5. Manual Módulo Expediente Electrónico (EE) - Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE)

MANUAL MÓDULO
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
(EE) -GDE
Versión Fecha: 13/01/2019
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Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 2 de 73
Contenido
Autoridades ...................................................................................................................................................................................4
Manual Módulo Expediente Electrónico (EE) ..................................................................................................................5
1. Descripción General...........................................................................................................................................................5
1.1 Tipos de Documentos que puede contener un Expediente Electrónico........................................................6
1.2 Documentos del expediente: ...........................................................................................................................................6
1.3 Ventajas..............................................................................................................................................................................7
1.4 Definiciones: ..........................................................................................................................................................................7
2.Descripción Interfaz del Módulo Expediente Electrónico (EE).............................................................................9
Importante !!!............................................................................................................................................................................. 10
2.1 Solapa Buzón de Tareas.................................................................................................................................................. 10
Estados de un Expediente..................................................................................................................................................... 11
2.2 Solapa Buzón Grupal........................................................................................................................................................ 12
2.3 Solapa Actividades............................................................................................................................................................ 12
2.4 Solapa Tareas Supervisados ......................................................................................................................................... 12
2.5 Solapa Tareas en Paralelo.............................................................................................................................................. 12
2.5 Solapa Consultas................................................................................................................................................................ 13
2.6 Barra de Navegación Buzón de Tareas Pendientes, Buzón Grupal, Tareas en Paralelo, Consultas,
etc................................................................................................................................................................................................... 13
2.7 Descripción Botones........................................................................................................................................................ 14
2.8 Descripción Botones Acciones en Módulo EE........................................................................................................ 17
2.9 Otros Botones..................................................................................................................................................................... 17
3. Tipos de Documentos, sus Características, Numeración...................................................................................... 18
3.1 Tipos de Documentos,y sus Características............................................................................................................ 18
Características:.......................................................................................................................................................................... 18
3.2 Numeración de los Documentos ................................................................................................................................ 19
Observaciones: .......................................................................................................................................................................... 19
4. Ingreso al Sistema de Gestión Documental Electrónica – Módulo EE......................................................... 20
5. Gestión y movimientos de un Expediente Electrónico ..................................................................................... 23
5.1Caratulación ......................................................................................................................................................................... 23
5.1.1 Solicitud de Caratulación............................................................................................................................................ 23
5.1.2 Caratular Expediente (Usuarios con Perfil Caratulador)............................................................................... 26
5.2 Descripción Interfaz en la Tramitación de un Expediente Electrónico ....................................................... 30

a) Solapa Documentos ........................................................................................................................................................ 30
b)Solapa Documentos de Trabajo...................................................................................................................................... 31
c)Solapa Asociar Expediente................................................................................................................................................ 31
d) Solapa Tramitación Conjunta...................................................................................................................................... 32
e) Solapa Fusión.................................................................................................................................................................... 32
f) Solapa Historial de Pases.............................................................................................................................................. 32
g) Solapa Datos en la Carátula ......................................................................................................................................... 33
5.3 Vincular Documentos...................................................................................................................................................... 34
5.3.1 ¿ Qué documentos son necesarios para cada trámite ? .................................................................................. 34
5.3.2 Vincular Documentos utilizando documentos generados previamente en el Módulo GEDO y/o
CCOO.............................................................................................................................................................................................. 36
5.4 Asociar Expediente........................................................................................................................................................... 40
5.5 Desasociar Expediente.................................................................................................................................................... 42
5.6 Tramitación Conjunta...................................................................................................................................................... 44
5.7 Tramitación Conjunta - Desvincular.......................................................................................................................... 48
5.8 Fusión de Expedientes.................................................................................................................................................... 50
5.9 Historial de Pases.............................................................................................................................................................. 53
5.10 Datos de la Carátula....................................................................................................................................................... 56
5.11 Actividades........................................................................................................................................................................ 59
5.12 Guarda Temporal............................................................................................................................................................ 63
6. Consulta de Expedientes............................................................................................................................................... 66
6.1Búsqueda de Expedientes............................................................................................................................................... 66
6.1.1 Buscar en los Expedientes tramitados por mí.................................................................................................... 66
6.2 Consulta de Expedientes por número NEU............................................................................................................. 69
6.3 Consulta de Expedientes en Guarda Temporal ..................................................................................................... 71
6.3.1 Buscar en los Expedientes Tramitados por mí .................................................................................................. 71
7.Referencias.............................................................................................................................................................................. 73

Autoridades
Gobernador
Cr. Omar Gutiérrez
Vicegobernador
Cr. Rolando Figueroa
Ministro de Deporte, Cultura, Juventud y
Gobierno
Dr. Juan Pablo Prezzolli
Secretaría de Modernización de la Gestión
Pública
Coordinadora Técnica
Cra. María Alejandra Di Crocco

Manual Módulo Expediente Electrónico (EE)
1. Descripción General
Se entiende por Expediente Electrónico al conjunto ordenado de documentos electrónicos que se
encuentran en el Repositorio Único de Documentos Oficiales, para la resolución de un trámite.
Todos los documentos que formen parte de un expediente electrónico tendrán que ser previamente
generados en forma electrónica a través de CCOO (Comunicaciones Oficiales), GEDO (Generador
Electrónico de Documento Oficiales) , el propio módulo de EE, o bien, si existieran en papel u otro
formato, deberán ser digitalizados y/o importados a través de GEDO.
Los pases de un expediente pueden hacerse a un Usuario Particular, a una Repartición/Sector
(Grupo de Trabajo) o a una Mesa Virtual de la Repartición.
De acuerdo a como se haya implementado el trámite puede no tener rutas ni tareas preestablecidas,
y ser su tramitación libre. Igualmente se debe tener en cuenta la normativa que regula el
procedimiento de cada trámite.
Las Providencias de pase se generan en forma automática sin necesidad de ir al módulo GEDO
para producirlas.
Se pueden adjuntar documentos de trabajo, sin ser parte del expediente, ya que no requieren de
una firma digital y carecen de número de identificación. Por ejemplo, una normativa que
complemente alguna etapa de la tramitación.
Se permite:
✓ realizar asociaciones entre Expedientes.
✓ realizar fusiones de Expedientes.
✓ realizar pases paralelos de Expedientes.
✓ asociar un documento a más de un Expediente.
Al crear una carátula se permiten asociar datos o metadatos al trámite o Código de Trámite
seleccionado, esta modalidad es de utilidad para la búsqueda e identificación de los expedientes.
El módulo ofrece la posibilidad de realizar consultas en línea de un expediente.

1.1 Tipos de Documentos que puede contener un Expediente Electrónico
El Expediente Electrónico -EE puede contener dos tipos de documentos:
Generados en CCOO
• Notas
• Memorandos
Generados en GEDO
• Actos Administrativos
• Documentos Importados
• Documentos Libres
• Formularios Controlados
• Documentos del expediente:
• Carátula: Se genera con los datos que se cargan en la solicitud
de caratulación.
El módulo Expediente Electrónico (EE) se desarrolló para vincular documentos electrónicos
previamente generados. EE no permite la generación de documentos.
Por otra parte, el módulo EE solicita a al módulo GEDO la generación de los siguientes documentos
en forma automática: carátula, modificación de carátula,providencia,
1.2 Documentos del expediente:
• Carátula: se genera con los datos que se cargan en la solicitud de caratulación.
• Modificación de carátula: se genera en el caso de que se realice algún cambio en los datos
cargados en la caratulación. Al modificarla se crea dentro del mismo expediente una nueva
carátula con distinto número de registro a la carátula inicial.
• Providencia: Se genera cada vez se realiza un pase.

1.3 Ventajas
Algunas de las ventajas de la implementación del módulo Expediente Electrónico (EE) en la
Administración Pública Provincial son :
✓ Acceso permanente al expediente (información).
✓ Despapelización.
✓ Total seguridad en los contenidos del expediente.
✓ Ambiente tecnológico de alta seguridad informática.
✓ Interoperabilidad con los sistemas verticales y transversales.
✓ Seguimiento de las tareas por trámite.
✓ Control del rendimiento por agente.
✓ Mejor relación con el ciudadano (consulta, trámites a distancia)
1.4 Definiciones:
• Carátula: Portada del expediente o actuación que contiene los datos generales de los
mismos.
• Documento: Constituye documento, cualquiera sea su soporte, una entidad identificada y
estructurada que comprende texto, gráficos, sonido, imágenes o cualquier clase de
información.
• Expediente: Constituye expediente, cualquiera sea su soporte, el conjunto ordenado de
documentos que proporcionan información sobre un mismo asunto y sirven de antecedente
y fundamento para su gestión o resolución.
✓ Expediente Externo: Expediente iniciado a solicitud de los particulares.
✓ Expediente Interno: Expediente iniciado a solicitud de las reparticiones de la
Administración Pública Nacional.
• Numeración: procedimiento por el cual se ordenan numéricamente expedientes y
actuaciones administrativas. Se suma como elemento de identificación imprescindible,
establecido por la tabla de códigos, la sigla de actuación, el año de firma, número de
secuencia y repartición.

• Providencia: intervención administrativa de remisión y/o elevación asentada en un
expediente o documento. Se utilizan para intervenciones sin fundamentos o cuestiones de
mero trámite. La providencia no puede originarse por sí sola, sino que debe responder a un
trámite previo. Se debe aclarar cuál es el documento que da origen al escrito.
• Trámite: Es uno de los elementos informativos que integra la carátula. Referencia exigida
para la caratulación de expedientes, que se define de acuerdo al nomenclador de Código de
Trámites.
• Descripción del Código de Trámite: Es una de las demandas informativas incluidas en la
solicitud de caratulación. Surge del nomenclador del Código de Trámites, por ejemplo: obras,
impuestos, recursos humanos, etc.
• Motivo: Breve descripción sobre el tema central de una actuación administrativa. Integra
junto a la numeración, sigla del sector y el año, los elementos identificativos de este tipo de
documentación.
• Nomenclador del Código de Trámite: Sistema integrado a partir de la definición de rubros
codificados determinados por los códigos de Trámite: Habilitaciones, Tránsito, Cementerios,
etc. Su aplicación es exigida para la caratulación del expediente y su posterior remisión al
organismo correspondiente.
Puede Consultar el Glosario de Definiciones (Ver +) – versión completa :

2.Descripción Interfaz del Módulo Expediente Electrónico (EE)
Después de que el usuario ingresó sus credenciales (usuario y contraseña) abrirá la pantalla de
inicio de la Aplicación.
a) Muestra el Usuario que
inició sesión
b) Ir al Escritorio: permite
al Usuario ir al Escrito
Único
c) Opción Salir de la
Aplicación
d) Solapa Buzón de Tareas
e) Solapa Buzón Grupal
f) Solapa Actividades
g) Solapa Tareas
Supervisados
h) Solapa Tareas Otros
Usuarios
i) Solapa Tareas en
Paralelo
j) Opción Consultas

2.1 Solapa Buzón de Tareas
La Solapa Buzón Tareas Pendientes muestra las tareas del usuario logueado en el Sistema de
Gestión Documental Electrónica – GDE. Existen tres tipos de tareas que pueden efectuarse a
través de esta pestaña del módulo de Expediente Electrónico:
✓ Crear Nueva Solicitud
✓ Caratular Interno
✓ Caratular Externo
• El Buzón de Tareas
muestra todas las
tareas pendientes que
tiene el usuario
• Las tareas que se
reciben en el Buzón de
Tareas Pendientes se
deben Ejecutar.
• El usuario puede
adquirir tareas del
Buzón Grupal, es decir
las que fueron enviadas
al sector al que
pertenece. También se
permite devolver las
tareas adquiridas del
Buzón Grupal.
Importante !!!
El módulo Expediente Eletrónico-EE dispone de 30 minutos hasta que la sesión expira por
falta de actividad por parte del usuario. Por tal razón, se perderán los datos que no hayan sido
grabados. El módulo requerirá que el usuario acceda nuevamente.

Estados de un Expediente
Los estados por los que puede pasar un expediente electrónico son:
• Iniciación: es el estado con el cual se crea el expediente en la caratulación. Cuando el usuario
determina que debe modificarlo, las alternativas son Subsanación, Tramitación o Guarda
Temporal. Cuando el expediente abandona este estado no puede retornar. En caso de
enviarlo al estado de Subsanación debe indicar el o los documentos que serán modificados.
El usuario también está obligado a indicar el motivo por el cual envía a Subsanación.
• Tramitación: es el estado durante el cual el trámite atraviesa las
distintas etapas hasta llegar a su resolución. Para pasar de este
estado a Subsanación o Comunicación o Guarda Temporal, el
usuario debe indicarlo.
• Subsanación: es un estado optativo que permite modificar los
atributos y documentos del expediente. El usuario que envíe un
expediente a subsanación debe indicar los documentos que serán
objeto de modificación y el motivo. El usuario puede ir de este
estado al de Tramitación o al de Guarda Temporal.
• Ejecución: es el momento en que el trámite debe ejecutar el acto administrativo. Este estado
es optativo dentro del ciclo de vida del expediente. El siguiente estado posible es Guarda
Temporal
• Comunicación: en este momento, el expediente electrónico está comunicando y publicando el
acto administrativo; no debe permitir vinculación de documentos. El expediente no se puede
modificar. El siguiente estado posible es Guarda Temporal o Ejecución.
• Guarda temporal: finalizada su tramitación, el Expediente Electrónico se envía a un pre-
archivo. Durante ese periodo (2 años) se puede solicitar la rehabilitación del Expediente
Electrónico a tramitación.
• Solicitud de Archivo: estado intermedio en el que se encuentra un Expediente Electrónico
hasta tanto se firme el informe que autoriza el archivo definitivo.
• Archivo Definitivo: instancia definitiva de archivo. El Expediente Electrónico ya no se puede
rehabilitar, sin embargo, permanece disponible para su consulta permanente.

2.2 Solapa Buzón Grupal
Las tareas enviadas a un sector en una dependencia se muestran en el Buzón Grupal.
Cualquier usuario del sector puede seleccionar una tarea del Buzón Grupal de la dependencia a
la que pertenece para realizarla. Paraello, debe presionar el botón Adquirir. La tarea será remitida
al buzón de tareas individual del usuario que la adquirió. Se permiten devolver las tareas
adquiridas del Buzón Grupal cuando el expediente todavía no ha recibido modificaciones
2.3 Solapa Actividades
En la solapa Actividades se visualizan las solicitudes realizadas para el expediente en curso.
Se reflejan actividades con solicitudes de generación de copia parcial del expediente y producción
de documentos realizados a través del botón Iniciar Documentos GEDO.
2.4 Solapa Tareas Supervisados
La solapa Tareas Supervisados se habilita para aquellos usuarios que posean agentes a cargo,
quienes podrán ver las tareas pendientes de sus supervisados a fin de avocarse las tareas o
reasignarlas.
2.5 Solapa Tareas en Paralelo
Las Tareas en Paralelo se habilitan cada vez que un usuario realice el pase múltiple de un
expediente electrónico. Esto quiere decir que, en el momento de hacer el pase de la actuación, lo
dirige a dos o más destinos, que pueden ser agentes o sectores.
La opción de enviar un pase múltiple se habilita sólo para los expedientes que se encuentren en
estado de Tramitación o Ejecución, en el momento del envío paralelo.
Se debe presionar el botón Realizar pase Múltiple que figura en la parte inferior de la pantalla.

2.5 Solapa Consultas
La solapa Consultas permite realizar la búsqueda de expedientes electrónicos por criterios
generales o por número de identificación:
a) Búsqueda de Expedientes
b) Consulta de Expedientes por número NEU
c) Consulta de Expedientes en Guarda Temporal
2.6 Barra de Navegación Buzón de Tareas Pendientes, Buzón Grupal, Tareas en
Paralelo, Consultas, etc.
a) Barra Paginación: en ésta se muestra la cantidad de páginas que posee el usuario.
Ícono Descripción
Barra de Navegación Paginación
Ir a la Primera Página
Ir a la Página Anterior
Ir a la Página Siguiente
Ir a la última Página

2.7 Descripción Botones
Ícono Descripción Ejemplo
• Archivos de Trabajo:
permite Anexar archivos a
la Nota(Módulos CCOO y
GEDO).
• Archivos de Trabajo:
permite Anexar archivos al
Expediente (Módulo EE).
En este ejemplo el usuario envió Nota con
un archivo de trabajo adjunto.
Enviar a Producir: se selecciona el Tipo de Documento, por ejemplo Nota,
y se le asigna a otro usuario la realización del Mismo.
Producirlo yo mismo: el usuario selecciona el Tipo de Documento (Nota,
Memo, etc.) y se encarga de su realización.
Cancelar: el usuario cancela la acción en curso.
Destinatarios: opción donde el usuario selecciona los destinatarios de la
Comunicación.
Previsualizar Documento: permite al usuario ver la comunicación que
está elaborando antes de su firma y envío..
Historial: Muestra el Historial
de las Actividades realizados
por el/los usuarios sobre la
Comunicación Oficial
seleccionada.
Enviar a Revisar: el usuario envía el documento a otro usuario para su
verificación.
Enviar a Firmar: un usuario realiza el documento(comunicación) y envía a
otro a Firmar.
Firmar Yo Mismo el Documento: el usuario en curso Firma el
Documento(Nota, Memo, etc.).
Descargar Documento

Ícono Descripción
Volver al Documento
Firmar con Certificado (Firma Electrónica) : utiliza tecnología de
firma electrónica certificada por el sistema. Se utiliza para todos los
documentos de baja jerarquía administrativa.
Firma con Token USB: utiliza tecnología de firma digital certificada
por medio de Token USB con clave de seguridad y registro de firma.
Firma tramitada por el Agente ante una Autoridad de Registro (por
ejemplo : SMGP, ONTI, etc.). Los actos administrativos que requieran,
como mínimo, la firma de un Director General (decretos, resoluciones,
disposiciones, etc.) deben ser firmados con este nivel de firma, sin
embargo, cualquier documentación oficial puede ser firmada con
Token USB.
Rechazo Firmar el Documento: el usuario puede rechazar la firma
del documento. Deberá ingresar un motivo para el rechazo. Quien le
envió el documento para firmar recibirá una notificación con la
información indicada.
Modificar Yo Mismo el Doc: permite al usuario editar el documento.
Se debe cliquear sobre el botón y el módulo abrirá una pantalla de
producción.
El módulo permite subsanar errores materiales o involuntarios al
vincular un documento.
Si un usuario vincula por error un documento que no corresponde a
un expediente electrónico y realiza un pase, se puede marcar el o los
documentos errados para que se presenten como subsanados en la
solapa documentos y vincular el o los documentos correctos.
La subsanación debe estar justificada debidamente por un Acto
Administrativo que argumente la acción.
El módulo EE permite iniciar un documento GEDO desde la solapa
Documentos.
Esta acción permite generar cualquier documento en el módulo GEDO desde
el módulo de Expediente Electrónico.
Notificar TAD
$ Pago TAD

Ícono Descripción
Búsqueda de Documentos
Permite vincular documentos generados en e Módulo GEDO.
Para vincular un documento, se deben ingresar los datos del
número GDE que le fue asignado cuando se creó:
✓ Tipo: se selecciona del desplegable la letra del documento
✓ Año: ingresar el año de creación del documento
✓ Número: asignado por GDE
✓ Sector: donde se creó el documento
Permite obtener todos los documentos en un archivo comprimido y
guardarlo, respeta el filtro seleccionado.
Esta opción se utiliza como un guardado, al presionarlo redirige al Buzón de
Tareas y guarda los cambios realizados. Cancelar la tarea redirige a la
pantalla anterior sin tomar los cambios.
Al finalizar la vinculación de documentos se procede al pase para
proseguir la tramitación del expediente.
Permite realizar un pase y generar una comunicación oficial. Esta
opción se habilita si el Estado cambia a “Tramitación”. Si se presiona,
genera la siguiente pantalla.
También puede adjuntarse uno o más archivos a la comunicación
oficial, cuando se selecciona Realizar Pase y Comunicar.
Realizar Pase Paralelo
Generar Copia: Permite generar una copia parcial del expediente
hasta el momento de solicitar la acción.
Notificar Expediente a TAS
Botón Cancelar

2.8 Descripción Botones Acciones en Módulo EE
Ícono Descripción
Visualizar Documento
Descargar documento al disco local de la
PC del Usuario
Más Datos
Ícono Descripción
Detalle de Comunicación
Continuar Comunicación
Redirigir Comunicación
La Comunicación posee archivo adjuntos
2.9 Otros Botones
Ícono Descripción
Archivos de Trabajo Adjuntos
Archivos Embebidos

3. Tipos de Documentos, sus Características, Numeración
3.1 Tipos de Documentos, y sus Características
Actualmente en el Módulo Generador de Documentos Electrónicos-GEDO existen las siguientes
Agrupaciones de Tipos de Documento: Acto Administrativo; a.Comunicaciones; b.Informes;
c.Certif,Constancias,Cpbtes; d.Dictámenes, Recursos; e.Compras y Contrataciones;
f.Docum. Contable y Financiera; n.Normas Legales; r.Recursos Humanos; z. Providencias
Características:
Ícono Descripción
Libre
Firma Conjunta
Especial
Notificable
Importado
Reservado
Token
Firma Externa: reconoce un documento firmado digitalmente fuera de GDE.
Por ejemplo: Adobe Acrobat, XolidoSign.
Template: indica que el documento tiene un formato predefinido y se debe
completar la información solicitada. Formularios Controlados.

3.2 Numeración de los Documentos
Los Documentos cuentan con una secuenciación única e irrepetible de
Carácter Oficial.
Ésta nos permitirá la identificación y búsqueda de los documentos a través del
Sistema.
La secuenciación de la documentación se asigna automáticamente al generar
el documento y cuenta con 4 partes que la constituyen .
EE-2018-00023264-NEU-CCP#SGP
1) Permite conocer el Tipo de Documento y se constituye por una sigla.
Por ejemplo:
• NO  Nota
• IF  Informe
• EE  Expediente Electrónico
• ME  Memorandum
• etc
2) Año en que se firmó el Documento
3) Número secuencial que sigue orden ascendente independiente al organismo que
genere el Documento, que es único para todos los tipos de documentos y se actualiza-
renueva anualmente.
4) Repartición que firmó el Documento.
Observaciones:
✓ Módulo Comunicaciones Oficiales – CCOO y en Módulo Generador Electrónico de
Documentos Oficiales - GEDO: cuando se firme un documento en forma conjunta por dos
reparticiones, la última será la que caracterice el número resultante.
✓ Módulo Expediente Electrónico – EE: hará mención a la repartición encargada de la
caratulación de éste.
1 2 3 4

4. Ingreso al Sistema de Gestión Documental Electrónica – Módulo EE
4.1Ingresar al Sitio Oficial de
GDE (Ver +):
https://gde.neuquen.gov.ar/
4.2Presionar el Botón Ingresar a
GDE
4.3 Mostrará la Pantalla de Inicio
de GDE

4.4Ingresar el Usuario y
Clave
4.5Presionar el Botón
Acceder
4.6Ingresará al Módulo
Escritorio Único
Observaciones: cada
usuario que es dado de alta
en el sistema recibe un
correo electrónico con
Usuario y Contraseña de
Inicio.

4.7Ir a la Sección Módulos
Neu y presionar el botón Ir
del Módulo EE
4.8Ingresará al Módulo
Expediente Electrónico -
EE en la Solapa Buzón de
Tareas

5. Gestión y movimientos de un Expediente Electrónico
5.1Caratulación
5.1.1 Solicitud de Caratulación
En este ejemplo: Tipo de Documento: Memo – Documento Libre
5.1.1.1 Ingresar al Sitio
Oficial de GDE (Ver +):
como se explica en la
Sección 4 de este Manual.
5.1.1.2 Ir a la Sección
Módulos Neu seleccionar el
Módulo EE

5.1.1.3 Seleccionar
Crear Nueva
Solicitud en la Solapa
Buzón de Tareas
5.1.1.4 Completar los
siguientes campos:
✓ Motivo Interno y
Motivo Externo
con una
descripción del
Trámite a Realizar.
✓ Código de
Trámite Sugerido,
en el ejemplo
Pedido de
Suministro.
✓ Email
✓ Teléfono
5.1.1.5 Presionar el
Botón Solicitar
Caratulación

5.1.1.6 Completar el Campo
Motivo
5.1.1.7 En la Sección
Sector seleccionar
Repartición y Sector
5.1.1.8 Presionar el Botón
Enviar Solicitud

5.1.2 Caratular Expediente (Usuarios con Perfil Caratulador)
Sólo pueden caratular los usuarios que poseen Perfil Caratulador: integrantes de las Mesas De
Entradas y Salidas y/o Usuario con Rol habilitado.
Módulo EE

5.1.2.3 Seleccionar la
Solapa Buzón Grupal
5.1.2.4 Seleccionar el/los
expediente/s a Caratular y
presionar Adquirir en la
Columna Acciones a
realizar

Solapa Buzón de Tareas
5.1.2.4 Seleccionar el/los
expediente/s a Caratular y
presionar Adquirir en la
Columna Acciones a
realizar

Solapa Buzón de Tareas
5.1.2.6 Seleccionar el
expediente a Caratular y
presionar Ejecutar en la
Columna Acciones a
realizar
Descripción Adicional del
Trámite
Caratular
Mostrará Mensaje de que
se Generó el Expediente y
usuario al que se envió.
OK

5.2 Descripción Interfaz en la Tramitación de un Expediente Electrónico
a) Solapa Documentos
b) Solapa Documentos de
Trabajo
c) Solapa Asociar
Expediente
d) Solapa Tramitación
Conjunta
e) Solapa Fusión
f) Solapa Historial de
Pases
g) Solapa Datos en la
Carátula
a) Solapa Documentos
La solapa Documentos permite visualizar el expediente y los documentos que lo integran.
Sobre la derecha de la pantalla en la columna “Acción” muestra una serie de íconos que
permiten:
Visualizar las características del documento:
• Número GDE
• Referencia
• Fecha creación
• Tipo de Documento
• Firmantes
• Datos Propios
• Archivos de Trabajo
• Historial
Descargar el documento: permite visualizar el documento
Más Datos: muestra el nombre del usuario generador del documento y,
en el caso en que corresponda, el número especial.

b)Solapa Documentos de Trabajo
La solapa Documentos de Trabajo permite anexar archivos de trabajo que no forman parte
integrante del expediente. Ejemplos: archivos Word, Excel; Imágenes: pdf,.jpg,.; planos en
distintos formatos, etc.
c)Solapa Asociar Expediente
La solapa Asociar Expediente se utiliza para relacionar uno o más expedientes con el actual sólo
como consulta.
El archivo de trabajo no es un documento oficial sino
que es información adicional que queda por fuera de la
actuación caratulada.

d) Solapa Tramitación Conjunta
La solapa Tramitación Conjunta permite la incorporación de un grupo de expedientes durante
un tiempo sin que pierdan su individualidad. Además, pueden ser separados en cualquier
momento.
e) Solapa Fusión
La solapa Fusión permite agrupar varios expedientes en uno que quedará como cabecera y
será el que tramite. Los expedientes fusionados pierden su individualidad, es decir no pueden
volver a tramitar en forma independiente.
f) Solapa Historial de Pases
El módulo permite visualizar los pases realizados durante la tramitación del expediente.

g) Solapa Datos en la Carátula
La solapa Datos de la Carátula muestra el motivo del último pase realizado y los datos
ingresados en la caratulación.

5.3 Vincular Documentos
El usuario puede optar por:
✓ generar los documentos que necesita para el Trámite en el Módulo GEDO después
vincularlos en el Módulo EE
✓ o iniciar el Documento desde el Módulo EE en la Opción Iniciar Documento GEDO
5.3.1 ¿ Qué documentos son necesarios para cada trámite ?
En el Sitio Oficial de GDE (Ver +) , en el Menú Superior Derecho seleccionar en Ingresar a GDE
y luego la Opción Documentación
En esta sección se pueden consultar los distintos Trámites, agrupados en categorías,

En este ejemplo, el Trámite Pedido de Suministro – SMGP :
Y para este trámite los Documentos Habilitados son:
En la sección Descripción está explicado el paso a paso del Trámite, y cuando se debe utilizar
cada Documento requerido para completar éste.

5.3.2 Vincular Documentos utilizando documentos generados previamente en el
Módulo GEDO y/o CCOO
En este ejemplo se realizará el Trámite Pedido de Suministro (en forma parcial), y se vincularán
los Documentos PS-Pedido de Suminstro y SPS-Pedido de Suministro (SAFIPRO) que fueron
generados previamente en GEDO.
Módulo EE

5.3.2.3 Seleccionar el
Expediente, en la Solapa
Buzón de Tareas, y
Columna Acción a realizar
Observaciones: en este
ejemplo ya se realizaron
los pasos explicados en
5.1.1 Solicitud de
Caratulación y 5.1.2
Caratular Expediente
Y el trámite es
GSUMINISTRO – Pedido
de Suministro
5.3.2.4 Ingresar los Datos
del Documento tipo PS-
Pedido de Suministro en
los campos
Vincular Documentos
Quedará vinculado al
Expediente.

5.3.2.6 Vincular todos los
Documentos necesarios
para el Trámite siguiendo
los pasos 6.2.4 y 6.2.5
Realizar Pase después de
Vincular todos los
documentos necesarios
para el Trámite
Motivo, Estado, Usuario
y/o Serctor
Realizar Pase o Realizar
Pase y Comunicar según
corresponda

Se generó el Pase del
Expediente.
OK

5.4 Asociar Expediente
Esta opción se utiliza para relacionar uno o más expedientes al actual sólo como consulta.
5.4.1 Ingresar al Sitio Oficial
de GDE (Ver +):
5.4.2 Ir a la Sección Módulos
Neu seleccionar el Módulo
EE

5.4.3 Seleccionar el
Buzón de Tareas, al que se
le desea asociar otro
Expediente, presionar
Ejecutar en la Columna
Acción a Realizar
5.4.4 Seleccionar la Solapa
Asociar Expediente
ingresar
los datos del expediente a
asociar en los campos de
búsqueda
5.4.5 Presionar el Botón
Buscar Expediente
Traerá el Expediente
Asociar en la Columna
Acción
OK. El Expediente quedó
Asociado.

5.5 Desasociar Expediente
Esta opción se utiliza para desasociar uno o más expedientes al actual.
de GDE (Ver +):
EE

Buzón de Tareas, al que
se le desea asociar otro
Expediente, presionar
Ejecutar en la Columna
Acción a Realizar
Asociar Expediente
Desasociar Expediente
en la Columna Acción
OK.
De esta forma quedará
desasociado el expediente
seleccionado.

5.6 Tramitación Conjunta
Esta opción permite la incorporación de un grupo de expedientes durante un tiempo sin que
pierdan su individualidad, y pueden ser separados en cualquier momento.
El expediente sobre el que se está trabajando será cabecera de la Tramitación Conjunta, a partir
de ahora y hasta su separación. No se permite trabajar sobre los expedientes incorporados. Sólo
se permite la incorporación de expedientes que estén bajo el control del usuario.
Para tramitar en forma conjunta el expediente cabecera debe estar en estado de Tramitación o
Ejecución. Todos los expedientes que se incorporen deben tener el mismo estado que el de
cabecera en el momento del armado.
de GDE (Ver +):
EE

Buzón de Tareas y
Columna Acción a Realizar
5.6.4 Ingresar los datos del
Expediente a Tramitar en
forma Conjunta en los
campos de búsqueda
Buscar Expediente

Traerá el expediente, en este
momento se puede desvincular
el Expediente Incorporado
presionando el Botón .
Confirmar Tramitación
Conjunta.
5.6.7 Presionar el Botón OK

Cada vez que se incorpore un
expediente, el módulo genera,
en forma automática,
providencias en las que
refleja la tramitación
conjunta.
✓ Desde la Confirmación de la Tramitación Conjunta
y hasta su desvinculación, solo se permite realizar
operaciones sobre el expediente cabecera.
✓ Las acciones que se tomen sobre el expediente
cabecera se replican en los expedientes que
componen la tramitación conjunta, es decir que
cuando se vincula un documento al expediente
cabecera, también se vincula, en forma automática, en
los incorporados.
✓ Cuando se finalizó la tramitación conjunta de los
expedientes se permite desvincular el lote. Esta acción
se realiza al presionar el botón “Desvincular Todo”.
Cada expediente puede seguir la tramitación en forma
individual.

5.7 Tramitación Conjunta - Desvincular
Cuando se finalizó la tramitación conjunta(explicada en la sección anterior 5.6) de los expedientes
se permite desvincular el lote. Esta acción se realiza al presionar el botón Desvincular Todo.
Cada expediente puede seguir la tramitación en forma individual.
de GDE (Ver +):
EE

Buzón de Tareas y
Tramitación Conjunta
Desvincular Todo

5.7.6 Presionar el Botón OK
5.8 Fusión de Expedientes
Esta opción permite agrupar varios expedientes en uno que quedará como cabecera y será el que
tramite. Los expedientes fusionados pierden su individualidad, es decir, no pueden volver a
tramitarse en forma independiente.
de GDE (Ver +):
EE

Buzón de Tareas y
Expediente a Fusionar en
los campos de búsqueda
Buscar Expediente
Confirmar Fusión

5.8.7 Presionar el Botón SI
De esta forma quedaron
fusionados los Expedientes.
OK.

5.9 Historial de Pases
Esta opción permite visualizar los pases realizados durante la tramitación de un expediente.
de GDE (Ver +):
EE

Consultas
5.9.4 Seleccionar Consulta
de Expediente por
Número NEU
Expediente en los campos
de búsqueda y presionar el
Botón Buscar

Visualizar
Historial de Pases
5.9.8 Mostrará el Historial
de Pases del Expediente.

5.10 Datos de la Carátula
Esta opción muestra el motivo del último pase realizado y los datos ingresados en la caratulación.
5.10.1 Ingresar al Sitio
5.10.2 Ir a la Sección
Módulo EE

Buzón de Tareas, y
presionar el Botón Ejecutar
en la Columna Acción
5.10.4 Seleccionar la
Solapa Datos de la
Carátula
Mostrará la información
cargada en la Carátula del
Expediente.

Observaciones:
Se puede modificar la
información ingresada en la
Carátula, pero el Usuario
debe tener permisos para
realizar esta tarea.

5.11 Actividades
En la Solapa Actividades se visualizar las solicitudes realizadas para el expediente en curso, por
ejemplo la generación de copia parcial del expediente.
Módulo EE

Buzón de Tareas, y
Columna Acciones a
realizar
Generar Copia en la
Solapa Documentos

OK. La solicitud de Generar
Copia del Expediente ya fue
iniciada.
Salir sin Pase, para volver
al Buzón de Tareas.
La solicitud de Generar
Copia del Expediente ya
fue iniciada.
5.11.8 Seleccionar la
Solapa Actividades

Mostrará la Actividad de
Copia en Curso, en estado
Abierta.
5.11.9 Presionar Ejecutar
en la Columna Acciones
Mostrará el siguiente
Mensaje.

5.12 Guarda Temporal
Una vez concluido el trámite, la repartición propiciante o el órgano rector:
a) Verificará que no subsisten cuestiones pendientes de solución;
b) Explicitará dicha circunstancia en el motivo del pase
c) Modificará el estado del Expediente Electrónico a Guarda Temporal;
d) Grabará el pase
Finalizada esta operación, el expediente electrónico permanecerá en estado Guarda Temporal en
el Repositorio Único de Documentos Oficiales(RUDO) por 2 Años (24 meses).
Módulo EE

Buzón de Tareas, y
Columna de Acciones a
Realizar
5.12.4 Verificar que el
Trámite que se gestiona en
el Expediente está listo para
cerrar éste.
Realizar Pase
5.12.6 Completar el Motivo ,
en este ejemplo: Trámite
Finalizado.
5.12.7 Cambiar el Estado a
Guarda Temporal
Realizar Pase o Realizar
Pase y Comunicar según
corresponda.

OK
Todos los expedientes electrónicos que hayan permanecido
en estado Guarda Temporal durante 2 Años (24 meses)
pasarán al estado de Archivo y no podrán adquirir un nuevo
estado de tramitación, sin perjuicio de ser remitidos al
solicitante para su consulta.

6. Consulta de Expedientes
La solapa Consultas permite realizar la búsqueda de expedientes electrónicos por criterios
generales o por número de identificación:
1) Búsqueda de Expedientes
2) Consulta de Expedientes por número NEU
3) Consulta de Expedientes en Guarda Temporal
6.1Búsqueda de Expedientes
Ofrece tres opciones:
6.1.1 Buscar en los Expedientes tramitados por mí
Módulo EE

Solapa Consultas
6.1.1.4 Seleccionar en
Búsqueda de Expedientes
la opción Buscar los
expedientes tramitados
por mí
6.1.1.5 Completar los
datos(parámetros) en los
campos para realizar la
Búsqueda
Buscar

Mostrará los Expedientes
que cumplen con los
criterios de Búsqueda.

6.2 Consulta de Expedientes por número NEU
de GDE (Ver +):
EE

Consultas
6.2.4 Completar los campos
con los datos del expediente
que se desea Buscar
Buscar
6.2.6 Mostrará el
Expediente que cumple con
los criterios de Búsqueda.

6.3 Consulta de Expedientes en Guarda Temporal
Ofrece tres opciones al usuario:
6.3.1 Buscar en los Expedientes Tramitados por mí
Módulo EE

Solapa Consultas
6.3.1.4 Seleccionar en
Consulta de expedientes
en Guarda Temporal la
opción Buscar en los
expedientes tramitados
por mí
6.3.1.5 Mostrará los
expedientes que se
encuentran en Guarda
Temporal y que cumplen
con los criterios de
Búsqueda.

7.Referencias
• Manual EE de Nación : Manual_4_Expediente electronico - EE.pdf

5. Manual Módulo Expediente Electrónico (EE) - Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE)

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