Descripcion de Access

1. INTEGRANTES: Ligia Camalle
Vanessa Jácome
UNIVERSIDAD DE LAS
FUERZAS ARMADAS-ESPE
COMPUTACIÓN AVANZADA
ACCESS

2. ¿Qué es Access?
 Access, o Microsoft Access, es un
software que permite gestionar una
base de datos. El programa forma
parte de Microsoft Office, un paquete
de aplicaciones que permiten realizar
tareas de oficina, e introducir datos
en diferentes campos cumpliendo
varios criterios a considerar.

3. ¿Para que sirve?
 Maneja bases de datos con información que se
organiza en tablas, entre estas se establecen
relaciones que permiten unirlas. Es posible crear
consultas sencillas o complejas para ver
información. Con Microsoft Access se puede crear
una base de datos, modificar su estructura,
actualizar la información presente. Además, puede
hacer consultas muy eficientes que le permiten
acceder a la información que cumple con
determinadas condiciones. Con Microsoft Access
también puede tener acceso a información
almacenada en fuentes de datos externas, por
ejemplo, bases de datos creadas en otros
manejadores de bases de datos o información
almacenada en Microsoft Excel.

4. ¿Cómo se hace una tabla?
 1. En primer lugar debemos ir a la
Ficha Crear y pulsar el botón Tabla
 2. Observarás en pantalla del lado
izquierdo el panel de navegación
enlistando la nueva tabla y del lado
derecho una pestaña con el mismo
nombre de la tabla y una cuadrícula
donde podremos crear los campos
de la tabla.
Una tabla es un conjunto de columnas y filas donde se guardarán los
datos de una manera organizada.

5.  3. Definir el campo primario de la
tabla
 4. Para cambiar el campo
primario seleccionamos la
opción Cambiar nombre de
campo y podrás cambiar el
nombre del campo directamente
en el encabezado.

6. Propiedades de una tabla
 Las características y comportamiento de las tablas y los campos se
definen y controlan mediante propiedades. Las propiedades de una tabla
se establecen en la hoja de propiedades de dicha tabla; así, puede
establecer la propiedadVista predeterminada de una tabla para indicar el
modo en que la tabla se va a mostrar de forma predeterminada. La
propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento del campo
en cuestión. Las propiedades de campo también se pueden establecer en
la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo. Cada campo
presenta un tipo de datos, que define la clase de información almacenada.
Un tipo de datos pueden ser varias líneas de texto o una moneda.

7.  Las propiedades de campos varían según el tipo
de datos que tenemos señalado en cada
momento,, por ejemplo las propiedades de un
campo autonumérico son: "Tamaño del campo",
"Nuevos Valores", "Formato", "Titulo", "Indexado“
 Las propiedades para un campo numérico son:
"Tamaño del campo", "Formato", "Lugares
decimales", "Mascara de entrada", "Titulo", "Valor
predeterminado", "Regla de validación", "Texto de
validación", "Requerido", "Indexado’’

8.  "Tamaño del campo": Determina el numero de caracteres que puede contener un campo de texto, en los campos de tipo
numérico sirve para determinar el numero mas grande que se podrá introducir en ese campo.
 "Formato": Permite mostrar las fechas y números con un formato determinado
 "Lugares decimales": Determina el numero de cifras decimales que aparecerán cuando se use un formato con los campos
numérico y moneda
 "Mascara de entrada": Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a un formato determinado.
 "Titulo": Especifica el nombre que se usara en los formularios y en los informes, en lugar del propio nombre del campo
 "Valor predeterminado": Valor que tomara el campo por omisión cuando se agregue un nuevo registro a la tabla.
 "Regla de validación": Determina las condiciones que debe cumplir el dato para introducir en el campo y ser aceptado.
 "Texto de validación": Establece el texto del mensaje que aparecerá si el dato que se pretende introducir en el campo no
cumple la regla de validación
 "Requerido": Indica que es obligatorio introducir un dato en el campo.
 "Permitir longitud cero": Permite que se guarden cadenas de longitud cero en un campo de tipo Texto o Memo
 "Indexado": Determina si este campo será un índice de la tabla.

9. Reglas de validación
 Una regla de validación limita o
controla lo que los usuarios
pueden escribir en un campo de
tabla o un control (como un
cuadro de texto) de un
formulario. Access permite
validar los datos de diversas
maneras y, a menudo, se usan
varias de esas técnicas para
definir una regla de validación.

10. Tipos de reglas de validación
 Se puede usar asimismo la propiedad regla de validación para requerir que se
escriban valores específicos, y la propiedad texto de validación para informar a
los usuarios de los errores. Por ejemplo, si se escribe la regla>100 Y <1000 en
la propiedad regla de validación, se obliga a los usuarios a especificar valores
comprendidos entre 100 y 1.000. La regla [FechaFin]>=[FechaInicio] obliga a los
usuarios a escribir una fecha de finalización igual o posterior a la fecha de inicio.
Si se escribe el texto "Especifique valores comprendidos entre 100 y 1.000"

11. Tipos de relaciones de tabla
Para que los datos de las tablas se puedan seleccionar, encontrar y
procesar de forma rápida y eficaz, es necesario que las tablas no se
encuentren aisladas unas de otras. Las tablas tienen que estar
relacionadas con otras formando estructuras relacionales..
Las relaciones pueden ser de cuatro tipos:
 1. De uno a uno.
 2. De uno a varios.
 3. De varios a varios.

12. 1 2
3

13. Definición de consulta
 Son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para
conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una
consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda
para encontrar, exactamente, la información que deseas.

14. ¿Cómo se hace una consulta?
 Paso 1: Seleccionar la pestaña crear que se encuentra en la parte superior de
la Cinta de opciones y hacer clic en el comando diseño de consulta.
 Paso 2: Access abrirá la vista diseño de consulta. En la pantalla aparecerá el
cuadro de diálogo mostrar tabla. Allí se verá una lista con el nombre de cada una
de las tablas de la base de datos. Seleccionar la tabla en la que se desea
ejecutar la consulta y, luego, hacer clic en el botón Agregar.
 Paso 3: La tabla seleccionada aparecerá como una pequeña ventana en el panel
de relación de objeto. Allí se verá una lista con los nombres de los campos de la
tabla. Hacer doble clic sobre los campos donde aparecerán los resultados de la
consulta. En este ejemplo, vamos a informar sobre la promoción a personas que
viven en Houston. Por ello, vamos a incluir los campos: Nombres, Apellidos, Mail,
Ciudad y Código Zip.

15.  Paso 4: Establece los criterios de búsqueda. Para ello, haz clic en la
fila Criterios del campo que deseas filtrar. Al escribir los criterios en más de un
campo, los resultados de la consulta serán los datos que cumplen con los
criterios fijados por ti. Debes tener en cuenta que a la hora de escribir los
criterios, estos deben ir entre comillas como por ejemplo "Houston“
 Paso 5: Después de haber establecido los criterios de tu búsqueda, haz clic
en el botón Ejecutar que se encuentra en la Cinta de opciones.
 Paso 6: Los resultados de la consulta se mostrará en la vista Hoja de datos,
que es parecida a una tabla. Si deseas guardar esta consulta, haz clic en el
comando Guardar que se encuentra en la Barra de herramientas de acceso
rápido, cámbiale el nombre y haz clic en el botón aceptar.

16. Tipos de consultas
 CONSULTAS DE SELECCIÓN
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de
una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado
podremos consultar los datos para. Una consulta de selección genera una tabla
lógica (no está físicamente en el disco duro sino en la memoria).
 CONSULTAS DE ACCIÓN
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de
consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de
creación de tablas.
 CONSULTAS ESPECÍFICAS DE SQL
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino
que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión.

17.  CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN
Se usan para modificar registros automáticamente; para crear una de
estas tareas primero se debe crear una consulta de selección y luego en
la vista de diseño se hace clic en actualizar.
 CONSULTAS DE ELIMINACIÓN
Este tipo de consultas se usa para eliminar un conjunto de datos de una o
mas tablas.
 CONSULTAS DE DATOS ANEXOS
Se usan para copiar datos de una tabla a otra por medio de un criterio.
Primero se crea una consulta con la tabla que contiene los datos que
deseamos copiar.
 CONSULTAS DE DATOS ANEXOS
Crea una nueva tabla a partir de la totalidad o una parte de los datos de
una o mas tablas las consultas de creación de tabla son útiles para crear
una tabla que desea exportar a otra base de datos.

18. Criterios de consulta
 Cuando se desea limitar los resultados de
una consulta basada en los valores de un
campo, se usan los criterios de consulta. Un
criterio de consulta es una expresión que
Access compara con los valores de los
campos de consulta para determinar si se
va a incluir o no el registro que contiene
cada uno de los valores. Por ejemplo, =
"Chicago" es una expresión que Access
puede comparar con los valores de un
campo de texto de una consulta. Si el valor
para ese criterio en un registro determinado
es "Chicago“.
Criterio Descripción
>25 y <50 Este criterio se aplica a campos Número, como
Precio o UnidadesEnStock. El resultado incluye
solamente aquellos registros en los que el campo
Precio o UnidadesEnStock contiene un valor mayor
que 25 y menor que 50.
DifFecha("aaaa",
[FechaNacimiento],
Fecha()) > 30
Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como
FechaNacimiento. En el resultado de la consulta,
sólo se incluyen los registros en los que el número
de años entre la fecha de nacimiento de una
persona y la fecha actual es mayor que 30.
Es Nulo Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de
campo para que se muestren los registros en los
que el valor de campo sea nulo.

19. Reglas de validación de consulta
 Puede probar las reglas de validación escribiendo una consulta que
compruebe si hay registros que no cumplen la regla de validación. Los
resultados de esa consulta muestran exactamente los registros que no
cumplen los requisitos de validación. Por ejemplo, si establece la
propiedad requerido en Sí o en No es Nulo, comprobará los campos
cuyo valor no sea nulo.

20. Definición de formulario
Los formularios en access permiten
diseñar los datos para que estos
sean visualizados en pantalla.
Son interactivos, por lo tanto
permiten introducir nuevos registros
en las tablas, modificar e incluso
borrar registros de una o varias
tablas relacionales.
También se pueden hacer cálculos
(campos calculados o controles de
cuadros de texto) con los datos de
las tablas.

21. Tipos de formularios
 COLUMNA SIMPLE: El formulario obtenido
muestra todos los campos de un registro en
una única columna.
 TABULAR: El formulario tiene la estructura de
tabla: registros en fila y campos en columnas.
 GRÁFICO: se abre el asistente para gráficos.
 PRINCIPAL/SUBFORMULARIO: asistente
para usar varias tablas o consultas en un
mismo formulario.
 AUTOMÁTICO: crea un formulario de columna
simple sin preguntar nada al usuario.