OBJETOS DE ACCESS

ESCUELA SUPERIOR
POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
DE EMPRESAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

CÁTEDRA: INFORMÁTICA II

TEMA: MICROSOFT ACCESS

REALIZADO POR: KATHERINE CANTOS

SEMESTRE: TERCERO 1

PERÍODO ACADÉMICO: SEPTIEMBRE 2013 – FEBRERO 2014

ÍNDICE
INTRODUCCIÓN....................................................................................................................................... i
OBJETIVOS .............................................................................................................................................. ii
CAPÍTULO I .............................................................................................................................................. 3
Microsoft Access...................................................................................................................................... 3
1.1. Definición: ........................................................................................................................................ 3
1.1.1. Con Access puedes: ................................................................................................................. 3
1.2. Base de Datos: ............................................................................................................................... 3
1.2.1. Partes de una Base de Datos: .................................................................................................. 4
1.3. Campos calculados en una tabla: ................................................................................................. 4
1.3.1. Pasos para crear un campo calculado: ................................................................................ 4
1.3.2. Modificar un campo calculado: ............................................................................................ 5
1.4. Consulta: .......................................................................................................................................... 5
1.4.1. Tipos de Consultas:..................................................................................................................... 6
1.4.1.1. Consultas de Selección: ...................................................................................................... 6
1.4.1.1.1. Crear consultas de selección: ..................................................................................... 6
1.4.1.2. Consultas de Parámetros: .................................................................................................. 7
1.4.1.3. Consultas de tabla de referencias cruzadas:................................................................ 8
1.4.1.4. Consulta de eliminación: ..................................................................................................... 8
1.4.1.5. Consulta de actualización: ................................................................................................. 8
1.4.1.6. Consulta de datos anexados:............................................................................................. 8
1.4.1.7. Consulta de creación de tabla: ......................................................................................... 8
1.4.2. Importancia de las consultas: ............................................................................................. 9
1.5. Formularios: .................................................................................................................................... 9
1.5.1. Tipos de Formularios: .......................................................................................................... 10
1.5.2. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario:......................................... 10
Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario .................................... 10
1.5.3. Crear un formulario mediante el Asistente para formularios ................................... 10

1.6. Macros: .......................................................................................................................................... 11
1.6.1. Explicación de las macros: .................................................................................................. 13
1.6.2. Nombres de Macro: ............................................................................................................. 13
1.6.3. Argumentos: .......................................................................................................................... 14
1.6.4. Condiciones: ........................................................................................................................... 14
1.7. Informes: ...................................................................................................................................... 15
1.7.1. Elementos de los Informes: ............................................................................................... 16
1.7.2. Para qué se usan los informes ........................................................................................... 17
1.7.3. Deberá utilizar un informe cuando: ................................................................................. 19
1.7.4. ¿Cómo funcionan los informes? ......................................................................................... 19
Conclusiones: ........................................................................................................................................ 22
Terminología:........................................................................................................................................ 22
Web grafía: .......................................................................................................................................... 23

TABLA DE ILUSTRACIONES
Figura 1 Grupo otros en diseño de consulta......................................................................... 6
Figura 2 Campo de cuadrícula de diseño .............................................................................. 7
Figura 3 Herramienta Formulario. ....................................................................................... 10
Figura 4 Ilustración de macros. ........................................................................................... 12
Figura 5 Argumentos de acción. ........................................................................................... 14
Figura 6 Modelo Informe....................................................................................................... 16
Figura 7 Modelo Tabla para informe. .................................................................................. 18
Figura 8 Elementos del Informe. ........................................................................................ 20
Figura 9 Vista Diseño del Informe. ..................................................................................... 21

INTRODUCCIÓN
Microsoft Access es un sistema de manejo gráfico de bases de datos
relacionales que corre en sistema operativo Windows y que fue desarrollado por
Microsoft Corporation en los Estados Unidos.
Es un componente de la suite Microsoft Office, aunque no se incluye en el
paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de
datos que pueden ser consultados por otros programas.

Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un
asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el
mantenimiento de una colección de música.

Este sistema puede ser usado como una base de datos simple en una
computadora o también funciona como una base de datos multiusuario en una red
local. También permite convertir los objetos en formatos HTML para que puedan
ser utilizados en Internet por una gran cantidad de usuarios, ya sea para consulta o
bien, para captura de información.

Trabajar con bases de datos y objetos de bases de datos puede ser
complicado para el usuario novel. La información que se proporciona a continuación
está

pensada

para

ayudarle

a

familiarizarse

con los

componentes

que

integran Microsoft Access.

i

OBJETIVOS

Objetivo General:
Determinar los componentes de una base datos para su correcta aplicación en
el proyecto al fin del presente semestre y en la vida profesional de cada
estudiante.

Objetivos Específicos:
Comprender la diferencia que existe entre losdiferentes tipos de datos.
Analizar las diversas relaciones que se pueden dar una base de datos.
Identificar las principales funciones que se pueden desempeñar en Access.

ii

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

CAPÍTULO I
Microsoft Access
1.1. Definición:
Es un programa sistema de gestión de base de datos relacional creado y
modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones.
Es un componente de la suite Microsoft Office, aunque no se incluye en el
paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases
de datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un
sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la
de ofimática, como podría pensarse.
Permite manipular datos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y
columnas), realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones, incluso
dibujar distintos tipos de gráficas.
1.1.1. Con Access puedes:
Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento
nuevo en un inventario.
Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar
la ubicación de un elemento.
Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un
artículo.
Organizar y ver los datos de distintas formas.
Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes
de correo electrónico, una intranet o Internet.
1.2. Base de Datos:
Herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos,
se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o
Microsoft Access

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cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un
programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que
crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los
datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en
la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de
datos para revisarlos.
1.2.1. Partes de una Base de Datos:
Tablas
Formularios
Informes
Marcos
Módulos
1.3. Campos calculados en una tabla:
Los campos calculados permiten utilizar, en las columnas de la vista de diseño
de la consulta, información que no proviene de un campo, sino de una
operación con valores de otros campos.

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión o
de una función. La mayoría de las veces estará representada por un cuadro de
texto y una etiqueta asociada.Las etiquetas se utilizan para representar
valores fijos como los encabezados de los campos y lostítulos, mientras que el
cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va
cambiando,normalmente será el contenido de un campo del origen de datos.
1.3.1. Pasos para crear un campo calculado:
1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.
2. Desplácese horizontalmente a la columna situada más a la
derecha de la tabla y haga clic en el encabezado de
columna Haga clic para agregar.

Microsoft Access

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3. En la lista que aparece, haga clic en Campo calculado y, a
continuación, haga clic en el tipo de datos que desee para el
resultado.
Access muestra el Generador de expresiones.
4. Comience a escribir el cálculo que desea realizar en este
campo, por ejemplo:
[Cantidad] * [precio unitario]
5. Haga clic en Aceptar.
Access agrega el campo calculado y, a continuación, resalta el
encabezado de campo para que escriba el nombre del campo.
6. Escriba un nombre para el campo calculado y presione ENTRAR.

1.3.2. Modificar un campo calculado:
1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.
2. Haga clic en el campo calculado en la que desea modificar.
3. En la Campos ficha, en el de Propiedades grupo, haga clic
en Modificar la expresión.
4. Access muestra el Generador de expresiones.
5. En el cuadro de expresión, realice las modificaciones necesarias
para el cálculo.
NOTA No es necesario que la preceda la expresión con un
signo igual ( de =).
6. Haga clic en Aceptar
1.4. Consulta:
Una consulta es definida como el requerimiento específico de información
dirigido a los datos almacenados en las diferentes tablas de una base de
datos. Las consultas nos sirven para analizar, ver o recuperar información
Microsoft Access

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específica de todas nuestras tablas. Las tablas y campos que vamos a utilizar
para una consulta pueden ser elegidos visualmente en un ambiente amigable,
ya que a pesar de que estas consultas son elaboradas en lenguaje SQL
(Structured Query Language), Access nos ofrece la posibilidad de hacerlo de
una manera sencilla, pero en la que sin embargo, debemos tener mucho
cuidado con las tablas y campos que necesitamos para obtener realmente la
información que solicitamos. Después de definir y ejecutar la consulta, los
resultados serán desplegados en un formato de hoja de datos.

1.4.1. Tipos de Consultas:
1.4.1.1. Consultas de Selección:
Es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consultaobtiene los
datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de
datos en la que se pueden actualizar los registros (con algunas
restricciones). También puede utilizar una consulta de selección para
agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros
tipos de totales.

1.4.1.1.1. Crear consultas de selección:
1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de
consulta.

Figura 1 Grupo otros en diseño de consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las
tablas de las que desee recuperar datos. Cada tabla aparece
como una ventana en la sección superior del diseñador de
consultas. Haga clic en Cerrar cuando termine de agregar
tablas.
Microsoft Access

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3. En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee usar
en la consulta. Cada campo aparece en una celda en blanco de
la fila Campo de la cuadrícula de diseño. Esta figura muestra
la cuadrícula de diseño con varios campos de tabla agregados.

Figura 2 Campo de cuadrícula de diseño

4. De manera opcional, agregue expresiones a la fila Campo.
5. De manera opcional, agregue criterios a la fila Criterios de la
cuadrícula de diseño.
6. Haga clic en Ejecutar
para ejecutar la consulta y mostrar
los resultados en una hoja de datos.
7. De manera opcional, cambie los campos, expresiones o
criterios y vuelva a ejecutar la consulta hasta que devuelva
los datos que desee incluir en la nueva tabla.
1.4.1.2. Consultas de Parámetros:
Es una consulta que cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo
propio que solicita información, por ejemplo, criterios para recuperar
registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la
consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo, puede
diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede entonces
recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos
fechas.

Microsoft Access

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1.4.1.3. Consultas de tabla de referencias cruzadas:
Se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su
análisis sea más sencillo. Las consultas de tabla de referencias
cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de
totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información: uno hacia
abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la
parte superior.

1.4.1.4.Consulta de eliminación:
Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede
utilizar una consulta de eliminación para quitar sinonimias que se
colaron en nuestra tabla ESPECIES. Con las consultas de eliminación,
siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados
dentro de los registros.

1.4.1.5. Consulta de actualización:
Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas.
Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las
tablas existentes.

1.4.1.6. Consulta de datos anexados:
Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más
tablas. Por ejemplo, supongamos que tiene nuevas especies en una base
de datos con la información acerca de ellas y desea anexarlas a su
base de datos principal. Para evitar tener que escribir toda esta
información en su base de datos principal, se hace una consulta de
datos anexados para agregar los nuevos registros a la tabla
ESPECIES de su base de datos principal.

1.4.1.7. Consulta de creación de tabla:
Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos
de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para
crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de
Microsoft Access o una tabla histórica que contenga registros
antiguos.

Microsoft Access

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1.4.2. Importancia de las consultas:
Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones
específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:
Elegir campos específicos de tablas específicas;
Seleccionar informaciones vía criterios;
Mostrar las informaciones en varios órdenes;
Obtener datos de varias tablas simultáneamente;
Calcular totales;
Crear formularios e informes;
Crear otras consultas y gráficos.
1.5. Formularios:
Un formulario es un objeto que nos sirve para desplegar nuestra base de
datos en un formato amigable, a través de botones y textos de ayuda. Él nos
sirve para navegar en nuestra base de datos, sus tablas, sus consultas y sus
informes de una manera fácil. El uso de formularios en una base de datos
ayuda a los usuarios no familiarizados con Access a consultar nuestra base de
datos fácilmente.
Un formulario es un objeto para capturar, editar y desplegar datos en una
única presentación. Usando los formularios, es posible desplegar los datos de
una tabla o los resultados de una consulta y adicionar nuevos registros o
editar los registros existentes. Además, un formulario puede ser creado
basado en otros formularios o y no precisamente en tablas o consultas.
Los formularios constituyen pantallas para la entrada y presentación de
informaciones. El layout de estas pantallas es determinado por el proyectista
de la Base de Datos y puede comprender alguna sofisticación tal como el uso
se colores, letras de diversos tipos y tamaños, figuras, botones, etc. En los
formularios es posible presentar resultados de cálculos y efectuar
consistencias sobre datos alimentados. Eventualmente se puede imprimir un
formulario a pesar de que el Access posee un recurso específico para la
presentación de informaciones impresas Informes.
Microsoft Access

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1.5.1. Tipos de Formularios:
De columnas
Tabular
Subformularios.

1.5.2. Crear un formulario mediante la herramienta Formulario:
Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario
con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos
del origen de datos subyacente están colocados en el formulario.
Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o
bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para
ajustarlo a sus necesidades.

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario
1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que
contiene los datos que desee ver en el formulario.
2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

Figura 3 Herramienta Formulario.

1.5.3. Crear un formulario mediante el Asistente para formularios
Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a
aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para
formularios en vez de las diversas herramientas de creación de
formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite
definir cómo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos
de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina con
antelación las relaciones entre las tablas y consultas.

Microsoft Access

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1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más
formularios y en Asistente para formularios

.

2. Siga las instrucciones que figuran en las páginas del
Asistente para formularios.
NOTA Si desea incluir en el formulario campos de
varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni
enFinalizar después de seleccionar los campos de la
primera tabla o consulta en la primera página del
Asistente para formularios. Repita los pasos para
seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás
campos que desee incluir en el formulario. A continuación,
haga clic en Siguiente o Finalizar.
3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
1.6. Macros:
Un macro es un objeto que ejecuta una operación particular, previamente
establecida, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Los macros
se ejecutan cuando algún evento definido sucede. Un evento es una operación
definida por el usuario, tal como “Al hacer clic sobre un botón” o “Al abrir un
formulario”.
Los macros son muy útiles para definir acciones rutinarias, con el fin de no
estar haciéndolas manualmente cada vez que usamos nuestra base de datos.
Al construir los botones de nuestros formularios, estábamos construyendo
macros, pero con la ayuda de un asistente.
Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la
funcionalidad de formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un
botón de comando a un formulario, asocia el evento AlHacerClick del botón a
una macro y esta macro contiene los comandos que desea que se ejecuten
cada vez que se haga clic en el botón.
En Access, resulta útil considerar las macros como un lenguaje de
programación simplificado que se escribe generando una lista de acciones a
Microsoft Access

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realizar. Para generar una macro, seleccionará cada acción en una lista
desplegable y luego completará la información necesaria para cada acción. Las
macros permiten mejorar la funcionalidad de formularios, informes y
controles sin escribir código en un módulo de Visual Basic para Aplicaciones
(VBA). Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos disponibles
en VBA y, para la mayoría de los usuarios, es más fácil generar una macro que
escribir código de VBA.
Por ejemplo, suponga que desea iniciar un informe directamente desde un
formulario de entrada de datos. Puede agregar un botón al formulario y, a
continuación, crear una macro que inicie el informe. Puede tratarse de una
macro independiente (un objeto independiente en la base de datos), que luego
se asocie al evento AlHacerClickdel botón, o la macro puede estar incrustada
directamente en el propio evento AlHacerClick del botón (una característica
nueva en Office Access 2007). De cualquiera de las dos maneras, cuando se
haga clic en el botón, la macro se ejecutará e iniciará el informe.
Las macros se crean usando el Generador de macros, que se muestra en la
siguiente ilustración.

Figura 4 Ilustración de macros.

Para mostrar el Generador de macros

Microsoft Access

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En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no
está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del
botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
1.6.1. Explicación de las macros:
El término "macro" se usa con frecuencia para referirse a los objetos
macro independientes (es decir, los objetos que se ven en Macros en el
panel de exploración) aunque, en realidad, un objeto macro puede
contener varias macros. En tal caso, se conoce como grupo de macros.
Un grupo de macros se representa en el panel de exploración como un
objeto macro único, pero en realidad, un grupo de macros contiene más
de una macro. Por supuesto, es posible crear cada macro en un objeto
independiente, pero a menudo tiene sentido agrupar varias macros
relacionadas en un solo objeto. El nombre que aparezca en la
columna Nombre de macro sirve para identificar a cada macro.
Una macro consta de acciones de macro individuales. La mayoría de las
acciones requieren argumentos. Además, puede asignar nombres a las
macros de un grupo de macros y agregar condiciones para controlar la
forma de ejecutarse cada acción. En las siguientes secciones se
describen estas funciones de forma más detallada.
1.6.2. Nombres de Macro:
Si un objeto macro sólo contiene una macro, no es necesario utilizar
nombres de macro. Se puede hacer referencia a la macro por el
nombre del objeto. No obstante, en el caso de un grupo de macros, se
debe asignar un nombre único a cada macro. Si la columna Nombre de
macro no está visible en el Generador de macros, haga clic enNombres
de

macro

en

el

grupo Mostrar/Ocultar de

la

ficha Diseño.

Encontrará más información sobre la ejecución de macros en grupos de
macros más adelante en este artículo.

Microsoft Access

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1.6.3. Argumentos:
Un argumento es un valor que proporciona información para la acción,
como la cadena que se debe mostrar en un cuadro de mensaje, el
control que se debe operar, etc. Algunos argumentos son necesarios y
otros son opcionales. Los argumentos se pueden ver en el
panel Argumentos de acción, en la parte inferior del Generador de
macros.

Figura 5 Argumentos de acción.

Una función nueva del Generador de macros de Office Access 2007 es
la columna Argumentos, que permite ver (pero no editar) los
argumentos de una acción en la misma línea de la acción. De esta
forma, es un poco más fácil leer la macro porque ya no es necesario
seleccionar una acción para mostrar los argumentos. Para mostrar la
columna Argumentos,
haga
clic
en Argumentos
grupo Mostrar/Ocultar en la ficha Diseño.

en

el

1.6.4. Condiciones:
Una condición especifica ciertos criterios que se deben cumplir para
que
se
pueda realizar
una
acción.
Se
puede utilizar
cualquier expresión que pueda dar como resultado True/False o Sí/No.
La acción no se ejecutará si la expresión devuelve como resultado
False, No o 0 (cero). Si la expresión devuelve cualquier otro valor, la
acción se ejecutará.

Microsoft Access

Página 14

Para que una condición pueda controlar más de una acción, escriba unos
puntos suspensivos (...) en la columnaCondición para cada acción
subsiguiente que desee que se aplique a la condición. Si la expresión
devuelve False, No o 0 (cero), no se ejecutará ninguna de las acciones.
Si la condición devuelve cualquier otro valor, todas las acciones se
ejecutarán.
1.7. Informes:
Un informe es un objeto utilizado por Access para presentar o imprimir
datos de tablas o de consultas.
La presentación y creación de datos es similar a los formularios y también se
pueden utilizar asistentes.
Con los informes puedes imprimir listas de especies, etiquetas de colecta,
etc.
Los informes constituyen un recurso específico para la presentación de
informaciones en papel impreso. El origen de estas informaciones puede ser
una tabla o consulta. Además de eso, es posible incluir en el informe
elementos gráficos para hacerlo más atractivo. Como será visto, los informes
también incluyen medios para agrupar y agregar datos.
Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir
datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir o archivar
instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, su conversión a
archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatos de archivo.

Microsoft Access

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Figura 6 Modelo Informe.

Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales,
resúmenes de varios registros o ambos. También se pueden usar los informes
de Access para crear etiquetas para correo u otros fines.
Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el
objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a
un origen de datos como una tabla o consulta.
1.7.1. Elementos de los Informes:
En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una
base de datos cliente, se puede ver el informe en vista Diseño para
mirar sus secciones. En vista Presentación, las secciones no son tan
obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante el uso de la
lista desplegable en el grupo Selección de la ficha Formato. Para crear
informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por
ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado
determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se
muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:
Encabezado del informe: Esta sección se imprime una vez al principio
del informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información
Microsoft Access

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que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o
un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la
función de agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado
de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se
imprime antes del encabezado de página.
Encabezado de página: Esta sección se imprime al principio de cada
página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas
se utiliza el encabezado de página.
Encabezado de grupo: Esta sección se imprime al principio de cada
nuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el
nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto,
use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando
se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en
el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede
tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe, en función
de cuántos niveles de agrupación haya agregado.
Detalle: Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de
registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo
principal del informe.
Pie del grupo: Esta sección se imprime al final de cada grupo de
registros. Los pies de grupo se usan para imprimir información de resumen
para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe,
en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.
Pie de página: Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies
de página se utilizan para imprimir números de página o información sobre
cada página.
Pie del informe: Esta sección se imprime una vez al final del informe.
Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u
otra información de resumen de todo el informe.
1.7.2. Para qué se usan los informes
Access proporciona varias maneras de obtener información de la base
de datos. Puede:

Microsoft Access

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Utilizar una consulta para ver todos los productos suministrados por un
proveedor en particular. Una consulta permite recuperar información de más
de una tabla, y especificar criterios para esa búsqueda.
Utilizar un formulario para ver toda la información sobre un solo producto al
mismo tiempo. Un formulario ofrece un portal a través del cual se puede ver y
modificar la información de la base de datos.
Utilizar una vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico para resumir las ventas
trimestrales por regiones (por ejemplo). Una tabla dinámica permite analizar
los datos y ver la información de distintas formas, arrastrando los campos a
diferentes ubicaciones en una vista similar a una hoja de cálculo. Con un
gráfico dinámico se puede presentar la información de la tabla dinámica en
formato de gráfico.
Utilizar un informe para organizar e imprimir la información sobre ventas de
productos (por ejemplo) para una presentación o para su distribución a otras
personas de la empresa. Los informes ofrecen un control preciso sobre la
organización y la apariencia de la información.

Figura 7 Modelo Tabla para informe.

La hoja de datos de una consulta incluye muchos registros.
Microsoft Access

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En este formulario aparecen los registros uno a uno.
En una tabla dinámica se resume la información para su análisis.
En un informe se agrupan los datos correspondientes a muchos
registros para su impresión o distribución.
1.7.3. Deberá utilizar un informe cuando:
Desee imprimir información que utilice con regularidad.
Desee imprimir información para su distribución a otras
personas.
Necesite controlar con precisión la organización y el aspecto de
la información cuando la imprima.
Desee agrupar o resumir la información para su presentación a
otras personas.
1.7.4. ¿Cómo funcionan los informes?
La mejor manera de comprender cómo funciona un informe es observar
un informe impreso y, a continuación, examinar su diseño. Parte de la
información de un informe impreso puede proceder de una tabla o
consulta subyacente, que es el origen de los datos del informe. Otros
datos, como su título, o el encabezado de una columna, se guardan
como parte del diseño del informe.

Microsoft Access

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Figura 8 Elementos del Informe.

El título del informe y los encabezados de las columnas se guardan
en el diseño del informe.
Los datos proceden de los campos de la tabla o la consulta
subyacente.
Los totales se calculan mediante una expresión guardada en el
diseño del informe.
En la siguiente ilustración se muestra el informe anterior en vista
Diseño, junto con su origen de datos subyacente, la consulta Ventas
por fecha de expedición.

Microsoft Access

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Figura 9 Vista Diseño del Informe.

El informe está agrupado por FechaEnvío, un campo procedente de la
consulta subyacente.
Los campos IdPedido, NombreCompañía e ImporteVenta también
proceden de la consulta subyacente.
La conexión entre el informe y su origen de datos se establece
mediante unos objetos gráficos denominadoscontroles. Los controles
pueden ser cuadros de texto que muestran nombres y números, marcos
que muestran imágenes o gráficos, etiquetas que muestran títulos, y
líneas y rectángulos gráficos que permiten organizar visualmente los
datos y ayudan a que el informe resulte atractivo.

Microsoft Access

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Conclusiones:
Microsoft Access es un programa que ha sido diseñado para poder manipular
grandes cantidades de datos importantes o información mediante bases de
datos.
Microsoft Access contiene también muchas formas para poder mantener un
orden con la información como las tablas y los formularios al igual que
también cuenta con elementos que ayudan al usuario o usuaria como, por
ejemplo, las consultas, utilizadas para ubicar los datos, informes, utilizado
para imprimir la información y la base de datos, macros y módulos, utilizados
para crear funciones que faciliten el trabajo, y los controles, que facilitan la
internas con el usuario.
Para nuestra carrera es de gran importancia el conocer y el poner en práctica
todo lo relacionada con el uso de Microsoft Access, ya que en el este mundo
globalizado es necesario estar a la vanguardia de la tecnología, ya que la
misma nos facilita el trabajo.
No debemos tomar a la ligera los conocimientos sobre como crear y utilizar
una herramienta tan importante como lo es Microsoft Access porque es en
nuestra formación como estudiantes donde adquirimos los conocimientos más
fundamentales que serán aplicados en el campo profesional.
Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes
de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se
relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos
obtener información sobre los pedidos de éstos.
Si no existen datos adecuados para usarlos como clave principal, puede crear
un campo nuevo para usarlo como clave principal. Cuando cree un nuevo campo
para usarlo como clave principal, establezca el tipo de datos del campo en
Auto numeración para asegurarse de que reúne las tres características
mencionadas en la lista anterior.

Terminología:
Macros de datos:Ahora puede adjuntar macros a eventos en las tablas. Esto
le permite ejecutar acciones siempre que se modifique, inserte o elimine un

registro. Estas macros se pueden usar, por ejemplo, para validar datos o
ejecutar un cálculo.
Base

de

Datos:

Una base

de

datos es

un conjunto

de

datos que

están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas
que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de
Bases de Datos
Tabla de Datos: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para
almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto
particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.
Web grafía:
http://office.microsoft.com
https://evirtual.espoch.edu.ec
http://www.slideshare.net

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