PROYECTO COMPUTACIÓN AVANZADA INTRODUCCIÓN ACCESS

1. UNIVERSIDAD DE LAS
FUERZAS ARMADAS
“ESPE”
COMPUTACIÓN AVANZADA
ING. MYRIAM NOURY
INTEGRANTES:
• JHOSSELYN ARIAS
• CÉSAR TORRES RODAS

3. CONTENIDOS
 ACCESS
¿QUE ES?
¿PARA QUE SIRVE?
 TABLAS
¿Cómo SE HACE UNA TABLA?
PROPIEDADES DE UNA TABLA
REGLAS DE VALIDACIÓN
TIPOS DE VALIDACIÓN
TIPOS DE RELACIÓN DE TABLAS
 CONSULTAS
¿QUE ES CONSULTAS?
¿Cómo SE HACE UNA CONSULTA?
TIPOS DE CONSULTAS
CRITERIOS A REALIZAR EN LA CONSULTA
REGLAS DE VALIDACIÓN
 FORMULARIO
¿Qué ES ?
TIPOS DE FORMULARIOS

4. ¿QUÉ ES ACCESS?
Es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete
ofimático denominado Microsoft Office.
Es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o
propósito particular. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades
(Excel, SharePoint, etcétera) y manejarlos por medio de las consultas e
informes.

5. ¿PARA QUÉ SIRVE?
Es una herramienta sencilla que no
sirve para proyectos pequeños pero
también esconde muchísimas
características para usuarios
avanzados que quieran embarcarse
en un gran proyecto.

7. TABLAS
COMO CREAR TABLAS:
Para crear tablas debemos ingresar a la ficha de Crear de la cinta de opciones
y utilizar los botones del grupo de Tablas. La opción Diseño de tabla, además
de generar una tabla, nos lleva a la Vista Diseño, que permite establecer y
modificar su estructura: definir los campos que contendrá y el formato de los
datos.
Es la forma mas simple, en ellas almacenamos los
datos de forma estructurada

8. PROPIEDADES DE UNA TABLA
Sus opciones principales son:
 Nombre del campo en esta sección tenemos
que ingresar los nombre de cada uno de los
campos que conforman la tabla, es decir, los
nombres de las diferentes columnas.
 Tipo de datos: este apartado permite indicar la
clase de datos (por ejemplo, numero, texto,
moneda, etc.) que contendrá cada uno de los
campos de la tabla. Debemos desplegar la lista
de opciones y hacer clic sobre el tipo de dato
elegido.
 Descripción: en este espacio podemos escribir
comentarios sobre cada campo, es algo
opcional.

9. REGLAS DE VALIDACIÓN

10. EJEMPLO:

11. TIPOS DE VALIDACIÓN PARA DATOS
Se pueden crear dos tipos básicos de reglas de validación:
 Reglas de validación de campo Use una regla de validación de campo para comprobar el valor especificado en un campo al
salir del campo. Por ejemplo, supongamos que tiene un campo de fecha y especifica>=#01/01/2007# en la propiedad Regla
de validación de ese campo. La regla obliga a los usuarios a escribir fechas que coincidan o sean posteriores al 1 de enero de
2007. Si especifica una fecha anterior a 2007 e intenta ir a otro campo, Access evitará que salga del campo hasta que
solucione el problema.
 Reglas de validación de registros (o tablas) Use una regla de validación de registros para controlar cuándo puede guardar un
registro (una fila de una tabla). A diferencia de las reglas de validación de campo, las reglas de validación de registro hacen
referencia a otros campos de la misma tabla. Las reglas de validación de registro se crean cuando es necesario comprobar los
valores de un campo con respecto a los valores de otro campo. Por ejemplo, supongamos que su compañía le obliga a enviar
los productos en un plazo de 30 días y, si no lo hace, deberá reembolsar al cliente parte del precio de compra. Puede definir
una regla de validación de registro como [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 para evitar que alguien especifique una fecha
de envío (el valor del campo Fecha Obligatoria) demasiado lejana.
Si la sintaxis de las reglas de validación parece
críptica, en las tablas de la sección Lo que se
puede incluir en una regla de validación se
explica la sintaxis y se muestran algunas reglas
de validación de ejemplo.

12. TIPOS DE RELACIÓN DE TABLAS
 UNA RELACION UNO A VARIOS
 La relación uno a varios es el tipo de
relación más común. En este tipo de
relación, un registro de la Tabla A
puede tener muchos registros
coincidentes en la Tabla B, pero un
registro de la Tabla B sólo tiene un
registro coincidente en la Tabla A.

13.  UNA RELACION VARIOS A VARIOS
En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros
coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una
tercera tabla (denominada tabla de unión.

14.  UNA RELACION UNO A UNO
En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro
coincidente en la Tabla B y viceversa. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una
tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para
almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.

16. ¿QUE ES?
Son una forma de buscar y recopilar información de una o
más tablas para conseguir información detallada de una
base de datos. Al crear una consulta en Access
2013, defines condiciones específicas de búsqueda para
encontrar, exactamente, la información que deseas.

17. ¿Como se hace una consulta?
Para crear una consulta de creación de tabla, cree primero una consulta de selección y, a continuación, conviértala en una consulta de creación de tabla. La
consulta de selección puede usar campos calculados y expresiones para ayudar a devolver los datos que necesite. En los siguientes pasos se explica cómo
crear y convertir la consulta. Si ya tiene una consulta de selección que se ajuste a sus necesidades, vaya a los pasos descritos para convertir la consulta de
selección y ejecutar la consulta de creación de tabla.
Habilitar la base de datos
NOTA Siga estos pasos únicamente si la base de datos no reside en una ubicación de confianza o no está firmada. Access muestra la barra de mensajes
cuando se abre una base de datos que no sea de confianza o no esté firmada.
1.En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.
2.En el cuadro de diálogo Confiar en Office, haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Si no ve la Barra de mensajes
•En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.
Crear la consulta de selección
NOTA Si ya dispone de una consulta de selección que genere los datos que necesite, vaya a los siguientes pasos.
1.En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.
1.En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas de las que desee recuperar datos. Cada tabla aparece como una ventana en la
sección superior del diseñador de consultas. Haga clic en Cerrar cuando termine de agregar tablas.
2.En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta. Cada campo aparece en una celda en blanco de la fila Campo de la
cuadrícula de diseño. Esta figura muestra la cuadrícula de diseño con varios campos de tabla agregados.
3.De manera opcional, agregue expresiones a la fila Campo.
4.De manera opcional, agregue criterios a la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.
5.Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en una hoja de datos.
6.De manera opcional, cambie los campos, expresiones o criterios y vuelva a ejecutar la consulta hasta que devuelva los datos que desee incluir en la nueva
tabla.

18. TIPOS DE CONSULTAS
 Consulta de selección
Cuando desea revisar todos los datos devueltos por varias consultas de selección similares,
como un conjunto combinado, puede utilizar una consulta de unión.

19. CONSULTAS DE ACCIÓN
 Si un usuario comparte una base de datos en una red, otros
usuarios podrían modificar esos datos al mismo tiempo que
éste está viéndolos en una hoja de datos o un formulario.
Microsoft Access actualiza los datos que ve en intervalos
establecidos. No obstante, puede visualizar inmediatamente
los datos más actuales actualizando los registros.
 Al actualizar los registros, solamente se actualizan los datos
que ya existen en la hoja de datos o el formulario. No se
reorganizan los registros, no se muestran nuevos registros
ni se eliminan los registros borrados ni los registros que ya
no cumplen con criterios específicos.

20. CONSULTAS CRUZADAS
 Una consulta de tabla de referencias
cruzadas es un tipo de consulta de
selección (consulta de selección: consulta
que formula una pregunta sobre los datos
almacenados en las tablas y devuelve un
conjunto de resultados en forma de una
hoja de datos sin modificar los datos de las
tablas.). Al ejecutar una consulta de tabla de
referencias cruzadas, los resultados se
muestran en una hoja de datos que tiene
una estructura diferente a la de otros tipos
de hojas de datos

21. CRITERIOS A REALIZAR EN LA
CONSULTA

22. REGLA DE VALIDACIÓN DE
CONSULTAS
 Para agregar un criterio a una consulta, debe abrir la consulta en la vista Diseño. Luego,
identifique los campos para los que desea especificar criterios. Si el campo no está aún
en la cuadrícula de diseño, agréguelo al arrastrarlo desde la ventana de diseño de la
consulta a la cuadrícula de campo, o bien al hacer doble clic en el campo (al hacer
doble clic en el campo, lo agrega automáticamente a la siguiente columna vacía en la
cuadrícula de campo). Por último, escriba los criterios en la fila Criterios

23. FORMULARIOS
 QUE ES Y PARA QUE SIRVE?
Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones
de comando que ejecutan diversos comandos
sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.

24. TIPOS DE FORMULARIOS
 Columna simple: El formulario obtenido muestra todos los campos de un registro en una única
columna.
 Tabular: El formulario tiene la estructura de tabla: registros en fila y campos en columnas.
 Gráfico: se abre el asistente para gráficos.
 Principal/subformulario: asistente para usar varias tablas o consultas en un mismo formulario.
 Automático: crea un formulario de columna simple sin preguntar nada al usuario.

25. COMO SE CREA UN FORMULARIO
Para crear un formulario tenemos varías opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:
-Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que
queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras
necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.
-Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.
-Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta
seleccionada en el Panel de Exploración.
-Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos.