manual procedimiento

1. SECRETARÍA DE DEFENSA NACIONAL
UNIDAD DE MODERNIZACIÓN

2. 1

3. Proceso para ir a dormir.

4. Generalidades de
los manuales de
procesos

5. El manual de procedimientos es un documento que contiene las reglas y pautas que
indican cómo deben ejecutarse los procesos.
Estos manuales permiten a las instituciones guiar y administrar sus operaciones,
estrategias y flujos de trabajo hacia resultados óptimos, así como mantener
estándares de calidad y eficiencia.

6. Un manual de procedimientos es una guía con
el propósito de establecer la secuencia de
pasos para que la institución, organización o
área consiga realizar sus funciones.

7. Objetivos de un Manual de Procesos
Objetivo Especifico:
Contar con un flujo de trabajo óptimo esencial para asegurar
la eficacia en los resultados operativos de las instituciones.
El objetivo principal de los manuales es establecer de forma clara y
comprensiva los pasos a seguir, procedimientos a cumplir y
resultados a obtener al realizar una actividad dentro de la Institución
o Unidad donde se genere la unidad.

8. Objetivos de un Manual de Procesos
.
El Objetivo General para el Sector Público es proporcionar un único instrumento técnico -
administrativo que norme la documentación de los procedimientos y procesos con
uniformidad de contenido y presentación, que nos permita optimizar el cumplimiento de las
atribuciones en las instituciones y el funcionamiento de las unidades administrativas.

9. El manual de procedimientos es una herramienta clave para cualquier
institución. Si se diseña de manera correcta, conlleva muchos beneficios
para el cumplimiento de los estándares, la seguridad de los empleados y
la simplificación de la comunicación.
.
¿Para qué sirve un manual de
procedimientos?

10. 1. Ahorrar tiempo
2. Control Interno
3. Optimizar procesos
4. Mejora la comunicación
5. Delimitar responsabilidad
6. Mejora la imagen
7. Establece expectativas
Ventajas de los Manuales de procesos

11. El manual de procedimientos se convierte en un
documento de referencia para los empleados que
tienen dudas sobre algún proceso en específico.
Para los gerentes también representa una gran
ventaja, ya que el manual de procedimientos
permite capacitar a los nuevos colaboradores en
las instituciones y ofrecer un instrumento adicional
para su formación.
1. Ahorra tiempo

12. Un manual de procedimientos favorece el control interno de
los procesos y nos ayudan a identificar irregularidades y
evitar que se produzcan fallas; por lo tanto, favorece la toma
de decisiones, para realizar un adecuado manejo y control de
los recursos y bienes públicos.
Los manuales también permiten atribuir responsabilidades y
crear lineamientos prescriptivos que facilitan el monitoreo del
desempeño.
2. Control interno

13. El manual de procedimientos permite a las instituciones
comprender a fondo el desarrollo de cada uno de los
procesos que se realizan en la Secretarías de Estado
(Fuerza, Brigada, Bases, Batallón, etc) a fin de saber
cuándo y cómo hacerlos más eficientes, eficaces y
efectivos.
Si estos manuales son diseñados con la suficiente
atención, se podrá aplicar una simplificación
administrativa, por ende generaría una optimización en
los procesos.
3. Optimización de los procesos

14. Mantener una buena comunicación es fundamental para llevar a cabo
un flujo de trabajo óptimo en tu institución. El manual de
procedimientos es una herramienta de comunicación que da un
panorama general de aquello que busca la SEDENA. En este
sentido, ayuda a crear una conciencia laboral compartida y evita que
se distorsione la información.
4. Mejora la comunicación

15. Estos documentos contienen los procedimientos estándares
que ayudan a definir quien interviene en la elaboración de un
proceso.
Tu manual servirá como evidencia de que se hizo una
evaluación previa sobre las regulaciones, seguridad y control
de calidad del procedimiento.
5. Delimita la responsabilidad

16. La implementación de un manual de procedimientos mejora la
apariencia de tu institución, ya que contine las de normas y
acciones que garantiza que la SEDENA cumpla con todas las
regulaciones y normativas pertinentes.
Además, muestra una imagen profesional de tus capacidades
hacia la administración del Estado y la población Hondureña.
6. Mejora la imagen

17. Contar con un manual de procedimientos permite a tus colaboradores
seguir las normas y acciones adecuadas para cumplir con las metas que
la institución se ha trazado.
Al comprender los motivos que están detrás de un objetivo estratégico
y un propósito, para el cumplimiento de los indicadores que
establezcan el funcionamiento de la institución.
7. Establece expectativas

18. Podemos clasificar a los manuales que utiliza una organización con base en objetivo
que ayudan a conseguir, dentro de las principales clasificaciones podemos
encontrar:
 Manuales de Procedimientos y Procesos
 Manuales de Operaciones
 Manual de Calidad
 Manual de Políticas
 Manuales de Usuarios
 Manuales Instructivos
Tipos de manuales

19. Este contiene la información detallada, ordenada,
sistemática e integral sobre las actividades y
responsabilidades que se realizan en una área
específica de la institución.
Manual de procedimientos

20. 2
Guía Metodológica
para la Elaboración del
Manual de
Procedimientos en el
Sector Público y la
Gestión del Riesgo

21. 1) Elaborar el manual de procedimientos en formatoWord.
2) Utilizar un tipo de letraArial para todo el documento.
3)Tamaño de letra será en # 11 del documento.
4) Los títulos será enArial y tamaño de letra # 14.
5) Interlineado general simple de 1.0.
Generalidades del manual de Procedimientos

22. 8) Los diagramas de flujo o flujogramas de los procesos se podrán realizar con el
software que esté disponible, siempre y cuando se respete la simbología
establecida.
6) Párrafo justificado.
7) Papel tamaño carta.
Generalidades del Manual de Procedimientos

23. 1) Portada del Manual de Procedimientos.
2) Responsables de los cambios al Manual de Procedimientos.
3)Tabla deContenido del Manual de Procedimientos.
4) Encabezado del Manual de Procedimientos.
5) Introducción.
6)Antecedentes.
7) Justificación del Manual de Procedimientos.
8) Estructura organizacional.
9) Identificación de funciones sustantivas.
10) Identificación de procedimientos sustantivos.
11 ) Descripción de los Procedimientos.
4.Estructura del Manual de Procedimientos

24. Descripción de los Procedimientos:
Portadadel Procedimiento.
Estructura de los Procedimientos

25. Descripción de los Procedimientos:
Responsables de los cambios al Procedimiento.
Estructura de los Procedimientos

26. Descripción de los Procedimientos:
TabladeContenidodel Procedimiento.
Estructura de los Procedimientos

27. Descripción de los Procedimientos:
Encabezadodel Procedimiento.
Estructura de los Procedimientos

28. Descripción de los Procedimientos:
Encabezadodel Procedimiento.
La estructurade los códigosa utilizar es la siguiente:XX-YYYYY-ZZZ
a. PR: Manual de procedimiento. (Se condensarán todos los procesos en un solo manual por cada
departamento)
b. XXX: Siglas del Departamento dueña del manual. Ejemplo: UDEM: Unidad de Modernización, si hubiera una
sección dentro de la Dirección, Subgerencia, departamento o unidad que pertenece el manual, debe también
colocar las siglas de esa sección.
c. 00:Colocar un numero correlativo del proceso que van documentando.
Ejemplo: Si son 10 proceso deberá ir el código: PR-UDEM-01 (Primer Proceso) PR-UDEM-02 (Segundo
Proceso) y así consecutivamente hasta terminar los 10 procesos que corresponde al manual que usted esta
revisando.
Estructura de los Procedimientos

29. Descripción de los Procedimientos:
Objetivo del Procedimiento.
El objetivo del procedimiento debe redactarse en forma breve y concisa, en esta
sección se debe especificar los resultados o condiciones que se desean lograr, su
redacción iniciará con un verbo en infinitivo.
El objetivo sirve para identificar la finalidad o razón de ser del procedimiento, definir
la condición o resultado cuantificable que debe ser alcanzado y mantenido con su
ejecución, y reflejar el valor o beneficio que obtiene el cliente final interno o externo.
Estructura de los Procedimientos

30. Ejemplo

31. Descripción de los Procedimientos:
Alcance del Procedimiento.
En el alcance del procedimiento se describe brevemente, el área o campo de su aplicación, es decir, a quiénes afecta, quiénes
intervienen en el procedimiento, qué límites e influencia tiene.
Para ello, es necesario establecer el punto de inicio y el punto final del procedimiento.
• El inicio del procedimiento generalmente está configurado por una solicitud o demanda externa, un proceso anterior o previo,
o un mandato definido en un instrumento de planificación preestablecido.
• El final del procedimiento comúnmente está configurado por la entrega o provisión de un producto o servicio administrativo
de carácter tangible, como puede ser un documento o informe.
Estructura de los Procedimientos

32. Descripción de los Procedimientos:
Marco Legal del Procedimiento.
En el marco legal del procedimiento se deben especificar las normas, leyes, decretos, reglamentos, y cualquier documento normativo que regulen el
procedimiento y den sustento legal al mismo.
Ejemplo:
Estructura de los Procedimientos

33. Descripción de los Procedimientos:
Políticas y Lineamientos del Procedimiento.
En esta sección del documento se debe especificar todos aquellos elementos que servirán como guía básica para regular la
acción, a través de cada elemento se prescribe los límites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades. Estas
políticas deben ser redactadas utilizando numeración, viñetas o bullets “●” en forma secuencial.
Estructura de los Procedimientos

34. Descripción de los Procedimientos:
Responsables del Procedimiento.
Se debe especificar las áreas, los puestos de trabajo y las responsabilidades por puesto que están involucrados en la ejecución
del procedimiento.
Se identificarán los puestos de trabajo que intervienen en el procedimiento, en cualquiera de sus fases, en ningún caso se debe
escribir nombres de personas (servidor público), ya que lo importante es la función del ejecutante. Para su redacción se
utilizará la siguiente tabla.
Estructura de los Procedimientos

35. Área PuestodeTrabajo Responsabilidad
X
X
Área Puesto deTrabajo Responsabilidad
DirecciónGral. de Modernización Administrativa Director de la Unidad de Modernización y
Modernización y Simplificación
Planificar,Organizar,Coordinar y Supervisar los procesos de Modernización
Modernización Institucional, así como los de las instituciones Públicas.
DirecciónGral. de Modernización Administrativa
Administrativa X
Oficial Jurídico 1
Brindar asesoría legal y proponer instrumentos para optimizar la normativa
normativa aplicable a los procedimientos objetos de simplificación.
DirecciónGral. de Modernización Administrativa
Especialista en Procesos
Coordinar la elaboración de planes, programas y proyectos aplicando
aplicando metodologías y procedimientos de simplificación de procesos.
DirecciónGral. de Modernización Administrativa Asistente de la Dirección de la UMSRGP
Apoyar las actividades de la UMSRGP y a la Dirección.

36. Descripción de los Procedimientos:
Insumos del Procedimiento.
En esta sección del documento se especificará la lista de documentos, formatos, plantillas, formularios, talonarios, manuales,
políticas, herramientas, etc. que sean necesarios para ejecutar las actividades del procedimiento. Para su redacción se utilizará
la siguiente tabla.
Estructura de los Procedimientos
Código Insumos Lugarde Guarda Tiempode Guarda
FA-UMSRGP-01 Lista de Asistencias de los eventos Archivo de la UMSRGP 5 años
Memo-UMSRGP Memorándum Archivo de la UMSRGP 5. años
Norma ISO 9001 Sistema de Gestión de Calidad. Repositorio de Modernización Hasta su Vida útil
Norma ISO-8402 Vocabulario y complemento de ISO 9001 Repositorio de Modernización Hasta su Vida útil
TDR de Servicios de Consultoría Términos de Referencia para contratación de
de Servicios de Consultoría
Archivo de la UMSRGP 5 años

37. Descripción de los Procedimientos:
Productoso Resultados delProcedimiento.
En los productos o resultados del proceso se debe especificar el listado de productos a obtener al final del procedimiento, por ejemplo: informes,
procedimiento, por ejemplo: informes, formatos, documentos, etc. Para su redacción se utilizará la siguiente tabla:
Estructura de los Procedimientos

38. Descripción de los Procedimientos:
Definición deTérminos,Siglas y abreviaturas.
Esta sección del documento consiste en definir la terminología técnica o siglas utilizadas en el procedimiento. Los
términos o conceptos deben redactarse por separado a las siglas, ambas secciones deben ser presentadas en orden
alfabético.
La redacción debe proporcionar elementos para la adecuada comprensión del contenido, sin caer en falsas
interpretaciones y facilitando su consulta.
Ejemplo:
Estructura de los Procedimientos

40. Descripción de los Procedimientos:
Descripción del Procedimiento.
Esta es la sección más importante del documento, en ella se describen todas las actividades o pasos que deben realizarse por el o los
realizarse por el o los Servidores Públicos, en forma secuencial para ejecutar el procedimiento. Las actividades corresponden a las acciones
corresponden a las acciones que desarrolla una persona o equipo de personas de manera cotidiana, como parte de sus obligaciones o
sus obligaciones o funciones, las cuales dan como resultado un producto.
La redacción de cada actividad o paso del procedimiento debe realizarse en forma secuencial enumerando cada una de ellas en forma
de ellas en forma correlativa, comenzando con el número “1” para referirnos a la actividad o paso inicial y finalizando con el número “X” para
con el número “X” para referirnos a la última actividad o paso del procedimiento.
Se debe utilizar en lo posible, términos sencillos y entendibles para que el personal que desarrolle las actividades pueda entender con mayor
pueda entender con mayor facilidad lo que tiene que realizar, sin temor de equivocarse.
Estructura de los Procedimientos

41. Descripción de
los Procedimientos:
Descripción del Procedimiento.
A través de una Forma Descriptiva
Estructura de los Procedimientos
Secretaría de Defensa
Nacional
Unidad de Modernización

42. Descripción de los
Procedimientos:
A través de una Matriz de
Actividades
Estructura de los Procedimientos
Secretaría de Defensa Nacional
Unidad de Modernización

43. Descripción de los Procedimientos:
Diagrama de Flujo del Procedimiento.
El diagrama de flujo de un procedimiento es una herramienta que nos permite revisar y analizar de forma visual y gráfica la secuencia de las
gráfica la secuencia de las actividades que integran un procedimiento.
Ejemplo:
Estructura de los Procedimientos

44. Descripción de los Procedimientos:
ElementosTransversales del Procedimiento.
Los elementos transversales estratégicos deben estar presentes en el contenido y en las acciones descritas en los manuales de
manuales de procedimientos.
Estos elementos se realizan cotidianamente en las unidades como parte de los procedimientos, esto implica que dichos elementos deben
dichos elementos deben ser incluidos en los procedimientos, de tal forma que se puedan evidenciar en las actividades realizadas.
actividades realizadas.
La verificación de su inclusión, se realizará a través de la Matriz de Verificación de Inclusión de los Elementos Transversales Estratégicos
Transversales Estratégicos conforme se muestra en la siguiente matriz definida.
Estructura de los Procedimientos

45. Descripción de los Procedimientos:
ElementosTransversales del Procedimiento.
MATRIZ DEVERIFICACIÓNDE INCLUSIÓNDE ELEMENTOSTRANSVERSALESESTRATÉGICOS
Estructura de los Procedimientos

46. Descripción de los Procedimientos:
Bibliografía.
En la Bibliografía se debe detallar toda fuente bibliográfica que sirva de apoyo o referencia del contenido presentado a lo largo de todo el
lo largo de todo el procedimiento. Cada referencia bibliográfica debe redactarse en forma individual, enumeradas según número de correlativo
según número de correlativo comenzando con el número “1)”, y presentarse según el orden en el que se va referenciando en el documento.
referenciando en el documento.
Estructura de los Procedimientos
Secretaría de Defensa Nacional
Unidad de Modernización

47. Descripción de los Procedimientos:
Anexos.
La sección de anexos debe presentar e incluir en forma visual o gráfica todo formato, plantilla, fotografía, tabla, gráfico, o cualquier documento
o cualquier documento que sirva como soporte para tener una mejor referencia o ilustración de aquellos elementos esenciales para ejecutar y
esenciales para ejecutar y entender mejor el procedimiento.
Ejemplo:
Estructura de los Procedimientos
Secretaría de Defensa
Nacional
Unidad de Modernización

48. Descripción de los Procedimientos:
ControldeCambiosal Procedimiento.
Esta es una de las secciones más importantes del documento debido a que permitirá tener una visión clara del manejo y la trazabilidad del
y la trazabilidad del procedimiento, es decir, a través de esta información tendremos una referencia de todos los cambios que se realizan en los
cambios que se realizan en los procedimientos a lo largo del tiempo.
Su redacción se realizará completando la información relacionada al historial de cambios en el documento a través de la siguiente tabla definida.
la siguiente tabla definida.
Estructura de los Procedimientos

49. Descripción de los Procedimientos:
ControldeCambiosal Procedimiento. (Causas queGeneranlaCreación de una NuevaVersión)
Solamente los siguientes tipos de cambios o modificaciones al documento darán lugar a la creación de una nueva versión:
versión:
1)Adición, eliminación o combinación de actividades comprendidas en el procedimiento.
2)Cambios en el flujo o secuencia de las actividades del procedimiento.
3) Cambios de asignación de las actividades del procedimiento según los cargos o puestos de trabajo que las ejecutan.
4) Adición o eliminación de normas, leyes, decretos, reglamentos, y cualquier documento normativo que regulen el procedimiento y den sustento
procedimiento y den sustento legal al mismo.
5) Cambios, adición o eliminación de los insumos y productos considerados en el procedimiento.
Se recomienda que los procedimientos sean revisados anualmente para mantenerlos actualizados y asegurar que estos se corresponden con la
se corresponden con la realidad y cumplen con las exigencias del momento.
Cuando los cambios o modificaciones realizadas al documento no sean motivo para la creación de una nueva versión, solo se deberá actualizar el
documentoy obtener nuevamentelas firmascorrespondientes.
Estructura de los Procedimientos

50. 3 Matrices de Riesgo.

51. Descripción de los Procedimientos:
Gestión del Riesgo.
Al elaborar la Matriz de Evaluación de Riesgos, la cual se realizará con base a los siguientes criterios y al diseño
definido:
1) Cada procedimiento sustantivo deberá contener una matriz independiente.
2) La matriz será elaborada sobre la base de las actividades y del flujograma del procedimiento sustantivo.
3) Se identificarán los riesgos administrativos y de corrupción en el procedimiento.
Estructura de los Procedimientos

53. Descripción de los Procedimientos:
Gestión del Riesgo.(Valoración y Respuestaa los Riesgos)
Estructura de los Procedimientos

54. Descripción de los Procedimientos:
Gestión del Riesgo.(Ejemplo)
Estructura de los Procedimientos
Secretaría de Defensa Nacional
Unidad de Modernización

55. 6. Ejemplo Práctico:
Documentación de un
Procedimiento

56. Nombre del Procedimiento: “Dictamen Legal”
Ejemplo Práctico: Documentación de un Procedimiento
SECRETARÍA DE DEFENSA
UNIDAD DE MODERNIZACIÓN
DIRECCIÓN LEGAL
MARZO 2023

57. Ejemplo Práctico: Documentación de un Procedimiento

58. Ejemplo Práctico: Documentación de un Procedimiento
Secretaría de Defensa Nacional
Unidad de Modernización.
Dirección Legal

59. Ejemplo Práctico: Documentación de un Procedimiento

60. Ejemplo Práctico: Documentación de un Procedimiento

61. Ejemplo Práctico: Documentación de un Procedimiento

62. Ejemplo Práctico: Documentación de un Procedimiento

63. Ejemplo Práctico: Documentación de un Procedimiento
Secretaría de Defensa Nacional
Unidad de Modernización

64. Ejemplo Práctico: Documentación de un Procedimiento

65. Ejemplo Práctico: Documentación de un Procedimiento

66. Ejemplo Práctico: Documentación de un Procedimiento

67. Contactos:
Ing. Brayan Cerrato Cel: 3370-2548
Lic.Viena Beltrán Cel: 3170-2660
unidad.modernización@sedena.gob

68. GRACIAS