1. ACCESS 2010
ALVAREZ VARGAS WILMER JAIR
ANGARITA CLAVIJO CARLOS ANDRES
COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA
EDIFICAMOS FUTURO
DEPARTAMENTO INTEGRADO
AREA DE TECNOLOGIA INFORMATICA
BOGOTA D.C
2014
2. ACCESS 2010
ALVAREZ VARGAS WILMER JAIR
ANGARITA CLAVIJO CARLOS ANDRES
TRABAJO PRESANTADO COMO REQUISITO DE TERCER PERIODO
JHON ALEXANDER CARABLLO ACOSTA
Docente en tecnología e informática
COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA
EDIFICAMOS FUTURO
DEPARTAMENTO INTEGRADO
AREA DE TECNOLOGIA INFORMATICA
BOGOTA
2014
3. Tabla de contenido
1. INTRODUCCION ................................................................................................................ 5
2. MICROSOFT ACCESS 2010 ............................................................................................. 6
2.1 conceptos básicos ..................................................................................................... 6
3. COMO CREAR UNA BASE DE DATOS, PASÓ A PASO. .............................................. 7
3.1 ponle el encabezado de tu empresa......................................................................... 7
3.2: crea una base de datos ............................................................................................... 8
3.2.1: Vista hoja de datos...............................................................................................11
3.2.2: Vista diseño. .........................................................................................................11
4. RELACIONES................................................................................................................... 11
4.1. Crear la primera relación ............................................................................................12
5. INFORMES ....................................................................................................................... 14
6: FORMULARIOS ............................................................................................................... 17
6.2 Para modificar el formulario:........................................................................................20
7: CONCLUCIONES............................................................................................................. 20
4. Objetivo General
Comprender las funciones de cada u no de los conceptos básicos de
Access 2010.
Tener conocimiento acerca de los conceptos básicos de Access 2010,
identificar las funciones de cada una de estas.
Objetivos: Tablas
Tener conocimiento acerca de la importancia de las tablas en Access 2010 para
una empresa, conocer acerca de todas sus funciones.
Objetivos: Relaciones
Crear un código en común que relacione so o más tablas realizando un diagrama
que explique la misma, utilizando para ello dos o más tablas.
Objetivo: Formulario
Manejar el asistente de formularios, añadiendo campos lograr modificar el
formulario.
Objetivo: informes
Manejar el panel de navegación, comprender el uso necesario de esta función,
aplicar y crear informes seleccionando los necesarios.
Objetivo: consultas
Buscar información de una de las tablas encontrando información detallada, usar
filtros para encontrar esos datos.
5. 1. INTRODUCCION
La base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar que se llama
un Sistema Gestor de Datos. Las tablas almacenan información sobre un tema
como lo es clientes, inventarios o productos que obtienen dichas empresas. En la
base de datos podemos almacenar varias tablas, con un sistema de información
relacionada entre sí.
Una base de datos puede ayudar a una empresa para: añadir información a una
base de datos, como se podría hacer en una tabla de inventario agregando
productos.
Eliminar información como al vender un activo de una empresa se deberá eliminar
los productos del inventario.
A través de Access, puede manejar información desde un único archivo de base
de datos.
La importancia de Access se centra en que posee Tablas para almacenar los
datos.
Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
Informes para analizar o imprimir los datos con una programación específica.
En Access podemos observar, que se es necesario y practico manejar Access ya
que es útil para el funcionamiento de una empresa, negocio local y hasta es útil en
la administración de un colegio activos propios o del hogar, Access guarda una
gran capacidad de tablas y por ende es práctica para dichas situaciones.
6. 2. MICROSOFT ACCESS 2010
2.1 conceptos básicos
Ilustración 1-Elementos de una base de datos
Las bases de datos es un conjunto organizados para la administración ágil y
segura de datos de una corporación, universidad locas o de algún comerciante; las
bases de datos en Access 2010 tiene como fin que en esta se guarde la
información utilizando la opción de Access “relaciones “; con esto se quiere decir
que ordena y almacena los datos de los cliente, empleados, inventario y producto.
Las bases de datos se diseñan para recolectar y organizar información diversa;
luego mostrarla de manera dinámica; hacer cálculos y análisis para la toma de
decisiones.
7. 3. COMO CREAR UNA BASE DE DATOS, PASÓ A PASO.
¿Que son las tablas? ; Modificación de tablas; vista de diseño; vista de hoja de datos;
modificar datos.
Las bases de datos están conformadas por tablas .
Las tablas de las bases de datos son las que almacenan información sobre un tema como
los clientes de un almacén, los proveedores y los empleados. Una tabla contiene
información sobre un tema o asunto en particular, como los productos que ofrece una
tienda, según su distribuidor comercial o según sus marcas, o los clientes de un almacén
según sus preferencias a la hora de comprar.
Modificar una tabla (tener en cuenta que para modificar una tabla o un dato ya se tiene
una tabla hecha) es asignarle o establecer el tipo de campo según las alternativas que nos
presenta el programa
3.1 ponle el encabezado de tu empresa
Ilustración 2-Encabezado de la empresa
Para crear una base de datos debes abrir Access 2010 y te aparecerá una
imagen:
Ilustración 3-nombre de la base de datos
8. 3.2: crea una base de datos
Inicia colocándole a tu base de datos el nombre de tu empresa
Ahora debes titular cada tabla de tu base de datos.
Haz clic en vista de diseño
para asignarle el nombre
a la tabla.
Ilustración 4- para insertar el nombre a la tabla.
Como ejemplo yo le puse el nombre de “clientes”
Ilustración 5- nombre de la tabla
9. Ponle nombres a los campos según tu necesidad.
Establece el tipo de dato
Acuérdate siempre de guardar todo lo que hagas.
Establecemos el tipo de
dato que llevará el
registro, acorde al campo.
Ilustración 6*-llenar campos
Ilustración 7-registro de campo
10. Listo, es hora de llenar la base de datos. Debes ir a “vista” hoja de datos.
Así:
Ilustración 8-llenar tabla
Ilustración 9-propiedades del campo
Ilustración 10-vista de diseño
11. 3.2.1: Vista hoja de datos: te da la opción de ver tu tabla para configurar o
cambiar los campos en total “vista de hoja de datos” es una opción para configurar
tu tabla.
3.2.2: Vista diseño: te da la opción de ver tu tabla para llenar los campos según
tu necesidad.
4. RELACIONES
Relaciones access 2010
tipos de Relaciones
Es la relacion de datos de mas de
una tabla
Registro de una tabla solo
puede estar relacionado
con un registro de la otra
tabla y viceversa
se puede evitar la
duplicidad de datos
Relacion de varios a varios:
cuando un registro de una
tabla puede estar
relacionado con mas de un
registro de la otra tabla y
viceversa
Ilustración 11- mapa conceptual de las relaciones.
se debe especificar un
campo en común
Relacion uno a varios :
cuando un registro de una tabla
solo puede estar relacionada
con un unico registro de la otra
tabla y un r registro de la o de la
otra tabla puede tener mas de
un registro relacionado en la
primera tabla
12. 4.1. Crear la primera relación
Para crear las relaciones de Access 2010 se dirige a la barra de herramientas de
base de datos; donde la dará clic en relaciones.
Ilustración 12- barra de herramientas, clic en relaciones
Una vez este en relaciones dará clic en mostrar tabla y seleccionara la tabla que
desee.
Ilustración 13- para poder ver la tabla
13. Selecciona las tablas que necesita relacionar.
Ilustración 14- seleccionamos las tablas
Luego se deberá modificar la relación con los caracteres que desee.
Ilustración 15- modificamos la relación Ilustración 16- modificamos la relación
Ilustración 17- después de modificar las relaciones quedaría a si
14. 5. INFORMES
Se basa en crear automáticamente un informe que tenga los datos de la tabla o
consulta seleccionada en el Panel de Navegación.
Ilustración 18- para crear un informe
Para crear un informe debemos seleccionar en la pestaña crear en el grupo de
informes y veremos una ventana así:
Ilustración 19- tabla de asistente para informes
15. En esta ventana se escoge la tabla que se desee informar y luego pasarlos a los
campos seleccionados.
Primero seleccionamos la tabla de donde escogerá los datos del cuadro
Tablas/Consultas y así se empieza el informe.
Después escogemos los campos que necesitamos para el informe haciendo clic
en el campo y luego haciendo clic en
Ilustración 20- para mover el campo que necesitemos
Y oprimimos siguiente:
16. Esta ventana te da la opción de elegir los niveles de agrupamientos. Si queremos
cambiar el orden de los grupos hacemos clic en los botones
Ilustración 21- asistente para informes.
Como dice la imagen acá se
puede ordenar los registros
hasta por cuatro campos,
en orden ascendente o
descendente como usted lo
desee.
17. Selecciona finalizar y ya su informe esta creado.
Ilustración 22- informe terminado
6: FORMULARIOS
Sirve para definir pantallas, usualmente para editar los registros de una tabla o
consulta.
6.1 Para crear un formulario:
Se dirige al menú crear
Seleccionamos el asistente para formularios.
Ilustración 23- crear asistente para formulario
18. Se selecciona la tabla que se desee.
Y añadimos campos al formulario
Ilustración 24- para poder seleccionar la tabla que desee
Y añadimos campos al formulario
Ilustración 25- añadimos los campos
Ilustración 26- después de haber añadido los campos al
formulario
19. Luego presione siguiente para avanzar
Ilustración 27- opciones para tu formulario
Y aparecería una tabla así:
Ilustración 28- opciones para tu formulario: título y diseño
Y queda un formulario de esta manera
Ilustración 29- final formulario
20. 6.2 Para modificar el formulario:
Debemos:
Hacer clic derecho en la parte superior de la tabla.
Seleccione la opción de “Vista de Diseño”
Ilustración 30- modificar el formulario
7: CONCLUCIONES
Sin los conceptos (tablas, consultas, formularios e informes) no podemos crear las
bases de datos, no podemos organizar la información. Por ejemplo de una
empresa, negocio o un supermercado. En total sería más difícil organizar la
información y si es necesario imprimirla.
La información se puede organizar fácilmente y como nosotros queramos gracias
a las tablas y los campos y el “tipo de dato” es mucho más sencillo organizar la
información por ejemplo de una empresa, un negocio o un supermercado.
Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro
de la otra tabla y viceversa. Con las relaciones podemos relacionar tablas o la
información de esas tablas.
Con los formularios podemos ver la información de una tabla desde otra
perspectiva. Los formularios nos muestran la información por ejemplo de un cliente
21. (como es el apellido, nombre, identificación, fecha de nacimiento, teléfono, e-mail,
etc.) en una sola hoja.
Con los informes podemos ver la información de una tabla desde otra perspectiva.
Los informes nos muestran la información de toda la tabla pero en posición de
imprimir es decir más bonita la información.
Concepto: los conceptos de Access son: base de datos, tablas de datos,
consultas, formularios, informes, paginas, macros y módulos.
Tablas: una tabla de datos es un objeto que organiza y almacena los datos como
pueden ser los clientes de una empresa, los empleados, los productos, el
inventario, etc. Con las tablas se crean las bases de datos.
Relación: las relaciones como dice el nombre son relaciones que se crean de una
tabla a otra como por ejemplo: cuando un registro de una tabla puede estar
relacionado con más de un registro de la otra.
Formularios: son la principal interfaz de comunicación entre el usuario y la
aplicación de base de datos. A través de ellos visualizamos y editamos los datos.
