Herramientas de Excel

1. HERRAMIENTAS DE EXCEL
DUPLICAR HOJAS
Consiste en crear un clon (copia fiel de una hoja), con el fin de tener una muestra
en caso de dañarse la copia original.
Se puede realizar el procedimiento de varias formas:
1. A la etiqueta de la hoja, se le da un clic derecho, de la lista se
selecciona la opción Mover o Copiar una hoja, en la parte inferior se activa
la casilla de verificación de crear una copia, y por último se da un clic en
Aceptar.
2. Otra alternativa, es ubicar el cursos sobre el nombre de la etiqueta de
la hoja, a continuación se presiona la tecla Control y con un clic sostenido
se arrastra el nombre dela etiqueta a la derecha, inmediatamente se genera
una copia.
3. Recuerde que se debe guardar cada vez que se realice una
modificación a libro.
SUBTOTALES
Pasos para crear subtotales:
La herramienta subtotales, permite organizar la información de acuerdo a las
variables que tiene la base de datos, se puede subtotalizar por suma, promedios,
máximo, entre otros; a continuación se describe el paso a paso del desarrollo de
los subtotales:
1. Crear un clón a partir de la hoja original, es bueno crear una copia
del clon, con el fin de no perder los datos originales de la base de datos.
2. Antes de generar los subtotales, se debe ordenar por la variable con
la cual se desea crear el subtotal
3. En la carpeta Datos, a la derecha encontraremos un panel
denominado esquema, y luego el icono de Subtotales
4.

2. 5.
6. Después de haber ordenado la base de datos, siempre se debe
seleccionar en: Para cada cambio en la misma variable por la cual se
ordenó.
7. Determine el tipo de función.
8. Elija las variables por las cuales desee subtotalizar.
9. Por último damos un clic en la opción Aceptar.
TABLAS DINÁMICAS
Una tabla dinámica es un resumen de la información, que se presenta a través de
tablas o cuadros, donde se pueden mezclar una o más variables.
Para crear una tabla dinámica se deben realizar los siguientes pasos:

3. 1. Seleccionar la base de datos, para ello se utiliza la combinación de
teclas Control * (asterisco).
2. Ubíquese en la carpeta Insertar, allí se encuentra el panel Tablas, y
dentro de el, Tabla dinámica.
3. En la ventana que se ve a continuación, se muestra el rango de
datos seleccionados:
4.
5. Allí se tiene la posibilidad de seleccionar si la tabla dinámica se va a
crear en una hoja de cálculo existente o en una nueva, en el caso de las
hojas existentes de debe seleccionar la hoja y la celda donde se desea
ubicar la tabla dinámica.
6.
7. Para organizar la tabla dinámica, se deben arrastrar las variables a
los cuadrantes que se encuentran en el lado izquierdo de la ventana, por lo
general, las variables textuales se llevan a campos de columna o de fila y a
campo valores se llevan variables numéricas, pero, estas se pueden
mezclar en cualquier momento o circunstancia.

4. 8. Cuando se crean tablas dinámicas en la misma hoja, se deben ubicar
una debajo de la otra, pues si estas están al lado, al filtrar datos muestra un
mensaje de advertencia.
9. No olvide guardar con frecuencia.
COMANDOS ABREVIADOS
Microsoft Excel, brinda herramientas abreviadas con teclado para mejorar el uso
de la hoja de cálculo.
1. Control+Shift+flechas direccionales: Permite seleccionar en cualquier
dirección un rango de datos.
2. Control+*(Signo de multiplicación): Selecciona un rango de datos.
3. Control+E: Selecciona la hoja de datos.
4. Control+1 (teclado superior): Formato de celdas.
5. Control+Shift+1: Coloca separadores de miles y dos decimales, a un
rango de números.
6. Control+Shift+4: Coloca el signo pesos, separadores de miles y dos
decimales, a un rango de números.
7. Control+Shift+5: Coloca el signo % (porcentaje) y dos decimales, a
un rango de datos.
8. Para duplicar una hoja, se coloca el puntero del mouse sobre la
etiqueta de una hoja, a continuación se presiona y se sostiene la tecla
control y con un clic sostenido se arrastra la etiqueta de la hoja y se genera
un clon de la misma.
9. Control+G: Guardar.
10. Control+N: Pone en negrita un rango de datos.
11. Control+S: Pone en negrita un rango de datos.
12. Control+K: Pone en negrita un rango de datos.
13. Control+F1: Oculta y muestra las carpetas.
14. ALT ó F10: Activa y desactiva el menú y con flechas direccionales se
puede desplazar a través de las carpetas o de los iconos.
15. Control++: Después de tener una columna o una fila seleccionada,
inserta nuevas columnas o filas.
16. Control+-: Después de tener una columna o una fila seleccionada,
elimina las columnas o las filas.
17. Control+0: Oculta columnas.
18. F2: Sirve para editar el contenido de una celda.
19. F9: En una celda que contiene formulación, se selecciona una
operación matemática, se presiona la tecla F9 y se obtiene inmediatamente
la fórmula.

5. INCREMENTOS
Para realizar incrementos de números se realizan los siguientes pasos:
Se debe tener ingresado el número inicial, ejemplo el 1.En la carpeta inicio, ir la
panel Modificar.
Allí, se debe seleccionar el icono de Rellenar y de la lista se elige la opción series.
A continuación, se determina si se desea incrementar por columnas o filas, el tipo
de dato, el incremento y el límite.

6. Los incrementos también se pueden realizar con fechas, escriba la fecha inicial,
seleccione el rango de datos hasta donde quiera que finalicen las fechas, realice el
procedimiento anterior, tenga en cuenta el tipo cronológico y la unidad de tiempo.
PASOS PARA GUARDAR
Existen diferentes formas de guardar en Microsoft Excel 2.007 o 2.011:
1. Se puede acceder desde el Botón del Office (Versión 2.007) o desde la
carpeta Archivo (Versión 2.010).
2. Cuando se va a guardar por primera vez puede ser Guardar o Guardar
como, también, se puede acceder presionando la tecla de función (parte
superior del teclado) F12, otra alternativa desde el icono Guardar
(representado por un Diskette, parte superior de la ventana) o con la
combinación de teclas Control G.
3. En la ventana que aparece a continuación, es necesario seleccionar la
Unidad de disco o carpeta (puede ser Mis documentos, la USB o cualquier
otra carpeta o dispositivo de almacenamiento).
4. Se debe asignar en la opción nombre, un nombre nemotécnico, es decir, un
nombre relacionado con el archivo que se esta trabajando.
5. Por último, se debe seleccionar la opción Guardar.

7. Nota: Para guardar constantemente, se presiona la combinación de teclas Control
G o se da un clic en el icono de guardar.
OPERACIONES MATEMÁTICAS BÁSICAS
Notas:
1. Todas las fórmulas debe de ir en forma pegada y no separada de espacios
en blanco, sólo llevaran espacios en blanco cuando estén encerrados los
caracteres entre comillas " "; se utilizan las comillas del 2, esto se emplea
en el SI condicional.
2. Toda fórmula comienza con el signo igual o más( = o + ) y se finaliza con la
tecla Enter o Intro para aceptar la fórmula.
3. En caso de tener que modificar la fórmula, ésta se edita presionando la
tecla de función F2 u observando la barra de fórmulas.
Ejemplos con fórmulas:
CI: Celda inicial.
CF: Celda final.
K: Valor a encontrar.
Valor máximo: Es la fórmula para determinar el valor más alto de un listado.
=máx. (CI.CN)
Valor mínimo: Es la fórmula para determinar el valor más pequeño de la lista.
=min(CI: CF)
Promedio: Es la fórmula que suma todos los valores y lo divide entre la cantidad
de términos.
=promedio(CI.CF)
Suma: Es la fórmula que se encarga de sumar todos los valores de una fila o una
columna.
=suma(CI: CF)
k.esimo.mayor: Determina dentro de un rango de datos el valor K más alto
después del valor máximo.
=k.esimo.mayor(CI..CF;K)

8. k.esimo.menor: Determina dentro de un rango de datos el valor X más bajo
después del valor mínimo.
=k.esimo.menor(CI..CF;K)
Contar. Si: Cuenta dentro de un rango de datos o matriz de datos la frecuencia
con que éste de repite.
=contar. Si (CI:CF;#/letra requerida)