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Manual de excel y access, con ejemplos prácticos para su entedimiento

Manual de excel y access, con ejemplos prácticos para su entedimiento

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MANUAL DE EXCEL Y
ACCESS
COMPUTACION AVANZADA
ING. LORENA DUQUE

Nombre: Dayana Yanchatipán
Semestre: Agosto- Diciembre
PARTE I
Manual de Excel:
- TABLAS DINAMICAS
Ejercicios
- FUNCIONES Y FORMULAS.
Ejercicios
- MACROS
Ejercicios
BIBLIOGRAFIA

PARTE II
Manual de Access:
-CREAR UNA BASE DE DATOS Y SUS OBJETOS (TABLAS, PK, RELACIONES)
-CREAR CONSULTAS
CONSULTA DE REFERENCIA CRUZADA
CONSULTA DE ACCION
CONSULTA DE ACTUALIZAR
CONSULTA DE CREAR TABLA
CONSULTA DE ELIMINAR
-FORMULARIOS E INFORMES
- MENUS
- BIBLIOGRAFIA
PRIMERA PARTE

MANUAL DE EXCEL
TABLAS DINAMICAS
Concepto.- Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a
varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita
la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos
origen, etc.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.
COMO CREAR UNA TABLA DINAMICA:
1. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor
las ventas de cada artículo en cada mes.

2. Seleccionamos los datos que se van a utilizar para la tabla

3. Vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic enTabla
dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al
pie del botón para crear un gráfico dinámico).
4. Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos
indicar el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que
queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
5. Pulsamos Aceptar para seguir en una nueva hoja de calculo.
6. Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla
dinámica.
7. Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su
lugar correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo CODIGO a
y finalmente el campo VALOR a la sección

, el campo MES a
.

8. Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

FUNCIONES Y FORMULAS

FUNCIONES.- Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera
con uno o más valores y devuelve un resultadoque aparecerá directamente en la celda o será
utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Las funciones de hojas de cálculo se categorizan según su funcionalidad. Si conoce la categoría
de la función que busca, puede hacer clic en la categoría.
Funciones de fecha y hora
Funciones de ingeniería
Funciones financieras
Funciones lógicas
Funciones de búsqueda y referencia
Funciones matemáticas y trigonométricas
Funciones estadísticas
Funciones de texto
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
En la cinta de opciones se encuentra la pestaña FORMULAS, allí se podrá observar el grupo de
BIBLIOTECA DE FUNCIONES.

O bien, hacer clic sobre el botón

de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

FORMULAS
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la fórmula.

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  • 1. MANUAL DE EXCEL Y ACCESS COMPUTACION AVANZADA ING. LORENA DUQUE Nombre: Dayana Yanchatipán Semestre: Agosto- Diciembre
  • 2. PARTE I Manual de Excel: - TABLAS DINAMICAS Ejercicios - FUNCIONES Y FORMULAS. Ejercicios - MACROS Ejercicios BIBLIOGRAFIA PARTE II Manual de Access: -CREAR UNA BASE DE DATOS Y SUS OBJETOS (TABLAS, PK, RELACIONES) -CREAR CONSULTAS CONSULTA DE REFERENCIA CRUZADA CONSULTA DE ACCION CONSULTA DE ACTUALIZAR CONSULTA DE CREAR TABLA CONSULTA DE ELIMINAR -FORMULARIOS E INFORMES - MENUS - BIBLIOGRAFIA
  • 3. PRIMERA PARTE MANUAL DE EXCEL TABLAS DINAMICAS Concepto.- Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc. Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos. COMO CREAR UNA TABLA DINAMICA: 1. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. 2. Seleccionamos los datos que se van a utilizar para la tabla 3. Vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic enTabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
  • 4. 4. Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde queremos ubicarla. En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva. 5. Pulsamos Aceptar para seguir en una nueva hoja de calculo. 6. Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla: Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. 7. Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.
  • 5. En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo CODIGO a y finalmente el campo VALOR a la sección , el campo MES a . 8. Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. FUNCIONES Y FORMULAS FUNCIONES.- Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultadoque aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Las funciones de hojas de cálculo se categorizan según su funcionalidad. Si conoce la categoría de la función que busca, puede hacer clic en la categoría. Funciones de fecha y hora Funciones de ingeniería Funciones financieras
  • 6. Funciones lógicas Funciones de búsqueda y referencia Funciones matemáticas y trigonométricas Funciones estadísticas Funciones de texto Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea. En la cinta de opciones se encuentra la pestaña FORMULAS, allí se podrá observar el grupo de BIBLIOTECA DE FUNCIONES. O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función: FORMULAS Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
  • 7. Partes de una fórmula  Funciones: la función SUMA  Referencias: A1 devuelve el valor de la celda A1.  Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 7.  Operadores: Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación. EJERCICIO Vamos a utilizar algunas de las FUNCIONES FECHA Y HORA Vamos a calcular nuestra edad. 1. Sitúate en la celda A2 y escribe tu fecha de nacimiento en formato (dia/mes/año) 2. En la celda B2 escribe =HOY() 3. En la celda C2 selecciona la función DIAS360, como fecha inicial la celda A2 (fecha nacimiento), como fecha final B2 (el día de hoy) y en método escribe Verdadero. Como resultado nos aparece los días transcurridos desde la fecha A2 y la fecha B2. Al finalizar el ejercicio te quedara de esta manera.
  • 8. Vamos a utilizar una FUNCIÓN DE TEXTO Ahora vamos a crear una frase concatenando varias celdas. Con las siguientes palabras: Sitúate en la celda D2 y pulsa sobre , selecciona la Categoría Texto Selecciona la función CONCATENAR () y como argumentos escribe en el primer argumento B2, en el segundo B4, como tercer argumento escribe " de", como cuarto argumento escribe B3, como quinto argumento escribe "de " y como último argumento escribe B5. Para que nos indique la fecha en una sola celda la función debe quedar así Vamos a utilizar una FUNCIÓN DE LAS FINANCIERAS TASA Un ahorrista deposita $2000.00 en una entidad financiera y después de 6 meses retira $2200.00 Determinar la tasa simple de interés ganada. Y una manera de estructurar la información seria la siguiente: VALOR ACTUAL (VA) Una compañía paga por leasing la compra de equipos informáticos a razón de 1,260 dólares mensuales prepagables durante 8 años. Si el lado de la deuda del precio total de los equipos informáticos corresponde al valor de una mensualidad, vence al inicio del noveno año y el interés aplicado con el 8% anual. ¿Cuál es el costo del equipo informático?
  • 9. FUNCION PAGO INT MACROS Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas. Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas. CREAR UNA MACRO AUTOMÁTICAMENTE 1. Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro.
  • 10. Además se encuentra las siguientes opciones: Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro. Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada. 2. Al seleccionar la opción Grabar macro, lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro. 3. Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación. Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos. Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo. Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botónEjecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro. En cuanto al resto de botones: Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción. Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic. Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar.
  • 11. Eliminar - Borra la macro. Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado. EJERCICIO 1. En una nueva hoja de cálculo escriba en la celda B2 la frase “HOY ES 25 DE DICIEMBRE DEL 2013”. 2. Grabe una macro con la abreviatura Ctrl + k, describa lo siguiente: Subrayado, cursiva, letra Comic San Y Nº 24 3. Pulse Aceptar y ejecute las acciones descritas. 4. Pulse el botón detener, que se encuentra en la parte inferior. BIBLIOGRAFIA http://exceltotal.com http://office.microsoft.com TEXTOS INFORMATICOS: BASE DE DATOS, PLANTILLAS DE CALCULO, FUNDAMENTOS BASICOS DE EXCEL.
  • 12. SEGUNDA PARTE MANUAL DE ACCESS BASE DE DATOS Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos. CREAR UNA BASE DE DATOS Y SUS OBJETOS Crear una base de datos Para crear una nueva base de datos debemos: 1. Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo. 2. Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opciónBase de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una plantilla.
  • 13. 3. Especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva base de datos. 4. Clic en el botón crear. COMO CREAR UNA TABLA Toda la información de las bases de datos de ACCESS se almacena en tablas. Al crear una tabla se debe definir los campos que se usaran para el almacenamiento de datos. Cada campo debe contener un solo tipo de información, como una dirección, un teléfono, etc. Para crear una tabla: Al haber creado una base de datos nueva Access por efecto abrirá una nueva tabla. 1. En todo caso, en la pestaña CREAR, en el grupo TABLAS, Haz clic en el botón DISEÑO DE TABLAS. 2. A continuación aparecerá un cuadro de dialogo en el cual debe colocarse el nombre de la tabla para ser guardada. 3. Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:
  • 14. 4. Lossiguientes campos deben ser completados acorde al interés del usuario. Nombre del campo: Identifica los datos almacenados en un campo. Tipo de datos: Existen 12 tipos de datos dependiendo de la información que se desee expresar.  Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales.  Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones.  Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.  Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.  Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales.  Autonumeración: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.  Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).  Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.  Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo.  Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos  Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos.
  • 15. Descripción: Es opcional sirve como comentario u observación. EJERCICIO PRÁCTICO Crear 3 tablas con los siguientes campos: ENFERMO ENTRADA MEDICO
  • 16. LA CLAVE PRINCIPAL Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.   La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal. 2. En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón Clave principal del grupo Herramientas. 3. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si quieres que el sistema se encargue automáticamente se puede definirlo con el tipo de datos Autonumeración. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultáneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón anterior COMO CREAR RELACIONES Para crear relaciones en Access deberemos: 1. - Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos. - O bien, desde el botón de Archivo > Información. 2. En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás este botón en: .
  • 17. - La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseño. - La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de datos. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué tablas queremos relacionar. 4. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada. También puedes seleccionar varias a la vez pulsandoCTRL. 5. Hacer clic sobre el botón Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hastaañadir todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones. 6. Hacer clic sobre el botón Cerrar. Para crear la relación: 7. Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso código ENFERMO de la tabla ENFERMO). 8. Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo CODIGO ENFERMO de la tabla secundaria 9. Soltar el botón del ratón. 10. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguientes:
  • 18. 11. Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios porque un mismo paciente puede ingresar en la clínica más de una vez). 12. Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste. 13. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. 14. Si quiere integridad referencial y operaciones en cascada 15. Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones. CONSULTAS Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas:  Consultas de selección. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta).  Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Las veremos más adelante. CREAR UNA CONSULTA 1. Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear: 2. También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas
  • 19. Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 3. Utilizaremos las tablas en las cuales se encuentren los campos en los que deseemos buscar, además que estas deben estar relacionadas. En nuestro caso utilizaremos la tabla ENFERMO Y MEDICO y únicamente los campos POBLACION, Nº ENTRADA y ESPECIALIDAD 4. En el siguiente cuadro de dialogo deberemos dar un nombre a la consulta ENFERMOS POR MEDICO y damos clic en FINALIZAR. Y a continuación quedara de la siguiente manera
  • 20. En caso de buscar con alguna condición se debe ir a la pestaña INICIO, en el grupo VISTAS damos clic en VER – VISTA DISEÑO A continuación en la parte inferior en la parte que dice criterios se debe colocar la REGLA DE VALIDACION de la consulta, en nuestro caso en el campo ESPECIALIDAD solo buscaremos por “OFTALMOLOGÍA” (se debe colocar entre paréntesis). Para la correcta utilización de REGLAS DE VALIDACION se debe utilizar el GENERADOR, que da ciertos lineamientos para el correcto uso de las reglas o condiciones.
  • 21. En la pestaña DISEÑO en el grupo RESULTADOS, damos clic en EJECUTAR. Y finalmente queda de la siguiente manera CREAR UNA CONSULTA DE REFERENCIA CRUZADA Con la consulta de enfermo por medico realizaremos la siguiente consulta 1. Utilizamos el Asistente para consultas, en el cuadro de dialogo seleccionamos la opción asist. Para consulta de tabla de ref. cruzada y damos clic en aceptar. 2. En el siguiente cuadro de dialogo elegimos utilizar la CONSULTA de ENFERMOS POR MEDICO. Y a continuación damos clic en siguiente. 3. Seleccionamos para los encabezados de fila el campo POBLACION
  • 22. 4. Seleccionamos para los encabezados de COLUMNA el campo N_ENTRADA 5. Seleccionamos para los VALORES el campo ESPECIALIDAD, con la función de CUENTA 6. En el siguiente cuadro de dialogo damos un nombre a la CONSULTA y damos clic en finalizar. Finalmente queda de la siguiente manera.
  • 23. COMO CREAR UNA CONSULTA DE ACCION Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los datosalmacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partirde los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros oeliminar registros. CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datosalmacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. EJEMPLO: Queremos actualizar el registro del numero de habitaciones. 1. Damos clic en la pestaña DISEÑO a continuacion en el grupo DISEÑO DE CONSULTA. 2. En el cuadro de dialogo seleccionamos la tabla de ENTRADA 3. Luego damos clic en ACTUALIZAR
  • 24. 4. Seleccionamos el campo que deseamos actualizar con su correspondiente criterio para su actualización. 5. Para finalizar damos clic en EJECUTAR y la tabla de entrada por defecto se actualizara. CONSULTAS DE CREACION DE TABLAS Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla elresultado de una consulta de selección. Como crear una consulta de creación de tablas: 1. Abrimos una nueva consulta en Vista Diseño. 2. Añadimos la tabla o las tablas de dondevamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla, en nuestro caso vamos a utilizar todas las tablas. 3. Diseñamos la consulta como unaconsulta de selección normal de tal forma que en el resultado de esa consultaaparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla. 4. Hacemos clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Diseño 5. En el cuadro de dialogo debemos dar el nombre de la nueva tabla si se va a utilizar las tablas activas o se utilizara una fuente externa, vamos aponer el nombre de TABLA DE PACIENTES.
  • 25. 6. Damos clic en EJECUTAR. CONSULTA ELIMINAR 1. 2. 3. 4. Abrimos una nueva consulta en vista diseño. Añadimos la tabla de la que queremos borrar los registros. (ENFERMO y ENTRADA) Hacemos clic en elbotón Eliminar de la pestaña Diseño: Colocamos los criterios de eliminación, en este caso en la TABLA ENTRADA , en el campo N_ENTRADA, en la sección ELIMINAR seleccionamos la opción DONDE y como criterio ES NULO 5. Y damos clic en EJECUTAR. FORMULARIOS Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. Crear formularios Para crear un formulario tenemos varias opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:
  • 26.  Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación.  Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él  Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez de abrirse en Vista Diseño como la anterior opción, se abrirá en Vista Presentación.  Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario. EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS Esta es la modalidad más sencilla y dirigida de creación de formularios. 1. El asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios > botón Asistente para formulario. El cuadro de dialogo es el siguiente 2. Seleccionamos todos los campos de las tablas ENTRADA Y MEDICO, damos clic en siguiente. 3. En las siguientes dos opciones elegimos formulario con subformulario
  • 27. 4. Seleccionamos la forma de presentación JOA DE DATOS, damos clic en siguiente 5. Damos el nombre al formulario de ENTRADA POR MEDICO y damos clic en finalizar. INFORMES Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos. Crear un informe Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaña Crear:  Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación.  Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él.  Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.
  • 28.  Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe. El asistente para informes 1. En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botón . 2. Esta es el primer cuadro de dialogo que veremos: 3. Seleccionamos los siguientes campos: APELLIDO_ENFERMO NOMBRE_ENFERMO DIRECCION APELLIDOS_MEDICO ESPECIALIDAD HABITACION FECHA DE ENTRADA Las cuales corresponderán a todas las tablas, damos clic en siguiente 4. Como deseamos ver los datos seleccionamos POR ENTRADA, clic en siguiente. 5. En que orden elegimos en orden ascendente de APELLIDO_ENFERMO, y clic en siguiente. 6. Finalmente seleccionamos el nombre INFORME URGENTE y clic en FINALIZAR.
  • 29. MENUS Un menú es un formulario principal que esta compuesto por vínculos a través de controles (botón o texto), a las tablas, consultas, informes y formularios. Ejemplo: Vamos a crear un menú principal 1. Seleccionamos la opción DISEÑO DEL FORMULARIO 2. En la pestaña DISEÑO > CONTROLES> seleccionamos BOTON 3. Lo colocamos en el formulario, donde sea de nuestro interés 4. Aparecerá un cuadro de dialogo con diferentes opciones
  • 30. Para anexar con consultas Otras > ejecutar consulta Para anexar con formularios Operaciones con registro >agregar nuevo registro Para anexar informes Operaciones con informes > Vista Previa del informe Damos clic en siguiente seleccionamos TEXTO, clic en siguiente. Damos clic en FINALIZAR.
  • 31. NOTA: Para una correcta presentación, mediante la pestaña DISEÑO > FORMATO, se selecciona detalles de presentación. BIBLIOGRAFIA http://office.microsoft.com http://www.aulafacil.com http://www.gradodigital.edu.sv TEXTO: MODULO DE APLICACIONES INFORMATICAS.