Informática en la Empresa A. Esteban

1. INFORMÁTICA EN LA EMPRESA
TABLAS DINÁMICAS
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TABLAS DINÁMICAS
Una Tabla Dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de
doble entrada que facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque
permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la
presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.
Para crear una Tabla Dinámica, Excel proporciona las tablas y gráficos
dinámicos.
Dada un conjunto de datos de los artículos del almacén con código, mes de
compra, cantidad comprada y el importe del mismo.
MES CÓDIGO CANTIDAD IMPORTE TOTAL
Febrero 245 5 50 250
Abril 265 4 58 232
Enero 245 6 53 318
Marzo 269 2 45 90
Abril 267 7 25 175
Abril 265 3 35 105
Marzo 245 2 60 120
Junio 235 15 25 375
Enero 236 10 35 350
Febrero 278 8 35 280
Junio 236 3 45 135
Mayo 278 2 40 80
Mayo 236 4 45 180
Se va a crear una Tabla Dinámica a partir de estos datos para poder examinar
mejor las ventas de cada artículo en cada mes.
Ir a la pestaña Insertar, Tabla Dinámica (además se puede desplegar el menú
haciendo clic en la punta de flecha (también se puede crear un gráfico
dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Se selecciona el
rango de datos a analizar, y el lugar de ubicación de la misma.

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Se puede crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde
otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango se debe
seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Se abre un nuevo panel en la derecha de la pantalla, Lista de Campos para
Agregar al Informe:
Desde este panel se puede personalizar la forma en que van a verse los datos
en la Tabla Dinámica.
Con esta herramienta se puede construir una Tabla Dinámica con la siguiente
estructura:
 Una fila para cada una de las Código de la tabla.
 Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
 En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Código
y Mes.

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Para ello simplemente se tendrá que arrastrar los elementos que se ven
listados, a su lugar correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo se debería arrastrar el campo CÓDIGO a , el
campo MES a y finalmente el campo IMPORTE a la sección
.
También se puede cambiar la vista de la lista de campos de la tabla
dinámica, desde:

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Luego de realizar la selección, la Tabla Dinámica queda de la siguiente forma:
Aparecen los totales por filas y columnas, esta vista se puede cambiar desde la
pestaña de Diseño de la Tabla Dinámica.
Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
En una Tabla Dinámica se entiende por campo, a una categoría de datos, en
el ejemplo: mes, código, cantidad, importe, total. Se puede trabajar con dos
tipos de campos, campos categóricos (texto) y campos de valores o
cuantitativos.
Un elemento es una subcategoría o integrante del campo, en el ejemplo:
enero, febrero, marzo, etc., subcategorías de campo mes.
Una vez creada la Tabla Dinámica aparece la pestaña Opciones:
El panel lateral se puede seguir utilizándolo, si no aparece el mismo, en
Opciones se debe hacer clic en Lista de Campo, lo que permite en cualquier
momento quitar o agregar un campo, arrastrándolo. Esto facilita, rápidamente
cambiar la estructura y obtener otros resultados.
Si se arrastra a la zona de datos los campos cantidad y total, se obtiene la
siguiente tabla, más compleja pero con más información:

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Puede que no se visualice la tabla de la misma forma, al añadir varios campos
en la sección Valores el rótulo aparecerá en una las secciones de
rótulos, si aparece en Rótulos de columna despliega la lista asociada a él, en
este caso está en Rótulos de fila.
Para eliminar una Tabla Dinámica simplemente se debe seleccionar la tabla
en su totalidad y presionar la tecla Supr o Delete.
Se puede cambiar el diseño, el estilo y como se muestran y que datos se
visualizan, de la tabla dinámica desde la pestaña Diseño:
Para cambiar el diseño, por ejemplo cuando se ponen 2 campos en fila, para
mostrarlos en formato tabla:
Ir a Configurar el campo, Diseño de impresión, seleccionar Mostrar etiquetas en
formato tabular, en subtotales y filtros, indicar Ninguno.

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Posteriormente, se pueden eliminar los botones de expansión, parados en la
tabla botón derecho, Opciones de tabla dinámica, pestaña mostrar
deseleccionar Mostrar botones de expandir y contraer, en este caso para los
campos Mes y para Código.

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Aplicación de filtros a una Tabla Dinámica
Otra característica útil de las Tablas Dinámicas es permitir filtrar los resultados
y así visualizar únicamente los que interesan en un momento determinado.
Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
Se puede agregar un filtro desde la Lista de Campos, se agrega un campo a
Filtro del Informe:

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También, los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están
acompañados, en su parte derecha, de una flecha, la cual indica una lista
desplegable. Si se pulsa sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna aparece
una lista como la que se ve en la imagen siguiente, con los distintos meses
disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para
indicar si se quieren ver o no, más una opción para marcar todas las opciones
en este caso todos los meses.
Si se dejan marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses
desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento se
pueden visualizar volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla
(Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro se debe pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para
cerrar y dejarlo como estaba.

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Aplicando el filtro a varios campos se pueden formar condiciones de filtrado
más complejas, por ejemplo, se puede seleccionar: ver los artículos con código
236 de Abril.
Otra forma de filtrar la información es a través de la segmentación de datos:
Obtener promedios u otros resultados en una tabla dinámica
Por defecto, al crear una Tabla Dinámica, Excel genera totales con sumatorio,
puede ser que se necesite otro cálculo, se puede modifica esas fórmulas por
otras, ejemplo: máximo, mínimo, promedio, etc.

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Para hacer esta modificación, se sitúa en la cualquier celda de la zona que se
quiere rectificar y se hace clic con el botón derecho del mouse, aparece un
menú emergente con diferentes opciones, se selecciona la opción
Configuración de Campo de Valor...
En este cuadro de diálogo se seleccionan distintas operaciones, cómo:
resumen mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. También los valores se
puede presentar como porcentaje general, por columna, filas o establecer una
base % de, etc.
También permite cambiar el formato del número

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Además, se puede abrir el cuadro de diálogo, desde Opciones,
.
También se puede definir una fórmula desde Opciones, Cálculos, Campos,
elementos y conjuntos:
Se debe utilizar un campo calculado si se piensa usar los datos de otro campo
en la fórmula. Se debe emplear un elemento calculado si se desea que la
fórmula emplee datos de uno o más elementos específicos dentro de un
campo.
En un informe de gráfico dinámico, los nombres de campo se muestran en la
lista de campos de la tabla dinámica y los de los elementos, en la lista
desplegable de cada campo.
Las fórmulas de los campos calculados operan sobre la suma de los datos
subyacentes de los campos de la fórmula.
Las fórmulas de elementos calculados operan sobre los registros individuales.

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Otras posibilidades son realizar una modificación desde el rótulo de fila o
columna, se sitúa en cualquiera de ellos y se hace clic con el botón derecho del
mouse, aparece un menú emergente con diferentes opciones, por ejemplo
filtrar.
Otra posibilidad importante a tener en cuenta es en Opciones, Agrupar
(Agrupa y desagrupa).

13. INFORMÁTICA EN LA EMPRESA
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Nota 1:
Se puede hacer doble clic en cualquier dato del cuerpo de la tabla y se
despliega el cálculo correspondiente (es decir, muestra cómo está conformado
ese dato)
Nota 2:
Todas las modificaciones que se realicen en los datos, no aparecen
automáticamente en la Tabla Dinámica, se deben actualizar, para ello ir a
Opciones, Actualizar.
Nota 3:
Se pueden mezclar datos de distintas hojas, que contengan la misma
estructura o formatos similares, consolidando los datos en una hoja maestra,
para hacer un análisis global de la información. Ejemplo dos tablas ventas de
artículos de dos locales distintos:
Local 1
MES CÓDIGO CANTIDAD IMPORTE TOTAL
Febrero 245 5 50 250
Abril 265 4 58 232
Enero 245 6 53 318
Marzo 269 2 45 90
Abril 267 7 25 175
Abril 265 3 35 105
Marzo 245 2 60 120
Junio 235 15 25 375
Enero 236 10 35 350
Febrero 278 8 35 280
Junio 236 3 45 135

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Local 2
MES CÓDIGO CANTIDAD IMPORTE TOTAL
Enero 265 7 58 406
Mayo 265 10 58 580
Enero 245 4 53 212
Junio 269 8 45 360
Julio 267 7 25 175
Julio 265 3 65 195
Marzo 245 4 60 240
Junio 245 10 60 600
Enero 245 9 55 495
Para ello se utiliza desde Datos, Herramientas de datos, Consolidar
Se pueden emplear distintas funciones para consolidar estas tablas, la función
por defecto es la suma:

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Trabajar con tablas
Se puede convertir un rango de celdas con datos relacionados en una tabla,
que no es más que un conjunto de filas y columnas con datos dispuestos en
forma de lista. Desde la ficha Insertar, el grupo Tablas
La tabla aparece automáticamente con Filtros activados, desde la ficha Diseño
que aparece se ven todos los comandos que aparecen para trabajar con las
tablas.
Por ejemplo, se puede activar la Fila de totales

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Se puede cambiar la operación suma de los totales de fila:
Se pueden agregar filas y columna desde cambiar tamaño de la tabla:

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