1. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS ANA LUCIA GUZMAN JUAN CARLOS BOHORQUEZ RODRIGUEZ JOSE EDUARDO ROMERO GARCES C 160503_3 DORIS AMANDA ZULUAGA SERNA DOCENTE UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, ARCHIVISTICA Y BIBLIOTECOLOGIA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

2. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

3. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS INTRODUCCION La gestión de documentos electrónicos consiste en la organización de los archivos electrónicos de una entidad, y su posterior almacenamiento en un Procedimiento Electrónico de Gestión Documental, que puede ser planteado especialmente según la necesidad propia de la institución. Con la llegada de las tecnologías de información la innovación es inminente, al generar avances de gran relevancia en nuestro ámbito, dando agilidad y eficiencia en los procesos de recuperación de la información, mediante la transformación de los documentos tradicionales en electrónicos y la gran capacidad de almacenamiento de las distintas bases de datos que los albergan.

5. Se deben generar normas que permitan facilitar los procesos para la organización y la conservación de los documentos.

6. También brindar seguridad mediante la ejecución del proyecto en todas sus partes, para que los documentos no se puedan modificar en su versión final.

8. Tener copias de seguridad de seguridad de los documentos que se han producido.

10. ofrecer acceso continuo.

11. Generar procedimientos adecuados para la gestión de los documentos, garantizando la optimización en la conservación y el acceso a la historia de una institución.

13. Deben proyectar políticas para la gestión de documentos, agrupando todo lo concerniente con su ciclo de vida.

14. Especificar las funciones para la gestión de documentos, identificando los de conservación permanente.

15. Cuando los documentos de conservación permanente son alterados, destruidos o mal utilizados, los archiveros responsables deben generar sanciones.RESPONSABLES

16. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS EXPEDIENTE ELECTRONICO Denominado como la agrupación de documentos electrónicos que sustentan una actividad administrativa, asegurando el acceso a la información de forma ágil y oportuna. su principal fuerte es su función de conservar y transmitir y esta conformado por documentos de diferentes tipos y formatos.

17. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS EXPEDIENTE MIXTO O HIBRIDO Es una copia de un expediente electrónico con documentos de apoyo, su función es producir, almacenar y mantener los documentos en sus respectivos soportes físicos como el microfilme. Preservan la información, aumentando los niveles de eficiencia en el servicio a los usuarios.

18. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Es un conjunto de actividades técnicas y administrativas que facilitan la gestión y la administración del documento desde el momento en que se produce o se recibe y en el desarrollo de cada una de sus fases y etapas con el objeto de facilitar su producción, trámite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final. La Ley 594 de 2000, establece que “la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y la disposición final de los documentos”

19. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO La disposición del espacio de trabajo esta compuesto por el punto de partida para cualquier actividad encaminada a sistematizar la gestión de los documentos de archivo en una organización; para guardar adecuadamente los documentos electrónicos es necesario manejar y registrar el ciclo de vida del documento que avale su calidad y probidad permanente.

21. Excluir de nuestra área los elementos redundantes y que no se requieren para realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de las actividades e inducen a cometer faltas.

22. Introduzca los objetos de acuerdo con la clase de material y la continuidad con que los utiliza.

23. No llenar el escritorio de papel o documentos que no utiliza habitualmente. Póngalos en un sitio diferente.

25. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Los metodologías informáticas admiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro del PC. Estas clases se asimilan a las Series y Subseries documentales. Para catalogar el documento en formato papel y electrónicos se establece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), también llamadas Tablas de Retención Documental TRD.