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ISSN : 2244-8144
Dep. Legal: ppi 2011 02 NE 3970

Volumen 2, Numero 3, 2012

PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DE EVENTO. JORNADAS DE INVESTIGACIÓN DE
TURISMO SOSTENIBLE. CITUR 2013

Adela Gamousse1 Carla Rodriguez2 Jorge Calderón3 y Cristina Marcano4
Universidad de Oriente. Escuela de Hotelería y Turismo. Cursos Especiales de Grado.
Dpto. de Servicios Turísticos
adela_gb11@hotmail.com, carlarodriguez_1@hotmail.com,
jorge_ch33@hotmail.com, cristina.marcano@udo.edu.ve

La Investigación que se propone responde a la necesidad del Centro de Investigaciones Turísticas de realizar
para el próximo año 2013 unas Jornadas de Investigación de Turismo Sostenible a propósito de la V reunión
de la Red Universitaria Internacional de Turismo Sostenible que se llevará a cabo en la Escuela de Hotelería
y Turismo de la Universidad de Oriente, en la isla de Margarita, estado Nueva Esparta, Venezuela.
Las jornadas representan un evento de índole académico, donde los participantes podrán exhibir sus trabajos
de investigación acorde con el tema principal de dicho evento. Es un estudio netamente documental que se
encarga de dar propuestas a una necesidad especifica de planificación. Sus objetivos responden al mismo
proceso de Organización de un evento como son las las fases de Pre-evento, Evento y Post- Evento para asi
dar respuesta a dichas actividades. Se concluye la necesidad de seguir unos pasos organizados para el éxito de
las mismas.

Palabras Claves: Eventos, Organización, Jornadas

Adela Gamousse1 Carla Rodriguez2 Jorge Calderón3 : Licenciados en Hotelería de la Escuela de Hotelería
y Turismo. Integrantes de los Cursos Especiales de Grado.
Cristina Marcano4. Licenciada en Turismo. Magister sciantiarum en Turismo. Doctora en Administración,
Coordinadora del Centro de Investigaciones Turísticas de la Escuela de Hotelería y Turismo de la Universidad
de Oriente

©Citur en línea 183

ISSN : 2244-8144


PROPOSED ORGANIZATION OF THE EVENT. SUSTAINABLE TOURISM RESEARCH
CONFERENCE. CITUR 2013

Adela Gamousse1 Carla Rodriguez2 Jorge Calderón Cristina Marcano and3 4
Universidad de Oriente. School of hospitality and tourism. Special degree courses.
Dept. of tourist services
adela_gb11@hotmail.com, carlarodriguez_1@hotmail.com,
jorge_ch33@Hotmail.com, cristina.marcano@udo.edu.ve

The research proposed responds to the need of the Centre for tourism research for a Conference on research of
sustainable tourism next year 2013 with regard to the fifth meeting of the International University network for
sustainable tourism, to be carried out at the school of hotel and tourism from the Universidad de Oriente, in
Margarita Islandbeen new Sparta, Venezuela;
Sessions represent an academic nature event, where participants may exhibit their work in line with the main
theme of the event. It is a purely documentary study dealing with proposals to one need specific planning. Its
objectives respond to the same process of organizing an event such as the stages of pre-event, event and post
event in order to respond to such activities. The need to follow a few steps organized for the success of the
same can be concluded.

Keywords: Events, organization, Conference

1
Carla Rodriguez2 Jorge Calderón Adela Gamousse3 : Graduates in hospitality at the school of hospitality
and tourism. Members of the special degree courses.
Cristina Marcano4. A degree in tourism. Magister sciantiarum in tourism. PhD in management, Coordinator
of the Centre for tourism research at the school of hotel and tourism from the Universidad de Oriente

Introducción


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El Centro de Investigaciones Turísticas de la Escuela de Hotelería y Turismo de la Universidad de Oriente, es
la unidad universitaria del Estado Nueva Esparta, dedicada al estudio de los factores relacionados con el
desarrollo de las actividades turísticas, donde docentes y estudiantes investigadores se conducen ajustados a
principios éticos y técnicos a fin de dar respuesta a los problemas concretos que afectan a la comunidad de
destinos turísticos de toda índole ( estadal, nacional o internacional).
La Investigación que se propone responde a la necesidad del Centro de Investigaciones Turísticas de realizar
para el próximo año 2013 unas Jornadas de Investigación de Turismo Sostenible a propósito de la V reunión
de la Red Universitaria Internacional de Turismo Sostenible que se llevará a cabo en la Escuela de Hotelería
y Turismo de la Universidad de Oriente, en la isla de Margarita, estado Nueva Esparta, Venezuela.
Las jornadas representan un evento de índole académico, donde los participantes podrán exhibir sus trabajos
de investigación acorde con el tema principal de dicho evento.
Las jornadas son un evento que consiste en una serie de actividades, destinadas a impartir instrucciones o
información específica en sectores particulares de trabajo. Esta es utilizada para analizar problemas y buscar
soluciones, así como para motivar y estimular a los participantes hacia la acción, tiene como objetivo
principal analizar problemas laborales, gremiales o profesionales y proponer soluciones.
Su tiempo original de duración es de un día, pero en realidad pueden durar varios. Este puede ser un evento
interno o de un grupo específico con un interés común, el número de personas varían de acuerdo a las
expectativas que genere el tema a tratar. Su ejecución requiere de la ayuda de técnicas tales como:
disertaciones, charlas o conferencias complementándose, si se desea con mesas de trabajo.
Se tratan aspectos característicos de las jornadas de investigación. Se especifican las actividades que se
proponen ara el Pre evento, Evento y Post-Evento, tomando en cuenta las etapas de organización de las
Jornadas.
La planificación, organización, dirección y control de un evento requiere de un trabajo minucioso, ya que hay
que registrar cada detalle para poder alcanzar el éxito deseado. Es importante para la realización del mismo, la
aplicación de las tres fases: Pre-Evento, Evento y Pos-Evento, esto con la finalidad de alcanzar las metas y
objetivos propuestos por los organizadores. En estas etapas, es de suma relevancia, la delegación de funciones
para que cada integrante este consciente de las responsabilidades que recaen en él y que logre cumplir con las
mismas.
En este caso la realización de la I Jornada Internacional de Turismo Sostenible representa un reto para el
comité organizador, ya que es una idea que parte desde cero y hay que pensar e idear cada detalle.
Para esta Jornadas en la etapa del pre evento se tocaron contenidos como: la elección del tema, la designación
de cada comité, el diseño de la publicidad entre otros, que actúan como la base fundamental para la
organización efectiva de este evento.
En la fase de evento, se encuentran funciones de gran importancia como lo es: el recibimiento de participantes
e invitados, la ceremonia de apertura y la ceremonia de clausura. Esta es la imagen que percibe cada
participante e invitado sobre el éxito obtenido en el evento.
Y en último lugar se encuentra la etapa del post evento, donde se evaluará los resultados obtenidos y se
definirá si las metas propuestas fueron o no alcanzadas. Uno de los principales objetivos del post evento es la
realización de una memoria y cuenta en la cual se demostrará si la gestión organizativa del evento fue exitosa
y rentable.
La realización de las Jornadas representa una oportunidad para reunir personas interesadas en un tema en
común, con el fin de retroalimentarse e intercambiar ideas y teorías. En este caso el tema principal es el
Turismo Sostenible, tema de gran relevancia hoy en día para quienes trabajan en el sector turístico.

Metodología
Para la realización de este informe se trabajo con una metodología netamente documental, basándose en
revisiones bibliográficas (libros, revistas, trabajos de investigaciones, entre otros), y en revisiones
electrónicas, también se usaron como guía antecedentes de jornadas de investigación realizadas en el país con
anterioridad.

Resultados
FASES DEL PRE-EVENTO DE LA ORGANIZACIÓN DE LAS JORNADAS


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La etapa del pre-evento está constituida por las fases de planificación y organización de dicho evento. Durante
esta fase, se realizan numerosas actividades, entre las cuales se encuentra la de designar un tema a tratar y
seguidamente, su respectivo título. Para efecto de la Primera Jornada Internacional de Turismo Sostenible de
CITUR, la selección del lugar donde se realizará el evento, la creación de diferentes comités, y la selección de
invitados especiales, abarcan solo algunas de las diversas actividades ligadas al proceso del pre-evento. A
continuación, se describen las diferentes diligencias necesarias para la organización y desarrollo del pre-
evento.
 Selección de la Fecha y Hora del Evento
Se selecciona la fecha y hora del evento, y se asegura que esta no coincida con algún periodo vacacional u
otro evento de la misma categoría, lo cual podría presentar dificultades. Por ende, se ha seleccionada el día
Jueves 23 y Viernes 24 de Mayo del 2013, con el objetivo de contar con la presencia de las autoridades
universitarias y los distintos invitados especiales. Se estipula que el evento se realizara de 8 am a 6pm
aproximadamente, puesto que se planea cumplir con el itinerario efectivamente en ese lapso de tiempo.
 Fijación del Límite de Cupos de Inscripción y Fecha de Inscripción
Se fijara el límite de números de cupos de inscripción, para evitar cualquier previsto o dificultad a la hora de
realizar el evento. Esto ayudara a obtener un estimado de personas a inscribirse, lo cual facilitara la selección
del lugar de evento. Se cuenta con un aproximado de 200 personas, los cuales podrían dividirse en 100 cupos
para público general y 11 para ponentes nacionales e internacionales y el resto de los cupos para invitados
especiales. Es necesario manejar el número exacto de personas inscritas para poder elaborar los respectivos
certificados. Por efecto, las inscripciones se cerrarán 5 días previos al evento.

 Selección de Invitados y su Número
Consiste en confeccionar la lista de invitados, la cual incluye a autoridades representativas de la Universidad
de Oriente Núcleo Nueva Esparta, como la Decana, el Director de Escuela, los Jefes de Departamento y
Profesores de la Carrera de Hotelería y Turismo. También se incluyen personalidades del sector turístico y
hotelero de Nueva Esparta, tales como representantes de la Cámara Hotelera y la Cámara de Turismo del
estado, representantes de INATUR y CORPOTUR.
 Selección del Lugar del Evento
EL lugar donde se desarrolla el evento, se escogió de acuerdo al número de personas estipuladas para asistir al
evento y cumple con los requisitos necesarios para realizarlo de una manera exitosa. Por eso se escogió como
lugar del evento el Centro de Artes Omar Carreño ubicado en La Asunción municipio Arismendi del Estado
Nueva Esparta. (Figura 1)

Figura 1 Centro de Artes Omar Carreño
Fuente Obtenida en www.centrovenezolano.com/centro-de-artes-omar-carreno/

 Selección de los Comités
Los comités están constituidos por un grupo de personas designadas con diferentes labores y tareas para
contribuir con la realización de un evento. Por consiguiente, para el desarrollo de la Primera Jornada


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Internacional de Turismo Sostenible de CITUR, se designaron diez comités. Los cuales se describen a
continuación.
 Comité de Programas
El comité de programa se encarga de prestar el apoyo al coordinador general en relación a la estructuración
del programa general del evento.
 Diseño del Programa
Se diseña un programa acorde con las jornadas distribuyendo ergonómicamente las ponencias, para lograr la
satisfacción de los participantes, se dispondrán dos refrigerios en los que los ponentes y demás participes
podrán tomar un descanso para luego continuar con las actividades designadas. (Cuadro 1)
Cuadro 1 Programa
I Jornada Internacional de Turismo Sostenible CITUR

Cronograma de Actividades

Hora Día 1 Día 2
8:00am Registro y entrega de material
9:00am Ceremonia de apertura Primera Ponencia
10:00am Primera Ponencia Dinámica Grupal
11:00am Coffee Break Coffee Break
12:00pm Presentación de Trabajo (2) Segunda Ponencia
1:00pm Almuerzo Almuerzo
3:00pm Segunda Ponencia Presentación de Trabajo (2)
4:00pm Presentación de Trabajo (2) Tercera Ponencia
5:00pm Coffee Break Ceremonia de Clausura
5:30pm Tercera Ponencia Coffee Break
6:30pm Cierre
Elaboración Propia

 Selección de Ponentes.
Después de recibir todas las posibles ponencias, se hace una selección muy rigurosa con los trabajos
seleccionados para la presentación.

 Asignación de Asientos para Autoridades de la Universidad e Invitados Especiales
La primera fila corresponde a las Autoridades de la Universidad, y la siguiente para los invitados especiales.
Se identificaran estos puestos con una tarjeta de reservado que cuenta con el logo y el titulo de la Jornada.
(Figura 2)

Figura 2
Fuente: Elaboración propia

 Comité de Finanzas
El comité de finanza se encarga de la distribución de los recursos necesarios para el evento, y su correcto
aprovechamiento.
 Elaboración del Presupuesto
Se elabora el presupuesto de los gastos que se incurrirán en el evento. Figura 3


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(Figura 3)

 Realización de Pagos
El comité de finanza se encarga de cumplir con todos los pagos que cubran los servicios contratados para el
evento. Como lo son, los viáticos de los ponentes internacionales, el alquiler de equipos, entre otros.
 Apertura de Cuentas
Este comité hará la apertura de las cuentas que serán utilizadas para efecto del proceso de inscripción y pre-
inscripción.
En esta ocasión, se aperturará una cuenta en el Banco Mercantil
 Comité de Seguridad
El comité de seguridad es aquel que se encarga de velar por la integridad física de los participantes e invitados
que asistirán al evento. Este comité esta conformado por personal capacitado y con experiencia previa en
trabajos de este tipo.
 Organización del Operativo de Seguridad del Evento
Se selecciona el número de personal que se encargara de los operativos de seguridad del evento. En función
del espacio del lugar, se distribuirán los oficiales de seguridad necesarios para cumplir el objetivo del comité.
 Comité de Servicios Generales
Las funciones de este comité yacen en la logística y planificación de las actividades a realizar en el evento.
 Reservación del Lugar del Evento
Con un mes de anticipación se hará la reservación del lugar designado para la realización del evento. De
acuerdo a las normas estipuladas por la empresa propietaria de la sede, se cumplirá las normas acatadas por la
empresa para la reservación del espacio.
 Ornamentación del Salón
Un día antes del evento, se procede a ambientar el lugar para cumplir con las exigencias del evento. Se
dispondrá de una mesa en el escenario para ubicar a las autoridades del evento. El lugar se adornara con
arreglos florales, se distribuirán los equipos audiovisuales en puntos estratégicos. El Montaje del salón será
tipo auditorio por las características del salón. (Figura 4)


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Figura 4

 Alquiler de Equipos
Este comité velara por el alquiler de los equipos técnicos necesarios para la realización de las ponencias y
presentaciones.

 Reproducción del material
En esta fase el comité se encargara de reproducir el material necesario que se le facilitara a cada participante,
este se encuentra conformado por: una carpeta con el logo y slogan de las jornadas, un cd con todas las
ponencias presentadas durante los días de exposiciones, un block y bolígrafo para las anotaciones que
requieran hacer los participantes. (Figura 5)

Figura 5

 Comité de Promoción y Relaciones Públicas
Este comité se encarga de la imagen y aspectos formales de las jornadas, con esto se busca generar una
imagen atractiva, para así captar con más eficacia a los participantes.
 Selección del Nombre y Logo del Evento
Una vez seleccionado el tema principal de la jornada, se prosigue a seleccionar un titulo adecuado, este debe
ser corto y llamativo para crear interés en los posibles participantes, derivado de ese titulo se pasa a la
creación del logotipo, igualmente debe ser alusivo al tema del evento. El logo debe tener un diseño creativo,
y usar colores que llamen la atención de los usuarios.
Para este evento se tomo como nombre del mismo “ I Jornada Internacional de Turismo Sostenible” Sostén el
planeta… Sostén el Futuro. Después de la selección del nombre se realizo el diseño del logo alusivo al tema
de la jornada utilizando colores verdes, azul y morados.( Figura 6)


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Figura 6 Logo del Evento
Elaboración propia

 Diseño de la Papelería
La papelería para el evento se utilizara para el envío de cartas, comunicados y transmisión de información en
general, por lo cual debe ir correctamente identificada con el logo y el titulo de la jornada. Figura 4

Universidad De Oriente
Núcleo Nueva Esparta
Centro de Investigaciones Turísticas

DEL PUEBLO VENIMOS/ HACIA EL PUEBLO VAMOS

AV. 31 De Julio, sector Guatamare, Isla de Margarita – Estado Nueva Esparta. Apartado de
Correo 147- teléfono 0295- 4006614
http:/www.ne.udo.edu.ve/ - csceht@gmail.com

Figura 7 Papelería
Elaboración propia

 Diseño de la Invitación
El comité se encargara de diseñar las invitaciones que serán enviadas a los invitados especiales y
autoridades, esta debe ser lo suficientemente formal y llevar el logo y titulo de las jornadas, se implementaran
unas en formato electrónico para hacer llegar la invitación a personalidades internacionales. (Figura 8)


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Figura 8 Invitaciones
Elaboración propia

 Diseño de Certificados
Las jornadas por ser un evento académico debe conferir a los participantes un certificado que haga constar su
participación en dicho evento, el certificado debe llevar aparte del logo y titulo del evento, los datos
personales de cada participante. El tema principal de las jornadas es el turismo sostenible por lo que el
certificado será confeccionado con material de reciclaje. Figura 9

Figura 9 Certificado
Fuente Elaboración propia

 Diseño de la Credencial
Para esta jornada las credenciales se presentaran de dos maneras, la primera será para el comité organizador y
será en forma de carnet para que seas visible y los participantes pueden diferenciar quienes conforma este
comité y la segunda credencial será en forma de brazalete y será para los participantes e invitados. (Figura
10)


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Figura 10
Fuente: Elaboración Propia

 Diseño de la Publicidad
El comité de promoción y relaciones públicas se encargara de crear una imagen fresca e innovadora para
publicitar el evento a nivel regional y nacional, además de elaborar una publicidad electrónica para
promocionar las jornadas en el exterior. (Figura 11)

Figura 11 Publicidad
Elaboración Propia

 Selección del Uniforme
Para darle prestancia y formalidad al evento se designara un uniforme alusivo al evento para el comité
organizador, para los hombres un pantalón de vestir negro y una camisa diseñada especialmente para las
jornadas, las mujeres vestirán una falda negra a la altura de las rodillas y la camisa diseñada para el evento.
El equipo de protocolo deberá vestir mas formal, los caballeros con traje y corbata y las damas con un vestido
tipo coctel y una bufanda para el cuello. Los ponentes y demás invitados especiales tendrán a su juicio la
elección de su vestimenta, pero previamente se recomendara usar traje formal (Figura 12)


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Figura 12 Diseño de Uniformes
Elaboración Propia tomando como fuente tiendasrubios.com

 Organizar los actos de Inauguración y Clausura
Este comité se encargara de organizar la ceremonia de apertura y clausura. La ceremonia de inauguración dará
inicio a las jornadas, por ende esta comisión se debe encargar de contratar los servicios de un coro para la
interpretación del himno nacional y regional. Este también se encargara de ubicar el acto cultural que será
ofrecido a las personas asistentes. Para la ceremonia de clausura igualmente se debe presentar algún acto
cultural para despedir y agasajar a las personas presentes.
 Comité de Alojamiento
El comité de alojamiento se encarga de la organización del alojamiento de los ponentes e invitados
especiales. Su principal función es encontrar un establecimiento hotelero que se adapte a las necesidades de
estos.
 Selección de Hospedaje
En esta fase del pre- evento el comité de alojamiento selecciona, entre una gama de posibilidades de
establecimientos, el más adecuado a los requerimientos tanto de la jornada como de los ponentes e invitados
especiales.
En este caso el comité tomo como opción de alojamiento el Hotel Boutique La Plazuela, ya que está ubicado
en el corazón de la capital del estado y está próximo al lugar donde se desarrollará la jornada, facilitándoles el
traslado a lugar del evento. (Figura 13)


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Figura 13 Hotel La plazuela
Fuente Obtenida de www.laplazuelahotel.com.ve

 Contratar los Servicios de Alojamiento
Una vez seleccionado el establecimiento de alojamiento, el comité procede a hacer la gestión para adquirir el
servicio de hospedaje y así asegurar la vacante del mismo.
En esta ocasión se realizará la operación a través del departamento de reservación del Hotel Boutique La
Plazuela de un total de veinte (20) habitaciones para distribuirla entre los ponentes e invitados especiales a la
jornada.
 Comité de Alimentos y Bebidas
Este comité se encarga de todo lo relacionado con lo referente a los refrigerios de la jornada y la comida del
equipo de trabajo que labora en el evento.
Para este evento se contrato el servicio de la compañía Margarita Evento y Banquete, está se encargara de
suministrar los insumos a lo largo de la jornada. (Figura 14)

Figura14
Fuente: Obtenida de Margarita eventos Y Banquetes

 Seleccionar lo referente a los Coffee Break
En las jornadas se estila ofrecer coffee break a los asistentes al evento para hacer más placentera su
participación en el evento.
En estas jornadas se estima ofrecer cuatro (4) Coffee Break a los asistente intercalándoles en la mañana y en
la tarde a lo largo de los dos días del evento. En la mañana el Coffee Break está compuesto por comida salada
jugos, agua y café y en la tarde dulces, jugos, agua y café, por otra parte se siniestrará al comité organizador y
demás trabajadores en el eventos el almuerzo por los días de la duración del evento.
 Comité de Registro


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Este comité tiene como función controlar el proceso de registro e inscripción, tanto de los participantes como
los ponentes en el evento.
 Diseño del Formato de Inscripción
Para el evento se diseño un formato de inscripción donde se recaudan los datos más importantes de los
participantes. Este formato se realizo de dos maneras, la primera mediante la página web de la jornada y la
segunda de manera directa con los organizadores del evento. (Figura 15)

Figura 15

 Confirmación de Asistencia
Tantos los asistentes al evento como los participantes y ponentes deberán confirmar en un lapso no menor a
dos (2) semanas antes del día del evento su participación para poder organizar todo lo referentes a los
certificados y números de asistentes a la jornada.
 Comité de Transporte
El comité de transporte vela por el traslado óptimo de los ponentes e invitados desde los diferentes puntos de
acceso de la Isla de Margarita.
 Coordinación de la llegada y salida de los Ponentes Nacionales e Internacionales
Al momento de la llegada de los ponentes e invitados especiales al estado Nueva Esparta, por cualquier
entrada ya sea marítima o aérea, se dispondrá de un servicio de traslado hasta el lugar de alojamiento, de igual
manera se contará con este servicio al momento de retorno. Se contratará un servicio de taxis ejecutivo para
garantizar que cada ponente e invitado reciba trato profesional y así evitar cualquier contratiempo al momento
de su llegada y partida. (Figura 16)

Figura 16 Compañía de Transporte
Fuente obtenida www.taxiluxor.blogspot.com

 Traslado de los Ponentes
Se designara una Coaster para el traslado de los ponentes e invitados a la jornada del sitio de alojamiento,
hasta el lugar donde se desarrollará el evento. (Figura 17)


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Figura 17 Traslado de Ponentes
Fuente Obtenida en www.Toyota.com.ve

 Comité de Limpieza
Se encarga del aseo y acondicionamiento previo del lugar donde se desarrollara la jornada.
 Acondicionamiento del Lugar del Evento
La persona encargada de la limpieza del lugar deberá velar por que recinto quede totalmente pulcro, de igual
manera deberá cerciorarse de que los baños estén en optimas condiciones para su uso.

ACTIVIDADES DURANTE EL EVENTO
A continuación, se describirá las actividades presentes en la fase del evento y las acciones a efectuar por cada
comité.
 Comité de Registro
Una vez ubicados en el lugar del evento el comité de registro procederá a hacer efectiva la formalización de la
inscripción de los participantes del evento y la entrega del material a utilizar durante toda la jornada.
 Formalización de la Inscripción
Cada participante, deberá entregar un boucher o un comprobante de transferencia en la mesa de registro.
Luego el comité buscará al participante en la lista para poder formalizar su asistencia.
 Entrega del Material, Certificado y Credencial
A todos los participantes, se les entregará la carpeta con el material para las ponencias, su credencial y su
certificado respectivamente.
 Comité de Recepción
Los participantes serán bienvenidos por un grupo de protocolo designado a atender cualquier duda y
requerimiento del mismo.
 Recibimiento y ubicación de los Invitados
La Lic. Cristina Marcano será acompañada por un grupo de protocolo, quienes darán la bienvenida a los
invitados a las jornadas. Esta recepción será pautada entre las 8:00 am y 8:45 am. a fin de dar inicio de
manera puntual a las jornadas.
 Ceremonia de Apertura
La Ceremonia de Apertura se realizará a las 9:00 am, en la cual el maestro de ceremonia, Cristina Marcano,
dará la bienvenida formalmente a las jornadas y algunas palabras de agradecimiento. Luego de esto, se
entonará las letras del himno nacional, por parte de La Coral Inocente Carreño. Finalmente el maestro de
ceremonia abrirá paso a las autoridades universitarias a que tomen la palabra.
 Palabras de la Decana y del Director de CORPOTUR
Se fundamenta en la presentación tanto de las autoridades de la UDO como de la corporación de turismo.
Estas palabras deben ser breves y alusivas a las jornadas a presentar donde se destaque la importancia del
turismo sostenible.
 Desarrollo del Programa Establecido
En este lapso de tiempo se desarrollará el contenido programado para esta jornada.
 Ceremonia de Clausura
El grupo de danza de la UDONE realizara un acto en la ceremonia de clausura de las jornadas.
 Palabras de Agradecimiento del Coordinador General de CITUR
La Lic. Cristina Marcano dará por culminado oficialmente las jornadas de investigación, invitando a los
presentes a un compartir.


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ACTIVIDADES DURANTE EL POS-EVENTO
A continuación se describirá las actividades presentes en la fase del pos-evento.
 Traslado de los Ponentes
Las Coaster estarán ubicadas a las afueras del Centro de Artes Omar Carreño, en donde podrán ser abordadas
por los visitantes para ser trasladados de vuelta al Hotel La Plazuela. Luego, la compañía de transporte Luxor
será encargada del traslado desde el hotel hasta puertos y aeropuerto.
 Desmontaje de la Ornamentación y Equipos
Luego de finalizar el evento, el comité de servicios se moviliza al Centro de Artes Omar Carreño para recoger
y desmontar todo los equipos utilizados en las Jornadas.
 Limpieza del Lugar del Evento
El Comité de Limpieza se encarga de la limpieza y orden del lugar luego culminado el evento.
 Entrega de Balance Final
Finalizada las jornadas, el Comité de Finanzas hace entrega al comité organizador, un balance final donde se
muestran todas los movimientos financieros, además de un estimado de las ganancias obtenidas.

CONCLUSIONES
La planificación y organización de las Primeras Jornadas de Turismo Sostenible de CITUR, cumple con las
etapas de pre-evento, evento y pos-evento, cada una con sus diferentes actividades.
La Organización de estas Jornadas implican tres (3) etapas en la Organización de un evento que no se
pueden manejar por separado, este sistema funciona igual que una cadena, donde cada eslabón es primordial
para alcanzar el objetivo planteado.
Las fases del pre-evento implica las siguientes acciones: la selección de la fecha y lugar del evento, la
elección de los invitados especiales, el diseño de las invitaciones y otro tipo de material, selección de los
recursos necesarios para el desarrollo del evento.
En relación a la fase del evento, incluye el desarrollo de las ceremonias de apertura, la recepción de los
invitados, ceremonia de clausura, y otros aspectos que permitan la ejecución exitosa del evento.
La etapa del pos-evento permite la evaluación de la efectividad con que se desarrolló las Primeras Jornadas
Internacionales de Turismo Sostenible y su impacto en el ámbito turístico y hotelero.
Es necesario mantener el orden y la ejecución de todas actividades presentes en cada fase de la planificación,
organización y ejecución de un evento de esta índole, para lograr el éxito y cumplir las metas propuestas.
Para los organizadores es de suma importancia llevar cada uno de los pasos a seguir dentro de las fases del
evento, para no ignorar detalles que puedan afectar el desarrollo de la Jornada.
Precisar un número exacto de invitados con el fin de prever los recursos y el espacio necesario para el óptimo
aprovechamiento de los mismos.
Efectuar con puntualidad la ceremonia de apertura y clausura es elemento de éxito y permite evitar pérdidas
de tiempo innecesarias que puedan afectar el itinerario establecido, teniendo como consecuencia la pérdida
del control de la actividad.

Bibliografía
FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organización Exitosa. Editorial McGraw-
Hill. México 1997
FRAGE, Etna de. “Eventos Universitarios y Sociales. Fondo Editorial Universidad
Pedagógica Experimental Libertador, 1998
GHERARDI, Eliana. “Cómo hacer eventos exitosos”. Colección Quirón No 36,


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Los libros de El Nacional. Editorial CEC, S.A. Venezuela, 2000
GÓMEZ, Carlos. “Gerencia de Eventos Especiales”. Editorial Panapo. Venezuela, 1995
GÓMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo. “La Gerencia de Eventos Especiales en las
Relaciones Públicas”. Editorial Panapo. Venezuela, 1989


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