Sistema de gestión documental, requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión Documental, generalidades, características.

1. Imagen tomada de: http://anatorresarenas.blogspot.com/2013/12/gestion-documental-en-la-gestion-de-la.html

2. SANDRA PAOLA LÓPEZ VARGAS
GRUPO No. 3
Profesora:
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística.
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
PALMIRA-VALLE
27 DE MARZO DE 2015

3. INTRODUCCIÓN
El siguiente trabajo tiene la finalidad de mostrar la importancia de
implementar un Sistema de Gestión Documental dentro de cualquier
tipo de Organización, ya que éstos facilitan el acceso a la
documentación e información que allí se contiene. Para su
implementación se deben tener en cuenta los objetivos, la misión,
visión y las necesidades de la entidad.
De igual manera, estos Sistemas de Gestión Documental, permiten
organizar y clasificar la documentación de muchas áreas dentro de
una Institución, permitiendo que sea recuperada de manera ágil y
oportuna. El SGD debe estar diseñado para organizar, almacenar,
recuperar y difundir la información, éste permitirá un control de
calidad del proceso documental.
A continuación se darán a conocer cada uno de los requisitos que se
deben tener en cuenta para implementar un Sistema de Gestión
Documental, sus generalidades y sus características.

4. OBJETIVOS
GENERAL
Identificar la importancia de implementar un Sistema de Gestión
Documental dentro de una Organización.
ESPECÍFICOS
1. Conocer los requisitos que se deben tener en cuenta para su
implementación.
2. Explicar cada una de las generalidades del Sistema de Gestión
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
3. Reconocer las características que debe reunir dicho Sistema.
4. Visitar una entidad que tenga implementado un Sistema de
Gestión Documental e investigar todo lo relacionado con dicho
Sistema.

5. 1. Investigue y defina qué es
un SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL y que requisitos se
deben de tener en cuenta para su
implementación.
Respuesta: Los sistemas de gestión
documental son programas de
gestión de bases de datos que
disponen de una tecnología idónea
para el tratamiento de documentos
científicos, culturales y técnicos.
Estos sistemas difieren en aspectos
fundamentales de los de gestión de
bases de datos convencionales, o de
aplicación general, que se utilizan
para la gestión de documentos
administrativos .Imagen tomada de: http://www.isyc.com/es/soluciones/edm.html

6. Los requisitos que se deben de tener en cuenta para su
implementación son:
1. Debe tener en cuenta la normatividad que expida el Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
2. Las necesidades de la Entidad.
3. La estructura organizacional.
4. El modelo de gestión documental.
5. La capacidad financiera y tecnológica para su implementación y
mantenimiento.
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
reglamentará, en coordinación con el Ministerio de Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones, los requisitos funcionales y no
funcionales mínimos que deben tenerse en cuenta para desarrollar,
seleccionar y adquirir sistemas de gestión de documentos.

7. 2. Indague y explique cada una de las generalidades del Sistema de Gestión
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
Respuesta: En el Decreto 2609 de 2012, Capítulo III, Artículo 16. Generalidades del
sistema de gestión documental. Se establece que las entidades públicas deben contar
con un sistema de gestión documental que permita:
a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de
cuadros de clasificación documental.
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos
electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración
documental (TVD).

8. c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o
completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD.
d) Garantizar la autenticidad de los
documentos de archivo y la información
conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida
del documento.
e) Mantener la integridad de los documentos,
mediante agrupaciones documentales, en
series y subseries.
f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad
de los documentos de archivo por parte de la
ciudadanía y de la propia entidad, cuando
sean requeridos.
g) Preservar los documentos y sus
agrupaciones documentales, en series y
subseries, a largo plazo, independientemente
de los procedimientos tecnológicos utilizados
para su creación.
Imagen tomada de: http://catalogo.asac.as/gestion-
documental-/-intranet

9. 3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un
Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión
sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema.
Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características
mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada
una de ellas.
Respuesta:
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
a) Conformidad.
Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de
documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión de la
información a partir de los procesos administrativos de las entidades.
b) Interoperabilidad.
Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad
con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en
el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y
estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades
o instancias competentes.
c) Seguridad. Los sistemas de gestión documental deben mantener la información
administrativa en un entorno seguro.
d) Metadescripción. Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean
manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

10. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
e) Adición de contenidos.
El sistema de gestión documental debe permitir que sean
agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de
metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e
integridad de los documentos.
f) Diseño y funcionamiento. La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de
fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea
posible.
g) Gestión Distribuida.
Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades
para importar y exportar masivamente los documentos (series,
subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia
otros sistemas de gestión documental).
h) Disponibilidad y acceso.
Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe
asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad,
interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su
contexto original, así como su capacidad de ser procesados y
reutilizados en cualquier momento.
i) Neutralidad tecnológica.
El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en
cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los
organismos internacionales competentes e idóneos en la materia,
que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios,
contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información
y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y
que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental
sostenible.

11. 4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema
de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado
con dicho sistema, si es posible algunos aspectos
importantes desde su proyecto hasta la fase final de
implantación del mismo.
Respuesta:
Nombre de la entidad visitada: Archivo Central y Archivo
Histórico de la Universidad del Valle – Sede principal
Meléndez - Cali
Nombre de la persona que me atendió: William Agudelo.

12. Horario de atención: de 8:00 a 12:00 y de 1:30 a 5:30 pm
En vacaciones: de 8:00 am a 3:00 pm (Jornada continua).
El Archivo Central se empezó a organizar desde el año 2009,
cuenta con un personal de 14 personas nombradas y 42
monitores que laboran 4 horas diarias.

16. El Sistema que emplean en la
Universidad del Valle, en su
sede principal de Meléndez se
llama “SABS” que significa
Sistema de Administración de
Bienes y Servicios, este
Sistema fue implementado
desde hace aproximadamente
10 años.
El Sistema es propio, fue
desarrollado en el año 2005,
mediante un trabajo en
conjunto entre la oficina de
Informática y
Telecomunicaciones y el
personal del Archivo.
Este Sistema de Archivo
permite realizar compras,
vigilancia, servicios varios e
inventarios y correspondencia.

17. La persona encargada de recibir la correspondencia y manejar
el Sistema es un Tecnólogo en Sistemas de la Universidad del
Valle y además es Tecnólogo en Archivística del Sena, lleva más
de 20 años laborando en el área de Gestión Documental.
Él asegura que el Sistema es muy eficiente, se puede manejar
de manera sencilla y ágil, cada una de las personas que allí
laboran tienen su propio perfil. Una desventaja del Sistema es
que en este momento se ha vuelto un poco lento (tal vez por el
volumen de información ingresada) y se han visto obligados a
crear backup´s para evitar que se pierda algún tipo de
información.

18. El área que visité en primera
instancia fue el punto de
radicación, NO es
propiamente una Ventanilla
Única, allí se recibe toda la
documentación y
correspondencia externa que
llega a la Universidad.

19. Esta área cuenta con 7 rutas para distribuir la
documentación recibida, cada ruta visita entre 198 y 250
oficinas. La Universidad cuenta con 641 oficinas y 270
laboratorios. Cabe resaltar que el área de Gestión
Documental recibe volúmenes muy grandes de
documentación, ya que la Universidad se encuentra
conformada por 7.000 empleados y 30.000 estudiantes.
En estas divisiones se organiza la documentación que debe
entregar cada ruta, teniendo en cuenta que se hacen dos rutas
diarias (mañana y tarde).

20. Cada una de las rutas debe
diligenciar una lista con los
documentos y correspondiente
oficina a la cual deben ir a
recoger los documentos, en las
listas se debe identificar con la
letra “E” si se debe entregar
alguna documentación y con la
letra “R” si se va a recoger a
alguna oficina. Cada entrega
debe ser firmada por la persona
que recibe la documentación.
De igual manera también se
deben registrar los documentos
extras que alguna oficina pide
que entreguen y que no se
encuentre dentro de la lista
correspondiente.
Estas listas se guardan por 1
año y luego se eliminan.

21. 5. Indague en la misma entidad lo siguiente:
a). ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta
para la selección del sistema de Gestión de documentos?
Respuesta: Los criterios que han tenido en cuenta las personas
que conforman el área de Archivo y sus Comités para crear e
implementar el Sistema SABS fueron:
 El Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación y la
normatividad que expida el Archivo General de la Nación Jorge
Palacios Preciado.
 Las necesidades de la institución, como la estructura
organizacional, la descripción, la eficiente respuesta a los
trámites.
 La seguridad.
 La disponibilidad y acceso a la documentación.
 Modernización de los procesos.
 El modelo de gestión documental.
 La capacidad financiera y tecnológica para su implementación y
mantenimiento

22. b). ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la
información en el Sistema?
Respuesta: Uno de los aspectos más importantes para garantizar la
integridad de la información en el Sistema es que las personas que
laboran en el Archivo o Área de Gestión Documental se encuentran
capacitadas sobre el manejo del Sistema y cada uno de los procesos
que se llevan a cabo dentro del área.
Además, conocen la Institución y su organización. Al ingresar la
documentación al Sistema mantienen el contenido, la estructura, el
contexto y el vínculo archivístico entre los documentos, de esta forma
garantizan su accesibilidad, agrupación y valor como evidencia de las
actuaciones de la Entidad.
Cada uno de los funcionarios del área tiene su propio perfil, es decir,
cada uno es responsable de la información que ingresa en el Sistema,
no debe ser alterada, ni manipulada para otros fines.

23. FOTOGRAFÍAS TOMADAS AL ARCHIVO
HISTÓRICO

24. ORGANIGRAMAS HISTÓRICOS

27. FOTOGRAFÍAS TOMADAS AL ARCHIVO
CENTRAL

29. ARCHIVO CENTRAL- DOCUMENTOS
CONTABLES

31. ORGANIZACIÓN GRUPOS DE APOYO

32. CONCLUSIONES
Mediante la realización de este trabajo, logré identificar la importancia
de implementar un Sistema de Gestión Documental dentro de una
Organización. De igual manera, conocí los requisitos que se deben
tener en cuenta para su implementación.
Con el material entregado por la Profesora y el investigado en otras
fuentes, logré explicar cada una de las generalidades del Sistema de
Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
Además, después de visitar una entidad con un Sistema de Gestión
Documental implementado, reconocí las características que debe
reunir dicho Sistema y todo lo relacionado con éste. Por consiguiente,
identifiqué que implementar un SGD, permite ejercer un mayor
control de calidad del proceso documental, desde que se recibe o
genera el documento, hasta su conservación o eliminación, es decir,
éste debe estar presente durante todas las etapas del Ciclo Vital de
los Documentos.

33. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Decreto 2609 de 2012. (2012, diciembre). Capítulo III. El Sistema de
Gestión Documental. Recuperado el 22 de marzo de 2015, de
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958
Albalat, J. A. (2012, 15 de octubre). Gestión Documental. Recuperado el
20 de marzo de 2015, de http://es.slideshare.net/josealbalat/gestion-
documental-14736045?related=1
Machicado, M. F. (2006). Metodología para implantar un sistema de gestión
documental en una organización. Revista de bibliotecología y ciencias de la
información – UMSA, 10, (15), 67 – 73. Recuperado el 22 de marzo de
2015, de
http://www.revistasbolivianas.org.bo/pdf/rb/v10n15/v10n15a11.pdf
Codina, Ll. (1993, mayo). Qué es un sistema de gestión documental. El
profesional de la información. Recuperado el 22 de marzo de 2015, de
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_e
s_un_sistema_de_gestin_documental.html