Road Show de Presentación del nuevo servicio Cloud Computing de gestión integral de documentos

1. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 1 PresentaciónRoad Show DocMining-Junio 2.011 “the BPM process’ factory” Servicio automatizado end-to-enden Cloud Computing para la captura, catalogación, procesado, almacenamiento y recuperación semántica 3.0 de documentos

2. Contenido BPM & BPMS. Mercado BPM. Presentaciónproceedit. PresentaciónDocMining. Demostración DocMining. Tarifas DocMining. Sumario. Contacto. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 2

3. Elementos Consultoría de Negocio BPM & BPMS Despliegue de Procesos BPM Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 3 1 Establecer BPM Procedimientos de Trabajo Actores Sistemas 2 Desarrollar Consultoría Tecnológica Tareas Personales BPMS Clases de Proceso BPM Tareas Automáticas Conectores Operar 3 Operaciones BPO Instancias deProceso BPM Acciones Datos y MetaDatos Transacciones Monitorizar 4 Supervisión Documentos KPI’s de Instancias BAM KPI’s 5 Optimizar

4. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 4 BPM & BPMS BPM =Corazón de la Organización Usuarios Colaborativos Externos Usuarios Colaborativos Internos Organización Extendida Office, Outlook, Exchange, Web, Intranet, Extranet, … Zona Cloud Aplicaciones Colaborativas Plataformas BPMS Bases Documentales Terceros Dirección BPMS Documentos y Metadatos ERP, … Aplicaciones de Terceros Aplicaciones Informativas PlataformasBPMS y Procesos BPM Usuarios Supervisores Usuarios de Terceros Datos y Relaciones BI, … e-commerce Aplicaciones Transaccionales Bases de Datos Relacionales Organización Externalizada CRM, ERP, CSM, RRHH, … Usuarios Transaccionales Internos Usuarios Transaccionales Externalizados

5. BPM & BPMS Funciones del BPM Hace funcionar los Procedimientos de Negocio, haciendo llegar las Tareas a los Actores en el momento y ejecutando las Tareas Automáticas y Conectores contra los Sistemas implicados 1 Motor Procedimental Provee una única interface de trabajo colaborativo a los Usuarios de cualquier Organización 2 Bus de Comunicación Transporta Datos y Documentos entre los diversos Actores y Sistemas implicados en los Procedimientos de Negocio 3 Interface Unificada con Usuarios Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 5

6. Mercado BPMUna buena pregunta ¿Porqué se habla tanto de BPM? Cash Flow. Cada Proceso BPMbien desarrollado y desplegado genera un enorme chorro de CashFlow Neto para el Cliente. Negocio. Es un inmenso negocio potencial para la Industria IT. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 6

7. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 7 Mercado BPMAhorro por Implantación de BPM

8. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 8 Mercado BPMNegocio Potencial del BPM Se estima que hay, aproximadamente, 64.000.000 Organizaciones en el Mundo potenciales usuarias de BPM 5 Procesos BPM de media por Organización 0,9 Procesos BPM / año / 100 habitantes 320.000.000 Procesos BPM a desplegar 5 años de despliegue 5 años de despliegue 1.000 horas / Proceso BPM 160 Millones de años-hombre 0,46 % de la Población Mundial 192.000 € TCO / Proceso 61,4 Billones de € 28,1 % del PIB Mundial 5 años de despliegue 122.000 € CFN / Proceso 39,0 Billones de € 17,9 % del PIB Mundial 5 años de despliegue

9. Mercado BPMConclusión Probablemente, el desarrollo y despliegue de Procesos BPM es uno de los negocios TIC con mayor potencial de la Historia, sino el que más: 65.000.000 de potenciales Clientes. +100.000 Procesos BPM distintos. +500 Procesos/Cliente a implementar. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 9

10. Mercado BPMBarreras y Frenos Inversión. Se requiere una enorme inversión en Servicios de Consultoría, Licencias, Sistemas, Formación, Mantenimiento, … Esfuerzo. El tiempo necesario para la transmisión del Conocimiento de Negocio y su transcripción sobre un soporte tecnológico es muy elevado. Expertise. Hay una falta de expertos formados en BPM en sus dos aspectos, Consultoría de Negocio y Consultoría Tecnológica. Riesgo. Miedo al riesgo tecnológico y financiero por fallo de la Tecnología, del Implantador o resistencia de la los usuarios. Cambio. Miedo a las implicaciones por el cambio en la forma de gestionar la Organización (romper comodidad de la rutina, obsolescencia del puesto de trabajo, evidenciar cargas reales de trabajo, cambio de responsabilidades, modelo colaborativo, …) Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 10

11. Mercado BPM Claves del Éxito del Despliegue del BPM Desarrollo Colaborativo. Estandarización. Reutilización. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 11

12. PresentaciónproceeditUn modelo colaborativo innovador Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 12 Clientes Co-desarrollo + 300 Procesos Socios proceedit Catálogo Factoría y Programas Socios + 15 Socios Clientes Co-distribución

13. Presentación proceeditModelo de Negocio 1 > 2 > 3 1 Sin compromiso = Sin riesgo “try & buy” o “try & lease” Abordable y Escalable 2 1 €/hora de esfuerzo y por usuario concurrente 3 10 % de Royalty! Justo y Auto-financiable Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 13

14. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 14 Presentación proceeditEliminamos Barreras y Frenos Alta Inversión Esfuerzo enorme Falta de Expertise Asunción de Riesgos Resistencia al Cambio ??? Ventaja Competitiva Sostenible Procesos Modelo Tradicional Cliente Final Tecnologías BPMS try & buy try & lease 1 €/hora/UIC 10 % Royalty !!! Procesos Modelo Proceedit Ventaja Competitiva Sostenible Cliente Final

15. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 15 Presentación proceedit8 ventajas para nuestros Clientes 1 Modalidades de Acceso “try & buy”, “try & lease” y “pay & use” “0” Riesgo 2 Cluster Multinacional Catálogo de Procesos BPM y Conectores Conocimiento proceedit 3 Catálogo de Procesos BPM y Conectores MetaTecnologíaBPMS Flexible Modalidad de Acceso “try & lease” Anticipación 4 Ahorro 80 % 1 €/hora por usuario interno concurrente Ventaja Competitiva Sostenible 5 “0” Inversión Modalidad de Acceso “try & lease” 6 Royalty 10 % Auto-Financiación Cliente Final 7 Cluster Multinacional Catálogo de Procesos BPM y Conectores MetaTecnologíaBPMS Flexible Sostenibilidad 8 Flexibilidad 1 €/hora por usuario interno concurrente Modalidad de Acceso “try & lease”

16. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 Presentación proceeditNegocio Potencial del BPM - Comparativa Modelo proceedit Modelo Tradicional Esfuerzo 0,46 % de la Población Mundial 0,23 % de la Población Mundial - 50 % Inversión 13,3 % del PIB Mundial 28,1 % del PIB Mundial - 53 % Ahorro 32,6 % del PIB Mundial 17,9 % del PIB Mundial + 182 % 16

17. Presentación DocMiningSituación Actual Dispersión. Los documentos están dispersos por diferentes repositorios de la Organización. Copia Incontrolada. Cada empleado y colaborador se guarda copia de los documentos que recibe o que genera. Procesos Caóticos. En la mayoría de las organizaciones, no existen procedimientos normalizados y formalizados de generación, etiquetado, catalogación, versionado y control de copias de documentos. Recepción Informal. La mayoría de documentos importantes llegan o se envían por correo de forma no reglada ni estructurada, lo que dificulta su búsqueda posterior. Dificultad de Búsqueda. Los sistemas de gestión documental actualmente disponibles no permiten búsquedas razonadas de documentos, ni catalogación flexible y evolutiva de los mismos. Fuentes Diversas. Cada vez más, la fuente de conocimiento más importante para la empresa está fuera, en la web, por lo que se requieren procedimientos de búsqueda unificados en el dominio privado y en el público. Falta de Accesibilidad. Los usuarios necesitan recuperar los documentos necesarios para su trabajo en el momento y en el lugar en donde estén y con el dispositivo de acceso del que dispongan. Descontrol. Es complejo controlar quien tiene qué y quien ha visto qué. Inseguridad. Es muy fácil que ciertos documentos importantes de desvíen a destinos no deseados. Es complejo asegurar que todos los documentos se podrían recuperar en caso de desastre. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 17

18. Presentación DocMiningConsecuencia Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 18 Gestión Documental ¡Caos!

19. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 19 Presentación DocMiningRazones para un Posible Fracaso En general, las implantaciones de aplicaciones de Gestión Documental son complejas, producen un elevado rechazo al cambio y su éxito es sólo parcial, cuando no son abandonadas al cabo de poco tiempo. En proceedit creemos que dichas dificultades pueden ser debidas a varias causas: No abordar con el suficiente rigor de análisis la complejidad del mundo documental en toda su extensión, con lo cual, en la operativa diaria, surgen situaciones no previstas que se resuelven de forma no estructurada por los propios usuarios, lo que introduce “ruido” en el sistema. Pretender imponer a todos los tipos de documentos una única estructura de MetaDatos y procesos de tratamiento. Confiar en que los usuarios seguirán y aplicarán de forma manual las normas de etiquetado y almacenamiento de documentos establecidas, lo que provoca ya sea por errores, falta de formación y/o poca voluntad de seguir la norma, caos en el almacenamiento y por tanto en la recuperación de los documentos. Permitir que los usuarios sigan recibiendo emails y sus documentos adjuntos de forma directa sin un tratamiento previo. Permitir que los usuarios sigan guardando sus documentos en repositorios locales. No prever el tratamiento integral de los documentos en un único punto de entrada sea cual sea la fuente o el canal origen del documento, y en un único punto de distribución sea cual sea el destino y canal de envío del mismo. Adaptar el tratamiento de los documentos a la funcionalidad que provee la herramienta de Gestión Documental y no al revés, adaptar la herramienta o dotar a la solución de aplicaciones complementarias para que, en su conjunto, se ajusten a las necesidades del Cliente.

20. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 20 Presentación DocMiningBases para una Solución Efectiva En proceedit creemos que las bases para una solución efectiva para la implantación de un sistema de Gestión Documental, deben dar respuesta a los siguientes puntos: Automatización de Procesos: Procesos generales de gestión de los documentos, comunes para todos los tipos de documentos. Procesos particulares de tratamiento de documentos según su tipo. Definición de políticas de: Permisos. Versionado Copias. Archivo local. Provisión de sistemas físicos de: Captura e ingreso. Archivo y custodia. Recuperación. Distribución. Definición de la estructura documental: Tipologías de Documentos, definidas por un Thesaurus estructurado de n niveles. Ontología de cada Tipo de Documento, proveyendo un conjunto estructurado de MetaDatos de contenido semántico. Máscaras de Etiquetado normalizado de documentos por Tipo de Documento y Cliente. Modelo de Datos. Catalogación de: Fuentes y canales posibles orígenes de documentos por tipos. Destinos y canales de distribución de documentos por tipos.

21. Presentación DocMiningSolución a los Retos Planteados DocMining, un servicio automatizado end-to-end de gestión integral automatizada de documentos y metadatos asociados, gestionado en modalidad Cloud Computing, y que integra siete tecnologías distintas en un solo entorno operativo, con unicidad de responsabilidad en el servicio y con una facturación mensual unificada: CeN– Acceso fácil a dispositivos y virtualización de redes. Gidoc – Escaneo, OCR, clasificación y extracción automatizadas. proceedit - Procesos BPM y conectores. Ultimus - Plataforma BPMS. Axional– Pasarela procedimental-transaccional (BPM<>ERP). Genexus-Conexión con las aplicaciones corporativas. gnoss - Red social corporativa y gestión documental 3.0. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 21

22. Presentación DocMiningGestión Documental Tradicional Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 22 Hay que seleccionar en qué Repositorio guardar el Documento MD MD MD MD Estructura de MetaDatos Asociada a Repositorio => Repositorio = Tipo de Documento Repositorio A Repositorio B Repositorio … Repositorio N Seguridad basada en Repositorio, no a nivel de Ítem Recuperación de documentos cerrada, a través de Repositorios, Filtros sobre Metadatos, Bandejas y Vistas

23. MetaDatos Estructurados del Documento B MetaDatos Estructurados del Documento A Presentación DocMiningBúsqueda Semántica Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 3 Búsqueda Semántica 1 4 2 Proceso de Catalogación Proceso de Catalogación Documento A Documento B Relaciones Inferidas entre Documentos 23

24. Presentación DocMiningGestión Documental Semántica Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 24 Los Documentos se guardan todos en un único Repositorio Documental Búsqueda Semántica sobre MetaDatos Estructurados MD MD Estructura de MetaDatos Asociada a Tipo de Documento Repositorio Único Web 3.0 Seguridad basada a nivel de Ítem Recuperación semántica de documentos abierta a todo lo publicado en la Web 3.0

25. Presentación DocMiningProcesos – Gestión Documental Integral Área Social Fuente Archivo Intranet y Extranet Portal Web Publicación Búsqueda Semántica Gestión Documental Captura Publicación Recuperación Semántica Ingreso Tratamiento Web 3.0 Tratamiento Red Corporativa Tratamiento Catalogación Área Procedimental Destino Distribución Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 25 Ingreso de Documentos Escaneo y OCR Procesos BPM Integración con ERP’s Distribución y Custodia

26. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 26 Presentación DocMiningProcesos –Tecnologías Implicadas

27. Presentación DocMiningProcesos - Descripción 1 Captura e Ingreso Captura unificada automática desde cualquier fuente y canal de ingreso (email, correo, fax, ofimática, aplicación, disco, …) e ingreso del documento en un único punto 2 Extracción y Clasificación Escaneado, OCR, clasificación por tipo, extracción de MetaDatos estructurados por tipo de documento, preetiquetado y precatalogación automáticos 3 Procesado BPM Procesado del documento con Procesos BPM ad-hoc según tipología del documento (edición, revisión, aprobación, validación, asignación, contabilización, …) 4 Etiquetado y Catalogación Etiquetado normalizado y catalogación automatizada definitivas del documento por tipo de documento. 5 Archivo y Custodia Archivo y custodia automatizados, unificados, seguros y a prueba de desastres de los soportes digitales y físicos del documento. 6 Recuperación Recuperación asistida, inteligente y flexible, por tipo y significado del contenido del documento, desde cualquier lugar, momento y dispositivo de acceso. 7 Distribución Distribución automatizada y centralizada del documento, sus originales y sus copias, desde un único punto a cualquier destino y por cualquier canal Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 27

28. Presentación DocMiningProcesos – Captura Unificada Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 28   email + documentos adjuntos Ofimática  Fax Conversión a email Discos ficheros de voz / SMS  Aplicación Proceso de Ingreso   carta + documentos adjuntos Internet Web 3.0 Escaneado gnoss 

29. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 29 Presentación DocMiningProcesos – Captura Unificada - Opciones Para tener éxito en la gestión del cambio que implica la implementación de soluciones como DocMining, entendemos que es imprescindible proporcionar flexibilidad al Cliente dejando ciertas opciones de operación a escoger por el Cliente. Entre otros, DocMining incorpora parámetros en forma de regla de negocio para operar con las siguientes opciones de funcionamiento: Email externo. Corporativizar o no el contenido de los correos entrantes y/o salientes. Email interno. Permitir o no la utilización de email para comunicación entre los empleados de la organización o restringir dicha comunicación a mensajería interna vía gnoss. Espacios Privados. Dejar o no áreas privadas en gnoss para la gestión personal de los usuarios o la gestión de borradores antes de su publicación. Repositorios Locales. Reguardar o no en los repositorios locales los documentos una vez normalizados. Tipificación de Documentos. Dejar libertad a los usuarios o a ciertos usuarios para tipificar libremente sus documentos y determinar los metadatos asociados a los mismos. Extracción de Líneas. Extracción o no de líneas de información en documentos de tipo tabular (Pedidos, Albaranes, Facturas, Recibos, Extractos, …).

30. Presentación DocMiningProcesos – Ingreso - Descripción Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 30 Extracción Dominio Origen, Dirección Correo Origen, Teléfono Origen, Fecha Envío, Canal Recepción, Soporte, Documentos Adjuntos, Tamaño, Extensión, Número de Páginas, … Extracción del Contenido + Datos y Relaciones Asociados Definición Esquemas Contenidos Definición de la Tipología (Área, Clase, Tipo y Frecuencia) Factura a Cliente, Factura de Proveedor, Albarán de Entrega, Pedido, Extracto Bancario, Recibo Bancario, Nómina, Albarán de Transporte, Contrato, Informe de Actividad Mensual , Listado de Clientes, Liquidación de Intereses, Extracto de Cuenta, Aviso de Impago, Análisis de Riesgo, Notificación de Inspección, … Inferencia Diccionarios Inferencia de Metadatos del Contenido y de Datos y Relaciones Asociados Deduplicación gnoss Deduplicación, Versionado, Copiado, Etiquetado y Archivo Estandarización gnoss Estándares Aplicación de Plantillas, Estilos

31. Presentación DocMiningProcesos – Ingreso - Deduplicación Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 31 Contenido Distinto Contenido Igual Nombre Igual Normalizar Nombres Generar Documentos Distintos Normalizar Nombre Generar Copias Normalizar Nombres Nombre Distinto Normalizar Nombre Unificar Documentos Generar Copias Presentación DocMining

32. Presentación DocMiningProcesos - Archivo y Recuperación Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 32 Captura Imagen o fichero Repositorio Local Normalización Copia Local Opcional, no recomendado Repositorio Transaccional Repositorio Remoto Copia Central Copia Remota Imagen más MetaDatos o fichero. Altamente recomendable como medida adicional de seguridad Imagen, sólo para consulta Imagen más MetaDatos o fichero para recuperación semántica Imagen más MetaDatos o fichero para recuperación de desastres Custodia Física Repositorio Centralizado Almacén Físico Recuperación Imagen o fichero para consulta, edición y reenvío Original para Auditorías e inspecciones

33. Custodia Física de Documentos Tareas de Proceso BPM Escaneo y Prevalidación Por el Cliente Presentación DocMiningProcesos - Estrategia Operacional In-House Tareas de Proceso BPM In-House DocMining byproceedit ReCall IronMountain Kernel Normadat SubContratado OutSourcing Outaskingit byproceedit OutSourcing Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 33

34. Presentación DocMiningTecnología - Plataforma Tecnológica  Usuarios Externos Usuarios Procedimentales DocMining Comprobación Validación Asignación Edición Revisión Aprobación Distribución Custodia Recuperación proceedit Rastreo Captura Limpieza Escaneado Extracción Ingreso Contabilización Archivo Recuperación Archivo Publicación Recuperación Deduplicación Normalización Catalogación Linked Open Data Ultimus Gidoc gnoss Axional / Genexus CeN  Documentos en Discos del Cliente Usuarios Colaborativos Documentos en email y correo Usuarios Transaccionales Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 34

35. Presentación DocMiningTecnología - Conectores Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 CeN Captura de Documentos (Ficheros) desde discos locales y remotos Distribución de Documentos (Ficheros) Etiquetados, Versionados y Normalizados a discos remotos 3 Invocación de Instancias de procesos para el Ingreso de Documentos (Imagen, Tipo y Metadatos) Gestión (altas, bajas, modificaciones y consultas) de Entidades (Usuario, Comunidad, Documento, Thesaurus, Ontología, Etiquetas, …) Procesos BPM Gidoc gnoss Recuperación Semántica de documentos, simultáneamente desde la red corporativa y la web 3.0 Contabilización automática e Ingreso de imágenes de documentos contables Axional ERP’s Recuperación de Información Corporativa requerida para Clasificar, Etiquetar, Catalogar y Procesar los documentos 35

36. Versión 01 Presentación DocMining- ConsultoríaEstructura de Catalogación Documental - 1 Origen Identificador de la Organización en la que se origina el documento Originador Identificador del creador, persona o aplicación, creador del documento. Creador Indica el momento o periodo que cubre el contenido del documento: Fecha, Período, Puntual, … Fecha Fecha Destino Destino Identificador de la Persona de la Organización destinataria del documento. Identificador de la Organización destinataria del documento. Destinatario Tipología Indica a qué área principal de la Organización pertenece o afecta el documento Área Asociado a la naturaleza, función o acción del documento: Comprobante, Extracto, Liquidación, Envío, Propuesta, … Clase Tipo Asociado a la entidad o acción documentada: Ingreso, Cuenta, Interés, Reunión, … 1 Frecuencia Asociado al ritmo en que se produce: Diario, Semanal, Mensual, Anual, (Puntual), Período, … Si es puntual, no se informa. Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 36

37. Sujeto Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 Presentación DocMining- ConsultoríaEstructura de Catalogación Documental - 2 Indica la Categoría de Entidad a la que se refiere o para la cual se emite el documento: Cuenta, Cliente, Cartera, Proveedor, Proyecto, Pedido, Contrato, … 1 Identificador de la Entidad a la que se refiere o para la cual se emite el documento: No. de Cuenta, Código de Cliente, Número de Cartera, Proveedor, Referencia de Proyecto, Código de Pedido, … Entidad Sujeto Indica el momento en que se ha generado o el periodo que cubre el contenido del documento: Fecha, Período, Puntual, … Periodo Versionado Idioma del contenido del documento (código ANSI de dos letras): SP Español, EG Inglés, … Idioma Versión Asociado a la evolución del documento, expresado en 1,2 o 3 niveles: 00.01.12 Copia Asociado a la distribución del documento: Borrador, Original, Original Firmado, Copia, … 37

38. Presentación DocMining- Tecnología Etiquetado de Documentos - Ejemplos Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 38 Documento generado por persona proceeditjmc 20110326 MKT Presentación de Empresa SP01O Documento generado por aplicación proceedit AXN 20110326 Cliente - Cuenta 2010022200000 - FN Extracto Mensual de Cuenta - 201103SP01O email saliente proceedit 20110326 Proveedor - Proyecto Migración de Datos – PY Respuesta a Solicitud - SP01O

39. Presentación DocMining- ConsultoríaModelo de Datos Organización Área Documental Aplicación Destino Clase Persona Creador Roles para Acciones Origen Tipo Destinatario Acciones Frecuencia Acciones Requeridas Fecha Periodo Revisión Repositorio Origen Repositorio destino Tipo de Generación Soporte Estados Ejemplar Repositorio Origen Repositorio Destino Control de Versiones Niveles de Versión Control de Copias Fracción Tiempo Acuse de recibo Firma Destinatario Documento Copia Documento B Borrador O Original O Original Firmado C0 Copia 0 C1 Copia 1 Idioma Entidad Proveedor Cuenta Cliente Cartera Sujeto Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 39

40. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 40 Presentación DocMining- Consultoría Configuración En la Fase de Configuración deberían detallarse los distintos Áreas Documentales, Clase, Entidades y Tipos de Documentos a manejar por el sistema: Áreas: CM Comercial. AM Administración. CP Compras. MK Marketing. PD Producción. LG Logística. MT Mantenimiento. CL Calidad. OP Operaciones. IG Ingeniería. CT Construcción. FN Finanzas. ID Investigación. PY Proyectos. … Clases: Presentación. Propuesta. Extracto. Pedido. Albarán. Factura. Informe. Recibo. Comprobante. Certificado. Memorando. Acta. Comunicado. Alta. Baja Tipos: Presentación de Empresa. Factura de Proveedor. Extracto de Cuenta. Propuesta de Reunión. Estudio de Mercado. Envío de Documentos. Ficha de Contacto. Alta de Paciente. Acta de Reunión. Albarán de Entrega. Lista de Clientes. … Entidades: Empresa. Proveedor. Cuenta. Reunión. Mercado. Documentos. Contacto. Paciente. Reunión. Entrega. Clientes. Intereses. MIFID. Posición. … Análisis. Estudio. Envío. Resumen. Valoración. Tasación. Comunicado. Tarea. Ficha. Imagen. Vídeo. Foto. Fichero Lista. …

41. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 41 Presentación DocMining- Consultoría Información Asociada a Documento Soporte. Repositorio origen. Repositorio destino. Destino o destinos. Versionado (Sí/No). Niveles de Versionado. Estados Posibles. Control de copias (Sí/No). Fracción temporal (Día, Hora, Minuto, Segundo, …). Requiere firma Destinatario (Sí/No). Área Documental. Clase de Documento. Entidad asociada (Cliente, Cartera, Cuenta, …). Tipo de Documento. Máscara para construir el Título. Organización Origen. Creador (Sistema, Empleado). Generación (manual, automático). Frecuencia de generación. Acciones requeridas (Generación, Edición, Revisión, Aprobación, …). Actores requeridos (Generador, Editor, Revisor, Aprobador).

42. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 42 Presentación DocMining- Consultoría Información Asociada a Ejemplar Copia: Destino. Fecha. Permisos. Versión: Acción. Actor. Fecha. Periodo. Versión. Estado. Elemento: Área Documental. Clase de Documento. Tipo de Documento. Frecuencia. Entidad asociada (Cliente, Cartera, Cuenta, …) Título. Tipo de generación. Soporte. Ruta repositorio origen. Ruta repositorio destino.

43. Presentación DocMiningRazones para el Éxito Versión 01 43 Rastreo y Captura Automatizada 1 Único Punto de Entrada 2 Catalogación Automática 3 Repositorio Unificado 4 Búsqueda Semántica 5 Único Punto de Distribución 6 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011

44. Presentación DocMiningVentajas Versión 01 44 1 Ahorro Reduce esfuerzo, tiempo y costes directos (copia, archivo, distribución) de gestión de los documentos y elimina los costes de mantenimiento de sistemas propios para el soporte de la gestión de los mismos. 2 Conocimiento Facilita la formación de los empleados y la adquisición, recuperación semántica y distribución del conocimiento, tanto de origen interno como externo, dentro de la Organización y hacia sus terceros 3 Visibilidad Permite que los documentos publicados por la Organización sean accesibles a través de la web 3.0 y se posicionen de forma natural en la primera página de Google posicionando y dando reputación a la Organización, sin esfuerzo 4 Control Todos los procesos de tratamiento de los documentos son normalizados, formalizados y automatizados, lo que permite evitar errores, supervisar por excepción y trazar el proceso de cada documento. 5 Seguridad Se unifica y se reduce el riesgo de pérdida de información ya que todos los documentos residen en un único repositorio centralizado con los máximos niveles de seguridad de acceso y recuperación 6 Flexibilidad La que proporciona el servicio Cloud Computing de la solución, de pago estrictamente variable, por uso, sin altas, sin permanencias, sin consumos mínimos, sin barreras ni de entrada ni de salida 7 Simplicidad Todos los servicios proporcionados por un solo proveedor, con un solo interlocutor comercial, un único contrato, un único implantador de la solución, una sola factura y un único centro de soporte a los usuarios Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011

45. Demostración DocMiningArquitectura Tecnológica Escaneado, OCR y Extracción de MetaDatos de la Factura GiDoc Cliente Facturas de Proveedores Escaneado CeN Router  GiDoc Server Procesos BPM Proceso de Validación de la Factura Ultimus Router CeN Axional LAN Contabilización Automática de la Factura Archivo y Recuperación Semántica de la Factura FW Router gnoss Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 45

46. Demostración DocMiningFlujo de Proceso Escaneado, OCR, Clasificación, Extracción y Prevalidación Procesado BPM para Validación y Aprobación Procesado BPM Contabilización Automática en Axional Procesado BPM Ingreso Automático en gnoss Procesos BPM Gidoc Conectores Conector Ultimus Axional gnoss Facturas de Proveedores Escaneado

47. TarifasDocMiningTodo en 1 Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 47 Acceso a Comunidades, Aprendizaje Informal, Blogs, Buscadores, Búsquedas Facetadas, Búsquedas Facetadas sobre Catálogo, Búsquedas Razonadas, Catálogos Semánticos, Categorías, Cloud Computing, Comunicación Corporativa Centralizada, Contabilización Automatizada de Documentos Contables, Contextos Documentales, Comunidades Privadas, Comunidades Públicas, Conectores, CRM Social, Currículum Multinivel, Dafos Online, Data Interoperability, Data Portability, Debates, Deduplicación, Directorio, Documentos, DocumentMining, e-Commerce, Entornos Colaborativos, Escaneo de Documentos, Escritorio Virtual, Etiquetas, Extranet, Generadores de Contexto, Generador de Contenidos Semánticos, Gestión de Identidad, Gestión del Conocimiento, Gestión Documental, Gestión del Talento, Gestor de Contenidos Semánticos, Grupos de Interés, Herramientas de Autor, Imágenes, Integración con Pasarelas de Pago, Identidad Múltiple, Intranet, LinkedOpen Data, Lobby Research, LOD, LOPDP, MárketingSemántico, Márketing On-line, Mensajería, Networking, NewsLetters, OCR, PayPal, Pensamiento Colectivo, Plataforma BPMS, Portal Web, Posicionamiento en Buscadores, Preguntas, Procesos BPM, Redes Enlazadas, Redes de Contactos, Red Social Corporativa, Reputación On-line, SaaS, Semántica Social, SemCMS, Subscripciones/RSS, Trabajo Concurrente, Venta On-line, Versionado, Vídeos, Virtualización de redes, Web 3.0, Web Corporativa, Web de Datos Estructurados, Web Semántica, Widgets, Wikis, … . DocMining

49. Dispositivos de Control de Licencias

50. Mantenimiento y Soporte de Fabricante

51. Soporte Avanzado y Sostenible de proceedit

52. CeN.

53. Gidoc

54. Plataforma BPMSUltimus

55. Procesos BPM

56. Conectores

57. ERPAxional

58. Gnoss

59. Gestión de Compra

60. Carga financiera

61. Seguro

62. Amortización

63. Depreciación Operativa

64. Obsolescencia Tecnológica

66. Recuperación de Desastres

67. Redundancia

68. Balanceo de Carga

69. Análisis

70. Configuración

71. Personalización

72. Desarrollo

73. Integración

74. Implantación

75. Formación

76. Soporte

78. Alimentación Eléctrica Redundante

79. Doble Acceso a Internet

80. Cortafuegos y Protección Perimetral

81. Comunicaciones de Datos Redundantes

82. Servicio de Mantenimiento Remoto

83. Seguridad de Acceso Físico

85. Sistemas Operativos

86. Base de Datos

87. Software Ofimático

88. Software de Copia

89. Licencias

90. Instalación

91. Configuración

92. Mantenimiento

93. Centralita telefónica IP

94. Servidores

95. Equipo Cortafuegos

96. Equipo de Enrutamiento.

97. Equipo de Copia de Seguridad

98. Instalación

99. Configuración

101. Nominativos Colaborativos

103. Accesos

105. Tráfico por Nodos

108. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 51 Tarifas DocMiningCaso Ejemplo - Parámetros de Referencia

109. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 52 Tarifas DocMiningCaso Ejemplo - Dimensionamiento

110. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 53 Tarifas DocMiningCaso Ejemplo - Presupuesto Detallado

111. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 54 Tarifas DocMiningTarifa Básica y Escalado por Volumen

112. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 55 Tarifas DocMiningModificadores Tarifa Básica

113. Sumario DocMining es un servicio automatizado end-to-end de gestión integral automatizada de documentos y metadatos asociados, gestionado en modalidad Cloud Computing. Incorpora siete tecnologías de primer nivel bajo un solo entorno operativo, servido de forma unificada con un solo proveedor, sin complicaciones para la Organización Cliente. Permite un arranque inmediato, en alta disponibilidad, sin inversión y con una tarifa flexible en función de los usuarios y servicios requeridos. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 56

114. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 57 Contacto Josep Mª Cos Fijo: 00 34 933 906 706 Móvil: 00 34 660 193 163 Skype: jmcos.proceedit josep.cos@proceedit.com

115. Versión 01 Presentación RoadShow DocMining - Junio 2.011 58 Agradecimiento ¡Gracias por su atención!