INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO SEMESTRE DE 2011

1. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
FUNCIONES: De las funciones que desarrolla en su puesto
diariamente. ¿Cuáles tiene identificadas se encuentran en su
manual de funciones y cuáles no?

2. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
1. Recibir y tramitar las solicitudes de
certificaciones de los estudiantes en tiempos
previstos.
2. Brindar información veraz, oportuna y recepción
a los requerimientos de los estudiantes como:
inconformidades, solicitud de revisión de
carpetas, quejas, certificaciones, contenidos
programáticos y otros que se presenten
3. Entregar a los estudiantes las certificaciones
validadas y firmadas por la Secretaria General.

3. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
4. Registrar la matricula a estudiantes del Seminario de
Profundización programados por los Directores de
cada Programa.
5. Verificar de acuerdo a las fechas de calendario
académico que los estudiantes estén al día en el
reporte de notas.
6. Verificar que las novedades de notas que solicitan los
estudiantes se gestionen y se registren por parte del
docente en su debido momento.

4. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
7. Revisar y entregar a los estudiantes los contenidos
programáticos aprobados por el Director de
Programa, en formato aprobado por el Consejo
Académico
8. Velar porque los estudiantes de convenios especiales
registren y firmen diariamente la asistencia a clase.
9. Llevar control de asistencia de los docentes de
cumplimiento de cátedra y novedades que se
presenten con los mismos e informar al Director
oportunamente, para generar las novedades
correspondientes.

5. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
10. Velar por la correcta ejecución de los procesos y
procedimientos que se desarrollen e implementen en el
Sistema Gestión de Calidad.
11. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el
servicio que le sea encomendado y abstenerse de
cualquier acto y omisión que cause la suspensión o
perturbación injustificada de servicio educativo esencial
o que implique abuso indebido del cargo o función.
12. Utilizar los bienes y recursos asignados para el
desempeño de su cargo, las facultades que le sean
atribuidas o la información reservada a que tenga
acceso por razón de su función, en forma exclusiva para
los fines pertinentes.

6. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
13. Custodiar y cuidar la documentación e información que
por razón de su cargo conserve bajo su cuidado e
impedir o evitar la sustracción, destrucción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebida.
14. Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las
personas con que tenga relación por razón del
servicio.
15 . Cumplir con las disposiciones que sus superiores
jerárquicos adopten en ejercicio de sus atribuciones.

7. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
16. Desempeñar el cargo sin obtener o pretender
beneficios adicionales a los señalados en el
contrato.
17. Acreditar los requisitos exigidos por la Institución
para la posesión y el desempeño del cargo.
18. Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de
trabajo al desempeño de las funciones
encomendadas.

8. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
19. Responder por la conservación de los útiles,
equipos, muebles y bienes confiados a du
guarda o administración y rendir cuenta
oportuna de su utilización.
20. Cumplir y acoger las especificaciones del Sistema
de Gestión de Calidad ISO 9001-2008
21. Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo.

9. FUNCIONES QUE NO SE ENCUENTRAN EN EL MANUAL
DE “FUNCIONES”

10. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
1. Atender las requisiciones del Decano de la Facultad
referentes a: memorandos a docentes, a estudiantes,
2. Velar por el buen funcionamiento del edificio en lo
que tiene que ver con: Conservación y mantenimiento
del aseo del edificio y de la infraestructura informa a
tiempo a la Vicerrectoria Administrativa para que
tome las acciones del caso.
3. Velar por el cumplimiento de las labores del personal
de Servicios Generales, que la Sede permanezca en las
mejores condiciones de aseo.

11. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
4. Velar por el cumplimiento de las funciones del
personal de vigilancia, cumplimiento de horario,
atención a los estudiante y al personal externo a la
Institución, atención a los Supervisores de la
compañía informa novedades y luego informando las
a Recursos humanos para que tomen las medidas
correspondientes
5. Informar sobre los requerimientos de las Salas de
Computo y talleres
6. Realizar el pedido de Papelería , aseo y cafetería de la
Sede.

12. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
7. Controlar la entrega de los productos de aseo y
cafetería
8. Controlar , asignar y velar por el Préstamo de los
espacios de la Sede.
9. Revisar cada 8 días el Buzón de Quejas,
Sugerencias y Reconocimientos junto con el
Decano recepcionar lo allí encontrada verificar
quien debe dar respuesta a las novedades y
remitir al Departamento de Calidad.

13. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
10. Controlar y mantener actualizadas las carteleras
de la Sede.
11. Velar y controlar el Inventario de la Sede.
12. Manejo de la caja Menor de la Sede.

14. LOGROS
1. Organización de los Micro currículos de las
Tecnología de: Sistemas, Electrónica,
Mecatrónica y Gestión Empresarial
respectivamente.
2. Cumplimiento en la inscripción a las pruebas
SABERPRO de la Facultad.
3. Asistencia y aprobación del Diplomado en
Calidad ISO 9001-2008
4. Éxito en el proceso de Grados julio de 2011.

15. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
5. Archivo de la oficina totalmente al día.
6. Cumplimiento en la elaboración de:
Certificaciones, Contenidos Programáticos.
7. Lograr una atención personalizada a los
estudiantes.
8. Mantener al mínimo las quejas de los estudiantes
respecto a la atención de sus necesidades.

16. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
9. Cumplimiento en el horario de atención a
estudiantes por parte de los docentes e igual el
cumplimiento de horarios y tareas.
10. Armonía en el grupo de trabajo, trabajo en

17. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
DIFICULTADES
1. Desconocimiento de los estudiantes de las funciones de las diferentes
dependencias.
2. Mala información, poco compromiso de algunos departamentos para
solucionar inconvenientes de los estudiantes.
3. Falta de reglas para los estudiantes en cuanto a trámites, a unos se les
permite a otros no ciertas diligencias dentro de la Institución.
4. Falta de educación de algunos estudiantes que maltratan al personal
administrativo.
5. Falta de conocimiento del personal que maneja los Convenios, no hay
organización y está corriendo uno siempre para entregar informes.
6. Hacer cumplir el Reglamento Estudiantil, en ciertos puntos como:
Supletorios, cancelación de asignaturas, cancelación de semestre se
cometen errores, que hace que la Institución pueda perder credibilidad.

18. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
PENDIENTES
 El puesto queda al día en:
1. Archivo solicitudes de constancias, se elaboraron en total 600 certificaciones
2. Xxx Contenidos Programáticos
3. Al día solicitudes de constancias, certificados, contenidos programáticos,
certificados de notas, certificados de conducta.
4. Backap de los archivos del puesto.
5. Al día requisiones de Papelería, aseo y cafetería
6. Al día el edificio, en cuanto a baños en perfecto estado, iluminación en
perfecto estado.
7. Al día archivo de correspondencia estudiantes, enviada y recibida de la
Institución

19. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
SITUACIÓN DEL PUESTO
 Se solicitaría que el puesto de trabajo se revise
debido a la mala posición y ubicación del mismo.
Los servicio como teléfono, fax están alejados y
esto implica estarse parado cada minuto.
CLIMA ORGANIZACIONAL
 La relaciones interpersonales con las demás
dependencias se ha llevado dentro de la
cordialidad y colaboración necesarias para el
buen desempeño.

20. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
 RECOMENDACIONES:
 Una mejor distribución de los puestos de trabajo
 Aumentar la capacidad de la biblioteca con el fin
de brindar un mejor servicio y más cobertura
 Aumentar los equipos de Mecatrónica y
Electrónica.
 Contar con un funcionario de servicios generales
que cubra las necesidades de infraestructura de
los edificios.

21. INFORME DE GESTIÓN SEGUNDO
SEMESTRE DE 2011
RECOMENDACIONES
1. Una mejor distribución de los puestos de trabajo
2. Aumentar la capacidad de la biblioteca con el fin
de brindar un mejor servicio y más cobertura
3. Aumentar los equipos de Mecatrónica y
Electrónica.
4. Contar con un funcionario de servicios generales
que cubra las necesidades de infraestructura de
los edificios.

22. MARISOL RODRIGUEZ RAVELO
SECRETARIA ACADEMICA
FACULTAD DE INGENIERÍA Y ADMINISTRACIÓN
BOGOTÁ NOVIEMBRE DE 2011