Funciones

EMISION GENERADO POR: APROBADO POR:
Octubre - 2000 DIRECCION ADMINISTRATIVA

MANUAL DE FUNCIONES

1. OBJETIVO GENERAL

El presente manual tiene por objeto normar las funciones del área operativa
de Dirección Administrativa de la Facultad de Estomatología de l
a UNIVERSIDAD PERUANA CAYETANO HEREDIA.

2. CONTENIDO

Descripción de puestos: El manual describe los puestos del área operativa de
la Dirección Administrativa y contiene los siguientes puntos:

2.1.1.- Servicio al que corresponde.
2.1.2.- Puesto.
2.1.3.- Objetivo del puesto.
2.1.4.- Relaciones de coordinación.
2.1.5.- Funciones generales.
2.1.6.- Funciones específicas.

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No. DE CAMBIOS: AUTORIZADO POR:

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DIRECTOR ADMINISTRATIVO

1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Decanato

2. PUESTO: Director Administrativo.

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Gerenciar y administrar las áreas operativas
de la Facultad de Estomatología, para el cumplimiento de sus funciones de
docencia, servicio, proyección social e investigación.

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Decano de la Facultad de
Estomatología, Secretario Académico, Jefes de áreas operativas y Jefes de
Unidades de la Dirección Administrativa.

5. FUNCIONES GENERALES: Planificar, organizar, dirigir, coordinar y
evaluar la gestión administrativa de la Facultad de Estomatología.

6. FUNCIONES ESPECIFICAS:
• Brindar soporte técnico operativo en los aspectos relacionados a la Gestión
económica financiera y administrativa de la Facultad de Estomatología.
• Elaborar en coordinación con las áreas operativas de la Facultad de
Estomatología el plan estratégico, operativo y el presupuesto para elevardo
al Consejo de la Facultad para su aprobación respectiva.
• Administrar la ejecución y control presupuestal informando mensualmente al
Decanato y al Consejo de Facultad; así como proponer, modificaciones
presupuestales que sean pertinentes.
• Administrar la marcha de la red de servicios odontológicos de la Facultad de
Estomatología.
• Realizar la Gestión de Producción, Logística, Recursos Humanos,
Mantenimiento y Comunicaciones de la Facultad de Estomatología.

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• Promover el desarrollo de los servicios, programas y modelos de atención
Estomatológica.
• Proponer al Consejo de la Facultad las tarifas por servicios en coordinación
con las áreas operativas correspondientes.
• Presentar al Consejo de Facultad, los informes técnicos y de ejecución de los
servicios de las áreas operativas.
• Coordinar con las dependencias correspondientes de la Universidad Peruana
Cayetano Heredia los asuntos de su competencia.
• Velar por el cumplimiento de las normas de salud y de las disposiciones
legales referente a los servicios odontológicos.
• Velar por la calidad de la atención que se dispensa en los servicios
odontológicos.
• Gestionar convenios y acuerdos con otras instituciones.
• Proponer al consejo de Facultad conjuntamente con las Areas Operativas, los
reglamentos, normas, etc., necesarios para su aprobación.
• Participar en la selección de candidatos para los diferentes cargos de
personal no docente de la Facultad de Estomatología.
• Organizar programas de orientación para nuevos funcionarios y de
entrenamiento en servicio para el personal no docente.
• Aplicar las sanciones disciplinarias pertinentes para el personal no docente y
cuando la gravedad del caso lo amerite, solicitar al Consejo de Facultad las
sanciones disciplinarias.
• Establecer un sistema de evaluación para medir el funcionamiento de los
servicios Odontológicos.
• Promover relaciones con otras organizaciones de atención Médica y
Estomatológica, para intercambio de información y servicios.
• Promover programas de investigación en relación con las funciones de la
Dirección Administrativa.
• Contribuir con los planes de financiamiento de la Facultad de Estomatología.
• Brindar por encargo de la Facultad, asesoría a otras instituciones en los
campos de su competencia.
• Asistir al Consejo de Facultad de Estomatología.

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• Evaluar la correspondencia recepcionada por la Dirección Administrativa y
dar el trámite correspondiente.
• Firmar los vouchers, para luego proceder al giro de cheque correspondiente
para el pago de los proveedores.
• Velar con la unidad correspondiente por el incremento de usuarios de los
diferentes servicios de la Facultad.
• Orientar al usuario que acude a la Dirección Administrativa, con buen trato y
calidez.

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SECRETARIA DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Dirección Administrativa

2. PUESTO: Secretaria de Dirección Administrativa

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Apoyar en el manejo de la documentación, así
como en las coordinaciones delegadas por el Director Administrativo.

4. RELACIONES DE COORDINACION: Director Administrativo.

5. FUNCIONES GENERALES: Recepcionar, Archivar y entregar la
documentación a las Areas Operativas de la Facultad de Estomatológica,
Dependencias de la Universidad Peruana Cayetano Heredia y de otras
instituciones.

6. FUNCIONES ESPECIFICAS
• Velar por el orden, seguridad y privacidad de los documentos de la Dirección
Administrativa.
• Recepcionar la documentación de los usuarios de la Dirección Administrativa,
y luego derivarlo al Director Administrativo para su evaluación respectiva.
• Preparar la documentación y los Informes que correspondan a la Dirección
Administrativa.
• Enviar la documentación a los usuarios de la Dirección Administrativa y
realizar el seguimiento respectivo si lo amerita.
• Recepcionar las llamadas telefónicas y correos electrónicos e informar al
Director Administrativo; así como realizar las llamadas telefónicas
institucionales.
• Archivar la documentación de la Dirección Administrativa.
• Orientar al usuario que acude a la Dirección Administrativa, con buen trato y
calidez.
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• Tener actualizado la agenda de reuniones, el directorio de usuarios y el
cuaderno de cargo de la Dirección Administrativa.
• Realizar los pedidos de útiles de oficina y el material para uso necesario.
• Realizar las coordinaciones que son delegados por el Director Administrativo.
• Tener un Back Up. con toda la información actualizada en la computadora.
• Realizar otras funciones que se le pueda asignar.

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Octubre - 2000 DIRECCION

JEFE DE LA UNIDAD DE FINANZAS


2. PUESTO: Jefe de la Unidad de Finanzas

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Brindar oportunamente toda la información
financiera necesaria a las diferentes áreas operativas mostrando una variedad
de escenarios para facilitar la toma de decisiones.

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Dirección Administrativa,
Contabilidad, Tesorería, Areas operativas y responsables de las cajas de la
Facultad.

5. FUNCIONES GENERALES:

• Planificar, organizar, dirigir, controlar el área Económico-Financiero de la
Facultad de Estomatología.


• Elaborar el informe económico financiero mensual y el consolidado semestral.
• Informar mensualmente a la Dirección Administrativa y a las áreas operativas
lo concerniente a su dependencia.
• Elaborar proyecciones de su Flujo de Caja.
• Elaborar sistemas de control presupuestal.
• Interpretar los Estados Financieros.
• Evaluar el impacto financiero de propuestas de diferente naturaleza que se
deban discutir y negociar en la institución.
• Identificar necesidades futuras de efectivo, en base a estados financieros
proyectados.
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• Aprovechar al máximo las posibilidades que genera el ciclo de conversión del
efectivo.
• Evaluar y analizar el capital de trabajo.
• Determinar el nivel óptimo de efectivo que debe mantener la institución.
• Tener conocimiento de las opciones de financiamiento de corto y largo plazo
disponibles en el mercado y evaluar el impacto de cada de ellas en los
resultados del negocio.
• Evaluar y controlar las ventas al crédito.
• Orientar al usuario que acude a Finanzas, con buen trato y calidez.
• Otros que se les pueda asignar.

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CONTABILIDAD

1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Unidad de Finanzas

2. PUESTO: Contabilidad

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Mantener la información contable
actualizada, automatizada e interactiva, para su utilización por las Areas
Operativas.

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Jefe de la Unidad de Finanzas y
Tesorería.

5. FUNCIONES GENERALES: Recopilar, Registrar y analizar la
información contable para la elaboración de los Estados Financieros.


• Mantener la información contable actualizada.
• Registrar las provisiones de entrega a rendir.
• Archivar copia SUNAT de comprobantes de compras ,recibos de honorarios
en forma correlativa, según número de secuencia
• Provisionar facturas por compras, recibos por honorarios, preparar el
registro de compras y de honorarios.
• Provisionar las ventas diarias y preparar el registro de ventas.
• Preparar la liquidación de impuestos.
• Realizar asientos en el libro diario.
• Tramitar autorizaciones de impresión, declaraciones de baja por pérdida de
documentos y por baja de serie a la SUNAT.
• Archivar comprobantes de egresos, normas legales, tipos de cambio,
boletas, manuales y cartas.
• Preparar los estados financieros.


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• Centralizar la información en el módulo de contabilidad, verificar registros,
realizar correcciones, actualizar la información y cerrar el mes de trabajo.
• Controlar la emisión de Facturas por contratos de alquiler y otros.
• Orientar al usuario que acude a Contabilidad con buen trato y calidez.
• Otras que se le puedan asignar.
• Mantener la información contable actualizad.

Dentro del contabilidad del sistema DETEASY, se actualizan
diferentes tablas:

1.- Plan de Costos : Cerrar nuevas cuentas, establecer parámetros, eliminar
códigos, de acuerdo al plan contable general revisado y a las necesidades de
la institución.

2.- Centro de Costos : según la necesidad del servicio se crea nuevos códigos
ó sub-códigos si se crean nuevos servicios dentro de las áreas operativas.

3.- Coa (códigos auxiliares) : Son códigos de identificación de proveedores,
clientes y diversos, que de no existir dentro de la base de descuentos se
ingresen como nuevos para el registro de facturas y otros.

4.- Sub-diarios : El libros diario se divide actualmente en 8 sub-diarios
numerados en tres dígitos.

00 Asiento de apertura – proceso anual
01 Caja – proceso mensual agrupa mov. De caja
02 Bancos – proceso mensual agrupa mov. Bancarios aegresos-ingresos.
03 Registro de ventas – proceso mensual agrupa mov. De ventas.
04 Registro de compras – proceso mesual agrupa mov. Provenientes de
facturas / honorarios.
05 Asientos de diario – proceso mensual agrupa registros de libro diario.
06 Movimientos de almacén – proceso mensual agrupa mov. de almacén.
99 Asientos de deferencia de cambio –


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5.- Numerador de documentos: El numero de documentos se actualizan
mensualmente luego de realizar la contabilización de la información de los
siguientes módulos la diferencia de cambio se actualiza después de la
actualización de asientos y cada vez que se repite la operación debe retornar al
numero 0.

6.- Tipo de cambio : Mensualmente se crea una nueva tabla para ingresar
diariamente el tipo de cambio publicado en el diario el peruano, o en la pagina
web de internet www.sunat.gob.pe. el tipo de cambio a ingresar es el de la
fecha de publicación T. compra y T. venta.

7.- Tabla de bancos : Se asigna un nuevo código de banco si se abre una cuenta
bancaria, su descripción y el numero de cuenta corriente.

8.- Tabla de estados financieros : Se usa según parámetros del sistema el
formato de presentación de los estados financieros, balance general, estado de
ganancias y perdida se modifica y elimina para su visualización.

Dentro del modulo cuentas por pagar se actualizan las siguientes tablas:

Tipos de documentos por pagar .- Se asigna a la creación2n de un documento
nuevo dos letras se ingresa la descripción, la categoría si es cuenta deudora ó
acreedora, las cuentas contables para el documento sea en dólares ó soles las
cuentas se de impuestos y parametros de provisión y código de
documento asignado por la sunat.

Tipo de operaciones de pago.- Se asigna a la creación de un tipo de operación
nueva tres letras.
Si es una aplicación empezar con A.
Si es egreso empezar con E
Si es un ingreso empezar con I
Si es una provisión empezar con P
Se agrega la descripción, el tipo es decir si es ingreso, egreso, transferencia,
proveedores, en banco.


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El sub-diario al que pertenece la operación, el file y la secuencia que le
corresponde luego que se produce una eliminación. El tipo de cambio que le
corresponde a la operación.
Ingreso de los saldos iniciales en el modulo de cuenta por pagar
independientemente del registro del asiento de apertura de debe ingresar el
saldo inicial según al si es un activo en el cargo y si es un pasivo en
el abono.

2.- Registrar las provisiones de entregas a rendir ( rendiciones de cuenta)
Se reciben rendiciones según formato cont-05, se revisa la documentación y se
registra el módulo de cuentas por pagar, liquidaciones revisando antes el estado
de cuenta del proveedor y el numero de solicitud el centro de costos que
afectado y el importe del fondo para luego codificar los diferentes documentos.
Se imprime el comprobante y al dorso se imprime la aplicación de documentos
se aplica en el módulo de cunetas por pagar, luego de identificar los importes de
SF y LR respectivos si existe un saldo este es identificado por el modulo de
tesorería para su regularización.

3.- Actualizar copia Sunat de comprobante de compra y recibos de honorarios
segun numero de secuencia
Las facturas y los recibos de honorarios tienen dos copias una la del
adquiriente y/o usuario que se queda como sustento en al voucher de egresos y
la otra copia Sunat se archiva por orden de secuencia por mes como sustento
del registro de compras los comprobantes por liquidaciones de caja chica se
archivan también junto con las provisiones de facturas con una copia de
registro de compras del mes.
Con el archivo de copias Sunat de recibos de honorarios se procede de la misma
forma archivando una copia del registro por el mes sellando todos los
comprobantes con el numero de registro y al mes al que pertenece.
4.- Provisionar facturas por compras, recibos de honorario sy preparar el
registro de compras y honorarios
En el modulo de cuentas por pagar una vez recibida las facturas se identifica si
la factura adjunta nota de ingreso al almacén y orden de compra y se
contabiliza


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Octubre - 2000
DIRECCION

TESORERIA


2. PUESTO: Tesorería

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Salvaguardar el dinero de la cobranza y
atender las obligaciones de los pagos a terceros.

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Jefe de la Unidad de Finanzas y
Cajas.


• Controlar los ingresos y egresos de la Facultad de Estomatología en relación
al efectivo y valores.


• Recepcionar, verificar y archivar los reportes de ingresos diarios de las cajas
y verificar la autenticidad monetaria.
• Emitir un informe mensual del efectivo cobrado.
• Girar cheques y preparar los vouchers.
• Pagar a los proveedores y otros.
• Realizar las conciliaciones de cajas y Bancos.
• Actualizar y sacar reporte de las pensiones.
• Coordinar con PROSEGUR la entrega del dinero para el depósito
respectivo.
• Administrar el fondo de caja chica.
• Realizar los depósitos a Caja Central de la Universidad Peruana Cayetano
Heredia, de los cheque de pago por planilla, impuestos, liquidaciones de
personal, transferencia y otros.
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Octubre, 2000


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EMISION GENERADO POR:
Octubre - 2000 DIRECCION APROBADO POR:

• Preparar el informe mensual de los pagos con tarjeta de crédito ( Visanet )
para cargar la comisión por dicho servicio al Area Operativa
correspondiente.
• Informar y hacer seguimiento de las facturas pendientes de cobro y otras
cuentas por cobrar.
• Provisionar los recibos de honorarios y subvenciones económicas.
• Elaborar la posición financiera de bancos.
• Registrar la cobranza, las papeletas de depósitos bancario, notas de cargo y
abono en el sistema Dateasy.
• Registrar los cheques cobrados en el sistema Dateasy.
• Realizar los pedidos mensuales de materiales, útiles de oficina, materiales de
Prosegur, cheques y otros, que se requiere el servicio.
• Orientar al usuario que acude a Contabilidad, con buen trato y calidez.

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Octubre, 2000


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CAJA CLÍNICA ESTOMATOLOGICA CENTRAL


2. PUESTO: Caja Clínica Estomatológica central.

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Recibir los ingresos provenientes de la
cobranzas por servicios prestados a los usuarios, según tarifario vigente, de
la Clínica Estomatológica Central.

4. RELACIONES DE COORDINACION: Contabilidad, Tesorería.

• Controlar la asignación tanto en el Areas Operativa correspondiente de los
ingresos diarios, así como el abono en la cuenta del usuario.
6. FUNCIONES ESPECIFICAS.-

• Recibir el pago de los pacientes de la Clínica Estomatológica Central, previa
emisión del comprobante correspondiente.
• Preparar el reporte de los pagos efectuados por los pacientes de la Clínica
Estomatológica Central al término del día y luego remitirlo junto con el
dinero en efectivo a Tesorería para que efectúe el arqueo respectivo.
• Sacar estados de cuenta a los pacientes y operadores.
• Archivar la solicitud de facilidades de pagos, boletas y facturas.
• Verificar y dar visto bueno de los pagos realizados por los pacientes según
sus Historias Clínicas, para que le emitan su constancia de alta.
• Hacer Los pedidos mensuales e los materiales que necesita el servicio.
• Orientar al usuario que acude a Caja con buen trato y calidez.
• Otras funciones que se le pueda asignar.

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CAJAS PERIFÉRICAS


2. PUESTO: Cajas de Clínicas Periféricas

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Recibir los ingresos provenientes de la
cobranzas por servicios prestados a los usuarios, según tarifario vigente de
las Clínicas periféricas odontológicas.

4. RELACIONES DE COORDINACION: Contabilidad, Tesorería.


• Controlar la asignación en el Area Operativa correspondiente de los ingresos
diarios, así como el abono en la cuenta del usuario.


• Recibir el pago de los pacientes de las Clínicas periféricas, previa emisión del
comprobante de pago.
• Preparar el reporte de los pagos efectuados por los pacientes de las Clínicas
periféricas al término del día, y luego remitirlo junto con el dinero en efectivo
y / o documento a Tesorería para que efectúe el arqueo respectivo.
• Sacar estados de cuenta a los pacientes.
• Archivar las boletas y Facturas de las Clínicas periféricas.
• Orientar al usuario que acude a Caja con buen trato y calidez.

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Octubre - 2000 DIRECCION ADMINISTRATIVA APROBADO POR:

JEFE DE LA UNIDAD DE SISTEMAS

1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Dirección Administrativa.

2. PUESTO: Jefe de la Unidad de Sistemas

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Apoyar a las Areas Operativas en la
sistematización de la información académico-administrativo que sea integrado
al Sistema de Información Gerencial de la Facultad de Estomatología.

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN:

• Dirección Administrativa, Jefes de Unidades de la Dirección Administrativa y
Areas Operativas.


• Analizar, diseñar, implementar, organizar, distribuir, actualizar y controlar al
Sistema de Información Gerencial de la Facultad de Estomatología, con miras
a brindar información de las Areas Operativas para la toma de decisiones.

6. FUNCIONES ESPECÍFICAS:

• Realizar reuniones de coordinación con las diferentes Areas Operativas,
Secretaría Académica y Jefes de las Unidades de la Dirección Administrativa de
la Facultad de Estomatología, con la finalidad de identificar necesidades de
información tanto del Area Académica como del Area Administrativa y analizar
su posible sistematización.
• Informar mensualmente a la Dirección Administrativa, de las actividades
realizadas a la Dirección Administrativa.

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• Supervisar la programación, implementación y prueba de los programas
(Software) que son diseñados por la Unidad de Sistemas.
• Llevar el inventario y control de los equipos de computo de la Facultad de
Estomatología.
• Administrar la Red del Sistema de Información Gerencial de la Facultad de
Estomatología.
• Coordinar con CEDRA para elaborar el Plan de capacitación en cursos de
cómputo para los usuarios de las Areas Operativas.
• Proporcionar soporte a los usuarios de las Areas Operativas en el manejo de
los Software existentes en la Facultad de Estomatología.
• Programar los servicios de mantenimiento preventivo y recuperativo de los
equipos de computo de la Facultad de Estomatología.
• Asesorar a las diferentes Areas Operativas de la Facultad en la adquisición
de equipos de computo.
• Actualizar y controlar los Software comerciales que se manejan en la
Facultad de Estomatología y verificar si estas cuentan con licencia de
funcionamiento.
• Coordinar con el centro de computo de la Universidad Peruana Cayetano
Heredia para analizar conjuntamente las modificaciones que sean necesarias
en el Sistema de Información Gerencial para lograr su óptimo
funcionamiento.
• Proporcionar reportes solicitados por las diferentes Areas Operativas.
• Recopilar y sistematizar los datos producidos en los diferentes servicios,
generar información y difundirla en los niveles correspondientes.
• Elaborar el boletín estadístico de la Facultad de Estomatología.
• Velar por la seguridad de los bienes a su cargo y el correcto uso y destino de
los insumos.
• Realizar el proceso de reingenería en sistema de información.
• Proponer la modernización constante de los software (Ejm. Caja) pago de
pacientes de la Facultad de Estomatología para facilitar la información.
• Orientar al usuario que acude a Sistemas con buen trato y calidez.
• Otras funciones que se le pueda encomendar.
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N° DE CAMBIOS AUTORIZADO POR:

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GENERADO POR: APROBADO POR:
EMISION
DIRECCION ADMINISTRATIVA
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PROGRAMADOR

1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Unidad de Sistemas

2. PUESTO: Programador

3. OBJETIVO DEL PUESTO:

• Apoyar en la implementación de Software de acuerdo a las necesidades de las
Areas Operativas.

4. RELACIONES DE COORDINACION: Jefe de la Unidad de Sistemas.


• Analizar, diseñar, elaborar y codificar los programas (Software) a
implementarse en la Facultad de Estomatología.


• Participar en el Análisis y Diseños de los Software a implementarse.
• Realizar la programación de los sistemas definidos en el diseño.
• Elaborar el manual del usuario y de programación de los Software
implementados.
• Capacitar al personal de las Areas Operativas en el uso de los Software
generados por el área.
• Brindar asesoría técnica a las diferentes áreas operativas de la Facultad.
• Orientar al usuario que acude a Sistemas con buen trato y calidez.
• Otras que se le puedan encomendar.

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SECRETARIA DE LA UNIDAD DE SISTEMAS

1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Unidad de Sistemas.
2. PUESTO.- Secretaria de la Unidad de Sistemas

• Apoyar en el manejo de la documentación, así como en las coordinaciones
delegadas por el Jefe de la Unidad de Sistemas y Programador.
4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Jefe de Unidad de Sistemas.

• Recepcionar y entregar la documentación a la Dirección Administrativa de
la Facultad de Estomatología.

• Velar por el orden seguridad y privacidad de los documentos de la Unidad de
Sistemas.
• Recepcionar la documentación de los usuarios de la Unidad de Sistemas,
referidos por la Dirección Administrativa y luego derivarlos al Jefe de la
Unidad de Sistemas para su evaluación respectiva.
• Preparar la documentación y los informes que correspondan a la Unidad de
Sistemas.
• Preparar el informe mensual y anual de actividades de la unidad.
• Enviar la documentación a los usuarios de la Unidad de Sistemas a través de
la Dirección Administrativa y realizar el seguimiento respectivo si lo
amerita.
Jefe de Sistemas; así como realizar las llamadas telefónicas institucionales.
• Archivar la documentación de la Unidad de Sistemas.
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• Orientar al usuario que acude a Sistemas, con buen trato y calidez.
• Tener actualizada la agenda de reuniones, el Directorio de usuarios y el
cuaderno de cargos de la Unidad de Sistemas.
• Realizar mensualmente los pedidos de materiales que solicite la Unidad de
Sistemas.
• Realizar las coordinaciones que son delegados por el Jefe de la Unidad de
Sistemas.
• Recepcionar y Registrar mensualmente los pedidos de materiales que
soliciten las Unidades de la Dirección Administrativa.
• Proporcionar apoyo a usuarios en el manejo de software comercial y
software generado por el área.

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JEFE DE LA UNIDAD DE MARKETING

1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Unidad de Marketing

2. PUESTO: Jefe de la Unidad de Marketing

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Planificar, dirigir y controlar el plan operativo de
marketing a fin de promover el incremento de usuarios de los diferentes servicios
de la Facultad de Estomatología, la captación de alumnos y pacientes en número
suficiente para la satisfacción de las necesidades tanto académicas como de
servicios, así como coordinar con el área correspondiente todo lo concerniente a
Imagen Institucional.

4. RELACIONES DE COORDINACION: Dirección Administrativa, Jefes de las
Unidades de la Dirección Administrativa y Areas Operativas.


• Promoción de carreras profesionales Estomatología (Pregrado y Postgrado) así
como de las carreras Técnicas y Auxiliares de la Facultas de Estomatología.
• Realizar la captación de pacientes para los servicios odontológicos.


• Elaborar el Plan Estratégico Anual de Marketing para la Facultad de
Estomatología.
• Realizar las investigaciones de mercado que se consideren necesarias tanto para
elaborar el Plan Estratégico Anual de Marketing como para cualquier otro
requerimiento de la Facultad.
• Realizar los análisis necesarios sobre la competencia en los servicios académicos
y otros servicios odontológicos.
• Apoyar, en lo que respecta a imagen institucional, en la difusión de la Facultad
de Estomatología.
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• Realizar las acciones necesarias para la captación de clientes institucionales
para la Facultad de Estomatología.
• Coordinar con la Dirección Universitaria de Planificación y Economía de la
Universidad Peruana Cayetano Heredia para la ejecución de trabajos con
un fin común.
• Crear una base de datos con información relevante para la Facultad de
Estomatología, en lo que respecta a los servicios académicos y servicios de
salud.
• Establecer y supervisar las políticas de telemarketing que la unidad de
Marketing crea conveniente realizar.
• Colaborar en la elaboración de videos institucionales de carácter
promocional.
• Optimizar el Servicio de Información Gerencial en el Area de Marketing.
• Programar visitas guiadas para el mercado objetivo de los servicios
académicos y servicios Odontológicos.
• Buscar fuentes de financiamiento con proveedores para el apoyo en la
elaboración de material promocional.
• Apoyar en la promoción de los eventos académicos que la Facultad crea
conveniente realizar.
• Colaborar con el diseño y difusión de la Página Web y diversos enlaces que
tenga la Facultad de Estomatología.
• Proporcionar los manuales o libros en Odontología editados por la
• Diseñar los artículos promocionales de marchandising que se vea
conveniente.
• Diseñar todo el material impreso promocional necesario.
• Realizar el análisis necesario de la información que provenga de los buzones
de sugerencias.
• Proponer convenios con instituciones con miras a fomentar la prestación de
servicios de salud

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• Velar por el eficiente desempeño de la Unidad de Marketing de la
institución.
• Presentar un informe mensual de actualidades a la Dirección Administrativa.
• Otras funciones que se le puedan encomendar.

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ASISTENTE DE LA UNIDAD DE MARKETING

1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Unidad de Marketing

2. PUESTO: Asistente de Marketing

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Apoyar a la Jefatura de Marketing en las diferentes
funciones de ésta con eficiencia, seriedad y alto rendimiento.

4. RELACIONES DE COORDINACION: Jefe de la Unidad de Marketing


• Colaborar con la ejecución de las funciones delegadas a la Jefatura de Marketing
y realizar las coordinaciones necesarias para la mejor ejecución de las funciones
propias de la Jefatura de Marketing.


• Apoyar en eventos de promoción programadas por la Facultad de Estomatología.
• Realizar y ejecutar las acciones propias de tele marketing, así como de marketing
directo.
• Mantener actualizada la base de datos de la Facultad de Estomatología
relacionados con los servicios de la Jefatura de Marketing.
• Organizar y mantener los buzones de sugerencias.
• Realizar un inventario de todo material impreso usado por la Jefatura de
Marketing.
• Verificar y controlar la salida de cualquier producto de merchandising.
• Organizar y mantener el Banco de Fotografías y Artes de la Facultad.
• Actualizar al Panel Informativo para pacientes de los servicios odontológicos.
• Hacer las coordinaciones necesarias para la ejecución de las Visitas Guiadas.
• Orientar al usuario que acude a Marketing con buen trato y calidez.
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JEFE DE LA UNIDAD DEL CEDRA

2. PUESTO: Jefe de la Unidad del Cedra.
3. OBJETIVO DEL PUESTO: Apoyar a las diferentes usuarios en la
implementación de recursos didácticos que puedan mejorar la enseñanza en
Estomatología.
4. RELACIONES DE COORDINACION: Dirección Administrativa, Jefes de
las Unidades de la Dirección Administrativa y Areas Operativas.
• Planificar, producir y ejecutar la aplicación de nuevas metodologías de
aprendizaje y enseñanza en Estomatología con apoyo de la tecnología que
benefician a los potenciales usuarios.
• Producir, difundir y distribuir el material de apoyo en el proceso de
enseñanza – aprendizaje.
• Administrar y diseñar el WEB SITE de la Facultad de Estomatología.
• Controlar los bienes de capital del CEDRA
• Organizar cursos de capacitación para el personal de la facultad de
Estomatología.
• Organizar, controlar y evaluar al personal del CEDRA.
• Apoyar a las diferentes Areas Operativas de la Facultad de Estomatología
en Temas Académicos.

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Octubre, 2000


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• Ser responsable de implementar estrategias para el autofinanciamiento
del CEDRA.
• Diseñar los sistemas informativos aplicados al proceso de enseñanza –
aprendizaje.
• Aplicar nuevas tecnologías para el apoyo del proceso de enseñanza –
aprendizaje.
• Brindar apoyo logístico en equipos audiovisuales a las diferentes Areas
Operativas.
• Coordinar a través de la Facultad de Estomatología, con entidades
nacionales e internacionales en temas relacionados a su área.
• Coordinar con las diferentes instancias de la Universidad Peruana
Cayetano Heredia en temas relacionados a su área.
• Administrador del manejo de las cuentas de usuarios de los docentes y
alumnos de la Facultad de Estomatología para el acceso de la red
informática de la Universidad Peruana Cayetano Heredia.
• Administrador del uso y manejo del Aula Interactiva y las cabinas
Informáticas instaladas en la Clínica Estomatológica Central.
• Orientar al usuario que acude a CEDRA con buen trato y calidez.

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Octubre - 2000 DIRECCION ADMINISTRATIVA APROBADO POR:

TECNICO EN AUDIO Y VIDEO

1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Unidad del CEDRA

2. PUESTO: Técnico en Audiovisual.

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Apoyar a las Areas Operativas mediante el uso
de equipos y tecnologías audiovisuales en los diferentes eventos de la

4. RELACIONES DE COORDINACION: Jefe de la Unidad del CEDRA.

5. FUNCION GENERAL:

• Realizar la filmación y edición de cursos y/o eventos de la Facultad.


• Filmar los eventos internos y externos que las Areas Operativas y usuarios
en general lo soliciten.
• Control del sonido de los ambientes de la Clínica Estomatológica Central.
• Editar y Titular los videos de los cursos y/o seminarios.
• Apoyar en Audiovisual a los usuarios en general.
• Instalar los circuitos cerrados y sonido en los diferentes eventos organizados
por la Facultad.
• Otras actividades que se les pueda asignar.

Lima - Perú
Octubre, 2000


28


SECRETARIA DE LA UNIDAD DEL CEDRA

1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Unidad del CEDRA.
2. PUESTO: Secretaria de la Unidad del CEDRA.

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Apoyar en el manejo de la documentación, así
como en las coordinaciones delegadas por el Jefe de la Unidad del
CEDRA.
4. RELACIONES DE COORDINACION: Jefe de la Unidad del CEDRA,
Técnico en Audio Vídeo, Técnico en Diseño y Programación.
• Recepcionar y entregar la documentación a la Dirección Administrativa de
• Velar por el orden, seguridad y privacidad de los documentos de la Unidad
de CEDRA.
• Recepcionar la documentación de los usuarios de la Unidad del CEDRA
referidos por la Dirección Administrativa y luego derivarlo al Jefe de la
Unidad del CEDRA, para su evaluación respectiva.
• Preparar la documentación y los Informes que corresponden a la
Dirección Administrativa.
• Enviar la documentación a los usuarios de la Unidad del CEDRA, a través
de la Dirección Administrativa y realizar el seguimiento respectivo si lo
amerita.
Jefe de la Unidad del CEDRA; así como realizar las llamadas
institucionales.

Lima - Perú
Octubre, 2000

34


• Archivar la documentación de la Unidad del CEDRA.
• Orientar al usuario que acude a CEDRA, con buen trato y calidez.
• Tener actualizada la agenda de reuniones, el directorio de usuarios y el
cuaderno de cargos de la Unidad del CEDRA.
• Realizar los pedidos de útiles de oficina y el material de uso necesario.
• Realizar las coordinaciones que sean delegadas por el Jefe de la Unidad de
CEDRA.
• Facilitar el préstamo a la Areas Operativas, de Equipo Multimedia, Videos,
Proyectores, Carruseles, VHS, Televisor, Equipo y Micrófono.
• Recepcionar y enviar Fax de las Areas que así lo soliciten.

Lima - Perú
Octubre, 2000

AUTORIZADO POR:
No. DE CAMBIOS:

35


TECNICO EN DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN

1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Unidad del CEDRA

2. PUESTO: Técnico en Diseño y Diagramación

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Proporcionar apoyo en la producción de
material didáctico y otros según necesidad de los usuarios.


5. FUNCION GENERAL:
• Diseñar y Diagramar el material requerido por los usuarios.

• Diseñar y Diagramar las presentaciones en multimedia.
• Diseñar y Diagramar las diapositivas.
• Diseñar en coordinación con el Jefe de la Unidad de Marketing la Página
Web de la Facultad.
• Proporcionar el apoyo en diseño Gráfico y Publicitario
• Apoyar en el área Audiovisual.
• Otras funciones que se les pueda encomendar.

Lima - Perú
Octubre, 2000


36

APROBADO POR:

COORDINADOR DEL AULA INTERACTIVA

1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Unidad del CEDRA.

2. PUESTO: Técnico en computación.

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Proporcionar el apoyo y uso de los equipos
del Aula Interactiva para los usuarios.


5. FUNCION GENERAL:
• Coordinar el uso del aula interactiva.

• Asesorar y controlar a los usuarios que utilizan los equipos del Aula
Interactiva.
• Mantener y controlar los equipos del Aula Interactiva.
• Controlar y manejar el centro de mando del Aula Interactiva.
• Controlar y manejar el Proyector Multimedia del Aula Interactiva.
• Apoyar al área Audio Visual.
• Otras funciones que se les pueda encomendar.

Lima - Perú
Octubre, 2000


37

GENERADO POR: APROBADO POR:
EMISION DIRECCION
Octubre - 2000 ADMINISTRATIVA

ADMINISTRACION
JEFE DE LA UNIDAD DE OPERACIONES


2. PUESTO .- Jefe de la Unidad de Operaciones

3. OBJETIVO DEL PUESTO.- Hacer posible que se preste un adecuado
servicio integral a los usuarios gracias al eficiente apoyo administrativo.

4. RELACIONES DE COORDINACION: Dirección Administrativa, Jefes de
Unidades de la Dirección Administrativa y Areas Operativas.


• Programar, Organizar, Dirigir, Coordinar y Controlar las acciones relativas a
la Administración de los Recursos Humanos, Materiales y Mantenimiento de
infraestructuras y equipos de la Facultad de Estomatología.


• Apoyar técnica y administrativamente a las distintas Areas Operativas.
• Autorizar las compras de acuerdo al presupuesto de la Facultad de
Estomatología.
• Controlar y realizar la evaluación y sugerir las mejoras en los servicios de
Personal, Logística, Mantenimiento (incluye Jardinería), Limpieza, Archivo,
Informes, Vigilancia, chofer y personal en la realización de las actividades
encomendadas.
• Proponer la contratación del personal técnico, auxiliar y administrativo en
coordinación con el Director Administrativo, para las distintas Areas
Operativas.
• Controlar y coordinar los inventarios periódicos y consolidados sobre los
activos fijos y existencias del almacén y asimismo proponer los equipos a
dar de baja.

Lima - Perú
Octubre, 2000

No. DE AUTORIZADO POR:

38

GENERADO POR:
EMISION DIRECCION APROBADO POR:

• Mejorar y actualizar los procesos de las Areas Operativas: Flujograma,
Normas, Reglamentos, etc., y elevarlo a Dirección Administrativa.
• Participar en la formulación del presupuesto de la Dirección Administrativa.
• Mantener permanentemente informado y presentar informe mensual de las
actividades realizadas a la Dirección Administrativa.
• Mantener estrechas relaciones de coordinación con todas las Areas
Operativas de la Facultad de Estomatología.
• Proponer la recopilación de la información que requiere para tener
actualizada la base de datos del Sistema de Información Gerencial en el
campo que lo compete.
• Programar visitas a los servicios odontológicos en SITU, para evaluar su
funcionamiento y proponer mejoras a dichos servicios.
• Convocar o presidir reuniones semanales con los responsables de cada
uno de los servicios a su cargo para analizar el funcionamiento de cada
una de ellas e ir haciendo los ajustes correspondientes.
• Presentar a la Dirección Administrativa el Plan Anual de actividades para
su integración y aprobación.
• Programar los horarios de trabajo, reemplazo, vacaciones, etc., los cuales
deberán contar con la autorización del Director Administrativo.
• Orientar al usuario que acude a Operaciones con buen trato y calidez.

Lima - Perú
Octubre, 2000


39

ADMINISTRATIVA

PERSONAL

1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Unidad de Operaciones

2. PUESTO: Asistente de Recursos Humanos.

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Interiorizar la cultura Organizacional al
personal, teniendo como base el compromiso, mística, calidad, innovación,
creatividad, motivación, integración y productividad del potencial humano
de la Facultad de Estomatología, para lograr los objetivos trazados,
brindándols un adecuado ambiente de trabajo y el logro de su desarrollo
personal.

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Jefe de Operaciones y Areas
Operativas.


• Organizar, Dirigir, Coordinar y Controlar la Administración del Potencial
humano.


• Ejecutar, cumplir, coordinar y controlar la política laboral interna.
• Evaluar la necesidad de solicitud de las Areas Operativas para la creación
de un puesto.
• Apoyar en la selección del personal según normas de la Facultad de
Estomatología.
• Evaluar el desempeño del personal de la Facultad de Estomatología.
• Evaluar conjuntamente con el Área operativa la renovación del contrato del
personal de la Facultad de Estomatología y elevarlo al jefe de la Unidad de
Operaciones.

Lima - Perú
No. DE Octubre, 2000
AUTORIZADO POR:

40

ADMINISTRATIVA

• Proporcionar fichas de permisos y sobretiempos al personal de la Facultad
de Estomatología.
• Formular la propuesta del plan anual de capacitación del potencial
humano.
• Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, normas y
reglamentos referentes a la administración del potencial humano.
• Realizar el control de asistencia y puntualidad del personal de la Facultad
de Estomatología, así como el cumplimiento del rol y horario de trabajo.
• Atender tramites y reclamos individuales del personal de la Facultad de
Estomatología.
• Organizar y mantener al día el archivo de la documentación y cuadros de
personal, así como el file de personal de cada uno de los trabajadores.
• Mantener actualizado el registro estadístico del movimiento de personal de
la Facultad de Estomatología y elaborar los informes respectivos.
• Elaborar los horarios de trabajo, reemplazo, vacaciones, etc., para
elevarlos al Jefe de la Unidad de Operaciones.
• Apoyar en el reclutamiento y selección de personal administrativo.
• Promover el bienestar individual y colectivo de los trabajadores, así como
las buenas relaciones interpersonales.
• Orientar al usuario que acude a personal con buen trato y calidez.

Lima - Perú
Octubre, 2000


41

GENERADO POR:

JEFE DE LA UNIDAD DE MANTENIMIENTO

SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Unidad de Operaciones

1. PUESTO: Jefe de Mantenimiento

2. OBJETIVO DEL PUESTO: Lograr el óptimo funcionamiento de los
equipos e instalaciones, bajo el punto de vista funcional y estético.

3. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Jefatura de Operaciones y Areas
Operativas


• Realizar el diseño, organización, ejecución y control de los equipos y de las
instalaciones de los servicios odontológicos de la Facultad de
Estomatología.


• Proponer las políticas y planes operativos para la Gestión moderna del
servicio de mantenimiento.
• Programar las actividades de mantenimiento (ver Anexo Nº 1):Programa de
Mantenimiento preventivo y Anexo Nº 2, Programa anual de
Mantenimiento).
• Coordinar y controlar las actividades de Mantenimiento pedictivo, preventivo
y correctivo.
• Reporte mensual de trabajos ejecutados en forma preventiva o de
mantenimiento programado en cada área operativa.
• Elaboración y control de formatos de trabajo para los técnicos.
• Controlar las actividades de mantenimiento, mediante la verificación del
cumplimiento de las labores de los Técnicos de Mantenimiento, cuidando
de que los diagnósticos conduzcan a determinar con precisión que
componentes se deben cambiar en los equipos.


42

GENERADO POR:

• Evaluar y determinar el destino de los equipos que necesiten ser reparados
por terceros y realizar seguimiento respectivo.
• Controlar la ejecución de los encargos efectuados por la Dirección
Administrativa de la Facultad de Estomatología (mediante memorándums
y/o Proveídos, etc), con el objeto de lograr la atención efectiva y oportuna
de éstos.
• Realizar el inventario de las herramientas asignadas a los técnicos de
Mantenimiento, por lo menos una vez al mes.
• Evaluar las propuestas de los postores (03 Propuestas) en las
convocatorias que se realiza, para la adquisición de bienes y servicios
requeridos para el mantenimiento y mejoramiento del equipamiento,
instalaciones e infraestructura.
• Analizar, con el personal de la Unidad de Mantenimiento (por lo menos dos
veces al mes, con el apoyo del software de Mantenimiento, las causas de
los problemas vigentes mas usuales, a fin de tomar las medidas preventivas
y correctivas que el caso exija: Intervenciones programadas,
aprovisionamiento oportuno de materiales y repuestos, diseño de stock, etc.
• Preparar el informe memoria anual.
• Preparar o elaborar reportes e indicadores de Gestión del mantenimiento
con apoyo del software en forma periódica, para ser elevado a la Dirección
Administrativa de la Facultad de Estomatología.
• Dar visto bueno a las solicitudes de la hojas de requisiciones de materiales
(repuestos).
• Controlar la utilización de repuestos de los equipos reparados mediante
ficha de salida de repuestos.
• Evaluar el consumo de luz, agua, teléfono y proponer alternativas para
reducción de costos en dichos servicios.
• Responsable del manejo de caja chica asignada a su servicio.
• Otras funciones que la Dirección Administrativa le asigne dentro del ámbito
de su competencia.
• Llevar un control sobre los repuestos, materiales eléctricos y/o accesorios
cambiados en las actividades realizadas.
• Tomar como referencia las recomendaciones de estudios especializados,
tanto en las auditorías energéticas como el equipamiento médico.


43

GENERADO POR:
DIRECCION APROBADO POR:
EMISION

• Mantener una coordinación adecuada con el personal a su cargo de las
áreas operativas y terceros, con el fin de lograr los objetivos trazados.
• Organizar adecuadamente la información sobre catálogos, manuales de
operación y mantenimiento, diagramas, planos de los equipos,
instalaciones e infraestructura estratégica.
• Orientar al usuario que acude a Mantenimiento con buen trato y calidez.

Lima - Perú
Octubre, 2000


44

EMISION GENERADO POR: APROBADO
Octubre - 2000 DIRECCION POR:

TECNICO DE MANTENIMIENTO


2. PUESTO: Técnico de Mantenimiento

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Apoyar al Jefe de mantenimiento para elevar
la disponibilidad de los equipos e instalaciones, bajo el punto de vista
funcional y estético.

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Jefe de la Unidad de Mantenimiento
y Secretaria de mantenimiento.


• Ejecutar las actividades relacionadas a Mantenimiento tanto preventivo y
correctivo (equipamiento electromecánico, biomédico eléctrica, red de aire
comprimido, red de agua blanda, agua dura, desague, jardinería, gasfitería,
albañilería), de los equipos e instalaciones, según el Programa de
Mantenimiento, y las indicaciones del Jefe de Mantenimiento.


• Dar atención a los problemas menores: Las solicitudes de intervención en
equipos e instalaciones por parte de las diversas áreas operativas es a
través de llamadas telefónicas y por lo general el servicio de mantenimiento
trata de dar solución inmediata.
• Atender las solicitudes de las áreas operativas en el Taller de
Mantenimiento los problemas mayores que se presenten en los equipos
bajo cobertura, por encargo del Jefe de la Unidad de Mantenimiento.

Lima - Perú
Octubre, 2000

AUTORIZADO POR:
No. DE

45

GENERADO POR:

• Adquirir materiales y repuestos (con el efectivo de caja chica) encargado
por el Jefe de la Unidad de Mantenimiento.
• Asumir la responsabilidad de las herramientas a su cargo.
• Anotar diariamente en los formatos de actividades de mantenimiento las
labores realizadas.
• Solicitar a Almacén el retiro del repuesto que figura en la hoja de requisición
de materiales (repuesto), previo visto bueno del Jefe de la Unidad de
Mantenimiento.
• Anotar y firmar la orden de salida del repuesto conjuntamente con el
usuario del área operativa.
• Anotar el consumo de luz y agua.
• Sugerir alternativas de solución a problemas del servicio de Mantenimiento.
• Otras actividades de apoyo y por encargo de la Jefatura.

Lima - Perú
Octubre, 2000


46

DIRECCION
Octubre - 2000 POR:
ADMINISTRATIVA

SECRETARIA DE MANTENIMIENTO


2. PUESTO: Secretaria de Mantenimiento

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Recepcionar y entregar la documentación a la
Unidad de Operaciones

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Jefe de Mantenimiento, y Técnicos
de Mantenimiento.


• Apoyar en el manejo de la documentación, así como en las coordinaciones
delegadas por el Jefe de Mantenimiento, para la realización efectiva de las
actividades del área.


• Velar por el orden, seguridad y privacidad de los documentos de
Mantenimiento.
• Recepcionar la documentación de los usuarios de Mantenimiento, luego
derivarlo al Jefe de Mantenimiento, para su evaluación respectiva.
• Digitar la documentación así como el software de las ordenes de trabajo
mayores, actividades menores, orden de salida, salida de repuestos,
inventario de mantenimiento, instrumental asignado a técnicos de
mantenimiento.
• Enviar la documentación a los usuarios de Mantenimiento a través de la
Dirección Administrativa y realizar el seguimiento respectivo si lo amerita.


47

ADMINISTRATIVA

jefe de Mantenimiento; así como realizar las llamadas institucionales.
• Archivar la documentación de Mantenimiento.
• Orientar al usuario que acuda a Mantenimiento.
• Tener actualizado la agenda de reuniones, el Directorio de usuarios y el
cuaderno de cargos de Mantenimiento.
• Realizar los pedidos de útiles de oficina y el material que se necesario.
• Realizar las coordinaciones que sean delegadas por el Jefe de
Mantenimiento.

Lima - Perú
Octubre, 2000

AUTORIZADO POR:
No. DE

48

GENERADO POR: APROBADO
EMISION DIRECCION
Octubre - 1999 POR:
ADMINISTRATIVA

LOGÍSTICA


2. PUESTO.- Responsable de Logística.


Asegurar que los servicios odontológicos de la Facultad de Estomatología
cuenten con los recursos materiales que necesita para su adecuado
funcionamiento oportunamente.

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Jefatura de Operaciones y Areas
Operativas.


• Diseñar, organizar, dirigir y controlar la administración de recursos
materiales.


• Mantener actualizada la lista de los Proveedores de la Facultad de
Estomatología.
• Aplicar los procedimientos para adquisiciones de materiales y bienes de
capital, establecidos por la Facultad de Estomatología.
• Controlar el consumo de materiales en las diferentes áreas operativas de
• Realizar el seguimiento de las adquisiciones y almacenaje de materiales.
• Participar en el inventario de la Facultad de Estomatología.


49

ADMINISTRATIVA

• Reportar sus actividades al jefe de la Unidad de Operaciones.
• Diseñar y controlar las medidas necesarias para la adecuada
conservación y seguridad del material almacenado.
• Reportar sus actividades al Jefe de Operaciones.
• Realizar las cotizaciones de Insumos solicitados, confeccionar cuadro de
cotizaciones y seleccionar a los proveedores que ofrezcan productos de
calidad y bajos costos
• Solicitar la autorización de liberación de Orden de Compra y Orden de
Servicio.
• Supervisar que el inventario de bienes de capital esté actualizado.
• Recepcionar las cartas y documentos que sean enviados a Logística.
• Verificar y mantener el stock necesario de materiales y repuestos.
• Supervisar e informar sobre los insumos controlados por la DINANDRO.
• Velar por el orden, seguridad y privacidad de los documentos del servicio
de Logística.
• Recepcionar en forma automatizada la solicitud de adquisición de
materiales dentales y bienes de capital de las áreas operativas que
cuenten con el visto bueno del Area Operativa.
• Solicitar la compra de materiales, repuestos sin código por caja chica.
• Tramitar el giro de cheque, a través del jefe de Operaciones.
• Recepcionar del área de Almacén la Factura y la Nota de Ingreso.
• Informar mensualmente de las actividades realizadas al Jefe de la Unidad
de Operaciones
• Orientar al usuario que acude a Logística con buen trato y calidez.
• Otras actividades por encargo de la Jefatura.


50

ADMINISTRATIVA

ALMACEN


2. PUESTO: Responsable de Almacén.


• Apoyar a Logística en mantener el stock mínimo (“El justo a tiempo”) de
recursos materiales y a la vez se encuentren en óptimas condiciones para
su uso.

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN:

• Logística, Jefe de la Unidad de Operaciones.


• Recepcionar, almacenar y entregar los materiales dentales y bienes de
capital a las áreas operativas.


• Realizar el control de calidad de insumos que ingresen.
• Verificar el producto recibido (fecha de vencimiento, que coincida con la
orden de compra, etc.).
• Elaborar la nota de ingreso.
• Dar conformidad a la facturación recibida.
• Informar a Logística mensualmente sobre las actividades realizadas.
• Velar por la conservación y buen estadio de los productos de almacén.

.

AUTORIZADO POR:
No. DE

51

ADMINISTRATIVA

• Ubicar los insumos en zonas definidas para cada tipo.
• Entregar los insumos solicitados por las Áreas Operativas, que cuenten
con visto bueno del Jefe de la Unidad de Operaciones.
• Recepcionar, entregar y registrar las requisiciones de material dental
adicional que tenga visto bueno del Jefe de la Unidad de Operaciones y
Jefe de Area Operativa.
• Digitar los bienes de capital, material dental, libros, etc., en el software del
Inventario y realizar su codificación (Pegado de etiqueta)
• Velar por el orden, seguridad y privacidad de la documentación del servicio
de Almacén.
• Mantener actualizado del registro de servicios controlados por la
DINANDRO.
• Orientar al usuario que acude a Almacén con buen trato y calidez.


52

DIRECCION
Octubre - 2000 POR:
ADMINISTRATIVA

INFORMES


2. PUESTO: Informes.

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Atender en forma personalizada al usuario
de la Clínica Estomatológica Central, brindándole información sobre los
servicios odontológicos y académicos.

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: - Jefe de la Unidad de
Operaciones, y Marketing.


• Recibir y atender a los usuarios que acuden a la Clínica Estomatológica
Central.


• Brindar información al usuario que lo solicita
• Orientar al usuario que viene por primera vez sobre el procedimiento
que debe seguir para recibir atención odontológica en las instalaciones
de la Clínica Estomatológica Central, y además proporcionarle la Ficha
de datos generales para su llenado.
• Apoyar la solicitud del usuario interno como externo, para la ubicación
de personas, mediante el llamado por alta voz.
• Atender y dar información a los usuarios que lo solicitan a través de la
red telefónica.


53

ADMINISTRATIVA

• Distribuir mensualmente los boletines al personal de la Facultad de
Estomatología.
• Negar el uso de la central telefónica por el usuario externo e interno,
salvo casos de emergencias; no guardar en el espacio asignado de
Informes ni paquetes ni mochilas, etc.
• Orientar al usuario que acude a Informes con buen trato y calidez.
• Realizar otras actividades que se le puedan encomendar.

Lima - Perú
Octubre, 2000


54

Octubre - 1999
DIRECCION POR:
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO

2. PUESTO: Archivo

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Proporcionar las historias clínicas a las áreas
operativas que lo solicitan.

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Jefe de la Unidad de Operaciones, y
Areas Operativas.


• Controlar y custodiar el ingreso y salida de Historias Clínicas.


• Listar la relación de pacientes citados para el día.
• Preparar y entregar las historias Clínicas de las pacientes citados para el
día, al responsable designado por el Area Operativa.
• Recepcionar y revisar la integridad de las historias clínicas, que son
devueltas.
• Mantener en buen estado la historia clínica mientras permanecen en
archivo pasivo activo.
• Informar diariamente al Jefe de la Unidad de Operaciones, sobre las
historias clínicas no devueltas.
• Entregar la Historia Clínica fuera del listado diario, previa autorización del
responsable designado por el área operativa.
• Orientar al usuario que acude al Archivo con buen trato y calidez.
• Otras actividades que se le puedan asignar.

Lima - Perú
Octubre 2000

No. DE CAMBIOS: AUTORIZADO
POR:

55

EMISION
Octubre - 2000 GENERADO POR: APROBADO
DIRECCION

MOVILIDAD

2. PUESTO: Chofer de Camioneta.

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Apoyar con la movilidad a los usuarios de las
áreas operativas.

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Jefe de la Unidad de
Operaciones y Areas Operativas.


• Trasladar a los usuarios de las áreas operativas según requerimiento
solicitado.


• Supervisar el mantenimiento de la camioneta.
• Mantener la camioneta en buenas condiciones.
• Revisar y cumplir la programación diaria de la movilidad solicitada por las
áreas operativas.
• Reportarse al Jefe de la Unidad de Operaciones.
• Llevar el control de kilometraje por cada actividad programada y realizar la
distribución de costos por concepto de movilidad según área operativa
• Realizar compras, entregas de equipos a reparar, pagos varios, u otras
actividades que le encomienda el Jefe de la Unidad de Operaciones.
• Elaboración de reporte diario de movilidad.
• Coordinar con el Jefe de la Unidad de Operaciones cuando la movilidad
presenta alguna avería para su reparación inmediata.
• Orientar al usuario que lo solicita con buen trato y calidez.


56

DIRECCION APROBADO
Octubre - 2000
ADMINISTRATIVA POR:

VIGILANCIA PUERTA VEHICULAR


2. PUESTO: Vigilancia Puerta Vehicular.

3.OBJETIVO DEL PUESTO: Realizar control efectivo a la Clínica
Estomatológica Central, de todas aquellas personas que ingresen con
movilidad por el acceso vehicular (puerta calle, y áreas circundantes).

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Jefe de la Unidad de
Operaciones, Informe de la Clínica Estomatológica Central y supervisión
de Vigilancia Interna.


• Controlar y vigilar el acceso vehicular a la Clínica Estomatológica
Central.


• Realizar el control de ingreso vehicular identificando el distintivo
adherido en cada vehículo para personal de la UNIVERSIDAD
PERUANA CAYETANO HEREDIA, y en relación a los usuarios externos
de la Clínica Estomatológica Central se les solicitará su tarjeta de
atención o documento de identidad.
• En caso de identificarse el distintivo, tarjeta de atención o documento
de identidad como falsificado o que no corresponda al usuario, deberá
de registrarse e informarse a Jefe de la Unidad de Operaciones sobre el
suceso; por consiguiente no se permitirá el acceso a las instalaciones
de la Clínica Estomatológica Central.

Lima - Perú
Octubre, 2000


57

Octubre - 2000
APROBADO
DIRECCION
ADMINISTRATIVA POR:

• Canjear al visitante o usuario que no tenga fotocheck o tarjeta de
atención, su documento de identidad por una ficha de documentación.
• Entregar a la hora de ingreso a todo conductor de vehículo una ficha de
estacionamiento donde se indicará el espacio físico que le corresponda
estacionar su vehículo, procediendo el usuario a ocupar el sitio
asignado.
• Canjear a la hora de salir al usuario la ficha de estacionamiento y/o la
ficha de documentación por su documentos respectivos.
• Restringir el acceso vehícular al estacionamiento de la Clínica
Estomatológica Central a docentes y estudiantes de otras facultades,
visitadores médicos, vendedores en general, excepto los autorizados
por Dirección Administrativa de la Facultad de Estomatología.
• Verificar que el ingreso a los vehículos de Prosegur (transporte varios)
sean autorizados por el Jefe de la Unidad de Operaciones. A demás se
procederá a identificar al personal de Prosegur con sus respectivos
fotocheck los cuáles serán retenidos para su debido registro e informe
al Jefe de la Unidad de Operaciones, indicando detalladamente los
datos en general ( hora de ingreso, salida, nombre completo, código,
etc. ).
• Restringir el ingreso vehicular de Lunes a Sábados a partir de las 21:30
respectiva a 07:30. y los días no laborales calendarios o institucionales,
excepto los autorizados por Dirección Administrativa de la Facultad de
Estomatología.
• Verificar que los vehículos que ingresen para estacionarse en la playa
de estacionamiento de la Facultad de Ciencias o de la Clínica Medica
ambulatoria lo realicen en su respectiva área asignada; no está
permitido su estacionamiento en la playa de estacionamiento asignada a
Clínica Estomatológica Central.
• Comunicar a supervisión de vigilancia interna, en el caso que un
automóvil PERNOCTE en la paya de estacionamiento de la Clínica
Estomatológica Central.
Lima - Perú
Octubre, 2000


58

GENERADO POR: APROBADO
EMISION DIRECCION
Octubre - 2000 ADMINISTRATIVA POR:

• Informar al usuario que pierda la ficha o pase de visitante los
procedimientos a seguir y el pago por concepto de pérdida de ficha que
debe realizar en caja de la Clínica Estomatológica Central, previa
identificación personal y verificación de la propiedad del vehículo.
Luego el usuario se acercará a vigilancia para proceder al canje
respectivo, adicionando el recibo respectivo.
• Restringir el paso peatonal por la puerta vehicular, en caso de suceder
informará al Jefe de la Unidad de Operaciones.
• Verificar que coincidan los equipos consignados en la ficha de orden de
salida con los equipos que se están retirando, y además comprobar que
la firma y sello que figuran en la orden de salida sean del personal
autorizado por la institución.
• Mostrar en todo momento paciencia, buen trato, educación y evitar
discutir con el usuario.
• Realizar otra función que se le pueda asignar.

Lima - Perú
Octubre, 2000

CAMBIOS:

59

ADMINISTRATIVA

VIGILANCIA PUERTA PEATONAL


2. PUESTO: Vigilancia Puerta Peatonal.

3. OBJETIVO DEL PUESTO: Realizar control efectivo a la Clínica
Estomatológica Central, de todas aquellas personas que ingresen o se
retiren por el acceso peatonal (puerta de reja principal)

4. RELACIONES DE COORDINACIÓN: Jefe de la Unidad de Operaciones,
Informes y Supervisión de Vigilancia Interna.


• Controlar y vigilar el acceso de ingreso y/o retiro peatonal a la Clínica


• Realizar el control de ingreso peatonal, solicitando la identificación
respectiva (Fotocheck, tarjeta de atención o documento de identidad) a
todos los usuarios que hagan uso de la puerta de ingreso; en caso de
usuarios que solo pueden ingresar en días específicos solicitar el
memorándum emitido por la Dirección Administrativa de la Facultad de
Estomatología.
• Permitir el ingreso a los pacientes de la Clínica Estomatológica Central
en el horario de 8:00 a.m. a 21:30 p.m. horas. El horario de ingreso de
alumnos, docentes y trabajadores del turno mañana y tarde a la Clínica
Estomatológica Central es de 7:45 a.m. a 6:00 p.m. y el del turno
noche es de 05:45pm. a 09:30 pm.

Lima - Perú
Octubre, 2000


60

DIRECCION
Octubre - 2000 POR:
ADMINISTRATIVA

• Controlar el ingreso de armas de parte de los usuarios bajo las
siguientes pautas:
- No está permitido el ingreso a toda aquella persona que porte
armas, excepto el personal de la Policía Nacional que se encuentre
en servicio.
- El usuario que porte armas deberá de guardarlas al momento de su
ingreso, en un casillero con llave que será asignado por el vigilante,
e inmediatamente se le hace entrega de una llave con identificación
del número de casillero. De no proceder de acuerdo a las
indicaciones no se le permitirá el ingreso a las instalaciones de la
Clínica Estomatológica Central.
- Al salir de la Clínica Estomatológica Central el usuario que dejó su(s)
arma(s), procederá a abrir el casillero correspondiente para sacar
su pertenencia y entregará las llaves al vigilante. El poseer la llave
da propiedad a quien la porte de lo que se encuentre en el casillero
respectivo, eximiendo de responsabilidad a la Clínica
• Canjear el documento de identidad por un pase de visitante a los
usuarios que no porten fotocheck o tarjeta de atención para permitir su
ingreso. Al retirarse el usuario realizará el canje respectivo.
• Registrar la propiedad y bienes propios del usuario al ingreso o retiro de
la Clínica Estomatológica Central.
• Revisar bolsas, maletines, mochilas etc. a todo usuario al momento de
su ingreso o retiro de la Clínica Estomatológica Central.
• Facilitar a todo usuario que ingrese a la Clínica Estomatológica Central
y porte paquetes grandes, un espacio en la caseta para dejar en forma
temporal sus pertenencias y a cambio se le entregará una ficha; luego a
su retiro cambiará la ficha por sus pertenencias.
• Informar al usuario que pierda la ficha o pase de visitante sobre los
procedimientos a seguir y el pago por concepto de pérdida de ficha que
debe realizar en caja del primer piso, previa identificación personal
satisfactoria. Luego el usuario se acercará a vigilancia para proceder al
canje, adicionando el recibo respectivo.


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DIRECCION
Octubre - 2000 POR:
ADMINISTRATIVA

• Verificar que los visitadores Médicos y Proveedores presenten su
fotocheck proporcionado por la Facultad de Estomatología.
• Verificar que el ingreso de personal fuera del horario establecido, sea
con autorización de la Dirección Administrativa de la Facultad de
Estomatología.
• Mostrar en todo momento paciencia, buen trato, educación y evitar
discutir con el usuario.
• Registrará en un cuaderno a los visitantes a la Clínica Estomatológica
Central e informará diariamente al Jefe de la Unidad de Operaciones.
• Verificar que el ingreso del personal de limpieza del turno noche sea a
las 11:00 p.m.
• Verificar que el ingreso de personas, pacientes y familiares que
PERNOCTEN en la Clínica Estomatológica Central por hospitalización
sea autorizada por Dirección Administrativa o Jefe de la Unidad de
Operaciones.
• Verificar que coincida los equipos consignados en la ficha de orden de
salida con los equipos que se están retirando, y además comprobar que
la firma y sello que figuran en la ficha de orden de salida sea del
personal autorizado por la institución.
• Realizar otras funciones que se le puedan asignar.

Lima - Perú
Octubre, 2000

POR:
62

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