2. Boton inicio
• Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega
un menú.
Colocar el cursor en Todos los programas,
aparecerá la lista de los programas que hay
instalados en tu ordenador.
Localiza Microsoft Office y haz clic en ella,
luego pulsa sobre Microsoft Access, y se
iniciará el programa.

4. Crear una base de datos
• Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.
• Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en
la zona de la derecha. La opciónBase de datos en blanco es
la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero,
aunque también podríamos partir de una base existente o
de una plantilla.
• Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás
un panel con una vista previa y las opciones necesarias para
especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva
base de datos. Ésto es así porque, al contrario que en otros
programas como Word, Access necesita crear y guardar el
archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir
realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista.

6. Crear tabla de base de datos
• El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los
datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el
tipo de datos que tiene la columna.
• Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
• Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio
SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla
con otras personans con acceso al mismo sitio.
• Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a Elementos de aplicación,
que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Sólo tendrás que
rellenarla con sus datos.
• Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este
método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas
columnas que esta tendrá y otras consideraciones.
• Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la
barra de estado inferior. También en caso de estar editando una tabla,
encontraremos el botón Ver > Vista Diseño, en la pestaña Campos de
las Herramientas de tabla.

9. MODIFICAR TABLAS DE DATOS
• La Vista de Hoja de datos se utiliza • Si una vez creada una tabla,
normalmente para editar los datos queremos cambiar algo de su
que contiene la tabla, aunque definición (por ejemplo,
también podemos modificar su añadir una nueva columna,
diseño. Para abrir la tabla en esta ampliar una columna que ya
vista: existe, borrar una columna,
• Si la tabla no está abierta, desde el etc.) tendremos que realizar
Panel de Navegación: una modificación en su
• - Hacer doble clic sobre el nombre de diseño:
la tabla. • Abrir la base de datos donde
• - O bien hacer clic derecho sobre la se encuentra la tabla a
tabla y seleccionar la opción en el modificar, en el caso de que
menú contextual. no lo estuviera.
• Si tenemos la tabla abierta, pero en • Hacer clic derecho sobre la
Vista Diseño: tabla que queremos
modificar en el Panel de
• - Desde la pestaña Diseño o Inicio > navegación, seleccionar
grupo Vista > botón Ver, Vista Diseño en el menú
cambiaremos la vista. contextual:

11. • Las propiedades se agrupan en dos • Para los campos Numérico, las opciones son:
pestañas, la pestaña General donde • Byte (equivalente a un carácter) para
indicamos las características generales almacenar valores enteros entre 0 y 255.
del campo y la pestaña Búsqueda en la • Entero para valores enteros comprendidos
que podemos definir una lista de valores entre -32.768 y 32.767.
válidos para el campo. Esta última ya ha • Entero largo para valores enteros
sido explicada en un avanzado del tema comprendidos entre -2.147.483.648 y
de creación de tablas, de forma que en 2.147.483.647.
esta unidad profundizaremos en la • Simple para la introducción de valores
primera. comprendidos entre -3,402823E38 y -
1,401298E-45 para valores negativos, y entre
• Las propiedades de la pestaña General 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores
pueden cambiar para un tipo de dato u positivos.
otro mientras que las propiedades de la • Doble para valores comprendidos entre -
pestaña Búsqueda cambian según el tipo 1,79769313486231E308 y -
de control asociado al campo. 4,94065645841247E-324
• Hay que tener en cuenta que si se • Id. de réplica se utiliza para claves
modifican las propiedades de un campo autonuméricas en bases réplicas.
después de haber introducido datos en él • Decimal para almacenar valores comprendidos
se pueden perder estos datos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una
base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y
introducidos. 10^28-1 (si estamos en una base de datos
.accdb)

13. • Seleccionar una de las tablas que • En la parte superior deben estar
pertenecen a la relación los nombres de las dos tablas
haciendo clic sobre ella, relacionadas (Pacientes y
aparecerá dicha tabla Ingresos) y debajo de éstos el
remarcada. También puedes nombre de los campos de
seleccionar varias a la vez relación (código paciente y
pulsando CTRL. codigo paciente). Ojo! La
• Hacer clic sobre el botón información de ambos campos
Agregar. se debe corresponder, por lo
• Repetir los dos pasos anteriores tanto han de ser del mismo tipo
hasta añadir todas las tablas de datos. No puedes relacionar,
sobre las cuales queramos por ejemplo una fecha de
efectuar relaciones. nacimiento con un apellido. En
cambio no es necesario que el
• Hacer clic sobre el botón Cerrar. nombre del campo sea el mismo.

15. • Consultas de selección. • Consultas específicas de SQL.
• Son las consultas que extraen o • Son consultas que no se pueden
nos muestran datos. Muestran definir desde la cuadrícula QBE
aquellos datos de una tabla que de Access sino que se tienen que
cumplen los criterios definir directamente en SQL,
especificados. Una vez obtenido como por ejemplo las de Unión.
el resultado podremos consultar Estas consultas no se estudiarán
los datos para modificarlos (esto en este curso ya que para
se podrá hacer o no según la definirlas hay que saber SQL,
consulta). Una consulta de cosa que no es objeto de este
selección genera una tabla lógica curso.
(se llama lógica porque no está • Pero si tienes ganas de aprender,
físicamente en el disco duro sino puedes seguir nuestro Tutorial
en la memoria del ordenador y de SQL o nuestro Curso de
cada vez que se abre se vuelve a SQLServer, con los que
calcular). aprenderás a realizar consultas
manualmente.

17. • En Access podemos definir un • En cualquiera de los dos casos
tipo de consultas cuyas filas se añade una fila a la
resultantes son un resumen de cuadrícula QBE, la fila Total:
las filas del origen de la • Todas las columnas que
consulta , por eso las incluyamos en la cuadrícula
denominamos consultas de deberán tener un valor en esa
resumen, también se conocen fila, ese valor le indicará a
como consultas sumarias. Access qué hacer con los
• Es importante entender que valores contenidos en el
las filas del resultado de una campo escrito en la fila
consulta de resumen tienen Campo:
una naturaleza distinta a las • Los valores que podemos
filas de las demás tablas indicar en la fila Total: son los
resultantes de consultas, ya que aparecen al desplegar la
que corresponden a varias filas lista asociada a la celda como
de la tabla origen puedes ver en la imagen:

20. Las consultas de referencias cruzadas
• Se define una consulta de • Observa que una de las columnas
referencias cruzadas cuando de agrupación (empleado) sigue
queremos representar una definiendo las filas que aparecen
consulta resumen con dos (hay una fila por cada empleado),
columnas de agrupación como mientras que la otra columna de
una tabla de doble entrada en la agrupación (mes) ahora sirve
que cada una de las columnas de para definir las otras columnas,
agrupación es una entrada de la cada valor de mes define una
tabla. columna en el resultado, y la
• Por ejemplo queremos obtener celda en la intersección de un
las ventas mensuales de nuestros valor de empleado y un valor de
empleados a partir de los pedidos mes es la columna resumen, la
vendidos. Tenemos que diseñar que contiene la función de
una consulta resumen calculando agregado (la suma de importes).
la suma de los importes de los
pedidos agrupando por empleado
y mes de la venta.

22. • Se suelen utilizar para crear • Normalmente crearemos la
tablas de trabajo, tablas tabla en la misma base de
intermedias, las creamos para datos (opción Base de datos
una determinada tarea (por activa) pero podemos crear la
ejemplo para almacenar el tabla en otra base de datos, en
resultado de una consulta este caso tenemos que activar
compleja que tarda en la opción Otra base de datos: y
ejecutarse y que vamos a escribir en el cuadro Nombre
utilizar en varios informes) y del archivo: el nombre de la
cuando hemos terminado esa base de datos donde se creará
tarea las borramos. También la tabla. Debe ser el nombre
puede ser útil para sacar datos completo incluida la ruta, por
en una tabla para enviarlos a eso es más cómodo buscar la
alguien, o para crear copias de base de datos con el botón
nuestras tablas. Examinar....

26. • Para crear un formulario • Para elegir el origen (tabla o
tenemos varias opciones. consulta), lo seleccionamos
• Podemos acceder a todas ellas del desplegable superior. Si
desde la pestaña Crear queremos sacar datos de más
de una tabla lo mejor es crear
una consulta previamente que
convine los datos y luego crear
el formulario sobre ella.
• A continuación seleccionamos
los campos a incluir en el
formulario haciendo clic sobre
el campo y pulsando el botón
o simplemente haciendo doble
clic sobre el campo.