Reunión Comité

1. AFS Programas Interculturales
Colombia

2. Cómo funciona AFS en el mundo
Voluntarios
& Staff
Staff
Voluntarios Junta Directiva
Administración
Internacional
en New York
Países Socios
(56)
Países con
Programas
(80)

3. … en Colombia
AFS nace en Colombia hace 53 años.
Celebramos 50 años de existencia en Mayo del 2009.
Voluntarios
& Staff
Staff
Voluntarios
Junta
Directiva
Nacional
Oficina
Nacional
Bogotá
Comités
Locales
(15)

4. Asistente Desarrollo de
Voluntarios/ ICL/Colegios
Erika Marcela Hosman
• Buscar mecanismos de
motivación para los voluntarios.
• Crear estrategias para el
reclutamiento, permanencia y
sucesión de voluntarios.
• Brindar entrenamiento a las
nuevas Juntas Directivas de los
comités locales.
• Mantener comunicación
constante con los comités.
Dirección Administración y Finanzas
María Victoria Riaño
• Supervisar la ejecución de los contratos
de servicios administrativos de la Oficina
Nacional .
• Efectuar cobros y pagos a los socios de
la red, y a AFS Internacional
• Efectuar anualmente el análisis
económico de los diferentes programas.
• Supervisar la facturación a los padres de
familia.
Coordinador de Programas de Envío
y Hospedaje
Vanessa Persson
• Ubicación participantes escolar
(hospedaje)
• Actualizaciones participantes escolar
(hospedaje)
• Cartas de colegios (hospedaje)
• Contacto con socios (cupos)
(hospedaje)
• Nuevos programas (hospedaje/envio)
• ITERO (hospedaje/envio)
• Apoyo comités con casos "grave"
(hospedaje)
• Regreso tempranos participantes ER
(hospedaje)
• Master plan fechas de llegadas/salidas
(hospedaje)
• Información programas GL (hospedaje)
• Números hospedaje
• Apoyo envío
• Presentaciones envio
• Contacto padres envio
Coordinación Desarrollo de
Voluntarios
María Victoria Riaño
• Proponer y Supervisar el Plan de
Desarrollo de voluntarios.
• Implementar los procesos de
capacitación de los voluntarios.
• Hacer seguimiento a la
implementación por parte de los
comités.
• Crear estrategias para el
reclutamiento, permanencia y
sucesión de voluntarios
Áreas de Trabajo Oficina Nacional
Dirección Nacional
Rosario Gutiérrez Becquet
• Administrar todos los programas de
AFS COLOMBIA.
• Desarrollar los elementos de
evaluación del potencial de
crecimiento de los comités.
• Negociar los cupos y costos de los
programas con los países socios de
la red .
• Asegurar que AFS COLOMBIA
cumpla con todas las obligaciones,
contempladas en el Convenio de
Participación Internacional.
Asistente de Programas
Jesica Köcher
• Orientaciones participantes
hospedaje.
• Vuelos nacionales hospedaje
• Ubicación programa +18
• Actualizaciones programa +18
• Contacto con participantes
• Travel waiver
• Apoyo comités con casos
• Personas contactos
• Guias (familias anfitrionas colegios,
projectos)
• Welcome booklet (hospedaje)

5. Mensajería y Servicios
Generales
Myriam Torres
• Mantener en orden los
implementos de aseo y cafetería
de la oficina.
• Desempeñar las labores
relacionadas con cafetería
Recepción ,Archivo y
Correspondencia
Mary Marín
• Organización de archivos de
programas .
• Revisión de carpetas de cada
ciclo con contrato firmado y
autenticado ante notaría.
• Empaste de documentos de
participantes del programa de
envío y hospedaje .
• Organizar comprobantes de
pago de obligaciones a cargo
de AFS.
Coordinación de Logística
Martha Aguacia
• Revisar aplicaciones y requisitos de
país de envío para asignación de
cupos.
• Informar resultados de preselección
de candidatos,
• Comunicación a comités sobre
cupos disponibles, costos del
programa,
• Participación en actualización de
materiales de promoción y selección
del programa de envío cuando se
requiera
Auxiliar Contable
Sandra Zambrano
• Mantener actualizados los
inventarios de la Organización
Nacional.
Contabilidad
Clara Mancera
• Cumplir con las normas legales
vigentes, así como las
disposiciones emanadas de los
organismos de vigilancia y control
de la profesión.
• Registrar la información contable
se fundamente en principios de
contabilidad generalmente
aceptados en Colombia.
• Desarrollar su trabajo de acuerdo
con las solicitudes y normas de
auditoría.
• Expedir certificaciones de pago,
estados de cuenta y paz y salvo a
los padres de familia y de
certificados de retención en la
fuente a proveedores y empleados.
Comunicaciones
William Castro
• Identificar áreas y mercados en
donde se puedan ofrecer los
programas de AFS .
• Coordinar la actualización de la
Base de Datos de ex participantes.
• Realizar y distribuir el Boletín
interno de AFS a Comités y
miembros activos.
• Revisar y actualizar las
publicaciones de AFS Colombia en
medios escritos, audiovisuales y
virtuales.
Encargado Área de Mercadeo y
Atención al Cliente
Andrés Rincón
• Proponer el plan estratégico del
mercadeo y manejo de marca.
• Atención a personas interesadas en
nuestros programas

6. AFS
Familias
Anfitrionas
Voluntarios / Ex-
participantes
Donantes y
Benefactores
Participantes
Staff y
Oficinas AFS
Colegios y
Proyectos
Familias
Naturales
¿QUIÉNES INTEGRAN AFS?

7. Estructura del Comité Local

8. MISIÓN
Conformar un grupo estructurado de voluntarios para desarrollar
los programas de AFS en la comunidad, asegurando que se
apliquen los principios y parámetros de la Organización Nacional
e Internacional.
Servir como órgano consultivo de carácter permanente para los
miembros de Organización a nivel local y nacional, para
promover, ratificar y velar por el cumplimiento de los objetivos
fijados a nivel nacional.

9. Áreas de
Responsabilidad

10. • Asamblea Local
• Junta Directiva Local
• Presidente
• Tesorero
• Coordinador de Programas de Envío
• Coordinador de Programas de
Hospedaje
• Coordinador de Desarrollo de Voluntarios
• Coordinador de Comunicaciones y Visibilidad
• Coordinador de Instituciones Educativas
• Coordinador de Consejería
• Consejero
Composición

11. Asamblea Local

12. Misión
Ser el máximo organismo de dirección y control
del Comité Local: La Asamblea local vigilará el
desarrollo de la Organización en la búsqueda de
su objetivo principal y fijará las políticas generales
del Comité.

13. Áreas de Responsabilidad
1. Fijar las Políticas generales del Comité de acuerdo con
los lineamientos de la Organización Nacional.
2. Resolver cuestiones relativas a participantes de
hospedaje y envío
3. Estudiar y aprobar el presupuesto del Comité

14. FINANZAS

17. Egresos por

18. Estado del Comité de Cúcuta
21 21
12
11
7
6
7 7
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
Año
Comité de Cúcuta
ENVÍO

19. Estado del Comité de Cúcuta
21 21
12
11
7
6
7 7
0
1
1
5
8
14
10
8
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
Año
Comité de Cúcuta
ENVÍO HOSPEDAJE

20. Estado del Comité de Cúcuta
21 21
12
11
7
6
7 7
0
1 1
5
8
14
10
8
21
22
13
16
15
20
17
15
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
Año
Comité de
Cúcuta
ENVÍO HOSPEDAJE TOTAL