1. Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño
Extensión Puerto Ordaz
Escuela de Ingeniería Industrial
Cátedra: Gerencia industrial
Sección: “S”
ORGANIZACIÓN
Profesor
Alcides Cadiz.
Participante
Freites Yoneily C.I V- 19905327.
Ciudad Guayana Octubre de 2013

2. Índice
Introducción
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Perspectiva y concepto de organización en la administración.
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La importancia de la autoridad administrativa en la organización para la fijación de objetivo a
corto, mediano y largo plazo.
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Ejemplo
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Conclusión
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Bibliografía
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3. Introducción
La organización a fin de cuentas se refiere a estructurar lo planeado y llevarlo a la práctica
de manera que las metas y objetivos planeados se lleven a cabo, también se refiere a cómo
deben ser las funciones, jerárquicas y actividades a realizar, engloba lo que es
el organigrama. Funciones y actividades que están por estructurarse, así mismo ve al futuro,
inmediato y remoto, así mismo la organización constituye el dato final del aspecto estático
o de mecánica. Nos dice en concreto cómo y quién va hacer cada cosa, ver perfiles de
puestos, el puesto adecuado para la persona adecuada.
Cuando la organización está terminada solo resta actuar de manera que todo lo planteado lo
llevamos a la práctica, integrando, dirigiendo y controlando que son los pasos
y/o procesos que siguen de forma que tales ya pertenecen a la dinámica.
La organización requiere constantemente tomar en cuenta los elementos humanos
y materiales de que se pueda disponer, repito es encontrar el puesto adecuado para la
persona adecuada, para adaptarse a ellos.
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4. Perspectiva y concepto de organización en la administración
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los
recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la
organización de manera eficiente y eficaz. La palabra administración viene del latín ad
(hacia, dirección, tendencia) y ministre (subordinación u obediencia), y significa aquel que
realiza una función bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro. Sin
embargo, en la actualidad, la palabra administración tiene un significado distinto y mucho
más complejo porque incluye (dependiendo de la definición) términos como "proceso",
"recursos", "logro de objetivos”, “eficiencia", "eficacia", entre otros, que han cambiado
radicalmente su significado original. Además, entender éste término se ha vuelto más
dificultoso por las diversas definiciones existentes hoy en día, las cuales, varían según la
escuela administrativa y el autor. Las perspectivas de la organización administrativa
Crecimiento de las organizaciones: las organizaciones con éxitos tienden al crecimiento y a
la ampliación de sus actividades, ya sea al crecimiento en términos de tamaño y recursos o
en la expansión de sus mercados o en el volumen de sus operaciones. El crecimiento es una
consecuencia inevitable del éxito organizacional.
* Competencia más aguda: A medida que aumenta los mercados y los negocios crecen
también los riesgos en la actividad organizacional, principalmente en la actividad
empresarial. El producto o servicio que demuestra ser superior o mejor será el más
demandado.
* Sostificacion de la tecnología: con el progreso de las comunicaciones, del computador y
del transporte en jet, las organizaciones y empresas están haciendo internacionales sus
operaciones y actividades. La tecnología proporcionara una eficiencia mayor, una precisión
mayor y la liberación de actividad humana hacia tareas más complicadas y que exijan
planeación y creatividad. La tecnología introducirá nuevos procesos y nuevos instrumentos
que causaran impacto sobre la estructura y el comportamiento de las organizaciones.
* Tasas elevadas de inflación: los costos de energía, de materias primas, de mano de obra,
de dinero, se están elevando continuamente. La inflación exigirá, cada vez más, mayor
eficiencia de la administración de las organizaciones y empresas, para que estas puedan
obtener mejores resultados con los recursos disponibles y los programas de reducción de
costos operacionales.
* Productividad Internacionalización de los negocios: el esfuerzo de exportar, la creación
de nuevas subsidiarias para dejar raíces en territorios extranjeros es un fenómeno ocurrido
recientemente después de las dos guerras mundiales que influirá en las organizaciones del
futuro y su administración.
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5. Importancia de la autoridad administrativa para la fijación de objetivos acorto,
mediano y largo plazo
La autoridad administrativa cumple un rol importante ya que permite llevar una estructura
organizativa en el cual los miembros de la empresa cumplirán sus funciones fijándose
metas a corto, mediano y largo plazo para cumplir las metas ya establecidas con una mayor
efectividad y eficiencia de sus funciones con respectos a el nivel de autoridad y las
responsabilidades que tengan en los diferentes cargos.
Conocer las diferentes partes de que se compone una estructura organizativa y su
interrelación
Nivel institucional: Es el nivel ejecutivo o de planeación y formulación de objetivos y
estrategias, se divide en accionistas y administrador.
Nivel intermedio: En esta etapa se realiza la elaboración de programas políticas y planes a
ejecutar, están encargados los principales jefes de los departamentos.
Nivel operacional: El nivel técnico encargado por los cargos operarios, de ejecutar rutinas,
procedimientos y tareas a seguir.
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6. Ejemplo
Banco
Nombre: Patria.
Estructura organizativa:
Funciones de cada puesto:
Gerente
* Abrir y cerrar las operaciones del día, cuidando que el arqueo final se haga de manera
eficiente.
*Procurar la eficiencia de los cajeros evitando demoras innecesarias en ventanilla.
*Resguardar las claves de acceso a las bóvedas y cajas confinadas de seguridad.
*Supervisar el correcto manejo de efectivo y de instrumentos de cambio.
*Informar oportunamente sobre los cambios en las políticas de la institución.
Secretaria
* Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento deservicio al cliente.
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7. * Hacer una evaluación periódica de proveedores para verificar el cumplimiento y servicios
de estos.
* Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente para
que todo estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
* Atender y orientar al público que solicite los servicios de una manera cortes y amable
para que la información sea más fluida y clara.
* Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos
y demás asuntos.
* Obedecer y realizar instrucciones que le sean asignadas por su jefe.
Coordinador de servicios
* Asesora técnicamente a la dependencia en el área que le compete.
* Participa conjuntamente con el analista de presupuesto en la elaboración y distribución
del presupuesto anual.
* Controla la ejecución del presupuesto.
*Establece los objetivos a lograr por la unidad y determina los recursos y acciones
necesarias para alcanzarlas.
* Administra los recursos económicos y materiales de la dependencia.
* Coordina el registro y control de bienes de la Facultad o Unidad.
* Dirige las actividades de las unidades de menor jerarquía de su competencia.
* Establece controles eficientes sobre el proceso administrativo.
* Coordina la elaboración de Manuales de Políticas, Normas y Procedimientos de su
competencia.
* Propone nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
* Mantiene informado al personal de la dependencia acerca de las Políticas, Normas y
Procedimientos y decisiones de carácter administrativo.
* Asigna y supervisa las tareas del personal a su cargo.
* Diseña y clasifica las partidas a egresos extraordinarios.
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8. * Autoriza cheques y erogaciones presupuestarias.
* Verifica los trámites por solicitudes de compras de divisas.
* Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos.
*Controla las compras, distribución de materiales, registro de proveedores, facturas y
órdenes de pago.
* Asiste y participa en reuniones de comité de compras.
* Controla el funcionamiento de caja.
* Informa a las Autoridades competentes sobre la situación financiera y administrativa de la
unidad.
* Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios
efectuar por la dependencia.
* Ordena y verifica trámites de viáticos.
* Vela por el efectivo funcionamiento de los archivos dentro de la dependencia.
* Representa a las autoridades de la dependencia en reuniones referentes al area.
* Elabora proyectos de investigación relacionados con el area donde se desempeña.
* Redacta correspondencias, actas, circulares, folletos informativos y otros documentos
especiales y/o rutinarios de la unidad.
* Firma la correspondencia de la unidad.
* Supervisa y controla los ingresos y egresos de las Unidades Generadoras de Ingresos de
la dependencia.
* Vela por la buena administración de los recursos de la unidad.
* Elabora la memoria y cuenta de la unidad.
* Clasifica, ejecuta y controla el funcionamiento del fondo fijo especial asignado.
* Opera el microcomputador para permitir el acceso a la información.
* Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos
por la organización.
* Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
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9. * Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
* Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Asistente administrativo:
* Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.
* Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.
* Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
* Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios,
pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes
y otras asignaciones varias.
* Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.
* Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a
proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a
justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de
funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.
* Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
* Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos
beneficios.
* Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.
* Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo
fijo, avance a justificar, caja chica, etc.
* Realiza registro contable.
* Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de
urgencias.
* Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances
a justificar.
* Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de
justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.
* Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.
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10. * Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de
Planificación y Programación Presupuestaria.
* Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos
especiales y caja chica.
* Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo
general.
* Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.
* Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la
existencia de los mismos.
* Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las
edificaciones, maquinas y/o equipos de la dependencia.
* Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
* Lleva control de la caja chica.
* Brinda apoyo logístico en actividades especiales.
* Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.
* Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.
* Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.
* Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.
* Atiende e informa al público en general.
* Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes.
* Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente
seleccionados por el supervisor.
* Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.
* Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.
* Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores.
* Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las ordenes de
compras.
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11. * Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con
el proceso de compras.
* Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.
* Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago.
* Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas.
* Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas.
* Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.
* Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier
irregularidad presentada.
* Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de
Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institución.
* Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta.
* Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda.
* Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes.
* Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a
la tesorera nacional.
* Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes.
* Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que estén disfrutando del
beneficio de beca.
* Controla que se haga efectiva la retención de impuestos.
* Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al
Ministerio de Hacienda.
* Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a
proveedores, contratista y personas naturales.
* Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas del personal
jubilado.
* Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados.
* Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva.
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12. * Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos.
* Realiza cálculos de los viáticossegún reglamento de viáticos.
* Solicita reposición de chequera ante la unidad responsable.
* Elabora y entrega los cheques para viáticos. A la unidad responsable.
* Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable.
* Mantiene relación de los pagos realizados en el área de viáticos.
* Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los fondos
para pagos por concepto de viáticos.
* Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el
banco y el saldo de la chequera de viáticos.
* Archiva y lleva el control de los documentos del área.
* Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.
* Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viáticos.
* Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a
invitados.
* Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
* Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
* Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
* Realiza cualquier otra tarea que le sea asignada.
Cajero principal:
* Recibe y entrega cheques, dinero en efectivo, depósitos bancarios, planillas de control
(planilla de ingreso por caja) y otros documentos de valor.
* Paga sueldos, salarios, jornadas y otros conceptos.
* Lleva control de cheques a pagar, recibos de pago y otros.
* Registra directamente los movimientos de entrada y salida de dinero.
* Realiza depósitos bancarios.
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13. * Elabora periódicamente relación de ingresos y egresos por caja.
* Realiza arqueos de caja.
* Suministra a su superior los recaudos diarios del movimiento de caja.
* Troquela recibos de ingreso por caja, planillas y otros documentos.
* Chequea que los montos de los recibos de ingreso por caja y depósitos bancarios
coincidan.
* Retira pestañas de planillas vendidas y retiene una copia de recibo de ingreso por caja.
* Realiza conteos diarios de depósitos bancarios, dinero en efectivo, total de pestañas, etc.
* Atiende a las personas que solicitan información.
* Lleva el registro y control de los movimientos de caja.
* Compara monto de la cinta troquelada con monto total de pestañas de las planillas
vendidas, dinero en efectivo y depósito bancario.
* Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos
por la organización.
* Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
* Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
* Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Oficial de bóveda:
* Establecer un presupuesto base anual.
* Recolectar y verificar la información de ejecución presupuestaria de los diferentes
Gerentes de Proyectos de la empresa.
* Verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de utilización de fondos.
* Preparar reportes de ejecución presupuestaria para la gerencia general, directores y
Gerentes de proyectos.
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14. * Evaluar la efectividad de los proyectos versus costos, para ofrecer proyecciones globales
de los ingresos fiscales, y los resultados de las operaciones de la empresa al término del año
fiscal.
* Preparar actualizaciones trimestrales para las revisiones financieras.
* Realizar otras funciones inherentes al cargo.
Cajeros:
* Responsable del cuadre de la caja.
* Responsable de la caja.
* Control de los límites de efectivo en caja.
* Operaciones: Ingresos en cuenta, pagos, recepción de depósitos, pagos.
Ejecutivo de relaciones:
* Desarrollar un complejo portafolio de relaciones con profundos conocimiento de los
productos del banco; con el fin de generar ingresos al banco y brindarle un buen servicio al
cliente.
* Asesorar al cliente en los mejores productos; mediante la negociación de la venta de
productos más rentables para la relación cliente-banco; con el fin de maximizar el retorno
que
se
obtiene
de
la
relación.
* Contribuir con el desarrollo de nuevos productos, de acuerdo con las necesidades del
cliente y la evaluación de nuevos requerimientos; con el fin de generar rentabilidad al
banco
y
brindarle
un
buen
servicio
al
cliente.
* Diseñar e implementar planes de mercadeo e iniciativas de ventas; con el fin de
sobrepasar
las
metas
de
ventas
establecidas.
* Aprobar operaciones de crédito y/o facilidades de crédito, cumpliendo con las políticas de
crédito
internas
y
las
regulaciones
externas.
* Apoyar en la labor de entrenamiento de los compañeros del grupo de trabajo.
* Asumir la responsabilidad en forma integral de la relación con los clientes, considerando
la calidad de servicio, rentabilidad y administración de la exposición crediticia; con el fin
de garantizar que cada oportunidad de negocio sea evaluada y atendida al tiempo de
proteger
al
banco
de
la
exposición
crediticia
que
esta
conlleva.
* Coordinar la aproximación de las diferentes unidades de producto a los clientes
corporativos, a fin de garantizar que este acercamiento sea ordenado, oportuno, y que
responda a las prioridades de la organización como un todo.
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15. Ejecutivo de negocios:
* Asesora a los clientes a la hora de realizar operaciones de inversión en bolsa, compra de
fondos de inversión o planes de pensiones.
* Capta clientes para el banco, ofreciendo los productos, pagares, línea de crédito.
* Es el responsable de una cartera de clientes.
* Informar a los clientes de los productos disponibles.
* Asesoramiento en temas financieros y fiscales.
Representante de servicios:
Un representante de servicio al cliente interactúa con los clientes de una empresa para
proporcionarles información al responder preguntas relacionadas con los productos y
servicios. Además, trata y ayuda a resolver las quejas de los clientes. Por ejemplo, un
representante de atención al cliente puede ayudarte a abrir una cuenta o ayudarte a resolver
un problema si no puedes acceder a tu cuenta o si tu pedido nunca llegó. Por lo general, los
representantes de servicio al cliente recogen tu información a través de una llamada
telefónica.
Análisis
La interrelación pareciera la adecuada, sin embargo hay puestos de trabajos muy aislados
como los diferentes ejecutivos de negocios; esto podría traer problemas de comunicación.
Se recomienda involucrar más estos departamentos y así mejorar la organización y
funcionalidad de la empresa. En la parte gerencial si hay buen flujo de comunicación lo
cual afirma la interrelación del banco.
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16. Conclusión
Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se
han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus
limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales.
En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa
si se dispone de una estructura de organización.
Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que
es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta
manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas.
Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán
mucho más efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que
sus funciones se relacionan unas con otras.Este es un principio general, válido tanto en la
administración de empresas como en cualquier institución.
Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente
clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por
determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la
imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y
de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.
En síntesis, el propósito de la Organización es contribuir a que los objetivos sean
significativos y favorezcan la eficiencia organizacional.
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17. Bibliografía
http://www.slideshare.net/19910727/perspectivas-de-organizacion-en-la-administraciongerencia-industrial
http://html.rincondelvago.com/administracion-bancaria_1.html
http://www.slideshare.net/yismeli/instituto-universitario-politcnico-21046108
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