1. EXCEL EN LA CONTABILIDAD
(ECUADOR)
Comencemos el recorrido de esta obra
descubriendo cuáles son las herramientas de Excel
que nos facilitarán algunas tareas relacionadas con
la contabilidad.
Entre ellas, veremos las tablas y las tablas
dinámicas, haremos comparaciones y validaciones.

2. CONCILIACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Una de las tareas más repetidas en cualquier departamento de contabilidad o administración de
una empresa es la realización de conciliaciones de datos e información. Podrían ser, por
ejemplo, datos bajados de algún sistema informático
de información o, simplemente, listas de datos ingresados en una planilla de Excel que debamos
comparar o mayores de cuentas contables que
queramos contrastar, entre otras opciones.
Para realizar comparaciones de datos podemos utilizar y combinar distintas herramientas de
Excel, por ejemplo: tenemos la posibilidad de usar funciones que nos permitan comparar
valores y aplicar algunas opciones de las de ordenamiento y filtro.
Las tablas
Nos servirán para simplificar la administración y el análisis de un grupo de
datos relacionados.
Las tablas dinámicas
Este tipo de tablas nos permite resumir datos y manipular grandes grupos de
información. Por ejemplo, podríamos resumir una extracción de los movimientos
de una cuenta contable agrupando su información por fechas o por
cuentas de contrapartida.

3. LAS VALIDACIONES DE DATOS
Una validación nos permite asegurar un ingreso de datos válidos por parte
de un usuario. Muchas veces, dentro de las tareas de administración o de contabilidad
necesitamos que se realice un ingreso de datos de forma manual.
Este tipo de tareas pueden ir desde la generación, a través de Excel, de una
interfaz de datos que luego introduciremos en nuestro sistema contable o un seguimiento de las
operaciones por vendedor que realiza algún departamento, hasta la registración de gastos de un
fondo fijo.
P
ASPECTOS BÁSICOS DEL SISTEMA CONTABLE
La potencialidad de Microsoft Excel 2007 para ayudarnos en la realización de
tareas relacionadas con la contabilidad y la administración es muy amplia.
Podremos hasta construir un verdadero sistema contable basado en Excel al
utilizar una hoja de cálculo donde se introduzcan los asientos contables y una
gran cantidad de validaciones de datos, para mantener la integridad de la información
y realizar resúmenes.

4. LOS ESTADOS CONTABLES
Ya sea que contemos con un sistema
contable o que hayamos desarrollado
con los tipOs anteriores una alternativa
utilizando Excel, vamos a necesitar
construir los estados contables básicos.
Las opciones serán muchas y todo dependerá
de cómo obtengamos la información de base. La
mayoría de los sistemas contables nos permite
definir una estructura de balance y cuenta de
resultado que, en los mejores casos, podemos
exportar directamente a Excel
o, al menos, como un archivo de texto.

5. Cambiar signos
Otro problema muy común con el que podremos encontrarnos es el de los
signos de los importes, ya que muchas veces los valores se muestran como
valores absolutos y no incluyen el signo necesario para indicar si son
positivos o negativos. Una forma rápida de volver un grupo de valores
negativos es al utilizar una de las opciones incluidas dentro de las
herramientas de Pegado especial.
La función SUMAR.SI posee tres argumentos, donde el primero será
el rango de datos donde se encuentra la llave o nexo que
incluiremos en el segundo argumento y, por último, tendremos que
seleccionar el rango que deseemos sumar cuando se cumpla con la
condición establecida. En nuestro ejemplo podremos utilizar los
datos de la columna Su rubro, donde hallaremos la rúbrica Caja y
Bancos, que será el segundo argumento, y luego tendremos la
posibilidad de utilizar la columna de los importes que será el tercer
argumento de nuestra función y sumará los importes
correspondientes a la selección.