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PRESENTACIÓN
• Gabriel Riera
• Soy rotario desde el año 2014
• Fui Secretario de mi club, el Rotary Club Palma Almudaina, el año
rotario 2016/2017
• Soy el Actual Presidente.
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LAS FUNCIONES DEL SECRETARIO COMO NO ESTA ESCRITO EN LOS MANUALES
Lo que sí está escrito en los manuales
Antes de hablar sobre lo que no esta escrito, considero que primero debemos ver lo que sí esta escrito en
ellos..
Ya que son la primera fuente de conocimiento.
Y son la herramienta en las que deben apoyarse los secretarios para poder desarrollar correctamente sus
funciones.
Este es el manual vigente
En el que vais a encontrar amplia y completa
Información.
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• ¿ y que nos dice el manual sobre cuales son las funciones de un secretario ?
• Asistir a la Asamblea distrital de capacitación y la Conferencia de distrito, ( sobretodo Asamblea,
imprescindible para la formación y para tener un amplio conocimiento de la dimensión global de
Rotary)
• Reunirse con el secretario saliente y recibir los registros del club.
• Establecer una cuenta en Mi Rotary, en Rotary.org, si aún no tienes una.
• Actualizar los registros del club y la nómina de socios en Mi Rotary a medida que se produzcan
cambios
• Suministrar al tesorero las facturas del club, con vencimiento en Julio y Enero (Rotary International)
• Tomar actas en las reuniones del club, de la junta directiva y en las asambleas del club
• Actualizar la información del club y de los funcionarios para el Directorio Oficial y los registros de
Rotary
• Administrar la correspondencia del club, responder correos electrónicos y enviar comunicados
oficiales e invitaciones
• Pasar lista y enviar los informes mensuales de asistencia al gobernador del distrito
• Conservar los registros históricos del club.
• Redactar un informe anual al final del año rotario
• Reunirte con tu sucesor y entregarle los registros del club.
LAS FUNCIONES DEL SECRETARIO
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• Y en los que se refiere a lo que no esta escrito en los manuales, me permito algunos
consejos prácticos que os pueden ser útiles.
• Presidente.
• Reunirse con el Presidente entrante para acordar como desea se hagan las cosas .
• Estatutos y Reglamento
• Familiarizarse con los Estatutos y el Reglamento del club, ya que ambos regulan su
funcionamiento
• Funciones del ordenador y Aplicaciones
• Asegurarse de conocer bien las principales aplicaciones y funciones de nuestro ordenador, como
moverse por las páginas, como crear archivos, como copiar y pegar textos, como insertar textos e
imágenes, como descargar fotos desde una cámara , etc.
• Pensar que aplicaciones voy a usar más , probarlas y dominarlas, mail, calendario, contactos,
fotos, etc.
ANTES DE ACCEDER AL CARGO
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ANTES DE ACCEDER AL CARGO
• Crear una cuenta de correo de Secretario
Crear una cuenta nueva de correo, de uso sólo para emitir y recibir comunicados del club, distinta a la
vuestra particular, que puede ser de cualquier plataforma de correo electrónico.
hotmail, gmail, o cualquier otra que tengáis hábito utilizar.
Aunque yo recomiendo comprar un dominio propio del club, que define más su personalidad,
@rotaryclubxxxxx.org , abrir una cuenta y ponerle de nombre Secretario Rotary Club Xxxxx
De esta forma, cuando enviéis un correo, la línea del correo entrante será fácilmente percibido por el
receptor en su buzón de entrada.
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ANTES DE ACCEDER AL CARGO
• Crear una lista de distribución para el envió de notificaciones a todos los socios.
• Crear un grupo en contactos y ponerle nombre : club, socios, el que queráis.
• Añadir a este grupo las cuentas de correo de todos los socios, incluida la vuestra.
• Hacer un envío de prueba un mes antes de asumir el cargo para verificar que todas las cuentas
están operativas y corregir errores si los hubiera.
• En este caso que muestro a continuación, el Secretario hace uso de su lista de distribución
enviando una nota a 47 socios
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• Plantilla para actas
• Crear una plantilla para las actas, con los campos definidos:, día de la reunión, hora, asistentes,
temas tratados, etc. de esta forma solo tienes que hacer pequeños cambios.
ANTES DE ACEEDER AL CARGO
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DURANTE EL DESEMPEÑO DEL CARGO
•Estar en contacto permanente con el Presidente ,
propiciar reuniones semanales para el seguimiento y planificación de todos los temas.
•Orden del día
•Enviar el orden del día el día antes de la reunión, con los temas a tratar y quien será el ponente de
cada uno
•Listado de participantes en las reuniones.
•Ser prácticos, en las reuniones usar el listado de socios para anotar los asistentes y así os sirve ya de
estadística.
ESTADÍSTICA DE ASISTENCIA SOCIOS A LAS REUNIONES SEMANALES FEBRERO 2017
NOMBRE STATUS DIA9 DIA16 DIA23 = %
1 Aznar, Rocío A + + + 3 100
2 Ballesteros, Alfonso A + + AV 2 66,66
3 Barea, Rafael A + + AV 2 66,66
4 Bennásar, Manuel A AV NAV + 1 33,33
5 Buades, Gabriel A + + + 3 100
6 Cañellas, Nicolás A AV + + 2 66,66
7 Chuquiure, Javier A + + NAV 2 66,66
8 Delgado, Aina A AV + + 2 66,66
9 Dorado, Sandra A AV AV + 1 33,33
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• ACTAS
• Ser fieles
• Procurar ser fieles a lo tratado en las reuniones para que aquellos compañeros que no han podido asistir puedan
conocer la sucedido en la reunión tal como se produjo.
• Debates
• Evitar mencionar las opiniones de las personas que han intervenido
• Es mejor decir que se produjo un debate y el resultado fue…
• Envío de actas y formato
• Ser regular en el envío de las actas, a ser posible siempre el mismo día de la semana.
• Convertid el archivo del acta a formato PDF para enviarla, de esta forma, nadie puede hacer ningún cambio.
• Adjuntar archivos en lugar de incluirlos en el acta.
• si habéis tenido un conferenciante, pedirle el archivo de la conferencia y lo adjuntáis a la misma.
• Registro de actas y documentos
• Abrir una carpeta para guardar en ella todas las actas.
• Y abrir cuantas carpetas sean necesarias para guardar documentación sobre temas concretos, así enseguida vais a
localizarlos.
DURANTE EL DESMPEÑO DEL CARGO
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DURANTE EL DESEMPEÑO DEL CARGO
Mantener el interés de los socios
Para ellos debemos mostrarles la programación a futuro de actividades del club
En la última reunión de mes enviar a los socios un listado de actividades del siguiente trimestre.
Para despertar su interés y para que puedan reservarse la fechas, caso de conferencias, actividades
externas, actos de recaudación…..
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AL FINALIZAR EL DESEMPEÑO DEL CARGO
• Informe anual
• Como el día que se celebre el cambio de Junta Directiva , tendréis que leer la memoria del año
rotario que acaba, os aconsejo no esperéis a a redactarla a final del año rotario, hacedlo mes a
mes.
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FIN DE LA EXPOSICIÓN
Espero que el conocimiento del manual y estos pequeños
consejos os ayuden a gestionar mejor vuestra labor como
secretarios.
Muchas gracias por vuestra atención.
