Informe final revisiã³n_por_la_direcciã³n_2011_final_12_marzo[1]

INFORME CONSOLIDADO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 2011
SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN UN SIMEGE

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
BOGOTÁ, FEBRERO 2012.

PRESENTACIÓN

El presente informe tiene como objetivo la consolidación y análisis de cada uno de los
elementos que hacen parte de las entradas de acuerdo a lo establecido en el requisito 5.6
Revisión por la Dirección de las normas NTC ISO 9001:2008 y NTC GP 1000: 2009, con
base en la información presentada de cada una de las sedes que están bajo el alcance
del Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional de Colombia.

A continuación se describen los resultados obtenidos y su respectivo análisis a nivel
institucional en los siguientes aspectos:

1. Resultados de las Auditorias del 2011.
2. Retroalimentación con los usuarios (Sugerencias, Quejas, Reclamos y Buen trámite)
3. Estado de las acciones correctivas y preventivas
4. Gestión del Riesgo
5. Fallas en la prestación del servicio
6. Desempeño de los Macroprocesos y procesos
7. Cumplimiento de metas de la planeación operativa asociadas al los Objetivos de Mejor
Gestión.
8. Acciones de seguimiento
9. Cambios y Recomendaciones
10. Acciones para el 2012.
11. Conclusiones

2

1. RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS 2011

1.1 Ejecución de las auditorias programadas

Cada sede reportó ampliamente en sus informes de revisión por la dirección, el desarrollo
en términos de planeación y ejecución las auditorias internas realizadas al Sistema de
Mejor Gestión durante la vigencia del año 2011, consolidando los siguientes resultados,
donde se puede evidenciar que se ejecutó el 94% de las auditorias programadas, el 6%
pendiente no se ejecutó debido a la no disponibilidad de los auditados en las fechas
programadas.
Ver Tabla 1. Reporte consolidado de las sedes del Porcentaje de cumplimiento de las
auditorias internas programadas durante el 2011.

Tabla 1.Reporte consolidado de las sedes del Porcentaje de cumplimiento de las auditorias
internas programadas durante el 2011.

INDICADOR: % de Auditorias
realizadas en el año actual
NODOS TIPO
No. de Auditorias Ejecutadas / No.
de Auditorias Programadas
Auditorías de
100%
Gestión
Nacional
Auditorías
67%
Extraordinarias
Auditorías de
98%
Gestión
Bogotá
Auditorías
N.A
Extraordinarias
Auditorías de
100%
Gestión
Medellín
Auditorías
N.A
Extraordinarias
Auditorías de
100%
Gestión
Manizales
Auditorías
100%
Extraordinarias
Auditorías de
96%
Gestión
Palmira
Auditorías
N.A
Extraordinarias

TOTAL 94%

3

1.2 Formación de Auditores Internos

Con relación a la cantidad de auditores formados, la Sede Medellín presenta un alto
número de auditores, 92 todos antiguos, y Palmira tiene el menor número de auditores 32,
seguido por el Nivel Nacional con 42, Bogotá con 44 y Manizales con 55.

El total de auditores nuevos que ingresaron en el 2010 es de 191, con relación a 2011
solo fueron 27, bajo en un 86%.

Total de auditores que recibieron capacitación en el 2010 es de 288, en el 2011 bajó, 265
auditores capacitados, bajo en un 7%. Ver Tabla 2. Consolidado de Formación de auditores
internos reportados por las Sedes.

Lo anterior evidencia que el número de auditores tiende a estabilizarse teniendo en
cuenta aquellos que después de su primera experiencia decidieron continuar fortaleciendo
sus competencias.

También es importante considerar que para la vigencia 2012, se continuará reforzando
aquellos aspectos débiles que fueron evaluados por los auditados a los auditores y su
entrenamiento por especialidad.

Tabla 2. Consolidado de Formación de auditores internos reportados por las
Sedes.

No. SENSIBILIZACIÓN
No. NUEVOS
NODOS AUDITORES
AUDITORES
(Nuevos - Antiguos)

Nacional 0 42

Bogotá 0 44

Medellín 0 92

Manizales 27 55

Palmira 0 32

TOTAL 27 265
Fuente: Datos tomados del formato -FT-14.002.011 Informe de Revisión por la Dirección de cada una de las sedes.

4

1.3 Hallazgos de las Auditorias Internas

Acorde a los resultados de las auditorias realizadas del premio de mejor gestión se
evidencia que el factor de mayor impacto es Mejoramiento Efectivo del Servicio, el cual
tiene un total de 76 hallazgos, que representan un 36% del total 209, seguido por Planes
de Mejoramiento con 41 hallazgos (20%) y Modelos Mentales con 33 Hallazgos (16%).

A lo anterior se debe considerar que los Equipos de Gestión hicieron un gran esfuerzo en
el proceso de diseño del Modelo del Mejoramiento Efectivo del Servicio, sin embargo un
30% de dichos Equipos no implementaron la totalidad de los elementos como: la
medición de la satisfacción del usuario, el portafolio de servicios y los planes de
mejoramiento para los atributos derivados de los resultados de las encuestas de
satisfacción realizadas calificados inferior a 4. Ver Tabla 4. Consolidado de los resultados
de auditoria por Equipos de Gestión 2011.

Tabla 3. Consolidado de los resultados de auditoria por Equipos de Gestión 2011.

INDICADOR: No. de Hallazgos generados de la Auditoria en el año actual
No. de hallazgos generados de las auditorias realizadas en el actual

FACTORES DEL PREMIO Nacional Bogotá Medellín Manizales Palmira TOTAL PORCENTAJE

Planes de mejoramiento 7 9 5 16 4 41 20%
Gestión del Gestión del riesgo 3 3 3 6 3 18 9%
Mejoramiento
en los EG Mejoramiento efectivo del servicio 6 4 28 31 7 76 36%
Planeación operativa 0 0 0 1 1 0%
Compromiso de dirección 9 0 15 7 31 15%

Cultura de Modelos mentales 3 7 2 21 0 33 16%
Mejor Gestión Olimpiadas de autocontrol 0 0 0 7 7 3%
Programa de reciclaje y disminución del
consumo de papel
1 0 1 0 2 1%
TOTAL 19 33 38 90 29 209 100%
Fuente: Datos tomados del formato -FT-14.002.011 Informe de Revisión por la Dirección de cada
una de las sedes.

En cuanto a los resultados generados por las Auditorias a los Equipos Macroproceso cuyo
objetivo fue evidenciar el fortalecimiento de los mismos en diferentes factores como:
- Constitución formal de equipo de macroproceso con los respectivos canales de
comunicación.
- Validación de la caracterización del Macroproceso y el despliegue de
procedimientos
- Implementación de los procedimientos estandarizados del Macroproceso

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- Estandarización con la verificación de la existencia de controles en los
procedimientos del Macroproceso
- Identificación del portafolio de bienes y/o servicios del Macroproceso, definiendo
mínimo tres (3) de mayor impacto para los usuarios.
- Definición y mejoramiento de la cadena de valor del bien o servicio seleccionado
del Macroproceso.
- Modelación de los procedimientos que conforman la cadena de valor.
- Construcción en línea de un bien y/o servicio a partir de la cadena de valor
modelada.

Se generaron 34 no conformidades y 32 observaciones, en los cuales se pudo evidenciar
que el elemento que presentó mayor número de hallazgos fue la Implementación de los
procedimientos estandarizados del Macroproceso, con un 23% sobre el número total de
hallazgos, elemento que se debe reforzar a nivel de todos los Macroprocesos durante el
2012.

En general, se concluyeron las siguientes fortalezas:

- Se identificó la importancia del trabajo por procesos, realizando continuas sesiones con
los equipos de gestión que conforman cada MP bajo el liderazgo y la coordinación del
Nivel Nacional.
-Se constituyeron los equipos de Macroproceso (EMP) entre el Nivel Nacional y el Nivel
de Sede.
-De los 64 procesos identificados inicialmente se actualizaron 45 caracterizaciones de
proceso, se mantuvieron 17 y se eliminaron 2 para un total actual de 62 procesos.
-Se simplificó a 686 el número de procedimientos en comparación con los 815 que
inicialmente se levantaron en periodo comprendido entre el 2008-2009. Avanzando en la
estandarización a la fecha de 302 procedimientos.

-De los procedimientos estandarizados se logró la implementación 184 procedimientos.
En las auditorias del 2011 se logró evaluar la implementación de 39 procedimientos
realizando 214 auditorias IN-SITU

-Los Macroprocesos utilizaron los espacios de reuniones de los Macroprocesos para
plantear mejoramientos a la Gestión diferentes a los temas definidos por el Premio 2010-
2011.

- Se definieron los servicios que prestan los diferentes procesos que componen los
Macroprocesos. Portafolio de Servicios.

-El análisis de la cadena valor de los servicios críticos de los Macroprocesos permitió

Ver Anexo1. Presentación de Resultados de Auditorias por Macroproceso 2011.

6

1.4 Acciones a tomar en la Gestión de Auditorias

Teniendo en cuenta los resultados obtenidos en cuanto a las Gestión de las auditorias
realzadas en la vigencia 2011, las actividades que se plantean como plan de
mejoramiento son:

- La realización de las auditorias pendientes.
- La actualización del procedimiento Auditorias Internas y sus respectivos formatos.
- Fortalecimiento en las competencias a través del plan de capacitación de
auditores para el 2012.
- Gestionar los hallazgos levantados con los Equipos de Gestión acorde a lo
establecido en el procedimiento Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y
Oportunidades de Mejora
- En lo relacionado con los factores o elementos evaluados del Premio de Mejor
Gestión para el 2012, todos se replantearán bajo el enfoque de requisitos mínimos
y la efectividad por proceso y/o Macroproceso.

7

2. RETROALIMENTACIÓN DE LOS USUARIOS

2.1 Sugerencias, quejas y reclamos y BuenTrámite

Teniendo en cuenta el indicador definido y los resultados reportados por las sedes, se
concluye que el 82% de los trámites recibidos en el año 2011 se cerraron en el mismo
año, y el 17% continua en proceso, atribuyendo dicha diferencia en gran parte al Buen
trámite, teniendo en cuenta su naturaleza, pues cada trámite que se recibe tiene un
tiempo indeterminado para su cierre dependiendo las instancias y mecanismos que se
requieran, para su solución y/o mejoramiento. Ver Tabla 6 Consolidado de la gestión de las
Sugerencias, Quejas y Reclamos y Buentrámite reportado por la sedes.

Tabla 4. Consolidado de la gestión de las Sugerencias, Quejas y Reclamos y
Buentrámite reportado por la sedes.

INDICADOR: % de INDICADOR: % de
trámites cerrados trámites en
No. DE TOTAL en el año proceso en el año
No. DE
No. DE TRÁMITES TRÁMITES
NODOS TIPO TRÁMITES
EN PROCESO SIN TRAMITES No. Trámites No. Trámites en
CERRADOS RECIBIDOS
CERRAR cerrados en el año proceso en el año
Total Trámites Total Trámites
recibidos en el año recibidos en el año

Nacional BuenTrámite 13 3 0 16 81% 19%

Quejas

Bogotá y Nivel
Reclamos 425 174 0 599 71% 29%
Nacional
Sugerencias

Bogotá BuenTrámite 3 4 0 7 43% 57%

Quejas 196 0 0 196 100% 0%

Reclamos 23 0 0 23 100% 0%
Medellín
Sugerencias 38 1 0 39 97% 3%

BuenTrámite 0 5 0 5 0% 100%

Quejas 122 4 0 126 97% 3%

Manizales Reclamos 46 0 0 46 100% 0%

Sugerencias 34 0 0 34 100% 0%

BuenTrámite 21 0 0 21 100% 0%

Quejas 29 7 13 49 59% 14%
Palmira
Reclamos 2 0 0 2 100% 0%

Sugerencias 5 0 0 5 100% 0%

BuenTrámite 2 1 0 3 67% 33%

TOTAL 959 199 13 1171 82% 17%

8


2.1.2 Acciones a tomar en cuanto a Sugerencias, Quejas y Reclamos y Buentrámite.

Como acciones de mejora en la gestión de las Sugerencias, Quejas y Reclamos se
realizará la gestión con las instancias correspondientes para la desagregación de las
mismas en el Nivel Nacional y Bogotá.

Así como también la definición de otros parámetros de medición, para dicha información.

2.2 SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS AÑO 2011

Como elemento del Mejoramiento efectivo del servicio en el Premio de Mejor Gestión, los
Equipos de Gestión construyeron sus encuestas de satisfacción a las cuales se
establecieron atributos o características de los servicios a evaluar, el 80% de los Equipos
obtuvieron resultados satisfactorios de 4 a 5 en la escala definida, lo cual indica como
primera medición base que el nivel de satisfacción de los usuarios encuestados es bueno,
es importante resaltar que a la vez se generaron los planes de mejoramiento asociados a
aquellos atributos calificados como inferiores.

Tabla 5. Consolidado de Porcentaje de Equipos de Gestión que aplicaron encuestas de
satisfacción con resultados satisfactorios en el 2011.

No. EQUIPOS DE GESTIÓN
INDICADOR: % EG que
QUE OBTUVIERON
No. EQUIPOS DE GESTIÓN QUE APLICARON aplicaron encuestas con
NODOS RESULTA DO
ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN EN EL AÑO resultados satisfactorios
SATISFACTORIOS EN LAS
ENCUESTAS REALIZADA S

Nacional 23 19 83%

Bogotá 32 23 72%

Medellín 28 15 54%

Manizales 26 25 96%

Palmira 26 26 100%

TOTAL 135 108 80%

9

3. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Teniendo en cuenta los resultados reportados por las sedes en la gestión de las acciones
correctivas(no conformidades), observaciones(acción preventiva) y oportunidades de
mejora, se encuentra un total de 573 planes de mejoramiento, de los cuales al 58% se
les realizó el respectivo cierre para la vigencia 2011, debido a que los tiempos
establecidos para los cortes de las actividades de los planes definidos, se establecieron
de manera tardía, teniendo en cuenta que los Equipos de Gestión iniciaron su
construcción a partir del segundo semestre del 2011, por lo tanto su cierre se dará como
mínimo al primer semestre del 2012 y no en la misma vigencia, quedando así el 42% de
las acciones programadas para ser cerradas en el 2012.

Tabla 8. Consolidado General del Número de planes de Mejoramiento 2010-2011. y Tabla 9.
Consolidado General del Porcentaje de eficacia de los planes de mejoramiento 2010-2011.

Es de destacar el avance que ha logrado la UN en la interiorización de la importancia de
generar planes de mejoramiento de diversas fuentes como Sugerencias, Quejas y
Reclamos, Resultados de la Revisión por la Dirección, Resultados de las Encuestas de
satisfacción a los usuarios y seguimiento y medición de procesos o servicios.

Tabla 6. Consolidado General del Número de planes de Mejoramiento 2010-2011

OPORTUNIDADES DE
NO CONFORMIDADES OBSERVACIONES
MEJORA
TOTAL TOTAL
NODOS TOTAL
ABIERTOS CERRADOS
No. No. No. No. No. No.
ABIERTO CERRADO ABIERTO CERRADO ABIERTO CERRADO

Nacional y
Sedes de 29 10 1 0 53 39 83 49 132
Presencia Nal.

Bogotá 16 2 0 3 30 17 22 68 68

Medellín 24 5 2 3 38 13 21 84 85

Manizales 28 50 14 33 92 41 134 124 258

Palmira 6 0 0 0 18 6 24 6 30

TOTAL 103 67 17 39 231 116 284 331 573
una de las sedes.

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Tabla 7. Consolidado General del Porcentaje de eficacia de los planes de mejoramiento
2010-2011.

INDICADOR EFICACIA DE LA GESTIÓN DE ACCIONES:
% de Cierre de Acciones Generadas 2011
NODOS
% DE CIERRE DE NO % DE CIERRE DE % DE CIERRE DE
% DE CIERRE DE PLANES DE
CONFORMIDADES/ACCION OBSERVACIONES/ACCION OPORTUNIDADES DE
MEJORAMIENTO
ES CORRECTIVAS ES PREVENTIVAS MEJORA
Nacional y
59% 0% 47% 53%
Sedes de
Bogotá 25% 100% 61% 62%
Medellín 36% 60% 32% 42%
Manizales 64% 72% 34% 57%
Palmira N/A N/A 75% 75%
58%

NC cerradas año vigente con fechas OBS cerradas año vigente con fechas OM cerradas año vigente con fechas
No. Acciones Totales Cerradas año vigente con fecha de cierre
de cierre año vigente / (Total NC de cierre año vigente / (Total OBS de cierre año vigente / (Total OM
TOTAL año vigente / No. Acciones Generadas con fecha de cierre año
generadas año vigente - Total NC con generadas año vigente - Total OBS con generadas año vigente - Total OM con
vigente
fechas de cierre no vencidas) fechas de cierre no vencidas) fechas de cierre no vencidas)

una de las sedes.

3.2 ACCIONES A TOMAR EN PLANES DE MEJORAMIENTO

Conforme a los resultados obtenidos se evidencia la necesidad de levantar las acciones
correctivas asociadas al no cumplimiento de las actividades definidas en los planes del 2011,
con el fin de ejecutarlas y realizar el cierre respectivo.

También es importante fortalecer el seguimiento a las acciones ya definidas por parte de los
responsables asignados, así como la adopción del módulo de acciones del Simege electrónico
para la inclusión de todas las acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora de
las fuentes que aplique y la socialización del procedimiento recientemente actualizado.

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4. GESTIÓN DEL RIESGO

El 97% de la totalidad de los Equipos de Gestión de todas las sedes construyeron 447 mapas
de riesgo y 1371 planes de tratamiento en los respectivos módulos del Simege electrónico
asociados a la totalidad de los procesos institucionales, evidenciándose una mayor adopción
en cuanto a su conocimiento e importancia.

Durante la vigencia 2011 se presentó un avance representativo en la evaluación de la gestión
del riesgo, ya que se definieron los parámetros para evidenciar la gestión efectiva del riesgo,
en lo relacionado con controles, valoración del riesgo y ejecución de los planes de tratamiento,
estableciendo indicadores como:

-Porcentaje de disminución de riesgos significativos identificados del 2010-2011, el cual se
consolidó acorde a los resultados por las sedes en un 34%, disminución que se asocia al
fortalecimiento de los controles teniendo en cuenta el aumento del número de procedimientos
estandarizados en los procesos de la UN, así como el aporte de las acciones definidas y
ejecutadas en los planes de tratamiento del 2010, también es importante citar que muchos de
los riesgos identificados fueron replanteados acorde a la gestión actual del proceso. Ver tabla
11. Consolidado de Porcentaje de Riesgos minimizados 2010-2011

-En cuanto a los controles un 55% de ellos se calificación como efectivos en el Simege
electrónico, para lo cual se plantea mediante factor del Premio de Mejor Gestión 2012,
que los controles definidos sea evaluado INSITU su efectividad. Ver Tabla 12 Consolidado
de Porcentaje de efectividad de los controles definidos en los riesgos identificados en el
2011.

-En lo relacionado al nivel de cumplimiento de los planes de tratamiento del 2010, el 83 %
de los planes de tratamiento se ejecutaron, el 17% faltante se replanteó para realizar
durante la vigencia 2011. Ver tabla 13 Consolidado del Porcentaje de eficacia de los planes
de tratamiento del 2010.

De otro lado en cuanto a la valoración otorgada a los riesgos para la vigencia del 2011 en
la totalidad de los procesos se identificaron que solamente de 1264 riesgos identificados
el 5% se calificaron como inaceptables y que el mayor porcentaje, el 40% fue valorado
como moderado.Ver Tabla 10. Reporte de Riesgos según su valoración 2011.

El 40 % se calificó como moderado(20).

-El 31 % de los riesgos se calificaron en la escala de moderado, tolerable y aceptable.

El mayor número de mapas de riesgo se asociaron al proceso de Gestión de la Actividad
Académica.

Los riesgos con valoración más crítica se asociaron al proceso de Desarrollo de las
Modalidades de Extensión

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Tabla 8.Reporte de Riesgos según su valoración 2011.

REPORTE DE RIESGOS SEGÚN SU VALORACION
DESCRIPCION NUMERO PORCENTAJE
NUMERO TOTAL DE
RIESGOS
IDENTIFICADOS 1264

INACEPTABLES 59 5
IMPORTANTE(40) 194 15

IMPORTANTE (30) 114 9

MODERADO(20) 501 40
MODERADO(15) 22 2
TOLERABLE 268 21
ACEPTABLE 106 8

*Fuente: Simege Electrónico Módulo Riesgos

Tabla 9. Consolidado de Porcentaje de Riesgos minimizados 2010-2011
% DE RIESGOS
MINIMIZADOS
(%)
((Número de
riesgos
No. DE RIESGOS significativos
No. TOTAL DE No. DE RIESGOS identificados en el
SIGNIFICATIVO
RIESGOS SIGNIFICATIVOS 2010 - Número de
SEDES S riesgos
IDENTIFICADO IDENTIFICADOS
IDENTIFICADO significativos
S* EN EL 2011*
S EN EL 2010 identificados en el
2011) / Número de
riesgos
significativos
identificados en el
2010) * 100

Nacional 243 385 202 48%

Bogotá 502 124 124 0%

Medellín 176 176 176 0%

Manizales 233 188 109 42%

Palmira 110 489 86 82%

1264 1362 697 34%

una de las sedes.

13

Tabla 10. Consolidado de Porcentaje de efectividad de los controles definidos en los riesgos
identificados en el 2011.

N Ú M ERO D E % DE
NÚM ER O TOTA L D E
C O NTRO LES E F E C T IV ID A D D E
SE D E S CO NTRO LES
E V A LU A D O S L O S C O N TR O LE S
D E F IN ID O S E N E L 2 01 1 *
C O M O E F E C T IV O S * D E F IN ID O S *

N a cio n al 488 4 33 8 9%

B og o tá 1240 3 45 2 8%

M e d e llín 392 3 70 9 4%

M a n izale s 105 45 4 3%

P a l m ir a 120 1 00 8 3%

2 3 45 1293 5 5%


Tabla 11. Consolidado del Porcentaje de eficacia de los planes de tratamiento del
2010.

EFICACIA DE LOS PLANES DE PLANES DE MEJORAMIENTO DE
TRATAMIENTO EN EL 2010 MATERIALIZACIÓN DE RIESGOS

% DE CUMPLIMIENTO DE LAS
ACCIONES DESCRITAS EN LOS PLAN
SEDES ES DE TRATAMIENTO PARA
ADMINISTRAR LOS RIESGOS EN EL No. DE PLANES DE MEJORAMIENTO
AÑO 2010 (Acciones correctivas generadas por la
(Cantidad de acciones ejecutadas para materialización del riesgo)
administrar los riesgos en el 2010 /
Cantidad de acciones programadas para
administrar los riesgos en el 2010) * 100

Nacional 91% 0
Bogotá 92% 3
14
Medellín 69% 2
Manizales 70% 0
Palmira 93% 0

83% 5


4.2 ACCIONES A TOMAR EN GESTIÓN DEL RIESGO

Los Equipos de Gestión que construyeron sus respectivos planes de tratamiento del 2011,
deben realizar el respectivo seguimiento y cierre acorde a las fechas establecidas.

Actualización de la Guía de Administración del Riesgo acorde a los nuevos lineamientos del
DAFP.

Para la vigencia 2012 se establecerá a través del factor de Gestión del Riesgo para el Premio
Mejor Gestión 2012, la definición de los mapas de riesgo por proceso a nivel de Sede e
Institucional y la evaluación INSITU de los controles definidos.

15

5. FALLAS EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Los macroprocesos misionales de Investigación, Extensión y Formación, iniciaron el
proceso de identificación de las fallas en la prestación del servicio con base en la
definición de las características de su servicio estratégico, las cuales se concretaron en
las Fichas Técnicas de Servicio, lo cual implicó definir un plan de acción para su
respectiva socialización y adopción en todos los niveles aplicables de Sede y Facultad
acorde a las responsabilidades precisadas, el cual se encuentra en un 50% de avance en
implementación.

5.1 ACCIONES A TOMAR EN LA GESTIÓN DE LAS FALLAS EN LA PRESTACIÓN
DEL SERVICIO

Con base en el plan definido para el 2012 se continuará trabajando en la identificación,
registro y consolidación de las fallas reportadas asociadas a la prestación del servicio en
los macroprocesos misionales e iniciar con los macroprocesos de apoyo que impactan
directamente en la satisfacción de la comunidad universitaria.

16

6. CUMPLIMIENTO DE METAS EN LA PLANEACIÓN OPERATIVA POR
MACROPROCESO (DESEMPEÑO DE PROCESOS)

A través del Sistema de planeación operativa el Sistema de Mejor Gestión UN SIMEGE se
evalúo el cumplimiento de las metas definidas en los procesos y macroprocesos de la
Universidad Nacional de Colombia, considerando un resultado mínimo de cumplimiento
del 75% sobre el valor de la meta establecida.

Para la vigencia 2011, se obtuvo en promedio un porcentaje del 79% de cumplimiento de
todos los Macroprocesos, teniendo en cuenta los siguientes criterios de evaluación al
cumplimiento de las metas:

DESCRIPCIÓN DE LOS RANGOS DE CUMPLIMIENTO METAS DE LA PLANEACIÓN
OPERATIVA:

o MENOR O IGUAL AL 60% TENDENCIA DESFAVORABLE INCUMPLIMIENTO
DE META

o ENTRE 61% AL 74,9% TENDENCIA DESFAVORABLE INCUMPLIMIENTO DE
META

o ENTRE 75% AL 85% TENDENCIA FAVORABLE EN EL CUMPLIMIENTO
BÁSICO DE LA META

o ENTRE 85% AL 100 % TENDENCIA FAVORABLE CON CUMPLIMIETO
SUPERIOR DE LA META

17

Teniendo en cuenta los datos anteriormente citados, los Equipos de Gestión asociados a
los Macroprocesos y/o procesos que no cumplieron deberán generar las acciones
correctivas pertinentes.

Es importante citar que la Sede Bogotá administra el Sistema de Planeación Operativa a
través de la Matriz de planeación operativa donde se reportó en promedio un desempeño
del 84% de cumplimiento y la Sede Manizales quien sustenta el desempeño de sus
procesos a través del cuadro de control de indicadores de gestión, en un 91% en
promedio de la totalidad de los procesos.

De otro lado, un tema importante a considerar es el porcentaje de seguimiento a la
inclusión de las metas propuestas de la planeación operativa que en su totalidad fue del
98,9% de los Equipos de Gestión de todas las sedes, lo cual evidencia un alto nivel de
compromiso y responsabilidad para el reporte de las mismas.

Ver Anexo 2. Reporte de cumplimiento por proceso de la Matriz de planeación Sede
Bogotá 2011.

Ver Anexo 3. Reporte de cumplimiento por proceso del Sistema de Planeación
Operativa 2011.

Tabla 12. Consolidado de desempeño de los Macroprocesos de la Universidad
Nacional de Colombia del Sistema de Planeación Operativa SIPLO
Porcentaje
TOTAL CUMPLIENTO CUMPLIENTO
de
MACROPROCESO METAS X META I X META II
cumplimiento
PROPUESTAS SEMESTRE SEMESTRE
año 2011
FORMACIÓN 329 77% 85% 81%
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA 297 84% 88% 86%
GESTIÓN DE LABORATORIOS 337 82% 93% 88%
MACROPROCESO ESPECIAL CAJA DE
PREVISIÓN SOCIAL 3 100% 100% 100%
COMUNICACION 197 65% 64% 65%
EVALUACIÓN, MEDICIÓN, CONTROL Y
SEGUIMIENTO 106 80% 84% 82%
ESPECIAL UNISALUD 96 59% 76% 78%
BIENESTAR UNIVERSITARIO 302 70% 65% 67%
DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL 129 74% 90% 82%
GESTIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
BIBLIOTECARIOS 77 87% 77% 82%
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 104 59% 84% 71%
GESTIÓN JURÍDICA 32 88% 94% 91%
GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN
DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Y DE
TELECOMUNICACIONES Y GESTIÓN
DOCUMENTAL) 205 65% 81% 73%
EXTENSIÓN 171 51% 76% 63%
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES 61 56% 90% 73%
INVESTIGACION E INNOVACION 149 61% 84% 72%
DESARROLLO ORGANIZACIONAL 260 78% 83% 81%

18

TOTAL METAS POR
MACROPROCESO 2855 71% 79% 79%
Fuente:Sistema de Planeación Operativa SIPLO.www. http://168.176.5.156/unsiplo/

En cuanto al Porcentaje de cumplimiento de las metas definidas a nivel de Sede se
consolidaron los siguientes resultados:

Ver Tabla 13 Reporte consolidado de cumplimiento de metas por sede de la Planeación
Operativa.

Tabla 13. Reporte consolidado de cumplimiento de metas por sede de la Planeación
Operativa.
Porcentaje de
EQUIPOS CON METAS METAS NO METAS cumplimiento de
SEDE
PLANEACION TOTALES ALCANZADAS ALCANZADAS las metas
definidas
Nacional 26 574 135 460 80
Manizales 29 343 32 311 91
Medellín 29 670 166 503 75
Palmira 65 566 21 545 96
Orinoquia 11 214 17 197 92
Caribe 12 186 9 177 95
Amazonia 13 302 12 290 96
*Bogotá 28 974 156 818 84


*Reporte consolidado de metas de la Matriz de Planeación Operativa Sede Bogotá.

Conforme a lo anterior, la Sede que presentó mejor nivel de cumplimiento fue la Sede
Palmira a nivel de las Sedes Andinas y Amazonia y Caribe de las Sedes de Presencia
Nacional.

Distribución por tipo de indicador y Porcentaje de Cumplimiento

Tabla 14. Consolidado de cumplimiento por tipo de indicador

Tipo de Número de Proporción
Indicador indicadores %
Efectividad 144 5
Eficacia 2467 88
Eficiencia 203 7


Coherente con los resultados obtenidos, la mayor proporción de indicadores que son los
de eficacia son los que presentan menor porcentaje de cumplimiento.

19

A lo cual se muestra la necesidad de fortalecer en los procesos la asociación de
indicadores de eficiencia y efectividad.

6.1 ACCIONES A TOMAR EN CUANTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS DE LA
PLANEACIÓN OPERATIVA EN LOS MACROPROCESOS DE LA UN

Se concretan las siguientes actividades asociadas al desempeño de los procesos
en el marco del Sistema de Mejor Gestión para el 2012.

- Mejoramiento del Sistema de Planeación Operativa SIPLO

- Fortalecer la formulación de la planeación operativa en los Equipos de Gestión.

- Definición y construcción de indicadores por proceso institucional.

- Construcción de los planes de mejoramiento (acciones correctivas) asociado al
incumplimiento de las metas reportadas.

20

7. CUMPLIMIENTO DE LAS METAS EN LA PLANEACIÓN OPERATIVA
ASOCIADO A LOS OBJETIVOS DE MEJOR GESTIÓN

Los Objetivos de Mejor Gestión se encuentran articulados al Plan Global de Desarrollo el
cual se formula cada tres años (2010-2012) y de la misma manera a las líneas y
programas que los sustentan es por ello que los resultados de las metas establecidas en
la Planeación Operativa se articulan en un nivel operativo con las actividades definidas en
todas las áreas, dependencias y procesos de la UN

Es importante aclarar que el cumplimiento global de los Objetivos de Mejor Gestión se
determina cuando culmine el Plan Global de Desarrollo en conjunto con los resultados
de los indicadores que lo sustentan.

Acorde al reporte generado del Sistema de Planeación Operativa para el 2011, se
evidenció los siguientes porcentajes de cumplimiento asociados a los Objetivos de Mejor
Gestión: Ver Tabla 15. Reporte de cumplimiento de los objetivos de Mejor Gestión del
Sistema de Planeación Operativa SIPLO 2011.

Tabla 15. Reporte de cumplimiento de las metas en la planeación operativa a los
objetivos de Mejor Gestión 2011.
Nota: Incluye los resultados de la Matriz de Planeación Operativa 2011 de la Sede Bogotá.

Objetivos de Mejor Gestión Cumplimiento de Metas asociadas (2011)

1.Asegurar un bienestar universitario integral para el
desarrollo de la comunidad universitaria. 74%

2.Consolidar una universidad intensiva en investigación
comprometida con el proyecto de nación. 77%

3.Fortalecer continuamente el desarrollo institucional
mediante el mejoramiento continuo de sus procesos
académicos y administrativos y el aprendizaje de la 83%
organización en un marco multisedes.

21

4.Gestionar el desarrollo del talento humano en la búsqueda
de su articulación a los procesos de crecimiento y 71%
mejoramiento de la universidad.

5.Impartir una educación de alta calidad. 79%

6.Mejorar los niveles de transferencia del conocimiento a la
sociedad. 72%

7.Fortalecer en el ámbito internacional la presencia activa, el
reconocimiento y la visibilidad de la universidad. 66%


De los resultados anteriores se evidencia que el objetivo número tres “Fortalecer
continuamente el desarrollo institucional mediante el mejoramiento continuo de sus
procesos académicos y administrativos y el aprendizaje de la organización en un marco
multisedes” es el que mayor número de metas asociadas tiene y a la vez mejor
cumplimiento asociado, 83%, es decir a donde la mayoría de los procesos y/o equipos de
gestión de la UN asocian su gestión.

En contraste con el anterior, el objetivo número 7 “Fortalecer en el ámbito internacional la
presencia activa, el reconocimiento y la visibilidad de la universidad” que obtuvo un nivel
de cumplimiento del 66%, el cual es coherente con el resultado de cumplimiento de las
metas presentado por el Macroproceso al cual se asocia dicho objetivo.

22

8. ACCIONES DE SEGUIMIENTO

Cada sede reportó en sus respectivos informes el cumplimiento de las acciones definidas
en el 2010, a continuación se citan las que se establecieron, sin embargo desde la
Coordinación General las acciones generales para el Sistema de Mejor Gestión, se
materializaron en los factores y elementos del Premio Mejor Gestión del 2011.

Tabla 16. Consolidado de las acciones de seguimiento del 2010 por Nodo
Nodo Acción

Nivel Nacional Acompañamiento permanente
Articulación entre los diferentes niveles
Trabajo por Macroproceso
Implementación y Sostenibilidad de UN SIMEGE en las SPN
Bogotá Auditorias Internas
Acciones Correctivas y Preventivas
Sistema de Sugerencias, Quejas y Reclamos
Riesgos Actualizados
Desempeño de procesos
Estrategia de Comunicación
Control Documental
Medellín Divulgación de roles, alcance y logros de uN SIMEGE
Institucionalización del Premio
Mejoramiento de la Comunicación
Nivelación entre los 28 Equipos de Gestión
Manizales Sistema de Quejas y Reclamos
Gestión Ambiental
Agenda de Capacitaciones
Total : (70%)
Palmira Auditorias Internas UN SIMEGE
Planeación Operativa
Capacitaciones
Retroalimentación a los usuarios de Sugerencias, Quejas y Reclamos

Fuente: Informes de Revisión por la Dirección del 2010 presentado por las sedes.

23

9. CAMBIOS Y RECOMENDACIONES

CAMBIOS

En general los cambios identificados que podrían impactar la integralidad del Sistema
de Mejor Gestión UN SIMEGE serían:

-Cambios en el cuerpo directivo en la UN

- Implementación del Sistema de Gestión Ambiental.

RECOMENDACIONES

Todas las Sedes coincidieron en sus informes las siguientes recomendaciones:

- ENFOQUE POR MACROPROCESO

Dar continuidad en el trabajo iniciado por Macroproceso en todos los aspectos
aplicables al Sistema de Mejor Gestión teniendo en cuenta el avance ya realizado, ya
que se evidenció de manera positiva el mejoramiento de los canales de comunicación
y criterios de operación en los niveles aplicables.

- SIMEGE ELECTRÓNICO

Fortalecer las capacitaciones para dar sostenibilidad a los módulos del Simege
electrónico, ya que se claramente facilitaron la gestión de las auditorias, riesgos y
planes de mejoramiento en todos los niveles de la UN.

- FORTALECIMIENTO DEL CONTROL DOCUMENTAL

Definir estrategias que contribuyan al fortalecimiento del Control Documental, teniendo
en cuenta las deficiencias presentadas para su administración y consulta.

24

10. ACCIONES PARA EL 2012

Además de la descripción y análisis de cada una de las entradas de la REVISIÓN POR
LA DIRECCIÓN, se incluyeron las acciones a tomar, las cuales se encuentran definidas
en el plan de trabajo del Sistema de Mejor Gestión para el año 2012, es importante
resaltar que la Universidad ha implementado una estrategia de desarrollo organizacional,
denominado Premio de Mejor Gestión, en el cual incluye anualmente cada uno de los
elementos del Sistema de Mejor Gestión que deben ser implementados con su respectivo
énfasis y alcance.

El Premio de Mejor Gestión 2012, recoge no solo las falencias observadas en el ejercicio
de Revisión por la Dirección, sino además todos aquellos factores del Sistema de Mejor
Gestión que la Universidad considera fundamentales para avanzar en su consolidación y
desarrollo. De este modo, el énfasis está puesto en tres niveles de desarrollo y
evaluación a saber: Cumplimiento de requisitos mínimos, mejoramiento y efectividad, de
tal forma que corresponde a cada uno de los siguientes factores a implementar en cada
uno de estos tres aspectos, con el único objetivo de mejorar la eficacia, la eficiencia y
efectividad del Sistema de Mejor Gestión.

• . Gestión Documental

• Administración del Riesgo

• Compromiso y Responsabilidad del Grupo Directivo

• Planeación Operativa

• Mejoramiento efectivo del Servicio

25

• Medición y Análisis

• Planes de Mejoramiento

• Fortalecimiento de la Cultura de Mejor Gestión.

De manera complementaria, las Sedes, Nivel Nacional y la Coordinación General
construyeron los planes de mejoramiento respectivos para aquellos aspectos débiles
identificados como resultado de la Revisión por la Dirección del 2011.

En cuanto a la necesidad de recursos, el Sistema de Mejor Gestión ya cuenta con los
recursos asignados como proyecto para el 2012, su continuidad y sostenibilidad se
institucionalizará creando la dependencia respectiva de Dirección Nacional de Desarrollo
Organizacional.

26

11. CONCLUSIONES

Al terminar el presente informe se puede concluir que:

o No se requiere ajustar o cambiar la política de mejor gestión y los objetivos de la
mejor gestión teniendo en cuenta que se evidencia que son adecuados y se
encuentran adoptados por parte de la Comunidad Universitaria.

o El Sistema de Mejor Gestión es adecuado porque:

Da respuesta a las necesidades de desarrollo institucional de la Universidad, en la medida
en que ha cimentado la cultura sobre el compromiso ético, el desarrollo gerencial, trabajo
en equipo y una gestión de calidad y de servicio.

Ha permitido a la universidad dar respuesta a las objeciones encontradas por los
organismos de control del Estado y prevenir la ocurrencia de nuevas no conformidades
dentro el Sistema de Mejor Gestión.

Ha fundamentado su desarrollo sobre el compromiso y formación de los grupos directivos
brindándoles formación, acompañamiento y desarrollo de manera sostenida en el tiempo.

Ha asegurado la gestión de su operación sobre la implementación de procesos y
procedimientos mejorados y estandarizados en mas de un 50% de estos.

Ha desarrollado he implementado un módulo de servicio que estructurado e
implementado para dar respuesta a las necesidades de los usuarios a través de la
racionalización de los ciclos de servicio, definición de matrices de servicio,
implementación de protocolos de atención y planes de mejoramiento nacidos de la
medición de la satisfacción de los usuarios.

o El Sistema de Mejor Gestión es conveniente porque:

27

Ha trazado una ruta de desarrollo que se ha incorporado en el imaginario cultural de la
organización, desde la interiorización de un lenguaje de gestión y control hasta la
aceptación e implementación de un libreto que orienta el accionar para el logro de los
objetivos institucionales presente hoy en la vida organizacional.

La disciplina del mejoramiento se ha enclavado en la organización anclada no solo en la
construcción de acciones de mejoramiento, sino además en el estricto registro, control y
seguimiento de manera autorizada.

La capacidad de autoevaluación que ha adquirido la organización, observable y medible
en la preparación y disposición y recibo anual de las auditorias Interna que recibe todas
las instancias administrativas, las que son seguidas de construcción de planes de
mejoramiento que implementa y tiene bajo control.

o El Sistema de Mejor Gestión es eficaz porque:

Ha logrado su implementación en todos y cada de los debes de las normas
NTCGP:1000:2009 y el Sistema Estándar de Control Interno MECI, el cual ha sido
evaluado por distintos órganos de control recibiendo calificaciones por encima del 98% en
el cumplimiento de los requisitos.

Del mismo modo, la evaluación independiente realizada por la Oficina Nacional de Control
Interno ha realizado en el Índice de Efectividad una medición que recoge la percepción
que posee la Comunidad Universitaria sobre el proceso de implementación del Sistema
de Mejor Gestión de la Universidad, en cuyo resultado recibió una catalogación de bueno.

o El Sistema de Mejor Gestión es eficiente porque:

La eficiencia del sistema de Mejor Gestión de la Universidad se puede observar en la
capacidad de su implementación con los recursos que le han sido asignados y en los
tiempos definidos para tal fin.

o El Sistema de Mejor Gestión es efectivo porque:

La efectividad del Sistema de Mejor Gestión en la Universidad fue medida por el Índice
de efectividad que realizó la Oficina Nacional de Control Interno a través de encuesta de
percepción a una muestra de 11000 miembros de la comunidad universitaria, cuya
calificación la colocó en un rango bueno.

28

_____________________________

Revisado y Aprobado (Original Firmado)

Rector de la Universidad Nacional de Colombia

Moisés Wasserman

Tabla 16. Consolidado de resultados de los indicadores de la Revisión por la
Dirección 2011.
ELEMENTO DE INDICADORES DE
RESULTADO OBTENIDO
ENTRADA REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN 2011

Auditorias Eficacia de las Auditorias
Internas 94%

Número de Hallazgos de las
Auditorias Internas 275 Hallazgos
209 en Mejoramiento y

66 en Consolidación del Macroproceso
Retroalimentación Porcentaje de Tramites
atendidos (Sugerencias, 82%
con el usuario
Quejas, Reclamos y
BuenTrámite)

Porcentaje de Equipos de
Gestión que aplicaron la 80%
encuesta con resultados

29

satisfactorios

Planes de Porcentaje de Eficacia de los
Planes de Mejoramiento 58%
Mejoramiento
Total planes de mejoramiento
573
Gestión del Riesgo Gestión Efectiva del Riesgo
34%
Porcentaje de Riesgos
minimizados 2010-201

Porcentaje de eficacia de los
planes de tratamiento 83%

Desempeño de los Porcentaje de Cumplimiento
79%
Macroprocesos de las metas de planeación
operativa de los
Macroprocesos del 2011

LISTADO DE ANEXOS

Anexo 1 . Presentación de Resultados de Auditorias por Macroproceso 2011.

Anexo 2. Reporte de cumplimiento por proceso de la Matriz de planeación Sede
Bogotá 2011.

Anexo 3. Reporte de cumplimiento por proceso del Sistema de Planeación
Operativa 2011.

Anexo 4 Informe de Revisión por La Dirección Sede Bogotá

Anexo 5 Informe de Revisión por La Dirección Nivel Nacional y Sedes de Presencia
Nacional

Anexo 6 Informe de Revisión por La Dirección Sede Medellin

Anexo 7 Informe de Revisión por La Dirección Sede Palmira

Anexo 8 Informe de Revisión por La Dirección Sede Manizales

Anexo 9 Presentación Consolidación y Análisis de Revisión por la Dirección 2011

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