Optimización de procesos

Optimización de Procesos de Negocio: Viáticos
Especificación Funcional TO BE
Centro de Información y Educación para la Prevención del Abuso de Drogas
Lima, Agosto 2015
Versión 1.1

1
HISTÓRICO DE REVISIONES
Fecha Versión Cambios Realizados Autor
01/08/2015 1.0 Documento Inicial Oscar Villegas Tamashiro
10/08/2015 1.1 Actualización de documentación Oscar Villegas Tamashiro

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TABLA DE CONTENIDO
1 Introducción ......................................................................................................................................................3
1.1 Alcance.....................................................................................................................................................3
1.2 Objetivos ..................................................................................................................................................3
2 Especificación de Requerimientos Funcionales.................................................................................................3
2.1 Requerimientos Funcionales....................................................................................................................3
2.1.1 Consultar Solicitud de Viáticos ............................................................................................................3
2.1.2 Registrar Solicitud de Viáticos .............................................................................................................4
2.1.3 Notificar Aprobación pendiente ..........................................................................................................8
2.1.4 Aprobar Solicitud Viajes y Viáticos.....................................................................................................10
2.1.5 Notificar Resultado de Aprobación....................................................................................................13
2.1.6 Visar Memorándum - Seguro.............................................................................................................14
2.1.7 Visar Memorándum – Pasaje Aéreo ..................................................................................................16
2.1.8 Notificar Documentos firmados.........................................................................................................18
2.1.9 Consultar Seguros de Viaje ................................................................................................................19
2.1.10 Registrar Cuenta por Pagar ...........................................................................................................20
2.1.11 Consultar Pasaje Aéreo .................................................................................................................23
2.1.12 Registrar Pasaje Aéreo ..................................................................................................................24
2.1.13 Notificar Revisión documento de Solicitud ...................................................................................25
2.1.14 Revisar Documento de Solicitud....................................................................................................26
2.1.15 Notificar Conformidad Documento de Solicitud ...........................................................................29
2.1.16 Aprobar Documento de Solicitud..................................................................................................30
2.1.17 Notificar Resultado aprobación de Documento............................................................................32
2.1.18 Registrar Voucher..........................................................................................................................33
2.1.19 Notificar Disponibilidad del Viático ...............................................................................................34
2.1.20 Confirmar Recepción del Viático ...................................................................................................35
2.1.21 Elaborar Rendición ........................................................................................................................36
2.1.22 Notificar Aprobación Rendición Pendiente ...................................................................................39
2.1.23 Aprobar Rendición de Viaje y Viático ............................................................................................41
2.1.24 Notificar Resultado de V°B° Rendición .........................................................................................42
2.1.25 Revisar Rendición ..........................................................................................................................43
2.1.26 Confirmar Rendición Finalizada.....................................................................................................44
2.1.27 Mantenimiento Plantilla Relación de Gastos ................................................................................44
3 ANALISIS BPM....................................................................................................................................................1
3.1 Diagramas BPMN TOBE............................................................................................................................1
3.2 Descripción del proceso ...........................................................................................................................2
4 Anexos ...............................................................................................................................................................1
4.1 Diagrama BPM del proceso de Gestión de Viáticos .................................................................................1

3
ESPECIFICACIÓN FUNCIONAL
1 INTRODUCCIÓN
El presente documento refleja el resultado del análisis sobre el proceso actual de Gestión de viáticos.
Luego de análisis del proceso se presenta un proceso optimizado que tiene como objetivo principal la
eficiencia del mismo.
1.1 ALCANCE
El alcance abarca solo el proceso de Gestión de Viáticos
1.2 OBJETIVOS
- Definir los requerimientos funcionales asociados al proceso de Gestión de Viáticos
- Definir el proceso optimizado de la Gestión de Viáticos (TO BE)
2 ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
2.1 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
2.1.1 CONSULTAR SOLICITUD DE VIÁTICOS
Propósito Mostrar todas las solicitudes asociadas al usuario que ingresa al módulo de
Viáticos
Usuario involucrado Usuario CEDRO
Descripción detallada - Cuando el usuario ingrese al módulo de Viático podrá visualizar las
solicitudes que cumplan las siguientes condiciones:
o Solicitudes en las que el usuario es el solicitante.
o Solicitudes en las que el usuario es el viajero.
- Las solicitudes estarán ordenados por fecha de registro (Desc)
- Los datos a mostrar en la vista de consulta son:
Columna Descripción
Código Código de Requerimiento de Viajes y Viáticos
Proyecto Proyecto al que está asociado la solicitud
Viajero(a) Nombre completo de la persona que viaja
Tipo Viaje Nacional / Internacional
Ruta Ruta del viaje
Moneda Moneda del monto del viático
Monto víatico Monto del viático
Fecha Registro Fecha en la que se registra la solicitud

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Estado Estado de la Solicitud
- Búsqueda de Solicitudes por Código: Se puede hacer la búsqueda
ingresar el código del requerimiento de viajes y viáticos
- Búsqueda Múltiple: Los filtros que se pueden aplicar son:
o Por Periodo: Año - Mes
o Por Proyecto
o Por Estado
- Opción de para visualizar el detalle de la Solicitud.
- Opción para imprimir los documentos asociados a la solicitud de viajes
y viáticos:
o Solicitud de Viajes y Viáticos
o Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)
2.1.2 REGISTRAR SOLICITUD DE VIÁTICOS
Propósito Registrar una Solicitud de Viajes y Viáticos
Usuario involucrado Usuario CEDRO
Descripción detallada Modificaciones sobre la página original (Solicitar Viático):
- Datos del Viajero
o Se mostrará el Tipo yel Númerodel Documento de Identidad.
o En caso el viaje sea Internacional, debe validarse que el Tipo
de Documento de Identidad debe ser Pasaporte o Carnet de
Extranjería. En caso no cuente con dicho valor habilitar el
campo Pasaporte / CE para que sea ingresado.
- Montos de Solicitud

5
o En la tabla para calcular el Total de Viáticos cuando se ingresa
un monto en OTROS, especificar en OTROS – Descripción.
Dentro de otros se puede considerar los montos de
alimentación que no pueden ser calculados en función de los
días que dura la actividad.
o Se ha agregado el campo Código Interbancario CCI, para
poder hacer la transferencia cuando la cuenta destino no
pertenece al mismo banco desde donde se hace la
transferencia.
- Cuando se registra:
o El estado de la solicitud es REGISTRADA.
o Se generan los siguientes documentos:
 Solicitud de Viajes y Viáticos
 Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)
Datos de la Solicitud
Campo Descripción
Proyecto
Coordinador
Asunto
Actividad
Entidad o Institución
Tipo de Viaje
Fecha de Salida
Fecha de Retorno
Fecha Inicio de Actividad
Fecha Fin de Actividad
Ruta General
Datos del Viajero
Campo Descripción
Tipo Interno / Externo
Código
Nombres
Documento de Identidad
Nro. Doc. Identidad
Pasaporte / CE

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Fecha de Nacimiento
Celular
E mail
Ocupación
Datos de Transporte Aéreo
Campo Descripción
Tipo Ruta Ida – Ida y Vuelta – Vuelta
Ruta Ida
Ruta Vuelta
Impuesto Salida
Impuesto Retorno
Observaciones
Movilidad: Domicilio –
Aeropuerto y Viceversa
Datos de Transporte Terrestre
Campo Descripción
Rutas
Monto Transporte
Terrestre
Movilidad: Domicilio –
Agencia y Viceversa
Datos del Monto de Solicitud
Campo Descripción
Moneda
Detalle del Viático
Otros - Descripción
Forma de Pago
Banco
Cuenta
Código Interbancario CCI
Fecha Registro

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2.1.3 NOTIFICAR APROBACIÓN PENDIENTE
Propósito Notificar al Coordinador del Proyecto (asociado a una solicitud) que existe una
solicitud de viajes y viáticos que requiere su aprobación.
Permitir al Coordinador de Proyecto aprobar la Solicitud Viajes y Viáticos y el
Memorándum Requerimiento Viajes y Viáticos por medio del correo.
Usuario involucrado Coordinador del Proyecto
Descripción detallada - Luego de registrada la Solicitud de Viajes y Viáticos, se le enviará una
Notificación al Coordinador para tenga conocimiento de que existe una
solicitud pendiente de aprobación.
Dato Valor
(Remitente) De CEDRO
(Destinatario) Para Coordinador del Proyecto
Asunto Aprobación de Solicitud de Viajes y Viáticos
Con Copia a -
Adjuntos -
- Resultados de la aprobación:
o SilasolicitudesAPROBADA,elCoordinadordeberáresponder
SI.
 El estado de la solicitud cambiará de REGISTRADA a
APROBADA.
 Se mostrará la firma del Coordinador en:
 Solicitud de Viajes y Viáticos
 Memorándum (Requerimiento de Viajes y

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Viáticos)
o Si la solicitud no es APROBADA, el Coordinador deberá
responder NO e incluir el motivo por el cual la aprobación no
procede.

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2.1.4 APROBAR SOLICITUD VIAJES Y VIÁTICOS
Propósito Permitir al Coordinador de Proyecto aprobar la Solicitud Viajes y Viáticos y el
Memorándum Requerimiento Viajes y Viáticos por medio de la aplicación.
Usuario involucrado Coordinador de Proyecto
Descripción detallada - Se mostrarán todas las solicitudes asociadas al Coordinador.
o Por defecto se mostrarán las que están en estado
REGISTRADA (aplicar filtro estado)

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o Las solicitudes estarán ordenadas por fecha registro (ASC)
o Solo podrá aprobar aquellas que se encuentren en estado
REGISTRADA.
Ruta Ruta del viaje
Estado Estado de la Solicitud
o Por Proyecto
o Por Estado
y viáticos:
o Si la solicitud es APROBADA el estado de la solicitud cambiará
de REGISTRADA a APROBADA. Asimismo, se mostrará la firma
del Coordinador en:
 Solicitud de Viajes y Viáticos
 Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)
o Si la solicitud no es APROBADA, el Coordinador deberá incluir
el motivo (obligatorio) por el cual la aprobación no procede.

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2.1.5 NOTIFICAR RESULTADO DE APROBACIÓN
Propósito Notificar a los usuarios interesados el resultado de la aprobación por parte del
Coordinador de Proyecto
Usuario involucrado No aplica
Descripción detallada - Luego de que el Coordinador de Proyecto aprueba o desaprueba la
Solicitud de Viajes yViáticos se le enviará unanotificacióna losusuarios
interesados.
Dato Valor
(Destinatario) Para Viajero
Asunto Resultado de Aprobación de Solicitud de Viajes
y Viáticos
Con Copia a AlSolicitante(encasoel viajero yelsolicitante
no sean el mismo usuario)
Al Gestor de Seguro en caso el viajero
requiera un seguro y la solicitud ha sido
aprobada.
Al Gestor de Pasaje Aéreo en caso el viajero
requiera un pasaje aéreo y la solicitud ha sido
aprobada.
Adjuntos -

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- En caso la solicitud no es aprobada se mostrará los motivos registrados
por el Coordinador para que el Solicitante realice las correcciones
necesarias.
2.1.6 VISAR MEMORÁNDUM - SEGURO
Propósito PermitevisarelMemorándum(RequerimientodeViajesyViáticos)paraaquellas
solicitudes en las que el viajero requiere un seguro.
Usuario involucrado Gestor Seguro
Descripción detallada - Se listarán todas las solicitudes asignadas al Gestor de Seguro
(solicitudes cuyo viajero requiere de seguro)
o Por defecto, se mostrarán las solicitudes en estado pendiente
(filtro V°B° Seguro: pendiente)
o Ordenador por fecha de registro ASC
Ruta Ruta del viaje

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Estado Solicitud Estado de la Solicitud
V°B° Pendiente, cuando el gestor de seguro aún no
da su V°B°
Visado, cuando el gestor de seguro ya dio su
V°B°
o Por Proyecto
o Por Estado
o V°B° Seguro
y viáticos:
- Resultados de la Visado:
o Si es VISADO, la firma del Gestor de Seguro se mostrará en el
Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)

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2.1.7 VISAR MEMORÁNDUM – PASAJE AÉREO
Propósito PermitevisarelMemorándum(RequerimientodeViajesyViáticos)paraaquellas
solicitudes en las que el viajero requiere un pasaje aéreo.
Usuario involucrado Gestor Pasaje Aéreo
Descripción detallada - Se listarán todas las solicitudes asignadas al Gestor de Pasaje Aéreo
(solicitudes cuyo viajero requiere pasaje aéreo)
o Por defecto, se mostrarán las solicitudes en estado pendiente
(filtro V°B° Pasaje Aéreo: pendiente)
o Ordenador por fecha de registro ASC
Ruta Ruta del viaje
Estado Solicitud Estado de la Solicitud
V°B° Pendiente, cuando el gestor de pasaje aéreo
aún no da su V°B°
Visado, cuando el gestor de pasaje aéreo ya

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dio su V°B°
o Por Proyecto
o Por Estado
o V°B° Pasaje Aéreo
y viáticos:
- Resultados de la Visado:
o Si es VISADO, la firma del Gestor de Pasaje Aéreo se mostrará
en el Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)

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2.1.8 NOTIFICAR DOCUMENTOS FIRMADOS
Propósito Notificar al Solicitante y/o Viajero que su Solicitud de Viajes y Viáticos ya cuenta
con la aprobación y los V°B° necesarios para que puedan pasar al área de
Contabilidad.
Descripción detallada - Se envía una notificación al solicitante y/o viajero cuando los
documentos asociados a la solicitud cuentan con todas las firmas de
acuerdo a las características del viaje:
 Firma del Coordinador de Proyecto
 V°B° del Gestor de Seguro
 V°B° del Gestor de Pasaje Aéreo
Dato Valor
Asunto Notificación Documentos firmados
Con Copia a Solicitante
Adjuntos -

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2.1.9 CONSULTAR SEGUROS DE VIAJE
Propósito Mostrar al Gestor de Seguro todas los memorándums que están asociadas a un
seguro.
Usuario involucrado Gestor de Seguros
Descripción detallada - Listar todas los memorándums de Seguro (Anual o de Viaje)
Código Código de Memorándum Seguro
Fecha Inicio
Fecha Fin
Viático Viático asociado al seguro
Serie
Número
Fecha emisión
Proveedor
Moneda

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Suma Total
- Se contará con las siguiente opciones:
o Adjuntar documentación de Seguro
o Ver Memorándum Seguro de Viaje
o Imprimir Memorándum Seguro de Viaje
- Se podrá registrar un nuevo Pago Seguro
2.1.10 REGISTRAR CUENTA POR PAGAR
Propósito Permite registrar la cuenta por pagar asociada al seguro
Usuario involucrado Gestor de Seguros
Descripción detallada - Seguro de Viaje. Se mantiene la estructura de la página original
(Cuentas por Pagar / Seguro de Viaje)
- Seguro Anual. Se mantiene la estructura de la página original (Cuentas
por Pagar / Seguro Anual)
- Se podrá adjuntar la documentación enviada por el proveedor
(aseguradora), indicando si la documentación es digital o en físico. En
caso sea en físico, se adjuntará el documento digitalizado (escaneado)
- Luego de registrado el pago de seguro se generará el Memorándum
con la firma del Gestor de Seguro.

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2.1.11 CONSULTAR PASAJE AÉREO
Propósito Mostrar al Gestor de Pasaje Aéreo todos los memorándums que están asociados
a un pasaje aéreo
Descripción detallada - Listar todos los memorándums de pasaje aéreo
Código Código de Memorándum Pasaje Aéreo
Requerimiento / Viajero
Tipo Viaje
Ruta
Moneda

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Monto viático
Fecha Registro
- Se contará con las siguiente opciones:
o Adjuntar documentación de Pasaje Aéreo
o Ver Memorándum Pasaje Aéreo
o Imprimir Memorándum Pasaje Aéreo
- Se podrá registrar un nuevo Pasaje Aéreo
2.1.12 REGISTRAR PASAJE AÉREO
Propósito Registrar el pasaje aéreo
Descripción detallada - Se deberán registrar los datos asociados al Pasaje Aéreo
- Se podrán agregar varios Pasajeros, utilizando la búsqueda por
requerimiento de viajes y viáticos.
- Se podrá agregar la documentación enviada por la aerolínea:
o Reserva
o Ticket Electrónico
- Luego de registrado el pasaje aéreo se generará el Memorándum de
Pasaje Aéreo.

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2.1.13 NOTIFICAR REVISIÓN DOCUMENTO DE SOLICITUD

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Propósito Notificar al Contadordel Proyecto quetiene documentos pendientes por validar.
Descripción detallada - Se le enviará una notificación al Contador de Proyecto cuando tenga
pendiente de revisar los siguientes documentos:
o Memorándum de Seguro
o Memorándum de Pasaje Aéreo
Dato Valor
(Destinatario) Para Contador del Proyecto
Asunto Revisión de Documentos de Solicitud
Con Copia a -
Adjuntos -
2.1.14 REVISAR DOCUMENTO DE SOLICITUD

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Propósito Revisar la documentación generada por la solicitud de viajes y viáticos.
Usuario involucrado Contador de Proyecto
Descripción detallada - Se mostrarán todos los documentos que requieren ser validados por el
Contador de Proyecto:
o Solicitud de Viajes y Viáticos / Requerimiento de Viajes y
Viáticos
o Solicitud de Viajes y Viáticos / Memorándum de Pasaje Aéreo
o Solicitud de Viajes y Viáticos / Memorándum de Seguro de
Viaje.
- Considerar que un memorándum de seguro o pasaje aéreo puede
estar asociado a uno o más solicitudes (solicitante/viajero)
Código Código Documento
Proyecto
Viajero
Tipo Viaje
Ruta
Fecha Registro Fecha registro de documento
Estado
- Se contará con la opción de ver el detalle del documento (datos
registrados)
- Se contará con la opción de imprimir los documentos:
Viáticos
Viaje.
- Al dar el V°B° al documento, se enviará una notificación al Contador
General.
- En caso el documento sea una Solicitud de Viajes y Viáticos /
Requerimiento de Viajes y Viáticos, se registrará la firma del Contador
del Proyecto en el Requerimiento de Viajes y Viáticos.

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2.1.15 NOTIFICAR CONFORMIDAD DOCUMENTO DE SOLICITUD
Propósito Notificar al Contador General que tiene un documento asociado a una solicitud
de viajes y viáticos pendiente por aprobar luego del V°B° del contador del
proyecto.
Descripción detallada - Se le enviará una notificación al Contador General cuando tenga
pendiente de revisar los siguientes documentos:
Dato Valor
(Destinatario) Para Contador General
Asunto Conformidad de Solicitud
Con Copia a -
Adjuntos -

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2.1.16 APROBAR DOCUMENTO DE SOLICITUD
Propósito Aprobar los documentos asociados a la solicitud de viajes y viáticos.
Usuario involucrado Contador General
Descripción detallada - Se mostrarán todos los documentos que requieren ser aprobados por
el Contador General:
Viáticos
Viaje.
Proyecto
Viajero
Tipo Viaje
Ruta
Estado
registrados)
Viáticos
Viaje.
- Al aprobar el documento, se enviará una notificación al Tesosero.
- En caso el documento sea una Solicitud de Viajes y Viáticos /
Requerimiento de Viajes y Viáticos, se registrará la firma del Contador
General en el Requerimiento de Viajes y Viáticos.

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2.1.17 NOTIFICAR RESULTADO APROBACIÓN DE DOCUMENTO
Propósito Notificar a los usuarios interesados, el resultado de la aprobación de los
documentos.
Descripción detallada - Se le enviará una notificación al Tesorero cuando tenga pendiente de
registrar un voucher asociado a los documentos aprobados por el
Contador General:
Dato Valor
(Destinatario) Para Tesorero
Asunto Resultado de aprobación documento
Con Copia a -
Adjuntos -

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2.1.18 REGISTRAR VOUCHER
Propósito Registrar en el sistema el nro. del voucher asociado a la solicitud
Usuario involucrado Tesorero
Descripción detallada - Se mostrarán todos los documentos aprobados por el Contador
General:
Viáticos
Viaje.
Proyecto
Viajero
Tipo Viaje
Ruta
Estado
registrados)
Viáticos
Viaje.
- El Tesorero tendrá la opción de registrar el nro del voucher asociado al
documento.

34
2.1.19 NOTIFICAR DISPONIBILIDAD DEL VIÁTICO
Propósito Notificar a los usuarios interesados, la disponibilidad del monto del viático
solicitado.
Descripción detallada - Se le enviará una notificación al Solicitante / Viajero cuando el viático
solicitado se encuentre disponible para ser cobrado.
- En la notificación se debe indicar las consideraciones sobre la
disponibilidad del viático. De acuerdo a la forma de pago
(transferencia, cheque), banco, día y hora de transferencia, la
disponibilidad no es inmediata.
Dato Valor
Asunto Disponibilidad de Viáticos
Adjuntos -

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2.1.20 CONFIRMAR RECEPCIÓN DEL VIÁTICO
Propósito Confirmar por parte del solicitante/viajero que el viático ha sido cobrado
Usuario involucrado Solicitante, Usuario CEDRO
Descripción detallada - Se listarán todas las solicitudes asociadas al Solicitante y/o viajero que
ingresa a la aplicación.
o Por defecto se mostrarán las disponibles (filtro)
o Se mostrará el estado de su viático:
 Pendiente.Aúnnosehadesembolsadoelmontodel
víatico o no se ha girado el cheque
 Disponible. Puede hacer efectivo el viático (de
acuerdo a condiciones)
 Desembolsada. Cuando el solicitante/viajero ya
recibió el viático
- Si ya recogió su viático deberá dar su V°B°

36
2.1.21 ELABORAR RENDICIÓN
Propósito Elaborar la rendición de gastos del viaje
Usuario involucrado Solicitante, Usuario CEDRO
Descripción detallada - Se mostrarán todas las solicitudes que han sido desembolsadas y se
confirmado el cobro del mismo (por el usuario/viajero)
Código Código Solicitud de Viajes y Viáticos
Proyecto
Viajero (a)
Tipo Viaje
Ruta
Moneda
Monto Viático
Fecha Registro
Estado Rendición
- Se mostrará el estado la Rendición:
o Pendiente. Aún no se ha completado la rendición
o Elaborada. Se completó la rendición.
- Se contará con la opción de visualizar los datos de la Rendición.
- Se contará con la opción de imprimir los documentos asociados a la
rendición:

37
o Informe de gastos.
o Relación de gastos
o Planilla de movilidad
o Informe de actividad
o Memorándum Rendición

39
2.1.22 NOTIFICAR APROBACIÓN RENDICIÓN PENDIENTE
Propósito Solicitar la aprobación del Coordinador de Proyecto sobre la información
presentada en la rendición.
Descripción detallada - Luego de completar la información de la rendición (estado: Elaborada),
se le enviará una Notificación al Coordinador para tenga conocimiento
de que existe una aprobación pendiente
Dato Valor
(Destinatario) Para Coordinador del Proyecto

40
Asunto Aprobación de Rendición
Con Copia a -
Adjuntos -
o SilasolicitudesAPROBADA,elCoordinadordeberáresponder
SI. El estado de la rendición cambiará a APROBADA
o Si la solicitud no es APROBADA, el Coordinador deberá
responder NO e incluir el motivo por el cual la aprobación no
procede. El estado de la rendición no cambiará de estado.

41
2.1.23 APROBAR RENDICIÓN DE VIAJE Y VIÁTICO
Propósito Aprobar la rendición de Viaje y Viático realizada por el Solicitante o Viajero
Usuario involucrado Coordinador Proyecto
Descripción detallada - Se mostrarán todas las solicitudes asociadas al Coordinador y que
tengan asociada una rendición.

42
o Por defecto se mostrarán las solicitudes que tienen rendición
en estado Elaborada. (Solo listar elaborada y aprobada)
o Las solicitudes estarán ordenadas por fecha registro (ASC)
- Podrá acceder al detalle de la rendición, así como la opción de
impresión.
- Resultados de aprobación:
o Si aprueba, la rendición cambia a estado Aprobada
o Si no la aprueba, la rendición no cambia de estado.
2.1.24 NOTIFICAR RESULTADO DE V°B° RENDICIÓN
Propósito Notificar el resultado de la aprobación por parte del Coordinador del Proyecto
sobre la rendición presentada por el solicitante o viajero.
Descripción detallada - Luego de la evaluación de la rendición por parte del coordinador de
Proyecto, se enviará un correo con el resultado del mismo. En caso no
es aprobado se indicará el motivo.
Dato Valor
Asunto Resultado V°B° de Rendición
Adjuntos -

43
2.1.25 REVISAR RENDICIÓN
Propósito Revisar los datos registrados en la rendición
Usuario involucrado Contador de Proyecto
Descripción detallada - Se mostrarán solo las rendiciones aprobadas por el Coordinador del
proyecto y que están asociadas al Contador de Proyecto.
o Estarán ordenadas por fecha de registro

44
2.1.26 CONFIRMAR RENDICIÓN FINALIZADA
Propósito Confirmar por parte del solicitante/viajero, que la rendición ha concluido
Usuario involucrado Solicitante, Viajero
Descripción detallada - Se mostrará todas las solicitudes cuya rendición haya sido validada por
el área de Contabilidad.
- Luego de que Contabilidad notifique que ya no existe saldo pendiente,
el solicitante deberá confirmar que es correcto.
2.1.27 MANTENIMIENTO PLANTILLA RELACIÓN DE GASTOS

45
Propósito Administrar las plantillas de Relación de Gastos que existe por cada proyecto
Usuario involucrado Administrador
Descripción detallada - Se listarán todas las plantillas que existen y que están asociadas a un
proyecto específico.
- Se contará con la opción de poder editar, eliminar y registrar una
plantilla.
- Al editar la plantilla se podrán editar y activar/desactivar columnas.

Propuesta de Servicio
1
3 ANALISIS BPM
3.1 DIAGRAMAS BPMN TOBE

2
3.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
COD ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA DESCRIPCION RESPONSABLE
1 - Inicio
Solicitud de
viático
El flujo se inicia cuando el solicitante requiere hacer una solicitud de
viáticos para realizar alguna actividad relacionada a CEDRO
2
Solicitud de
viático
Registrar
Solicitud de
Viático
Registro
Solicitud de
viático
El solicitante registra la solicitud de viáticos en el sistema completando los
datos que se requieran de acuerdo al tipo de viaje que realizará. Luego de
registrada la solicitud se generará dos archivos pdf. :
- Solicitud de Viajes y Viáticos
- Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)
Solicitante
3
Registro
Solicitud de
viático
Notificar
Aprobación
Pendiente
Notificación de
aprobación
pendiente
El sistema enviará una notificación al coordinador de proyecto con los
datos necesarios para que pueda aprobar la solicitud de viajes y viáticos
generada. Esta notificación contará con la opción para poder aprobar la
solicitud mediante esta vía.
4
Notificación de
aprobación
pendiente
Aprobar
Solicitud VyV
(Coordinador)
Resultado de
aprobación de
Solicitud de VyV
El coordinador de proyecto podrá aprobar la Solicitud de Viajes y viáticos
mediante dos vías:
- Por correo: Respondiendo la notificación con un SI en caso sea aprobada,
caso contrario, con un NO indicando además el motivo de su
desaprobación.
- Por aplicación: Ingresando a la aplicación y seleccionando el resultado de
la aprobación. En caso la solicitud no sea aprobada deberá indicar además
el motivo.
Si la solicitud es aprobada, se los archivos serán actualizados agregando la
firma del coordinador del proyecto.
Coordinador de
Proyecto
5
Resultado de
aprobación de
Solicitud de VyV
Notificar
Resultado de
aprobación
Notificación
Resultado de
aprobación
El sistema enviará una notificación al solicitante indicando el resultado de
la aprobación por parte del coordinador del proyecto

3
6
Resultado de
aprobación de
Solicitud de VyV
¿Aprobado?
Resultado de
aprobación de
Solicitud de VyV
El resultado de la aprobación por parte del coordinador del proyecto podrá
ser aprobado o no aprobado.
7
Solicitud de VyV
(aprobada)
¿Seguro?
Solicitud de VyV
(aprobada)
El viajero asociado a la solicitud de viajes y viáticos podrá necesitar o no
que se gestione un seguro para que pueda viajar
8
Solicitud de VyV
(aprobada)
Visar
Memorándum
(V°B° Seguro)
Memorándum
(Requerimiento
de viajes y
viáticos) con
V°B° Seguro
El gestor de seguro deberá revisar la solicitud de viajes y viáticos para
revisar si el viajero cuenta con el seguro necesario para poder realizar el
viaje. Dará su V°B° para indicar que el proceso continúa con su flujo y que
se iniciará la gestión del seguro de la persona que viaja.
Gestor de
Seguro
9
Solicitud de VyV
(aprobada)
¿Pasaje aéreo?
Solicitud de VyV
(aprobada)
La solicitud de viaje o viático puede requerir o no un pasaje aéreo según el
destino.
10
Solicitud de VyV
(aprobada)
Visar
Memorándum
(V°B° Pasaje A)
Memorándum
(Requerimiento
de viajes y
viáticos) con
V°B° Pasaje
aéreo
El gestor de pasaje aéreo deberá revisar los datos de la solicitud de viajes y
viáticos para poder iniciar los trámites necesarios.
Si los datos de la solicitud están conformes dará su V°B° para indicando que
se iniciará el trámite del pasaje aéreo.
Gestor Pasaje
Aéreo
11
Solicitud de VyV
(aprobada) /
Memorándum
(Requerimiento
de viajes y
viáticos) con
V°B°
Notificar
Documentos
firmados
Notificación
Documentos
firmados
Luego de que la Solicitud de Viajes y Viáticos cuenta con la aprobación del
coordinador y los V°B° en caso sea necesario, el sistema enviará una
notificación al solicitante y/o viajero indicando que los documentos
generados cuentan con las firmas requeridas
12
Memorándum
(Requerimiento
de viajes y
viáticos) con
V°B° Seguro
Registrar Cta.
por pagar
Memorándum
de Pago de
seguro de viaje
El gestor de seguro ingresará al sistema para poder registrar la cuenta a
pagar asociada a la solicitud de viajes y viáticos. Luego de registrada la
cuenta por pagar se generará el memorándum de Pago de seguro de viaje
con la firma del gestor de seguro. El gestor de seguro podrá agregar
documentación del seguro.
Gestor de
Seguro

4
13
Memorándum
(Requerimiento
de viajes y
viáticos) con
V°B° Pasaje
aéreo
Registrar Pasaje
aéreo
Memorándum
de Pasaje aéreo
El gestor del pasaje aéreo ingresará al sistema para registrar los datos del
pasaje aéreo a tramitar. Luego de registrado el pasaje aéreo se generará el
memorándum de pasaje aéreo.
El gestor de pasaje aéreo podrá adjuntar la documentación enviada por la
aerolínea.
Gestor Pasaje
Aéreo
14
Documentos de
la Solicitud de
Viajes y Viáticos
Notificar
Revisión Doc.
Solicitud
Notificación
Revisión Doc.
Solicitud
El sistema enviará una notificación al contador del proyecto para indicarle
que tiene pendiente de revisión los documentos de la solicitud de viajes y
viáticos generados.
- Solicitud de Viajes y Viáticos
- Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)
- Memorándum de Seguro (en caso sea necesario)
- Memorándum de Pasaje Aéreo (en caso sea necesario)
15
Notificación
Revisión Doc.
Solicitud
Revisar
Documento
Solicitud
Memorándum
de viajes y
viáticos
(actualizado)
El contador del proyecto deberá revisar la documentación generada
ingresando al sistema para que posteriormente indique su conformidad. Si
el contador da su conformidad, se actualizará el memorándum de viajes y
viáticos agregando la firma del contador del proyecto
Contador de
Proyecto
16
Memorándum
de viajes y
viáticos
(actualizado)
Notificar
Conformidad
Doc. Solicitud
Notificación
Conformidad
Doc. Solicitud
El sistema enviará una notificación al Contador General indicando que
tiene pendiente de aprobación los documentos de las solicitud de viajes y
viáticos generada
17
Notificación
Conformidad
Doc. Solicitud
Aprobar Doc.
Solicitud
Memorándum
de viajes y
viáticos
(actualizado)
El contador general deberá ingresar a la aplicación para revisar la
documentación asociada a la solicitud de viajes y viáticos y dar su
aprobación. En caso la solicitud sea aprobada por el Contador General, se
actualizará el memorándum de viajes y viáticos agregando la firma del
contador general
Contador
General

5
18
Memorándum
de viajes y
viáticos
(actualizado)
Notificar
Resultado
Aprob. Doc.
Notificación
Resultado
Aprob. Doc.
El sistema enviará una notificación al Tesorero cuando tenga pendiente de
registrar un voucher asociado a los documentos aprobados por el Contador
General
19
Notificación
Resultado
Aprob. Doc.
Registrar
Voucher
Voucher
generado
El Tesorero deberá registrar, en el sistema de contabilidad, el voucher
asociado a la solicitud de viajes y viáticos. Tendrá la opción de poder
visualizar los documentos de la solicitud de viajes y viáticos generados.
Luego de registrar el voucher en el sistema de contabilidad, deberá
registrar el nro. de voucher generado en el sistema
Tesorero
20
Voucher
generado
Notificar
Disponibilidad
del viático
Notificación
Disponibilidad
del viático
El sistema enviará una notificación al solicitante / viajero indicando que los
trámites para cobrar los viáticos ya se iniciaron. La disponibilidad del viático
dependerá a las condiciones de abono para la entrega del viático.
21
Notificación
Disponibilidad
del viático
Confirmar
Recepción del
viático
Confirmación
Recepción del
viático
Luego de que el solicitante recibe el monto del viático solicitado deberá
ingresar al sistema para confirmar la recepción del mismo Solicitante
22
Confirmación
Recepción del
viático
Elaborar
rendición
Rendición
El solicitante deberá registrar en el sistema todos los datos necesarios para
sustentar los gastos efectuados en el viaje. Deberá completar los siguientes
formularios:
- Informe de gastos.
- Relación de gastos
- Planilla de movilidad
- Informe de actividad
- Memorándum Rendición
Solicitante
23 Rendición
Notificar
Aprobación
Rendición Pen
Notificación
Aprobación
Rendición Pen
El sistema enviará una notificación al coordinador de proyecto para que
tenga conocimiento que existe una aprobación pendiente de rendición. La
notificación contará con los datos necesarios para que el coordinador
pueda aprobar o desaprobar la rendición presentada.

6
24
Notificación
Aprobación
Rendición Pen
Aprobar
Rendición de
VyV
Resultado de
Aprobación
Rendición de
VyV
El coordinador de proyecto podrá aprobar la rendición mediante dos vías:
- Por correo: Respondiendo la notificación con un SI en caso sea aprobada,
caso contrario, con un NO indicando además el motivo de su
desaprobación.
- Por aplicación: Ingresando a la aplicación y seleccionando el resultado de
la aprobación. En caso la rendición no sea aprobada deberá indicar además
el motivo.
Coordinador de
Proyecto
25
Resultado de
Aprobación
Rendición de
VyV
Notificar
Resultado de
V°B° Rendición
Notificación
Resultado de
V°B° Rendición
El sistema enviará una notificación al solicitante y/o viajero una
notificación indicando el resultado del V°B° de la rendición por parte del
coordinador del proyecto
26
Notificación
Resultado de
V°B° Rendición
¿V°B°
Rendición?
Resultado de
Aprobación
Rendición de
VyV
El coordinador del proyecto podrá dar su V°B° a la rendición elaborada por
el solicitante / viajero.
27
Rendición de
VyV (con V°B°)
Entregar Doc.
Rendición
Doc. Rendición
El solicitante deberá entregar los documentos de sustento, comprobantes
de pago (físico), que están asociados a la rendición para que el contador
del proyecto los revise.
Solicitante
28 Doc. Rendición
¿Saldo
pendiente?
Saldo pendiente
/ Sin saldo
pendiente
De acuerdo a lo que se solicitó y lo que finalmente se gastó en el viaje
realizado, puede existir un saldo pendiente del monto del viático
29 Doc. Rendición
Revisar
Rendición
Doc. Rendición
(revisados)
El contador del proyecto deberá revisar la información y los documentos
de rendición entregados por el solicitante / viajero para que de su
conformidad y sean derivados al proceso de contabilidad
Contador
Proyecto
30
V°B°
Contabilidad
Confirmar
Rendición
finalizada
Confirmación
Rendición
finalizada
En caso el solicitante / viajero tenga un monto pendiente a favor luego de
la rendición y este se haya entregado, el solicitante deberá confirmar que
la rendición ha finalizado
Solicitante

7
31
Confirmación
Rendición
finalizada
Fin
El proceso finaliza luego de que la rendición finalizada

1
4 ANEXOS
4.1 DIAGRAMA BPM DEL PROCESO DE GESTIÓN DE VIÁTICOS

Optimización de procesos

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