1. TECNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Los analistas utilizan una variedad
de métodos a fin de recopilar los
datos sobre una situación existente,
como entrevistas, cuestionarios,
inspección de registros (revisión en
el sitio) y observación. Cada uno
tiene ventajas y desventajas.
Generalmente, se utilizan dos o tres
para complementar el trabajo de
cada una y ayudar a asegurar una
investigación completa.
Para llevar a cabo un trabajo de
investigación el investigador cuenta
con gran variedad de métodos para
diseñar un plan de recolección de datos. Tales métodos varían de acuerdo con
cuatro dimensiones importantes: estructura, confiabilidad, injerencia del
investigador y objetividad. La presencia de estas dimensiones se reduce al mínimo
en los estudios cualitativos, mientras que adquieren suma importancia en los
trabajos cuantitativos, no obstante el investigador a menudo tiene la posibilidad de
adaptar la estrategia a sus necesidades. Cuando la investigación está altamente
estructurada, a menudo se utilizan instrumentos o herramientas para la
recolección formal de datos.
Las tres principales técnicas de recolección de datos son:
1. Entrevistas
2. La encuesta
3. La observación
4. Sesión de grupo.
5. Cuestionario
6. Diagrama de Flujo

2. LA ENTREVISTA
La entrevista, desde un
punto de vista general, es
una forma específica de
interacción social. El
investigador se sitúa frente
al investigado y le formula
preguntas, a partir de cuyas
respuestas habrán de surgir
los datos de interés. Se
establece así un diálogo,
pero un diálogo peculiar,
asimétrico, donde una de
las partes busca recoger
informaciones y la otra se
nos presenta como fuente
de estas informaciones.
Una entrevista es un dialogo en el que la persona (entrevistador), generalmente un
periodista hace una serie de preguntas a otra persona (entrevistado), con el fin de
conocer mejor sus ideas, sus sentimientos su forma de actuar.
EL ENTREVISTADO
Deberá ser siempre una persona que interese a la comunidad. El entrevistado es
la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que transmitir.

3. EL ENTREVISTADOR
Es el que dirige la entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado y el
tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la entrevista. La entrevista es
también información y reportaje, las entrevistas pueden ser reales o imaginarias.
Las reales presentan a una o más personas reales que responden a una serie de
preguntas formuladas por un entrevistador.
Las imaginarias son las que una persona adopta el papel del entrevistado artista,
escritor y el otro el de entrevistado puede ser un personaje histórico o literario, y el
entrevistador es el mismo o algún otro personaje.
PARTES DE UNA ENTREVISTA.
La presentación suele ser breve, pero no suficientemente informativa. En ella no
se habla del entrevistado, sino del tema principal de la entrevista.
El cuerpo de la entrevista está formado por preguntas y las respuestas. Es
importante elegir bien las preguntas para que la entrevista sea buena, las
preguntas deben ser interesantes para él público, y adecuadas para el
entrevistado trasmita sus experiencias. También deben ser breves, claras y
respetuosas. El cierre de la entrevista debe ser conciso. El entrevistador puede
presentar un resumen de lo hablado o hacer un breve comentario personal.
LO QUE DEBE SER Y LO QUE NO DEBE SER UNA ENTREVISTA.
Ambiente personas y dialogo.
Una entrevista debe ser simple reflejo
de lo que ha sido. Condiciones
necesarias, saber describir el
ambiente, saber ver que la persona
con quien nos entrevistamos y
dominar el dialogo.

4. Para la entrevista se pueden seguir dos métodos:
 Impresionista
 Expresionista.
El impresionismo: nos dará como una visión instantánea en la que recogen
aquellos rasgos y detalles que destacan del conjunto, lo más llamativo es lo que
nosotros, por eliminación de lo accesorio, cuando al paso del tiempo, se va
borrando nuestra memoria todo lo que interesa verdaderamente. Se es
impresionista por temperamento.
En el periodismo: conviene la técnica impresionista, el expresionismo para la
entrevista de cierta altura, la que de be periódicamente, de cuando en cuando, a
personalidades relevantes que exigen un estudio profundo meditado.
NO RECARGAR DEMASIADO
Un hombre no es una simple suma
de rasgos. Lo que interesa es su
alma, un carácter que se refleje en
algunos de esos rasgos. Lo que
interesa, en realidad son los rasgos
son principalmente los ojos, la boca y
las manos.
NO NOS QUEDA UN
RECURSO:
Estudiar las manos del hombre
escurridizo que tengamos ante
nosotros.
En las manos, si sabemos mirarlas, encontraremos más de una vez el verdadero
carácter del hombre que estamos observando: si no son huesudas, sí alargadas, y
cortas y macizas, sí lánguidas o enérgicas.

5. Las manos hablan lo mismo que se hallan serena quietud como si están en pleno
y agitado movimiento, sin que lo sepa su dueño nos descubren el modo más
íntimo de su ser.
Como tercer elemento fundamental de la entrevista nos queda el dialogo. En la
entrevista lo que nos interesa, no solo lo que dice el personaje de turno, si no
como lo dice. El secreto de este como reside en el matiz. Sin el dialogo carece de
vida de dos maneras: Puntuando bien las frases y periodos, de modo que una
coma, un punto y coma, un signo de admiración o puntos suspensivos reflejen el
tono de lo que se nos dijo.
Otra imperiosa vigencia en el dialogo de la entrevista es la selección, para
quedarnos estrictamente significativo.
EL ARTE DE PREGUNTAR
En el modo periodístico se ha impuesto
un tipo de intervención a base
exclusivamente de preguntas y
respuestas, simple dialogo sin matiz
alguno. El sistema se ha impuesto por
que este procedimiento informativo es
el que más fácil redacción de todos. No
exige demasiada preocupación literaria
ni hay que preocuparse muchos por
darles formas a las frases.
Pero lo bueno es enemigo de lo fácil. Y
así resulta que este tipo de entrevistas
standard, es el personaje entrevistado
se esfuma.
Una entrevista no debe hacerse para que el entrevistador luzca con facilidad
interrogatorio lo que debe buscar es la fuerza de la personalidad. Y un hombre no
se le descubre a la fuerza para interrogarle, si dejándole hablar, que es lo mismo.
Hay pues, que saber preguntar en su momento y saber callar cuando es la
ocasión lo exige.
La entrevista ha de ser reflejo del dialogo, que nunca exclusivamente una suma de
preguntas y respuestas, sino algo más complejo: afirmaciones, negaciones,
titubeos, gestos y reservas.

6. PREGUNTAS ABIERTA Y CERRADAS
La aplicación de un examen toma
menos tiempo y esta es la razón
para que sean tan populares en
los “quices”.
La aplicación del examen toma
más tiempo, particularmente si lo
que se exige es un ensayo
relativamente elaborado.
En términos totales de tiempo de
corrección son apropiadas para
clases con muchos estudiantes.
En términos de tiempo total de
corrección es preferible para
grupos de pocos estudiantes.
SE DEBEN TOMAR NOTAS
El tomar notas, depende del momento,
del interlocutor, de nosotros mismos.
Pero muy buena retentiva que se tenga,
siempre convendrá tomar alguna rápida
nota (más o menos disimulada o,
terminada la entrevista, al salir a la
calle). Tales notas nos servirán para

7. recordar un gesto, una frase, algo característico.
Otras veces, en un cambio, no preciso recurrir apenas a las notas, por lo que
nuestro interlocutor se presta más al trabajo de síntesis que al análisis.
Lo que sí es imperativo, antes de coger un lápiz, es estudiar rápidamente a la
persona entrevistada para saber cómo reacciona. Hay quien nada más al ver ante
sí el cuaderno de notas del periodista advierte la responsabilidad de la palabra
escrita y adopta inmediatamente una actitud doctoral, casi siempre es falsa. Otras
personas especialmente los científicos hablan con más aplomo y seguridad
cuando ven funcionar una pluma del periodista, saben que si se evita la posibilidad
de error en la interpretación de sus manifestaciones.
De Emil Ludwig se cuenta que, antes de entrevistarse con un personaje celebre.
Procuraba hablar con el enemigo o contrincante profesional, político o ideológico
de aquel. De este modo, el biógrafo conseguía a alguien le hablase m al de
aquella persona con quien pensaba entrevistase, conocía así sus defectos, a
veces reveladores. Para su futuro estudio psicológico.
Para este procedimiento no es conveniente siempre ir en blanco a la entrevista.
Cuando ignoramos todo una persona, puede engañarnos las apariencias. Saber
un poco ayuda a enjuiciar, pero tampoco debe dejarse influir demasiado la opinión
ajena.
Las entrevistas en el mundo periodístico se suele llamar entrevista lo que en
realidad, es pura y simple encuesta, es decir a una serie de preguntas y
respuestas, mejor o peor hilvanadas. Es recomendable sustituir tan insustanciales
encuestas por el procedimiento informativo en vez de llenar cartillas y cuartillas
con preguntas y respuestas, la mayoría insignificantes, más vale resumir lo que se
nos haya dicho sobre un tema determinado, directamente expuesto sobre lo que
se escribe, solo cederemos la palabra al interlocutor, es decir que produciremos lo
que dijo textualmente, cuando así lo exija la responsabilidad de una afirmación o el
valor psicológico, el modo de expresarse, en un momento determinado.
La interviene ha de ser lo más objetiva posible. Al personaje objeto de nuestra
dialogo hay que mostrado con fidelidad y sinceridad, pero también con toda
corrección si por azar nos tropezáramos alguna vez con un tipo extraño, como un
hombre en el que si que queremos reflejarlo tal como es, procuraremos que sea el
propio entrevistado quien se define a través de sus palabras o gestos de tal
manera que sin nosotros nada el lector descubra por si mismo los vicios las
virtudes de la persona a quien presentamos.

8. De este modo el escritor, notario, en este caso de la realidad, de lo que ven sus
ojos salva su responsabilidad perfectamente, sobre todo si fue objetivo y
ponderamos en su exposición.
Finalmente se dan casos en que por razones especialísimas, el entrevistado le
conviene aparecer como una figura más del cuadro que describe, es decir,
aparecer más bien como actor que como autor, se impone entonces el reportaje
de la intervención, aquí el escritor se ve a sí mismo como otro personaje más del
escenario que sus ojos contemplan.
Lo expuesto hasta aquí más vale exclusivamente para la entrevista, digamos
psicológica, es decir, aquella que intenta rebelar quien es y cómo es un apersona
determinada. No siempre es preciso ni perceptivo retratar a un tipo humano como
lo haría un novelista.
En realidad lo más frecuente en el campo de la información, en estos casos es la
técnica es la propia del reportaje. Al reportaje se le presenta aquí como, si no por
el que lo que vale en este caso la ciencia, no la personalidad científica.
LA ENCUESTA
Una encuesta es un conjunto
de preguntas normalizadas
dirigidas a una muestra
representativa de la población o
instituciones, con el fin de
conocer estados de opinión o
hechos específicos.

9. Tipos
Las encuestas tienen por objetivo obtener
información estadística indefinida,
mientras que los censos y registros vitales
de población son de mayor alcance y
extensión. Este tipo de estadísticas pocas
veces otorga, en forma clara y precisa, la
verdadera información que se requiere, de
ahí que sea necesario realizar encuestas
a esa población en estudio, para obtener
los datos que se necesitan para un buen
análisis. Este tipo de encuesta abarca
generalmente el UNIVERSO de los
individuos en cuestión.
Otro tipo de Encuestas es Encuestas por Muestreo en donde se elige una parte de
la población que se estima representativa de la población total. Debe tener un
diseño muestral, necesariamente debe tener un marco de donde extraerla y ese
marco lo constituye el censo de población. La encuesta (muestra o total), es una
investigación estadística en que la información se obtiene de una parte
representativa de las unidades de información o de todas las unidades
seleccionadas que componen el universo a investigar. La información se obtiene
tal como se necesita para fines estadístico-demográficos.
Una forma reducida de una encuesta por muestreo es un "sondeo de opinión",
esta forma de encuesta es similar a un muestreo, pero se caracteriza porque la
muestra de la población elegida no es suficiente para que los resultados puedan
aportar un informe confiable. Se utiliza solo para recolectar algunos datos sobre lo
que piensa un número de individuos de un determinado grupo sobre un
determinado tema.
Actualmente, existen sistemas de gestión de encuestas en Internet, que están
acercando su utilización a investigadores que hasta el momento no tenían acceso
a los medios necesarios para ejecutarlas.

10. Ejemplo de uso.
1. Medir las relaciones entre variables demográficas, económicas y sociales.
2. Evaluar las estadísticas demográficas como errores, omisiones e inexactitudes.
3. Conocer profundamente patrones de las variables demográficas y sus factores
asociados como fecundidad y migraciones determinantes.
4. Otorga información suplementaria en relación a la otorgada por los Censos.
5. Evaluar periódicamente los resultados de un programa en ejecución.
6. Probar la eficiencia de un método antes de aplicarlo al total de la población.
7. Saber la opinión del público acerca de un determinado tema.
Ventajas y Desventajas
Ventajas
1. Bajo costo
2. Información más exacta (mejor calidad) que la del Censo debido al menor
número de empadronadores permite capacitarlos mejor y más selectivamente.
3. Es posible introducir métodos científicos objetivos de medición para corregir
errores.
4. Mayor rapidez en la obtención de resultados.
5. Técnica más utilizada y que permite obtener información de casi cualquier tipo
de población.
6. Permite obtener información sobre hechos pasados de los encuestados.
7. Gran capacidad para estandarizar datos, lo que permite su tratamiento
informático y el análisis estadístico.
8. Relativamente barata para la información que se obtiene con ello.
9. Te ayuda a conocer lo que quisieras conocer de la persona o personas
encuestadas

11. Desventajas
El planeamiento y ejecución de la investigación suele ser más complejo que si se
realizara por censo.
1. Requiere para su diseño de profesionales con buenos conocimientos de teoría y
habilidad en su aplicación.
Hay un mayor riesgo de sesgo muestral.
ENCUESTAS PARTICULARES
Encuesta piloto
Un tipo particular de encuesta, que tiene por objetivo preparar la verdadera
encuesta. Se busca tener unos pocos criterios para diseñar o rediseñar las
herramientas de trabajo, teniendo una idea previa de la población. Esta
exploración es útil porque está libre de conclusiones sobre el tema de estudio y
sirve solo para mejorar la investigación; incluso restablecer un diagrama de flujo u
otro tipo de planificación. Hay otras aplicaciones novedosas y son construir una
muestra completamente estratificada y solo con los componentes de la población
seleccionados para nuestro final interés; esta muestra no tiene valor predictor,
pero sí puede utilizarse de una forma experimental, como grupo de control, y
comparar sus resultados -parciales- con los que posteriormente hayamos obtenido
en el muestreo probabilístico principal de toda la población y que así ya estaría
estadísticamente bajo control. Ayudaría a la muestra completamente estratificada
su uso en Investigación basada en la comunidad. Es de vital importancia en las
organizaciones públicas y privadas.
Modelos de encuestas con resultados
Puede ayudar al estudiante el poder ver una encuesta sociológica, ya hecha, y
también ver los resultados; para diseñar otra similar y para enterarse de las
opiniones al día sobre temas de su interés. Esto es posible y de forma gratuita.
Los entes típicos que son profesionalmente conocidos son los organismos
oficiales como el INE (Institutos Nacionales de Estadística), el CIS (Centros de
Investigaciones Sociológicas), Cámaras de comercio e instituciones privadas
como ASEP (Análisis Sociológicos, Económicos y Políticos); diseñan y realizan
encuestas para variables estadísticas, sociológicas, políticas, en forma de índices,
indicadores, escalas de actitud, barómetros de opinión y otros formatos,
estudiados en la metodología social, y que puede conocer en su versión actual y
real. Pueden encontrarse en Internet las encuestas completas y con resultados de

12. tan solo semanas y de forma gratuita; por poner un ejemplo, se puede llegar al
Instituto Nacional de Estadística de España comenzando en IPC (Índice de
Precios al Consumo) o vía otras enciclopedias en español, es decir, utilizando
enlaces partiendo de un tópico o materia.
LA OBSERVACIÓN
Otra técnica útil para el analista en su
progreso de investigación, consiste
en observar a las personas cuando
efectúan su trabajo. La tarea de
observar no puede reducirse a una
mera percepción pasiva de hechos,
situaciones o cosas. Hablábamos
anteriormente de una percepción
"activa", lo cual significa
concretamente un ejercicio constante
encaminado a seleccionar, organizar
y relacionar los datos referentes a
nuestro problema. No todo lo que
aparece ante el campo del observador tiene importancia y, si la tiene, no siempre
en el mismo grado; no todos los datos se refieren a las mismas variables o
indicadores, y es precio estar alerta para discriminar adecuadamente frente a todo
este conjunto posible de informaciones.
Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica.
Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta
técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como
miembros de la organización. El propósito de la organización es múltiple: permite
al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo
hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se
hace.
"¡Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no
podría obtener de otra forma.

13. TIPOS DE OBSERVACIÓN
El analista de sistemas puede observar de tres maneras básicas. Primero, puede
observar a una persona o actitud sin que el observado se dé cuenta y su
interacción por aparte del propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca
importancia para el análisis de sistema, puesto que resulta casi imposible reunir
las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operación
sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente
consciente de la observación. Por último, puede observar y a la vez estar en
contacto con las personas observas. La interacción puede consistir simplemente
en preguntar respecto a una tarea específica, pedir una explicación, etc.
Preparación para la observación
1. Determinar y definir aquella que va a observarse.
2. Estimular el tiempo necesario de observación.
3. Obtener la autorización de la gerencia para llevar a cabo la observación.
4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las
razones para ello.
Conducción de la observación
1. Familiarizarse con los componentes físicos del área inmediata de observación.
2. Mientras se observa, medir el tiempo en forma periódica.
3. Anotar lo que se observa lo más específicamente posible, evitando las
generalidades y las descripciones vagas.
4. Si se está en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse
de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores.
5. Observar las reglas de cortesía y seguridad.
Secuela de la observación
1. Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.
2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el
supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.

14. SESIONES DE GRUPO
También conocida como sesiones
de grupo, es una de las formas de
los estudios cualitativos en el que
se reúne a un grupo de personas
para indagar acerca de actitudes y
reacciones frente a un producto,
servicio, concepto, publicidad, idea
o empaque. Las preguntas son
respondidas por la interacción del
grupo en una dinámica donde los
participantes se sienten cómodos y
libres de hablar y comentar sus
opiniones.
En el mundo del marketing, las
sesiones de grupo son una herramienta muy importante para recibir
retroalimentación de diversos temas concernientes a la mezcla de marketing, en
particular se utiliza para detectar deseos y necesidades en cuanto a empaque,
nombres de marcas o test de conceptos. Esta herramienta da información
invaluable acerca del potencial de un concepto y/o producto en el mercado.
Sin embargo, las sesiones de grupo tienen desventajas. El entrevistador tiene
poco control sobre el grupo y en ocasiones se pierde tiempo en asuntos de poca
trascendencia. Por otra parte el análisis es complejo ya que depende de los estilos
de comunicación a la par con las reacciones no verbales de los participantes, por
ello se necesita personal muy entrenado para el manejo del grupo y el análisis de
los resultados.
SESIONES DE GRUPO TRADICIONALES
En las sesiones de grupo tradicionales se elabora un guión de desarrollo el cual
servirá para iniciar y cerrar la discusión. Se dividen los grupos de acuerdo a
características del mercado objetivo. Usualmente las sesiones la conforman entre
8 y 12 participantes, teniendo una duración entre 1 y 2 horas.
Es habitual que los participantes se dejen llevar por la presión del grupo
cambiando de opinión y por ende “contaminando” los resultados. Este problema se
puede mitigar mediante manejos especiales de grupo en los cuales los
moderadores deben estar entrenados.

15. TIPOS DE SESIONES DE GRUPO
Las variantes de las sesiones de grupo son:
Sesiones de dos vías: En esta variante, un grupo de personas ve la dinámica de
otro grupo y discute acerca de las reacciones e interacciones, para llegar a una
conclusión.
Sesiones con moderador dual: Estas sesiones cuentan con dos moderadores;
uno se encarga de desarrollar la sesión de manera suave y confortable, mientras
que el otro se asegura de que se toquen todos los puntos predefinidos.
Sesiones con moderadores enfrentados: Los dos moderadores toman,
deliberadamente, conceptos opuestos para generar discusión.
Sesiones con participantes moderadores: En estas sesiones se le pide a uno o
más de los participantes que actúe como moderador temporalmente durante la
sesión.
Sesión con integración de cliente: uno o más representante del cliente integra el
grupo de manera abierta o encubierta.
Mini sesiones: Sesiones conformados con máximo 5 miembros.
Sesiones por tele conferencia: sesiones en el que se utiliza la red telefónica.
Sesiones online: En estas sesiones se utilizan herramientas de Internet para
conferencias mediante computadores.
Las sesiones de grupo pueden entregar información confiable con costos mucho
menores que el de herramientas de investigación de mercados tradicionales. Es
por ello que el uso de las sesiones se ha ido incrementando con el tiempo.

16. CUESTIONARIO
Los cuestionarios proporcionan una
alternativa muy útil para la entrevista;
sin embargo, existen ciertas
características que pueden ser
apropiada en algunas situaciones e
inapropiadas en otra. Al igual que la
entrevistas, deben diseñarse
cuidadosamente para una máxima
efectividad.
Recabación de datos mediante cuestionarios
Para los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de
relacionarse con un gran número de personas para conocer varios aspectos del
sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamento, se
puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar
hechos en relación al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá a
los que responde; no obstante, también esto es una ventaja porque aplican
muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor
anonimato y puedan darse respuestas más honesta (y menos respuestas
prehechas o estereotipadas). También las preguntas estandarizadas pueden
proporcionar dato más confiable.
Selección de formas para cuestionarios
El desarrollo y distribución de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en
esto debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y
contenido de las preguntas en la recopilación de hechos significativos.
Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y
cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano
todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia
se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.

17. Cuestionario Abierto
Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican
cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales;
también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que
utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, es un
medio.
El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan
escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más
fácil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí
mismas.
Cuestionario Cerrado
El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio
de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de
referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los hechos.
También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión
sobre los aspectos importantes.
DIAGRAMA DE FLUJO
Es una representación pictórica de
los pasos en proceso. Útil para
determinar cómo funciona
realmente el proceso para producir
un resultado. El resultado puede
ser un producto, un servicio,
información o una combinación de
los tres. Al examinar cómo los
diferentes pasos es un proceso se
relacionan entre sí, se puede
descubrir con frecuencia las
fuentes de problemas potenciales.
Los diagramas de flujo se pueden
aplicar a cualquier aspecto del
proceso desde el flujo de
materiales hasta los pasos para

18. hacer la venta u ofrecer un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no es
necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo más pequeños
puede agregar niveles según sea necesario durante el proyecto.
¿Cuándo se utiliza un Diagrama De Flujo?
Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo.
Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de
botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.
Algunas aplicaciones comunes son:
Definición de Proyectos:
 Identificar oportunidades de cambios en el proceso.
 Desarrollar estimados de costos de mala calidad.
 Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo.
 Desarrollar una base común de conocimiento para los nuevos miembros del
equipo.
 Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolución de problemas para
reducir las resistencias futuras al cambio.
Identificación de las causas principales:
 Desarrollar planes para reunir datos.
 Generar teorías sobre las causas principales.
 Discutir las formas de estratificar los datos para el análisis para identificar
las causas principales.
 Examinar el tiempo requerido para las diferentes vías del proceso.
Diseño de soluciones
 Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.
 Identificar las organizaciones que será afectada por los cambios
propuestos.

19. Aplicaciones de soluciones:
 Explicar otros el proceso actual y la solución propuesta.
 Superar la resistencia al cambio demostrando cómo los cambios
propuestos simplificarán el proceso.
Control (retener las Ganancias):
 Revisar y establecer controles y monotorías al proceso.
 Auditar el proceso periódicamente para asegurar que están siguiendo los
nuevos procedimientos.
 Entrenar a nuevos empleados.
¿Cómo se Utiliza?
La metodología para prepar un Diagrama de Flujo es:
PROPÓSITO: analizar cómo se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Exhibir
esta hoja en el pared y consultarla en cualquier momento para verificar que se
Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretende.
DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO.
DEFINIR LOS LIMITES: después de establecer los límites del proceso,
enumerar los resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama.
UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS: utilizando los símbolos apropiados
para el Diagrama de Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en
el diagrama.
HACER PREGUNTAS: para cada input, haga preguntas como:
¿Quién recibe el input?
¿Qué es lo primero que se hace con el input?
DOCUMENTAR: cada paso en la secuencia, empezando con el primer (o
último) pasó. Para cada paso, hacer preguntas como:
¿Qué produce este paso?
¿Quién recibe este resultado?
¿Qué pasa después?

20. ¿Alguno de los pasos requiere de inputs que actualmente no se muestran?
COMPLETAR: continuar la construcción del Diagrama de Flujo hasta que se
conecte todos los resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del
diagrama. Si se encuentra un segmento del proceso que es extraña para todos en
el salón, se deberá tomar nota y continuar haciendo el diagrama.
REVISIÓN: Preguntar:
¿Todos los flujos de información encajan en los inputs y outputs del proceso?
¿El Diagrama muestra la naturaleza serial y paralela de los pasos?
¿El Diagrama capta de forma exacta lo que realmente ocurrió, a diferencia de la
forma cómo se piensa que las cosas deberías pasar o como fueron diseñadas
originalmente?
DETERMINAR OPORTUNIDADES
Nota: El Diagrama de flujo final deberá actuar como un registro de cómo el
proceso actual realmente opera. Indicar la fecha.
Aunque hay literalmente docenas de símbolos especializados utilizados para
hacer Diagrama de Flujos, se utiliza con más frecuencia los siguientes:
Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar"
Las "líneas de flujos" son utilizadas para representar el progreso de los pasos en
la secuencia. La punta de la fecha indica la dirección del flujo del proceso.
Otros dos símbolos que no son utilizados tan comúnmente y que pueden ser útiles
son:
El "Símbolo del documento" representa la información escrita pertinente al
proceso.
El "Símbolo de la Base de Datos" representa información almacenada
electrónicamente con respecto al proceso
Consejos para la construcción / Interpretación:
Si un Diagrama de Flujo se construye de forma apropiada y refleja el proceso de la
forma que realmente opera, todos los miembros del equipo poseerán un
conocimiento común, exacto del funcionamiento del proceso. Adicionalmente, el
equipo no necesita invertir el tiempo y la energía en observar el proceso
físicamente cada vez que se quiera identificar problemas para trabajar, discutir

21. teorías sobre las causas principales, examinar el impacto de las soluciones
propuestas o discutir las formas para mantener las mejoras.
Los Diagramas de Flujo pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnóstico
para lograr mejoras. Uno de sus usos es el de ayudar a un equipo a generar
teorías sobre las posibles causas principales de un problema. El Diagrama de
Flujo se dibuja en una pared de la sala de reuniones. El equipo que investiga un
problema redacta una descripción del problema en un pedazo pequeño del papel y
lo pega en el Diagramas de Flujo en el punto, en el proceso donde el problema se
ha detectado. El equipo luego discute cada uno de los pasos en el proceso antes
del punto donde el problema se ha detectado, y produce teorías sobre las cosas
que podrían salir mal en el paso del proceso de forma sistemática a medida que
producen teorías sobre las posibles causas principales del problema.
Otro uso de un Diagramas de Flujo es el de ayudar a un equipo a identificar las
formas apropiadas para separar los datos para su análisis. Por ejemplo,
considérese el problema de analizar los tiempos de reparación. Una rápida
revisión del Diagramas de Flujo puede sugerir un número de grupos posibles que
pueden explicar el tiempo que se necesita para hacer reparación.
Relación con otras herramientas:
Los Diagramas de Flujo de procesos generalmente se relacionan con:
 Mapa de Relaciones
 Mapa de Proceso Interfuncional (Cross-Funcional)
Diccionario de datos
Los diccionarios de datos son el segundo
componente del análisis del flujo de datos. En sí
mismos los diagramas de flujo de datos no
describen por completo el objeto de la
investigación. El diccionario de datos proporciona
información adicional sobre el sistema. Esta
sección analiza que es un diccionario de datos,
por qué se necesita en el análisis de flujo de
datos y como desarrollarlo. Se utilizará el ejemplo
del sistema de contabilidad para describir los
diccionarios de datos.

22. Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto
de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los elementos
principales en un sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de
datos, el almacenamiento de datos y los procesos. El diccionario de datos
almacena detalles y descripciones de estos elementos.
Si los analistas desean conocer cuántos caracteres hay en un dato, con qué otros
nombres se le conocen en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema
deben ser capaces de encontrar la respuesta en un diccionario de datos
desarrollado apropiadamente.
El diccionario de dato se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y ayuda el
analista involucrado en la determinación de los requerimientos de sistemas. Sin
embargo, como se verá más adelante, también el contenido del diccionario de
datos se utiliza durante el diseño del sistema.
En informática, base de datos acerca de la terminología que se utilizará en un
sistema de información. Para comprender mejor el significado de un diccionario de
datos, puede considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es
decir, descripciones de todos los demás objetos (archivos, programas, informes,
sinónimos...) existentes en el sistema. Un diccionario de datos almacena la
totalidad de los diversos esquemas y especificaciones de archivos, así como sus
ubicaciones. Si es completo incluye también información acerca de qué programas
utilizan qué datos, y qué usuarios están interesados en unos u otros informes. Por
lo general, el diccionario de datos está integrado en el sistema de información que
describe.
Descripción de los Datos en el Diccionario
Cada entrada en el diccionario de dato consiste en un conjunto de detalles que
describen los datos utilizados o producidos en el sistema. Cada artículo se
identifica por un nombre de dato, descripción, sinónimo y longitud de campo y
tiene valores específicos que se permiten para éste en el sistema estudiado.
Nombre de los Datos
Para distinguir un dato de otro, los analista les asigna nombre significativos que se
utilizan para tener una referencia de cada elemento a través del proceso total de
desarrollo de sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para seleccionar, en
forma significativa y entendible, los nombres de los datos, por ejemplo la fecha de
factura es más significativa si se llama FECHA FACTURA que si se le conoce
como ABCXXX.

23. Descripción de los Datos
Establece brevemente lo que representa el dato en el sistema; por ejemplo, la
descripción para FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se está
preparando la misma (para distinguirla de la fecha en la que se envió por correo o
se recibió.
Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo que a gente que los lea
no conoce nada en relación del sistema. Deben evitarse termino especiales o
argot, todas las palabras deben se entendible para el lector
Alias
Con frecuencia el mismo dato puede conocerse con diferentes nombres,
dependiendo de quién lo utilice. El uso de los alias deben evitar confusión. Un
diccionario de dato significativo incluirá todos los alias.
Longitud de campo
Cuando las características del diseño del sistema se ejecuten más tarde en el
proceso de desarrollo del sistemas, será importante conocer la cantidad de
espacio que necesita para cada dato.
Valores de los datos
En algunos procesos solo se permiten valores de datos específicos. Por ejemplo,
en muchas compañías con frecuencia los números de orden de compra se
proporcionan con un prefijo de una letra para indicar el departamento del origen.
Registro de las descripciones de datos
Dadas que las descripciones se utilizarán en forma repetitiva a través de una
información y después, durante el diseño, se sugiere un formato fácil para utilizar
que simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se necesiten.

24. CONCLUSIÓN
La Recolección de Datos, consiste en la recopilación de información; se lleva a
cabo por medio
De entrevistas, cuestionarios y observación; donde el analista obtiene y desarrolla
los sistemas de información logrando sus metas y objetivos.
El analista debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos
manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control,
comunicación, comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de información a
través de las herramientas antes mencionada.
La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operación desde el
Presidente o el Jefe de Operaciones.
Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy formales hasta los
casuales.
El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el analista con el fin de lograr un
consenso, siendo un canal de comunicación poco limitado, el analista debe
determinar lo que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las
respuestas y formular el cuestionario.
La observación, se emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene
una aceptación científica.
El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un problema y determinar un
resultado en una empresa.
El diccionario de datos, se aplica para la examinación de los diagramas de flujos
de datos y a su vez registra detalles adicionales dentro del flujo de un sistema.