Presentación para empezar a usar Excel de manera guiada

1. Visión general
Lección 1
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Microsoft Excel 2016

2. Orientación de software
• Excel 2019 proporciona herramientas eficaces para organizar, analizar,
administrar y compartir información.
• La base de Excel y las ubicaciones donde realiza su trabajo son las
celdas, filas y columnas dentro de una hoja de cálculo y las hojas de
cálculo como parte de un libro.
• Las herramientas que usa mientras trabaja en Excel se encuentran en la
cinta de opciones en la parte superior de la ventana. La cinta de
opciones está organizada en fichas de comandos orientadas a tareas.
• Cada ficha se divide en grupos de comandos específicos de la tarea con
comandos y opciones que se relacionan con el nombre del grupo.
• Puede personalizar la cinta de opciones con nuevas, como las pestañas
Desarrollador y Complementos. La figura de la siguiente diapositiva
muestra la cinta de opciones.
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3. Orientación de software
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4. Inicio de Excel
• Haga clic en Inicio, Todas las aplicaciones y, a continuación, en Excel
para abrir Excel.
• Excel se abre a una lista de plantillas.
• Normalmente, abrirá un libro en blanco o abrirá un archivo anterior.
• Un libro de trabajo, o archivo de hoja de cálculo, se puede comparar
con un libro físico con muchas páginas.
• Al abrir un libro en blanco, el nombre de archivo temporal (Book1) y
el nombre del programa (Excel) aparecen en la barra de título en la
parte superior de la pantalla.
• Book1 (o Book2, Book3, etc.) es un título temporal para el libro hasta
que guarde el libro con un nombre de su elección.
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5. Inicio de Excel
• El nuevo libro contiene una hoja de cálculo (Hoja1) de forma
predeterminada.
• Las pestañas de la hoja se encuentran justo encima de la barra
de estado y se identifican como Hoja1, Hoja2 y Hoja3. (Piense
en estos como páginas).
• Cambie el nombre de las hojas de cálculo para identificar su
contenido.
• Agregue hojas de cálculo con el botón Nueva hoja (+) según
sea necesario.
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6. Paso a paso: Inicie Excel
• Asegúrese de que Microsoft Excel está instalado en el equipo. A
continuación, realice los pasos siguientes:
• Con el escritorio de Windows mostrado, haga clic en el botón Inicio
en la esquina inferior izquierda de la pantalla de Windows 10.
• Haz clic en Todas las aplicaciones cerca de la parte inferior del menú
Inicio.
• En la lista de aplicaciones, desplácese hacia abajo según sea
necesario y haga clic en Excel 2016. La ventana de Excel se abre para
mostrar los archivos de Excel recientes que ha abierto y ejemplos de
plantillas que puede usar (consulte la figura de la siguiente
diapositiva).
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7. Paso a paso: Inicie Excel
4. Haga clic en Libro en blanco. Se abre un libro en blanco y aparece
la hoja de cálculo denominada Sheet1.
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8. Paso a paso: Inicie Excel
• Una hoja de cálculo es una cuadrícula compuesta de filas, columnas
y celdas.
• Cada columna de la hoja de cálculo comienza en la parte superior
de la hoja de cálculo y va a la parte inferior de la hoja de cálculo y se
identifica con una letra.
• Cada fila comienza en el borde izquierdo de la hoja de cálculo y
continúa hacia la derecha y se identifica por un número.
• Cada cuadro, o celda, en la cuadrícula se identifica por la
intersección de una columna y una fila.
• Ingrese información escribiéndola en la celda activa (también
llamada celda actual o resaltada), que se delinea mediante un
rectángulo en negrita.
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9. Trabajar en la ventana de Excel
• Al iniciar Excel y hacer clic en Libro en blanco, el programa
abre un nuevo libro y muestra una hoja de cálculo en blanco.
• La barra de herramientas de acceso rápido en el lado
izquierdo de la barra de título, encima de la cinta de opciones,
le brinda un acceso rápido y fácil a las herramientas que usa
con más frecuencia. Aparece. Puede mover la barra de
herramientas debajo de la cinta de opciones si desea que esté
más cerca de su área de trabajo.
• Puede modificar los comandos de la barra de herramientas
para que contenga solo los comandos que utiliza con más
frecuencia.
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10. Paso a paso: Utilice las herramientas en
pantalla
• USE el libro en blanco que abrió en el ejercicio anterior para
realizar estos pasos:
1. Apunte a cada icono de la barra de herramientas de acceso rápido
y lea la descripción que aparece como información en pantalla.
2. En el lado derecho de la barra
de herramientas de acceso rápido,
haga clic en la opción desplegable:
flecha abajo. En la lista desplegable,
seleccione Abrir. El icono Abrir se agrega
a la barra de herramientas de acceso
rápido.
Haga clic de nuevo en la flecha hacia abajo y seleccione Impresión
rápida en la sección desplegable-
lista abajo (ver a la derecha).
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11. Paso a paso: Utilice las herramientas en
pantalla
3. A continuación, haga clic con el botón secundario en cualquier lugar de la barra de
herramientas de acceso rápido y, a continuación, seleccione Mostrar barra de
herramientas de acceso rápido debajo de la cinta de opciones.
4. Haga clic con el botón secundario en la pestaña Inicio y haga clic en Contraer la
cinta de opciones. Solo las pestañas permanecen en pantalla, lo que aumenta el
espacio de trabajo.
5. Haga clic con el botón secundario en la pestaña Inicio de nuevo y elija Contraer la
cinta de opciones. Los comandos de la cinta de opciones vuelven a ser visibles.
6. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rápido (ahora debajo de la
cinta de opciones), haga clic en la flecha desplegable. Haga clic en Mostrar encima
de la cinta de opciones.
7. Haga clic con el botón secundario en el comando Abrir y seleccione Quitar de la
barra de herramientas de acceso rápido.
8. En el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en la
flecha desplegable y haga clic en Impresión rápida para quitar la marca de
verificación y quitar el icono de impresión rápida de la barra de herramientas de
acceso rápido.
9. CERRAR Excel.
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12. Cambio de vistas de libro y ventana
• La ficha Ver contiene comandos para controlar la apariencia del libro
mostrado.
• También puede abrir y organizar nuevas ventanas y dividir ventanas
para obtener vistas en paralelo de diferentes partes del libro.
• Algunos grupos de las pestañas de la cinta de opciones tienen una
flecha en la esquina inferior derecha denominada Iniciador de
cuadro de diálogo, que abre un cuadro de diálogo o un panel de
tareas con más opciones.
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13. Paso a paso: Cambiar la vista del libro
• INICIE Excel e inicie un nuevo libro.
1. Si es necesario, haga clic en
la pestaña Inicio para
activarlo.
1. Seleccione la celda A1 para
activarla. Luego escriba
456 y presione Tab.
1. En la esquina inferior
derecha del grupo Fuente, haga
clic en la flecha Selector de
cuadro de diálogo. El cuadro de diálogo Formato de celdas que se
muestra aquí Abre.
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14. Paso a paso: Cambiar la vista del libro
4. Observe que la ficha Fuente del cuadro de diálogo está activa.
Desplácese hacia abajo en la lista Fuente, haga clic en Cambria y, a
continuación, haga clic en Aceptar. La celda B1 es la celda activa
ahora.
5. Escriba 456 en esta celda y, a continuación, presione Tab. Observe
la diferencia de apariencia entre A1 y B1.
6. Haga clic en la pestaña Ver.
7. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Diseño de página. En esta
vista, puede ver los márgenes, donde se rompen las páginas, y
puede agregar un encabezado o pie de página (consulte la figura
en la siguiente diapositiva).
8. En el grupo Vistas de libro, haga clic en Normal para devolver la
hoja de cálculo a la vista Normal.
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15. Paso a paso: Cambiar la vista del libro
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16. Dividir la ventana
• Cuando una hoja de cálculo contiene una gran cantidad de datos,
solo puede ver una pequeña parte de la hoja de cálculo en las vistas
Normal y Diseño de página de Excel.
• El comando Dividir permite ver la hoja de cálculo en dos paneles o
cuatro cuadrantes.
• El comando Dividir le permite usar las barras de desplazamiento a la
derecha y en la parte inferior de la ventana para mostrar diferentes
secciones de la hoja de cálculo al mismo tiempo, de modo que
pueda comparar o contrastar datos o ver qué efecto podría tener un
cambio en una parte de la hoja de cálculo en una parte distante de
la hoja de cálculo..
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17. Paso a paso: Divide la ventana
• USE la hoja de cálculo que dejó abierta en el ejercicio anterior o
escriba 456 en las celdas A1 y B1 de un libro nuevo.
1. Haga clic en la celda F1 para activarla.
2. En la pestaña Ver, haga clic en Dividir. Observe que la pantalla está
dividida verticalmente en dos paneles diferentes.
3. En la barra de desplazamiento horizontal del panel derecho,
mantenga presionada la flecha derecha hasta que vea la celda AA1.
Observe que todavía puede ver las celdas A1 y B1 en el panel
izquierdo.
4. Haga clic en Dividir de nuevo. La pantalla ya no está dividida.
5. Haga clic en la celda A17 y haga clic en Dividir. La pantalla se divide
horizontalmente en dos paneles diferentes.
6. Haga clic en Dividir de nuevo. La pantalla ya no está dividida.
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18. Paso a paso: Divide la ventana
7. Haga clic en la celda F14 y haga clic en Dividir. La pantalla se divide
en cuatro paneles esta vez.
8. Elija el cuadrante inferior derecho haciendo clic en cualquier celda
de ese panel y, a continuación, desplácese hacia abajo para mostrar
la fila 40.
9. En la celda H40, escriba 236 y pulse Intro. Los datos que ingresó en
las celdas A1 y B1 deben ser visibles junto con los que acaba de
ingresar en la celda H40 (consulte la figura en la siguiente
diapositiva).
10. Haga clic en Dividir para quitar la división. Los datos de la celda
H40 ya no son visibles.
• CIERRE el libro y no guarde. DEJAR Excel abierto.
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19. Paso a paso: Divide la ventana
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20. Trabajar con un libro existente
• Muchos libros requieren actualizaciones frecuentes porque los datos
existentes han cambiado o se deben agregar nuevos datos.
• Los trabajadores abren con frecuencia un libro existente, actualizan
la información y, a continuación, guardan el libro para revisarlo más
adelante.
• A menudo, los archivos son creados y luego utilizados o
actualizados por otros.
• Los nombres de archivo deben reflejar el tipo de datos contenidos
en el archivo y ser descriptivos para que pueda localizar y recuperar
archivos rápidamente.
• Los nombres de archivo pueden tener hasta 255 caracteres, incluida
la extensión de nombre de archivo.
• La mayoría de las personas usan nombres de archivo descriptivos
cortos que identifican claramente el contenido del libro.
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21. Navegar por una hoja de cálculo
• Una hoja de cálculo de Excel puede contener más de un
millón de filas y más de dieciséis mil columnas.
• Hay varias formas de navegar por las hojas de cálculo que
contienen numerosas filas y columnas:
• Teclas de flecha
• Barras de desplazamiento
• El ratón
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22. Paso a paso: Navegar por una hoja de
cálculo
• Haga clic en la ficha Archivo, haga clic en Abrir y, a
continuación, haga clic en Examinar. En el cuadro de
diálogo Abrir, seleccione 01 Información del empleado
de Contoso y, a continuación, haga clic en Abrir.
1. Presione Ctrl+Fin para desplazarse al final de la hoja de
cálculo (celda D27).
2. Presione Ctrl+Inicio para desplazarse al principio de la
hoja de cálculo (celda A1).
3. Haga clic en el cuadro Nombre, escriba A3 y, a
continuación, presione Entrar para activar la celda.
4. Presione Ctrl+Flecha abajo para ir a la última fila de
datos (celda A27).
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23. Paso a paso: Navegar por una hoja de
cálculo
5. Presione Ctrl+Flecha derecha. La celda D27, la última columna del
rango de datos, se convierte en la celda activa.
6. Presione Ctrl+Flecha abajo. Se muestra la última fila posible de la
hoja de cálculo.
7. Presione Ctrl+Inicio.
8. Utilice la barra de desplazamiento vertical para navegar desde el
principio hasta el final de los datos.
9. Si el mouse tiene un botón de rueda, gire el botón de la rueda
hacia adelante y hacia atrás para desplazarse rápidamente por la
hoja de cálculo.
• DEJE el libro de trabajo abierto para el siguiente ejercicio.
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24. Navegación de datos con el comando Ir a
• El libro de ejercicios utilizado en estos ejercicios no es ni largo ni
particularmente complicado. Cuando se trata de bases de datos
mucho más grandes o conjuntos más largos de libros, es posible
que desee tener algún medio más fácil para evitar los datos que
simplemente desplazarse.
• El cuadro Nombre indica la celda actual en la que se encuentra, así
como le da la oportunidad de nombrar la celda o un rango.
• El comando Ir a puede llevarlo a puntos concretos de una hoja de
cálculo, incluidas las celdas y los rangos de celdas que usted mismo
nombre.
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25. Paso a paso: navegue por los datos con el
comando Ir a
• USAR el libro 01 Información del empleado de Contoso del ejercicio
anterior.
1. Seleccione la celda A17.
2. En el cuadro Nombre situado a la izquierda de la barra de fórmulas,
seleccione A17.
3. Elimine A17, escriba MedAssts y, a continuación, presione Entrar.
4. Seleccione la celda M11.
5. En la pestaña Inicio, en el grupo Edición,
haga clic en Buscar y seleccionar. Haga clic
en Ir a. Aparecerá el cuadro de diálogo
Ir a (consulte a la derecha).
6. En la lista Ir a, haga clic en MedAssts y, a
continuación, haga clic en Aceptar. La celda A17
se activa.+
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26. Paso a paso: navegue por los datos con el
comando Ir a
7. Haga clic en Buscar y seleccionar de
nuevo y, a continuación, haga clic en
Ir a especial. Aparece el cuadro de
diálogo Ir a especial, como se ve aquí.
8. En el cuadro de diálogo Ir a especial,
haga clic en Última celda.
9. Haga clic en Aceptar. La celda D27 se
convierte en la celda activa. La última
celda es la celda inferior derecha de la
hoja de cálculo con contenido o formato.
• CIERRE el libro y no guarde.
• CLOSE Excel.
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