Como ser un club dinamico oct-2016
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Este documento ofrece una guía para que los clubes rotarios sean más dinámicos y exitosos. Propone diez mejores prácticas como realizar una planeación estratégica a largo plazo, fijar metas anuales, celebrar asambleas del club, comunicarse de forma abierta, preparar a futuros líderes, conocer los intereses de los socios, formar comités prácticos, conservar tradiciones e impulsar la innovación, implementar nuevas ideas y adaptar el reglamento a las necesidades del club. El
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- 1. CÓMO SER UN CLUB DINÁMICO PLAN DE LIDERAZGO PARA EL CLUB EGD JUAN CARLOS CONTRERAS DISTRITO- 4455
- 2. Un club dinámico es exitoso e involucra a los socios, realiza proyectos significativos, es flexible, pone en práctica nuevas ideas y posee una identidad inconfundible. Un club de este tipo es fiel reflejo de la diversidad y personalidad de sus socios. ¿QUÉ ES UN CLUB DINÁMICO?
- 3. La renovación de las prácticas del club ameniza la diaria labor, crea firmes vínculos entre los socios y mejora la calidad del club. VENTAJAS PARA TU CLUB
- 5. ¿Cómo quisiera ser el club en los próximos tres a cinco años? TRAZAR EL RUMBO DEL CLUB
- 6. Ingresa tus metas anuales en Rotary Club Central. • Las metas anuales sirven de base para las metas a largo plazo. • Actualiza tus metas periódicamente en Rotary Club Central para que quede constancia de los últimos avances del club. • Promueve la transparencia en la gestión del club; anima a los socios a que consulten las metas. FIJA LAS METAS ANUALES Y REGÍSTRALAS
- 7. Organiza asambleas periódicamente para que los socios sigan involucrados. • Todos los socios pueden expresar sus ideas e intereses. • Hablar sobre las necesidades del club con todos los socios. • Aprovecha su entusiasmo y traza un plan de acción. CELEBRAR ASAMBLEAS DEL CLUB
- 8. Al compartir ideas e información, los rotarios deciden el futuro del club. Habla con los líderes del club respecto a ideas para mejorar y pregunta a los demás socios si están de acuerdo. COMUNICACIÓN ABIERTA
- 9. EJEMPLO DE UN PLAN DE TRABAJO:
- 10. La rotación en los cargos ofrece oportunidades para que los socios ejerzan nuevos cargos. El presidente y los ex presidentes inmediatos deben trabajar con el presidente electo y el presidente propuesto. PREPARA A LOS FUTUROS LÍDERES DEL CLUB
- 11. El reglamento debe evolucionar a la par del club. ADAPTAR EL REGLAMENTO A LAS PRÁCTICAS DEL CLUB • El Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios es un punto de partida. • Úsalo solo como modelo. • Actualízalo periódicamente. • Se recomienda poner a prueba los nuevos procedimientos antes de ponerlos en práctica.
- 12. Los socios que disfrutan del club se involucran más. • Haz que los eventos tengan más elementos sociales. • Invita a familiares y amigos. • Haz que los socios nuevos se sientan bienvenidos. • ¡Diviértanse! • Promueve las Agrupaciones de Rotary y los Grupos de Acción Rotaria. ESTABLECER RELACIONES FIRMES
- 13. Procura que participen en actividades que les interesan. • Infórmate sobre lo que le interesa a cada socio del club para que no decaiga su interés. • Los socios activos se dedican de lleno a sus proyectos. • Pide personalmente a los voluntarios que apoyen los proyectos y otras iniciativas del club. CONOCE LOS INTERESES DE LOS SOCIOS
- 14. Los clubes rotarios cuentan con profesionales y líderes. Enséñales a liderar en Rotary. Una excelente oportunidad es: Rotaract Leadership Institute Division Peru- lleven el curso: PREPARA A LOS NUEVOS LÍDERES
- 15. Capacítense, siempre no se ama lo que o se conoce y Rotary necesita lideres para el futuro….
- 16. Se recomienda formar estos comités: • Membresía • Relaciones Públicas • Proyectos de Servicio • La Fundación Rotaria • Administración FORMAR COMITÉS PRÁCTICOS
- 17. Conserva las tradiciones que sean significativas para el club pero a la vez fomenta un ambiente propicio a las nuevas ideas y prácticas para el club. TRADICIONES E INNOVACIÓN
- 18. IMPLEMENTACIÓN DE IDEAS • Se recomienda organizar un retiro de un día. • Integrar las ideas de los socios. • Poner a prueba las nuevas ideas antes de enmendar el reglamento del club.
- 19. ¿QUÉ SIGNIFICA LA GUÍA PARA CLUBES DINÁMICOS? • Guías para ayudar a los clubes a desarrollar sus propios planes de liderazgo • Descripción de 10 mejores prácticas • Una herramienta que te reta a dinamizar el club
- 20. USO DE LA GUÍA • Repasa las mejores prácticas. • Identificar los aspectos que deben mejorar. • Organiza un torbellino de nuevas ideas. • Prueba nuevas prácticas.
- 21. TU CLUB, TUS IDEAS
Notas del editor
- Notas para el expositor Las notas a continuación te facilitarán la presentación de las diapositivas, puesto que contienen información complementaria y actividades optativas que puedes incorporar para que su charla sea más interactiva. En caso de que tengas un público variado: tus compañeros de club, socios de varios clubes u otro club que no sea el tuyo, te sugerimos adaptar el texto (“nuestro” en vez de “tu”) de acuerdo al grupo de participantes. Actividad Formula las siguientes preguntas a los participantes: ¿Cómo es tu club? ¿Entretenido y lleno de energía? ¿Cuenta con una membresía diversa y se muestra receptivo a las nuevas ideas? ¿Participan los socios activamente? ¿Cómo podría ser más dinámico tu club?
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- El Plan Estratégico de Rotary enfatiza la importancia de la innovación y la flexibilidad en los clubes. Los clubes fuertes implementan nuevas ideas, funcionan con más energía y responden a las necesidades de sus socios. Funcionan en el mundo más de 34.000 clubes rotarios. Cada club es único porque posee su propio ambiente, y su propia cultura y prácticas. Asimismo, cada club debe reafirmar las cualidades que lo distinguen de los demás a la par que atraen a la comunidad en general. Las mejores prácticas que vamos a exponer en las siguientes diapositivas, son ideas que deben considerar sus clubes como una oportunidad para adoptar métodos creativos para mejorar en tales áreas si hace falta. Deben motivar a los socios a que mantengan una perspectiva abierta y, por supuesto, toda decisión que surgiera como resultado de tal intercambio de ideas debe contar con el apoyo de la mayoría.
- HACER PREGUNTAS A ASITENTES
- Es importante que todos los clubes cuenten con un plan estratégico y una declaración de su visión, que describa a dónde quiere llegar el club de aquí a tres o cinco años. Para contar con ideas innovadoras y diversas, deberá ofrecerse a todos lo socios la oportunidad de contribuir y expresar sus impresiones. Los clubes que planifican para el futuro son los que gozarán de relevancia en la comunidad, y tendrán mejores posibilidades de realizar proyectos de mayor magnitud con resultados sostenibles durante mucho más tiempo. Actividades Haz estas preguntas a los participantes: ¿Qué visión tienen para el club? ¿Por qué es especial el club? ¿En qué se destaca el club? Pregunta a los participantes: ¿Cuál sería la visión que propondrían para el club? Distribuye ejemplares de la Guía para la planificación estratégica para que los socios tengan una idea más clara del concepto de planificación estratégica y empiecen a pensar ya sobre el plan estratégico del club.
- Un plan estratégico es el panorama general del futuro del club. Para que éste alcance sus metas a largo plazo, es necesario dividirlas en metas anuales más pequeñas que puedan lograrse en cada uno de los años que abarca el plan. Rotary Club Central es una herramienta diseñada para que tu club establezca sus metas anuales. Un club que fija metas siempre aspira a nuevos objetivos en vez de conformarse con las prácticas actuales. Actividad Haz estas preguntas a los participantes: ¿Cuáles son las metas anuales del club? ¿Cómo se fijaron dichas metas? ¿Quién se encarga de ingresar las metas en Rotary Club Central?
- Los socios del club deben intervenir en la planificación y mantenerse informados de las iniciativas del club. Las asambleas del club son esenciales para comunicarse con la membresía. Por tal motivo, aprovéchalas para evaluar la eficacia de las practicas actuales o generar nuevas ideas. De esta manera, todos los socios tendrán oportunidad de aportar sus comentarios y sugerencias. Como es obvio, los socios estarán más dispuestos a apoyar y ser parte de un esfuerzo en el que se han involucrado. Actividades Formula las siguientes preguntas a los participantes: ¿Con qué otra finalidad se recomienda celebrar asambleas del club? ¿Han sido eficaces este tipo de asambleas en tu club? Pide a los participantes que anoten las ideas o temas que quisieran tratar en una asamblea del club.
- Difunde información sobre las actividades, noticias y eventos del club en las redes sociales y los sitios de los clubes. Cada club elige los medios que prefiere utilizar, pero lo fundamental es mantener abierta la comunicación y establecer un plan para compartir información. Las necesidades de los socios del club se deben establecer y expresar ante los líderes del club y, ocasionalmente, ante los líderes distritales. De la misma manera, las iniciativas distritales deben comunicarse a los líderes y los socios del club. Se recomienda aprovechar el potencial de las redes sociales para compartir información. Actividades Formula las siguientes preguntas a los participantes: ¿Por qué motivos visitan los sitios del club y distrito? ¿Qué quisieras ver en dichos sitios? Forma pares de socios familiarizados con las redes sociales (Facebook, LinkedIn, etc.) y socios que no lo estén. Pídeles que analicen las ventajas que ofrecen las redes sociales y el tipo de información que podría compartirse por medio de las redes y los detalles prácticos para abrir una cuenta.
- La rotación anual de liderazgo en Rotary, suele dificultar la implementación de planes a largo plazo. Para garantizar la continuidad, los clubes deben seleccionar a sus líderes con tiempo para que participen en la planificación de manera y la toma de decisiones que influyan durante su mandato. Actividades Formula las siguientes preguntas a los participantes: ¿Quiénes son los líderes del club para el próximo año rotario? A los líderes actuales: ¿Qué los ayudó a prepararse para el cargo? ¿Cómo hubieran podido prepararse mejor? ¿Cuenta el club con un esquema de liderazgo? Si fuera el caso, ¿funciona? Si no cuenta con uno, ¿sería útil tenerlo? Pide a los equipos que efectúen un torbellino de ideas para elaborar una lista de proyectos o acciones cuyo desarrollo depende de la continuidad en el liderazgo.
- El Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios debe adaptarse de manera que refleje las prácticas actuales del club. Actividad Pide a los participantes que anoten una práctica del club que desearían eliminar y una nueva que les gustaría adoptar.
- Queremos que los socios sigan asistiendo a las reuniones con entusiasmo y no como si estuvieran cumpliendo una pesada obligación. Los clubes dinámicos son divertidos y tienen socios entusiastas. Si el club no es entretenido, pidan a los socios que sugieran ideas para que lo sea y se sientan más a gusto. La clave para conservar a los socios son las relaciones firmes. Si los socios nuevos no se sienten bienvenidos ni incluidos en los círculos sociales durante las reuniones del club, es como si se los estuviese invitando a salir. Durante las actividades de captación de socios, deberán promoverse las oportunidades para el establecimiento de contactos que ofrece Rotary, sobre todo entre los profesionales jóvenes. Actividades Pide a los participantes que den ejemplos de cómo el club podría ser más divertido y anota las respuestas en el rotafolio. Pide a los participantes que se pongan de pie y que se dirijan a una persona que no conocen muy bien, y que intercambien una buena noticia o algo positivo que les haya ocurrido esa semana.
- ¿Cómo involucra el club a los socios? ¿Están verdaderamente involucrados los socios? Si se limitan a ir a las reuniones el club va a ser cualquier cosa menos un club dinámico. Hay que hablarles de lo que les gusta y lo que quisieran que haga el club. Desarrolla programas y actividades basadas en los intereses de los socios. Actividades Solicita a cada participantes que mencione un proyecto en el cual quisiera participar y escribe las respuestas en el rotafolio. Luego toma una de dichas ideas y pide a los participantes que traigan a colación una destreza que puedan aportar al proyecto.
- Las reuniones distritales, las sesiones de orientación de nuevos socios, la instrucción permanente, y los programas de capacitación para el liderazgo son los elementos principales de un plan integral de formación. Para garantizar que los socios nuevos y actuales reciban capacitación, se recomienda a los clubes que nombren a un instructor o un comité de capacitación si se tratase de un club grande. Los clubes pueden realizar también una evaluación de las habilidades que deben desarrollar los socios para que reciban la capacitación pertinente. Actividad Haz las siguientes preguntas a los participantes: ¿Qué tipo de capacitación desearían que se impartiera en el club? ¿Qué modalidad de capacitación debería ser eliminada, combinada o modificada en su totalidad?
- Independientemente de la estructura de comités del club, todos los comités deben centrarse en formentar la vitalidad del club, el involucramiento de los socios y las necesidades del club. Los clubes grandes podrían considerar el establecimiento de comités adicionales para involucrar a más socios y lograr más. Los clubes pequeños deben considerar la fusión de comités para evitar que haya socios que ejerzan demasiadas funciones. Actividad Formula las siguientes preguntas a los participantes: ¿Hay elementos de la estructura del club que no funcionan? ¿Se deben añadir ciertos comités para que el club funcione mejor? ¿Hay algunos comités que no sean necesarios?
- El temor al cambio es algo natural, pero la innovación no implica que debemos abandonar todas las tradiciones. El club debe mantener las tradiciones que tienen significado para los socios, pero fomentar, a la vez, un entorno apropiado para que los socios cuestionen ciertas prácticas del club. Hazte estas preguntas: ¿Qué tradiciones son significativas y cuáles no contribuyen al dinamismo del club? ¿Qué ideas novedosas debe poner en prueba el club? ¿Qué cambios positivos han tenido lugar últimamente? ¿Qué nuevas ideas podría poner en práctica tu club? Si el motivo para continuar con una u otra práctica es “siempre lo hacemos así; es lo que hay, etc.”, queda clara la necesidad de eliminarla lo más probable es que ésta no sea propicia al dinamismo del club. Actividades Haz las siguientes preguntas a los participantes: ¿Qué tradiciones son significativas y cuáles no contribuyen al dinamismo del club? ¿Qué ideas novedosas debe poner a prueba el club? Divide a los participantes en pares y pídeles que analicen algunos de los cambios positivos que se hubieran producido en el club desde su afiliación.
- Actividad Haz las siguientes preguntas a los participantes: ¿Qué otras ideas tienen para que sus clubes sean dinámicos? ¿Tienen dudas o inquietudes?
- [replace image – this is just a placeholder] Recursos Guía para clubes dinámicos Guía para la planificación estratégica Rotary Club Central Comunidades en acción: Guía para proyectos eficaces Desarrollo del liderazgo: guía para organizar un programa Plan Estratégico de Rotary y módulos de formación en línea’ Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios Estatutos prescritos a los clubes rotarios Rotary Showcase e Ideas Información sobre la reunión y asamblea de club Estructura del comité del club Actividad Distribuir ejemplares de la Guía para clubes dinámicos.
- [replace image when we have real layout – this is not Nick Krayacich – this is just a placeholder. ]
- Trabajen unidos y comparen las prácticas del club actuales con cualquiera de las prácticas mencionadas en la guía. En cuanto a los aspectos que deben mejorar, piensa en nuevas ideas y decide cómo implementarlas. Lleva tiempo pero vale la pena. Actividad Haz las siguientes preguntas a los participantes: ¿Qué otras mejores prácticas debe considerar el club? ¿Preguntas o comentarios?
- Trabajen unidos y comparen las prácticas del club actuales con cualquiera de las prácticas mencionadas en la guía. En cuanto a los aspectos que deben mejorar, piensa en nuevas ideas y decide cómo implementarlas. Lleva tiempo pero vale la pena. Actividad Haz las siguientes preguntas a los participantes: ¿Qué otras mejores prácticas debe considerar el club? ¿Preguntas o comentarios?