Taller hecho en clases sobre Access Integrantes del GRUPO MIGUEL TORRES ROMEL PAUCAR

1. INTEGRANTES :
ROMEL PAUCAR
MIGUEL TORRES

2. ACCESS
• Que es ?
• Es un sistema de gestión de base de datos que utiliza por
defecto el motor de base de datos Microsoft Jet. Con esto
quiero decir que Access en realidad es una interfaz
preparada para gestionar cualquier base de datos, no sólo
una base de datos Access.

3. PARA QUE SIRVE?
• Sirve para tener un control con una cantidad de datos como
los alumnos de un colegio, la cantidad de mercadería que
tienes, y para lograr estos se crea una tabla con los datos
que quieres controlar (esta tabla puede ser hecha también
en Excel ) luego se crea un formulario algo así como una
ficha que sirve para acceder a tu tabla de datos

4. COMO SE HACE UNA TABLA?
• Podemos crear tablas para una base de
datos nueva o para una base de datos
existente. En ambos casos el
procedimiento será el mismo. En
primer lugar debemos ir a la Ficha
Crear y pulsar el botón Tabla.
• Observarás en pantalla del lado izquierdo el
panel de navegación enlistando la nueva
tabla y del lado derecho una pestaña con el
mismo nombre de la tabla y una cuadrícula
donde podremos crear los campos de la tabla.

5. COMO SE SACA PROPIEDADES DE UNA
TABLA
• Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para
controlar sus características o su comportamiento.

6. • 1. Propiedades de tabla
• 2. Propiedades de campo
• En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que
afectan a la apariencia o al comportamiento de la tabla como un todo. Las propiedades de
la tabla se establecen en la hoja de propiedades de tabla, en la vista Diseño. Por ejemplo,
puede establecer una propiedad de tabla de Vista predeterminada para especificar el
modo en que se va a mostrar la tabla de manera predeterminada.
• Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y define una de
las características del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede
establecer algunas propiedades de campo en Vista de hoja de datos. Las propiedades de
campo también se pueden establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades
del campo.

7. REGLAS DE VALIDACIÓN
• Una regla de validación limita o controla lo que los usuarios pueden escribir en un campo de tabla o un
control (por ejemplo, un cuadro de texto) en un formulario. Microsoft Office Access 2007 ofrece varias
formas de validar datos y se suelen usar varias de estas técnicas para definir una regla de validación. Las
reglas de validación se pueden considerar como un conjunto de capas: puede usar algunas capas o todas
cuando tenga que asegurarse de que los usuarios escriben correctamente los datos.
• Tipos de datos En general, los tipos de datos representan la primera capa de validación. Cuando se
diseña una tabla de base de datos, se define un tipo de datos para cada campo de la tabla y ese tipo de
datos restringe lo que los usuarios pueden escribir. Por ejemplo, los campos de tipo Fecha/Hora aceptan
únicamente fechas y horas, un campo de tipo Moneda acepta únicamente datos monetarios, etc.
• Tamaños de campo Los tamaños de campo son otra capa de validación. Por ejemplo, si se crea un campo
que almacene nombres, se puede configurar de modo que acepte un máximo de 20 caracteres. De este
modo, se puede evitar que usuarios malintencionados peguen grandes cantidades de texto incoherente en
el campo, o bien, que un usuario sin experiencia escriba por error un nombre y un apellido en un campo
diseñado para que solo pueda contener un nombre.
• Propiedades de tabla Las propiedades de tabla proporcionan tipos de validación muy concretos. Por
ejemplo, puede establecer la propiedad Requerido en Sí y, por consiguiente, obligar a los usuarios a
especificar un valor en un campo.
• Máscaras de entrada Se puede usar una máscara de entrada para validar los datos obligando a los
usuarios a escribir los valores de una manera determinada. Por ejemplo, una máscara de entrada puede
obligar a los usuarios a escribir las fechas en un formato europeo, como 14.04.2007.

8. TIPOS DE REGLAS DE VALIDACIÓN
• Reglas de validación de campo Use una regla de validación de campo para comprobar el valor
especificado en un campo al salir del campo. Por ejemplo, supongamos que tiene un campo de fecha
y especifica>=#01/01/2007# en la propiedad Regla de validación de ese campo. La regla obliga a los
usuarios a escribir fechas que coincidan o sean posteriores al 1 de enero de 2007. Si especifica una
fecha anterior a 2007 e intenta ir a otro campo, Access evitará que salga del campo hasta que
solucione el problema.
• Reglas de validación de registros (o tablas) Use una regla de validación de registros para
controlar cuándo puede guardar un registro (una fila de una tabla). A diferencia de las reglas de
validación de campo, las reglas de validación de registro hacen referencia a otros campos de la
misma tabla. Las reglas de validación de registro se crean cuando es necesario comprobar los
valores de un campo con respecto a los valores de otro campo. Por ejemplo, supongamos que su
compañía le obliga a enviar los productos en un plazo de 30 días y, si no lo hace, deberá reembolsar
al cliente parte del precio de compra.

9. TIPOS DE RELACIÓN EN ACCESS
• 1. TIPOS DE RELACION EN ACCESS Relación.-Asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos
tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios entre las tablas.<br />
• 2. UNA RELACION UNO A VARIOS La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación,
un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo
tiene un registro coincidente en la Tabla A.<br />
• 3. UNA RELACION VARIOS A VARIOS En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos
registros coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla
(denominada tabla de unión) <br />
• 4. UNA RELACION UNO A UNOEn una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro
coincidente en la Tabla B y viceversa. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos,
para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un
subconjunto de la tabla principal. <br />
• 5. En esta ventana se muestra el diagrama de relaciones entre las tablas. Para cada tabla son mostrados sus campos y
líneas de asociación con campos de otras tablas. Estas líneas representan las relaciones.<br />

10. QUÉ ES UNA CONSULTA Y CÓMO
UTILIZARLA?
• Las consultas son una forma de buscar
y recopilar información de una o más
tablas para conseguir información
detallada de una base de datos. Al crear
una consulta en Access 2010, defines
condiciones específicas de búsqueda
para encontrar, exactamente, la
información que deseas.

11. CÓMO SE UTILIZAN LAS CONSULTAS?
• Las consultas son mucho más que filtros o
búsquedas simples que puedes usar para
encontrar los datos de una tabla. Con estas
puedes acceder a información de múltiples
tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una
búsqueda en la tabla de clientes para
encontrar la dirección de uno de ellos o un
filtro en la tabla vehículos para ver cuál es
el carro que corresponde a determinado
cliente. Debes tener en cuenta que una
consulta bien diseñada te puede dar
información que no podrías averiguar
examinado cada uno de los registros de
la tabla de datos.

12. TIPOS DE CONSULTA
• Consultas de comandos.- Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con una única operación.
Existen cuatro tipos de consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de Creación de Tablas.
-Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por
ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para
aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no
únicamente determinados campos de su interior.
-Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo,
de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las
personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.
-Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas.
Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de
información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de
Clientes.
-Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos
existentes en una o más tablas.
-Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de
diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en
un campo.
-Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.

13. CRITERIOS A REALIZAR EN UNA
CONSULTA
• Un criterio es similar a una
fórmula, es una cadena que
puede estar compuesta por
referencias de campo, operadores
y constantes. Los criterios de
búsqueda también se conocen
como expresiones en Microsoft
Office Access 2007.
• Como puede ver, los criterios
pueden parecer muy diferentes
entre sí, según el tipo de datos
del campo al que se aplican y sus
requisitos específicos. Algunos
criterios son sencillos y usan
operadores y constantes básicos.
Otros son complejos y usan
funciones, operadores especiales
e incluyen referencias de campo.
Criterios Descripción
>25 y <50 Este criterio se aplica a un campo de número,
como Precio o ExistenciasDeUnidades. Solo
incluye aquellos registros en los que el campo
Precio o ExistenciasDeUnidades contiene un
valor superior a 25 y menor que 50.
DifFecha ( "aaaa", [FechaNacimiento], Fecha())
> 30
Este criterio se aplica a un campo de fecha y
hora, como FechaNacimiento. Solo los registros
en los que el número de años que transcurren
entre la FechaNacimiento de una persona y la
fecha de hoy es mayor que 30 se incluyen en el
resultado de la consulta.
Is Null Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de
campo para mostrar los registros en los que el
valor del campo es NULL.

14. REGLAS DE VALIDACION DE CONSULTA
• La regla de validación limita los valores (no
el formato) que se pueden introducir en un
campo. Así nos aseguramos que ciertos
campos cumplen los requisitos deseados.
Las reglas de validación siempre han de
cumplirse, para todos los registros que
vayamos a introducir.
Para construir las reglas de validación
podemos utilizar los operadores de Access,
que veremos en detalle en el capítulo de
consultas. Veamos algunos ejemplos de
reglas de validación:

15. FORMULARIO EN ACCESS
• Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil
ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante,
dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos
almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar
la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con
los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión.

16. TIPOS DE FORMULARIOS
• Columna simple: El formulario obtenido muestra todos los campos de un registro en
una única columna.
• Tabular: El formulario tiene la estructura de tabla: registros en fila y campos en
columnas.
• Gráfico: se abre el asistente para gráficos.
• Principal/subformulario: asistente para usar varias tablas o consultas en un mismo
formulario.
• Automático: crea un formulario de columna simple sin preguntar nada al usuario.