Secretario instruccion Leonistica

Capacitación de secretario de club 2
INSTRUCCIÓN LEONISTICA
PARA EL CARGO A SECRETARIO DE CLUB
CL. Francisco Jesús Ramírez
Berroa
Secretario Distrito R-3 2017-2018
Bienvenidos

SECCION 1
VISION, PROPOSITOS Y ESTRUCTURA

MISION
Como club de la gran Asociación Internacional de Clubes de
Leones, su misión es:
DAR PODER a los voluntarios para que sirvan a su
comunidad, atiendan las necesidades humanitarias,
alienten la paz y promuevan el entendimiento
internacional a través de los clubes de Leones.

PROPOSITOS DE LOS CLUBES DE LEONES
Unir a los socios en vínculos de amistad, buen compañerismo y entendimiento mutuo.
5
Alentar a personas con vocación de servicio para que sirvan a sus comunidades sin
esperar recompensas financieras personales, y fomentar la eficiencia y la alta ética en el
comercio, la industria, las profesiones, obras públicas y proyectos privados.
Tomar un interés activo en el bienestar cívico, cultural y moral de la comunidad.
PROPOSITOS

Estructura de la Asociación Internacional de Clubes de
Leones
Área Estatutaria
Distrito Múltiple
Distrito
Región*
Zona
Club
• Un club consiste de un mínimo
de 20 socios
• Una zona consiste de 4 a 8 clubes
• Una región consiste de 10 a 16
clubes*
• Un distrito está compuesto de al
menos 35 clubes con 1250 socios
activos
• Los diferentes distritos de un
área geográfica determinada
componen el distrito múltiple
• Cada club de Leones está situado
en una de las 7 áreas
estatutarias, cada una de las
cuales está representada por al
menos un director internacional
6

Sección 2:
El Equipo de Liderato del Club

El equipo de liderato del club
1er
Vicepresidente
Club Members
Board of Directors
President
Secretario Tesorero2º
Vicepresidente
Expresidente
inmediato
Socios del club
Junta Directiva
Presidente

El equipo de liderato del club
La junta directiva incluye:
 Presidente
 Expresidente inmediato
 Vicepresidentes
 Secretario
 Tesorero
 Coordinador de LCIF
 León domador (opcional)
 Tuercerrabos (opcional)
 Asesor de afiliación,
 Presidente de la filial, si el club tuviera una filial
 otros vocales elegidos
ARTÍCULO VIII Directiva
Sección 1. MIEMBROS. Los miembros de la directiva de este club, serán el presidente,
presidente anterior, el vicepresidente(s), secretario, coordinador de LCIF León, domador
(opcional), tuercerrabos (opcional), asesor de afiliación, presidente de la filial, si el club
tuviera una filial; y otros dirigentes elegidos.

Sección 4:
Responsabilidades del Secretario.

Sección 4. SECRETARIO. Él o ella estará supervisado y dirigido por el presidente y la junta
directiva del club y servirá de enlace entre el club y el distrito (único, subdistrito y múltiple) en el
que está ubicado el club, y la asociación. Sus funciones serán las siguientes:
(1) Remitir los informes mensuales de socios y otros informes a la oficina internacional de la
asociación: con la información que requiera la junta directiva de la asociación.
(2) Remitir al gabinete del gobernador de distrito, todos los informes que requiriera,
incluyendo las copias de los informes mensuales de socios y los informes de actividades.
(3) Cooperar y servir como miembro activo del comité consultivo del gobernador del distrito de
la zona en la que está ubicada este club.
(4) Tener custodia y mantener los archivos generales de este club, incluyendo:

Los expedientes de las actas de todas las reuniones del club y de la junta directiva;
Registros de asistencia,
Comités designados,
Elecciones;
Expedientes de los socios con sus direcciones, teléfonos y correos electrónicos;
y las cuentas de los socios.
(5) Junto con el tesorero, preparar trimestralmente o semestralmente los estados de cuenta
de las cuotas y otras obligaciones financieras de los socios con este club, recibir y pasar al
tesorero los pagos de los socios y obtener la confirmación de recibo.
(6) Dar la fianza para el desempeño fiel de su cargo, por tal suma de indemnización que
hubiera determinado la junta directiva.
(7) Entregar de manera oportuna, al concluir su término, todos los registros generales del club, al sucesor
de su cargo.

Sección 1. ELECCIÓN ANUAL. Sin perjuicio de lo dispuesto en las Secciones 7 y 8 de este Artículo,
todos los dirigentes con la excepción de los vocales de la junta directiva, se elegirán anualmente y
tomarán posesión de sus cargos el 1 de julio, y ocuparán dichos cargos por un año a partir de esta
fecha o hasta que se hayan elegido sus sucesores. El Secretario informará oportunamente los datos
de los nuevos dirigentes a la oficina internacional, a más tardar 15 días después de la elección.

Como secretario, usted es el director comercial del club.
 Usted es el enlace entre el club y el distrito, y el club y la Asociación.
 Usted está bajo la supervisión del presidente y la junta directiva del club.
Responsabilidades del Secretario de club

Tipo de Reuniones
Anualmente:
• Reunión de transición de dirigentes
• Aniversario de carta constitutiva
Cuando sea necesario:
• Reuniones extraordinarias de la Junta Directiva (cuando lo soliciten
3 o más miembros de la junta)
• Reuniones extraordinarias del club (cuando se soliciten con al
menos 10 días de antelación)
Mensualmente:
• Reunión ordinaria de la Junta Directiva
• Reunión ordinaria del club

Etapas de las Reuniones.
1. Antes de la Reunión
2. Durante la Reunión
3. Después de la Reunión
Tómese un momento para responder las preguntas de las
páginas 5 y 6 del libro de trabajo.
Las Reuniones constan de 3 etapas:

 Enviar con antelación un aviso a los socios sobre la fecha y hora de la
reunión
 Junto con el presidente, preparar el orden del día de la reunión
 Reunir la correspondencia que deba entregarse a los presidentes o
miembros de los comités
 Preparar los premios o carpetas para nuevos socios cuando
corresponda
 Preparar la nómina del club para tomar asistencia
18
Etapa 1 – Antes de la Reunión

 Tomar asistencia
 Registrar las actas de la reunión
 Documentar los oradores invitados, visitantes Leones y visitantes
ajenos al Leonismo
 Cobrar y anotar las cuotas y dar recibos a los socios
 Reunir información sobre las actividades de los asesores de los
comités
 Pedir a los nuevos socios que rellenen los formularios
correspondientes
Etapa 2 – Durante la Reunión

 Anotar la asistencia
 Anotar los premios presentados
 Verificar el dinero cobrado y anotar el pago de las cuotas
 Depositar o presentar el dinero cobrado al tesorero y obtener un
recibo
 Archivar/distribuir una copia de las actas de la reunión una vez que
han sido aprobadas
 Hacer seguimiento de los asuntos pendientes de la reunión-
 El secretario también es responsable de preparar las reuniones
de la junta directiva.
Etapa 3 – Después de la Reunión

 Asistir a todas las reuniones del club y de la junta directiva
 Organizar las reuniones del club y junta directiva
 Registrar las actas de las reuniones
 Mantener los expedientes del club
 Recibir y responder la correspondencia del club
 Completar y presentar los informes del club a la asociación
 Cooperar como miembro activo del Comité Consultivo del
Gobernador del Distrito
Registro de las actas de las reuniones

Responsabilidades del secretario de club
• Tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria o de la junta directiva)
• Fecha y lugar de la reunión
• Nombre de la persona que preside la reunión
• Si han sido aprobadas las actas de la reunión previa
• Todas las mociones, sus promotores y si las mociones fueron o no
fueron admitidas
• Todos los puntos del orden del día y apelaciones y si fueron o no
fueron admitidas
• La hora en que la reunión fue llamada a orden y la hora en que se
levantó la sesión
Registro de las Actas.

Las actas son para registrar lo que hace el club y no lo que dicen
los socios.
Por lo tanto, el debate se considera informal y no se registra.
Es importante usar la terminología correcta.
Registro de las Actas.

CLUB DE LEONES SANTO DOMINGO LOS ALMACIGOS
REUNIÓN PLENARIA ACTA No.________
Del período Leonístico (2017-2018)
Siendo las 7:00 P.M., del día sábado _________ del mes de _____________ del 2017, en la
residencia del CL. Cantalapiedra, se llevó a cabo la 1ra. Reunión plenaria del presente período
leonístico.
El compañero León Presidente hace apertura de la sesión, y solicita al secretario, dar lectura al
orden del día, para la presente reunión.
1. APERTURA POR PARTE DEL PRESIDENTE
2.- VERIFICACIÓN DE QUÓRUM
3.- HIMNO NACIONAL
4.- INVOCACIÓN A DIOS
5.- SALUDO A LA BANDERA
6.- CODIGO DE ETICA.
7.- INFORMES DE SECRETARIA
8.- INFORMES DE TESORERIA
9.- INTERVENCION DEL PRESIDENTE.
10.- PROPOSICIONES Y MOCIONES
11.- INFORME CON CARGO EN LA GOBERNACION
12.- INFORME DEL SISTEMA DE AYUDA MUTUA AL LEON
13.- PUNTO LIBRE
14.- HIMNO LEONÍSTICO
15.- CLAUSURA.

DESARROLLO
1. APERTURA POR PARTE DEL PRESIDENTE: El Secretario manifiesta que la asistencia en la
presente Plenaria registra un porcentaje del _____%. Asistieron los siguientes compañeros en
el listado PASE DE LISTA
2.- VERIFICACIÓN DE QUÓRUM
3.- HIMNO NACIONAL: Fue entonado con gran fervor por todos los asistentes
4.- INVOCACIÓN A DIOS: La C.D.L. Pilar Villegas invoca la presencia del Señor Todopoderoso
para pedirle fervorosamente su intervención divina para el cumplimiento de todos los planes y
programas de nuestro Club de leones.
5.- SALUDO A LA BANDERA
6.- CODIGO DE ETICA.

7.- INFORME DEL SECRETARIO:
El CL. …….. , secretario del club, informo lo siguiente:
1) Que Subió a MyLCI los nuevos socios…..
2) Que dio de baja a los socios aprobados en la plenaria pasada, y se le informó anunciándole
la novedad.
3) Se recibieron correspondencia por parte de (dar lectura).
4) Se enviaron correspondencia a (dar lectura)
5) Se asistió a la Reunión de Zona en fecha …..
6) Se asistió a
7) Otros asuntos propios del secretario

8.- INFORMES DE TESORERIA:
El Tesorero …… informo lo siguiente:
1) Pagado a LCI US$____________________, adeudado US$_____________________
2) Pagado al Consejo de Gobernadores RD$____________, pendiente RD$_________
3) Pagado al Distrito RD$___________, pendiente RD$__________
4) Pagado a ………
5) Monto en Banco RD$
6) Monto en Caja chica RD$
7) Cuanta total por pagar a
8) Cuenta por cobrar a socios RD$

9.- INTERVENCION DE LA PRESIDENTE:

10.- PROPOSICIONES Y MOCIONES:
1. Se abre la discusión del primer punto.
El CL. Kq propone hacer una Kermes para recaudación de fondos.
El resto de participantes, salvo el CL. , apoya la moción.
Sometido a votación, se decide:
a) Nombrar una comisión para que organice la Kermes.
El CL Kq pide que se haga constar en acta su voto en contra de la Kermes, indicando el motivo
siguiente: afirma que ese dia va a llover, y la actividad será un fracaso.
2. Se abre la discusión del segundo punto.
Tras varios minutos de discusión, y por unanimidad, se decide aplazar el tratamiento de este
punto hasta la próxima reunión de la Junta.
El Presidente El Secretario
Visto bueno y firma Firma

11.- INFORME CON CARGO EN LA GOBERNACION
12.- INFORME DEL SISTEMA DE AYUDA MUTUA AL LEON
13.- PUNTO LIBRE
14.- HIMNO LEONÍSTICO: Fue entonado por todos los asistentes.
15.- CLAUSURA: Habiéndose agotado los temas a tratar en la presente plenaria, con su lema, el
Presiente dio por terminada la presente reunión siendo las 9:00 p.m.
______________________________ ______________________
Presidente Secretario.

No. LEONES ASISTIO EXCUSA AUSENTE
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
TOTAL
CLUB DE LEONES SANTO DOMINGO OLIMPO.
REUNIÓN PLENARIA ACTA No.02/2017
Del período Leonístico (2017-2018)
Whatsapp

Mantenimiento y Registro del Club.
32

• La carta constitutiva del club
• Los estatutos y reglamentos
• El historial del club
• Las actas de todas las reuniones del club y de la junta
directiva
• Los informes anuales de los dirigentes y comités del club
• Los informes de actividades
• La nómina de los socios del club
Los archivos del club deben incluir:

Las Correspondencias del Club

Es muy recomendable que el secretario y el presidente del club se
reúnan al comienzo de la gestión para decidir cómo se contestará,
mantendrá e informará de la correspondencia.
En algunos clubes, el secretario es el responsable del boletín del
club y es parte integral de las relaciones públicas del club.
Si usted no tiene esta responsabilidad, es importante que esté en
contacto con las personas responsables de ello. De esta forma se
asegura que se publiquen todas las noticias importantes del club.

LOS 7 GOLPES PARA EL PREMIO CLUB POR EXCELENCIA
1.- SERVICIO – El club ha realizado al menos tres (3) proyectos de servicios.
2.- CONTRIBUCION – El club ha hecho una contribución a LCIF.
3.- AFILIACION – El club logro un aumento neto de socios.
4.- COMUNICACIÓN – El club ha publicado sus actividades.
5.- LIDERATO – La mayoría de los dirigentes participan en programas de capacitación,
6.- ACTIVIDAD DEL CLUB – El club ha reportado a tiempo sus actividades y aumento de socios.
7.- CLUB AL DIA EN SUS OBLIGACIONES – El club no esta en status quo y ha pagado todas las cuotas de
entrada de los nuevos socios, las cuotas nacionales e internacionales.

En busca del Premio Club por Excelencia.
• Informe Mensual de Movimiento de Socios
• Informe Mensual de Actividades de Servicio del Club
• Informe de los Dirigentes del Club
• Formulario de Pedido de Suministros

Sitio web de MyLCI para presentar los informes.
38

39

Ventajes de MyLCI
Usted puede:
• Presentar en línea el informe mensual de movimiento de
socios y el informe de dirigentes
• Ver, actualizar y descargar información de los socios del club o
imprimir tarjetas de socios
• Registrar cada mes las actividades de servicio del club
• Informarse sobre las actividades de servicio que otros clubes
están compartiendo

Comité Consultivo del GD
El Comité Consultivo del Gobernador de Distrito está compuesto de
• el jefe de zona
• los presidentes y
• los secretarios de los clubes de la zona
Este comité aconseja y recomienda al jefe de zona las posibles
soluciones para los asuntos que afectan a los clubes de la zona del
distrito.
El jefe de zona comparte las recomendaciones con el gobernador de
distrito y el gabinete del distrito.

Beneficios
Se espera que el Comité Consultivo del Gobernador de Distrito
se reúna al menos tres veces al año.
Asistir a las reuniones…
• Le permite intercambiar ideas sobre programas, proyectos,
recaudación de fondos y afiliación
• Le ofrece un foro para establecer relaciones de cooperación entre
clubes
• Le da la oportunidad de conocer a otros Leones de su área

Recursos adicionales
Considere tomar los cursos siguientes:
Relaciones Públicas
Oratoria Pública
Manejo de reuniones
El Centro Leonístico de Aprendizaje ofrece cursos en línea gratuitos
para ayudar a los socios con el desarrollo de liderato.

Bienvenido a la sección 4:
Planificar el equipo

El objetivo de esta sección es ofrecerle orientación para que
pueda estructurar su gestión como secretario de club.
Vamos a…
 Identificar maneras de prepararse para
su nuevo rol y responsabilidades
 Resumir las acciones que tendrá que
realizar a lo largo de su gestión
 Identificar los asuntos a considerar
cuando el club pasa al siguiente equipo
de líderes

Preparación para la gestión
 Asista a la capacitación de dirigentes del club
 Reúnase con el secretario actual para examinar los asuntos
pendientes
 Si usa MyLCI para presentar los informes, cree su cuenta y
examine los materiales de capacitación
 Verifique que la información de los dirigentes y socios sea
correcta en la nómina del club, en los datos de la oficina
internacional y a nivel de distrito y DM
 Trabaje con el presidente y el tesorero del club en el
presupuesto anual y ayude a crear los comités

Cada mes, usted deberá:
Mensualmente
 Asistir a las reuniones del club y directiva
 Remitir el informe mensual de movimiento de socios
 Remitir el informe de actividades
 Mantener actualizados los archivos de los socios
 Cobrar las cuotas, entregar el dinero al tesorero y obtener
un recibo
 Responder a y enviar las cartas o correspondencia
Capacitación de secretario de club

Cada trimestre, usted deberá:
Trimestralmente
 Asistir a la reunión de zona con el presidente del club
 Reportar al presidente y a la junta directiva cualquier
problema con el cobro de las cuotas y las medidas que se
hayan tomado al respecto

Dos veces al año, usted deberá:
Semestralmente
 Confirmar la lista de socios a la oficina internacional
comparándola con la lista que se envía al tesorero con las
cuotas semestrales del club
 Trabajar con el tesorero del club para entregar a cada socio
su estado de cuenta semestral y conciliar las obligaciones
financieras contraídas con el club (el club puede optar por
hacer esto trimestral o anualmente)

Cuando sea necesario, usted deberá:
Cuando sea necesario
 Examinar las solicitudes de nuevos socios y archivarlas en los
registros del club
 Remitir la información de los nuevos socios a la oficina
internacional
 Hacer los pedidos de suministros y premios a la oficina
internacional o al proveedor local

Después de la elección anual, usted deberá:
Tiempo de elecciones
 Remitir el Formulario de Dirigentes del Club (PU-101)
 Recibir y distribuir información acerca de las convenciones
de distrito y distrito múltiple
 Solicitar a la asociación y al distrito los premios para los
socios

Todavía jugará un papel importante en el éxito futuro del club
planificando una transición eficaz.
Findelagestión
 Compruebe los registros de 100% de asistencia y los premios por
'años de servicio'
 Prepare los nuevos formularios de asistencia para el año siguiente
 Prepare los informes anuales de actividades, donaciones, horas,
etc., para el banquete o reunión de fin de año
 onfirme que todos los archivos del club estén actualizados y listos
para transferirlos al secretario de club entrante
 Reúnase con el secretario de club entrante y examine los archivos
y asuntos pendientes

Recursos adicionales
Considere tomar los cursos siguientes:
Escriba su declaración personal de principios
Fijación de metas
Dirigir el cambio

Bienvenido a la sección 5:
Recursos

Recursos
Puede obtener información adicional familiarizándose con los documentos y
material de capacitación en el sitio web de la asociación.
Páginas web:
MyLCI
Orientación de Dirigentes de Club
El Centro de Recursos de Liderato
Centro Leonístico de Aprendizaje
Recursos para socios del club de Leones
Administración del club

Recursos
Publicaciones:
Estatutos y Reglamentos
LA-1 – Internacionales
LA-2 – Modelo Oficial de Club
LA-4 – Distrito
Manual del Equipo de Dirigentes de Club
El Arte del reconocimiento
Cursillos en MyLCI:
Introducción a MyLCI
Usar el sitio web de MyLCI

EL Secretario y la
Administración
Efectiva de su
Tiempo

65
Buen jugador, debes jugar tu vida como la
más inteligente partida de ajedrez,
porque no importa tanto si pierdes o ganas la
partida, lo que importa es que sólo puedes
jugarla una vez.

66
Si un barco quiere cumplir su destino, debe tener:
 Un puerto al cual desea llegar.
 Una ruta perfectamente trazada para llegar.
 Una velocidad determinada de avance y un término para
concluir el viaje.

¿ Por Que Hay Personas Que Hacen
Más Cosas En La Misma Cantidad
De Horas Laborales…?
• Por hábitos personales que
han desarrollado.
• Trabajan más
inteligentemente.
• Conocen como lo invierten
• Controlan su tiempo
• Aceptan la realidad del tiempo
• “NO malgastan el tiempo”

•Administrar el tiempo es
administrar su vida.
•Si se pierde el tiempo se pierde
la vida.
•Si uno es dueño de su tiempo es
dueño de su vida

Felicitaciones por haber completado su
capacitación de Secretario de Club.

Secretario instruccion Leonistica

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (20)

Similar a Secretario instruccion Leonistica

Similar a Secretario instruccion Leonistica (20)

Último

Último (16)

Secretario instruccion Leonistica