2. TRATAMIENTO DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Establecer políticas y procedimientos para organizar y conservar este tipo
de documentos.
Deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos
electrónicos almacenados en su versión final no pueden ser modificados.
Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuáles se
van a conservar.
Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar
documentos en soporte electrónico. Temperatura debe estar entre 16.°C y
20.°C y humedad entre 30% y 40%.
Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos
producidos por medios automáticos en depósitos situados en diferentes
áreas geográficas.
Investigar en el mercado sobre avance tecnológico, adquirir equipos de
almacenamiento de información y trasladar documentos producidos por
medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean
obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información
3. OBJETIVOS
El objetivo principal de darle el tratamiento
adecuado a los documentos electrónicos es
garantizar la conservación de los mismos, a
corto y largo plazo así como su autenticidad.
La accesibilidad a este tipo de documentos
debe ser permanente, independientemente de
los sistemas en que se produjeron.
Establecer buenas practicas en la gestión de los
documentos para garantizar la conservación y
acceso a la memoria histórica de las entidades
4. Organización de los documentos
electrónicos
DEFINICION: El documento electrónico de archivo es el
registro de información generada, recibida, almacenada por
medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su
ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de
sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos
La organización de documentos electrónicos de los archivos de
gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o sub serie
a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de
Clasificación Documental. Esta organización constituye el punto
de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la
gestión de los documentos de archivo en una organización. Esta
recomendación, aplicable también en el entorno analógico, se
revela como absolutamente indispensable en el entorno digital
5. En un expediente electrónico
podemos encontrar los documentos
electrónicos que a su vez, el
contenido es referente al expediente,
que por lo cual podemos encontrar
archivos de texto creados,
fotografías digitales, videos
digitales, música digital, páginas de
Internet; los mensajes de texto y los
mensajes multimedia creados y
enviados por un teléfono móvil
celular (SMS y MMS), los faxes, las
hojas de cálculo creadas mediante el
uso de programas como Excel. En
general cualquier documento que
no repose en medio físicamente
impreso o grabado y que haya sido
creado o transmitido por medios
electrónicos
6. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
El expediente electrónico es el
conjunto de documentos
electrónicos correspondientes
a un procedimiento
administrativo, cualquiera que
sea el tipo de información que
contengan.
Los Expedientes Electrónicos
garantizan un acceso eficiente
y seguro a la información
completa y a todos los
documentos desde cualquier
sitio, y su primordial función
es la de conservar y transmitir.
7. POLÍTICAS DE CONSERVACION
Para llegar a una conservar adecuada, los
documentos electrónicos es imprescindible
incorporar una serie de requisitos
archivísticos desde el momento en que se
diseñan los sistemas informáticos y
controlar los documentos durante todo su
ciclo de vida para garantizar su calidad e
integridad permanente. Pero cierta medida
no puede llevarse a cabo sin un conjunto
de políticas y estrategias generales que
faciliten la gestión de documentos a lo
largo de su ciclo de vida.
8. POLÍTICAS:
Es imprescindible que los archivos gocen de
reconocimiento legal dentro de las
instituciones. Si no es así, una de las
prioridades más urgentes debería ser el
desarrollo de un marco normativo dentro de
ellas, en el contexto de la legislación estatal y
autonómica existente.
Se apuntan algunos principios de la norma
UNE-ISO 15489 al respecto:
“Las organizaciones han de definir y
documentar las políticas de gestión de
documentos, en el contexto del marco
reglamentario existente, y garantizar que se
implementan y mantienen en todos los niveles
de la organización”.
9. La política debe ser adoptada y
respaldada en el nivel más alto de
decisión.
Las responsabilidades sobre su
cumplimento deben estar asignadas y
documentadas.
Los archiveros deben tener competencias
reconocidas para intervenir, al menos, en
los siguientes aspectos de formulación de
políticas:
El desarrollo de una política de gestión de
documentos que abarque todo su ciclo de
vida
La determinación de funciones y
responsabilidades con respecto a la
gestión de documentos que han sido
identificados como de conservación
permanente;
El establecimiento de sanciones por la
destrucción, alteración, etc. de
documentos que han sido identificados
como de conservación permanente
10. ORGANIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS La organización en PC de los documentos
electrónicos, permite utilizar carpetas que
pueden organizarse en categorías de
Series y subseries tal como se organizan
en los documentos tipo papel. Los
documentos electrónicos, como los
documentos tipo papel son clasificados de
acuerdo a las tablas de Retención
Documental (TRD) o Cuadros de
Clasificación Documental, las cuales
deben estar elaboradas teniendo en cuenta
el sistema organizacional de las
instituciones
11. Ejemplo de organización de documentos
electrónicos (en carpetas):
Series:
Sub Series:Sub Series:
12. Para la organización de documentos electrónicos de
debe:
Clasificar: Al registrar los
datos básicos en el
documento producido o
recibido
Ordenar : Conformación
de expedientes
Describir: Se dan niveles
de descripción
13. Clasificación de documentos electrónicos
Para que la información
contenida o almacenada en
disquetes, Cd, Zip, Tape Backup
sea de fácil búsqueda y
recuperación a los usuarios, se
deben seguir ciertas normas
técnicas establecidas para su
identificación que permiten
visualizar las características de
la información contenida en
ellos.
Ejemplo para marcar un diskette:
14. BIBLIOGRAFIA Indización y resumen de documentos digitales y multimedia: Técnicas y procedimientos / Pinto
Molina, María.– España : Ediciones Trea, S.L. 2002
350 p.
Reyes Ripoll, Arturo Eduardo
Cómo organizar mejor el archivo y documentación de su empresa:sugerencias y técnicas para
organizar un archivo y aumentar la productividad del mismo / Arturo Eduardo Reyes Ripoll. --
Bucaramanga : Seminarios Andinos, c2002.
99 p.: il.
http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
http://www.archivogeneral.gov.co/?q=node/135
http://www.archivogeneral.gov.co/files/nar/reglamentoAGN.pdf
http://www.archivogeneral.gov.co/?q=node/296
http://www.archivogeneral.gov.co
http://www.century.com.py/descargas/EDM.pdf
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf
http://wvw.nacion.com/ln_ee/2009/febrero/08/pais1863236.html
http://cau.crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/gruposdetrabajo/documentoselectronicos/recom
endaciones2007.pdf
www.unisalle.edu.co/.../documentos/organizacion_archivos_electronicos.doc
http://www.unican.es/WebUC/Unidades/servicio_prevencion/ergonomia/Recomendaciones+en+e
l+trabajo+de+oficina.htm
