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Organización y Gestión de Activos



                                     Los fallos ocultos en
                                     la informatización
                                     del mantenimiento.
                                     Análisis de experiencias en la región
                                                                                 G. Albornoz De Maio


                                                                          Observaremos también que en
                                      1. Introducción                     su mayoría éstas son indepen-
                                                                          dientes del sector al que perte-
                                        La informatización de la ges-     nece la empresa. Es importante
                                     tión del mantenimiento, por las      destacar que este trabajo se re-
                                     características propias del área y   alizó con empresas de produc-
                                     por la especificidad del software    ción o servicios correspondien-
                                     necesario para su gestión, re-       tes a diferentes sectores (meta-
                                     quiere que la empresa en su          lúrgica, alimentos, salud, hote-
                                     conjunto adopte y asuma una          lería, etc.).
                                     serie de compromisos impres-
                                     cindibles para su óptima im-            En el siguiente apartado se
                                     plantación. En este proceso ocu-     analizan las etapas de la infor-
                                     rren problemas cuyo origen mu-       matización. Se pone especial én-
                                     chas veces son fallos provoca-       fasis en los problemas, causas y
                                     dos por otras causas difíciles de    fallos ocultos detectados en cada
                                     determinar por parte de los eje-     una. En el apartado se verán ca-
                                     cutores. (fallos ocultos).           sos reales de informatización
                                                                          donde se detectan fallos provo-
                                        Durante nuestro trabajo de        cados por algunas de las causas
                                     comercialización e implantación      estudiadas y otros casos, se po-
                                     del software G-MANT[1] fuimos        drían llamar contra-ejemplos, cu-
                                     detectando estos problemas, sus      yo éxito se basó en la preven-
                                     causas y ubicando algunos de         ción de éstas. En el apartado 4
                                     los fallos ocultos relacionados,     se presentan las conclusiones
                                     determinantes del éxito de la in-    con un análisis completo de
                                     formatización.                       efectos, causas visibles y ocultas
                                                                          resumidas en forma gráfica en
                                       En todas las etapas del proce-     un diagrama de Ishikawa.
                                     so de informatización detecta-
                                     mos problemas, causas y fallos
                                                                           2. Pasos en el proceso
                                     ocultos provocando tiempos ex-
                                     cesivos para la puesta en mar-        de informatización
                                     cha, problemas de calidad y           del mantenimiento
  Se resumen los factores que se     oportunidad de la información
      deben tener en cuenta en la    manejada, el paro o fracaso total
         puesta en marcha de un      del proyecto.                           Se pueden identificar clara-
sistema informático para evitar                                           mente ciertas etapas críticas en
       fallos. Estos factores son:      Nos aventuramos a decir que       el proceso de informatización
     apoyo de la dirección con el    así como en la mayoría de los        del área de mantenimiento, que
                                     casos en el área de manteni-         se pueden agrupar en:
proyecto, análisis y diagnóstico
                                     miento lo complejo es determi-
      del área de mantenimiento,
                                     nar las causas de un problema           - Aprobación del proyecto
         correcta planificación y    detectado y no la causa en sí        por la dirección de la empresa.
         asignación de recursos,     misma, en un proceso de infor-          - Análisis y diagnóstico del
          adecuada selección del     matización, encontramos cau-         área.
        software y, por último, la   sas obvias en sí mismas, no             - Selección del software.
   capacitación de los usuarios.     siendo así su identificación.           - Capacitación de los usuarios.




                                                                                                      43
Organización y
      Gestión de Activos


  - Puesta en marcha del siste-      2.2. Análisis y diagnóstico           A continuación se estudia cada
ma informático.                      del área                              una de ellas.
  - Seguimiento y evaluación.        –––––––––––––––––––––––––––––––
                                                                              - Funcionalidades.
2.1. Aprobación del                     En este proceso se relevan las        - Interfase.
proyecto por la dirección            necesidades de los usuarios y la         - Flexibilidad o crecimiento
de la empresa                        situación actual del área en pun-     escalonado.
–––––––––––––––––––––––––––––––      tos como: estructura organiza-           - Adaptabilidad.
                                     cional, procedimientos y normas          - Plataforma.
   Informatizar el área de man-      existentes, nivel de capacitación        - Soporte del proveedor.
tenimiento tiene dos característi-   y experiencia de los usuarios,
cas que, por su relevancia, me-      relación entre el área de mante-      2.3.1. FUNCIONALIDADES
recen ser puntualizadas:             nimiento y el resto de la empre-
                                     sa, problemas existentes en el           El software debe cumplir con
   a) La necesidad de recursos       área, etc.                            las funcionalidades necesarias
humanos específicos para la de-                                            para la empresa. La lista de re-
finición o cambios de procedi-          Este análisis puede ser reali-     querimientos que fue relevada
mientos y para la obtención de       zado por consultores externos o       en la etapa de análisis y diag-
la información que alimentará al     por un grupo integrado por téc-       nóstico será la guía para la bús-
nuevo sistema es elevada.            nicos del área de operaciones,        queda del software adecuado.
                                     mantenimiento y recursos hu-          Esta guía servirá para no des-
   b) Si bien se pueden esperar      manos de la propia empresa.           viarse de las reales necesidades
resultados en la gestión de los      Como resultado, se puede deter-       de la empresa.
trabajos a corto plazo, la obten-    minar con mayor exactitud la
ción de información significativa    necesidad de elaboración o co-        2.3.2. INTERFASE ADECUADA
a nivel gerencial es a mediano y     rrección de procedimientos, ca-
largo plazo.                         racterísticas del software a selec-      Los avances tecnológicos en
                                     cionar, futura capacitación de        el área informática permiten fá-
   Es necesario entonces lograr      técnicos, etc.                        cilmente obtener interfases muy
una dirección bien informada de                                            válidas; lo que resulta un desa-
estos objetivos, recursos necesa-       La inexistencia de esta etapa      fío es lograr la sencillez y ergo-
rios y plazos para la implanta-      provocará fallos en las siguien-      nomía necesarias en este tipo de
ción del software. Estos valores     tes. Fallos como: el traslado de      aplicaciones. Son ejemplos de
estimados iniciales se van corri-    problemas y vicios existentes en      ello: una estructuración intuitiva
giendo con el avance del pro-        el área al proceso de informati-      de las funcionalidades (la facili-
yecto y se irán comunicando a        zación (calidad de la informa-        dad con la que el usuario llega a
dirección en la medida que se        ción), selección de software ina-     la opción deseada), el idioma de
entienda necesario. Manteniendo      decuado, mala planificación del       la aplicación, etc.
a la dirección informada se evi-     grado de detalle necesario en la
tan falsas expectativas de la mis-   información, etc.                        Estas características son críti-
ma que pueden provocar el reti-                                            cas ya que impactarán directa-
ro de su apoyo y, en consecuen-      2.3. Selección del software           mente en la calidad de la infor-
cia, la paralización del proyecto.   –––––––––––––––––––––––––––––––       mación y en la aceptación y mo-
                                                                           tivación de los usuarios.
   Una vez comprometida la di-          En esta etapa entran otros ac-
rección ésta, en conjunto con la     tores a escena: los técnicos in-          En algunos casos, por los per-
gerencia de mantenimiento, de-       formáticos. Si la empresa cuenta      files de los usuarios, es impor-
ben determinar la o las personas     con un área informática es im-        tante que el software permita
responsables del proyecto. Este      portante que se integren.             además adaptar los nombres de
punto es vital para poner en                                               los conceptos que maneja a la
marcha el proyecto, teniendo en        Existen características del soft-   terminología utilizada por los
cuenta que hay decisiones im-        ware que deben evaluarse siem-        operarios.
portantes a tomar durante su         pre y otras cuya importancia de-
ejecución. Los responsables de-      penderá del tipo de instalación o     2.3.3. FLEXIBILIDAD O
berán tener una definición clara     del tipo de empresa en cuestión.      CRECIMIENTO ESCALONADO
de las tareas que le competen y
como contrapartida, tener la au-        Estas características impactan        La informatización del área de
toridad necesaria para tomar las     en temas como la calidad y la         mantenimiento supone un am-
medidas que correspondan. Este       oportunidad de la información         plio espectro de tareas que
último factor es muy importante      que brindará el software, la mo-      acompañan al proceso: catastro
para evitar la falta de recursos     tivación de los usuarios, incluso,    y codificación de equipos, defi-
humanos en un área donde és-         es posible que influya en el éxi-     nición de las dependencias entre
tos en general son escasos.          to o fracaso de la implantación.      componentes, definición o rede-




 44
I N D U S T R I A L E S


finición de procedimientos de        importante que los requerimien-     2.4. Capacitación
mantenimiento, codificación de       tos de las aplicaciones candida-    de los usuarios
repuestos, definición de planes      tas sean evaluados por los técni-   –––––––––––––––––––––––––––––––
preventivos con posible estima-      cos informáticos de la empresa.
ción de recursos humanos y re-       Deben analizar las alternativas       El plan de capacitación com-
puestos, codificación de tareas,     teniendo en cuenta la topografía    prende dos áreas: informática y
codificación de ocurrencias, etc.    de redes existentes, comunica-      específica de mantenimiento.
                                     ciones, características de los
   Es importante que el software     PCs, sistemas operativos de que        Anteriormente se vió que la
permita una carga de datos es-       dispone la empresa y, si está       capacitación por parte de la em-
calonada, permitiendo que esta       prevista una migración, estudiar    presa proveedora del software
larga lista de tareas sea ejecuta-   las futuras plataformas. Otro te-   es un factor que influye directa-
da en etapas y así obtener resul-    ma a tener en cuenta son las ba-    mente en la calidad de la futura
tados parciales pero significati-    ses de datos. De la misma for-      información brindada por el
vos en un plazo razonable.           ma, que se debe evaluar el          software.
                                     hardware necesario, si corres-
   Para ejemplificar esta idea, se   ponde, los técnicos informáticos      La capacitación específica jue-
podría seguir el siguiente organi-   deben analizar la compatibilidad    ga un rol motivador importante
grama: definición del área piloto    de la aplicación con la filosofía   para los técnicos de manteni-
a informatizar → definir su equi-    de la base de datos existente en    miento, puesto que durante un
pamiento crítico → definición de     la empresa.                         período de tiempo estas perso-
planes preventivos → ingreso de                                          nas probablemente aumentarán
correctivos. Una vez ajustado es-      Estos temas correctamente         su carga de trabajo para poner
te proceso, seguir con definición    procesados disminuyen el fenó-      en marcha los sistemas.
de componentes y sus depen-          meno de aislamiento menciona-
dencias → asignar estimaciones       do antes.                              Su influencia es muy fuerte
de insumos y mano de obra a                                              en la calidad de la futura infor-
los planes preventivos, y de esta    2.3.6. SOPORTE                      mación, el proceso de informati-
forma seguir enriqueciendo           DEL PROVEEDOR                       zar es un buen momento para
nuestra base de datos.                                                   crear nuevos procedimientos y
                                        Por la especificidad de este     corregir o mejorar procedimien-
2.3.4. ADAPTABILIDAD                 software es razonable contar con    tos manuales ya existentes en el
                                     soporte técnico del proveedor       área. En este trabajo es impor-
   En algunas instalaciones, ya      desde la etapa de puesta en mar-    tante el apoyo del proveedor
sea por sus particulares caracte-    cha. El proveedor debe capacitar    para trasladar de la mejor forma
rísticas operacionales o adminis-    a nuestros usuarios en la opera-    estos procedimientos al nuevo
trativas, es necesario realizar      ción y funcionalidades del siste-   sistema informático.
adaptaciones al software selec-      ma, trasmitiéndoles la filosofía
cionado. También es interesante      de los conceptos manejados.         2.5. Puesta en marcha
que el software pueda integrarse                                         –––––––––––––––––––––––––––––––
con las otras áreas de la empre-        Si hay necesidad de capacitar
sa para obtener información          a los técnicos en el manejo de         La planificación de esta etapa
oportuna, evitar errores y dupli-    PCs y del sistema operativo a       es un punto neurálgico del pro-
caciones en el ingreso de datos.     utilizar y la empresa no cuenta     ceso de informatización, ya que
Esto mejora la calidad de la in-     con personal informático para       aquí pueden generarse proble-
formación, rompiendo finalmen-       realizarlo, puede ser interesante   mas de gran impacto. También
te el fenómeno de aislamiento        que la misma empresa provee-        se verá que algunos de estos
que tantas veces se encuentra        dora del software ofrezca este      problemas pueden haberse ori-
en el área de mantenimiento.         servicio, logrando entonces una     ginado en etapas previas.
                                     capacitación integral.
    Es necesario entonces que la                                            Hay dos grandes factores a
filosofía comercial y técnica de        Es importante que también        tener en cuenta:
la empresa proveedora del soft-      apoye en la planificación de la
ware permita realizar el desarro-    puesta en marcha para lograr un       - Nivel de detalle de la infor-
llo de dichas adaptaciones o co-     plan de trabajo viable con una      mación.
mercializar su base de conoci-       correcta evaluación de los recur-     - Plan de trabajo.
miento (o sus fuentes) para que      sos humanos necesarios para di-
lo desarrolle un tercero.            cho plan, ya que, sin duda, ellos   2.5.1. NIVEL DE DETALLE
                                     son los que cuentan con mayor       DE LA INFORMACION
2.3.5. PLATAFORMA                    experiencia en las problemáticas
ADECUADA                             de implantación, estimación de         El nivel de detalle de la infor-
                                     tiempos de ingreso de la infor-     mación que se manejará en el
  Con respecto al hardware, es       mación, etc.                        sistema debe ser analizado y de-


                                                                              noviembre/diciembre 00

                                                                                                       45
Organización y
      Gestión de Activos


finido para lograr los resultados        La asignación de recursos hu-    zada la etapa de puesta en mar-
buscados: se impone balancear         manos debe ser valorada como        cha, se deberá realizar el segui-
los niveles de información dese-      un requerimiento indispensable      miento en forma sistemática de
ados con los niveles realmente        para la ejecución del proyecto.     los distintos componentes de es-
necesarios. Este punto es muy         Es imprescindible contar con los    te proceso para adelantarnos a
importante ya que hay que tener       recursos planificados a lo largo    los posibles fallos que son obje-
en cuenta que un mayor nivel          del proyecto, se debe mantener      to de estudio de este trabajo. Se
de detalle o de desagregación         a los técnicos asignados en sus     validan componentes como el
de la información implica una         tareas, eliminando la reasigna-     manejo de los conceptos teóri-
tarea de ingreso y seguimiento        ción, aunque sea momentánea,        cos, los procedimientos, la cali-
de los datos más compleja y           de estos a otras tareas externas    dad y plazos de la carga de da-
costosa. Es importante realizar       al proyecto.                        tos, el nivel de capacitación y los
este análisis antes de definir el                                         resultados parciales obtenidos.
plan de trabajo.                         Dichos recursos pueden lo-
                                      grarse con personal propio de la       La utilización de esta metodo-
2.5.2. PLAN DE TRABAJO                empresa o con personal externo.     logía conocida como Ciclo de
                                                                          Deming (Planificar->Hacer->Con-
  Tomando en cuenta el punto             Esta última modalidad es váli-   trolar->Actuar) irá logrando una
anterior, el plan de trabajo debe     da en empresas que no cuentan       mejora continua del sistema im-
definir los criterios para la carga   con el personal suficiente y don-   plantado.
de datos, los recursos humanos        de la carga inicial de informa-
necesarios y los plazos.              ción es voluminosa o compleja.
                                      Se puede lograr un trabajo mix-      3. Casos particulares
Criterio de carga                     to en el que la empresa externa
                                      realiza, por ejemplo, la carga de   3.1. Caso 1. Envasado
   La carga de datos puede rea-       fichas de equipos y repuestos y,    y distribución de gas
lizarse en forma masiva o definir     más tarde, el personal propio se    líquido de petróleo
un plan piloto para obtener re-       encarga de la gestión. De esta      –––––––––––––––––––––––––––––––
sultados parciales pero significa-    forma, la empresa se asegura
tivos para los técnicos.              que la información del sistema      Características
                                      se mantenga bajo su control.
   La decisión de qué y cuándo                                              - Volumen de producción:
en este punto debe ser bien pla-      2.6. Carga de datos                 190 t de envasado anual.
nificada, ya que debe buscarse        y seguimiento                         - Personal del área de mante-
el equilibrio entre las necesida-     –––––––––––––––––––––––––––––––     nimiento: 10 personas.
des y los recursos disponibles.                                             - Cantidad de equipos en
El objetivo es lograr un plan de         La carga de datos es segura-     mantenimiento: 350.
trabajo que brinde información        mente la tarea que exige el ma-
satisfactoria en cada una de sus      yor volumen de recursos huma-       Situación anterior
etapas.                               nos. En muchos casos se requie-     a la informatización
                                      re de tareas previas como reco-
Recursos humanos/Plazos               ger la información de campo            Los procedimientos de las ac-
                                      (catastro de equipos y procedi-     ciones correctivas no estaban
   El criterio elegido para la        mientos).                           bien documentados. No existía
carga de datos determinará los                                            una definición del plan preven-
recursos humanos necesarios              El tiempo necesario para que     tivo. La gestión de stocks no es-
y, por consiguiente, los plazos       se cumplan todos los ciclos de      taba controlada. No existía físi-
para lograrla. Para facilitar la      ingresos es proporcional a la es-   camente un almacén de repues-
estimación de los recursos hu-        pecificidad de la información       tos como tampoco una codifica-
manos se puede separar los re-        manejada y a la complejidad de      ción apropiada para ser utilizada
cursos para la carga inicial de       la misma. La experiencia nos ha     por el área de mantenimiento.
información de los recursos           mostrado que, en muchos casos,
necesarios para el seguimiento        este tiempo es del orden de un      Proceso de informatización
de la gestión informatizada.          año. Se verán, sin embargo, ca-
Los recursos de la carga inicial      sos concretos donde el tipo de         La planificación tuvo como
son puntuales, mientras que           carga de datos elegida logra que    objetivo principal el de organi-
los asignados a la gestión se         el sistema comience a dar resul-    zar la gestión de stocks.
mantienen en el tiempo. Sin           tados confiables y de calidad en
embargo, si el software lo per-       un plazo mucho menor. Estos            Bajo esta visión, se enfocaron
mite, la carga inicial se puede       plazos debieron calcularse du-      los esfuerzos en el armado físico
distribuir en el tiempo depen-        rante la planificación inicial.     de los depósitos y en la defini-
diendo de los objetivos del                                               ción de la codificación de los
proyecto.                               Finalmente, una vez comen-        ítems.




 46
I N D U S T R I A L E S


   Por otra parte, se asignó la        Figura 1.
                                     Análisis de
persona encargada de la infor-          fallos y
matización sin otorgarle la dis-     causas del
ponibilidad horaria necesaria.           Caso 1
Esta persona seguía realizando        estudiado
las tareas de rutina.

   Aproximadamente un año y
medio después del comienzo de
la puesta en marcha se estuvo
en condiciones de definir planes
preventivos y generar órdenes
de trabajo.

   Dos años después se estuvo
en condiciones de analizar, pro-
gramar e implantar los enlaces
entre el software G-MANT y el
sistema de stocks existente en la
empresa.

Análisis del proceso

  Inicialmente no se logró un
compromiso real de la dirección
de la empresa con el proyecto.

   El plan de trabajo consistía en
atacar el tema de stocks y definir
los planes preventivos.

   El tema de los stocks es lo su-
ficientemente importante e inde-                   como de las personas afectadas      (30 millones de dólares factura-
pendiente como para ser tratado                    al sistema.                         ción anual).
en un proyecto separado de la                                                             - Personal del área de mante-
informatización del manteni-                          En este caso no hubo equili-     nimiento: 50.
miento. Bajo esta óptica se po-                    brio entre lo planeado y los re-       - Cantidad de equipos en man-
día haber comenzado con la eta-                    cursos disponibles.                 tenimiento: no existe catastro.
pa de gestión de las tareas de
mantenimiento sin tomar en                            La asignación de recursos fue    Situación anterior
cuenta los repuestos que se con-                   insuficiente. El personal asigna-   a la informatización
sumen en ellas. De esta forma,                     do, además de escaso, fue rea-
el sistema ya estaría brindando                    signado alternativamente al pro-       - No existían procedimientos
información de la gestión de tra-                  yecto de stocks.                    documentados de las tareas co-
bajos. Se puede decir que no                                                           rrectivas que se realizaban.
existía una clara planificación de                    Estos factores provocaron           - No existía una gestión de
los objetivos del proyecto.                        una demora importante en el         mantenimiento.
                                                   proceso de puesta en marcha de
   En el caso de no contar con                     la instalación.                     Proceso de informatización
los recursos necesarios para po-
der trabajar en paralelo en am-                       En la figura 1 se identifican       No hubo planificación donde se
bos proyectos después de haber                     los factores ausentes en este       determinarán objetivos y plazos.
dado prioridad al tema stocks,                     proceso y su influencia en los
no era necesario tener el softwa-                  distintos problemas detectados.        Estos tópicos derivaron en au-
re instalado. Se podía aplazar el                                                      sencia casi total de asignación de
momento de la instalación del                                                          recursos al proyecto y los pocos
mismo si se tiene la decisión to-                  3.2. Caso 2.                        que se volcaron eran reasignados
mada de cuál va a ser el softwa-                   Fabricación de plásticos            continuamente a otras tareas.
re elegido, puesto que se consi-                   –––––––––––––––––––––––––––––––
deran sus características para el                                                         Aproximadamente un año
proyecto de stocks. De esta for-                   Características                     después de instalado el software
ma, se podrían evitar falsas ex-                                                       el responsable del área y del
pectativas, tanto de la dirección                    - Volumen de producción:          proyecto fue sustituido.


                                                                                            noviembre/diciembre 00

                                                                                                                     47
Organización y
      Gestión de Activos


                                                                       Figura 2.         los factores ausentes en este
                                                                       Análisis de
                                                                       fallos y causas
                                                                                         proceso y su influencia en los
                                                                       del Caso 2        distintos problemas detectados.
                                                                       estudiado
                                                                                         3.3. Caso 3. Empresa
                                                                                         procesadora de pescado
                                                                                         –––––––––––––––––––––––––––––––

                                                                                         Características

                                                                                            - Volumen de producción:
                                                                                         23.000 ton. de materia prima
                                                                                         anual.
                                                                                            - Personal del área de mante-
                                                                                         nimiento: 50.
                                                                                            - Cantidad de equipos en
                                                                                         mantenimiento: 900.

                                                                                         Situación anterior
                                                                                         a la informatización

                                                                                            - Existían procedimientos do-
                                                                                         cumentados de las tareas correc-
   El proyecto continuaba dete-   mación que se planificó iba a                          tivas que se realizaban.
nido dos años después de insta-   manejar el sistema era excesiva                           - No existía una gestión de
lado el software.                 si tenemos en cuenta los escasos                       mantenimiento preventivo.
                                  recursos humanos disponibles
Análisis del proceso              para realizarlo.                                       Etapa de informatización

   No hubo compromiso de la          No existió el responsable con                          Hubo compromiso de la di-
dirección con el proyecto. Esto   la autoridad necesaria para pla-                       rección con el proyecto. Esto
provocó falta de asignación de    nificar objetivos y asignar recur-                     derivó en la asignación de la
recursos necesarios.              sos al proyecto.                                       persona responsable del proyec-
                                                                                         to con la autoridad necesaria.
  El nivel de detalle de infor-     En la figura 2 se identifican
                                                                                            La planificación buscaba co-
                                                                                         mo objetivo primario tener en el
                                                                                         sistema informático la ficha de
                                                                                         equipo lo más completa posible
                                                                                         (incluyendo componentes y re-
                                                                                         puestos asociados).

                                                                                            Una vez terminada esta etapa
                                                                                         se definiría el plan preventivo y
                                                                                         se comenzaría a trabajar con la
                                                                                         gestión del mantenimiento total.

                                                                                            Para esta etapa de carga ini-
                                                                                         cial de equipos se asignó una
                                                                                         persona tiempo completo. Se
                                                                                         instaló físicamente lejos del área
                                                                                         de mantenimiento de forma de
                                                                                         que no sucedieran las reasigna-
                                                                                         ciones de sus tiempos a otras ta-
                                                                                         reas por emergencias, etc. Esto
                                                                                         se logró en prácticamente todo
                                                                                         el tiempo de su trabajo.

                                                                       Figura 3.            En este caso la carga inicial
                                                                       Análisis de       duró aproximadamente doce
                                                                       factores de
                                                                       éxito del
                                                                                         meses ya que se debían ingresar
                                                                       Caso 3            las fichas completas de cada
                                                                       estudiado.        equipo.




 48
I N D U S T R I A L E S

                                                                         Figura 4.            El apoyo de la dirección con
                                                                         Diagrama
                                                                         general de
                                                                                           el proyecto es un factor crítico en
                                                                         incidencia        la medida en que influye directa-
                                                                         de los factores   mente en los recursos humanos
                                                                         estudiados        necesarios para el proyecto.

                                                                                              El análisis y diagnóstico del
                                                                                           área de mantenimiento permite
                                                                                           acercarse a la calidad y oportu-
                                                                                           nidad de la información que ne-
                                                                                           cesita la empresa.

                                                                                              La correcta planificación y
                                                                                           asignación de recursos son otros
                                                                                           de los factores críticos estudia-
                                                                                           dos. Se debe hacer un balance
                                                                                           de las necesidades reales con
                                                                                           los recursos disponibles y fijarse
                                                                                           metas alcanzables en plazos re-
                                                                                           alizables. Un adecuado plan de
                                                                                           trabajo que defina el nivel de
                                                                                           detalle de la información a ma-
                                                                                           nejar en el sistema y el procedi-
                                                                                           miento de carga de los datos ini-
                                                                                           ciales evita problemas como:
                                                                                           inesperadas demoras en la pues-
                                                                                           ta en marcha y en los recursos
                                                                                           humanos necesarios, desmotiva-
                                                                                           ción de los usuarios, etc.

                                                                                              La adecuada selección del
                                                                                           software a utilizar permite la ob-
                                                                                           tención de las funcionalidades
   Hubo ajustes al sistema infor-    definidos por el personal encar-                      necesarias para el área, una me-
mático que se fueron realizando      gado.                                                 jor aceptación por parte de los
mientras se estaba funcionando.                                                            usuarios que serán los operado-
   Se realizó capacitación al per-      Tres años después se comen-                        res del mismo y la obtención de
sonal afectado a la tarea de         zó con el análisis de la implan-                      resultados significativos y de ca-
mantener el sistema mejorando        tación del sistema para la flota                      lidad en los tiempos esperados.
la calidad de su trabajo, resul-     pesquera de la empresa.
tando además un elemento de                                                                   La capacitación de los usua-
motivación personal.                    Podemos decir que el sistema                       rios aumenta su motivación con
                                     está funcionando de acuerdo a                         el proyecto y permite obtener
Análisis del proceso                 las expectativas de la empresa.                       información de mayor calidad y
                                                                                           en forma más oportuna.
   Existía la figura del responsa-      En la figura 3 se identifican
ble del proyecto con la autori-      los factores que influyeron favo-                        Estos son algunos de los fa-
dad necesaria para los compro-       rablemente en los distintos com-                      llos y sus causas que fueron
misos que requiere el sistema.       ponentes de este proceso.                             identificados en los distintos
Esto fue posible porque se con-                                                            componentes del proceso de in-
tó con el compromiso de la di-                                                             formatización.
rección de la empresa.                4. Conclusiones
                                                                                              Se puede concluir diciendo
   Se han ingresado práctica-           Los ejemplos mostrados resu-                       que existen factores generado-
mente todos los equipos de la        men los factores que se deben                         res de fallas cuya detección y
planta al sistema. Se están ingre-   tener en cuenta en la puesta en                       control reducen la incidencia de
sando todas las tareas correcti-     marcha de un sistema informáti-                       otros, que no por ser menos vi-
vas de todos los equipos.            co para evitar futuros fallos.                        sibles son menos críticos para el
                                     Ninguno de ellos por si solo                          éxito del proceso.
  Llegaron, aproximadamente,         asegura el éxito, sin embargo,
dos años después de comenza-         cada uno de ellos puede impli-                           En la figura 4 se detalla me-
do el proyecto, a trabajar a ple-    car fracaso o demoras excesivas                       diante un diagrama de Ishikawa
no con los planes preventivos        del proyecto.                                         la incidencia de estos factores.


                                                                                                noviembre/diciembre 00

                                                                                                                         49
Organización y
        Gestión de Activos



 5. Bibliografía                                  Graciela Albornoz De Maio. BCN            ¿Qué piensa Vd. sobre este artículo?
                                                  Informática (Uruguay). Es responsa-
                                                  ble del diseño, análisis y soporte del
[1] "G-MANT - Software para la gestión del        producto G-MANT. Además es respon-
                                                                                            A Gestión de Activos Industriales le gus-
mantenimiento". BCN Informática. Montevi-         sable de la coordinación, análisis y      taría conocer su valoración sobre los ar-
deo, URUGUAY.                                     desarrollo del sistema "Ensayos, Suelos   tículos publicados. Si desea ayudarnos a
[2] Augusto Tavares, L. "Técnicas de evalua-      y Materiales" para el Ministerio de       mejorar la calidad de la temática, mar-
ción de gestión de mantenimiento". Brasil.        Transporte y Obras Públicas.              que en nuestra tarjeta-respuesta, al final
[3] Parker, B. D. "Why CMMS Implementatios                                                  de la revista, el número correspondiente:
Fails". - MT Magazine – EE.UU.                    También es encargada del soporte de
                                                  bases de datos (Informix, SQL Server,
[4] Borda Elejabarrieta, J. "Técnicas de Mante-
                                                  ORACLE), y del diseño, desarrollo y
                                                                                             Excelente             Marque 301
nimiento Avanzado". España.
                                                  mantenimiento de las páginas Web de        Bueno                 Marque 302
[5] Augusto Tavares, L. "Administración Mo-       BCN y UPADI.
derna del Mantenimiento". Brasil.                                                            Aceptable             Marque 303
                                                  Por último realiza el apoyo en la pues-    Malo                  Marque 304
Nota: Este artículo ha sido expuesto en el IV     ta en marcha y soporte a los usuarios
Congreso Panamericano de Ingeniería de            de instalaciones del software G-MANT
Mantenimiento, celebrado del 23 al 25 de          en Uruguay, Colombia y España.
agosto de 2000 en Panamá.




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  • 1. Organización y Gestión de Activos Los fallos ocultos en la informatización del mantenimiento. Análisis de experiencias en la región G. Albornoz De Maio Observaremos también que en 1. Introducción su mayoría éstas son indepen- dientes del sector al que perte- La informatización de la ges- nece la empresa. Es importante tión del mantenimiento, por las destacar que este trabajo se re- características propias del área y alizó con empresas de produc- por la especificidad del software ción o servicios correspondien- necesario para su gestión, re- tes a diferentes sectores (meta- quiere que la empresa en su lúrgica, alimentos, salud, hote- conjunto adopte y asuma una lería, etc.). serie de compromisos impres- cindibles para su óptima im- En el siguiente apartado se plantación. En este proceso ocu- analizan las etapas de la infor- rren problemas cuyo origen mu- matización. Se pone especial én- chas veces son fallos provoca- fasis en los problemas, causas y dos por otras causas difíciles de fallos ocultos detectados en cada determinar por parte de los eje- una. En el apartado se verán ca- cutores. (fallos ocultos). sos reales de informatización donde se detectan fallos provo- Durante nuestro trabajo de cados por algunas de las causas comercialización e implantación estudiadas y otros casos, se po- del software G-MANT[1] fuimos drían llamar contra-ejemplos, cu- detectando estos problemas, sus yo éxito se basó en la preven- causas y ubicando algunos de ción de éstas. En el apartado 4 los fallos ocultos relacionados, se presentan las conclusiones determinantes del éxito de la in- con un análisis completo de formatización. efectos, causas visibles y ocultas resumidas en forma gráfica en En todas las etapas del proce- un diagrama de Ishikawa. so de informatización detecta- mos problemas, causas y fallos 2. Pasos en el proceso ocultos provocando tiempos ex- cesivos para la puesta en mar- de informatización cha, problemas de calidad y del mantenimiento Se resumen los factores que se oportunidad de la información deben tener en cuenta en la manejada, el paro o fracaso total puesta en marcha de un del proyecto. Se pueden identificar clara- sistema informático para evitar mente ciertas etapas críticas en fallos. Estos factores son: Nos aventuramos a decir que el proceso de informatización apoyo de la dirección con el así como en la mayoría de los del área de mantenimiento, que casos en el área de manteni- se pueden agrupar en: proyecto, análisis y diagnóstico miento lo complejo es determi- del área de mantenimiento, nar las causas de un problema - Aprobación del proyecto correcta planificación y detectado y no la causa en sí por la dirección de la empresa. asignación de recursos, misma, en un proceso de infor- - Análisis y diagnóstico del adecuada selección del matización, encontramos cau- área. software y, por último, la sas obvias en sí mismas, no - Selección del software. capacitación de los usuarios. siendo así su identificación. - Capacitación de los usuarios. 43
  • 2. Organización y Gestión de Activos - Puesta en marcha del siste- 2.2. Análisis y diagnóstico A continuación se estudia cada ma informático. del área una de ellas. - Seguimiento y evaluación. ––––––––––––––––––––––––––––––– - Funcionalidades. 2.1. Aprobación del En este proceso se relevan las - Interfase. proyecto por la dirección necesidades de los usuarios y la - Flexibilidad o crecimiento de la empresa situación actual del área en pun- escalonado. ––––––––––––––––––––––––––––––– tos como: estructura organiza- - Adaptabilidad. cional, procedimientos y normas - Plataforma. Informatizar el área de man- existentes, nivel de capacitación - Soporte del proveedor. tenimiento tiene dos característi- y experiencia de los usuarios, cas que, por su relevancia, me- relación entre el área de mante- 2.3.1. FUNCIONALIDADES recen ser puntualizadas: nimiento y el resto de la empre- sa, problemas existentes en el El software debe cumplir con a) La necesidad de recursos área, etc. las funcionalidades necesarias humanos específicos para la de- para la empresa. La lista de re- finición o cambios de procedi- Este análisis puede ser reali- querimientos que fue relevada mientos y para la obtención de zado por consultores externos o en la etapa de análisis y diag- la información que alimentará al por un grupo integrado por téc- nóstico será la guía para la bús- nuevo sistema es elevada. nicos del área de operaciones, queda del software adecuado. mantenimiento y recursos hu- Esta guía servirá para no des- b) Si bien se pueden esperar manos de la propia empresa. viarse de las reales necesidades resultados en la gestión de los Como resultado, se puede deter- de la empresa. trabajos a corto plazo, la obten- minar con mayor exactitud la ción de información significativa necesidad de elaboración o co- 2.3.2. INTERFASE ADECUADA a nivel gerencial es a mediano y rrección de procedimientos, ca- largo plazo. racterísticas del software a selec- Los avances tecnológicos en cionar, futura capacitación de el área informática permiten fá- Es necesario entonces lograr técnicos, etc. cilmente obtener interfases muy una dirección bien informada de válidas; lo que resulta un desa- estos objetivos, recursos necesa- La inexistencia de esta etapa fío es lograr la sencillez y ergo- rios y plazos para la implanta- provocará fallos en las siguien- nomía necesarias en este tipo de ción del software. Estos valores tes. Fallos como: el traslado de aplicaciones. Son ejemplos de estimados iniciales se van corri- problemas y vicios existentes en ello: una estructuración intuitiva giendo con el avance del pro- el área al proceso de informati- de las funcionalidades (la facili- yecto y se irán comunicando a zación (calidad de la informa- dad con la que el usuario llega a dirección en la medida que se ción), selección de software ina- la opción deseada), el idioma de entienda necesario. Manteniendo decuado, mala planificación del la aplicación, etc. a la dirección informada se evi- grado de detalle necesario en la tan falsas expectativas de la mis- información, etc. Estas características son críti- ma que pueden provocar el reti- cas ya que impactarán directa- ro de su apoyo y, en consecuen- 2.3. Selección del software mente en la calidad de la infor- cia, la paralización del proyecto. ––––––––––––––––––––––––––––––– mación y en la aceptación y mo- tivación de los usuarios. Una vez comprometida la di- En esta etapa entran otros ac- rección ésta, en conjunto con la tores a escena: los técnicos in- En algunos casos, por los per- gerencia de mantenimiento, de- formáticos. Si la empresa cuenta files de los usuarios, es impor- ben determinar la o las personas con un área informática es im- tante que el software permita responsables del proyecto. Este portante que se integren. además adaptar los nombres de punto es vital para poner en los conceptos que maneja a la marcha el proyecto, teniendo en Existen características del soft- terminología utilizada por los cuenta que hay decisiones im- ware que deben evaluarse siem- operarios. portantes a tomar durante su pre y otras cuya importancia de- ejecución. Los responsables de- penderá del tipo de instalación o 2.3.3. FLEXIBILIDAD O berán tener una definición clara del tipo de empresa en cuestión. CRECIMIENTO ESCALONADO de las tareas que le competen y como contrapartida, tener la au- Estas características impactan La informatización del área de toridad necesaria para tomar las en temas como la calidad y la mantenimiento supone un am- medidas que correspondan. Este oportunidad de la información plio espectro de tareas que último factor es muy importante que brindará el software, la mo- acompañan al proceso: catastro para evitar la falta de recursos tivación de los usuarios, incluso, y codificación de equipos, defi- humanos en un área donde és- es posible que influya en el éxi- nición de las dependencias entre tos en general son escasos. to o fracaso de la implantación. componentes, definición o rede- 44
  • 3. I N D U S T R I A L E S finición de procedimientos de importante que los requerimien- 2.4. Capacitación mantenimiento, codificación de tos de las aplicaciones candida- de los usuarios repuestos, definición de planes tas sean evaluados por los técni- ––––––––––––––––––––––––––––––– preventivos con posible estima- cos informáticos de la empresa. ción de recursos humanos y re- Deben analizar las alternativas El plan de capacitación com- puestos, codificación de tareas, teniendo en cuenta la topografía prende dos áreas: informática y codificación de ocurrencias, etc. de redes existentes, comunica- específica de mantenimiento. ciones, características de los Es importante que el software PCs, sistemas operativos de que Anteriormente se vió que la permita una carga de datos es- dispone la empresa y, si está capacitación por parte de la em- calonada, permitiendo que esta prevista una migración, estudiar presa proveedora del software larga lista de tareas sea ejecuta- las futuras plataformas. Otro te- es un factor que influye directa- da en etapas y así obtener resul- ma a tener en cuenta son las ba- mente en la calidad de la futura tados parciales pero significati- ses de datos. De la misma for- información brindada por el vos en un plazo razonable. ma, que se debe evaluar el software. hardware necesario, si corres- Para ejemplificar esta idea, se ponde, los técnicos informáticos La capacitación específica jue- podría seguir el siguiente organi- deben analizar la compatibilidad ga un rol motivador importante grama: definición del área piloto de la aplicación con la filosofía para los técnicos de manteni- a informatizar → definir su equi- de la base de datos existente en miento, puesto que durante un pamiento crítico → definición de la empresa. período de tiempo estas perso- planes preventivos → ingreso de nas probablemente aumentarán correctivos. Una vez ajustado es- Estos temas correctamente su carga de trabajo para poner te proceso, seguir con definición procesados disminuyen el fenó- en marcha los sistemas. de componentes y sus depen- meno de aislamiento menciona- dencias → asignar estimaciones do antes. Su influencia es muy fuerte de insumos y mano de obra a en la calidad de la futura infor- los planes preventivos, y de esta 2.3.6. SOPORTE mación, el proceso de informati- forma seguir enriqueciendo DEL PROVEEDOR zar es un buen momento para nuestra base de datos. crear nuevos procedimientos y Por la especificidad de este corregir o mejorar procedimien- 2.3.4. ADAPTABILIDAD software es razonable contar con tos manuales ya existentes en el soporte técnico del proveedor área. En este trabajo es impor- En algunas instalaciones, ya desde la etapa de puesta en mar- tante el apoyo del proveedor sea por sus particulares caracte- cha. El proveedor debe capacitar para trasladar de la mejor forma rísticas operacionales o adminis- a nuestros usuarios en la opera- estos procedimientos al nuevo trativas, es necesario realizar ción y funcionalidades del siste- sistema informático. adaptaciones al software selec- ma, trasmitiéndoles la filosofía cionado. También es interesante de los conceptos manejados. 2.5. Puesta en marcha que el software pueda integrarse ––––––––––––––––––––––––––––––– con las otras áreas de la empre- Si hay necesidad de capacitar sa para obtener información a los técnicos en el manejo de La planificación de esta etapa oportuna, evitar errores y dupli- PCs y del sistema operativo a es un punto neurálgico del pro- caciones en el ingreso de datos. utilizar y la empresa no cuenta ceso de informatización, ya que Esto mejora la calidad de la in- con personal informático para aquí pueden generarse proble- formación, rompiendo finalmen- realizarlo, puede ser interesante mas de gran impacto. También te el fenómeno de aislamiento que la misma empresa provee- se verá que algunos de estos que tantas veces se encuentra dora del software ofrezca este problemas pueden haberse ori- en el área de mantenimiento. servicio, logrando entonces una ginado en etapas previas. capacitación integral. Es necesario entonces que la Hay dos grandes factores a filosofía comercial y técnica de Es importante que también tener en cuenta: la empresa proveedora del soft- apoye en la planificación de la ware permita realizar el desarro- puesta en marcha para lograr un - Nivel de detalle de la infor- llo de dichas adaptaciones o co- plan de trabajo viable con una mación. mercializar su base de conoci- correcta evaluación de los recur- - Plan de trabajo. miento (o sus fuentes) para que sos humanos necesarios para di- lo desarrolle un tercero. cho plan, ya que, sin duda, ellos 2.5.1. NIVEL DE DETALLE son los que cuentan con mayor DE LA INFORMACION 2.3.5. PLATAFORMA experiencia en las problemáticas ADECUADA de implantación, estimación de El nivel de detalle de la infor- tiempos de ingreso de la infor- mación que se manejará en el Con respecto al hardware, es mación, etc. sistema debe ser analizado y de- noviembre/diciembre 00 45
  • 4. Organización y Gestión de Activos finido para lograr los resultados La asignación de recursos hu- zada la etapa de puesta en mar- buscados: se impone balancear manos debe ser valorada como cha, se deberá realizar el segui- los niveles de información dese- un requerimiento indispensable miento en forma sistemática de ados con los niveles realmente para la ejecución del proyecto. los distintos componentes de es- necesarios. Este punto es muy Es imprescindible contar con los te proceso para adelantarnos a importante ya que hay que tener recursos planificados a lo largo los posibles fallos que son obje- en cuenta que un mayor nivel del proyecto, se debe mantener to de estudio de este trabajo. Se de detalle o de desagregación a los técnicos asignados en sus validan componentes como el de la información implica una tareas, eliminando la reasigna- manejo de los conceptos teóri- tarea de ingreso y seguimiento ción, aunque sea momentánea, cos, los procedimientos, la cali- de los datos más compleja y de estos a otras tareas externas dad y plazos de la carga de da- costosa. Es importante realizar al proyecto. tos, el nivel de capacitación y los este análisis antes de definir el resultados parciales obtenidos. plan de trabajo. Dichos recursos pueden lo- grarse con personal propio de la La utilización de esta metodo- 2.5.2. PLAN DE TRABAJO empresa o con personal externo. logía conocida como Ciclo de Deming (Planificar->Hacer->Con- Tomando en cuenta el punto Esta última modalidad es váli- trolar->Actuar) irá logrando una anterior, el plan de trabajo debe da en empresas que no cuentan mejora continua del sistema im- definir los criterios para la carga con el personal suficiente y don- plantado. de datos, los recursos humanos de la carga inicial de informa- necesarios y los plazos. ción es voluminosa o compleja. Se puede lograr un trabajo mix- 3. Casos particulares Criterio de carga to en el que la empresa externa realiza, por ejemplo, la carga de 3.1. Caso 1. Envasado La carga de datos puede rea- fichas de equipos y repuestos y, y distribución de gas lizarse en forma masiva o definir más tarde, el personal propio se líquido de petróleo un plan piloto para obtener re- encarga de la gestión. De esta ––––––––––––––––––––––––––––––– sultados parciales pero significa- forma, la empresa se asegura tivos para los técnicos. que la información del sistema Características se mantenga bajo su control. La decisión de qué y cuándo - Volumen de producción: en este punto debe ser bien pla- 2.6. Carga de datos 190 t de envasado anual. nificada, ya que debe buscarse y seguimiento - Personal del área de mante- el equilibrio entre las necesida- ––––––––––––––––––––––––––––––– nimiento: 10 personas. des y los recursos disponibles. - Cantidad de equipos en El objetivo es lograr un plan de La carga de datos es segura- mantenimiento: 350. trabajo que brinde información mente la tarea que exige el ma- satisfactoria en cada una de sus yor volumen de recursos huma- Situación anterior etapas. nos. En muchos casos se requie- a la informatización re de tareas previas como reco- Recursos humanos/Plazos ger la información de campo Los procedimientos de las ac- (catastro de equipos y procedi- ciones correctivas no estaban El criterio elegido para la mientos). bien documentados. No existía carga de datos determinará los una definición del plan preven- recursos humanos necesarios El tiempo necesario para que tivo. La gestión de stocks no es- y, por consiguiente, los plazos se cumplan todos los ciclos de taba controlada. No existía físi- para lograrla. Para facilitar la ingresos es proporcional a la es- camente un almacén de repues- estimación de los recursos hu- pecificidad de la información tos como tampoco una codifica- manos se puede separar los re- manejada y a la complejidad de ción apropiada para ser utilizada cursos para la carga inicial de la misma. La experiencia nos ha por el área de mantenimiento. información de los recursos mostrado que, en muchos casos, necesarios para el seguimiento este tiempo es del orden de un Proceso de informatización de la gestión informatizada. año. Se verán, sin embargo, ca- Los recursos de la carga inicial sos concretos donde el tipo de La planificación tuvo como son puntuales, mientras que carga de datos elegida logra que objetivo principal el de organi- los asignados a la gestión se el sistema comience a dar resul- zar la gestión de stocks. mantienen en el tiempo. Sin tados confiables y de calidad en embargo, si el software lo per- un plazo mucho menor. Estos Bajo esta visión, se enfocaron mite, la carga inicial se puede plazos debieron calcularse du- los esfuerzos en el armado físico distribuir en el tiempo depen- rante la planificación inicial. de los depósitos y en la defini- diendo de los objetivos del ción de la codificación de los proyecto. Finalmente, una vez comen- ítems. 46
  • 5. I N D U S T R I A L E S Por otra parte, se asignó la Figura 1. Análisis de persona encargada de la infor- fallos y matización sin otorgarle la dis- causas del ponibilidad horaria necesaria. Caso 1 Esta persona seguía realizando estudiado las tareas de rutina. Aproximadamente un año y medio después del comienzo de la puesta en marcha se estuvo en condiciones de definir planes preventivos y generar órdenes de trabajo. Dos años después se estuvo en condiciones de analizar, pro- gramar e implantar los enlaces entre el software G-MANT y el sistema de stocks existente en la empresa. Análisis del proceso Inicialmente no se logró un compromiso real de la dirección de la empresa con el proyecto. El plan de trabajo consistía en atacar el tema de stocks y definir los planes preventivos. El tema de los stocks es lo su- ficientemente importante e inde- como de las personas afectadas (30 millones de dólares factura- pendiente como para ser tratado al sistema. ción anual). en un proyecto separado de la - Personal del área de mante- informatización del manteni- En este caso no hubo equili- nimiento: 50. miento. Bajo esta óptica se po- brio entre lo planeado y los re- - Cantidad de equipos en man- día haber comenzado con la eta- cursos disponibles. tenimiento: no existe catastro. pa de gestión de las tareas de mantenimiento sin tomar en La asignación de recursos fue Situación anterior cuenta los repuestos que se con- insuficiente. El personal asigna- a la informatización sumen en ellas. De esta forma, do, además de escaso, fue rea- el sistema ya estaría brindando signado alternativamente al pro- - No existían procedimientos información de la gestión de tra- yecto de stocks. documentados de las tareas co- bajos. Se puede decir que no rrectivas que se realizaban. existía una clara planificación de Estos factores provocaron - No existía una gestión de los objetivos del proyecto. una demora importante en el mantenimiento. proceso de puesta en marcha de En el caso de no contar con la instalación. Proceso de informatización los recursos necesarios para po- der trabajar en paralelo en am- En la figura 1 se identifican No hubo planificación donde se bos proyectos después de haber los factores ausentes en este determinarán objetivos y plazos. dado prioridad al tema stocks, proceso y su influencia en los no era necesario tener el softwa- distintos problemas detectados. Estos tópicos derivaron en au- re instalado. Se podía aplazar el sencia casi total de asignación de momento de la instalación del recursos al proyecto y los pocos mismo si se tiene la decisión to- 3.2. Caso 2. que se volcaron eran reasignados mada de cuál va a ser el softwa- Fabricación de plásticos continuamente a otras tareas. re elegido, puesto que se consi- ––––––––––––––––––––––––––––––– deran sus características para el Aproximadamente un año proyecto de stocks. De esta for- Características después de instalado el software ma, se podrían evitar falsas ex- el responsable del área y del pectativas, tanto de la dirección - Volumen de producción: proyecto fue sustituido. noviembre/diciembre 00 47
  • 6. Organización y Gestión de Activos Figura 2. los factores ausentes en este Análisis de fallos y causas proceso y su influencia en los del Caso 2 distintos problemas detectados. estudiado 3.3. Caso 3. Empresa procesadora de pescado ––––––––––––––––––––––––––––––– Características - Volumen de producción: 23.000 ton. de materia prima anual. - Personal del área de mante- nimiento: 50. - Cantidad de equipos en mantenimiento: 900. Situación anterior a la informatización - Existían procedimientos do- cumentados de las tareas correc- El proyecto continuaba dete- mación que se planificó iba a tivas que se realizaban. nido dos años después de insta- manejar el sistema era excesiva - No existía una gestión de lado el software. si tenemos en cuenta los escasos mantenimiento preventivo. recursos humanos disponibles Análisis del proceso para realizarlo. Etapa de informatización No hubo compromiso de la No existió el responsable con Hubo compromiso de la di- dirección con el proyecto. Esto la autoridad necesaria para pla- rección con el proyecto. Esto provocó falta de asignación de nificar objetivos y asignar recur- derivó en la asignación de la recursos necesarios. sos al proyecto. persona responsable del proyec- to con la autoridad necesaria. El nivel de detalle de infor- En la figura 2 se identifican La planificación buscaba co- mo objetivo primario tener en el sistema informático la ficha de equipo lo más completa posible (incluyendo componentes y re- puestos asociados). Una vez terminada esta etapa se definiría el plan preventivo y se comenzaría a trabajar con la gestión del mantenimiento total. Para esta etapa de carga ini- cial de equipos se asignó una persona tiempo completo. Se instaló físicamente lejos del área de mantenimiento de forma de que no sucedieran las reasigna- ciones de sus tiempos a otras ta- reas por emergencias, etc. Esto se logró en prácticamente todo el tiempo de su trabajo. Figura 3. En este caso la carga inicial Análisis de duró aproximadamente doce factores de éxito del meses ya que se debían ingresar Caso 3 las fichas completas de cada estudiado. equipo. 48
  • 7. I N D U S T R I A L E S Figura 4. El apoyo de la dirección con Diagrama general de el proyecto es un factor crítico en incidencia la medida en que influye directa- de los factores mente en los recursos humanos estudiados necesarios para el proyecto. El análisis y diagnóstico del área de mantenimiento permite acercarse a la calidad y oportu- nidad de la información que ne- cesita la empresa. La correcta planificación y asignación de recursos son otros de los factores críticos estudia- dos. Se debe hacer un balance de las necesidades reales con los recursos disponibles y fijarse metas alcanzables en plazos re- alizables. Un adecuado plan de trabajo que defina el nivel de detalle de la información a ma- nejar en el sistema y el procedi- miento de carga de los datos ini- ciales evita problemas como: inesperadas demoras en la pues- ta en marcha y en los recursos humanos necesarios, desmotiva- ción de los usuarios, etc. La adecuada selección del software a utilizar permite la ob- tención de las funcionalidades Hubo ajustes al sistema infor- definidos por el personal encar- necesarias para el área, una me- mático que se fueron realizando gado. jor aceptación por parte de los mientras se estaba funcionando. usuarios que serán los operado- Se realizó capacitación al per- Tres años después se comen- res del mismo y la obtención de sonal afectado a la tarea de zó con el análisis de la implan- resultados significativos y de ca- mantener el sistema mejorando tación del sistema para la flota lidad en los tiempos esperados. la calidad de su trabajo, resul- pesquera de la empresa. tando además un elemento de La capacitación de los usua- motivación personal. Podemos decir que el sistema rios aumenta su motivación con está funcionando de acuerdo a el proyecto y permite obtener Análisis del proceso las expectativas de la empresa. información de mayor calidad y en forma más oportuna. Existía la figura del responsa- En la figura 3 se identifican ble del proyecto con la autori- los factores que influyeron favo- Estos son algunos de los fa- dad necesaria para los compro- rablemente en los distintos com- llos y sus causas que fueron misos que requiere el sistema. ponentes de este proceso. identificados en los distintos Esto fue posible porque se con- componentes del proceso de in- tó con el compromiso de la di- formatización. rección de la empresa. 4. Conclusiones Se puede concluir diciendo Se han ingresado práctica- Los ejemplos mostrados resu- que existen factores generado- mente todos los equipos de la men los factores que se deben res de fallas cuya detección y planta al sistema. Se están ingre- tener en cuenta en la puesta en control reducen la incidencia de sando todas las tareas correcti- marcha de un sistema informáti- otros, que no por ser menos vi- vas de todos los equipos. co para evitar futuros fallos. sibles son menos críticos para el Ninguno de ellos por si solo éxito del proceso. Llegaron, aproximadamente, asegura el éxito, sin embargo, dos años después de comenza- cada uno de ellos puede impli- En la figura 4 se detalla me- do el proyecto, a trabajar a ple- car fracaso o demoras excesivas diante un diagrama de Ishikawa no con los planes preventivos del proyecto. la incidencia de estos factores. noviembre/diciembre 00 49
  • 8. Organización y Gestión de Activos 5. Bibliografía Graciela Albornoz De Maio. BCN ¿Qué piensa Vd. sobre este artículo? Informática (Uruguay). Es responsa- ble del diseño, análisis y soporte del [1] "G-MANT - Software para la gestión del producto G-MANT. Además es respon- A Gestión de Activos Industriales le gus- mantenimiento". BCN Informática. Montevi- sable de la coordinación, análisis y taría conocer su valoración sobre los ar- deo, URUGUAY. desarrollo del sistema "Ensayos, Suelos tículos publicados. Si desea ayudarnos a [2] Augusto Tavares, L. "Técnicas de evalua- y Materiales" para el Ministerio de mejorar la calidad de la temática, mar- ción de gestión de mantenimiento". Brasil. Transporte y Obras Públicas. que en nuestra tarjeta-respuesta, al final [3] Parker, B. D. "Why CMMS Implementatios de la revista, el número correspondiente: Fails". - MT Magazine – EE.UU. También es encargada del soporte de bases de datos (Informix, SQL Server, [4] Borda Elejabarrieta, J. "Técnicas de Mante- ORACLE), y del diseño, desarrollo y Excelente Marque 301 nimiento Avanzado". España. mantenimiento de las páginas Web de Bueno Marque 302 [5] Augusto Tavares, L. "Administración Mo- BCN y UPADI. derna del Mantenimiento". Brasil. Aceptable Marque 303 Por último realiza el apoyo en la pues- Malo Marque 304 Nota: Este artículo ha sido expuesto en el IV ta en marcha y soporte a los usuarios Congreso Panamericano de Ingeniería de de instalaciones del software G-MANT Mantenimiento, celebrado del 23 al 25 de en Uruguay, Colombia y España. agosto de 2000 en Panamá. 50