento,
guardando en todos los casos, toda persona que intervenga en su elaboración o que tenga
acceso a su contenido, el secreto profesional.

Por tanto la Historia Clínica es un “documento legal” en el cual deben quedar registradas
todas las atenciones de salud que una persona recibe en el Complejo Hospitalario San José, su
numeración corresponde al RUT del paciente y su resguardo será responsabilidad de la Unidad
de Archivo, con excepción de las Historias de pacientes que asisten al Programa VIH-SIDA
(Ley 19.779) y de ETS, que es de exclusiva responsabilidad de la Unidad donde se atienden.
Cabe tener presente que frente a la Nueva Ley de Autoridad Sanitaria y a la Reforma Procesal
Penal, éste documento toma una relevancia sustancial, tanto en su resguardo como en su
ordenamiento interno y claridad de lo que allí se escribe.

Normativas:

1.- De su apertura: Se abrirá Historia Clínica nueva a todo paciente que vaya a ser atendido
en el Complejo Hospitalario San José, como caso nuevo, cumpliendo con los requisitos de
admisión3, sea en forma hospitalaria o ambulatoria. La información (identificación y
antecedentes personales) que entregue el paciente debe quedar debidamente registrada en el
Sistema Informático (ANITA)
La responsabilidad de la apertura solo será de Admisión Central del CDT, de Admisión de la
Unidad de Emergencia, del Servicio de Neonatología y del Servicio de Pensionado.

3
Rrequisitos de Admisión:
Beneficiario del Sistema Público de Salud, derivado desde los Consultorios de Atención Primaria de la Red de atención del
Servicio de Salud Metropolitano Norte y desde los Hospitales de la Tercera y Cuarta Región del País.
Todo paciente que sea hospitalizado a través de la Unidad de Emergencia del Complejo Hospitalario San José.
Funcionarios derivados desde el Centro Médico del Personal del Servicio de Salud Metropolitano Norte.
Pacientes de Libre Elección, Particulares o beneficiarios de ISAPRES, toda vez que ingresen al Servicio de Pensionado y/ó se
les brinde atención ambulatoria electiva según convenio que el CDT mantiene con especialistas.
Casos especiales con autorización expresa de la Dirección del Complejo Hospitalario San José.

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• Respecto a los Recién Nacidos (RN) que se hospitalicen en la Unidad de
Neonatología, este Servicio confeccionará la Carátula de la Historia Clínica del RN
y hará el ingreso en el Sistema Informático (ANITA) como “RN primer apellido
paterno y primer apellido materno”, con el número de RUT correspondiente
al RN.
• Ante aperturas de Historias Clínicas de Maternidad en la Unidad Emergencia, se
podrá solicitar Historia(s) Clínica(s) de Partos anteriores en caso de tener
antecedentes en este establecimiento.

2.- De su resguardo: Las Historias Clínicas se mantendrán resguardadas en la Unidad de
Archivo, ordenadas según el Nº de RUT de cada paciente y de requerirse su uso, en su
reemplazo quedará un tarjetón en que se especifique fecha del retiro, lugar de destino y Nº
de Historia Clínica. Se exceptúa de este punto las Historias Clínicas de los pacientes del
Programa VIH-SIDA y de ETS, que tendrán resguardo en la Unidad donde se atienden estos
pacientes, Ley 19.7794.

3.- De su desarchivo: Las Historias Clínicas serán retiradas de la Unidad de Archivo
solicitantes deberán dejar de respaldo de Reportes debidamente firmado como recibido
conforme, colocando el nombre, fecha.

Las Historias Clínicas se retirarán del Archivo toda vez que:

• Un paciente que concurra a consulta médica en el CDT “Dra. Eloisa Díaz”
encontrándose esta debidamente respaldada (en Agenda) de una hora en el sistema
informático vigente.

4
…sin perjuicio de la información confidencial a la autoridad sanitaria respecto de los casos en que se detecte el virus,
con el objeto de mantener un adecuado control estadístico y epidemiológico. Serán aplicables en esta materia las
disposiciones de la ley 19.628 sobre protección de datos del paciente.

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• Un paciente que requiera ser Hospitalizado en el Complejo Hospitalario San José,
ya sea que ingrese a través del CDT o de la Unidad de Emergencia.
• Se requiera, para contestar los oficios que llegan desde los juzgados.
• Se requiera por convenio, su solicitud deberá realizarla mediante el documento
“solicitud de Historias clínicas”, rotulándolo como de “Urgencia” en el extremo superior
derecho, en caso necesario, según la clasificación de la Especialidad.
• Un paciente que concurra por una Urgencia, si el medico así lo estima puede
solicitar la Historia Clínica del paciente a la Unidad de Archivo, a través de una
“solicitud de historias clínicas”. Este paciente igualmente debe ser colocado en la
agenda médica correspondiente, en el rubro de Urgencia del sistema informático
(agenda).
• El concepto de “Urgencia” lo definirá cada especialidad. dejando claro que las
Urgencias en la atención ambulatoria no existen,
• La Dirección así lo determine.
• Sea solicitada por:
1. Jefatura de Servicios Clínicos o’ Unidades
2. Profesionales que requieran antecedentes frente a situaciones legales
3. Unidad de cuentas corrientes
4. Unidad de Tesorería
Los Profesionales a cargo de cada Servicio o Unidad deberá solicitar las Historias Clínicas
mediante el documento “solicitud de Historias Clínicas”, indicando la fecha de devolución.
La Unidad de Archivo mantendrá como respaldo dicha solicitud, en la que deberá venir
además de la firma del solicitante, su nombre, fecha y timbre del Servicio.
En casos especiales para fines de Investigación científica deberá enviarse una solicitud
escrita al Centro de Responsabilidad de Apoyo Clínico, con la autorización del jefe del Servicio
Clínico correspondiente, en la cual se especifique someramente, tipo de estudio, Medico (s)
responsable (s) de la investigación y cantidad de historias clínicas, las que deberán ser
devueltas dentro del día. Las historias clínicas no deberán salir del Complejo Hospitalario

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San José y deberán estar de fácil acceso frente a eventuales necesidades de atención de los
pacientes, por lo cual se requiere una coordinación al interior del Servicio o’ Unidad para
cumplir con esta normativa, deberá quedar constancia de la persona que retira las fichas y
numero de teléfono donde ubicarla, en caso que la ficha sea requerida por algún servicio del
complejo hospitalario san José.

4.- De la devolución de las Historias Clínicas: Las Historias Clínicas deberán ser devueltas
todos los días por cada Servicio o’ Unidad de Archivo. La devolución debe ser por libro y en
correlativo, en horario de 8:30 a 17:00 hrs.; de tratarse de una consulta brindada en la última
hora de la jornada, podrá ser devuelta a más tardar al día siguiente.
Todo lo anterior será debidamente respaldado en el libro de devolución con firma y nombre
tanto por el funcionario que hace la entrega como el que hace la recepción.
Constituye una prohibición el que las Historia Clínicas, se mantengan archivadas en
los servicios clínicos, unidades u oficina de los funcionarios.

Responsables de la devolución:

4. a.- En la atención en el CDT:

• La devolución será de responsabilidad del Profesional a cargo de cada Unidad del
Complejo Hospitalario San José quien delegará, controlará y supervisará, esta tarea
a quien estime conveniente.
• En la eventualidad que la Historia Clínica deba permanecer más tiempo en el
Servicio ó Unidad por alguna razón, esta deberá quedar respaldada por una
anotación en el libro de devolución debidamente firmada por el Profesional
responsable, colocando el tiempo aproximado que se requiere, debiendo ser
devuelta a más tardar en la fecha establecida.

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• En caso de extravío de la Historia Clínica en las Unidades, el profesional a cargo,
deberá firmar en el libro de devolución, dejándose un registro de ello para gestionar
su búsqueda,
• En caso de no devolución por derivación de la Historia clínica a otra Unidad ó
Servicio Clínico, se deberá dejar consignado en el Reporte o libro de devolución de
historias clínicas, y derivar esta información a la Unidad de Archivo, para cambiar el
tarjetón de reemplazo

4. b. En la gestión de Hospitalizados y de los Egresos (Mejorado, No mejorado,
Fallecido, Alta Vigilada):

• Será de responsabilidad del Profesional a cargo ó Jefe de Turno, el envío de las
Historias Clínicas de los pacientes egresados, mediante una Nómina, dentro de un
plazo máximo de 48 hrs. desde el alta médica.
• La nómina o el libro de devolución deberá ser firmada conforme, tanto por el
funcionario de Recepción de la Unidad de Archivo como por el funcionario del
Servicio ó Unidad que la entrega, especificando, fecha de la entrega, quedando con
el respaldo en el libro de devolución.
• En caso de quedar Historias Clínicas pendientes para su devolución, deberá
especificarse la razón de la retención y fecha en que se hará efectiva la devolución,
informando a la Jefatura de la Unidad de Archivo
• Tratándose de un paciente con previsión FONASA C, D, ISAPRE ó Particular, el
profesional a cargo o quién se disponga, dentro de las primeras 24 horas de
producida el alta, avisará telefónicamente a la Unidad de Cuentas Corrientes. El
Profesional responsable entregará las Historias Clínicas, con Nómina de ellas,
enviando una copia a la Unidad de Archivo.
• La entrega por parte de la Unidad de Cuentas Corrientes deberá ser
realizada a mas tardar dentro de 72 horas de producido el egreso del

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paciente, salvo casos especiales que deberán ser informados a la Jefatura de la
Unidad de Archivo.
• En aquellas situaciones de Alta Vigilada, las Historias Clínicas podrán ser derivadas
directamente a la Unidad que realizará el control postalta en el CDT, enviando una
Nómina a la Unidad de Archivo.
• En caso que se indique Autopsia, el profesional cargo ó en quién delegue, realizará
un documento de entrega de la Historia Clínica a la Unidad de Anatomía Patológica,
enviando una copia a la Unidad de Archivo.
Posterior a la Autopsia la Historia Clínica deberá seguir el siguiente curso:
o Si es FONASA A, B la Historia Clínica deberá enviarse a la Unidad de
Archivo con una Nómina quedando una copia de ésta, en la Unidad de
Anatomía Patológica.
o Si es FONASA C, D, ISAPRE ó Particular, la Historia Clínica deberá ser
enviada a Cuentas Corrientes, desde donde deberán posteriormente
enviarlas a la Unidad de Archivo.
Las Historias Clínicas deberán ser enviadas a la Unidad de Archivo en un plazo no
mayor a 5 días posterior al fallecimiento.

5.- De su estructura y orden interno: La Historia Clínica deberá estar ordenada en
forma correlativa desde la primera hoja hasta la última, siguiendo estrictamente el orden
de fechas de atención, y dándole la estructura de un orden lógico para su lectura desde
izquierda a derecha. La Enfermería es la responsable de velar porque se cumpla, para lo
que hay que tener presente que:
• Las hojas de evolución deben tener a lo menos en su parte superior RUT del
paciente, y nombre, en su lugar correspondiente, de tal modo que de ocurrir
cualquier desprendimiento de alguna de las hojas, se pueda identificar claramente
a que paciente corresponda
• Archivar las hojas de evolución dentro de las fichas, para que estas no se extravíen

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5. a Para el caso de las Hospitalizaciones desde la Unidad de Emergencia, el orden
de las hojas será:

1. Ingreso Médico de la Unidad de Emergencia “INGRESO URGENCIA”
2. Ingreso de Enfermería “INGRESO DE ENFERMERIA”
3. Dato de Atención de la Unidad de Emergencia (DAU)
4. Hojas “Historia y Evolución Clínica”
5. Protocolo Quirúrgico, junto con hoja de anestesia, hoja de Insumos Generales y
Recetas de insumos específicos. (si corresponde)
6. En caso de ser Caso AUGE o GES, deberá contar con solicitud de Interconsulta
(original), informe de proceso Diagnostico (IPD) y ordenes de exámenes
correspondientes. (si corresponde)
7. Resultados de exámenes
8. “Indicaciones Medicas y de Enfermería.
9. Epicrisis: Original en la Historia Clínica y copia al paciente.
10. INFORME ESTADISTICO DE EGRESO HOSPITALARIO: este formulario deberá

en la contratapa en su interior, junto con el Verificador de FONASA.
Responsabilidades

Durante la Hospitalización, será responsabilidad del Técnico Paramédico a cargo del
paciente, al ordenar la totalidad de la Historia Clínica según la presente normativa y
mantenerla en dicha forma.

Será responsabilidad del Medico tratante ó, en su defecto del medico que da el alta al
paciente, que la indicación de alta quede debidamente registrada en la evolución clínica,
posterior a lo cual deberá proceder a tarjar el espacio que pudiera quedar en blanco por
debajo de dicha evolución, con la finalidad de evitar su posterior uso con observaciones
que no correspondan al proceso de la correspondiente hospitalización.

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Así mismo será responsabilidad del médico tratante ó, del que da el alta, el coleccionar
la correspondiente Epicrisis, y el cautelar que dicho documento quede archivado en la
Historia clínica, a continuación de la ultima evolución medica, en que se especifica el alta,
procediendo además a completar los recuadros establecidos de responsabilidad medica del
documento “informe Estadístico de Egreso Hospitalario” que se encuentra colocado en la
contratapa de la Historia Clínica.
En caso de fallecer el paciente será responsabilidad del médico tratante o del que
constate el deceso registrar la fecha y hora en que se produzca; además de dejar la
identificación de una cruz y fecha en la tapa de la Historia Clínica, para que personal de la
Unidad de Archivo pueda clasificarla como tal.

5. b Para el caso de las Historias Clínicas de manejo ambulatorio en el CDT, el
orden de las hojas será:
11. Contar con interconsulta (antigua) o en caso de ser paciente nuevo, sospecha

caso AUGE o no, debe contar con la solicitud de interconsulta (SIC) desde la
APS ó Unidad de Emergencia.
12. Hojas de evolución Clínica: Anamnesis, examen Físico, Hipótesis diagnóstica ó

Diagnóstico, esquema terapéutico e indicaciones de exámenes y/ó resultados
de ellos
13.Exámenes
14.En caso de ser Sospecha GES o CASO GES, debe contar con informe de proceso
Diagnostico (IPD) o si descarta por algún motivo debe contar con informe
“cierre de caso”
15.Toda información de hospitalizaciones previas en caso que las tuviera deben
estar el orden indicado previamente.
5. c Para el caso que se requiera del proceso de Hospitalización desde el CDT, el
orden de las hojas será:

1. Ingreso Médico desde la Unidad correspondiente del CDT.

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2. Ingreso de Enfermería “INGRESO DE ENFERMERIA” en el servicio clínico o Unidad
de Hospitalización.
3. Hojas de Evolución Clínica.
4. Protocolo Quirúrgico, junto con hoja de anestesia, hoja de insumos generales y
recetas de insumos específicos. (si corresponde).
5. En caso de ser Caso AUGE o GES, deberá contar con solicitud de interconsulta
(original), informe de proceso Diagnostico (IPD) y cierre de caso. (si corresponde)
6. Resultados de exámenes
7. Indicaciones Medicas y de Enfermería
8. Epicrisis: Original en la Historia Clínica y copia al paciente.
9. INFORME ESTADISTICO DE EGRESO HOSPITALARIO: este formulario deberá
pegarse en la contratapa en su interior, junto con el verificador de FONASA.

6.- Del extravió de una Historia Clínica: toda vez que un historial clínico no sea habido,
el profesional a cargo de cada Unidad ó Funcionario de la Unidad de Archivo, deberá
informar en forma inmediata al jefe de la Unidad de Archivo o en su defecto a quien la
reemplace para proceder a su búsqueda. Esta información será verbal en el instante mismo
y por escrito a más tardar dentro de 24 hrs. De descubierto el hecho, a menos que sea
encontrada antes.
6. a Historia Clínica Provisoria

En la eventualidad en que no habiéndose encontrado aun la Historia Clínica y que se
requiera por motivo de consulta y/o deba ser Hospitalizado, el jefe de la Unidad de Archivo
procederá a generar una Historia Clínica Provisoria, con el mismo Nº de la historia
clínica original, la que deberá tener en su parte extrema, claramente identificado el hecho
que se trata de “Historia Clínica provisoria”, y deberá llevar en su primera hoja una
observación respecto a la situación de la Historia Clínica original, con la firma y timbre de la
jefatura de la Unidad. Para este efecto se mantendrá un libro de apertura de Historias

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Clínicas provisorias con la información de donde se extravió dicho documento, fecha, y
cualquier otra información que se estime de utilidad.
Una vez que la Historia Clínica original sea encontrada, se procederá a incorporarle la
información de la Historia Clínica provisoria, anulando ésta en el registro correspondiente.
La anulación de la Historia clínica provisoria deberá ser hecha por el Jefe de la Unidad de
Archivo.
En caso que la Historia Clínica extraviada hubiere tenido exámenes o informes
imagenológicos del paciente, el Jefe de Archivo deberá velar porque se pida copia de ellos a
Laboratorio, Anatomía Patológica e Imagenología y se coloquen en la Historia Clínica
provisoria, con la finalidad de facilitar la atención del paciente.
*Ningún paciente puede quedar sin atención médica por falta de la Historia Clínica

7.- Del flujo de las Historias Clínicas para la consulta Ambulatoria:

Las consultas se entregarán:
• Ordenada por médico
• Con un día de anticipación a la fecha de citación de los pacientes
• Con Nomina extraída desde el sistema informático Agenda Medica (ANITA)
En cada Unidad donde se requiera, los técnicos paramédicos deberán colocar dentro de las
historias clínicas, la hoja de evolución, los exámenes de Laboratorio si el paciente los
tuviere, nombre del paciente, fecha, timbre o nombre de la especialidad y el nombre del
medico que brindará la atención.
Para que la Unidad de Archivo pueda cumplir con los plazos establecidos de entrega de las
Historias Clínicas correspondientes a la Consulta de los diferentes profesionales (Médicos,
Enfermeras, Matronas, Nutricionistas, Tecnólogos, Kinesiólogos) deben estar agendadas
tres (3) días antes de la atención del paciente, de lo contrario la Unidad no podrá dar
una respuesta oportuna y de calidad.

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La excepción será en aquellos casos en que se requiera ocupar cupos por inasistencia de
pacientes agendados, por lo que debe ser comunicado a la Unidad de Archivo, por escrito o
correo inmediatamente generado el nuevo cupo.

Solo en casos de Urgencias justificadas un Profesional Responsable deberá solicitar la
Historia Clínica a la Unidad de Archivo, con la “Solicitud de Historias Clínicas”, rotuladas
como “URGENCIA” en el extremo superior derecho.
Una vez terminada la consulta, el funcionario responsable de la atención del Policlínico,
recopilará de las Historias Clínicas desde los boxes de atención, las colocará en el orden de
atención según nómina diaria del profesional y procederá el mismo día o a mas tardar al día
siguiente a entregarla a la Unidad de Archivo, anotadas en el libro de devolución y en
correlativo con firma y nombre, con lo cual deberá entregarlas en la Recepción de la Unidad
de Archivo.

8.- Solicitud y devolución de Historias Clínicas

Los requerimientos de Historias Clínicas deberán ser pedidos en el formulario “solicitud de
Historias Clínicas” y entregada en la Recepción de la Unidad de Archivo. Los plazos de
entrega de ellas serán en 48 hrs. De aquellos casos catalogados como “no de
Urgencia”
Los plazos de devolución serán aquellos explicitados en los puntos anteriores.

Nota
La Historia Clínica es un documento legal y confidencial, por lo que será
función de cada profesional y/o funcionario que la solicite, el resguardo,
custodia y conservación de estas, asumiendo estas responsabilidades desde el
punto legal, mientras las tenga en su poder y mientras no haga la devolución de
las historias clínicas a la Unidad de Archivo, con el reporte establecido.

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