Introduccion excel-basico

Programa de curso: Microsoft Excel (básico)

Contenidos del curso
•Conceptos generales.
•Trabajar con MS Excel.
•Editar datos.
•Trabajar con fórmulas.
•Aplicar formatos.
•Gráficos.
•Impresión.

Hojas de cálculo
Es una herramienta muy útil para las personas que trabajan con números y que
necesitan realizar cálculos con ellos. Ella permite trabajar con una gran
cantidad de números y lleva incorporada una serie de funciones capaces de
realizar cálculos matemáticos, estadísticos, técnicos y financieros.

Microsoft Excel
Es una aplicación distribuida por la suite de oficina Microsoft Office, que se
caracteriza por ser un software de hojas de cálculo, utilizado en tareas
financieras y contables.

Como acceder a
Microsoft Excel
1. Clic izquierdo en el menú inicio.
2. Escribimos Excel en el buscador.
3. Clic izquierdo en el programa Excel.

Elementos de la ventana
Barra de título: En esta barra ubicamos el nombre del programa, en este caso
"Microsoft Excel - Libro1" y los botones de control que son: "Minimizar",
"Maximizar/Restaurar" y "Cerrar". Por mencionar el nombre de "Libro1" es temporal,
cambia cuando el usuario gusta ponerle otro nombre al archivo para ubicarlo más
fácil.

Barra de menú: permite el acceso a los menús, que incluyen todas las funciones que
ésta aplicación puede realizar. Se podía decir la estructura ósea de Excel con estos
podemos darle otro aspecto a la base de datos, desde cambiar el color de una celda
hasta insertar gráficas.

Barra de herramientas estándar: Esta barra por lo general se encuentra en todos los
programas de Office, pero con ligeras variaciones, ya que estas realizan diferentes
trabajos que están diseñados para Excel.

Barra de formato: Esta barra permite cambiar la apariencia de la hoja de cálculo ya
sea cambiar de fuente, tamaño, color del rótulo, color de celda, agregar bordes,
poner valor de moneda entre otras.

Barra de Fórmulas: Esta barra más que nada, te indica el contenido de cada celda al
momento de seleccionarla. Puede mostrar si es un rótulo, algún número o también
una fórmula. También se puede insertar información desde esa barra.

Barras de desplazamiento: Estas barras se encuentran ubicadas en la parte baja y a la
derecha de la ventana del programa. Su función es simplemente desplazarnos por el
documento en uso. Pueden llegar a disminuir de tamaño dependiendo que tan
grande sea el documento.

Términos usados en Excel
• Autocompletar: Rellenar automáticamente una serie de datos que forman una
secuencia, por ejemplo los días de la semana, meses o números.
• Argumento: Dentro de una función cada una de las partes que la forman.
• Barra de formulas: En la parte superior de una ventana de Excel, es un espacio
rectangular alargado en donde van a aparecer los valores y las formulas introducidas
en la celda en la que este situado el cursor.
• Combinar celdas: Permite la agrupación de varias celdas en una sola.
• Celdas: Es la intersección de una fila y una columna de Excel, de forma rectangular y
en la que se introducen los datos.
• Cuadro de nombres: Espacio donde aparece la referencia de la celda o si le damos
un nombre a la celda aparecerá este.
• Libro de Excel: Archivo de Excel que contiene una o varias hojas de cálculo.
• Entrada de datos: Escribir información numérica, formulas o texto en una celda que
se mostrara y usará en la hoja.

Términos usados en Excel
• Gráficos: Representación visual de los datos numéricos, existen multitud de opciones
entre otras: circular, columnas y lineal. Aprende a realizar tu primer gráfico fácil.
• Hoja de Cálculo: Documento dentro de un libro de Excel en el que se pueden realizar
cálculos con números, datos y texto, aparece en pestañas debajo de la ventana
principal.
• Localización de celda: Referencia de la celda formada por la letra de la columna
seguido por el numero de la fila.
• Ordenar: Reorganizar los datos de un rango de celdas.
• Rango: Conjunto que forman una serie de celdas.
• Rótulos de columnas: Área superior donde se inicia la hoja de cálculo que nos indica
la letra de las columnas que la dividen.
• Rótulos de filas: Área lateral donde se inicia la hoja de cálculo que nos indica el
numero de las filas que la dividen.

Saliendo de Microsoft Word
Para salir nos posicionamos en la barra de titulo, y nos desplazamos a la parte
derecha de esta y damos clic en el botón con la X.

•Trabajar con MS Excel.
Identificación de los diferentes tipos de datos aceptados por una hoja de
cálculo, reconocimiento del sistema para introducir datos de tipo numérico,
texto y para agregar fórmulas básicas de cálculo. Trabajo en el almacenamiento
y la recuperación de un archivo en Microsoft Excel.
•Actividades sugeridas.
Mostrar a los estudiantes como se utiliza una hoja de cálculo, desde el ingreso
de números y texto hasta la creación de fórmulas.

Crear un nuevo libro
1. Para crear un nuevo libro en blanco, haga doble clic en Libro en blanco.
2. Para crear un libro basado en un libro existente, haga clic en Nuevo a partir
de un libro existente, busque la ubicación del libro que desee usar y, a
continuación, haga clic en Crear nuevo.

Desplázate por un libro
1. Efectúa un clic derecho en las flechas situadas
en la parte inferior izquierda.
2. Una lista aparece. Si la hoja de cálculo buscada
no es mencionada, haz clic encima para
activarla. Si no en esta lista, haz clic en "Más
hojas" para activarla.
•Un cuadro de dialogo se abre con la lista de las hojas del libro.

Desplázate por una hoja
Para desplazarse por las celdas de una hoja de cálculo, haga clic en cualquier
celda o utilice las teclas de dirección. Cuando se desplaza a una celda, ésta
se convierte en la celda activa.

Guardar un libro
1. Clic en archivo.
2. Seleccionar guardar como.
3. Seleccionar la ubicación.
4. Asignar un nombre al libro,
y clic en guardar.

•Editar datos.
Formato fuente de las celdas, formatos numéricos, nombres de rango de
celdas, destacar información importante para sacar conclusiones rápidas y
fáciles de identificar. Crear nuevos nombres, editar nombres de rango, copiar
formatos, eliminar nombres existentes.
Mostrar a los estudiantes como editar datos ya introducidos, y cambiar formatos
como los numéricos.

Deshacer y rehacer entradas
Para deshacer o rehacer entradas en un libro de Excel, existen dos métodos:
1. Ir a la barra de acceso rápido y dar clic en la opción rehacer o deshacer.
2. Presionar las teclas Ctrl + Z para deshacer una acción y presionar Ctrl + Y para
rehacer una acción respectivamente.

Insertar fechas en celdas de Excel
1. En una hoja de cálculo, seleccione la celda en la que desea
insertar la fecha u hora actual.
2. Siga uno de estos procedimientos: Para insertar la fecha actual,
presione CTRL+, (coma). Para insertar la hora actual, presione
CTRL+MAYÚS+. (punto).

Tipos de datos en Excel
1. Texto.
Son aquellos textos donde se involucran letras, números y símbolos.
2. Números.
Corresponden exclusivamente a números.
3. Fechas.
Ej. 12/01/12. en La opción “Formato de las celdas” se presentas
distintas formas de visualizar las fechas.
4. Horas.
Ej. 09:23 en La opción “Formato de las celdas” se presentas distintas
formas de visualizar la hora.

Tipos de datos en Excel
5. Valores Lógicos (Verdadero y Falso).
Para ingresar este tipo de datos simplemente escriba VERDADERO o
FALSO, según lo que necesite.
6. Fórmulas y funciones.
Una fórmula puede ser una operación matemática, una función o una
referencia a celdas de la hoja o de otra hoja y comienza con un
signo = (igual).
7. Valores de error.
Excel al evaluar una fórmula si encuentra algún error, muestra un
valor de error.

¿Qué es rango en Excel?
Es un conjunto de celdas contiguas (una junto a la otra) que pueden ser
seleccionadas para realizar una operación igual con todas ellas. Este
conjunto de celdas puede tener desde una sola celda, hasta 'x' celdas.

Seleccionar un rango de celdas
Clic izquierdo en la primera celda, mientras arrastra el cursos hasta la
ultima.

Mover un rango de celdas
Clic izquierdo en uno de los bordes del rango, y arrastrar el cursor
mientras lo mantiene presionado.

Eliminar una celda
Clic derecho en la celda que desee eliminar,
acceda al menú conceptual, y clic izquierdo
en la opción “Eliminar”.

Añadir o eliminar filas y columnas
Clic derecho en la división entre una
columna y otra o entre una fila y
otra, accedemos al menú contextual
y damos clic en “Insertar” o
“Eliminar” dependiendo de nuestros
requerimientos.

Introducir datos a un libro
Para introducir datos en un libro,
nos posicionamos en una celda
dando clic izquierdo sobre esta para
que se nos habilite la escritura y a
continuación procedemos a escribir
lo que queremos.

•Trabajar con fórmulas.
Identificar y aplicar funciones básicas de cálculo financiero y contables.
Operaciones simples, rentas y préstamos. Definir variables de entrada hacia las
funciones elegidas y visualizar el resultado correcto y esperado.
Mostrar a los estudiantes las sintaxis y como se realizan las fórmulas más
comunes en Excel.

Formulas en Excel
Una fórmula realiza cálculos u otras acciones en los datos de la hoja de cálculo.
Una fórmula comienza siempre con un signo igual (=), que puede estar seguido de
números, operadores matemáticos (como un + o - iniciar sesión para la suma y
resta), integrados y funciones de Excel, que realmente se puede expandir la
potencia de una fórmula.

Operadores más utilizados en Excel

Barra de formulas en Excel
Es el espacio en el que aparecen los valores o las expresiones que escribimos en
las celdas. Está ubicada en la parte superior de la hoja, debajo de la cinta de
opciones de Excel.

Calculando un valor con formulas
1. Seleccionamos la celda donde vamos
a tener el resultado.
2. Iniciamos con signo de igualdad =
seguido de la coordenada de la celda
(D5) luego el operador matemático y
finalmente la celda o el valor que
completa la operación.
3. Y a continuación presionamos “Enter”
en teclado y obtenemos el resultado
donde indicamos al principio.
Para calcular valores utilizando
formulas hacemos lo siguiente:

•Formatos.
Formato fuente de las celdas, formatos numéricos, texto, nombres de rango de
celdas, destacar información importante para sacar conclusiones rápidas y
fáciles de identificar. Crear nuevos nombres, editar nombres de rango, copiar
formatos, eliminar nombres existentes.
Guiar a los participantes en el proceso de darle formato a los datos de forma
practica.

Autoformato
Para aplicar un Autoformato.
1. Seleccione el rango de las celdas a las cuales desea aplicar Autoformato.
2. Selección Formato>Autoformato para abrir el cuadro de diálogo Autoformato.
3. Seleccione el Autoformato que desea aplicar.
4. Haga clic en Aceptar para aplicar el Autoformato.
Los Autoformatos son grupos predefinidos de formatos que pueden aplicársele a
un rango de datos. Los Autoformatos incluyen opciones de formato como
ejemplo tamaño de fuente, patrón y alineación.

Formato de celdas
El formato de celdas es una funcionalidad
muy utilizada en Excel, podremos acceder a
una gran cantidad de comandos desde las
tres ubicaciones antes mencionadas. Los
comandos de la Cinta de opciones se
encuentran en la ficha Inicio, repartidos en
los grupos Fuente, Alineación y Estilos.
También podemos encontrar varios de estos
comandos en la mini barra mostrada al
hacer clic derecho sobre una celda o rango.

Alineación
El comando Ajustar texto nos ayuda a que el
contenido de una celda se ajuste de manera
que sea visibles sin necesidad de ajustar el
ancho de la columna.
Excel ajustará el texto de la celda insertando saltos de línea de manera que sea
visible con el ancho especificado de la columna. Esto por supuesto afectará el alto de
la fila como puedes observar en la imagen superior.
Puedes ajustar la alineación vertical de las celdas que no se ajustaron con los
comandos Alinear en la parte superior, Alinear en el medio y con el
comando Alinear en la parte inferior.

Formatos en Excel
•Para aplicar un estilo de fuente distinto, haga
clic en la flecha situada junto a la fuente
predeterminada Calibri y elija el estilo que
desee.
•Para aumentar o disminuir el tamaño de la
fuente, haga clic en la flecha situada junto al
tamaño predeterminado 11 y elija otro tamaño
de texto.

Formatos en Excel
• Para cambiar el color de fuente, haga clic
en Color de fuente y elija un color.
• Para agregar un color de fondo, haga clic
en Color de relleno situada junto a Color de
fuente.

Cambiar tamaño de filas y columnas
1. Seleccione la columna o columnas que
desea cambiar.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo
Celdas, haga clic en la opción Formato.
3. En Tamaño de celda, haga clic en
Autoajustar ancho de columna.

•Gráficos.
Uso del asistente de gráficos para la creación y modificación de gráficos a partir
de una tabla de datos creada en Microsoft Excel, identificar datos de origen,
diseños y ubicación del gráfico. Presentación correcta de un gráfico, uso de
rótulos de un gráfico.
Mostrar a los estudiantes como se utiliza el asistente de MS Excel para generar
un grafico a los datos que tenemos.

Gráficos en Excel
Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato
gráfico y así facilitan el análisis de grandes cantidades de información.

Gráficos en Excel
Tipos de gráficos.
Gráficos de columnas:
Muestra los cambios que
han sufrido los datos en
el transcurso de un
período de tiempo
determinado o ilustra las
comparaciones entre
elementos.

Gráficos en Excel
Tipos de gráficos.
Gráficos de líneas:
Muestran las tendencias
en los datos a intervalos
idénticos.

Gráficos en Excel
Tipos de gráficos.
Gráficos circulares:
Muestran el tamaño proporcional de
los elementos que conforman una
serie de datos, en función de la suma
de los elementos. Siempre mostrará
una única serie de datos y es útil
cuando se desea destacar un
elemento significativo.

Gráficos en Excel
Tipos de gráficos.
Gráficos de Barras:
Ilustran comparaciones entre
elementos individuales.

Gráficos en Excel
Tipos de gráficos.
Gráficos de áreas:
Destacan la magnitud de los
cambios con el transcurso del
tiempo.

Gráficos en Excel
Tipos de gráficos.
Gráficos Dispersión:
Muestran la relación entre los
valores numéricos de varias
serie de datos o trazan dos
grupos de números como una
única serie de coordenadas XY.
Este tipo de gráfico se suele
usar para datos científicos.

Creando un gráfico
Para crear un gráfico, hacemos lo siguiente:
1. Seleccionamos el rango de celdas que vamos a utilizar para el gráfico.

Creando un gráfico
2. Damos clic en la pestaña “INSERTAR” de la barra de herramientas, nos
posicionamos en el apartado “Gráficos” y damos clic en “Gráficos
recomendados”.

Creando un gráfico
3. A continuación se muestra el
asistente que nos permitirá
elegir el diseño del gráfico
que queremos. Damos clic
en aceptar luego de elegir
nuestro tipo de gráfico y
listo.

Creando un gráfico
Aquí se muestra el resultado final.

Añadir un titulo al gráfico
1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desea agregar un título. De
este modo se muestran las herramientas de gráficos y se agregan las
pestañas Diseño, Presentación y Formato.
2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Título del
gráfico.
3. Haga clic en Título superpuesto centrado o encima del gráfico.

Añadir un titulo al gráfico
4. En el cuadro de texto Título del gráfico que aparece en el gráfico, escriba el
texto que desee.
5. Para iniciar una nueva línea, pulse ENTRAR. Para insertar un salto de línea,
haga clic en el lugar donde desee dividir la línea para ubicar el cursor allí, y
luego presione ENTRAR.
6. Para aplicar el formato de texto en el cuadro de título, haga lo siguiente:
Haga clic en el cuadro de título y, a continuación, seleccione el texto al que
desea dar formato.
En la mini barra de herramientas, haga clic en las opciones de formato que
desee.

•Impresión.
Determinación y selección de los parámetros de impresión en un documento,
identificación del área de impresión y su correspondiente configuración.
Selección de la impresora a utilizar, del tipo de papel y determinar el número de
copias para nuestro documento.
Mostrar a los estudiantes cuales son los parámetros y procedimientos que se
deben seguir previa la impresión de un documento de MS Excel.

Orientación y tamaño del papel
1. En el panel de tareas Formato de
publicación haga clic en Cambiar tamaño
de página.
2. En el cuadro de diálogo Configurar
página, haga clic en el icono que
representa el tamaño de página deseado.
Por ejemplo, haga clic en Carta 21,59 x
27,94 cm.

Orientación y tamaño del papel
1. En el panel de tareas Formato de publicación haga clic en Cambiar tamaño
de página.
2. En el cuadro de diálogo Configurar página, seleccione el tamaño de página
cuya orientación desee.

Ajustar una hoja de cálculo al ancho del papel
1. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo que desea imprimir.
2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic
en el Selector de cuadro de diálogo junto a Configurar página.
Aparece el cuadro de diálogo Configurar página.
3. En la ficha Página, en Ajuste de escala, haga clic en Ajustar a.

Ajustar una hoja de cálculo al ancho del papel
4. En el primer cuadro Ajustar a, escriba 1 para ajustar la hoja de cálculo
al ancho de una página.
5. En el segundo cuadro Ajustar a, elimine el valor para que el número
de páginas de alto quede sin especificar.

Agregar o modificar el texto de un
encabezado o pie de página
1. Haga clic en la hoja de cálculo en la que desee agregar o modificar
encabezados o pies de página.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y
pie de página.

3. Siga uno de estos procedimientos:
• Para agregar un encabezado o pie de página, haga clic en el cuadro de
texto izquierdo, central o derecho del encabezado o pie de página
ubicado en la parte superior o inferior de la página de la hoja de
cálculo (debajo de encabezado o encima de pie de página).
• Para modificar un encabezado o pie de página, haga clic en el cuadro
de texto de encabezado o pie de página, en la parte superior o inferior
de la página de la hoja de cálculo, respectivamente, y después
seleccione el texto que desea modificar.

4. Escriba el nuevo texto de un encabezado o pie de página.
• Para iniciar una línea nueva en un cuadro de texto de encabezado o
pie de página, presione Entrar.
• Para eliminar una parte de un encabezado o de un pie de página,
selecciónela en el cuadro de texto del encabezado o pie de página y,
después, presione Suprimir o Retroceso. También puede hacer clic en
el texto y presionar Retroceso para eliminar los caracteres anteriores

Vista previa de una hoja de calculo
1.Haga clic en la etiqueta de la hoja cuya vista previa desee ver.
2.En la pestaña Diseño, en Imprimir, haga clic en Vista previa.

Imprimir una hoja de cálculo o libro de
forma completa o parcial
1. Realice uno de los procedimientos siguientes:
• Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de
cálculo y, a continuación, seleccione el rango de datos que
desea imprimir.
• Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla.
• Para imprimir un libro, haga clic en cualquiera de sus hojas
de cálculo.
2. Haga clic en Archivo y luego en Imprimir.

Imprimir una hoja de cálculo o libro de
forma completa o parcial
3. En Configuración, seleccione una opción para imprimir la selección, la
hoja u hojas activas o todo el libro.
Nota
Si la hoja de cálculo cuenta con áreas de impresión definidas, Excel sólo
imprimirá esas áreas. Si no desea imprimir solamente un área definida,
active la casilla de verificación Omitir áreas de impresión.

Fuente de recursos a utilizar.
•http://www.aulaclic.es/excel-2013/
•http://www.ciberaula.com/curso/excel

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