2. Procesos Administrativos
El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas
de: planificación, organización, dirección y control de todas las
actividades que implican relaciones humanas y tiempo.
Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el
proceso administrativo.
4. Planificación: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de
acción adecuado para lograrlos.
Organización: Proceso para comprometer a dos o más personas que
trabajan juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar
una meta o una serie de metas específicas.
Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de
los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una
tarea. A partir de la dirección, los administradores ayudan a las personas
a ver que pueden satisfacer sus propias necesidades y utilizar su
potencial al contribuir a las metas de una empresa.
Coordinación: Integración de las actividades de partes independientes de
una organización con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.
Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las
planificadas.
5. Cursograma
Llamado también diagrama de flujo o flujograma consiste en
representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o
relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
El cursograma, es una gráfica que representa una secuencia de
rutinas simples; tiene la ventaja de indicar la secuencia
del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los
responsables de su ejecución.
El cursograma, es la representación
un procedimiento administrativo.
simbólica
de
6. Los Cursogramas permiten conocer:
• Unidades funcionales: Son todas las unidades tanto de la
organización como fuera de ella que participan en el
procedimiento.
• Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se
realizan en los procedimientos y las decisiones que se toman
como consecuencia de los controles.
• Formularios y soportes de información involucrados en el
procedimiento: cuántos formularios se emiten cada vez,
cómo se distribuyen y hacia dónde se dirigen.
• Distintos cursos de acción posible dentro del procedimiento.
• ƒCómo se ordenan los archivos y de qué tipo son.
7. Características de los Cursogramas
•Sintética: La representación que se haga de un sistema o
un proceso deberá quedar resumido en pocas hojas, de
preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su
comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.
•Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los
diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas
anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su
interpretación.
•De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos
permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin
necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable,
en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos
principales de una región, y que a su vez permite observar estos
rasgos o detalles principales.
8. •Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los
aspectos de procedimiento.
•Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.
•Es un medio para establecer un enlace con el personal que
eventualmente operará el nuevo procedimiento.
9. Tipos de Flujogramas
Según su forma:
•Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las
operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de
las operaciones de un proceso con toda la información que se
considere necesaria, según su propósito.
•Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las
operaciones, va de izquierda a derecha.
•Formato Panorámico: El proceso entero está representado en
una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más
rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su
comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no
solo
en
línea
vertical,
sino
también
horizontal,
distintas acciones simultáneas y la participación de más de un
puesto o departamento que el formato vertical no registra.
10. •Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una
forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de
trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente
descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente
representativos.
13. Flujo de información
Es importante para determinar los
procedimientos y los parámetros de las
actividades con los recursos que se
emplean en un proceso.
Tienen su representación a través de los
Diagramas de Flujos de Datos (DFD),
que deben estar compuestos por los
siguientes elementos :
14. • Entidad externa: representa un ente ajeno al sistema que proporciona o
recibe información del mismo. Puede hacer referencia a departamentos,
personas, máquinas, recursos u otros sistemas.
• Proceso: representa las funciones que realiza el sistema para transformar
o manipular datos. El proceso debe ser capaz de generar los flujos de
datos de salida a partir de los de entrada. El proceso puede transformar
un flujo de datos de entrada en varios de salida y siempre es necesario
como intermediario entre una entidad externa y un almacén de datos.
• Almacén de datos: representa la información en reposo utilizada por el
sistema independientemente del sistema de gestión de datos (por
ejemplo un fichero, base de datos, archivador, etc.). Contiene la
información necesaria para la ejecución del proceso.
• Flujo de datos: representa el movimiento de los datos, y establece la
comunicación entre los procesos y los almacenes de datos o las entidades
externas.
