Procedimientos administrativos

Introducción a las Tecnologías Administrativas
by Lucía Rosario Malbernat (lmalbernat@ucaecemdp.edu.ar)
INTRODUCCIÓN A
TECNOLOGÍAS
ADMINISTRATIVAS
Descripción de la
capacitación
versión 2010

Contenido temático
Comunicación y documentación de
Procedimientos administrativos
Herramienta textual: Manuales de procedimientos
Herramienta gráfica: Cursograma
Planificación de recursos y tareas
 Herramientas textuales: Lista de tareas, Hoja de
recursos
Herramienta gráfica: Diagrama de Gantt
2

Módulo 1
Manuales de Procedimiento
circuitos administrativos
Herramienta textual: Manuales de procedimientos
descripción detallada de las actividades que se
realizan para cumplir con las funciones de una
unidad administrativa
Normalización de procedimientos administrativos
 Norma IRAM 34.551
3

Manualde
procedimientos
4

Módulo 2
Circuitos administrativos
circuitos administrativos
Herramienta gráfica: Cursograma
Diagrama del circuito administrativo
Normalización de procedimientos administrativos
 Norma IRAM 34.501, 34.502 y 34.503
5

Cursograma
6

Módulo 3
Planificación de Recursos y Tareas
Planificación de recursos y tareas
 Herramientas textuales: Lista de tareas, Hoja de
recursos
Lista de tareas: Detalle de tareas y sub-tareas (jerarquía
de tareas) con fecha de comienzo y duración
Hoja de recursos: Detalle de recursos (personas,
equipamiento) asignados a cada tarea
Herramienta gráfica: Diagrama de Gantt
 Representación gráfica mediante barras horizontales de
las tareas y sus vínculos (dependencias entre tareas)
7

Lista de
tareas
8

Hoja de recursos
9

Diagrama de Gantt
10

En resumen…
Módulo 1: Manuales de procedimientos
Confección de manuales de procedimientos
Norma IRAM 34.551
Módulo 2: Circuitos administrativos
Diagramación mediante cursogramas
Normas IRAM 34.501 y 34.502
Módulo 3: Planificación de tareas y
recursos.
Confección de Listas de tareas y Hoja de recursos
Sin normalizar
11

Capacitación
 Módulo 1: Manuales de procedimientos
 Encuentro del 17 de septiembre
 1º Entrega de actividad práctica: 24 de septiembre
 Módulo 2: Circuitos administrativos
Encuentro del 1º de octubre
1º Entrega de actividad práctica: 8 de octubre
 Módulo 3: Planificación de tareas y recursos
Encuentro del 15 de octubre
1º Entrega de actividad práctica: 22 de octubre
 Cierre y devolución final
Encuentro del 29 de octubre
12

TECNOLOGÍAS
ADMINISTRATIVAS
Módulo 1: Manuales de
procedimiento

14
Procedimiento
Un procedimiento es un conjunto de
operaciones o tareas
que se relacionan entre sí,
se realizan de manera secuencial o en paralelo,
en base a un determinado método,
que tienen la finalidad de cumplir con un objetivo
parcial de un proceso que se sigue repetidamente
Mediante los procedimientos se cumplen las
tareas que se llevan a cabo en una organización

Procedimiento
Las tareas de un procedimiento y su
método de ejecución constituyen las
rutinas de trabajo
Un procedimiento suele iniciarse a
partir
del requerimiento de un usuario
del cumplimiento de un periódo de tiempo o
Como consecuencia de una actividad de control
¿Ejemplos?
15

16
Circuito administrativo
Los procedimientos generan circuitos
administrativos que comprenden:
preparación,
autorización,
registración,
archivo y
seguimiento de toda la documentación (física o
electrónica) respaldatoria de un procedimiento

17
Circuito administrativo
Posibilitan la identificación de las
etapas por las que pasa un
procedimiento, desde su comienzo
hasta su finalización
Define cuáles son las áreas o
puestos de trabajo encargadas de
llevar a cabo las tareas específicas
de un procedimiento

Formalización de los
procedimientos
Consiste en documentar las tareas rutinarias
y el circuito administrativo preestablecido
para un proceso administrativo
Definen anticipadamente qué áreas,
dependencias u organismos deben intervenir
en el proceso y cuál será su aporte
Facilita el análisis de los procedimientos, de
modo que puedan detectarse errores y
problemas de control interno
18

procedimientos
Puede lograrse mediante la confección de
Guías, Instructivos o Manuales de
Procedimiento,
Todos ellos pueden incluir partes literales y
partes gráficas
Estos documentos pueden tener niveles de
detalle distintos
no son excluyentes unos de otros
19

procedimientos
La formalización de los
procedimientos facilita el análisis
de los procedimientos
administrativos:
Se pueden examinar los criterios de
racionalidad, practicidad y legalidad con que se
llevan a cabo los procedimientos administrativos,
con que se configuran los circuitos
administrativos y con que se utilizan los sistemas
de información
20

procedimientos
Algunas cosas que se pueden observar:
Si las unidades de trabajo están debidamente dimensionadas,
si las actividades son coherentes,
si la disposición de las oficinas es la apropiada,
si la tecnología y los métodos de trabajo son apropiados,
si los formularios están bien diseñados,
si la distribución de ejemplares de formularios es apropiada,
 si las operaciones de control son efectivas,
si los archivos están bien sistematizados (cuidado de aspectos
legales, si el ordenamiento es el adecuado, etc.)
21

procedimientos
También se puede verificar si existen
en los procedimientos puntos de
control de modo que sean confiables
por sí mismos y no en función de
quienes estén involucrados
 ¿Se realiza una razonable protección del patrimonio?
 ¿Se obtiene información confiable y eficiente?
 ¿Se promociona la eficacia y eficiencia operativa?
 ¿Se cumplen las políticas establecidas, leyes y
normas?
22

Guías de Procedimiento
Detallan un determinado procedimiento de una
manera clara y sencilla
Es un documento que trasmite (comunica) un
procedimiento en términos generales
Puede usarse, por ejemplo, para informar sobre
los requisitos para iniciar un trámite, los pasos
a seguir, los plazos previstos, etc.
Puede ser útil cuando el procedimiento no está
claramente estructurado o la secuencia lógica
de sus pasos no es necesariamente la misma
en todas las oportunidades.
Puede incluir un diagrama simple con símbolos
comunes que informe sobre el desarrollo del
procedimiento.
23

Instructivo
Documento cuya información está más
detallada que la que contiene la Guía de
Procedimiento.
Apropiado para comunicar cuál es el circuito
relacionado con un trámite y qué se debe
hacer
Debe ser un documento sencillo, claro y
accesible
Puede describir el procedimiento con un
lenguaje más simple que el utilizado en el
Manual.
También puede ser literal o gráfico.
24

Manuales de procedimiento
Fines de los Manuales de Procedimientos:
Definir para qué se ejecutan los procedimientos y sus
respectivos controles
Explicar cómo se deben realizar los procedimientos
Determinar qué unidades son responsables de llevarlos a
cabo en cada uno de sus pasos
Establecer cuándo deben ser realizados.
Definir qué resultado se espera lograr.
Detallar los soportes administrativos e informativos
involucrados y cómo deben ser completados.
Fragmentar los procesos administrativos en sub-procesos
o procedimientos.
25

by Lucía Rosario Malbernat (lmalbernat@ucaecemdp.edu.ar) 26
Manual de Procedimientos
Describen detalladamente las operaciones que se
deben ejecutar en forma cronológica y/o
secuencial para llevar a cabo un procedimiento.
Permiten comprender ordenada y detalladamente
las operaciones, los órganos y puestos que
intervienen y los portadores de información que se
utilizan.
Describen las normas a cumplir por los miembros
de la organización referidas al procedimiento que
se describe

 Ventajas:
normalizan y estandarizan la ejecución,
facilitan la toma de decisiones programadas,
capacitan al nuevo personal,
son elementos de consulta en caso de duda,
no es necesario que los jefes participen en decisiones
programadas.
 Desventajas:
Pueden hacer más lento el trabajo o implican más trabajo,
son de difícil mantenimiento,
pueden limitar la iniciativa del personal.

Normalización
la Norma IRAM (Instituto Argentino de
Racionalización de Materiales) Nº
34.551/79, Manual de Procedimientos
Administrativos – Contenidos y
presentación, se ocupa del contenido y
presentación de los manuales de
procedimientos administrativos
 Tiene carácter enunciativo
Su objetivo es establecer el contenido y la
forma de presentación
28

Contenido mínimo:
Identificación: nombre del área y del procedimiento, su número
y/o código, fecha de elaboración, fecha de vigencia
Objetivos (en forma clara y precisa, permite saber para qué se
desarrolla el procedimiento)
Responsabilidades (unidades orgánicas)
Alcance de los procedimientos
Instrucciones y normas
Glosario
Índice Temático

Encabezamiento del manual
 Sección que incluye:
Codificación del procedimiento
 Nombre
 Cantidad de páginas
30

Identificación del manual
En este apartado se incluyen los
datos siguientes:
 Nombre de la dependencia.
 Nombre completo del o de los procedimientos que refiere
el Manual.
 Nombre de la unidad con responsabilidad primaria sobre
el procedimiento señalado.
 Número de identificación del o de los procedimientos en
su caso.
 Lugar y fecha de elaboración.
 Responsables de la elaboración del Manual.
 Cantidad de ejemplares impresos.
31

Índice e introducción del
manual
Índice: Presenta de manera sintética y
ordenada los elementos constitutivos del
documento o los temas principales que
comprende el Manual
Introducción: Es el prólogo del manual. Puede
describir la circunstancia operativa o
estratégica que genera la elaboración de los
Manuales de Procedimientos, sintetizacómo se
utiliza el Manual, a quién va dirigido y cuando
se utilizará. Puedeincluir un mensaje del titular
del organismo.
32

Instrucciones para el uso
del manual
Explica cómo usar el manual y en
qué forma se actualizarán sus
contenidos, teniendo en cuenta la
necesidad de revisar y reemplazar lo
que pierde vigencia, o la de cubrir
nuevos requerimientos:
Estructura
Codificación
Actualización
33

Estructura del manual
Indica cómo se disponen las partes en
que está ordenado el manual.
Usualmente describe el armado del
Manual de Procedimiento desglosado
en:
índices temáticos, alfabéticos y cruzados.
El cuerpo principal
Los anexos
El modo de buscar un tema a través de los índices
34

Codificación utilizada en el
manual
 Se explicita el sistema y criterios de codificación usados.
 Se recomienda:
Representa al área, sector o dirección que es responsable del
Procedimiento.
Representa al Procedimiento
Representa a la tarea
Indica el Nº de formulario
XX XX XX XX
35

Actualización del manual
 Indicar la forma de identificar las revisiones
modificatorias o actualizaciones, quiénes pueden
efectuarlas, por qué medios, cómo introducir nuevo
material o destruir el material eliminado.
 Se requiere un control periódico a fin de evitar
desvíos o distorsiones producidas por:
Modificaciones del procedimiento.
Nueva normativa.
Ajustes con otros circuitos que se interrelacionen con el
procedimiento
 Se pueden contemplar los siguientes datos:
 Fecha de emisión
 Fecha de vigencia
36

Características y objetivos
del procedimiento
Objetivos del procedimiento: Explica en
forma clara y precisa los propósitos y
objetivos del Procedimiento que se
describirá
Explicita el funcionamiento general del
Procedimiento en forma sintética, indicando:
Entradas de información.
Tareas u operaciones que se realizan.
Salidas de información
Interrelación con otros Procedimientos
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Alcance del procedimiento
Contiene la explicación de las áreas,
secciones o personas sobre las cuales
se aplican los Procedimientos, en qué
circunstancias se harán y cuáles serán
los límites de esta aplicabilidad.
La presentación de dichas unidades
debe realizarse según el orden en que
intervienen dentro del Procedimiento.
38

Políticas y normas de
operación del procedimiento
Se explicitan las políticas o normas
operativas que deben observarse en
el desarrollo del Procedimiento.
Deben prevenirse situaciones
alternativas que puedan presentarse
39

Cuerpo principal
Descripción del procedimiento.
Puede contenter:
Cursogramas simbólicos
Cursogramas narrativos
Normas de trámite
Formularios
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Normas de trámite
(cuerpo principal)
Describir la secuencia de pasos en
los procedimientos administrativos.
Tareas y decisiones involucradas
Archivos utilizados
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Tareas y decisiones
involucradas (cuerpo principal)
Momento y oportunidad en que se debe
ejecutar cada paso
Responsable de la ejecución de cada paso
Información requerida para la ejecución de
cada paso
Información que se debe generar como
consecuencia del resultado de la ejecución
Medios a utilizar: archivos, formularios,
equipos de comunicaciones o procesamiento
Controles a efectuar y cursos de acción a
tomar según el resultado del control
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Archivos utilizados
(cuerpo principal)
Información a contener.
Método de clasificación de la información
contenida
Método de búsqueda de la información
contenida
Período de archivo de la información y
tratamiento posterior al mismo.
Responsable de la custodia y
mantenimiento actualizado
Detalle de quiénes tienen acceso a dicho
archivo para consulta y para extracción
de su contenido.
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Formularios
(cuerpo principal)
Debe contener las instrucciones y
referencias para el uso de los documentos y
comprobantes que circulan, sus diseños y
especificaciones,
Se sugiere describir para cada uno:
Responsable de emisión
Momento en que deben ser emitidos
Cantidad de copias y tratamiento y distribución a darle
Se deben incluir ejemplares de los
formularios, listados, planillas y todo tipo
de impresos a utilizar.
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