Obtenga el control de los procesos documentales, con K2B Gesdoc Express

1. OBTENGA EL CONTROL DE LOS PROCESOS DOCUMENTALES, CON K2B GESDOC EXPRESS
Guillermo Fernández – Diego González
www.k2b.com

2. ¿Para qué organizaciones aplica un gestor de procesos documentales?
•
Las que cuentan con procesos como:
•
Trámites, Expedientes, Procesos administrativos internos
•
Relacionados a Documentos físicos / electrónicos / info
•
Las que tengan esta realidad:
•
Dificultad con el seguimiento
•
Pérdida de tiempo y de información
•
Requerimientos normativos
•
Necesidad de eliminar papel

3. Producto
Metodología Express
Oportunidades
&
Beneficios

4. K2B Gesdoc – Objetivos
Gestión por Procesos y Transversal
Mayor eficiencia operativa
Reducción de tiempos de tramitación
Eliminación del papel
Acceso en línea desde toda la organización
Mayor Control

5. Arquitectura
BPM
Manejo Documentos
Formularios Extensiones
Sistema Paramétrico
Búsquedas
Estadísticas
Full Web
Características K2B Gesdoc

6. Características K2B Gesdoc
Arquitectura
Full Web
BPM
Manejo Documentos
Formularios Extensiones
Sistema Paramétrico
Búsquedas
Estadísticas
Tecnología de Workflow (BPM)
•
Modelador de Procesos
•
Rutas libres
•
Rutas estructuradas
•
Rutas mixtas
•
Bandeja de Entrada

7. BPM
•
Con funcionalidad de dominio específico por sobre la capa de BPM
Características K2B Gesdoc

8. Características K2B Gesdoc
Arquitectura
Full Web
BPM
Manejo Documentos
Formularios Extensiones
Sistema Paramétrico
Búsquedas Estadísticas
•
Versionado
•
Control concurrencia
•
Firma Digital
•
Plantillas
•
Indexación
•
Búsquedas Texto Completo
•
Seguridad

9. Características K2B Gesdoc
Arquitectura
Full Web
BPM
Manejo Documentos
Formularios y Extensiones
Sistema Paramétrico
Búsquedas Estadísticas
•
Manejo de Formularios
•
Predefinidos
•
Dinámicos
•
Externos

10. Características K2B Gesdoc
Arquitectura
Full Web
BPM
Manejo Documentos
Formularios Extensiones
Sistema Paramétrico
Búsquedas
Estadísticas
•
Estructura Organizativa
•
Modelado de Procesos y Asuntos
•
Modelado de Condiciones complejas

11. Características K2B Gesdoc
Arquitectura
Full Web
BPM
Manejo Documentos
Formularios Extensiones
Sistema Paramétrico
Búsquedas Estadísticas
•
Búsquedas y Consultas
•
Datos identificatorios
•
Datos de Formularios
•
Datos de Actuaciones
•
Contenidos (full-text)
•
Consulta de Plazos
•
Consulta de Circulación
•
Reportes Estadísticos

12. Búsquedas y Consultas

13. Características K2B Gesdoc
Arquitectura
Full Web
BPM
Manejo Documentos
Formularios Extensiones
Sistema Paramétrico
Búsquedas Estadísticas
•
Tecnología embebida
•
GxFlow y GxPortal
•
Orientado a Servicios
•
Interacción con sistemas externos
•
Alto nivel de modelado
•
Capa lógica orientada a gestión de procesos documentales

14. Arquitectura K2B Gesdoc
Bandeja de Entrada
Motor de Workflow
Usuarios y Roles
Modelador de Procesos (GXPM)
Aplicación Externa (Legado)
Aplicación
Externa (Desarrollo)
Ejecución Documentos, Expedientes
Portal
Búsquedas y Consultas
Organigrama
Administración Parametrización Modelado

15. Tipos de proyecto K2B Gesdoc
•
Niveles de adopción incremental:
Nivel 1
•Proceso de ruta libre
•Modelado de un tipo de proceso
•Uso de formularios dinámicos
•Sin programación
Nivel 2
•Procesos de ruta Libre
•Modelado de nuevos Tipos de proceso
•Condiciones complejas
•Uso de formularios externos.
Nivel 3
•Procesos de ruta Libre, Estructurada o Mixta
•Interacción con aplicaciones externas (existentes)
•Desarrollo de nuevas aplicaciones.
Tracking
Ruteo a personas
Gestión Electrónica
Formalización de Procesos

16. Proyecto K2B Gesdoc Express
•
Objetivos:
•
Primero tomar control para después poder realizar ajustes
•
Rápida adopción de principales beneficios
•
Expansión incremental
•
Disminución de riesgo ante el cambio
•
Adopción de tecnología
•
Adopción en uso
Nivel 1
•Instalación del producto, modelado básico de un proceso con ruta libre.

17. Características Express
Área de dominio reducida
Instalación de ambiente pre-configurado
Prototipación “en caliente”
Cero programación
Esfuerzo de Implantación: 1 mes

18. Metodología Express
Instalación
•Producto pre- configurado
•Ambientes: Test y Producción
Nivelación
•Prepara a usuario clave
•Capacitación
Modelado
•Tipo de Asunto
•Usuarios
•Permisos
•Organigrama
•Entrenamiento de usuarios clave
Capacitación
•Usuario final
•Administradores
Puesta en Producción
•Prototipación en caliente
Apoyo
•Apoyo durante primeros ciclos de uso
Gestión de proyecto
Semana 1
Semana 2
Semana 3
Semana 4

19. Producto
Metodología Express
•
Empoderamiento de áreas TI
•
Alto valor agregado con bajo esfuerzo
•
Rápida adopción
•
Disminuir riesgos del proyecto
•
Posibilidad y soporte para evolución funcional
Express

20. Guillermo Fernández guillermof@k2b.com
¡Muchas gracias!
Diego González dgonzalez@k2b.com