Reuniones eficaces

1. REUNIONES EFICACES

2. 1. OBJETIVO CLARO
- Metas bien definidas.
- Establecimiento de puntos clave.
- Evitar desviaciones o temas
innecesarios.

3. 2. EXPECTATIVAS.
- Tener claro que se espera obtener de la
reunión.
- Las expectativas deben estar adaptadas
a la realidad del la empresa y el proyecto
a tratar.

4. 3. BUEN ÍNDICE.
- Marcar los temas principales que se van
a abordar.
- Establecer orden de prioridad
atendiendo a la importancia de cada
tema.

5. 4. MARCAR TIEMPOS.
- Establecer un horario para la duración
de la reunión.
- Dividir el tiempo de la reunión en función
de los temas tratados en la misma.
- Gestionar el tiempo destinado a cada
tema de la reunión atendiendo a su
relevancia.

6. 5. DEFINICIÓN DE ROLES.
- Cada participante debe tener claro cual es su
función y que información o valor debe aportar.
- Los miembros de la reunión deberán ocupar el
lugar u orden correspondiente durante el
desarrollo de la reunión. Participando cuando le
sea requerido.
- Evitar intromisiones, respetando el rol y orden
ocupado en la reunión.

7. 6. MEDIOS ADECUADOS.
- Debemos asegurarnos de que todos los
participantes utilicen un soporte técnico
adecuado.
- Cerciorarnos de que todos los miembros están
familiarizados o conocen los medios a utilizar
durante la reunión.
- Se recomienda comprobar los sistemas
operativos antes de comenzar la reunión.

8. 7. FIGURA MODERADORA.
- Debe existir una persona que guíe o
modere la reunión.
- La persona encargada de moderar la
reunión debe evitar:
* Temas colaterales.
* Divagaciones .
* Intervenciones que se excedan en el tiempo.
* Eclipses temáticos, toda la atención la acapare un solo
tema.

9. 8. ACTA DE REUNIÓN.
- Recoger información de valor aportada
por los participantes.
- Establecer puntos a tratar.
- Recoger acuerdos u objetivos marcados.

10. 8. CONCLUSIÓN.
- Repasar brevemente lista de temas tratados.
- Recordar brevemente la lista de acuerdos u objetivos
acordados.
- Establecer puntos o temas para una futura reunión.
- Marcar la fecha de la próxima reunión para
- comprobar la consecución de acuerdos u objetivos.