081 K2 B Gesdoc Mas Que Un Sistema De Gestion Documental Una Plataforma De Automatizacion De Procesos
•Descargar como PPT, PDF•
0 recomendaciones•479 vistas
![Ing. Nicolás Szerenyi [email_address] Ing. Rodrigo Guridi [email_address]](https://image.slidesharecdn.com/081k2bgesdocmasqueunsistemadegestiondocumentalunaplataformadeautomatizaciondeprocesos-090915141923-phpapp02/85/081-K2-B-Gesdoc-Mas-Que-Un-Sistema-De-Gestion-Documental-Una-Plataforma-De-Automatizacion-De-Procesos-1-320.jpg)
![Agenda ,[object Object],[object Object],[object Object]](data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAAAAAP///yH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAIBRAA7)
Recomendados
Recomendados
Más contenido relacionado
Similar a 081 K2 B Gesdoc Mas Que Un Sistema De Gestion Documental Una Plataforma De Automatizacion De Procesos
Similar a 081 K2 B Gesdoc Mas Que Un Sistema De Gestion Documental Una Plataforma De Automatizacion De Procesos (20)
Más de GeneXus
Más de GeneXus (20)
081 K2 B Gesdoc Mas Que Un Sistema De Gestion Documental Una Plataforma De Automatizacion De Procesos
- 1. Ing. Nicolás Szerenyi [email_address] Ing. Rodrigo Guridi [email_address]
- 4. Ciclo de Vida Inicio Archivo Notificación Actuación y Envío Consultas ? Estadísticas Fin Envío de Correspondencia Actuación Actuación Actuación
- 10. Demo
- 13. Incrementalidad Niveles de madurez de la gestión documental De ruteo a oficinas hacia ruteo a personas Identificación de roles, grupos, Control de acceso Eliminación progresiva del papel De gestión de Expedientes formales a gestión colaborativa de documentos Formalización Optimización Reingeniería de Trámites Seguimiento Clasificación “ Tomar control” Tracking Ruteo a personas Gestión Electrónica Formalización de Procesos Tiempo
- 16. ¿Preguntas?
- 17. ¡Muchas gracias!
Notas del editor
- Objetivo: automatizar toda la gestión de trámites de una organización, entendiéndose como trámite cualquier forma documental que exista en la misma. Por ejemplo: correspondencias (que entran, que salen), expedientes formales, comunicaciones, trámites administrativos (solicitud de licencia, sumario, etc.). Brinda un único punto de almacenamiento, búsqueda, y control de toda la información documental. Para poder modelar todas las formas documentales, lógicamente es esencial que el producto sea altamente parametrizable. El objeto clave a parametrizar, a modelar, es el Tipo de Trámite. Esto se va a hacer mediante la definición de 3 aspectos: Formalidad: qué datos precisa, cómo se numera, qué forma documental, titulares, etc. Actores: qué roles pueden ver y trabajar sobre un tipo de trámite Circulación: cómo circula dentro de la organización (cómo se rutea) El sistema brinda soporte a todas las fases del ciclo de vida de un trámite. K2B Gesdoc permite automatizar la gestión de expedientes de una empresa, brindando un soporte a la comunicación de una empresa en forma organizada.
- Ciclo de vida de un expediente: inicio del expediente actuación y envío : actuaciones sobre el mismo Una actuación es la acción de agregar información de valor para el objetivo del expediente, esto puede ser agregar un documento o ingresar algún dato del formulario. Son acumulativas, luego de actuado por un actor responsable de la misma, no se puede eliminar, ni cambiar, el único acto posible es agregar una nueva actuación. Luego de actuar sobre un expediente, se va pasando a la próxima actividad, el acto de pasarlo habitualmente se conoce como envío o dar pase (refiere a la circulación del expediente y quienes intervienen). El usuario actuante determina a quien lo envía o existe un flujo predeterminado, y el sistema determina a quien corresponde (GXflow). El medio de sustanciación es el soporte físico en el que un expediente puede gestionarse: electrónico: el expediente se gestiona totalmente mediante medios informáticos. papel: la formalidad y legalidad del mismo están en el “papel”, sus actuaciones se basan en el agregado de folios (hojas). En este caso el sistema hace un seguimiento, de las actuaciones y la ubicación física. fin archivo y notificación Consultas: datos básicos del expediente (identificador, asunto, titulares), resumen de actuaciones o detalle de actuaciones incluyendo documentos, lista de envíos (circulación), expedientes con plazos vencidos, historial (quienes actuaron y tiempos asociados). Estadísticas: las consultas estadísticas permiten evaluar el desempeño del sistema a efectos de sacar conclusiones para la mejora de la gestión, así como los tiempos, volúmenes y demoras de los expedientes manejados.
- Vamos a enumerar algunas de las características principales. Está fuertemente basado en work-flow, en nuestra suite GX BPM. Eso permite modelar los procesos de cada tipo de trámite de forma gráfica e impactarlos en el sistema sin necesidad de desarrollo. Esto da gran flexibilidad ante cualquier cambio a los procesos y ante cualquier tipo de trámite nuevo. Vamos a poder trabajar tanto sobre procesos bien definidos y estructurados, así como sobre procesos ad-hoc. El ambiente natural de trabajo de todos los usuarios es la Bandeja de Entrada. Cada usuario logueado trabajará sobre su Bandeja de Entrada desde la cual creará nuevos trámites, y a la cual llegarán todas las tareas (trámites) con los cuales deba trabajar, dependiendo siempre de su perfil y nivel de seguridad. A parte de aplicar de forma nativa todo el esquema de seguridad, la bandeja también permite el acuse de recibo electrónico. Se va a reutilizar todo el esquema de segurdad de GXFlow, en el cual estarán definidos todos los usuarios y sus perfiles (roles). El sistema integra un gestor de contenidos que permite anexar cualquier archivo digital, manejando concurrencia a los mismos mediante mecanismos de check-in/check-out, y versionado. Vamos a poder definir formularios de datos particulares para cada trámite. Existen diversas formas de ruteo y trabajo en paralelo que apunta siempre a fomentar la gestión colaborativa de documentos. Posibilidad de vincular expedientes de diversas formas.
- Cada tipo de trámite tiene asociado plazos para su gestión, que el sistema va a controlar y ejecutar diversas acciones cuando éstos venzan. Existen funciones de búsqueda para ubicar cualquier trámite donde sea que se encuentre, tanto básicas (número, titular, asunto) como avanzadas que permite definir criterios de búsqueda incorporando un motor full-text que permite buscar en archivos digitales anexados. Consulta de la historia completa del trámite, cuándo se creó, cuándo se dio por terminado, por qué tareas pasó, qué secciones, qué usuarios, cuánto duró cada uno. Vamos a tener entonces absolutamente toda la información de todos los documentos de la organización en un único lugar, lo que va a permitir también hacer consultas estadísticas en cuanto a tiempos y volúmenes, apuntando siempre al análisis de los procesos de la empresa para su optimización.
- La solución K2B Gesdoc integra un poderoso gestor documental donde se almacena el expediente completo, más un gestor del proceso de documental (workflow) Expediente: Datos Básicos: Número, Asunto, Titulares, Plazos, Categoría, Datos del Formulario. Vincular : Este concepto es importante y quiere decir que un expediente puede estar vinculado a otros, de algún modo están relacionados entre si. Delegar : Un expediente puede delegarse a otro usuario o a un rol, el cual incluye varios usuarios. En este último caso, cuando se delega el mismo queda en estado pendiente, la tarea esta esperando ser tomada por alguien. Una vez que sea tomada por algún usuario, la misma no estará ya disponible para ser tomada por otros pertenecientes a ese rol. Colaborar : Con esto a lo que hacemos referencia es a la posibilidad de invitar colaboradores para que simultáneamente trabajen sobre un mismo expediente, y sobre una misma actuación. Trabajan todos sobre la misma tarea. La diferencia que existe con la delegación es que ni bien una persona toma un expediente, éste no desaparece de la bandeja de entrada de los demás. Trabajar en Paralelo: Se genera una tarea para cada usuario. Que a su vez hace su propia actuación. Actuación: anexar contenidos (plantillas y control de versiones). En cuanto a la actuación, la idea es que se documente toda la actuación para expedientes de tipo electrónicos y que a los que son de tipo papel, se les añada un resumen de la actuación Este es un punto importante puesto que podemos anexar a una actuación contenidos de los “Tipos de Contenido” definidos a nivel del “Tipo de Expediente” correspondiente. Envíos: histórico de envíos y actuaciones en caso de haber actuado sobre el expediente.
- Para realizar el seguimiento cuenta con funciones de búsqueda y consultas. Búsqueda: incluye funciones de localización básicas y avanzadas con un mayor grado de refinamiento en su definición, por datos avanzados y fulltext en todo el expediente: cabezal, actuaciones y documentos anexos. Consultas: datos básicos del expediente (identificador, asunto, titulares), resumen de actuaciones o detalle de actuaciones incluyendo documentos, lista de envíos (circulación), expedientes con plazos vencidos, historial (quienes actuaron y tiempos asociados). Pantalla de búsqueda básica (trabajar con) con filtros por fecha, tipo de expediente, titular, etc. Pantalla de búsqueda avanzada, busca en todas las secciones del expediente.
- Estadísticas: las consultas estadísticas permiten evaluar el desempeño del sistema a efectos de sacar conclusiones para la mejora de la gestión, así como los tiempos, volúmenes y demoras de los expedientes manejados.
- Se trabaja con un equipo mixto de GeneXus Consulting y el cliente para fortalecer las capacidades del cliente mediante el “training on the job”. Es importante que el cliente quede capacitado para asumir el control. Se apunta a un cambio incremental, de forma tal que: El sistema pueda ser asimilado en forma eficiente por la organización. Se puedan obtener beneficios de la inversión antes de su finalización. Se sugiere observar con especial cuidado los aspectos culturales y organizativos relacionados con la capacidad de asimilación del cambio en el modo de gestionar los trámites. En esa línea se sugiere definir una “hoja de ruta” paulatina en las siguientes dimensiones de maduración de la Gestión Documental del organismo : De seguimiento de expedientes papel hacia gestión electrónica de documentos De seguimiento de expedientes entre oficinas a seguimiento de expedientes entre individuos actuantes. De formas documentales genéricas (sin clasificar), hacia una clasificación temática y de tipos para cada forma documental que permita definir su comportamiento y reglas de ruteo y validación particulares. De ruteos ad hoc definibles libremente por cada actor, hacia procesos guiados mediante la definición de rutas indicativas u obligatorias (Workflow) De un manejo abusivo de creación de expedientes para todo trámite, hacia una racionalización que solo maneje los necesarios, tendiendo a una automatización creciente mediante simples procesos transaccionales.
- Niveles de madurez de la gestión.
- Finalmente, tengo un excelente producto, construido con la mejor tecnología, que cuenta con una probada metodología de implantación, y después qué? Qué hay más allá? A partir de ahora todo va a ser expediente electrónico? No, y esto es uno de los puntos fundamentales. K2B Gesdoc más que un producto es un modelo de gestión. Un modelo que apunta a una plataforma de automatización de procesos transaccionales. Cuanto más madure la organización el sistema y este modelo, más óptimos serán sus procesos, y K2B Gesdoc les proporcionará esa plataforma. Por eso decimos que más que una puerta de entrada para hacer todos sus expedientes electrónicos, es una puerta de salida a dejar de manejar todo como expediente, a abandonar ese “ritualismo” en el uso de expedientes, y tender a procesos transaccionales más eficientes. Tenemos el producto, la arquitectura, y la metodología de implantación para lograrlo! No se trata de un producto para apoyar y fomentar el ritualismo en el uso de expedientes, sino lo contrario. Es una puerta de salida a los mismos. Dejar de usar expedientes para todo, y evolucionar hacia procesos estructurados y transaccionales. Por eso decimos que más que un sistema de expediente electrónico, se trata de una plataforma de automatización de procesos. A medida que se va madurando el sistema, se van analizando los procesos y haciendo reingeniería de los mismos tendiente a mayor fluidez en la gestión colaborativa de documentos y procesos, mayor transparencia y control, y finalmente tendiente a la optimización de todos mis procesos de negocio. Como hemos visto, tanto por su funcionalidad, su arquitectura, y su metodología de implantación, se trata de una solución flexible, evolutiva, y escalable. Que va a acompañar siempre el proceso de maduración de la organización. Se trata de una solución FUTURE PROOF. Future Proof: es la adaptabilidad al cambio. En términos de tecnología, o en términos normativos y de dinamismo de la realidad. Por un lado gx, por otro lado soportando distintos grados de evoloución/maduración. En cada momento o nivel, la solución oportuna.