Presentación de Kenny Cruzado, dictada en el seminario "Gestión del Conocimiento: El Liderazgo del Profesional de la Información", el día 25 de junio de 2014, en la Pontificia Universidad Católica del Perú.

1. 25 de Junio del 2014
Cruzado Gutiérrez, kenny
Asistente Control Documentario
Administración y Finanzas
Gestión Documental:
Portal y Módulo de
Circulación

2. VivaGyM es la Empresa del Grupo Graña y Montero dedicada a la promoción y
gerenciamiento de proyectos inmobiliarios.
•1987 Nace GME como una división.
•2002 GyM absorbe a GME y se crea la División Inmobiliaria.
•2008 GME pasa a ser GMV y se consolida como empresa del Grupo Graña y
Montero.
•2009 VivaGyM
VivaGyM es la Empresa del Grupo Graña y Montero dedicada a la promoción y
gerenciamiento de proyectos inmobiliarios.
•1987 Nace GME como una división.
•2002 GyM absorbe a GME y se crea la División Inmobiliaria.
•2008 GME pasa a ser GMV y se consolida como empresa del Grupo Graña y
Montero.
•2009 VivaGyM
Equipo
Reseña
Colaboradores: 172 (7 practicantes)Colaboradores: 172 (7 practicantes)
Proyecto
s
Lima: 23 proyectos
Provincia: 2 (Chiclayo y Piura)
Lima: 23 proyectos
Provincia: 2 (Chiclayo y Piura)

3. Análisis: Información electrónica y física
Información
Electrónica
Servidor FICUS
Almacenada en
* Se cuenta con 8 áreas: Finanzas, Tesorería, Administración de contratos, Contabilidad, Comercial y Marketing, Desarrollo, Gestión Social y Legal.
Estructura desorganizada de
información
Nombres no estandarizados
Accesibilidad limitada
Ruido informativo
incidencias

4. Análisis: Información electrónica y física
Información Física Archivo Central y
Oficina PrincipalAlmacenada en
Transferencias documentales
no controladas
Tipología documental no
estandarizada
Inventario documental
desfasado
Carencia de una Política de
procedimientos documentales
incidencias
Carencia de un Manual de
descripción documental
Pérdida de la documentación
No se realiza un seguimiento a
las solicitudes.

5. Retos para el Profesional de la Información
Espacio único de
conservación
Espacio único de
conservación
Taxonomía
documental
Taxonomía
documental
AccesibilidadAccesibilidad
Tiempos de
respuesta
Tiempos de
respuesta
Calidad de
servicio
Calidad de
servicio
PolíticasPolíticas
Profesional
de la
información
Cultura
“documental”
Cultura
“documental”

6. Propuesta de Mejora:
Portal de Gestión Documental

7. Matriz taxonómica
Biblioteca Carpeta Sub Carpeta
Tipo de
Documento
Formato Elaborado por
Consultado
por
Metadatos
Proyecciones Vigentes Proyección EXCEL/ WORD JA / AA / SA JA / SA / AA
Procesos EXCEL/ WORD JA / AA / SA / AS TODOS
Políticas EXCEL/ WORD JA / AA / SA / AS TODOS
Flujograma EXCEL/ WORD JA / AA / SA / AS TODOS
Funciones EXCEL/ WORD JA / AA / SA / AS TODOS
Área
División
Fecha del sistema
Fecha del documento
Tipo de documento
Título del documento
Sub título
Gestión
Resúmenes
Estructura estándar
Información a conservarse
Personas involucradas
Metadatos de búsqueda
Estructura estándar
Información a conservarse
Personas involucradas
Metadatos de búsqueda
Información Electrónica

8. Niveles de acceso
personalizado: Control
Total, Colaborar, LecturaEstructura
taxonómica
Integración con
otras herramientas
Alertas:
modificación,
carga, etc.

9. Propuesta de Mejora: Módulo de
Circulación Documental

10. Flujograma documental
Información Física
Cancela
Solicitud
Envío
solicitud
Aprobado
Prestado
Devuelto
Renovado

11. Codificación documental
Información Física
DIGITAL FÍSICO PROYECTO NOMENCLATURA FECHA FILTRADA NRO EJEMPLAR
x x Contrato departamento 0015- CODPTO 10122014 1
0015-CODPTO-
10122014/1
x x Contrato estacionamiento 8002- COESTC 14022014 1
8002-COESTC-
14022014/1
x Carta Cliente 0024- CARCL 25022014 1
0024-CARCL-
25022014/1
FORMATO
TIPO DOCUMENTO
CODIFICACIÓN POR TIPO DOCUMENTO
CÓDIGO FINAL
ESCTRUCTURA CODIFICACIÓN
DIGITAL FÍSICO PROYECTO NOMENCLATURA FECHA FILTRADA NRO EJEMPLAR
x x Contrato departamento 0015- CODPTO 10122014 1
0015-CODPTO-
10122014/1
x x Contrato estacionamiento 8002- COESTC 14022014 1
8002-COESTC-
14022014/1
x Carta Cliente 0024- CARCL 25022014 1
0024-CARCL-
25022014/1
FORMATO
TIPO DOCUMENTO
CODIFICACIÓN POR TIPO DOCUMENTO
CÓDIGO FINAL
ESCTRUCTURA CODIFICACIÓN
Elaboración de tablas lógicas
Definir datos administrables
Manual de Descripción
documental

12. 1 2 3
4
5
Módulo de Circulación Documental

13. Integración de Mejoras
Usuario:
Transferencia
de información
documental
PI: registra y
digitaliza la
documentación
Módulo de
Circulación
Portal
(Repositorio)
Servidor
Gestión de
Información
Archivo Central
Plataforma
SharePoint
Digital
Metadatos
Documento
físico
Existe una lista de
transferencia para
cada área

14. Impacto
Tiempo
Costos
Decisión: Información
oportuna
Valoración del PI
Búsqueda de Información
Cultura
documental
Liderazgo de proyectos
Cursos de desarrollo
El usuario reconoce la
importancia de tener la
información ordenada
Valoración del área

15. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
• Conocimiento del negocio de la empresa.
• Habilidad de comunicación efectiva
• Integración con grupos multidisciplinarios
• Vocación de servicio
• Manejo de las TIC
• Capacidad de análisis
• Mejorar la capacidad de gestión y liderazgo de proyectos
• Generar un ambiente de colaboración y no de competencia con tu colega
• Exagerada vocación de servicio
• Manejo de conflictos internos (con otras personas del área y dentro de la
misma)
• Compartir la información
Conclusiones
Recomendaciones

16. Kenny.cruzado@gym.com.pe
Mis Datos
Kenny.cruzado12Kenny.cruzado12

17. Gracias…