Este documento presenta un resumen de la visita realizada a la entidad Archivo General de la Nación de Colombia para conocer su Sistema de Gestión Documental Electrónico. Se entrevistó al ingeniero Carlos Rojas, quien explicó que el AGN es el ente rector de la normativa archivística colombiana y que actualmente está desarrollando normas de preservación digital. Algunos de los criterios considerados para la selección del SGD fueron su funcionalidad, capacidad de almacenamiento y facilidad de uso. El sistema garantiza la integrid

1. ALBERTO CÁCERES PINEDA
GRUPO 4
GESTIÓN DOCUMENTAL II
INFORME VISITA A UNA ENTIDAD CON
SGD.
DOCENTE
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

2. UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ
09-2014

3. INTRODUCCIÓN.
La experiencia de implementar un SGDE debe
seguir los mismos procedimientos que se
utilizaron en la GD de los documentos físicos,
porque se podría caer en el error de guardar
información que sería difícil recuperar por no
tener formas de acceso y recuperación. Con un
SGDE adecuado en su implementación con
documentos procesados y procesados
archivísticamente se logra el manejo eficiente,
guardando las condiciones de perdurabilidad,
preservación, seguridad, inalterabilidad y acceso
para un adecuado servicio para el usuario que es
el fin último de todo el andamiaje del desarrollo
de un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELECTRONICO.

4. GESTION DOCUMENTAL.
1. Programa de Gestión Documental.
La ley general de archivos establece en el titulo V. Art 21.
Programa de Gestión de Documentos, que “ las entidades
públicas deberán elaborar programas de gestión de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberá observarse
los principios y procesos archivísticos” En el art. 19 “ las
entidades del estado podrá adoptar tecnologías de avanzada en
la administración y conservación de archivos, empleando
cualquier medio técnico, siempre y cuando cumpla con los
requisitos de organización archivística de los documentos,
realización de estudios técnicos para la adecuada decisión,
teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las
condiciones ambientales y operacionales, la seguridad,
perdurabilidad y reproducción de la información contenida en
estos sistemas.

5. 2. Defina que es un Sistema de Gestión
Documental ( SGD ).
Se puede definir en coherencia con ley
general de archivos, como un conjunto
de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la
documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.

6. También se puede decir que es un conjunto de instrucciones
que detalla operaciones para el desarrollo de los procesos de
la gestión documental. Los objetivos que se persiguen entre
los principales están los de resaltar la importancia del papel de
los documentos y la información de los archivos, como
lenguaje de la administración de una entidad, procura la
racionalización y control de la producción documental,
normalización de los materiales y quipos que preserven el
medio ambiente, normalización en los procedimientos de
correspondencia, contemplara la noción de archivo total,
aplicación de la tabla de retención documental, facilitar la
recuperación de la información de forma oportuna y hacer
que los archivos sean verdaderas fuentes de información.

7. Los requisitos a tener en cuenta para la implementación de un SGD.
Los requisitos deben ser técnicos y administrativos, entre los requisitos
técnicos se cuenta con las condiciones o instrumentos como manuales de
procesos y procedimientos, formas y formatos, manual de funciones, tablas
de retención documental ( TRD) y de valoración documental (TVD), la
existencia de archivos en las fases del ciclo vital de los documentos y la
unidad de correspondencia. Acordando las siguientes condiciones: Que
permitan la centralización de la recepción y envío de los documentos,
procedimientos claros de distribución de documentos internos y externos,
aprobación de las TGD Y TVD, conformación del comité de archivo, disponer
del reglamento de archivo que contenga aspectos como las fases de la
formación del archivo, control de entrada y salida de documentos, acceso a
los documentos, ordenación y descripción de los fondos del archivo,
conservación de los documentos.

8. Lo requisitos Administrativos se refiere a integrar el programa de
gestión documental con todas las funciones administrativas de la
entidad y con todo el sistema de aplicativos y herramientas
informáticas como condición o consideraciones a decir: La Gestión
de Documentos debe inscribirse como un plan estratégico de la
entidad, con el apoyo de la alta dirección, definir si es centralizado
o descentralizado como sistema administrativo, asociar a la
diferentes áreas de la entidad, en especial con las de compras y
suministros, la tecnología, presupuesto y desarrollo
organizacional. El archivo debe contar con talento humano con
perfil adecuado y dedicación al tema, capacitación continua para
los encargados de los archivos, disponer con infraestructura
adecuada para le prefecto funcionamiento del archivo.

9. 3. Destaque las fases que se deben tener en cuenta dentro el
proceso de implementación del SGD.
Organización de archivo administrativo,
Sistemas empleados para su gestión de documentos,
Valoración documental,
Transferencia de documentos con valor permanente,
Eliminación de documentos.
4. Explique cada una de las generalidades del SG de acuerdo al
decreto 2609/2012.
a. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus
metadatos a través de cuadros de clasificación documental.
EXPL. Darle el orden por serie documental y dar la descripción por
niveles para lograr sistemas de entrada varias para lograr la
recuperación del documento físico y electrónico.

10. b. Establecer plazos de conservación y eliminación para la
información y los documentos electrónicos de archivo en
tabla de retención documental TRD y tablas de valoración
TVD.
EXPL. Es la determinación en consenso en el comité de
archivo donde se determina por su funcionalidad e
importancia los tiempo de retención o eliminación para los
documentos físicos o electrónicos fijados en las tablas.
c. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de
acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD y TVD,
EXPL. Llevar a cabo en la fecha establecida la eliminación de
los documentos que cumplieron su término y se puede
hacer parcial o totalmente según lo establecido.

11. d. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento.
EXPL. La administración adecuada de los sistemas y de la
documentación permite tener el control y coherencia de la
información con sus sistemas de búsqueda y entrada
e. Mantener integridad de los documentos, mediante
agrupaciones documentales en series y subseries.
EXPL. Los documentos al respetar el principio de precedencia y
de orden original se logra su integridad aún se le ejecute el
proceso archivístico y se describa como series y subseries.

12. f. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los
documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la
propia entidad, cuando sea requeridos.
EXPL: Cumplir con el precepto de servir la información cuando
sea requerida por los usuarios.
g. Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales,
en series y subseries a largo plazo, independientemente de los
procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
EXPL: Conjunto de medidas preventivas o correctivas,
adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su contenido.

13. 5. TABLA DE CARACTERISITCAS DEL SGD. SEGÚN DECRETO 2609
CONFORMIDAD Los sistemas de información incluyendo los de gestión de
documentos electrónicos, SGDE, respaldan la gestión de la
información desde los procesos administrativos de toda entidad.
INTEROPERATIVIDAD Los SGD deben operar con otros sistemas de información, basados
en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formas y
estándares, adoptados por la autoridades o de su competencia.
SEGURIDAD Los SGD la administración deben ser segura en su entorno.
METADESCRIPCIÓN Los metadatos estandarizados sean manuales o automatizados,
desde los aplicativos.
ADICIÓN DE CONTENIDOS El SGD adopta nuevos contenidos en forma de metadatos, sin
perder la integridad, autenticidad como valor de evidencia.
DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO La creación y captura de documentos en el sistema debe ser
sencilla para los usuarios.
GESTIÓN DISTRIBUTIVA SGD ofrecerá sistemas para importar y exportar documentos
masivamente en series y subseries con metadatos asociados, hacía
otros sistemas.
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Un SGDE debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad,
accesibilidad, de los documentos electrónicos en su contexto
original, capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier
momento.
NEUTRALIDAD TECNOLOGICA El estado garantiza la libre adopción de tecnologías, teniendo en
cuenta recomendaciones, normativas de los especialistas en la
materia para la eficiente prestación de servicios y aplicaciones que
usen tecnologías de la información las comunicaciones.

14. 6. Visita a entidad que tenga implementado un SGD, investigas sobre dicho sistema, aspectos
importantes desde su proyecto inicial hasta su fase final de implementado.
ENTIDAD VISITADA: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA , JORGE PALACIOS
PRECIADO.
ENTREVISTADO: INGENIERO CARLOS ROJAS
CARGO: INGENIERO DE PRESERVACIÓN DIGITAL.
PREGUNTAS: a) Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambiente
electrónicos.
RSPTA: El AGN se erige como el ente rector a nivel nacional de todas las instituciones públicas
y las que se quieran regir por la normativa y disposiciones oficiales que genera el AGN para
que la información plasmada en todo medido tenga el adecuado manejo y preservación para
la humanidad y para los que no han nacido. Las condiciones que se han tenido en cuenta han
sido las que en el medio internacional se conocen y en todos los archivos del mundo han
seguido para el óptimo manejo de los documentos. Actualmente el AGN no tiene
implementado en su totalidad la preservación de los documentos porque está desarrollando
normas de preservación a la mano con ICONTEC y el desarrollo del sistema de preservación
digital para todo ambiente electrónico

15. PREGUNTA: b)Cuales con los criterios que se han tenido en cuenta
para selección del SGD?
RSPTA: Funcionalidad, capacidad de almacenamiento, contar con solo
500 usuarios mínimo en la red, la perfecta implementación de Word
flow, tecnología ajustable y de fácil manejo, asesoría de entidades
internacionales con experiencia en el sistema.
PREGUNTA: c) De que manera logra garantizar la integridad de la
información en el sistema?
RSPTA: Como en todo sistema de información de las instituciones la
seguridad se logra con los métodos conocidos y recomendados por los
proveedores de los sistemas como los encriptamientos, las firmas
electrónicas, digitales, la modalidad de perfiles, roles y estatus