Separata access 2013

Prof. Teodora Apolinario Benito
Abteodora_1970@hotmail.com
MANUAL PRÁCTICO

MANUAL PRÁCTICO 2015
Prof. Teodora Apolinario Benito Página 2 de 13
MICROSOFT OFFICE ACCESS 2013
Microsoft Access es la mejor herramienta de Office para crear, controlar y relacionar bases
de datos, además interactúa con otros programas como el SQL Server.
Al igual que todos los programas de la familia Office la interfaz de Access 2013 ha sufrido
algunos cambios con la interacción de brindar al usuario las herramientas necesarias para
realizar un trabajo más rápido y mejor.
1. INGRESAR A MICROSOFT ACCESS 2013
 Clic en Inicio
 Seleccionar Todos los Programas
 Seleccionar Microsoft Office
 Clic en la opción Microsoft Office Access 2013
 Si el ícono de Access está anclado en la barra de tareas, solo tienes que
hacer clic sobre ello.
Se activará la siguiente ventana:
Al crear una Base de Datos, la ventana se observa de la siguiente manera:
Barra de Herramientas de Acceso Rápido Barra de Título
Cinta de Opciones
Panel de Objetos
Área de trabajo (donde se ancla los objetos para ser editados)
2. CONCEPTOS GENERALES
2.1. Base de Datos
Una Base de Datos es un grupo de información relacionada y estructurada, que
puede ser compartida por varios usuarios. En Access una base de datos está
formada por un grupo de objetos, tablas, consultas, formularios, informes,
páginas de acceso, macros y módulos, que presentan de forma estructurada
toda la información que se va a gestionar.

2.2. Tablas
Una tabla es un conjunto de datos sobre algún tema específico, en Access una
base de datos se encuentra organizada en Tablas, estas a su vez están formadas
por filas y columnas donde filas son equivalentes a registros y las columnas a
campos. Es importante asignar claves para identificar los registros de forma
única, entre éstas se denomina a una Primaria o Principal.
Ejemplo:
2.3. Consultas
Las consultas proporcionan la información personalizada de los datos de una o
más tablas.
Los tipos de consultas que se puede crear con Access son para seleccionar,
actualizar, insertar o eliminar datos, también mediante las consultas se pueden
crear nuevas tablas a partir de datos de una o más tablas existentes.
Ejemplo:
Tabla en vista diseño
Tabla en vista hoja de datos

2.4. Formularios
Un formulario es un objeto de base de datos que se utiliza principalmente para
ingresar o mostrar datos. También un formulario puede ser utilizado como un
panel de control que abre otros formularios e informes de la base de datos o
como cuadro de diálogo personalizado que acepta las entradas del usuario y
realiza una acción basada en las entradas.
Ejemplo:
2.5. Informes
Es un objeto creado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos
seleccionados. Un informe puede ser mostrado en la pantalla antes de ser
impreso.
Ejemplo:

2.6. Macros
Una macro es un grupo de una o más acciones que llevan a una operación
determinada, como abrir un formulario o imprimir un informe.
En Access 2007 una macro permite establecer un nivel de seguridad para
protegerse de cualquier código inseguro de Visual Basic para aplicaciones. Este
nivel de seguridad permite bloquear de forma automática cualquier base de
datos de origen desconocido o pedir una confirmación antes d abrir una base
de datos con código Visual Basic.
Ejemplo:
2.7. Módulos
Un módulo es un conjunto de declaraciones y procedimientos personales de
Visual Basic que se almacenan en una sola unidad.
Los módulos pueden trabajar como objetos independientes formadas por
funciones que pueden ser llamadas desde cualquier parte de la aplicación o
responder a eventos de un formulario o un informe siempre y cuando sean
asociados a estos.
3. TIPOS DE CAMPOS
Las tablas están conformadas por campos y estos a su vez están
conformados por datos.
En Access los campos contienen datos en diferentes formatos
por eso al formar estructuras, es necesario saber el tipo de dato
para almacenarlo en el campo correcto.
Los tipos de campos que admite Access son los siguientes:
3.1. Texto corto
Se utiliza para almacenar cualquier tipo de carácter sea
texto o numérico que no necesitan realizar
operaciones matemáticas. Puede almacenar hasta 255
caracteres.
3.2. Texto Largo
Se utiliza para almacenar una gran longitud de texto o
números hasta 65,535 caracteres. Este tipo de campos no se pueden indexar.
3.3. Número
Este tipo de campo sólo puede contener números de 0 a 9 y en algunos casos el
punto decimal y el signo menos. Se utilizan para almacenar números con los
que se puede realizar cualquier tipo de cálculo matemático. Su tamaño es de
1,2,4,8, y de 16 bytes.
3.4. Fecha/Hora
Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora, su tamaño es de 8 bytes.
3.5. Moneda
Este tipo de campo almacena valores numéricos que representan un formato
de moneda, se puede ingresar un máximo de 15 dígitos a la izquierda de la coma
decimal y 4 dígitos a la derecha. Su tamaño es 8 bytes.
3.6. Autonumeración
Se utiliza para números secuenciales o números aleatorios que se insertan
automáticamente cuando se agrega un registro. Su tamaño es 4 y 16 bytes.

3.7. Sí/No
Este tipo de campo acepta un tipo de valor lógico que puede ser Sí o No, este
tipo de campo se puede indexar. Su tamaño es de 1 bit.
3.8. Objeto OLE
Es utilizado constantemente para almacenar imágenes y sonidos, también
puede contener un objeto OLE como documentos de Word y hojas de cálculo de
Excel, puede almacenar hasta 1GB. Este tipo de campo no se puede indexar.
3.9. Hipervínculo
Almacena una dirección de hipervínculo, que puede vincular a cualquier objeto
de Access, archivo de Office o páginas Web. Puede almacenar hasta 64,000
caracteres.
3.10. Datos adjuntos
Este tipo de campo almacena un archivo adjunto al campo, similar a como se
adjunta un archivo en un e-mail.
3.11. Calculado
Permite escribir una expresión para calcular el valor de la columna (campo)
3.12. Asistente para búsqueda
Este tipo de campo permite crear una lista formada por un conjunto fijo de
valores o una lista que busca datos en una tabla o consulta.
4. CREAR UNA BASE DE DATOS
Para crear una base de datos existen dos opciones, crearla desde el principio o por
intermedio del asistente de base de datos.
 Clic en el botón Base de datos del escritorio en blanco
 Escribir el nombre de la base de datos
 Ubicar la ruta donde creará la base de datos
 Clic en el botón Crear
5. CREAR UNA TABLA
Una vez que ya se tiene creada la base de datos, se podrá crear las tablas que guardarán
los datos. Para crear una tabla realice los siguientes pasos:
 Cuando se crea una base de datos por
defecto Access crea una tabla con un
campo correspondiente al Id.

 Para agregar campo, ingresar un dato y automáticamente queda insertado con el
nombre Campo1; puedes cambiar el nombre haciendo clic derecho sobre el nombre
del campo y seleccionar la opción Cambiar nombre columna.
 Para crear la tabla en vista diseño, hacer clic en el
botón Ver, y luego seleccionar la opción Vista diseño.
 Le pedirá que guarde la tabla en el cuadro de diálogo Guardar Como, escribe el
nombre y pulse el botón Aceptar.
 En la Vista diseño se crean los campos y asignan los tipos de datos, para avanzar
por cada recuadro puede utilizar la tecla Tab, o hacer clic en las celdas.
 Una vez terminado de ingresar los campos de la tabla activar la vista Hoja de datos
para ingresar el contenido de la tabla.
5.1. Las Clave
Son identificadores exclusivos para los registros y están formadas por uno o
más atributos de los registros.
De todas las posibles claves que tiene tabla, debe existir una primario o
principal que permite gestionar los datos con mayor efectividad, la principal
misión de esta clave es restringir que dos registros tengan los mismo datos en
el mismo campo o campos que definen la clave.
5.2. Plantillas de Tablas
 Para poder hacer uso de las plantillas debemos activar la ficha de opciones
Crear:
 Clic en Elementos de aplicación, en la que se puede seleccionar la plantilla
que desee utilizar.

6. CINTA DE OPCIÓN CAMPOS
La ficha Campo se activa cuando estamos creando una tabla o estamos en la vista hoja
de datos.
6.1. Agregar nuevo campo desde una plantilla
o Clic en el botón Más campos (en el grupo de herramientas Agregar y
eliminar) de la ficha Campos.
o En la lista desplegable, elegir la plantilla, hacer doble clic y el campo se
agregará a la tabla.
6.2. Agregar campos existentes
o Doble clic en el campo que desee agregar en el grupo de herramientas
Agregar y eliminar.
o Escribir el nombre del campo y agregar los registros.
6.3. Agregar y eliminar campos
o Insertar
 Seleccione el campo donde va a insertar.
 Doble clic en el ícono del campo que desee insertar en la ficha
Campos. Editar el campo insertado.
o Eliminar
 Seleccione el campo a eliminar.

 Clic en botón de la ficha Campos.
6.4. Cambiar de nombre a los campos
o Seleccionar el campo a editar.
o Clic en el botón
o Editar el nombre y pulsar la tecla Enter.
6.5. Importar tablas
o En la ficha Datos Externos hacer doble clic en el botón del objeto que desea
importar (por ejemplo Excel).
o En el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel,
hacer clic en el botón Examinar, ubicar el archivo y hacer clic en Aceptar.
o Elegir la hoja que desea importar y dar clic en el botón Siguiente.
o Marcar la casilla Primara fila contiene encabezados de columna, y pulsar
el botón Siguiente.
o Especificar los campos que se incluirán en la tabla. Siguiente.
o Elegir la clave principal para la nueva tabla. Siguiente.
o Clic en el botón Finalizar.
6.6. Exportar tablas
o Abrir la base de datos a la que pertenece la tabla a exportar y seleccionar la
tabla a exportar.
o Hacer clic en el botón Excel del área de Exportar de la ficha DatosExternos.
o Ubicar el destino donde se exportará la tabla.
o Clic en el botón Aceptar.
6.7. Copiar tablas
o Abrir la base de datos, luego seleccionar la tabla a copiar.
o Clic en el botón Copiar de la ficha Inicio.Clic en el botón Pegar
o En el cuadro de diálogo escribe el nuevo nombre y clic en Aceptar.

PRÁCTICA 1
 Crear la base de datos: GESTION_COMERCIAL
 Crear las tablas:
o CLIENTES
o ALMACEN
o PEDIDOS
 Llenar 15 registros en la tabla CLIENTES, 20 registros en la tabla ALMACEN y 30
registros en la tabla PEDIDOS.
 Para agregar información en el campo Foto, clic derecho en la celda, hacer clic en
Administrar Datos adjuntos.
 Se activará la ventana de diálogo:
 Clic en el botón Agregar…
 Ubicar la ruta donde se encuentra el
archivo a adjuntar.
 Seleccionar el archivo y dar clic en el
botón Abrir.
 Hacer clic en el botón Aceptar del
cuadro de diálogo activo.
 Para visualizar el dato adjunto, solo debes hacer doble clic en la celda, seleccionar
el archivo y dar clic en el botón Abrir.

7. RELACIONES
Una relación es la asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en
dos tablas. Para establece una relación entre tablas debe tener en cuenta que cuando
se establece relación de uno o varios, el campo común de la primera tabla debe estar
definido por una clave principal, también debe tener en cuenta que los tipos de datos y
propiedades de los campos comunes deben ser iguales en ambas.
Existen tres tipos de relaciones:
a) Uno a Uno: esta relación se da cuando un registro de una tabla se relaciona con un
solo registro de otra tabla.
b) Uno a varios: esta relación se da cuando un registro de una tabla se relaciona con
varios registros de otra tabla.
c) Varios a varios: esta relación se da cuando varios registros de una tabla se
relacionan con varios registros de otra tabla. En este caso se utiliza una tercera
tabla de inserción para definir la relación entre las dos tablas, entonces se
establecerán dos relaciones de uno a varios entre las tres tablas.
7.1. Crear una relación
 Cerrar todas las tablas, solo dejar activa la ventana de la base de datos.
 Activar la ficha Herramientas de base de datos
 Hacer clic en la herramienta
 Access nos muestra las tablas, las
cuales debes agregar.
 Seguidamente establecemos las
relaciones, para ello solo basta con
hacer clic sostenido al campo de la
primera tabla y arrastrarlo hasta
llegar sobre el campo de la segunda
tabla.
 Al soltar el botón se mostrará el
cuadro de diálogo Modificar
Relaciones, en este cuadro se debe
comprobar que el campo
relacionado se muestre en las dos
tablas.
 Para finalizar, hacer clic en el botón
Cerrar. No olvidar que se debe
guardar la relación.

PRÁCTICA 2
a) Crear la base de datos RESTAURANTE
b) Crear las siguientes tablas:
 Para Nombre aplicar en propiedades de campo:
 Para Comisión aplicar en propiedades de campo:
 Para Precio, aplicar en propiedades de campo:
 Para Fecha, aplicar en propiedades de campo:
c) Relacionar las tablas adecuadamente
d) Llene los registros para cada tabla
 Para CAMAREROS = 3 registros
 Para CARTA = 25 registros
 Para PEDIDOS = 36 registros (cada camarero debe haber atendido 2 mesas y
en cada mesa 6 personas, quienes realizaron diversos pedidos.

8. CONSULTAS
Las consultas son objetos que permiten ver, modificar y analizar datos de formas
diferentes. También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios e
informes.
Crear una Consulta: se puede crear una consulta de dos formas diferentes, en Vista
Diseño y a través del Asistente. Para crear en vista diseño, siga estos pasos:
 Abrir la base de datos
 Clic en la ficha de opción Crear.
 Clic en la herramienta , se activa la ventana Mostrar Tabla.
 Agregar las tablas, una vez agregada las tablas necesarias Cerrar la ventana
activa.
 Seleccionar los campos necesarios de cada una de las tablas (haciendo doble
clic)
 Si se desea aplicar criterios de consulta, establezca estos criterios en la fila
Criterios en el campo adecuado.
 Guardar la consulta, haciendo clic en el botón Guardar, y visualícelo a través de
la Vista hoja de datos.
PRÁCTICA 3
1. Abrir la base de datos GESTION_COMERCIAL, y crear las siguientes consultas:
 Clientes de Cañete
 Clientes de Ica
 Cantidad de productos que queda en stock
 Número de clientes atendidos por cada vendedor
 Mostrar el precio total de los productos del almacén: agregar nuevo campo
calculado, llamado Valor con la siguiente Expresión:
[Precio Unitario]*[Stock], y añadir suma en la fila total.
2. Abrir la base de datos RESTAURANTE, y crear las siguientes consultas:
 Número de personas que fueron atendidos en cada mesa
 Número de personas que fueron atendidos por cada camarero y por fecha
 Número de platos atendidos en cada mesa
 Importe de comisión de cada camarero, según la fórmula:
[Comisión]*[total de personas]/100

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