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- 25. ?
Notas del editor
- El objetivo de esta charla no es mostrarles K2B Gesdoc, hacer una demo clásica, sino transmitirles lo que hay más allá del producto.
- Cuando preparaba la charla me preguntaba qué me gustaría ver a mi en esta charla si fuera ustedes. Me hice un par de preguntas que agrupé en 4.Primero imaginando que nunca escuché nada acerca de sistemas de sistemas de este tipo, me pregunté: qué es la gestión documental? Qué hace un sistema de expediente electrónico? Qué documentos maneja? Qué información puedo extraer? En definitiva, de qué me sirve? Esto es el PRODUCTO.
- Lo primero entonces que voy a contarles es qué es este producto, qué hace.
- Lo que hace es automatizar toda la gestión de trámites de una organización, entendiéndose como trámite cualquier forma documental que exista en la misma. Por ejemplo: correspondencias (que entran, que salen), expedientes formales, comunicaciones, trámites administrativos (solicitud de licencia, sumario, etc.). Brinda un único punto de almacenamiento, búsqueda, y control de toda la información documental.Para poder modelar todas las formas documentales, lógicamente es esencial que el producto sea altamente parametrizable. El objeto clave a parametrizar, a modelar, es el Tipo de Trámite. Esto se va a hacer mediante la definición de 3 aspectos:Formalidad: qué datos precisa, cómo se numera, qué forma documental, titulares, etc.Actores: qué roles pueden ver y trabajar sobre un tipo de trámiteCirculación: cómo circula dentro de la organización (cómo se rutea)El sistema brinda soporte a todas las fases del ciclo de vida de un trámite.
- Vamos a enumerar algunas de las características principales.Está fuertemente basado en work-flow, en nuestra suite GX BPM. Eso permite modelar los procesos de cada tipo de trámite de forma gráfica e impactarlos en el sistema sin necesidad de desarrollo. Esto da gran flexibilidad ante cualquier cambio a los procesos y ante cualquier tipo de trámite nuevo. Vamos a poder trabajar tanto sobre procesos bien definidos y estructurados, así como sobre procesos ad-hoc.El ambiente natural de trabajo de todos los usuarios es la Bandeja de Entrada. Cada usuario logueado trabajará sobre su Bandeja de Entrada desde la cual creará nuevos trámites, y a la cual llegarán todas las tareas (trámites) con los cuales deba trabajar, dependiendo siempre de su perfil y nivel de seguridad.Se va a reutilizar todo el esquema de segurdad de GXFlow, en el cual estarán definidos todos los usuarios y sus perfiles (roles).El sistema integra un gestor de contenidos que permite anexar cualquier archivo digital, manejando concurrencia a los mismos mediante mecanismos de check-in/check-out, y versionado.Vamos a poder definir formularios de datos particulares para cada trámite.Existen diversas formas de ruteo y trabajo en paralelo que apunta siempre a fomentar la gestión colaborativa de documentos.Posibilidad de vincular expedientes de diversas formas.
- Cada tipo de trámite tiene asociado plazos para su gestión, que el sistema va a controlar y ejecutar diversas acciones cuando éstos venzan.Existen funciones de búsqueda para ubicar cualquier trámite donde sea que se encuentre, tanto básicas (número, titular, asunto) como avanzadas que permite definir criterios de búsqueda incorporando un motor full-text que permite buscar en archivos digitales anexados.Consulta de la historia completa del trámite, cuándo se creó, cuándo se dio por terminado, por qué tareas pasó, qué secciones, qué usuarios, cuánto duró cada uno.Vamos a tener entonces absolutamente toda la información de todos los documentos de la organización en un único lugar, lo que va a permitir también hacer consultas estadísticas en cuanto a tiempos y volúmenes, apuntando siempre al análisis de los procesos de la empresa para su optimización.
- Luego me hice preguntas como: en qué lenguaje está desarrollado? Qué base de datos? Modela procesos? Sigue algún estándar? Qué pasa si tengo que comunicarme con otros sistemas? Cómo me integro? Qué pasa si en el corto/mediano plazo cambia la tecnología? Cambia la realidad? Todo esto es la ARQUITECTURA.
- Está desarrollado en GeneXus lo que me brinda la facilidad para hacer adaptaciones, le da más flexibilidad a nuevos desarrollos, más extensibilidad, y por sobre todas las cosas me da independencia de la tecnología y de la plataforma.Está construido sobre Gxflow. Esto me da la flexibilidad para modelar cualquier proceso de negocio de mi organización, así como adaptarlos a cambios en la realidad sin necesidad de desarrollo. Posee una capa de servicios que permiten integrar el sistema a otros sistemas y bases de datos de forma bidireccional.
- Una vez que sé de qué se trata el producto, que conozco su funcionalidad, y cómo está implementado, o sea que conozco las ventajas tecnológicas de su arquitectura, me pregunto: qué me asegura que la implantación de este sistema va a ser exitosa? Que no voy a invertir en un sistema horizontal a la empresa (todas las áreas) que fracase? Cómo todo esto tiene en cuenta las características culturales y humanas de mi organización? METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN.
- Es necesario no solo un excelente producto, sino una metodología de implantación que tenga en cuenta la realidad de la organización. Su cultura y factores humanos. Esto es indispensable para el éxito de la implantación.Tanto producto como metodología de implantación tienen que tener en cuenta que se trata de un proceso y como tal, tiene un nivel de maduración y evolución. No se puede ir con un tractor a pasar todo por arriba. Tampoco se puede ir con un producto en bloque, rígido, el más lindo de todos pero que no es fácilmente adaptable a la realidad de la organización. Tiene que ser al revés, el producto se tiene que adaptar a la realidad de la empresa primero, y a partir de ahí ir mejorando pero acompañando el nivel de maduración de las personas.
- Niveles de madurez de la gestión.
- Finalmente, tengo un excelente producto, construido con la mejor tecnología, que cuenta con una probada metodología de implantación, y después qué? Qué hay más allá? A partir de ahora todo va a ser expediente electrónico?
- No, y esto es uno de los puntos fundamentales. K2B Gesdoc más que un producto es un modelo de gestión. Un modelo que apunta a una plataforma de automatización de procesos transaccionales. Cuanto más madure la organización el sistema y este modelo, más óptimos serán sus procesos, y K2B Gesdoc les proporcionará esa plataforma. Por eso decimos que más que una puerta de entrada para hacer todos sus expedientes electrónicos, es una puerta de salida a dejar de manejar todo como expediente, a abandonar ese “ritualismo” en el uso de expedientes, y tender a procesos transaccionales más eficientes.Tenemos el producto, la arquitectura, y la metodología de implantación para lograrlo!
- K2B Gesdoc más que un producto, implica un modelo de gestión, una visión de negocio!No se trata de un producto para apoyar y fomentar el ritualismo en el uso de expedientes, sino lo contrario. Es una puerta de salida a los mismos. Dejar de usar expedientes para todo, y evolucionar hacia procesos estructurados y transaccionales.Por eso decimos que más que un sistema de expediente electrónico, se trata de una plataforma de automatización de procesos.A medida que se va madurando el sistema, se van analizando los procesos y haciendo reingeniería de los mismos tendiente a mayor fluidez en la gestión colaborativa de documentos y procesos, mayor transparencia y control, y finalmente tendiente a la optimización de todos mis procesos de negocio.Como hemos visto, tanto por su funcionalidad, su arquitectura, y su metodología de implantación, se trata de una solución flexible, evolutiva, y escalable. Que va a acompañar siempre el proceso de maduración de la organización. Se trata de una solución FUTURE PROOF.FutureProof: es la adaptabilidad al cambio. En términos de tecnología, o en términos normativos y de dinamismo de la realidad. Por un lado gx, por otro lado soportando distintos grados de evoloución/maduración. En cada momento o nivel, la solución oportuna.