planeacion meci

1. FASE DE PLANEACION MECI

2. Fecha de inicio: 21 de mayo de 2014
Fecha final prevista: 21 de diciembre de 2014
plan de actualización del modelo estándar de control interno

3. Responsables
Representante Legal: Carlos Alberto Rosero Cabrera
Alta Dirección (Lideres de proceso):
Subgerente administrativo y financiero_________________________________
Subgerente de servicios de salud ______________________________________
Jefe asesor de la oficina de planeación y gestión de la calidad________________
Coordinador de la calidad, Líder del proceso prensa y protocolo______________

4. Representante de la Dirección: Carlos Alberto Rosero Cabrera
Equipo MECI:
Coordinador de la Calidad___________________________
Auxiliar de Planeación______________________________
Contador ________________________________________
Recursos físicos___________________________________
Tesorero_________________________________________
Talento Humano__________________________________
Sistemas de información y estadística__________________
Gestión documental________________________________
Facturación_______________________________________
Asesor Jurídico____________________________________
Atención al usuario_________________________________
Auditoría de cuentas médicas_________________________
Seguridad del paciente ______________________________
Coordinador de urgencia_____________________________
Coordinador de odontología__________________________
Coordinador de salud publica_________________________
Coordinador de laboratorio___________________________
Prensa y protocolo__________________________________
Médico de consulta externa__________________________

5. Diagnostico y plan de trabajo
PRODUCTOS MÍNIMOS
NO EXISTE
SE ENCUENTRA EN PROCESO
ESTA DOCUMENTADO
EVALUADO/REVISADO
EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A REALIZAR
Documento con los principios y valores de la entidad, construido participativamente
1
Código de ética y buen gobierno
Actualizar el código de ética y buen gobierno
Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad.
1
Código de ética y buen gobierno
Actualizar el código de ética y buen gobierno
Socialización de los principios y valores de la organización a todos los servidores.
1
Código de ética y buen gobierno
Socializarlo
ELEMENTO DE CONTROL Acuerdos, compromisos y protocolos éticos

6. PRODUCTOS MÍNIMOS
NO EXISTE
SE ENCUENTRA EN PROCESO
ESTA DOCUMENTADO
EVALUADO/ REVISADO
EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A REALIZAR
Manual defunciones y competencias laborales
1
Manual de funciones
Actualizarlo
Plan Institucional de Formación y Capacitación
1
Esta en proceso
Revisarlo, complementarlo y formalizarlo
Programa de Inducción y re inducción realizado a los servidores vinculados a la entidad
1
Programa de inducción
Documentar programa de re inducción, adoptarlo y socializarlo
Programa de re inducción en respuesta a cambios organizacionales, técnicos o normativos.
1
No existe
Documentarlo
Programa de Bienestar
1
Esta en proceso
Revisarlo, complementarlo y formalizarlo
Plan de incentivos
1
Esta en proceso
Revisarlo, complementarlo y formalizarlo
Procesos meritocráticos de cargos directivos (en las entidades donde aplique)
1
Esta en proceso
Revisarlo, complementarlo y formalizarlo
Mecanismos de evaluación del desempeño acorde a la normatividad que aplique a la entidad.
1
Esta documentado
Revisarlo
Desarrollo del talento humano

7. PRODUCTOS MÍNIMOS
NO EXISTE
SE ENCUENTRA EN PROCESO
ESTA DOCUMENTADO
EVALUADO/REVISADO
EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A REALIZAR
Misión, Visión y Objetivos Institucionales adoptados y divulgados.
1
socializarlos
Documentos que soporten la revisión sobre necesidades de los usuarios, legales y de presupuesto.
1
Resultados de las encuestas de satisfacción Reuniones con asociación de usuarios Actas de Junta Directiva Comité de ética hospitalaria
Implementar la revisión legal
Planes operativos con cronogramas y responsables.
1
Plan de desarrollo Institucional POA 2014
Levantar POA año 2014 por proceso
Fichas de indicadores para medir el avance en la planeación.
1
Hoja de cálculo con los indicadores de la planeación
Revisar la ficha de indicadores de planeación
Procesos de seguimiento y evaluación que incluya la satisfacción del cliente y partes interesadas.
1
Hoja de cálculo con los indicadores de la planeación
Revisar
Planes. Programas y proyectos

8. Modelo de operación por procesos
PRODUCTOS MÍNIMOS
NO EXISTE
SE ENCUENTRA EN PROCESO
ESTA DOCUMENTADO
EVALUADO/REVISADO
EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A REALIZAR
Caracterizaciones de proceso elaboradas y divulgadas a todos los funcionarios de la entidad.
1
caracterizaciones de los procesos: Planeación Gerencial, Gestión de la calidad, consulta odontológica, laboratorio clínico, imagenología, urgencias, Estadistica.
Actualizarlas
Mapa de procesos.
1
mapa de procesos
Revisarlo
Indicadores por proceso para realizar la medición correspondiente.
1
Indicadores de los procesos mencionados
Actualizarlos
Actas de reuniones u otro soporte para revisiones o ajustes a los procesos.
1
Actas
Procedimientos diseñados de acuerdo a las actividades que desarrollan los procesos.
1
Procedimientos
Actualizarlos
Actas u otro documento que soporte la divulgación de los procedimientos a todos los funcionarios.
1
Difundir los procesos
Documentos u otros soportes que evidencian el seguimiento a los controles
1
Resultados de auditoria
Revisarlos

9. Fichas de indicadores donde se registra y hace seguimiento a la gestión.
1
Fichas de indicadores de los procesos
Actualizar a todos los procesos
Cuadros de control para seguimiento a los indicadores clave de los procesos.
1
PAMEC
Actualización permanente
PRODUCTOS MÍNIMOS
NO EXISTE
SE ENCUENTRA EN PROCESO
ESTA DOCUMENTADO
EVALUADO/REVISADO
EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A REALIZAR
Evidencias que soporten la comunicación a todo el personal para sensibilizar la relación entre la estructura y los procesos de la entidad.
1
Sensibilizar a todo el personal en la estructura organizacional y sus procesos
Estructura organizacional
Indicadores de gestión
Políticas de Operación
Documento que contiene las políticas de operación
1
Procedimientos
Revisión
Actas u otro documento que soporte la divulgación de las políticas de operación a todos los funcionarios.
1
No se dispone
Dejar evidencias de las actualizaciones

10. Administración del riesgo
PRODUCTOS MÍNIMOS
NO EXISTE
SE ENCUENTRA EN PROCESO
ESTA DOCUMENTADO
EVALUADO/REVISADO
EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A REALIZAR
Definición desde la Alta Dirección de la política de Administración del Riesgo, donde se incluya la metodología a utilizar para su desarrollo.
1
No se dispone
Enunciar e implementar la política de administración del riesgo
Mapas de riesgos por proceso
1
mapas de riesgos
Actualizarlos
Mapa institucional de riesgos
1
No existe
Implementarlo
Actas u otro documento que soporte la divulgación de los mapas de riesgos a todos los funcionarios de la entidad.
1
No existe
Implementar y divulgar el mapa de riesgos
Documentos u otros soportes que evidencian el seguimiento a los controles establecidos para los riesgos.
1
No existe
Implementar en el ciclo de auditorias para el año 2014

11. Autoevaluación institucional
PRODUCTOS MÍNIMOS
NO EXISTE
SE ENCUENTRA EN PROCESO
ESTA DOCUMENTADO
EVALUADO/REVISADO
EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A REALIZAR
Documentos soporte sobre aplicación de encuestas de autoevaluación de los procesos.
1
No existe
Implementación de encuestas de autoevaluación por procesos
Documentos soporte sobre realización de talleres de autoevaluación.
1
No existe
Realizar talleres de autoevaluación
Informes u otros soportes de informes de autoevaluación realizados.
1
No existe
Implementar informes de autoevaluación
Informes sobre análisis de los indicadores por proceso
1
Hoja de vida de indicadores
Implementar como cultura de autocontrol
Informes de gestión por procesos.
1
Informes de gestión
Revisarlos

12. PRODUCTOS MÍNIMOS
NO EXISTE
SE ENCUENTRA EN PROCESO
ESTA DOCUMENTADO
EVALUADO/REVISADO
EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A REALIZAR
Informes pormenorizados de la vigencia
1
Informe cuatrimestral
Resultados Informe Ejecutivo Anual realizado ante el DAFP.
1
Informe anual
Procedimiento para auditoría interna.
1
Procedimiento de auditoria interna
Programa Anual de Auditorías aprobado
1
Esta por aprobación de Gerencia
Informes de auditorías realizadas
1
Informes de auditoria
Herramienta definida para la construcción del plan de mejoramiento.
1
Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora
Documentos que evidencien el seguimiento a los planes de mejoramiento
1
Formato de acciones correctivas, preventivas y de mejora
AUDITORIA INTERNA
PLAN DE MEJORAMIENTO

13. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA
PRODUCTOS MÍNIMOS
NO EXISTE
SE ENCUENTRA EN PROCESO
ESTA DOCUMENTADO
EVALUADO/REVISADO
EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A REALIZAR
Mecanismos para recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía.
1
Proceso de atención al usuario
Falta implementar modulo de PQR en la página web
Mecanismos de consulta para la obtención de información requerida para la gestión de la entidad.
1
Buzón de sugerencias, rendición de cuentas, auditorias e1ternas, reuniones con las asociaciones de usuarios, normatividad vigente
Publicación en página web de la información relacionada con la planeación institucional.
1
Esta publicado en la pagina web
Publicación en página web de los formularios oficiales relacionados con trámites de los ciudadanos.
N.A

14. PRODUCTOS MÍNIMOS
NO EXISTE
SE ENCUENTRA EN PROCESO
ESTA DOCUMENTADO
EVALUADO/REVISADO
EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A REALIZAR
Lineamientos de planeación establecidos para llevar a cabo el proceso de rendición de cuentas.
1
Estatuto anticorrupción y normatividad vigente
Actas u otros documentos que soporten la realización de procesos de rendición de cuentas.
1
Documentado
Publicación en página web de los resultados de la última rendición de cuentas realizada.
1
Publicado
Actas u otros documentos que evidencien la realización de otro tipo de contacto con la ciudadanía (diferente a la rendición de cuentas).
1
Reuniones con la liga de usuarios, jornadas de vacunación, servicio e1tramural, página web

15. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA
PRODUCTOS MÍNIMOS
NO EXISTE
SE ENCUENTRA EN PROCESO
ESTA DOCUMENTADO
EVALUADO/REVISADO
EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A REALIZAR
Mecanismo para recibir sugerencias o solicitudes de los funcionarios.
1
Por intranet
Tablas de Retención Documental
1
Actualizadas
Fuentes internas de información: Manuales, actas, actos administrativos u otros documentos necesarios para la gestión de los procesos, de fácil acceso y sistematizados.
1
Intranet
Política y Plan de Comunicaciones establecido y divulgado a todos los funcionarios.
1
Implementarlo y socializarlo
Matriz de responsabilidades.
1
Implementarla

16. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRODUCTOS MÍNIMOS
NO EXISTE
SE ENCUENTRA EN PROCESO
ESTA DOCUMENTADO
EVALUADO/REVISADO
EVIDENCIA ENCONTRADA
ACCIONES A REALIZAR
Sistema de información para el Proceso documental institucional.
1
Implementar proceso documental institucional
Sistema de información para la atención de las peticiones, quejas, reclamaciones o recursos de los ciudadanos.
1
Habilitar el módulo en la página web
Sistemas de información para el manejo de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros.
1
Financiero
Página web
1
Se cuenta con la página web
Punto de atención al usuario.
1
Se cuenta con el punto de información al usuario
Otros medios de comunicación virtual (chat, foro, redes sociales).
1
Implementar

17. PUNTOS CRITICOS
11
PUNTOS A VOLVERSE VICTORIAS
17
VICTORIAS TEMPRANAS
35
TOTAL % ACTUALIZACION MECI: 56%
63

18. ANÁLISIS DEL DIAGNOSTICO MECI 1000:2014
Una vez realizado el diagnostico a los procesos de la entidad los cuales hacen parte de los módulos del nuevo MECI 1000:2014, podemos concluir que se cuenta con un 56% de implementación, lo cual quiere decir que la entidad se encuentra en un proceso de actualización y fortalecimiento institucional tratando de conseguir la mejora continua en todos sus procesos y procedimientos, se puede resaltar que tenemos unos puntos críticos de color rojo en el diagnostico, los cuales en la etapa de implementación deberán volverse victorias, también tenemos unos puntos medios o que se encuentran en proceso de implementación de color amarillo que tienden a volverse victorias a corto plazo y tenemos unas victorias tempranas de color verde que son las fortalezas encontradas en la etapa del diagnostico las cuales benefician al proceso de implementación.

19. Entre las actividades claves que debemos contemplar en el plan de actualización están:
•Actualización del código de ética y buen Gobierno.
•Revisión de los Planes operativos de la institución año 2014.
•Implementación del proceso de re inducción, revisión del plan de incentivos y bienestar en el proceso de gestión del talento humano.
•Divulgación de los documentos del sistema de gestión de la calidad a todos los funcionarios.
•Revisión y divulgación de los mapas de riesgos de todos los procesos.
•Fortalecer las actividades que fomenten la autogestión.
•Plan y política de comunicaciones y matriz de responsabilidades.
•Sistema de información para el proceso documental institucional.
•Otros medios de comunicación virtual (chat, foro, redes sociales). Es deber de todos los responsables de la implementación del nuevo MECI 1000:2014, colaborar para que todos esos puntos críticos encontrados los volvamos fortalezas y sean aprovechados al máximo por la entidad, se debe también fortalecer el proceso de talento humano conjuntamente con el proceso de comunicación y sistematización de la entidad tratando de sensibilizar a los funcionarios y adquiriendo la infraestructura física, talento humano, recursos económicos y sistemas de información, con el objetivo de modernizar la IPS MUNICIPAL, con miras a volverla la empresa social del estado más competitiva de la ex provincia de Obando.

20. GRACIAS POR SU ATENCION