Este documento trata sobre los conceptos de control. Explica las diferentes clases de control según quien lo realice (externo e interno) y su naturaleza (financiero, informático, operativo, administrativo). También describe cuando se aplica el control (previo o posterior) y los sistemas y marcos legales de control. Finalmente, ofrece enfoques y principios para mejorar el sistema de control interno en una organización.

1. EL CONTROL
MARCO
CONCEPTUAL
03/15/12
HUMBERTO JAIMES VEGA 1

2. CLASES DE CONTROL
EXTERNO
SEGÚN QUIEN INTERNO
LO REALICE
FINANCIERO
INFORMATICO
SEGÚN SU
NATURALEZA OPERATIVO
ADMINISTRATIVO
PREVIO
SEGÚN MOMENTO PERCEPTIVO
DE SU APLICACIÓN POSTERIOR
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3. SISTEMA DE CONTROL
MARCO LEGAL
CONSTITUCION NACIONAL
LEY 42 DE 1993
LEY 80 DE 1993
LEY 87 DE 1993
AS LEY 119 DE 1994
RM
NO LEY 190 DE 1995
LEY 200 DE 1995
DECRETO 2150 DE 1995
03/15/12 RESOLUCION 049 DE 1998
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4. SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
MISION Y VISION SISTEMAS
SISTEMA DE
DE SEGURIDAD
OBJETIVOS EVALUACION Y CONTROL
POLITICAS SISTEMAS DE
INFORMACION
PLANES
FUNCIONES
PROGRAMAS
PROCESOS
NORMAS
PROYECTOS PROCEDIMIENTOS
03/15/12 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 4

5. RESPONSABILIDAD
DEL
CONTROL
“El establecimiento y desarrollo
del sistema de Control
será de responsabilidad del
Representante Legal...
La aplicación de los métodos y
procedimientos al igual que la
calidad, eficiencia y eficacia, será
de responsabilidad de los Jefes...
A las Oficinas les corresponde la
verificación y evaluación del
sistema de control.
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6. ENFOQUES DEL
CONTROL
HACER PARTE INTEGRAL DE
LA FUNCION GERENCIAL
EJERCERSE EN FORMA PERMANENTE
EN TODO EL SENA
FACILITAR LA PARTICIPACION
CIUDADANA EN EL CONTROL
DE LA GESTION DEL SENA
SER DESCONCENTRADO
Y DESCENTRALIZADO.
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7. ENFOQUES DEL CONTROL INTERNO
INTEGRADO A TRAVES DE SISTEMAS
DE INFORMACION.
PROPICIAR LA CALIDAD DE LOS
SERVICIOS.
PROPICIAR LA CULTURA DEL
AUTOCONTROL DE LA GESTION.
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8. CONCEPTO MODERNO DEL CONTROL
Dónde ?
Procesos Quiénes ?
Objetivo : Todos
Calidad Controlan
Cómo ?
Técnicas,
Indicadores,
Normas
Enfoque:
Mejoramiento
Continuo Cuándo ?
Permanente
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9. NUEVOS CONCEPTOS
DEL CONTROL
En el trabajo se vuelven
importantes ciertos
aspectos considerados
sutiles que pueden afectar
significativamente la
calidad, y con frecuencia
sólo son controlables
eficientemente
por el propio funcionario.
03/15/12 Autocontrol 9

10. ~
ACTITUD CLAVE Y
DETERMINANTE PARA LA
EFECTIVIDAD DEL CONTROL
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11. PRINCIPIOS DE CONTROL
SEGREGACION DE RESPONSABILIDADES
FUNCIONES DELIMITADAS
SISTEMA DE SEGURIDAD EN INSTALA
EVALUACION CIONES Y PROTECCION
DEL DESEMPEÑO MONITOREO DE LA INFORMACION
ACTUACIONES ACORDES
AMPARO DE BIENES
03/15/12 CON LAS NORMAS Y 11
Y VALORES
PROCEDIMIENTOS VIGENTES

12. EL CONTROL
EN LA
PRACTICA
HUMBERTO JAIMES VEGA
03/15/12 12

13. PARA MEJORAR EL SISTEMA DE CONTROL
RECUERDE LO SIGUIENTE ...
Comprenda bien los enfoques.
Tome acciones en ese sentido.
Eduque a todos los funcionarios.
Efectúe diagnósticos del control
Formule planes de mejoramiento.
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14. PARA MEJORAR EL SISTEMA DE
CONTROL RECUERDE LO
SIGUIENTE ...
Establezca puntos claves de control.
Asigne responsables de verificar los
procesos.
Efectúe controles selectivos.
Aplique técnicas de control.
Haga seguimiento y evaluación
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15. CONTROLES EN
PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE PUNTO DE ACTIVIDADES PERIODICIDAD
APLICACION DE CONTROL .....
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16. EVALUACION DEL CONTROL
Qué ? Examen de los elementos que componen el sistema
de control interno del SENA.
Para qué ? Para tener un diagnóstico del estado actual del control
interno y establecer acciones de mejoramiento.
Cómo ? Con técnicas e instrumentos tales como : listas de
chequeo, análisis de datos, voz del cliente.
Dónde ? En toda la Entidad, en una Regional específica, en
un Centro de Formación Profesional ó de empleo.
Cuándo ? Permanentemente.
Quiénes ? Directivos, Jefes de dependencia, Oficinas de Control,
Contraloría de la República.
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17. DIAGNOSTICO DE CONTROL
Planeación
E
Organización
L
E Recursos CRITERIOS EXAMEN
M
E Información
N
T Verificación
Fortalezas Plan de
O Debilidades mejoramiento
S
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18. PLAN DE MEJORAMIENTO
Regional : __________________________ Fecha : ____________________
Dependencia : _______________________ Elaborado Por : _____________
Elemento de Acciones de Responsables y Fecha
Control Deficiencias de Ejecución
Mejoramiento
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19. TECNICAS DE CONTROL
M
É EVALUAR CONTROLES M
T É
O ANALIZAR INFORMACIÓN D
D I
O O
OBTENER INFORMACIÓN
S S
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20. TECNICAS DE CONTROL
PARA CONTROL
OBSERVACIÓN
DE LEGALIDAD
INSPECCIÓN
Y EXACTITUD
COMPROBACIÓN
EXAMEN DE EXACTITUD
REVISIÓN ANALÍTICA
CONCILIACIÓN
CONFIRMACIÓN
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21. INSPECCION
Para qué sirve ?
Para constatar técnicamente en un objeto,
proceso, o situación aspectos como
Cantidades, Valores
Seguridad, Características
Atributos Técnicos
Ejemplos :
Recepción de equipos
Mantenimiento de instalaciones
03/15/12 Seguridades de acceso a equipos21

22. EXAMEN DE EXACTITUD
Consiste en verificar la precisión de cualquier
operación, documento o transacción, teniendo en
cuenta :
• Numeración secuencial
• Unidades de medida
• Cantidades
• Valores
• Operaciones aritméticas
• Firmas Autorizadas
Ejemplos:
Informes de Resultados
Cuentas de Cobro
03/15/12
Memorandos 22

23. COMPROBACION
Para qué sirve ?
Examinar los soportes y registros que apoyan una
transacción, obteniendo evidencias suficientes para
corroborar que se ajustan a los procedimientos
establecidos.
Ejemplos:
• Cuenta de Cobro
• Préstamo Hipotecario
• Pago de Horas Extras
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24. CONCILIACION
Consiste en establecer la correspondencia y
confiabilidad entre dos registros independientes
pero relacionados entre si, para aclarar las
diferencias que se presenten, analizar sus causas
y efectuar los ajustes del caso.
Ejemplos:
Cuentas corrientes
Almacenes
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25. CONFIRMACION
Para qué sirve ?
Cerciorarse de la validez de las
operaciones realizadas, mediante
comunicación directa con
clientes internos o externos, que
conocen las condiciones de lo
que desea confirmar.
Ejemplos :
Recibo de la mercancía.Tiempo de
entrega.Unidades
recibidas.Devoluciones.
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26. TECNICAS DE CONTROL
PARA ANALISIS DE DATOS
² Lluvia de ideas
² Hoja de verificación Diagrama de flujo
² Diagrama de Paretto
² Diagramas de dispersión
² Gráfico de desarrollo
² Diagrama causa-efecto
² Gráficas de control
² Histogramas
² Solución de problemas en equipo
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27. PROPOSITOS
HECHOS Y DATOS
MEJORAMIENTO
CONTINUO
DE PROCESOS
EVIDENCIAS ANALISIS
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28. LLUVIA DE IDEAS
QUE ES ?
UNA HERRAMIENTA PARA GENERAR IDEAS
A TRAVES DEL TRABAJO EN EQUIPO.
PARA QUE SIRVE ?
ESTIMULAR LA CREATIVIDAD Y LA
PARTICIPACION EN EL ANALISIS Y LA
SOLUCION DE PROBLEMAS.
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29. HOJA DE VERIFICACION
QUE ES ?
Herramienta para el registro y organización
de datos.
PARA QUE ?
• Para cuantificar fallas y errores en procesos.
• Para reducir los riesgos
• Para el análisis y la toma de decisiones
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30. HOJA DE VERIFICACION : EJEMPLO
Tipo Error Lunes Martes Mierc. Juev. Viernes Total
Fecha
Diferente
II I I II II 8
Código I II I III II 9
Errado
Liquidación
Incorrecta
II I I I II 7
Falta Control I I I I 4
Previo
TOTAL 6 4 4 7 7 28
Registrado Por : _________________
Lugar : _________________________ Fecha : _______
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31. DIAGRAMA CAUSA-EFECTO
( ESPINA DE PESCADO )
QUE ES ?
DIAGRAMA QUE MUESTRA LA RELACION ENTRE
UN EFECTO O UN PROBLEMA Y LAS POSIBLES
CAUSAS QUE LO GENERAN.
PARA QUE ?
REPRESENTAR GRAFICAMENTE LAS CAUSAS
DEL PROBLEMA AYUDANDO AL EQUIPO DE TRA
BAJO A IDENTIFICAR CAUSAS PROBABLES DE
03/15/12
LOS PROBLEMAS O EFECTOS.. 31

32. DIAGRAMA CAUSA-EFECTO : EJEMPLO
METODO TALENTO HUMANO
Ausencia
Falta de capacitación
Manuales
Ausencia Insuficiencia de Personal
Sistematización
ATENCION
A LOS CLIENTES
Obsoletos
Localización
Insuficientes
Inadecuada
EQUIPOS MEDIO
AMBIENTE
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33. PROCESO DE SOLUCION DE PROBLEMAS
EN EQUIPO
PASOS A QUE RESPONDE RESULTADO
1. Identifique y Claridad sobre el
Qué se quiere
seleccione el problema vs. situación
cambiar?
problema. deseable
2. Análisis del Que nos impide llegar Identificación y
problema al estado deseable? priorización de causas
3. Generación de Cómo podriamos Listado de soluciones
soluciones. hacer el cambio?
Plan para hacer y
4. Selección de la Cuál es la mejor monitorear el cambio.
mejor solución forma de hacerlo ?
Criterios de selección
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34. PROCESO DE SOLUCION DE PROBLEMAS
EN EQUIPO
Continuación
PASOS A QUE SE RESPONDE RESULTADO
5. Montaje de Estamos siguiendo el
Solución en “el sitio”
la solución plan ?
6. Evaluación Qué tan buena resultó Verificación de que el
de la solución la solución ? problema está resuelto.
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35. Preparémonos y
actuemos para asumir
el cambio
organizacional
y de la cultura del
control
“ Lo único permanente
03/15/12
es el cambio ” 35